日常用品管理制度

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)1版企業(yè)板塊GS－XZ—I-０07平常用品管理制度０版次說明編制人審察人贊成人贊成日期編制部門行政部宣布日期推行日期本文件知識產(chǎn)權(quán)歸屬企業(yè)交易平臺所有,未經(jīng)授權(quán)贊成或贊成，不得對企業(yè)以外任何組織或個人供應(yīng)，任何外面組織或個人擅自獲得、使用、轉(zhuǎn)讓文件的行為均屬于侵權(quán).本文件由編寫部門負(fù)責(zé)講解.?企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)0版企業(yè)板塊平常用品管理制度GS－XZ-I-０07擬定目的為了加強(qiáng)企業(yè)平常用品的管理,掌握平常用品的構(gòu)成、保留與使用情況，保證企業(yè)財產(chǎn)的合理利用以及企業(yè)財產(chǎn)不受損失,特擬定本制度。適用范圍本制度適用于企業(yè)大宗商品交易有限企業(yè)、其手下企業(yè)及分支機(jī)構(gòu)（以下簡稱為“企業(yè)交易平臺”)。推行日期此制度自宣布之日起推行.規(guī)范事項定義1。1辦公用品的定義本制度所指的辦公用品,是指耗資性的辦公文具、辦公耗材、勞保用品，及非耗資性的單位價值小于200元（但其實不限于此區(qū)間，可視詳細(xì)情況辦理)且使用限時不到1年的辦公用品用具。1。２低值易耗品的定義本制度所指低值易耗品,是指單位價值大于2０0元小于200０元（但其實不限于此區(qū)間,可視詳細(xì)情況辦理)、使用限時高出1年、不能夠作為固定財產(chǎn)的非耗資性辦公用品用具.1.3固定財產(chǎn)的定義本制度所指固定財產(chǎn)，是指為生產(chǎn)商品、供應(yīng)勞務(wù)、出租或經(jīng)營管理而擁有的,單位價值在2００0元以上(含２000元）且使用年限高出一年的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)0版企業(yè)板塊平常用品管理制度GS－XZ-I-０07房屋、建筑物、車輛、機(jī)器設(shè)備、運輸工具以及其他與生產(chǎn)、經(jīng)營相關(guān)的設(shè)備、用具、工具等有形財產(chǎn)。崗位分工與責(zé)任２。1主管部門的責(zé)任２.1.1行政部作為平常用品的主管部門，隨時掌握平常用品的使用情況，督查配合使用部門做好財產(chǎn)的保護(hù),保證財產(chǎn)圓滿，提高財產(chǎn)利用率，并如期對財產(chǎn)進(jìn)行盤點,保證帳、實吻合。１.2負(fù)責(zé)平常用品的管理,做好分類及編號,建立并保護(hù)各樣平常用品的管理臺賬，為低值易耗品、固定財產(chǎn)制作標(biāo)簽，負(fù)責(zé)倡導(dǎo)查收、辦理、報銷等審批流程。２.1。3負(fù)責(zé)對違反本管理制度的行為，追查責(zé)任。２．1.4配合財務(wù)部如期對低值易耗品、固定財產(chǎn)進(jìn)行盤點。２.1．5負(fù)責(zé)每季度向各部門下發(fā)達(dá)富清單,核對財產(chǎn)實質(zhì)情況,及時掌握財產(chǎn)狀態(tài).2。1。6行政部采買人員和固定財產(chǎn)管理人員不能夠為同一人。2。2使用部門及使用人責(zé)任２．2。1使用部門及使用人除正常使用財產(chǎn)外,還擁有保護(hù)財產(chǎn)的責(zé)任。若在財產(chǎn)使用的過程中發(fā)生問題,須及時見告行政部。2.2。２負(fù)責(zé)倡導(dǎo)財產(chǎn)借用、調(diào)撥審批流程,未經(jīng)贊成,不得擅自調(diào)撥、報廢,更不能夠自行外借和變賣.2．2.3使用部門對本部門財產(chǎn)使用的責(zé)任明確到使用人,對于公共使用的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)0版企業(yè)板塊平常用品管理制度GS－XZ-I-０07財產(chǎn),責(zé)任人是部門負(fù)責(zé)人。２.2。4調(diào)出、離職人員須先辦理財產(chǎn)交接手續(xù)，方可辦理人事調(diào)動手續(xù)。2。２。5財產(chǎn)發(fā)生故障、損壞等情況時,須及時見告行政部.２.2。6由于保留或使用不當(dāng)?shù)热藶樵蛟斐韶敭a(chǎn)扔掉或損壞的,財產(chǎn)責(zé)任人擔(dān)當(dāng)責(zé)任。２。3財務(wù)部責(zé)任2．3。1財務(wù)部負(fù)責(zé)固定財產(chǎn)的會計核算,更新財務(wù)賬中的固定財產(chǎn)卡片，計提固定財產(chǎn)折舊，記錄財產(chǎn)增減變動情況,登記《財務(wù)部固定財產(chǎn)管理臺賬》,每季度第一個月與行政部《固定財產(chǎn)管理臺賬》核對上一季度臺賬的正確性與一致性。2．3．2每年２月，由財務(wù)部牽頭組織行政部、審計部及其他相關(guān)部門制定《盤點計劃》,共同對固定財產(chǎn)進(jìn)行全面盤點,并出具《固定財產(chǎn)盤點報告》。2。4審計部責(zé)任２.4。１審計部對上述財產(chǎn)管理制度的履行情況最少每半年檢查一次,平時不如期的進(jìn)行隨時檢查。２．4.２對制度中的盤點情況、采買入庫、財產(chǎn)保留、財務(wù)核算、臺賬登記、領(lǐng)用控制及報廢辦理等流程履行的有效性和真實性進(jìn)行檢查。平常用品的請購、臨時請購和采買3.1平常用品的請購程序依照企業(yè)《平常用品采買制度》履行。３.2各部門上報的年度和月度請購計劃的范圍正常應(yīng)控制在《企業(yè)平常企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)0版企業(yè)板塊平常用品管理制度GS－XZ-I-０07用品明細(xì)》內(nèi)（見附件1）。３。3緊急請購的平常用品應(yīng)依照企業(yè)《平常用品采買制度》履行.3．4行政部負(fù)責(zé)人對付平常用品的所有請購進(jìn)行審察，審察增添的適用性以及必要性.如企業(yè)內(nèi)部能夠調(diào)撥的,由行政部協(xié)調(diào)調(diào)撥部門對已有庫存財產(chǎn)進(jìn)行調(diào)撥..5平常用品采買參照企業(yè)《平常用品采買制度》和《招標(biāo)管理制度》履行。采買人員需參照平常用品年度采買標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采買,如請購需求無法滿足、需要調(diào)整采買計劃時,需經(jīng)履行總裁贊成后，方可履行采買。４平常用品的查收、入庫和出庫４。1查收接收到低值易耗品、固定財產(chǎn)后,由行政部財產(chǎn)管理人及時組織使用人、使用部門負(fù)責(zé)人、行政部經(jīng)理共同進(jìn)行查收，涉及專業(yè)技術(shù)的還應(yīng)由相關(guān)專業(yè)技術(shù)部門人員參加查收。查收應(yīng)核對其數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等可否與《月平常用品請購計劃》、《新員工平常用品請購單》、《緊急采買申請單》或合同信息吻合,同時關(guān)注固定財產(chǎn)品種、規(guī)格、技術(shù)要求等詳細(xì)信息,以保證其有效鑒別與盤點,并由行政部財產(chǎn)管理人填報《企業(yè)低值易耗品查收表》(見附件2)或《企業(yè)固定財產(chǎn)查收表》(見附件3)，參加查收人員需簽字確認(rèn)。大型固定財產(chǎn)項目的竣工查收程序依照企業(yè)《查收管理制度》履行.4.2入庫4。2。1采買的辦公用品及查收合格的低值易耗品、固定財產(chǎn)應(yīng)在1個工企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)0版企業(yè)板塊平常用品管理制度GS－XZ-I-０07作日內(nèi)辦理入庫，依照實質(zhì)數(shù)量和價格填寫《入庫單》，由行政采買人員、庫管員共同簽字確認(rèn)后，報行政部經(jīng)理簽字.4。2。2行政部財產(chǎn)管理人員依照《入庫單》和相應(yīng)的查收表中的信息及時更新《辦公用品管理臺賬》(見附件４）、《低值易耗品管理臺賬》(見附件５)和《固定財產(chǎn)管理臺賬》（見附件6)。同時依照《企業(yè)低值易耗品編碼規(guī)則》(見附件7)及《企業(yè)固定財產(chǎn)編碼規(guī)則》(見附件8)對新增的低值易耗品或固定財產(chǎn)分配連續(xù)的、唯一的編碼,將編號一并登入相應(yīng)的管理臺賬。４。2.3行政部財產(chǎn)管理人員需為低值易耗品、固定財產(chǎn)制作標(biāo)簽,并在實物上粘貼標(biāo)簽。4．３出庫４。3.1新員工入職后，由所在部門向行政部提交以下資料后,方可領(lǐng)取必備平常用品：(1）人力資源部出具的《新員工錄取審批表》復(fù)印件；（２）員工聯(lián)系單;(3）《新員工平常用品請購單》。其中領(lǐng)用的辦公用品明細(xì)參照《新員工辦公用品領(lǐng)用明細(xì)》（見附件9)。4。3。2各部門在收到行政部發(fā)出的領(lǐng)用通知后，按通知的詳細(xì)要求領(lǐng)取請購的平常用品。4。3.３行政部應(yīng)依照各部門實質(zhì)請購數(shù)量發(fā)放平常用品,并填寫《出庫單》,務(wù)必填寫清楚名稱、數(shù)量、單價、總價、領(lǐng)用人、領(lǐng)用部門等信息，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)0版企業(yè)板塊平常用品管理制度GS－XZ-I-０07由庫管員、領(lǐng)用人共同簽字確認(rèn)后，方可領(lǐng)用.出庫單需由行政部經(jīng)理進(jìn)行簽字確認(rèn)。4。3．4庫管員應(yīng)依照《出庫單》更新相應(yīng)的管理臺賬。4.3．５財產(chǎn)管理人員每季度第一個月將上季度的《低值易耗品管理臺賬》和《固定財產(chǎn)管理臺賬》報送財務(wù)部進(jìn)行核對,保證賬實吻合。５以其他方式獲得的固定財產(chǎn)5．1以應(yīng)收債權(quán)或非錢幣性交易換入的固定財產(chǎn),必定報經(jīng)企業(yè)相關(guān)部門的贊成。依照企業(yè)贊成的金額,作為應(yīng)收債權(quán)或非錢幣性交易換入固定資產(chǎn)的公允價值以及協(xié)議的金額.以應(yīng)收債權(quán)或非錢幣交易換入的固定資產(chǎn),必定和對方簽署相關(guān)協(xié)議。應(yīng)收債權(quán)換入的固定財產(chǎn)還應(yīng)出具應(yīng)收債權(quán)詳細(xì)事項的報告。未經(jīng)企業(yè)相關(guān)部門贊成一律不贊成擅自辦理。５．2接受捐贈的固定財產(chǎn),對方供應(yīng)相關(guān)憑據(jù)的,按憑據(jù)上注明的金額加上應(yīng)支付的相關(guān)稅費作為入賬價值;對方?jīng)]有供應(yīng)相關(guān)憑據(jù)的,按同類或近似固定財產(chǎn)的市場價格估價,報經(jīng)贊成后入賬.平常用品的使用、保護(hù)和外借6.1使用人負(fù)責(zé)財產(chǎn)的平常保護(hù)與保養(yǎng),使用人應(yīng)落實詳細(xì)的安全防范措施，對財產(chǎn)情況進(jìn)行檢查、保護(hù)、保證圓滿和使用安全,及時除掉財產(chǎn)風(fēng)險隱患。6.2財產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)人對本部門所使用的財產(chǎn)負(fù)主要管理責(zé)任,行政部財產(chǎn)管理人對此負(fù)責(zé)看守.6。3如財產(chǎn)使用人在使用部門內(nèi)部發(fā)生改正，須及時上報行政部，并在企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)0版企業(yè)板塊平常用品管理制度GS－XZ-I-０07季度財產(chǎn)清單中做出注明。財產(chǎn)管理人應(yīng)及時更新相應(yīng)的管理臺賬。6。4如因使用人調(diào)任、離職、繼任等原因,以致使用人暫缺的,由使用部門負(fù)責(zé)人充任財產(chǎn)使用人,并需及時通知行政部,財產(chǎn)管理人應(yīng)及時更新相應(yīng)的管理臺賬。在季度盤點時，如還未分配使用人的，行政部對付該資產(chǎn)進(jìn)行回收入庫。６。5行政部固定財產(chǎn)管理人應(yīng)依照固定財產(chǎn)的性質(zhì)確定固定財產(chǎn)投保的范圍以及相關(guān)政策。６．6各部門之間臨時借用低值易耗品、固定財產(chǎn)的,由各部門自行管理,借出時期財產(chǎn)的管理責(zé)任仍為借出部門。6。7員工因公需要短期外借固定財產(chǎn)時，應(yīng)倡導(dǎo)借用固定財產(chǎn)流程并填制《借用固定財產(chǎn)登記表》(見附件10),由借用人所在部門的負(fù)責(zé)人和借出部門的負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，將《借用固定財產(chǎn)登記表》提交至行政部固定財產(chǎn)管理人員,其依照實質(zhì)情況選擇填寫固定財產(chǎn)的相關(guān)信息，報送至行政部經(jīng)理簽字后，方可借出。固定財產(chǎn)管理人員對《借用固定財產(chǎn)登記表》進(jìn)行保留,并填制《借出固定財產(chǎn)登記匯總表》(見附件11）.借用人歸還所借固定財產(chǎn)時,需到行政部索要《借用固定財產(chǎn)登記表》進(jìn)行歸還登記，固定財產(chǎn)管理人員更新匯總表。借用人須依照要求履行登記和歸還手續(xù).７調(diào)撥7.1對于各部門之間調(diào)撥的低值易耗品、固定財產(chǎn),由調(diào)入部門填制《公司財產(chǎn)調(diào)撥申請表》(見附件１2）,經(jīng)行政部審批，方可辦理。企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)0版企業(yè)板塊平常用品管理制度GS－XZ-I-０07７．2對于調(diào)撥后的低值易耗品、固定財產(chǎn),行政部應(yīng)及時更換相應(yīng)標(biāo)簽,并更新相應(yīng)的管理臺賬.財務(wù)部應(yīng)及時更新相應(yīng)的固定財產(chǎn)卡片,并更新相應(yīng)的管理臺賬．８離職員工平常用品回收８。１員工入職1５天以內(nèi)，辦理離職的人員請將已領(lǐng)用平常用品原數(shù)返還到行政部,如未歸還員工需按入庫價格等價賠償．8。2員工入職15天以上，辦理離職的人員請把可回收辦公用品及低值易耗品歸還行政部，包括但不限于:筆筒、訂書器、計算器、轉(zhuǎn)筆刀、垃圾桶、插排三米(如有）。如未歸還同樣需按入庫價格等價賠償。對于其他未要求返還的辦公用品,可留作部門內(nèi)部使用，如簽字筆、訂書釘?shù)?但不能帶出企業(yè)據(jù)為私有，由部門負(fù)責(zé)人督查。固定財產(chǎn)到行政部辦理回收入庫,或由部門負(fù)責(zé)人臨時充任財產(chǎn)使用人,留待部門內(nèi)重新分配使用人。8。3員工離職時應(yīng)按本制度規(guī)定辦理已領(lǐng)用的平常用品,行政部需將實質(zhì)歸還情況在《離職會簽表》表現(xiàn)。如有賠償,請人力資源部發(fā)下班資時進(jìn)行扣減。報修與報廢9.1報修9.1．1低值易耗品、固定財產(chǎn)如發(fā)生問題或故障，使用部門需及時向行政部報備,并填寫《財產(chǎn)報修登記表》(見附件13).行政部負(fù)責(zé)聯(lián)系故障財產(chǎn)品牌的售后服務(wù)或供貨單位進(jìn)行維修。9。１。2維修結(jié)束后，行政部經(jīng)辦人在《財產(chǎn)報修登記表》上登記維修企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)0版企業(yè)板塊平常用品管理制度GS－XZ-I-０07竣工時間、維修花銷、故障原因、維修結(jié)果等信息，由報修人、經(jīng)辦人共同簽字確認(rèn)。9。1。3如不能夠修復(fù),行政部經(jīng)辦人需在《財產(chǎn)報修登記表》上登記維修結(jié)果,由報修人、經(jīng)辦人共同簽字確認(rèn)。9。2報廢條件財產(chǎn)報廢必定具備以下條件之一:財產(chǎn)已達(dá)到使用限時,并經(jīng)確定已失去使用效能或因技術(shù)發(fā)展已列入同類產(chǎn)品裁汰產(chǎn)品范圍；（2）由于不能抗力致?lián)p而無法修復(fù)。9。3低值易耗品的報廢程序行政部對吻合報廢條件的低值易耗品,組織進(jìn)行技術(shù)判斷和功能判斷,查明其可否修復(fù)。確認(rèn)不能夠修復(fù)的，由行政部財產(chǎn)管理人在《低值易耗品管理臺賬》中將該項低值易耗品登記報廢，并通知財務(wù)部更新相應(yīng)管理臺賬。9．4固定財產(chǎn)的報廢程序9.4。1行政部對吻合報廢條件的固定財產(chǎn)，組織進(jìn)行技術(shù)判斷和功能鑒定,查明可否能夠修復(fù)或改裝使用,將報廢或修復(fù)建議填寫在《企業(yè)固定財產(chǎn)辦理申請表》（見附表14）.9.4。２對未達(dá)到正常使用年限的提前報廢或由于特別事故造成的報廢，行政部組織相關(guān)技術(shù)部門查明原因、分清責(zé)任后在《企業(yè)固定財產(chǎn)辦理申請表》上簽署可否報廢建議。企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)0版企業(yè)板塊平常用品管理制度GS－XZ-I-０079。４．3財務(wù)部依照財產(chǎn)折舊情況在《企業(yè)固定財產(chǎn)辦理申請表》上簽署可否報廢建議。9。4。4履行總裁在《企業(yè)固定財產(chǎn)辦理申請表》上簽署可否報廢建議后，方可進(jìn)行固定財產(chǎn)報廢辦理.9。5財產(chǎn)報廢辦理9。5.1行政部依照《企業(yè)固定財產(chǎn)辦理申請表》再次核實已贊成報廢的固定財產(chǎn)信息,確認(rèn)無誤的，在《固定財產(chǎn)管理臺賬》中注銷報廢財產(chǎn)。9。5。2財務(wù)部負(fù)責(zé)固定財產(chǎn)的會計對已報廢的財產(chǎn)進(jìn)行財務(wù)辦理，注銷報廢財產(chǎn)帳面價值,及其他賬務(wù)辦理.同時編制財產(chǎn)報廢明細(xì)表,以便年關(guān)盤存和稅務(wù)檢查。9．6及時對報廢財產(chǎn)進(jìn)行辦理，行政部負(fù)責(zé)聯(lián)系三家專業(yè)收買商進(jìn)行比價，并組織相關(guān)部門共同參加,對報廢財產(chǎn)進(jìn)行變賣,變價銷售所得作為其他收入。9。7任何部門和個人都不得擅自辦理報廢財產(chǎn).固定財產(chǎn)銷售或轉(zhuǎn)出10.1對擬銷售或投資轉(zhuǎn)出的固定財產(chǎn)，應(yīng)由相關(guān)部門提出辦理申請，經(jīng)行政部部門經(jīng)理審察贊成后,報總裁審批后予以銷售或轉(zhuǎn)讓。10。2發(fā)生固定財產(chǎn)辦理時,行政部固定財產(chǎn)管理人以及財務(wù)部固定財產(chǎn)會計應(yīng)及時更新固定財產(chǎn)管理臺賬、固定財產(chǎn)財務(wù)賬.固定財產(chǎn)的辦理應(yīng)選擇合理的方式，如有必要，應(yīng)委托擁有資質(zhì)的中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行財產(chǎn)評估。１0.3固定財產(chǎn)轉(zhuǎn)移和辦理涉及產(chǎn)權(quán)改正的，應(yīng)由行政部固定財產(chǎn)管理人企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)0版企業(yè)板塊平常用品管理制度GS－XZ-I-０07及時辦理產(chǎn)權(quán)改正手續(xù)。１１固定財產(chǎn)抵押或擔(dān)保由于某種原因需要將企業(yè)的固定財產(chǎn)用于抵押或擔(dān)保時,應(yīng)由行政部固定財產(chǎn)管理人報行政部部門經(jīng)理審察后報總裁贊成，并進(jìn)行登記管理,同時將抵押和擔(dān)保的詳細(xì)內(nèi)容通知財務(wù)部固定財產(chǎn)會計，并將抵押或擔(dān)保合同