項目管理中信息管理模式研究

項目管理中信息管理模式研究摘要項目信息管理是項目管理過程的重要環(huán)節(jié)，隨著工程項目的進展，相關的信息量也將極快的增加，在項目與外界以及項目內(nèi)部信息交換中，僅靠紙介質(zhì)的交流無法滿足社會的發(fā)展和項目管理的需要，打造項目信息管理平臺是項目信息管理工作的突破口，通過項目信息平臺能動態(tài)、高效、高質(zhì)量管理各類信息，為其他項目目標管理提供快捷、科學的保障。本文討論如何在現(xiàn)有的信息化基礎上，通過對項目管理手段與企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)進行整合的方法，達到加快項目管理平臺的建設的目的。關鍵詞：項目管理，產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理正文引言項目管理過程總是穿插著信息處理過程，項目管理的各項工作總是與項目的跨兩個以上的項目階段，甚至是貫穿項目生命周期的全過程。項目執(zhí)行過程中文息有內(nèi)部外部傳入傳出信息和內(nèi)部交流的信息，它包括：項目的組織類信息、管控制信息傳輸?shù)暮侠硇裕椖康男畔⒐芾硎峭ㄟ^對各個系統(tǒng)、各項工作和各種數(shù)據(jù)的管理，使項目的信息能方便和有效地獲取、存儲、存檔、處理和交流。項目如何有效、有序、有組織的對項目全過程的紙介質(zhì)信息資源進行管理，是現(xiàn)代項在實施項目管理的過程中，項目管理平臺就需要充分的利用現(xiàn)有的信息化基礎，以某一項目的管理為核心，與其他信息系統(tǒng)進行整合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的無縫連接，優(yōu)勢互補，發(fā)揮網(wǎng)絡通信技術優(yōu)勢，建立有自己特點的項目管理信息平臺。信息化PIP項目管理項目信息門信信息資源開發(fā)和運用TC信息項目信息管理的模式以計算機為基礎的現(xiàn)代信息處理技術在項目管理中的應用，直接拉動了項目管理作為一門學科和專業(yè)的發(fā)展。近年來因特網(wǎng)、多媒體數(shù)據(jù)庫及電子商務等以計算機和通信技術為核心的現(xiàn)代信息管理科技的迅猛發(fā)展，為項目信息管理系統(tǒng)的規(guī)劃、設計和實施提供了全新的信息管理理念，技術支撐平臺和全面解決方信息在管理科學領域中，通常被認為是一種已被加工或處理成特定形式的數(shù)著如下六個個管理原則：標準化原則、有效性原則、定量化原則、時效性原則、高效處理原則、可預見原則。觀察者關于系統(tǒng)及其運行環(huán)境的情報與知反映工程項目在決策和實施過程中產(chǎn)生觀察者關于系統(tǒng)及其運行環(huán)境的情報與知反映工程項目在決策和實施過程中產(chǎn)生工程項下級必須了解的信息下級必須了解的信息結構、各部門任務與圖二工程項目管理信息為了便于計算機對項目實施過程中的信息進行有效地處理和科學的管理,應按照一定的規(guī)則將項目執(zhí)行過程中的信息以代碼形式表示。這些規(guī)則與代碼的集合構成了編碼體系。PMIS(ProjectManagementInformationSystem,項目信息管理系統(tǒng))提供了一套典型的編碼庫【2】,主要包括：①工作分解結構(WBS)編碼；②組織分解結構(OBS)編碼；⑤實物進度測量標志編碼；用戶在應用PMIS時,可以方便地使用這些編碼,同時也可以對其進行修改或者根據(jù)項目的具體情況和用戶的經(jīng)驗,按照PMIS的編碼規(guī)則,自行編碼。在此基礎之上，我們現(xiàn)在開始對信息系統(tǒng)在項目管理中的模式進行分析。步驟，我們首先進行項目的決策和可行性研究，設計任務書及收集相關資料，對信息數(shù)據(jù)。此時，引入信息管理系統(tǒng)，按照信息管理的管理慣例，在實施編碼之前要對已知的信息繪制信息流結構圖，了解信息之間的邏輯信息。其次，進行系統(tǒng)的需求分析，并編制信息目錄，對信息進行初級分類。之后對信息輸入、輸出模型進行初步的構想，進行概要設計和詳細設計，并通過代碼實現(xiàn)(編程)。最進度進度&費用工程變進程報預測報告更設備材料采購狀況計劃報告計劃計劃網(wǎng)絡子系到貨信備原始資源、計劃編碼子系材料如上圖所示，PMIS系統(tǒng)的內(nèi)容包括項目的目的、方針、進度、質(zhì)量、費用的計劃,項目的組織系統(tǒng)等信息。計劃子系統(tǒng)的功能主要在于輔助計劃人員編制進度計劃,根據(jù)項目進展情況動態(tài)地更新進度計劃以及合理地安排資源，指揮調(diào)動進度&費用子系統(tǒng)做出相應調(diào)整，而材料子系統(tǒng)對整個項目的運作提供著支持。上面的子系統(tǒng)都統(tǒng)籌的儲存在項目數(shù)據(jù)庫中，由信息管理系統(tǒng)統(tǒng)一運籌。計劃子系統(tǒng)--計劃編制在編制計劃中,國際上通常采用網(wǎng)絡技術，網(wǎng)絡計劃的編制技術有以下功①確定項目的開工時間與完工時間；②確定項目的各個活動的周期；③描述各個活動包括控制點間的邏輯約束關系；④進度計算。根據(jù)各個活動的周期與邏輯關系,可計算出每個活動的最早、最早完工日期，每個活動的最早與最晚開工時間之差即為該活動的浮動時間。通過計算，可由計算機生成一個進度計劃；⑤計劃的調(diào)整與優(yōu)化；⑥關鍵線路。在進度計劃中,浮動時間為的活動相聯(lián)即構成了關鍵線路。借助計算機,用戶可方便地確定關鍵線路及關鍵活動；⑧進度基準值。用戶可指定某種資源作為進度加權因子,由計算機生成進度基準和曲線,即BCWS(Budgetcostforworkscheduled)。PMIS不僅僅為用戶提供了詳盡的計劃編制，更為用戶提供了方便地更新計劃的手段,用戶將從進度&費用子系統(tǒng)中定期地獲得項目各個活動、單位、工程、單元乃至全廠項目的進度信息,工程變更信息,資源消耗信息等。從材料子系統(tǒng)獲得設備、材料的到貨信息等。根據(jù)這些信息,適當?shù)匦薷捻椖坑嘘P活動的周期、邏輯關系或者有關控制點的關系,能用戶提供一個新的計劃版本。進度&費用子系統(tǒng)--進度跟蹤為了保證項目按計劃順利完成,必須對項目進度和項目實施的費用進行控制。控制意味著建立目標進度計劃和工程預算,在執(zhí)行過程進行監(jiān)控,在監(jiān)控中分析實際進度與目標進度、實際費用與工程預算的偏差,并采取有效的糾正措施,以保證目標的實現(xiàn)。PMIS的進度&費用子系統(tǒng)通過對工程項目的進度與費用進行科學的動態(tài)的跟蹤,分析評價偏差和進行預測,提供工程變更以及各種進度與費用的報告等實現(xiàn)對項目的優(yōu)化。1)立實物進度測量標志。PMIS可幫助用戶對項目分解后的各種類型的活動建立進度的實際測量標準(即實物進度測量標志)。其編碼可由用戶按照自己的習慣進行編制。2)生成進度測量表。用戶可從計劃子系統(tǒng)獲得進度計劃中各個活動的代碼、名稱、WBS編碼、資源等項數(shù)據(jù)。由計算機結合實物進度測量標志自動生成進度測量表。3)贏得值計算。用戶根據(jù)測量表填入有關活動的實際進度后,PMIS將自動計算贏得值,并匯總出各單位工程專業(yè)、各單元乃至全工廠項目的實際進進度&費用子系統(tǒng)--費用跟蹤對于企業(yè)，資金的運轉一直是關系著企業(yè)盈虧的關鍵，PMIS對費用跟蹤環(huán)節(jié)，通過進度及費用子系統(tǒng)來實現(xiàn)，在對進度和費用定期的測量和動態(tài)跟蹤中，實現(xiàn)了對進度和費用的評估與偏差分析，并盡快采取措施，動態(tài)地控制進度和費用，保證進度按計劃正點到達，同時獲得最大的經(jīng)濟效益。1)建立人員庫。人員庫反映了參加項目的所有人員的姓名、代碼、所在部門以及工時費用標準等情況。2)費用測量表。建立贏得值系統(tǒng)時,由于用戶已從計劃子系統(tǒng)獲得了項目中個活動的有關數(shù)據(jù),因此PMIS將自動生成人工時、設備材料及其它費用實耗統(tǒng)計表。其中設備材料實耗費用和其它實耗費用可以手工錄人,也可以從的材料子系統(tǒng)中獲得。3)費用計算。由于國際項目和國內(nèi)項目在費用的組成分法上差別較大,為了使PMIS能適應不同的需求,應采取靈活的系統(tǒng)結構,設置“費用碼”,該碼主要反映WBS中的工作包相應的費用性質(zhì),其具體含意可由用戶來定義。PMIS在獲得了費用測量數(shù)據(jù)后,便可按照WBS不同性質(zhì)的費用碼以及OBS計算和匯總出各種實耗費用。如人工時費、設備費、材料費及其它費用等。材料子系統(tǒng)--購物籃在項目實施過程中,設備與材料的管理好壞對于整個項目的進度、費用及質(zhì)量的控制起著至關重要的作用。材料子系統(tǒng)的主要功能在輔助項目管理人員隨時掌握工程項目所需的設備與材料的請購、詢價、訂貨和到貨、付款要求和實際付款以及庫存等情況,以便及時發(fā)現(xiàn)問題,采取措施,保證項目的順利進行。1)請購單。材料子系統(tǒng)記錄了所有設備、材料請購單的主要信息,可供采購管理人員進行查詢,并根據(jù)請購要求,開展詢價工作。2)詢價單。材料子系統(tǒng)記錄了設備、材料詢價書的主要信息,可供采購管理人員進行評估和選擇供貨單位。3)采購合同記錄材料子系統(tǒng)可記錄合同的主要信息,并對合同的執(zhí)行情況進行跟蹤。管理人員可隨時查詢合同的簽訂情況。計算機可自動生成合同執(zhí)行情況報告。4)供貨商信息。供貨商信息收錄了供貨單位的主要情況(名稱、地點、電話、產(chǎn)品、聯(lián)系人等)，可供詢價和訂貨是選擇供貨渠道用。進行修改和計算，因此，材料子系統(tǒng)將動態(tài)的為管理人員提供庫存的現(xiàn)狀。該子系統(tǒng)還可以輔助管理人員進行盤點，并輸出盤點報告。在一個工程建設項目開始之前,首要的問題就是如何組織完成好這個項目,如何在要求的期限內(nèi),以良好的質(zhì)量完成項目建設。根據(jù)項目管理的項目的大小繁簡,項目實施過程中的各種信息的種類也摻雜不齊,為了有效地實現(xiàn)對項目的進度、費用和質(zhì)量進行控制,必須及時而準確地收集到項目執(zhí)行中所產(chǎn)生的這些信息。并通過這些信息,來定量地、科學地分析項目執(zhí)行的動態(tài)和亟待解決的問題,并予以協(xié)調(diào)和解決,保證項目的順利進行。結合上述對PMIS模式的研究分析，我認為在現(xiàn)實生活中，如果在對項目進行項目管理的過程中，需要引入信息管理對管理手段和形式加以強化，那么有幾個方面的問題是不可避免的。首先作為信息系統(tǒng)開發(fā)者需要明確如下的問題【4】：?明確項目目標管理的部門；?明確項目管理工作的流程；?建立相應的項目信息管理制度；其次，作為企業(yè)信息化的關鍵，需要硬件和軟件上的支持：?硬件：即計算機設備，如小型機、微機網(wǎng)絡、微機等等；?軟件：操作系統(tǒng)、系統(tǒng)軟件和應用軟件等實用的管理軟件；最后需要項目的參與人員接受并掌握信息系統(tǒng)的相關知識：?對領導進行相關的理念培訓；?對項目管理人員的技能培訓；?對計算機操作人員的專業(yè)培訓；總體來說，以計算機為基礎的現(xiàn)代信息處理技術在項目管理中的應用，直接拉動了項目管理作為一門學科和專業(yè)的發(fā)展。因特網(wǎng)、多媒體數(shù)據(jù)庫及電子商務等以計算機和通信技術為核心的現(xiàn)代信息管理科技的迅猛發(fā)展，又為大型項目信息管理系統(tǒng)的規(guī)劃、設計和實施提供了全新的信息管理理念，技術支撐平臺和全面解決方案?，F(xiàn)代項目管理正在且必將朝著網(wǎng)絡化，信息共享化，多套管理系統(tǒng)整合方向