物業(yè)管理服務(wù)公司財務(wù)管理制度及流程

物業(yè)管理服務(wù)公司財務(wù)管理制度及流程（附財務(wù)內(nèi)控制度、合同管理辦法及加班管理制度)財務(wù)系統(tǒng)的設(shè)置按XX各成本中心，由各成本中心及共同成本中心構(gòu)成物業(yè)管理核算體系。一、管理方案財務(wù)系統(tǒng)的設(shè)置按XX,由各成本中心及共同成本中心構(gòu)成物業(yè)管理核算體系。二、管理原則嚴(yán)格監(jiān)管各管理單元,主要側(cè)重于現(xiàn)金收支情況的監(jiān)督及費用的控制、出包合同及物資采購的監(jiān)督控制，確保各項費用能控制在預(yù)算之內(nèi)。三、財務(wù)會計制度《中華人民共和國會計法及《物業(yè)管理企業(yè)會計核算補充規(guī)定》等法規(guī)或條例執(zhí)行。四、財產(chǎn)管理制度(1）財產(chǎn)管理包括財產(chǎn)的保管、保養(yǎng)、使用、維修及支付保養(yǎng)、維修的各種支出.（2),其中工程、機電、設(shè)備類物資由工程部管,及各使用部門保;其他物資由辦公室管, 房地產(chǎn)E網(wǎng)及各使用部門保管。（3)財產(chǎn)物資分固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用消耗性物品及其它消耗性物品。(4）所有固定資產(chǎn)和非消耗性物品按使用部門設(shè)卡登記;屬個人使用、保管的非消耗性物品按使用人設(shè)卡登記。(5）各種物資應(yīng)設(shè)倉庫保管,.(6)各種物品必須按規(guī)定定期進(jìn)行檢修。由使用部門提出檢修計劃，經(jīng)批準(zhǔn)后，由對口部門安排維修。固定資產(chǎn)發(fā)生損壞時，使用部門應(yīng)立即報告管理部門。損壞嚴(yán)重時,對當(dāng)事人予以嚴(yán)肅處理。低值易耗品和非消耗性物資發(fā)生損壞時,理交舊領(lǐng)新。屬人為損壞者（包括需維修的由責(zé)任者進(jìn)行賠償。固定資產(chǎn)的折舊年限按國家的規(guī)定每一固定資產(chǎn)預(yù)計殘值率%直線法計提折舊，從投入使用月份的次月起，按月計提；停止使用的,自停用月份的次;不補提折舊.（11)各種低值易耗品在領(lǐng)用后,原則上一次性攤銷.但數(shù)額較大的,按使用時間攤銷。,,報告.情況嚴(yán)重的，應(yīng)報告總物業(yè)經(jīng)理。（13)各部門所有的收支結(jié)算一律通過財務(wù)部辦理.,,做到賬款相符。發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金短或溢余,應(yīng)立即向財務(wù)經(jīng)理報告,并查明原因。重大事故應(yīng)立即報告總物業(yè)經(jīng)理。銀行存款的收支應(yīng)每天結(jié)出余額并每周填制銀行存款報表。月結(jié)時,應(yīng)取得，填制銀行存款調(diào)節(jié)表。(16）對外簽訂的各種合同,均應(yīng)送財務(wù)部,由財務(wù)部監(jiān)督和配合合同的執(zhí)行.(17）銀行的結(jié)算憑證、發(fā)票、有價證券等統(tǒng)一由財務(wù)部管理。五、物資管理制度（1)物資分類:i)10001000),1年以上（1年。:100,11年的物品。:辦公用消耗性物品。iv):申請審批程序A所有采購須先由各所在物業(yè)管理處填寫"采購單/工程承包確認(rèn)單"，由物業(yè)管理處主任簽批后報物業(yè)管理公司審批：總額在5001000元以下者，采購部門須提供份報價單，由物業(yè)管理審批；1000100002審批；123;25,4由所在物業(yè)管;510萬元及以上者，采購部門須提供5報物業(yè)公司審批。B。”采購單/工程承包確認(rèn)單”一式五聯(lián),分別為:-第一聯(lián)(白色)—————-—————-承包商/供應(yīng)商留存第二聯(lián)（紅色）—-—--———--—-所在物業(yè)管理處經(jīng)理留存第三聯(lián)(綠色)--——————---—物業(yè)管理部會計處留存第四聯(lián)（黃色)-—-—--——--——采購人員在申請付款時作附件給會計部第五聯(lián)(藍(lán)色）——-—-—-—-———存檔于物業(yè)管理公司,會計部門才能予以付款。E。對辦公用品及其它低值易耗的物品及維修材料等的收、發(fā)各物業(yè)管理處須指定專人進(jìn)行登記。物資的領(lǐng)用、使用、保管制度a)由使用人辦理領(lǐng)用登記手續(xù)公司及部門共用物品,必須指定專人保管，保管人履行領(lǐng)用手續(xù)并負(fù)有保管責(zé)任。員工離職或調(diào)離必須辦理物品交接手續(xù)。日常物品的出入庫須填寫出入庫單.簽名的領(lǐng)料單辦理出庫手續(xù)。各部門領(lǐng)用物品須填寫領(lǐng)料單,領(lǐng)用手續(xù)。,,包括領(lǐng)用時間、領(lǐng)用人、領(lǐng)用數(shù)量及用途.e)倉管人員應(yīng)及時將出入庫單送至財務(wù)以便入賬。財務(wù)應(yīng)定期匯同倉管員對庫存物資進(jìn)行盤點.并對物資的采購、消耗、使用情況匯總分析,形成分析報告。六、成本控制（1)嚴(yán)格按預(yù)算對各單元進(jìn)行控制；嚴(yán)格按規(guī)定審查各種財產(chǎn)物資的申購程序及合同報價等；員工借款必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度。借款人先填寫借款申請單,經(jīng)部門主管、財務(wù)RMB1000（4)有關(guān)部門費用報銷規(guī)定/工程承包確認(rèn)單",/工程承包確認(rèn)單"由各部門填寫所購物品清單交管理處出納,金額必須齊全。b)所有報銷須取得正式的發(fā)票、單據(jù)，并有經(jīng)辦人的簽名(全名)；—市內(nèi)交通費:外出辦事非緊急情況不得搭乘的士,特殊情況除外,但事先須征得管理處管理處主任同意。報銷時，報銷人必須在的士車票背面注明XXXXXX日XX地方到XXXX事情，并簽名（)。-辦公用品:各部門若需購買辦公用品,每月初須填寫”辦公用品申請單"交由行政文員匯/零星物品申購單（附后向.—工程部使用的工具用具及維修用品必須按月預(yù)算,統(tǒng)一申請并按本規(guī)定之”一”項的要求操作.臨時急用之維修用品須填寫”零星物品申購單"向物業(yè)管理公司申請，經(jīng)同意后并及時將該筆報銷單據(jù)傳真至物業(yè)管理公司按規(guī)定程序?qū)徟?通訊費用：①管理處管理處主任之手機費用按500元/月標(biāo)準(zhǔn)報銷，超過部分自理，如實際費用不足報銷標(biāo)準(zhǔn)，按實際發(fā)生數(shù)據(jù)實報銷.但不再報銷CALL機臺費。②管理處主管及以上級員工按規(guī)定每月憑據(jù)報銷CALL機臺費(數(shù)字機)。③其余員工CALLCALL機臺費者須由管理處管理批后從審批當(dāng)月開始按審批標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。④報銷人取得通訊費報銷單據(jù)后應(yīng)及時按月報銷,下列情況不予報銷:●所取得之原始憑據(jù)之客戶名稱與報銷人不相符者，不予報銷;●用其他月份之原始憑據(jù)代替當(dāng)月憑證報銷者，或擅自修改原始憑證者,不予報銷;⑤所有購買之辦公用品及維修用品報銷時須附清單于發(fā)票后，否則不予報銷。（5)報銷程序：●經(jīng)辦人員在報銷單據(jù)背后簽名后,填寫”費用報銷單”并在”報銷人”處簽名，并將發(fā)票單據(jù)整齊粘貼于"費用報銷單”之后；出納審核”費用報銷單”所填數(shù)據(jù)與其附件發(fā)票單據(jù)的數(shù)據(jù)是否相符;所填單據(jù)內(nèi)容是否符合有關(guān)財務(wù)規(guī)定；●管理處主任簽名?！癯黾{須將”費用報銷單”及有關(guān)附件傳真至物業(yè)管理公司審批后方可支付現(xiàn)金；●出納取得按規(guī)定的審批程序?qū)徟戤呏?費用報銷單”后履行支付程序,收款人簽名，出納加蓋”現(xiàn)金付訖”或”銀行付訖"印章；七、會計報表規(guī)定,具體報送報表如下：a)資產(chǎn)負(fù)債表；收支表；；d)各科目余額明細(xì)表(往來賬明細(xì)須單獨列表反映）;e）應(yīng)收、已收、實收管理費明細(xì)表;;h)銀行存款余額調(diào)劑表；i）財務(wù)報告說明5日為報表的上報日（節(jié)假日順延,各管理處每月結(jié)帳日期統(tǒng)一為月末最后一日。(3）所有報表須先報送至物業(yè)管理公司,審核后之財務(wù)報表方報送給有關(guān)部門人員。附件一：大型物業(yè)公司財務(wù)內(nèi)控制度公司各部門所簽合同必須到行政部及財務(wù)部備案.如果合同中途發(fā)生變更，應(yīng)提前通知財務(wù)部。一、財務(wù)支出管理(一）費用的請領(lǐng)1、現(xiàn)金的領(lǐng)用：現(xiàn)金借款人需填寫借款單、付款申請單或業(yè)務(wù)招待費申請單,先由本部門負(fù)責(zé)人簽字，再由財務(wù)部負(fù)責(zé)人和執(zhí)行總經(jīng)理審核、簽字后，到出納處領(lǐng)款.現(xiàn)金借款人在借款前必須結(jié)清以前的借款，否則不準(zhǔn)續(xù)借。2、支票的領(lǐng)用：領(lǐng)用支票時需填寫借款單或付款申請單，先由本部門負(fù)責(zé)人簽字，再由財務(wù)部負(fù)責(zé)人及執(zhí)行總經(jīng)理審核、簽字后，到出納處辦理支票領(lǐng)用登記手續(xù),手續(xù)齊備才能開具支票。領(lǐng)用支票后要及時憑有效憑證報銷,每月二十日前領(lǐng)用的支票,必須在月底前報銷;每月二十日以后領(lǐng)用的支票必須在次月十日前報銷。(二)費用的報銷1、公司的所有開支必須事前征得執(zhí)行總經(jīng)理的同意,并嚴(yán)格按照指定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行開支。2、報銷程序:填寫費用報銷單——部門經(jīng)理審批—-財務(wù)經(jīng)理審核——執(zhí)行總經(jīng)理審批-—總經(jīng)理審批--返回財務(wù)部--結(jié)帳.3、擅自開支和超越領(lǐng)導(dǎo)批示限額的開支不得報銷。4、費用開支后，當(dāng)事人必須在票據(jù)上注明開支明細(xì)或事由.5、每周二、三、四為日常費用報銷日，財務(wù)部在周二前做好現(xiàn)金準(zhǔn)備。6三有關(guān)費用的說明1、費用在1000元以上者,原則上使用支票支付。2、所有職員的出租車票原則上不準(zhǔn)報銷(經(jīng)執(zhí)行總經(jīng)理批準(zhǔn)除外),因公外出可以報銷公交車票。3、公司的以下物品由辦公室統(tǒng)一購買,所發(fā)生的費用由辦公室統(tǒng)一報銷:(1)書；（2)辦公用品；（3)日用品、百貨、飲料、食品;固定資產(chǎn)、低值易耗品；藥品；(6）禮品,由于工作需要所需禮品一律由行政部統(tǒng)一購買，需要禮品的人員，事前把手續(xù)齊備的申請單交行政部負(fù)責(zé)人,領(lǐng)用時填寫領(lǐng)用登記表。4、公司各部門所簽合同必須到行政部及財務(wù)部備案，財務(wù)部根據(jù)合同規(guī)定及相關(guān)票據(jù)進(jìn)行付款準(zhǔn)備。如果合同中途發(fā)生變更,應(yīng)提前通知財務(wù)部。5,罰。二、差旅費用報銷管理（一）原則1.2、每一位員工均須填寫差旅費報銷單，詳細(xì)說明每一項開支。3、只有與公司公務(wù)有關(guān)的費用發(fā)生，公司才予以報銷。用于個人的娛樂消費、體育活動、美容美發(fā)、酒店客房的酒吧、酒水的消費等不在報銷之列。4,.(二)差旅標(biāo)準(zhǔn)和出差補助1、員工在市內(nèi)出差,市內(nèi)交通費經(jīng)行政部審查后按實報銷（不含出租車費)。2、長途出差按以下標(biāo)準(zhǔn)報銷:(略)A,B類城市.出差補助包含了臨時延長工作時間的加班補助費用以及日常的交通費用,費用不再報銷。,其住宿標(biāo)準(zhǔn)可以按高階人員或客人標(biāo)準(zhǔn)報銷。用此款規(guī)定。（三)餐費●出差用餐補助為每天40元，分為：早餐10元、中餐15元、晚餐15元;●報銷餐補時,應(yīng)根據(jù)出發(fā)及返回時間合理地申請;●若項目公司提供用餐，則不得申請用餐補助;●若有交際應(yīng)酬餐則不得報銷當(dāng)日的中餐或晚餐。（四)差旅費報銷審批程序1、預(yù)借款：出差人員如果需要,可按出差地點和出差時間填寫“借款單",經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后，按公司借款審批權(quán)限報批。2:,.出差人員回公司三日之內(nèi)應(yīng)將需報銷單據(jù)按規(guī)定填好交到相應(yīng)的部門經(jīng)理處待審批賬、按公司規(guī)定的審批權(quán)限報批。違反以上規(guī)定，財會人員有權(quán)拒絕報銷或要求重新辦理報批手續(xù)。（五)票據(jù)及預(yù)領(lǐng)款丟失1、所有預(yù)領(lǐng)款一經(jīng)預(yù)領(lǐng),應(yīng)有專人負(fù)責(zé)保管，發(fā)生丟失由保管人負(fù)責(zé)。(如警方的證明、酒店或旅行社證明本人票據(jù)被盜的信件等、或其他足夠的證明文件（)報銷。三、通訊費用管理對給予通訊補貼的員工必須確保手機每天8：00-24：00(部門經(jīng)理和重要崗位人員工作日24,日不關(guān)機。1、總經(jīng)理、執(zhí)行總經(jīng)理每月實報實銷，總經(jīng)理助理每人每月最高限額600元,限額以內(nèi)實報實銷,超出部分自理。2200300市股東或總部派來人員每人每月增加100元。3,150.4報銷。附件二：物業(yè)公司合同管理條例凡屬發(fā)生法律效力的經(jīng)濟合同正本.經(jīng)營的憑證.加強合同的管理，對于維護(hù)公司的合同利益，確保公司的經(jīng)濟效益，具有重大的意義。2、綜合管理部負(fù)責(zé)處理公司的法律事務(wù),以及合同的管理檢查,監(jiān)督合同的執(zhí)行.擬定合公司具體情況,做到文字清楚、定義準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、敘述規(guī)范、結(jié)構(gòu)完整、內(nèi)容詳盡，權(quán)日期、期限和數(shù)字準(zhǔn)確無誤；、公司對外簽訂經(jīng)濟合同，應(yīng)以公司的名義進(jìn)行，一律使用公司合同專用章。合同由業(yè)務(wù)部門起草，經(jīng)財務(wù)部、審算部核實，由主管副總經(jīng)理認(rèn)可,并經(jīng)法律顧問審查，由總經(jīng)理或執(zhí)行總經(jīng)理簽字(或蓋章)4,,同原件由綜合管理部存檔備案,經(jīng)辦部門留存復(fù)印件.未經(jīng)上述審批程序的,合同管理人員不予蓋章，財務(wù)不予付款；5、在合同執(zhí)和過程中，如需中途變更或解除，由原經(jīng)辦業(yè)務(wù)部門提出意見，報總經(jīng)理或執(zhí)行總經(jīng)理決定;6、經(jīng)濟合同履行過程中,如發(fā)現(xiàn)隱患或出現(xiàn)糾紛,經(jīng)辦人或經(jīng)辦部門應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)反映,并及時采取對策,避免或減少公司的經(jīng)濟損失，維護(hù)公司合法權(quán)益;、凡屬發(fā)生法律效力的經(jīng)濟合同正本，一份應(yīng)由經(jīng)辦人及時送交公司綜合管理部分類,.,應(yīng)把每個項目或每筆資金的合同和全部附件原件裝訂一起存檔長期保存；8、發(fā)生法律效力的合同(含重要的附件)從簽訂之日起至失效之日止.失效的合同（含重要的附件）從失效之日繼續(xù)封存十年；9、合同(含重要的附件