檔案管理培訓(xùn)(上、下)

青海新樂物業(yè)新樂花園物業(yè)管理處2018年3月5日檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)（上）2021/5/91目錄Content01.02.03.04.05.06.什么是檔案檔案種類檔案管理企業(yè)檔案管理檔案大致分類感謝篇2021/5/92為什么要做檔案？

檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，它將為公司各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)的開展創(chuàng)造必要條件，對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)起到一定的必備作用。2021/5/93一、什么是檔案簡(jiǎn)單的說(shuō)：就是記錄某個(gè)對(duì)象發(fā)展歷程的各種信息。

對(duì)象人類國(guó)家個(gè)人某個(gè)事項(xiàng)等等載體骨頭竹簡(jiǎn)錦帛紙膠片等等2021/5/94一、什么是檔案檔案概念有百余種：法語(yǔ)國(guó)家認(rèn)為文件（文書）一旦形成就叫做檔案英語(yǔ)國(guó)家認(rèn)為文件進(jìn)入檔案館后才叫做檔案國(guó)內(nèi)有人認(rèn)為只有經(jīng)過(guò)專門整理和鑒定的歸檔文件才能稱作檔案；有人認(rèn)為只有檔案機(jī)關(guān)收藏的無(wú)現(xiàn)行作用的文件才能稱之為檔案……2021/5/95一、什么是檔案檔案的最新定義組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息2021/5/96二、檔案的種類

按照檔案來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，檔案可以有很多層次的劃分。（一）依據(jù)檔案的形成分根據(jù)檔案形成者可分為國(guó)家機(jī)構(gòu)檔案、黨派團(tuán)體檔案、企業(yè)單位檔案、事業(yè)單位檔案、名人檔案等。2021/5/97二、檔案的種類（二）根據(jù)檔案內(nèi)容性質(zhì)分

根據(jù)檔案內(nèi)容性質(zhì)可分為立法檔案、行政檔案、訴訟檔案、軍事檔案、外交檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、科學(xué)技術(shù)檔案、藝術(shù)檔案、宗教檔案等等。上述每種檔案，又可具體細(xì)分2021/5/98二、檔案的種類（三）根據(jù)檔案的載體形式分

根據(jù)檔案的載體形式可分為石刻檔案、泥板檔案、甲骨檔案、金文檔案、簡(jiǎn)牘檔案、錦帛檔案、紙質(zhì)檔案、紙草檔案、羊皮檔案、蠟板檔案、棕櫚葉檔案、樺樹皮檔案、膠片檔案、磁帶檔案等等多種新型的載體2021/5/99二、檔案的種類（四）按照記錄信息方式分按照記錄信息方式可分為文字檔案、圖形檔案、聲像檔案。

聲像檔案又分為照片、錄音、錄像、影片檔案。2021/5/910二、檔案的種類（五）根據(jù)檔案所有權(quán)形式分

根據(jù)檔案所有權(quán)形式可分為國(guó)家所有檔案、集體所有檔案和個(gè)人所有檔案。在外國(guó)通常分為公共檔案和私人檔案。2021/5/911二、檔案的種類（六）其他常見檔案種類劃分還有

在中國(guó)，常見的檔案種類劃分尚有把檔案劃分為文書檔案、科學(xué)技術(shù)檔案和專門檔案。2021/5/912二、檔案的種類檔案分類是多種角度、多層次的分類系統(tǒng)，分類方法比較復(fù)雜，一直存在多種意見，是檔案學(xué)研究的主要內(nèi)容之一。分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等特點(diǎn)集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛應(yīng)用2021/5/913三、檔案管理檔案管理亦稱檔案工作。是直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。檔案管理的對(duì)象是檔案，服務(wù)對(duì)象是檔案利用者。2021/5/914檔案管理包括哪些內(nèi)容：檔案收集檔案整理檔案價(jià)值鑒定檔案保管檔案編目檔案檢索檔案統(tǒng)計(jì)檔案編輯和研究檔案提供利用2021/5/915檔案管理的意義：檔案管理是整個(gè)社會(huì)發(fā)展系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個(gè)社會(huì)的科學(xué)能力中占有重要地位，成為社會(huì)信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對(duì)局部單位或個(gè)人的工作和生產(chǎn)有意義，對(duì)整個(gè)社會(huì)也有意義，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義，也具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的、歷史的意義。2021/5/916四、企業(yè)檔案管理企業(yè)檔案：是指企業(yè)在日常工作中從事企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、銷售、經(jīng)濟(jì)核算及科學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的真實(shí)記錄。主要包括文字、圖表、音像等。2021/5/917（一）企業(yè)檔案通常包括的內(nèi)容1.由政府機(jī)構(gòu)發(fā)至公司的文件；2.公司業(yè)務(wù)往來(lái)的資料；3.以公司或董事長(zhǎng)/總經(jīng)理名義對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)布的文件，各部門發(fā)文；4.各部門制度與程序、人事資料、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料等；5.公司會(huì)議紀(jì)要；6.公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所訂立的合同、協(xié)議及契約書；7.公司經(jīng)營(yíng)所需的各種證照資料；8.公司重大活動(dòng)的錄像、光碟與圖片等；9.其它涉及公司商業(yè)機(jī)密的資料等。2021/5/918（二）企業(yè)檔案分類按載體分1、紙質(zhì)檔案2、電子檔案(需要借助計(jì)算機(jī)閱讀的檔案)3、音像檔案4、圖片檔案2021/5/919（二）企業(yè)檔案分類按檔案內(nèi)容分1、營(yíng)業(yè)證照類、申報(bào)批復(fù)類、政府通知類、對(duì)外往來(lái)函、會(huì)議記錄類、管理制度類2、經(jīng)營(yíng)合同類、固定資產(chǎn)類、宣傳資料類、內(nèi)部發(fā)文類、報(bào)告計(jì)劃類3、人事資料類、財(cái)務(wù)資料類、技術(shù)資料類、生產(chǎn)資料類、行業(yè)資料類、客戶資料類2021/5/920（三）企業(yè)檔案管理企業(yè)檔案的管理通常按照職能部門劃分，以部門為單位進(jìn)行分管。行政（辦公室）部門負(fù)有指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理的責(zé)任；各部門的檔案由專人負(fù)責(zé)收集、整理與保管；2021/5/921（三）企業(yè)檔案管理檔案資料應(yīng)收集完整、齊全，建立目錄，并及時(shí)更新；檔案管理員日常收到待建檔資料后，須根據(jù)不同類別進(jìn)行存放歸檔，并確保檔案資料的安全與完整（防潮、防塵防火及保密性）2021/5/922（四）企業(yè)檔案歸檔大致步驟2021/5/923（五）企業(yè)檔案的使用通常遵循“先審批、后使用”的登記原則檔案使用時(shí)限、地點(diǎn)、方式應(yīng)按照審批范圍內(nèi)使用；檔案使用地點(diǎn)原則要求在公司內(nèi)，因工作需要需帶離公司的，應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)后方可帶出；檔案的收發(fā)和傳遞，由指定人員擔(dān)任，實(shí)行簽收制度，各公司可根據(jù)需要對(duì)檔案進(jìn)行按級(jí)別查閱的保密措施；借用檔案文件，須做好登記，并注明用途及歸還日期。2021/5/924二O一五年八月二十七日檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)（下）2021/5/925企業(yè)檔案歸檔大致步驟2021/5/926（一）收集文件1、能夠反映本單位主要活動(dòng)的2、確保歸檔文件材料的齊全、完整3、對(duì)不需歸檔的文件要進(jìn)行剔除。4、要注意“帳外”文件的收集。例如：各種上報(bào)圖表、花名冊(cè)、本單位出版的書刊和外出開會(huì)帶回的會(huì)議文件等。2021/5/927收集方法上要注意的兩點(diǎn)

第一點(diǎn)是注意平時(shí)收集，即平時(shí)將某次會(huì)議或處理某件事、解決某個(gè)問(wèn)題所形成的文字材料收集起來(lái)；

2021/5/928收集方法上要注意的兩點(diǎn)第二點(diǎn)是注意年終收集，即年終要把本單位收發(fā)文本上作了登記的全部文件材料收集起來(lái)；2021/5/9292021/5/930（二）區(qū)分年度根據(jù)文件形成和處理的年度進(jìn)行歸檔，通用規(guī)則：一般的文件材料，放在其形成的年度歸檔。計(jì)劃、預(yù)決算、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，放在文件內(nèi)容針對(duì)的年度。長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，放在文件內(nèi)容針對(duì)的頭一年。多年的總結(jié)、報(bào)告，放在文件針對(duì)的最后一年?？缒甓鹊陌讣?，放在結(jié)案的一年；跨年度的會(huì)議，放在閉幕年。2021/5/931（三）劃分期限1、準(zhǔn)確地判定每一份文件和每一組文件的價(jià)值2、一般保管期限分為：永久（無(wú)限期）長(zhǎng)期（16－50年）短期（15年以下）2021/5/932（四）文件裝訂1、修裱破損或頁(yè)幅過(guò)小的文件2、復(fù)制字紙模糊或易褪變的文件（以純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆、印臺(tái)油、鉛筆等字跡材料制成的文件材料、傳真件等進(jìn)行復(fù)制）3、超大紙張折疊（對(duì)報(bào)表、圖樣等紙張幅面大于A4規(guī)格的文件，需加以折疊。操作時(shí)要盡量減少折疊次數(shù)，文件頁(yè)數(shù)較多時(shí)，宜整份折疊4、去除會(huì)生銹的金屬物（訂書釘、曲別針、大頭針等裝訂用品）。2021/5/933（四）文件裝訂5、如果是組合件，應(yīng)按一定順序進(jìn)行文件排列：正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；譯文在前，原文在后，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后。2021/5/934（四）文件裝訂6、裝訂采用左側(cè)、下側(cè)對(duì)齊方式，用不銹鋼釘裝訂或線裝訂?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢敛讳P鋼釘×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××三點(diǎn)一線裝訂2021/5/935（五）文件排序保管期限—機(jī)構(gòu)—時(shí)間（檔案室）機(jī)構(gòu)—保管期限—時(shí)間機(jī)構(gòu)—時(shí)間（部門）2021/5/936（六）文件編號(hào)歸檔文件應(yīng)逐件在首頁(yè)上方空白處用紅色印泥或黑色墨水端正、清晰地蓋上檔號(hào)章

每年歸檔工作結(jié)束后，發(fā)現(xiàn)有未歸檔文件？可將該文件排在相應(yīng)年度已歸檔文件之后編目歸檔。2021/5/937如何填寫檔案盒背脊

全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。因?yàn)槭潜貍漤?xiàng)，有全宗號(hào)的單位，必須填寫，沒有全宗代號(hào)的單位此欄空置，可暫不填寫。

保管期限：填寫歸檔文件保管期限，分為：“永久”、“30年”、“10年”。也可填寫簡(jiǎn)稱“永”“30”“10”。2021/5/938

年度：填寫文件形成年度，應(yīng)采用公元紀(jì)年，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。如：一九九八年表示為“1998”，不能簡(jiǎn)化為“98”。

館編件號(hào)：暫不填寫，如需檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求填寫。

如何填寫檔案盒背脊2021/5/939

室編件號(hào)：按文件排列順序從“1”開始逐件標(biāo)注。室編件號(hào)應(yīng)在同一年度、同一組織機(jī)構(gòu)的同一保管期限內(nèi)，從“1”開始逐件流水編號(hào)。例如：2007年辦公室永久、30年、10年三個(gè)保管期限的歸檔文件，編號(hào)后形成的三個(gè)流水號(hào)，即永久的從“1”開始編寫一個(gè)流水件號(hào)；“30”年的從“1”開始編寫一個(gè)流水件號(hào)；“10”年的也從“1”開始編寫一個(gè)流水件號(hào)。更要注意的是，件號(hào)應(yīng)逐件編寫，件號(hào)不得重復(fù)，不得出現(xiàn)空號(hào)。填寫時(shí)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。如何填寫檔案盒背脊2021/5/940

機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：《規(guī)則》將機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）項(xiàng)作為選擇項(xiàng)，是因?yàn)閷?duì)于文件數(shù)量少或內(nèi)部機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單的機(jī)關(guān)，只選擇年度、保管期限兩種分類法即可滿足整理工作的需要，無(wú)須再分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）。但對(duì)大多數(shù)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，選擇機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類還是必要的，編號(hào)時(shí)也必須相應(yīng)編制機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）項(xiàng)。填寫機(jī)構(gòu)項(xiàng)時(shí)，如果機(jī)構(gòu)名稱太長(zhǎng)，也可規(guī)范簡(jiǎn)稱表示，如“政策法規(guī)”可簡(jiǎn)稱“政法司”經(jīng)濟(jì)貿(mào)易處可簡(jiǎn)稱為“經(jīng)貿(mào)處”，但不能使用“一司”“一處”等。填寫問(wèn)題項(xiàng)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照分類方案設(shè)定的類目直接填寫，如“黨群”“行政”“業(yè)務(wù)”等。如何填寫檔案背脊2021/5/941（七）文件著錄即建立目錄。著錄項(xiàng)目必須準(zhǔn)確、詳細(xì)，以提高利用文件的查準(zhǔn)率、查全率。必須著錄的項(xiàng)目有：序號(hào)、文件題名、責(zé)任者、文號(hào)、成文日期、全宗號(hào)（沒有全宗號(hào)可留空）、頁(yè)數(shù)、件號(hào)、歸檔年度、保管期限等。（見圖樣）2021/5/942（七）文件著錄歸檔文件目錄2021/5/943（八）填寫備考表備考表：即盒內(nèi)文件情況說(shuō)明表。主要用于填寫本盒文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等需要說(shuō)明的情況，如無(wú)上述情況，可暫不填寫。整理人：由負(fù)責(zé)本盒文件整理歸檔的人員簽名。檢查人：由負(fù)責(zé)本盒文件歸檔質(zhì)量審核的人員簽名。日期：填寫歸檔的年、月、日。2021/5/944（九）文件裝盒將整理好的歸檔文件按照編號(hào)順序裝入檔案盒，文件松緊要適當(dāng)，盒滿為限。同一盒內(nèi)同一年度，同一保管期限。在檔案盒的背脊上填上以下項(xiàng)目：全宗名稱、全宗號(hào)、類別號(hào)、年度、期限、機(jī)構(gòu)（不分機(jī)構(gòu)的單位可空）、起止件號(hào)。（詳見下圖）2021/5/945（九）文件裝盒檔案盒背脊式樣已填好的檔案背脊事例2021/5/946（十）打印目錄目錄包括內(nèi)容：文件盒背脊信息文件著錄檔案柜編號(hào)文件盒擺放原則：由上至下、從左至右采用豎放（十）入庫(kù)裝箱柜2021/5/947檔案放哪兒2021/5/948容易分類易于保密保護(hù)性好檢索簡(jiǎn)便1．抽屜式直立檔案2021/5/9492．開放式橫向檔案整齊劃一便于取閱易于查找保密性一般2021/5/9503．穿孔式活頁(yè)夾容易損毀有順序性保密性差容易保存