酒店業(yè)務(wù)單位房接待程序VIP

高星級酒店編號：SM/PRO/010編號：SM/PRO/010內(nèi)容：業(yè)務(wù)單位免費(fèi)房接待程序部門：市場銷售部生效日期：200x年1月1日 批準(zhǔn):目的:明確提供免費(fèi)房的目的，節(jié)約成本，使免費(fèi)房的效益最大化。程序:1、填寫散客訂房單,在房價位置上注明COMP.o2、附上業(yè)務(wù)單位，客人職務(wù)及對方的傳真。3、在付款方式一欄中，注明RRCOMP.OTSPOA.如果早餐免費(fèi),要注明RR+ABFCOMP,OTSPOA4、在備注欄中詳細(xì)注明免費(fèi)房使用單位到店接洽相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容。5、在備注欄中注明：客人到店時,請通知市場營銷部XXX（申請人）6、請秘書將此表交給市場營銷副總監(jiān)和酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)7、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，請及時交到預(yù)訂部.8、和客人保持聯(lián)系,確認(rèn)抵店時間.盡可能在大堂歡迎客人并介紹酒店的設(shè)施，約定參觀酒店的時間.9、如果不能歡迎客人，請事先說明并留言10、將約定的時間通知市場營銷副總監(jiān)11、按約定的時間帶市場營銷副總監(jiān)接待客人并參觀酒店.12、將業(yè)務(wù)洽談內(nèi)容呈報(bào)總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理。13、及時跟進(jìn)客人的要求。頁數(shù)：1/1編號：頁數(shù)：1/1酒店旅游團(tuán)隊(duì)接待程序1.0目的旅游團(tuán)隊(duì)是構(gòu)成客房客源結(jié)構(gòu)的一部分，淡季時要爭取旅游團(tuán)隊(duì)入住以保證客房開房率，旺季時則要適當(dāng)控制旅游團(tuán)隊(duì)比例，為此要建立與旅行社良好關(guān)系，加強(qiáng)溝通聯(lián)系，使相互間業(yè)務(wù)互惠互利。2.0適用范圍與旅行社接洽、協(xié)商、簽訂合同，處理團(tuán)隊(duì)預(yù)訂及跟蹤反饋工作。3.0職責(zé)訂房員負(fù)責(zé)與旅行社保持聯(lián)系，編寫有關(guān)合同，處理預(yù)訂及整理記錄。預(yù)訂中心主管負(fù)責(zé)審核預(yù)訂，整理及提交合同，拓展旅行社業(yè)務(wù)。部門經(jīng)理負(fù)責(zé)確定旅行社業(yè)務(wù)的方向，向總經(jīng)理建議旅行團(tuán)預(yù)訂的比例控制，審批旅行社房價協(xié)議。4.0工作程序旅行團(tuán)隊(duì)預(yù)訂程序接到預(yù)訂團(tuán)體接待預(yù)訂一般以旅行社發(fā)傳真確認(rèn)為主，接到預(yù)訂盡快完成預(yù)訂并回傳確認(rèn)（特殊情況例外）。訂房員接到旅行社傳真預(yù)訂，了解預(yù)訂的房間和用餐是否能夠安排，然后在傳真中注明回復(fù)結(jié)果，并簽署回復(fù)人員的名字，蓋確認(rèn)章，向?qū)Ψ酱_認(rèn)。預(yù)訂員填寫手工“團(tuán)體接待通知書'并輸入華儀程序生成電腦訂單。特殊的團(tuán)隊(duì)預(yù)訂，需提前將“團(tuán)體接待通知書”的內(nèi)容輸入電腦，并輸入華儀程序生成電腦客房及用餐訂單。再次確認(rèn)預(yù)訂員每周一至周五的團(tuán)體接待預(yù)訂需提前一天與對方（旅行社）進(jìn)行再次確認(rèn)，以保證預(yù)訂的準(zhǔn)確性，如有修改應(yīng)及時更改手工單及華儀電腦訂單。如有特殊要求要在“團(tuán)體接待通知書”上注明清楚，每周五需要完成三天（即周六、周日以及下周一）訂單。與對方進(jìn)行再次確認(rèn)，要求在原始訂單的右上方注明確認(rèn)情況（包括對方確認(rèn)人、經(jīng)手人、日期等）。完成每日訂單的再次確認(rèn)后，先復(fù)核手工單及電腦的訂單是否一致，檢查無誤后，預(yù)訂員將原始手工單交由主管審核無誤后簽名。主管審閱后復(fù)印預(yù)訂手工單，將復(fù)印件交總臺。輸入表格預(yù)訂員將審核無誤的訂單輸入“團(tuán)體接待通知”。進(jìn)入路徑：網(wǎng)上鄰居“預(yù)訂中心-79”（或直接進(jìn)入本機(jī)）一我的文檔——傳送文件——團(tuán)體接待通知書——某年某月（文件夾）——某月某日團(tuán)體接待通知（打開后填寫某日所有團(tuán)體接待內(nèi)容并打印）。.L3.3預(yù)訂員將打印好的“團(tuán)體接待通知咬由主管審核無誤后簽名。.L4網(wǎng)上傳送.L4.1預(yù)訂員負(fù)責(zé)網(wǎng)上文件的傳送。程序：進(jìn)入“Microsoftoutlook”打開“新建郵件”——選擇收件人——輸入主題“某月某日團(tuán)體接待通知”一打開附件（“回形針”）選擇要發(fā)送文件——按發(fā)送件即可發(fā)送。團(tuán)體接待通知書一般需傳送到“稽核組、客房部”;“中、西餐部”;“保安部”。傳送給財(cái)務(wù)部、客房部的文件一般可直接發(fā)送附件（“回形針”）內(nèi)的文件;但發(fā)送給中、西餐部的文件在選擇附件（“回形針”）文件后需打開文檔進(jìn)行修改，將房價刪除即可。.143傳送給保安部的內(nèi)容是：通知某日團(tuán)體接待留車位事宜。旅游團(tuán)隊(duì)報(bào)價421訂房員接到旅行社詢問旅游團(tuán)房價格的電話時，應(yīng)弄清楚對方的身份，一般情況下如不是協(xié)議單位應(yīng)先請對方發(fā)詢價函或傳真名片等能證明對方身份的資料，以確認(rèn)是否適宜向?qū)Ψ綀?bào)價。如涉及本地區(qū)的旅行社詢價須謹(jǐn)慎報(bào)價。編寫和簽訂合同以及報(bào)價431預(yù)訂中心主管根據(jù)該年度（淡、旺季）的團(tuán)體房價、餐價，司陪房價、餐價及散客價，擬好合同，呈部門經(jīng)理審閱。432部門經(jīng)理審核后，確信準(zhǔn)確無誤后，蓋上銷售業(yè)務(wù)印章后，合同寄發(fā)或傳真對方簽署（或讓對方到館簽署）。433收到簽復(fù)合同后，訂房員將合同復(fù)印一式二份，原件留預(yù)訂中心存檔，一份交客房部，一份交財(cái)務(wù)部。把有關(guān)資料輸入電腦記錄。如合同內(nèi)容相同，可將相同合同的公司綜合一起發(fā)備忘到客房部及財(cái)務(wù)部。434經(jīng)協(xié)商，合同有更改或補(bǔ)充，擬定更改或補(bǔ)充協(xié)議，呈部門經(jīng)理審閱，確信準(zhǔn)確無誤后，蓋上銷售業(yè)務(wù)印章。預(yù)訂中心主管落實(shí)補(bǔ)充修改協(xié)議，由訂房員把合同寄發(fā)或傳真對方簽署（或讓對方到館簽署）。收到簽復(fù)合同后，復(fù)印一式