辦公用品管理、領用和發(fā)放課件

辦公用品管理第1頁，共20頁。學習目標能夠購買或領用辦公設備以及消耗品。能夠知曉辦公用品及設備的采購程序和步驟。能夠實施辦公資源的保管、發(fā)放和利用。能夠實施辦公設備和辦公用品的庫存監(jiān)管。第2頁，共20頁。

為加強公司辦公用品申購、領用、發(fā)放管理規(guī)范性，本著“節(jié)約成本，提高效率，規(guī)范流程，明確責任”的原則，倡導“優(yōu)質環(huán)保、勤儉節(jié)約”的現(xiàn)代化辦公方式各個部門指派專人負責，由公司辦統(tǒng)籌管理，按季度申領、發(fā)放，領用時要做好登記，嚴格控制辦公用品的領用。由專人負責領用及保管部門辦公用品。第3頁，共20頁。一、辦公用品的種類（1）紙簿類：復印紙，復寫紙，標簽紙，筆記本，普通白紙，帶單位抬頭的用紙（2）筆尺類：鉛筆、圓珠筆、鋼筆、橡皮、白板筆、各種尺子、修正液（3）裝訂類：大頭針、打空機、剪刀、訂書機（4）歸檔用品：文件夾，檔案袋（5）辦公設備專用易耗品：復印機用墨盒，計算機磁盤辦公設備桌椅、櫥柜類、器械、設備；辦公桌椅、計算機桌椅、會議桌椅、沙發(fā)茶幾、電話、傳真、復印、照相機、空調、電扇等第4頁，共20頁。二、辦公用品的購買、申領程序

辦公用品申請需填寫《辦公用品申請單》，辦公用品的申請人為各個部門辦公用品管理負責人

（一）固定資產類

根據(jù)需要由專人發(fā)起公司內部的《固定資產立項表》，說明需要貨物的理由和細節(jié)，經(jīng)過部門領導、分管領導批準后到蘇酒服務部進行采購。（二）電腦設備耗材類根據(jù)需要由專人發(fā)起公司內部的《辦公易耗品采購申請單》，說明需要貨物的品牌和型號，經(jīng)過部門領導、分管領導批準后到蘇酒服務部進行采購。（三）辦公易耗品類每季度申購1次，根據(jù)部門計劃申請，由專人發(fā)起公司內部的《辦公易耗品采購申請單》，說明需要貨物的品牌和型號，經(jīng)過部門領導、分管領導批準后到蘇酒服務部進行采購，要做好當季的計劃，中途不補貨；根據(jù)清單內容進行填寫，參考附件《集團辦公易耗品采購清單目錄》。（四）其他類

采購清單目錄上沒有的，金額小于1000元，經(jīng)公司辦批準可以自行采購。第5頁，共20頁。辦公用品的驗收、領取及售后提供辦公用品的費用質量和交貨售后服務安全可靠性第6頁，共20頁。三、辦公用品的接收(1)先用訂貨單核對對方交付貨物時出具的物品清單及貨物。(2)發(fā)現(xiàn)數(shù)量不對，應立即通知、以文檔形式通過OA發(fā)送至公司辦，聯(lián)系供應商。(3)各部門會議接收真實數(shù)量支付貨款。(4)接收的每一類貨物的詳情，應登記在辦公用品管理臺賬中。(5)接收后，要及時更新庫存余額。(6)將接收的貨物按照辦公用品存儲規(guī)定存放好。(7)訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。

第7頁，共20頁。四、辦公用品的保管（1）儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全，減少丟失。（2）各類物品要清楚地貼標簽，表明類別和存放地，以便能迅速找到物品（3）新物品置于舊物品的下面或后面，先來的物品先發(fā)出去，這可保證物品不會因過期而不得不銷毀（4）體積大、分量重的物品應放置在最下面，以減少從架子上取物時發(fā)生事故危險的可能（5）小的物品、常用的物品，如訂書釘盒，應放在較大物品的前面，以防止被較大的物品擋住，不易見到和領取（6）儲藏間要有良好的通風，房間保持干燥。（7）儲藏辦公用品應有良好的照明，以便容易找到第8頁，共20頁。五、辦公用品的發(fā)放（1）指定專人發(fā)放（2）按照公司規(guī)定的發(fā)放時間發(fā)放（3）緊急需要物品時，要經(jīng)過有關領導批準給予發(fā)放（4）物品領用要做好登記，要注明編號、物品名稱、數(shù)量、領取人簽字、日期等要填寫清楚（6）清點核實所發(fā)放的辦公用品（7）提醒使用人注意節(jié)約，杜絕浪費第9頁，共20頁。庫存物品分類記錄表第10頁，共20頁。物品領用登記表第11頁，共20頁。六、辦公用品的庫存控制最大庫存量。這是一項物品應存儲的最大數(shù)量，這個數(shù)字的確定是由存儲費用、存儲空間及物品的保存期限所決定的。最小庫存量。當庫存余額達到最小庫存量時，就必須采取緊急行動檢查是否已經(jīng)定貨，并與供應商聯(lián)系，確定可以接受的交貨時間。再定貨量。這個數(shù)字是由物品的平均使用量、物品交貨的時間長短來確定的，當庫存余額與再定貨量接近時，就意味著必須訂購新的貨物來使貨物的余額達到最大庫存量，以保證業(yè)務的正常運行。第12頁，共20頁。庫存控制的優(yōu)點(1)大量的資金不被不必要的庫存占用。

(2)空間不被用來存儲不必要的貨物。

(3)能監(jiān)督個人和部門對物品的使用。

(4)避免物品被破壞或因過期而作廢。

(5)保持充足的庫存，以保證組織的順利運作和消除由庫存短缺而引起的工作遲延。

(6)可利用準確的庫存進行估價。第13頁，共20頁。七、辦公用品的庫存監(jiān)督檢查庫存物品申請表和庫存卡，從而了解各部門和某個人使用物品的情況，其目的是防止物品的過度使用，這種庫存監(jiān)督可能每2個月1次。定期檢查庫存記錄卡，了解庫存物品的項目和最大、最小庫存量和再定貨量，其目的是了解公司發(fā)展變化后，在使用方式改變的情況下是否需要重新調整這些量；也通過監(jiān)督處理那些過期的和多余的物品。這種監(jiān)督通常1年檢查2次檢查實際庫存，將庫存中實際存放的物品余額對照卡片上的余額相比較，看是否有出入，其目的是防止浪費和被盜；準確計算庫存價值；剔除那些從未使用的物品；發(fā)現(xiàn)和糾正庫存記錄的不正確填寫。這種監(jiān)督通常有規(guī)定的時間間隔，例如1年4次。第14頁，共20頁。九、辦公設備建檔1.對日常用品、辦公用品、辦公家具、各類設備的數(shù)量、現(xiàn)狀和使用情況調查的清清楚楚，然后進行分類建檔。包括名稱、制造商、購買時間、放置地點等2.設備的操作、保修和維護信息3.設備的故障排除和零部件更換信息，發(fā)生故障的日期，情況，報告人等4.設備的使用情況登記。第15頁，共20頁。任務實施

通過庫存知識的學習，我們可以知道小張采購A4文件紙張的一次進貨量最多不能超過庫存數(shù)量100令，超過了會造成浪費。而當庫存中A4文件紙數(shù)量達到25令時候，小張就要組織再次訂購新貨了。如果A4文件紙數(shù)量少于15令時小張還沒有去購買這種紙，那就是小張的失職了。第16頁，共20頁。班級要舉行元旦聯(lián)歡晚會，你作為采購組成員負責晚會使用物品的采購。你打算從哪幾個方面做好這件事？技能訓練第17頁，共20頁。秘書小張負責公司辦公設備和辦公用品的庫存管理。由于他的記憶力特別好，每次進貨時，他都能夠很快記住所進貨物的規(guī)格和質量，因此他從不做用品登記。一天下午，他的好友小劉拿著公司營銷部的取貨單前來取貨，小張因為當時有事，就叫小劉自己去取貨物。等小張辦完事回來時，小劉已經(jīng)取走了貨物。小張既沒有看取貨單，也沒有清點貨物，下班時關上門就走了。到了月底清點庫存時，發(fā)現(xiàn)少了很多用品，小張也說不明白這些用品的去處。

分析討論：說說秘書小張在對辦公設備和辦公用品的庫存管理中的不當之處，并討論如果你是小張，應在哪些方面進行改進？