某公司合約管理手冊(cè)

合約管理手冊(cè)第一頁，共三十九頁。合約管理手冊(cè)序言

隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大及項(xiàng)目不斷的增加，科學(xué)及規(guī)范化的管理，在提高工作效率方面顯得愈來愈重要。

按領(lǐng)導(dǎo)指示，及為了配合公司管理規(guī)范化的要求，合約部在總結(jié)過去經(jīng)驗(yàn)，本著提高工作效率的精神，在此制定了合約部工作內(nèi)容及操作流程，以便公司合約部人員，以及公司其他有關(guān)人員執(zhí)行操作。第二頁，共三十九頁。迅速完成部門組建對(duì)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)很重要1、合約部前期組建第三頁，共三十九頁。1.1、合約部工作內(nèi)容及操作流程總匯第四頁，共三十九頁。1.2、合約部人員架構(gòu)表合約總監(jiān)匯報(bào)對(duì)象為項(xiàng)目總監(jiān)第五頁，共三十九頁。1.3、合約部工作職責(zé)劃分序號(hào)工作內(nèi)容1編制各種管理制度、工作制度和工作程序，以及各項(xiàng)目通用的各種審批表和報(bào)表2編制各項(xiàng)目的面積統(tǒng)計(jì)表3編制各項(xiàng)目的成本估算/預(yù)算4編制各項(xiàng)目的資金流量表5項(xiàng)目造價(jià)總表6編制各項(xiàng)目的合同框架表及各項(xiàng)目的招標(biāo)/定標(biāo)計(jì)劃7各類顧問公司的招聘(建筑設(shè)計(jì)師除外)8項(xiàng)目的招標(biāo)議標(biāo)工作8.1資格預(yù)審8.2確定投標(biāo)單位名單8.3準(zhǔn)備議標(biāo)文件、圖紙8.4發(fā)標(biāo)8.5議標(biāo)8.6考察議標(biāo)單位8.7決定中標(biāo)單位9中標(biāo)通知書、合同書10工程中期付款11工程變更12工程最終結(jié)算13項(xiàng)目各種合約報(bào)表14合約部日常來往文件處理（對(duì)外及其他部門發(fā)文抄送集團(tuán)）15合約部日常會(huì)議16合約部專業(yè)人員招聘17合約部人員培訓(xùn)及會(huì)議第六頁，共三十九頁。合約部主要工作可分為以上三個(gè)階段2、合約管理流程簡介第七頁，共三十九頁。3、前期準(zhǔn)備工作階段第八頁，共三十九頁。3.1、人員招聘第九頁，共三十九頁。3.2、聘請(qǐng)顧問第十頁，共三十九頁。3.2.1、國內(nèi)/外設(shè)計(jì)顧問服務(wù)合同重點(diǎn)1、含所有圖紙蓋章(包含所有送政府部門之圖紙)2、國外設(shè)計(jì)院的國內(nèi)合作單位(當(dāng)?shù)卦O(shè)計(jì)院)須由甲方指定3、長駐工地現(xiàn)場(chǎng)人員資歷及名單4、到工地審查及參與相關(guān)會(huì)議的次數(shù)5、額外工作的收費(fèi)計(jì)算方法，如按時(shí)/按日計(jì)等的確認(rèn)6、其他費(fèi)用，如機(jī)票、住宿費(fèi)等確認(rèn)7、當(dāng)?shù)卦O(shè)計(jì)院人員架構(gòu)及資歷，聘用已退休的人員須得甲方同意8、出圖時(shí)間表9、拖期罰金10、變更修改如何計(jì)算11、工期延長時(shí)，追加費(fèi)用的處理及計(jì)算方法12、如顧問單位為境外機(jī)構(gòu)，需確認(rèn)付款貨幣，完稅責(zé)任及資質(zhì)注冊(cè)手續(xù)事宜13、總費(fèi)用要包括支付所有國內(nèi)征收的稅項(xiàng)14、付款方式15、終止合約條款第十一頁，共三十九頁。3.2.2、顧問清單的內(nèi)容1、可行性研究報(bào)告顧問2、建筑設(shè)計(jì)顧問3、國內(nèi)設(shè)計(jì)院4、酒店管理顧問5、室內(nèi)設(shè)計(jì)顧問6、機(jī)電顧問7、玻璃幕墻顧問8、工料測(cè)量顧問9、電訊顧問10、燈光設(shè)計(jì)顧問11、招標(biāo)代理顧問12、施工監(jiān)理顧問13、環(huán)境監(jiān)測(cè)顧問14、基坑圍護(hù)設(shè)計(jì)顧問15、隔音效果顧問16、音響、視頻顧問17、招牌及標(biāo)志牌設(shè)計(jì)顧問18、審圖顧問19、藝術(shù)品顧問20、檔案管理21、景觀設(shè)計(jì)顧問22、廚房、餐飲設(shè)施顧問23、抗震顧問24、日照分析顧問25、擴(kuò)初設(shè)計(jì)評(píng)審26、日照測(cè)量27、人防設(shè)計(jì)28、排水方案咨詢29、廢路還路規(guī)劃咨詢30、代辦排管工程31、環(huán)境影響咨詢32、防雷檢測(cè)33、沉降監(jiān)測(cè)34、室內(nèi)環(huán)保檢測(cè)35、精裝修質(zhì)量檢測(cè)根據(jù)項(xiàng)目情況選擇第十二頁，共三十九頁。3.3、項(xiàng)目成本概預(yù)算第十三頁，共三十九頁。3.3.1、項(xiàng)目主要資料統(tǒng)計(jì)表

在項(xiàng)目前期準(zhǔn)備工作階段，合約部須按照已有的項(xiàng)目資料，編制項(xiàng)目主要資料統(tǒng)計(jì)表。項(xiàng)目主要資料統(tǒng)計(jì)表是最基礎(chǔ)性的資料，是編制概預(yù)算清單和日后造價(jià)估算及控制的基礎(chǔ)。如，樓棟數(shù)、綠化面積、湖水面積、幕墻/鋁窗面積、車位數(shù)量、電梯數(shù)量等記?。杭皶r(shí)更新第十四頁，共三十九頁。3.3.2、概預(yù)算清單

合約部在項(xiàng)目前期準(zhǔn)備工作階段須完成項(xiàng)目的概預(yù)算清單。

完成的概預(yù)算清單在公司審核批準(zhǔn)后存檔，并作為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成本控制及KPI的計(jì)算基礎(chǔ)。概預(yù)算清單為機(jī)密文件，由合約總監(jiān)指定的專人保管。第十五頁，共三十九頁。3.3.3、項(xiàng)目造價(jià)總表

合約部應(yīng)編制項(xiàng)目工程造價(jià)總表，項(xiàng)目工程造價(jià)總表由合約總監(jiān)審核后，上報(bào)公司審批通過后，將作為項(xiàng)目成本控制的基礎(chǔ)。項(xiàng)目工程造價(jià)總表為機(jī)密文件，由合約部負(fù)責(zé)更新及保管。第十六頁，共三十九頁。3.3.4、項(xiàng)目資金流量表1、項(xiàng)目資金流量表是反映隨項(xiàng)目進(jìn)度而發(fā)生的項(xiàng)目資金動(dòng)態(tài)用量的報(bào)表，每月初由合約部編制及估算，并上報(bào)合約總監(jiān)審核通過后，轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批并存檔執(zhí)行。另外，每個(gè)項(xiàng)目開始時(shí)及每年年終要編制一個(gè)整個(gè)項(xiàng)目的資金流量表。2、必要時(shí)，合約部應(yīng)按照財(cái)務(wù)部門的要求，編制符合財(cái)務(wù)要求的資金流量表。資金流量表須由合約部按財(cái)務(wù)部要求定時(shí)更新。3、為財(cái)務(wù)部門編制的資金流量表不能與合約部標(biāo)準(zhǔn)的資金流量表合并或混淆，須分開存檔。項(xiàng)目資金流量表為機(jī)密文件，在合約部由合約部經(jīng)理負(fù)責(zé)更新及保管。第十七頁，共三十九頁。3.4、招標(biāo)、定標(biāo)計(jì)劃3.4.1合同框架表是反映項(xiàng)目合同類別、合同關(guān)系及項(xiàng)目工程各標(biāo)段分拆的總表。合約部須會(huì)同工程部在項(xiàng)目前期準(zhǔn)備工作階段編制完成此表，在上報(bào)項(xiàng)目總監(jiān)審批通過后存檔執(zhí)行。

經(jīng)批準(zhǔn)的合同框架不應(yīng)隨意改動(dòng)，任何改動(dòng)須上報(bào)項(xiàng)目總監(jiān)審批后才可執(zhí)行。另外有關(guān)項(xiàng)目的界面劃分表和招標(biāo)定標(biāo)計(jì)劃表須依據(jù)此合同框架表及施工進(jìn)度計(jì)劃表編制。3.4.2招標(biāo)定標(biāo)計(jì)劃表是依據(jù)項(xiàng)目工程總進(jìn)度計(jì)劃及合同框架表而編制的動(dòng)態(tài)反映項(xiàng)目招標(biāo)定標(biāo)具體時(shí)間節(jié)點(diǎn)的報(bào)表，也是合約部、設(shè)計(jì)部、工程部及相關(guān)部門日常工作計(jì)劃的重要內(nèi)容。

招標(biāo)定標(biāo)計(jì)劃表的第一次編制由合約部與項(xiàng)目設(shè)計(jì)部、工程部及建筑設(shè)計(jì)部共同主辦編制，經(jīng)項(xiàng)目總監(jiān)審批后存檔執(zhí)行。

招標(biāo)定標(biāo)計(jì)劃表由合約部按工程實(shí)際情況及結(jié)合其他相關(guān)部門意見后定期更新編制，上報(bào)項(xiàng)目總監(jiān)審批后存檔執(zhí)行。第十八頁，共三十九頁。3.5、文檔管理

合約部文檔管理系統(tǒng)由合約部負(fù)責(zé)制訂及更新，文檔管理系統(tǒng)的執(zhí)行情況也是考核合約部工作質(zhì)量的重要內(nèi)容。合約部負(fù)責(zé)解釋合約部文檔管理疑問以及不定期的查核合約部文檔管理系統(tǒng)的執(zhí)行情況。第十九頁，共三十九頁。3.6、政府部門招標(biāo)手續(xù)的辦理3.6.1合約部文檔管理系統(tǒng)由合約部負(fù)責(zé)制訂及更新，文檔管理系統(tǒng)的執(zhí)行情況也是考核合約部工作質(zhì)量的重要內(nèi)容。合約部負(fù)責(zé)解釋合約部文檔管理疑問以及不定期的查核合約部文檔管理系統(tǒng)的執(zhí)行情況。3.6.2辦理招標(biāo)手續(xù)時(shí)，特別是政府主管部門簽發(fā)的中標(biāo)通知書時(shí)，不宜采用合同金額及開工/竣工日期有出入的合同或協(xié)議書。3.6.3目前政府部門簽發(fā)的中標(biāo)通知書由項(xiàng)目公司開發(fā)部辦理，合約部應(yīng)協(xié)助提供有關(guān)資料，確保中標(biāo)單位順利辦理有關(guān)開工手續(xù)。第二十頁，共三十九頁。4、招標(biāo)階段第二十一頁，共三十九頁。4.1、選定投標(biāo)單位4.1.1設(shè)計(jì)部、工程部、合約部均可提供相應(yīng)資質(zhì)的優(yōu)秀承包單位或供貨商名單作篩選資格預(yù)審。合約部應(yīng)按照《資格預(yù)審流程》的要求與工程部及建筑設(shè)計(jì)部共同審核預(yù)審單位資質(zhì)，然后由項(xiàng)目總監(jiān)決定最后的投標(biāo)名單。4.1.2未經(jīng)集團(tuán)審批，任何人和部門均不能隨意增減已確定的投標(biāo)單位。4.1.3資格預(yù)審時(shí)應(yīng)填寫《實(shí)地考察報(bào)告》。審批投標(biāo)單位時(shí)應(yīng)填寫《投標(biāo)單位審批表》。第二十二頁，共三十九頁。4.2、招標(biāo)

公司的招標(biāo)工作由合約部負(fù)責(zé)。同時(shí)，合約部應(yīng)主動(dòng)協(xié)調(diào)其他相關(guān)部門的技術(shù)支持與配合。第二十三頁，共三十九頁。4.3、議標(biāo)4.3.1合約部應(yīng)編制各相關(guān)招標(biāo)項(xiàng)目的詳細(xì)議標(biāo)時(shí)間安排表，包括議標(biāo)會(huì)議。4.3.2技術(shù)議標(biāo)與商務(wù)議標(biāo)應(yīng)分開進(jìn)行，商務(wù)議標(biāo)有項(xiàng)目總監(jiān)及合約部參與；技術(shù)議標(biāo)有項(xiàng)目總監(jiān)、合約部、工程部、設(shè)計(jì)部參與。

參加議標(biāo)會(huì)議的人員應(yīng)事先分別對(duì)技術(shù)回標(biāo)及投標(biāo)報(bào)價(jià)做出分析及準(zhǔn)備好針對(duì)性的發(fā)言主題。議標(biāo)會(huì)議應(yīng)有專人做會(huì)議記錄，以便疑問回復(fù)時(shí)澄清。4.3.3在議標(biāo)會(huì)議上應(yīng)重點(diǎn)澄清投標(biāo)范圍、主材料/設(shè)備資料、施工/供貨計(jì)劃大綱、技術(shù)方案的可行性和項(xiàng)目主要管理人員的能力考查等主要內(nèi)容。在商務(wù)澄清方面應(yīng)注重工作范圍、工作界面劃分，投標(biāo)單位有否自擬附加條件、有否漏缺項(xiàng)目、數(shù)量是否過多，價(jià)格是否合理等。第二十四頁，共三十九頁。4.3、議標(biāo)4.3.4議標(biāo)工作要注意及審核以下幾點(diǎn)：1、在議標(biāo)會(huì)議上，首先與投標(biāo)人確認(rèn)工程范圍，是否有差異情況、灰色界面等；2、澄清投標(biāo)人須配合其他承包人的工作范圍及投標(biāo)人需其他承包人配合的工作范圍；3、施工場(chǎng)地布置、施工方案(包括施工安全措施等)、管理人員架構(gòu)表、施工質(zhì)量監(jiān)管制度等；4、供貨及進(jìn)場(chǎng)時(shí)間；5、施工進(jìn)度表；6、材料技術(shù)規(guī)格表；7、產(chǎn)品保證書等資料；8、付款條件讓財(cái)務(wù)審核；9、與投標(biāo)人確認(rèn)再回標(biāo)時(shí)間及回標(biāo)的份數(shù)；第二十五頁，共三十九頁。4.3、議標(biāo)4.3.5議標(biāo)疑問及回復(fù)1、議標(biāo)疑問有關(guān)技術(shù)的問題由工程部、設(shè)計(jì)部等整理提出并交項(xiàng)目公司合約部匯總后交至合約部統(tǒng)一填寫《答疑回復(fù)表》后發(fā)予各議標(biāo)單位；2、議標(biāo)疑問及回復(fù)應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)及統(tǒng)一發(fā)出；3、除需要統(tǒng)一澄清的問題外，議標(biāo)疑問及回復(fù)表內(nèi)容應(yīng)針對(duì)個(gè)別議標(biāo)單位的疑問而發(fā)出，不應(yīng)涉及其他投標(biāo)單位。但對(duì)于個(gè)別的問題，應(yīng)把有關(guān)問題消化后由合約部再考慮是否需要向其他單位澄清；4.3.6承諾函有關(guān)合同的重要條款，針對(duì)性的議標(biāo)過程中產(chǎn)生的事項(xiàng)應(yīng)在承諾函中確認(rèn)；第二十六頁，共三十九頁。4.4、定標(biāo)4.4.1議標(biāo)疑問及回復(fù)合約部應(yīng)在澄清所有議標(biāo)疑問及談妥合同條款和商務(wù)報(bào)價(jià)后及時(shí)上報(bào)定標(biāo)；4.4.2議標(biāo)疑問及回復(fù)上報(bào)集團(tuán)審批中標(biāo)單位時(shí),合約部須填寫及準(zhǔn)備《中標(biāo)單位審批表》，相關(guān)技術(shù)分析表、量/總價(jià)/單價(jià)比較表、商務(wù)分析表要同時(shí)附在審批表后；公司如有必要可再次要求議標(biāo)單位澄清或再次承諾。合約部應(yīng)及時(shí)配合聯(lián)系或提供有關(guān)資料；經(jīng)審批決定的中標(biāo)單位才可發(fā)出中標(biāo)通知書；第二十七頁，共三十九頁。4.4、定標(biāo)4.4.3備忘錄在確定電梯及主要機(jī)電設(shè)備(如制冷機(jī)組)供應(yīng)與安裝中標(biāo)單位時(shí)，還應(yīng)綜合考慮投標(biāo)單位在免費(fèi)保修期滿后往后5年的維修保養(yǎng)合同的報(bào)價(jià)；在確定鋁窗與幕墻中標(biāo)單位時(shí)，還應(yīng)綜合考慮擦窗機(jī)的技術(shù)參數(shù)（如適用），可行性及報(bào)價(jià)；第二十八頁，共三十九頁。4.5、發(fā)中標(biāo)通知書4.5.1合約部收到的《中標(biāo)單位審批表》后須立即準(zhǔn)備并填寫《中標(biāo)通知書審批表》上報(bào)審批4.5.2如有需要及特別情況發(fā)生時(shí)，中標(biāo)通知書之草稿應(yīng)發(fā)給法務(wù)部提意見；第二十九頁，共三十九頁。4.6、編制合同4.6.1合同審批時(shí)，項(xiàng)目部須填寫《合同審批表》，并且須附上合同的完整文件。

內(nèi)部的審批流程結(jié)束后，合約部才可把已修改好的合同交予承包單位確認(rèn)，并且須限定在3至7日內(nèi)確認(rèn)簽署意見或修改意見。4.6.2承包單位的修改意見經(jīng)合約部審核有必要納入到合同文件時(shí)，應(yīng)在加入合同文件前按上述合同審批流程再提交審批并附上原審批表。對(duì)承包單位的修改意見，不同意納入合同的，應(yīng)給予解釋說明。第三十頁，共三十九頁。5、施工階段合約部履行提醒義務(wù)第三十一頁，共三十九頁。5.1、中期付款中期付款備忘錄：

注意審批權(quán)限，按權(quán)限傳送至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)。按審批權(quán)限及流程所示，檢查是否所有須審批的領(lǐng)導(dǎo)簽名齊全。付款記錄表的合同金額須與正式合同一致。任何變更追加，必須有變更確認(rèn)書或補(bǔ)充協(xié)議的簽署后才能放進(jìn)付款記錄的變更帳內(nèi)。第一次加入變更帳項(xiàng)時(shí)，必須把變更確認(rèn)書/補(bǔ)充協(xié)議副本附上。保留金的計(jì)算須考慮變更追加。當(dāng)付款累計(jì)達(dá)85%或以上時(shí)，要倍加小心，特別是變更追減或扣款的帳項(xiàng)。如工期已拖延，付款須考慮扣減拖期罰金。任何付款如有寬限期，審批后的付款審批表須押在財(cái)務(wù)部并由其保管。第三十二頁，共三十九頁。5.2、工程變更審核及批復(fù)5.2.1已報(bào)價(jià)的變更，應(yīng)及時(shí)更新登記《變更登記表》及《變更總匯》。5.2.2在未最終批復(fù)前，工程變更的審核狀態(tài)和審核結(jié)果為機(jī)密文件，不能通知承包單位。5.2.3合約部應(yīng)指派估算師跟進(jìn)變更帳的審核，有關(guān)變更對(duì)帳的會(huì)議應(yīng)派人參加。合約部對(duì)變更的審核意見，應(yīng)附有詳細(xì)的工程量計(jì)算細(xì)目及變更單價(jià)的組成細(xì)目，并填寫《變更審批表》上報(bào)審批。5.2.4經(jīng)批復(fù)的變更，合約部應(yīng)發(fā)出附件《變更確認(rèn)書》，以便承包單位及時(shí)書面確認(rèn)，避免其日后反悔。第三十三頁，共三十九頁。5.3、設(shè)備/材料數(shù)量統(tǒng)計(jì)對(duì)于甲指乙供或甲供設(shè)備/材料，在定標(biāo)、每批訂貨、驗(yàn)收、倉存、發(fā)給各承包商/安裝單位、完工驗(yàn)收等過程中，都要特別留意，把每階段的數(shù)量登記下來，以便結(jié)算時(shí)能有文字的依據(jù)。第三十四頁，共三十九頁。5.4、項(xiàng)目月報(bào)表5.4.1合約部應(yīng)每月準(zhǔn)備及更新有關(guān)合約部需提供的項(xiàng)目月報(bào)表的內(nèi)容。5.4.2項(xiàng)目月報(bào)表中有關(guān)工程招標(biāo)計(jì)劃與執(zhí)行情況、付款情況和變更情況等的內(nèi)容必須與合約部日常更新的相應(yīng)表格（如招標(biāo)定標(biāo)計(jì)劃表、付款記錄表、變更登記表等）的內(nèi)容一致。5.4.3項(xiàng)目月報(bào)表為機(jī)密文件，存檔應(yīng)符合合同文檔管理的有關(guān)規(guī)定。第三十五頁，共三十九頁。5.5、竣工資料及付款5.5.1在項(xiàng)目竣工階段，合約部應(yīng)配合項(xiàng)目部其他部門，提供或取得以下資料：

所有承包商、供應(yīng)商名單及相關(guān)保修資料；使用說明書/手冊(cè)、質(zhì)量保證書；結(jié)算用竣工圖紙。其他竣工資料。5.5.2在工程施工末段時(shí)，對(duì)支