OA需求分析內(nèi)容

第4頁共11頁JBOA辦公自動化管理系統(tǒng)需求規(guī)格說明書版本：1.0作者：日期：公司：

JBOA辦公自動化管理系統(tǒng)隨著網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)和知識經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，企業(yè)間的競爭一直圍繞著企業(yè)內(nèi)部管理進(jìn)行，強(qiáng)調(diào)企業(yè)如何有效的利用自身的資源，提高生產(chǎn)能力、提高工作效率、降低成本。上個世紀(jì)末，伴隨著信息技術(shù)革命，全球進(jìn)入了知識經(jīng)濟(jì)的時代。信息技術(shù)的應(yīng)用加速了知識的傳遞、加工和更新，提升了企業(yè)的有效利用信息的能力，從而提高了企業(yè)的工作效率和生產(chǎn)能力。終于，經(jīng)過近二十年的迅猛發(fā)展，世界經(jīng)濟(jì)由“生產(chǎn)能力不足”逐漸變成“生產(chǎn)能力過?！?。在這種經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)面臨著前所未有的競爭壓力。隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展，進(jìn)入WTO的實(shí)現(xiàn)，在政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，如何提高內(nèi)部管理水平，降低重復(fù)勞動，提升工作效率，提高服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，也成為眾多單位領(lǐng)導(dǎo)不斷思考和探索的問題。這些都要求我們必須采用全新的信息處理手段，完善內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)、信息系統(tǒng)和管理運(yùn)作流程，消除信息孤島，建立協(xié)同工作的信息管理體制。綜上所述，在全新的知識經(jīng)濟(jì)時代，管理者需要一種全新的管理理念和管理手段，對單位內(nèi)部辦公管理流程進(jìn)行整合。于是，網(wǎng)絡(luò)辦公自動化OA（OfficeAutomation）概念應(yīng)運(yùn)而生。什么是辦公自動化：無論是企業(yè)還是政府機(jī)關(guān)，都會有大量的文案需要處理，復(fù)雜的工作流程需要安排，決策者需要依據(jù)紛亂的信息做出重要的決定。擁有一套智能化、信息化的辦公系統(tǒng)，對辦公人員和企業(yè)決策者來說，工作效率上的提高是顯而易見的。在網(wǎng)絡(luò)連接千萬家的時代，辦公自動化還使得不同地理位置之間的不同單位或部門之間進(jìn)行協(xié)同辦公成為可能。今天的中國，“企業(yè)信息化”、“政府部門信息化”都忙得如火如荼，一套優(yōu)秀的辦公自動化（OA）系統(tǒng)將是企事業(yè)單位邁進(jìn)數(shù)碼時代的“基石”。眾所周知，我們絕大多數(shù)企業(yè)和非贏利性單位，都采用層層授權(quán)的金字塔式的管理模式，從控制論的角度看，這種模式的好處是容易控制全局，但底層和中層人員與上級之間的信息反饋往往不暢通，高層了解底層的信息除了通過直接下屬（中層管理者）外，就是自己親自了解，親自了解往往很累；通過中層管理人員，則有一個信息反饋的效率和成本問題，無疑，單位的信息化能提高效率節(jié)省成本?；趯訉邮跈?quán)、各司其職的思想，近年來應(yīng)用較廣的是企業(yè)信息管理系統(tǒng)（MIS）、ERP等。這些軟件使企業(yè)高層很方便地了解企業(yè)采購、銷售、庫存以至財務(wù)的情況，企業(yè)的中層到底層都置于了最高層色的定義，賦權(quán)工作。體現(xiàn)了現(xiàn)代管理中的定崗定員、對崗不對人的管理思想。同時支持操作用戶身兼多職，極大降低了由于人員調(diào)動及崗位變動為系統(tǒng)設(shè)置帶來的影響。單位領(lǐng)導(dǎo)通過對各類職位角色的權(quán)限設(shè)定，就可以完成本單位架構(gòu)體系、管理范圍的自動劃分。系統(tǒng)功能模塊介紹：首先介紹一下系統(tǒng)的簡要功能，接下來再詳細(xì)介紹各個功能模塊。本貫穿案例只實(shí)現(xiàn)用款報銷管理功能，即報銷單的添加、審核及報銷。系統(tǒng)功能概況：系統(tǒng)功能：系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)配置：機(jī)構(gòu)配置管理包括部門設(shè)置、角色設(shè)置和人員基礎(chǔ)信息錄入。部門設(shè)置、角色設(shè)置是系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)部分，通過根據(jù)本單位的實(shí)際情況設(shè)定部門及各種角色權(quán)限可實(shí)現(xiàn)對管轄范圍的劃分，同時對系統(tǒng)內(nèi)部工作流轉(zhuǎn)也將產(chǎn)生重要的影響。在系統(tǒng)中部門是一個邏輯概念，因此部門設(shè)置與真實(shí)的組織結(jié)構(gòu)可以不同。系統(tǒng)中部門的邏輯結(jié)構(gòu)主要取決于按照組織結(jié)構(gòu)劃分的部門權(quán)限和管理范圍。角色管理：系統(tǒng)中的角色可以自由定義。在給單位員工分配角色時可以與實(shí)際情況一一對應(yīng)，也可以給員工對應(yīng)一個或多個已定義好的角色，系統(tǒng)支持身兼多職。員工管理：通過員工管理，不僅可以詳細(xì)記錄員工個人信息、家庭信息、教育信息、聯(lián)絡(luò)信息，還可登記工作履歷信息，以及進(jìn)行所屬部門和擔(dān)任職位的分配。參數(shù)設(shè)置：系統(tǒng)中所有參數(shù)都可由用戶自行定義，包括各類字典數(shù)據(jù)、公文參數(shù)等等。在系統(tǒng)投入正常運(yùn)轉(zhuǎn)前，通過相關(guān)工作人員將各種參數(shù)根據(jù)本單位的實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)置，可以提高系統(tǒng)對于本單位管理要求的適應(yīng)性。信息中心信息中心：信息中心包括短信息、通訊錄、電子郵件、發(fā)布文檔等功能。各用戶可以根據(jù)個人需要對系統(tǒng)中的其他用戶發(fā)送短信息、郵件、或上傳文檔，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部新聞、公告、規(guī)章制度等公用信息的統(tǒng)一上傳管理。信息中心中文檔的分類主要取決于單位內(nèi)部文檔管理的劃分需要。在系統(tǒng)中根據(jù)信息類別的區(qū)別，提供了兩種格式的公告發(fā)布——普通類信息、紅頭文件式信息，可以滿足單位對于多樣化信息管理的要求。人事機(jī)構(gòu)人事管理：人事管理包括人員檔案管理、調(diào)動分配管理、離職管理及各種查詢統(tǒng)計?？梢詫?shí)現(xiàn)對單位員工人事信息、崗位調(diào)動變化的管理查詢功能。考勤管理：考勤管理由簽到、簽退、請假/銷假、加班申請、等模塊組成?？梢詫挝粏T工的考勤情況一覽無余。會議管理會議室管理：對單位會議室安排進(jìn)行預(yù)約申請，登記，使用情況查詢?？梢蕴岣邥h室資源利用的合理性。會議室設(shè)備管理：管理會議所需設(shè)備，材料?？梢蕴岣哔Y源的統(tǒng)一管理，設(shè)備情況一目了然。會議查詢：可以查詢所有會議情況，如召開時間，地點(diǎn)，涉及人員及部門，會議。方便員工及時得知會議情況早做準(zhǔn)備。文檔管理類別定義：通過對單位內(nèi)部文檔庫的分類定義，權(quán)限劃分。建立單位內(nèi)部文檔資源庫，需設(shè)置發(fā)布權(quán)限和查閱權(quán)限。文檔發(fā)布：各相關(guān)人員可對在授權(quán)范圍內(nèi)的文檔目錄進(jìn)行相應(yīng)的發(fā)布管理操作。文檔查詢：各相關(guān)人員對在授權(quán)范圍內(nèi)的文檔進(jìn)行在線查找、瀏覽。提高了日常工作效率。辦公申請用車申請：員工可以通過用車申請向公司申請用車，待公司批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用使用。車輛維修申請：員工可以通過填寫維修車輛的信息向公司進(jìn)行維修申請，待公司批準(zhǔn)后方可取款維修。個人辦公用品登記：員工可以選擇領(lǐng)用或借用兩種形式進(jìn)行辦公用品的申請，待批準(zhǔn)后領(lǐng)取。員工借閱申請：員工可以瀏覽可借閱的資料信息，然后申請借閱，待批準(zhǔn)后登記領(lǐng)取。用款申請：員工可以申請向公司借款，批準(zhǔn)后登記方可領(lǐng)取。加班申請：員工可以申請加班。管理者可以對需要自己進(jìn)行審批回復(fù)的各類申請、請示、報告進(jìn)行相應(yīng)的審批、回復(fù)、填寫意見等操作。用款報銷用款管理：對單位內(nèi)部的各種用款進(jìn)行在線提交、審批、借出登記、歸還登記的管理，降低日常用款管理工作的工作強(qiáng)度，提高工作效率。報銷管理：對單位內(nèi)部的各種用款進(jìn)行在線提交、審批、報銷登記的管理，降低日常報銷管理工作的工作強(qiáng)度，提高工作效率。統(tǒng)計查詢：分個人、全部用款查詢。方便管理者進(jìn)行各種分析決策。辦公用品采購管理：辦公用品管理人員對辦公用品進(jìn)行采購，登記入庫，并通過為各種辦公用品設(shè)定庫存報警值，對辦公用品管理人員進(jìn)行相應(yīng)的提醒查詢，有利于保證辦公用品的正常庫存。領(lǐng)用管理：對于需要對辦公用品進(jìn)行領(lǐng)用的用戶，通過在線查詢、提交申請、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批、出庫登記完成對辦公用品領(lǐng)用的全流程管理。系統(tǒng)可準(zhǔn)確的記錄相關(guān)費(fèi)用，自動完成庫存增減。統(tǒng)計查詢：各級管理者可通過部門、時間段、類別等不同口徑進(jìn)行相應(yīng)的統(tǒng)計查詢，對辦公用品庫存情況、領(lǐng)用情況、采購情況進(jìn)行管理。有效減少庫存浪費(fèi)，合理監(jiān)控相關(guān)費(fèi)用。車輛管理車輛檔案：為單位內(nèi)部車輛建立相應(yīng)的車輛檔案，詳細(xì)記錄購買情況、車輛情況。用車管理：為出車情況建立申請、審批、登記的流程化管理制度，對車輛使用進(jìn)行合理安排，有效提高車輛的利用率。維修管理：對車輛維修的情況進(jìn)行登記管理，便于對車輛維護(hù)情況的了解。同時對于維修費(fèi)用情況可以做到清晰、準(zhǔn)確。個人工具電子郵件：通過內(nèi)部郵件功能、實(shí)現(xiàn)內(nèi)部員工通過郵件進(jìn)行日常工作交流。通訊錄：員工通過個人名片夾可以方便、快捷的實(shí)現(xiàn)對常用聯(lián)系人的分類管理、綜合查詢等功能。消息管理：實(shí)時短消息功能可以實(shí)現(xiàn)員工之間在線實(shí)時交流，極大的方便了日常辦公。目前支持的聲音提示、圖標(biāo)提示功能進(jìn)一步增強(qiáng)了使用友好性。同時支持的提醒鬧鐘設(shè)置功能，可以進(jìn)行日常按時提示。日程安排：實(shí)現(xiàn)對個人日程的安排、提示備忘等功能。便于用戶對日常工作計劃進(jìn)行安排、管理。個人桌面：是員工個人工作處理的平臺，方便易用的功能。對個人工作的合理整和，極大方便了用戶的日常工作。系統(tǒng)特點(diǎn)：方便易用完全采用流程化客戶界面設(shè)計，操作簡便直觀。完全基于瀏覽器界面、客戶端只需安裝大眾的IE瀏覽器，且操作簡單、方便，只要懂上網(wǎng)便能得心應(yīng)手使用該軟件，不需要做額外的使用培訓(xùn)。維護(hù)輕松完全基于B/S結(jié)構(gòu)的設(shè)計，擺脫了傳統(tǒng)C/S結(jié)構(gòu)實(shí)施、維護(hù)工作復(fù)雜。單位日常辦公管理工作有一個共同的特點(diǎn)，就是各部門的業(yè)務(wù)不是孤立的，而是在互動的過程中相互促進(jìn)，共同提升。與單一的業(yè)務(wù)管理軟件不同，系統(tǒng)根據(jù)現(xiàn)代辦公理念而設(shè)計，將各種相關(guān)辦公業(yè)務(wù)進(jìn)行合理整合，提供了統(tǒng)一的操作平臺，實(shí)現(xiàn)了辦公管理業(yè)務(wù)信息的全面共享；將各職能部門緊密結(jié)合，形成一個有機(jī)的整體，從而提升了單位整體的管理、服務(wù)效率。自定義實(shí)現(xiàn)個性化本系統(tǒng)擁有廣泛的適用能力，能夠適應(yīng)不同行業(yè)、不同類型、不同管理流程、不同組織機(jī)構(gòu)的單位的需求。本系統(tǒng)的適用性源于其出色的自定義能力。用戶可以根據(jù)自身的管理需求和特點(diǎn)自定義部門結(jié)構(gòu)、角色權(quán)限、字典參數(shù)等等。本系統(tǒng)的這種靈活的機(jī)制不僅滿足不同單位的個性化需求，同時為單位日后的管理提升提供了基礎(chǔ)?！斑\(yùn)動是永恒的”，世界總是處在不斷的變化之中。各用戶單位為了謀求發(fā)展也要不斷的“求變”。當(dāng)用戶單位增加新的管理項(xiàng)目、進(jìn)行管理革新時，本系統(tǒng)可以方便的滿足管理變更的需求。先進(jìn)的目標(biāo)任務(wù)管理思想通過本系統(tǒng)的公司公告及信息管理功能，可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部工作目標(biāo)的及時下達(dá)、反饋、調(diào)整。使管理者對目前工作的進(jìn)展情況一目了然。降低了工作實(shí)施管理中的潛在風(fēng)險，提高了對工作進(jìn)度與效果的監(jiān)管力度。同時提供企業(yè)員工工作業(yè)績考核的數(shù)據(jù)依據(jù)支持協(xié)同工作和移動辦公采用WEB開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，可以隨時實(shí)現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上的應(yīng)用，提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠(yuǎn)程撥號或登錄到出差地的網(wǎng)絡(luò)，通過電話線或廣域網(wǎng)絡(luò)，隨時訪問到企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)；將辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用地點(diǎn)由固定的物理位置延伸到其他所有被網(wǎng)絡(luò)覆蓋的地方，可提高工作效率和減少費(fèi)用，并且符合現(xiàn)代辦公方式的發(fā)展特點(diǎn)。靈活的系統(tǒng)體系構(gòu)架各類型單位雖然管理模式多種多樣，但究其管理內(nèi)容，大同小異。在產(chǎn)品化開發(fā)中，本系統(tǒng)注意從提高產(chǎn)品適用范圍的角度，充分調(diào)研各類企業(yè)單位管理模式、內(nèi)容，精心選擇、設(shè)計核心、主要平臺功能，為用戶預(yù)留可反映其自身管理特色的設(shè)置功能，實(shí)現(xiàn)了用戶自行定義內(nèi)部管理體系結(jié)構(gòu)，設(shè)置各種管理工作流程，系統(tǒng)參數(shù)全動態(tài)設(shè)置等功能。同時，可以使用戶根據(jù)自己企業(yè)的實(shí)際情況靈活選取所需要的模塊，并可與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過定制接口無縫銜接，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息系統(tǒng)間的互通、互聯(lián)。功能模塊我的辦公桌個人事務(wù)模塊是為提高員工的日常工作效率提供的個性化服務(wù)功能。在這里，員工可以進(jìn)行自己的工作日程安排；管理個人通訊錄；收發(fā)電子郵件；進(jìn)行自己的日常財務(wù)管理；修改個人的登錄口令等。功能包括：我的郵件、個人辦公申請、個人通訊錄、個人日程安排、簽退、修改口令、收發(fā)短信息。信息中心信息中心是通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行員工之間、部門之間信息交流與共享的公共平臺（如新聞、公告、發(fā)布文檔…）、功能包括：短信息發(fā)布、發(fā)布公告、查詢公告、電子郵件。人事機(jī)構(gòu)人事機(jī)構(gòu)是對組織中的人員信息進(jìn)行管理，包括人員的基本信息、履歷信息管理、人員的調(diào)動分配、人員信息查詢統(tǒng)計等。功能包括：人事信息管理、人員調(diào)動和分配、人事信息統(tǒng)計查詢、部門人事信息查詢、全體人事信息查詢、人事字典維護(hù)。會議管理會議管理是對單位內(nèi)的相關(guān)會議及其內(nèi)容進(jìn)行登記和管理，同時可以查詢顯示會議室的相關(guān)信息，可以向參加會議的有關(guān)人員發(fā)送會議通知。功能包括：會議室管理、會議室查詢、會議登記、會議信息查詢、會議設(shè)施管理。辦公審批審批登記是對具有相關(guān)管理權(quán)限的人員對員工提出的各種申請進(jìn)行審批、登記處理，用戶可以根據(jù)本單位的實(shí)際情況，自定義員工申請類別，并對其設(shè)置相應(yīng)的審批流程，使工作流程的設(shè)置能更加適應(yīng)單位的實(shí)際情況及今后發(fā)展的需要。審批登記功能包括：事務(wù)審批、事務(wù)登記、事務(wù)打印、申請類別設(shè)置。用款管理用款管理是利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，及時完成員工的用款申請、審批、登記的過程，提高員工用款過程的工作效率。用款的申請和審批分別在個人事務(wù)和審批登記模塊中完成。用款管理功能包括：用款登記、用款歸還登記、個人用款查詢、全部用款查詢、用款統(tǒng)計、用款字典維護(hù)。報銷管理報銷管理主要是實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報銷運(yùn)作的全過程，報銷的申請和審批分別在個人事務(wù)和審批登記模塊中完成。報銷管理功能包括：報銷領(lǐng)款登記、個人報銷單據(jù)查詢、全部報銷單據(jù)查詢、報銷統(tǒng)計、報銷類別維護(hù)。辦公用品辦公用品管理為管理人員提供了辦公用品和低值易耗品的庫存、采購、庫存報警功能以及庫存、采購、領(lǐng)用的查詢統(tǒng)計功能，辦公用品的采購和領(lǐng)用申請?jiān)趥€人事務(wù)中進(jìn)行、審批登記在審批登記模塊中完成。辦公用品功能包括：用品管理、用品采購、用品統(tǒng)計、庫存報警、用品類別維護(hù)。車輛管理車輛管理是對機(jī)構(gòu)內(nèi)部的車輛進(jìn)行統(tǒng)一管理，包括車輛的基本信息、使用信息、維修信息、油耗信息等，用車申請和維修申請?jiān)趥€人事務(wù)中進(jìn)行，在審批登記模塊中完成相應(yīng)的審批登記處理。車輛管理功能包括：車輛信息維護(hù)、維修情況查詢及用車情況查詢。資料管理資料管理主要是對單位內(nèi)資料的借閱、使用、庫存等的管理。其中包括：員工借閱申請及申請回復(fù)、借閱登記、歸還登記、資料統(tǒng)計、缺庫登記和查詢、資料信息維護(hù)、資料字典維護(hù)等。功能包括：資料信息維護(hù)、借閱申請、借閱回復(fù)、借閱登記、歸還登記、缺庫登記、資料統(tǒng)計、資料字典維護(hù)。文檔管理文檔管理是對組織機(jī)構(gòu)中的各類電子文檔進(jìn)行相應(yīng)的管理，使員工能夠及時方便地查詢到自己所需要的相關(guān)信息。