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文檔簡介
行政助理
吳振源-風城張家怡-風城蘇綺芬-風城黃智偉-香山蔡建亨-青草湖黃立宏-青草湖1第一頁,共十六頁。行政助理的定義協(xié)助各個階層主管,分擔工作所承載之壓力
主任副主任主秘正兼職人員2第二頁,共十六頁。行政助理功能
櫃臺服務(wù)開關(guān)教室美工繪圖會計出納課程活動電腦資料處理網(wǎng)頁管理場地設(shè)備攝影文字記錄
3第三頁,共十六頁。櫃臺服務(wù)電話聯(lián)絡(luò):要有標準文件,格式一樣,讓人清楚瞭解。聯(lián)絡(luò)名單常重複,顯示名單有誤,請否請下次key的人多校對。聯(lián)絡(luò)學(xué)員參加活動,可否在十點就停止聯(lián)絡(luò)。開學(xué)期間重複聯(lián)絡(luò)課程、活動通知。例如:甲上了兩個課程,在同一時間確有兩位工作人員打電話聯(lián)絡(luò)他。建議:開學(xué)聯(lián)絡(luò)名單,可以一次完成,他兩次上課的時間。櫃臺服務(wù):櫃檯的工作人員常更換,造成學(xué)員報名註冊無固定工作人員可詢問。課程報名人數(shù)變動甚快,常有多收學(xué)員數(shù)等情形發(fā)生。4第四頁,共十六頁。開關(guān)教室已有標準的開關(guān)教室流程與文件,請助理要切確的填寫。冷氣、電腦設(shè)備務(wù)必確實巡視關(guān)閉。5第五頁,共十六頁。美工繪圖常有繪製活動海報的機會,但在傳統(tǒng)海報上常有麥克筆沒水、沒紙的情況。電腦繪圖方面未有學(xué)習的機會。建議:希望提供行政助理學(xué)習美工及繪圖軟體使用的機會
6第六頁,共十六頁。會計出納每次退費時需先向主管請錢,主管未到則無法退錢。因為之前帳務(wù)關(guān)係未處理完善,以致目前極力在修補這一塊,雖已逐步製訂制度,但仍不完全。7第七頁,共十六頁。課程活動臨時通知工作事項建議:應(yīng)及早開工作會議,避免前一天趕工。
8第八頁,共十六頁。電腦資料處理在登錄學(xué)生資料時,三校學(xué)生參雜其中。或是學(xué)員資料不完全網(wǎng)頁編輯助理、電子報發(fā)行助理:網(wǎng)頁太簡略,無法吸引民眾透過網(wǎng)頁了解社大課程講義準備匆促。資料整理與建檔功能社大未落實完全建議:事先準備課程講義。每一活動結(jié)束後就應(yīng)建檔一次,或有一空間可以分門別類擺設(shè),避免直接堆在一起影響核銷流程。9第九頁,共十六頁。網(wǎng)頁管理電腦不常關(guān)機或是軟硬體不常清理,造成電腦執(zhí)行動作遲緩。wiki、qcu-114等系統(tǒng)常斷線。建議:懂電腦的可以教導(dǎo)電腦的基本維護,或落實教導(dǎo)FrontPage、Access等軟體使用。對網(wǎng)頁可多做一些修飾,趨向精緻。10第十頁,共十六頁。場地設(shè)備器材並無詳細的規(guī)劃擺放位置,例:劇場組的道具未有專屬空間,表演結(jié)束也道具四散在辦公室。建議:除了規(guī)劃器材的正確擺設(shè)位置外,應(yīng)設(shè)計標準的借入清單,確認何時、何人、何地使用。11第十一頁,共十六頁。攝影文字記錄多撥一點時間來培訓(xùn)拍攝人才。購買腳架提供拍攝人員使用。開會文字記錄,需要有一個格式。錄音筆12第十二頁,共十六頁。行政助理作業(yè)流程助理報到→青風香社區(qū)大學(xué)→副主任、主秘→各部門→標準文件→執(zhí)行方法→助理執(zhí)行→(結(jié)束)段落報告。
建議:希望主管能針對標準文件、執(zhí)行方法詳加解說,籠統(tǒng)帶過容易造成彼此結(jié)果上認知的差異。有些事情可以充分授權(quán),避免過多回報,影響效率
13第十三頁,共十六頁。助理請求與福利希望各部門交辦事情時態(tài)度和善,避免影響整體工作士氣。希望能有行政助理工作的位置及電腦,雖然不一定會常在位置上,但在處理資料時,可避免需使用電腦。
或製作資料時需等待其他工作人員使用補貼車油費。工讀生是否也有績效考核?14第十四頁,共十六頁。
報告結(jié)束感謝各位的聆聽15第十五頁,共十六頁。內(nèi)容總結(jié)行政助理。黃智偉-香山。蔡建亨-青草湖。黃立宏-青草湖。聯(lián)絡(luò)名單常重複,顯示名單有誤,請否請下次key的人多校對。聯(lián)絡(luò)學(xué)員參加活動,可否在十點就停止聯(lián)絡(luò)。建議:開學(xué)聯(lián)絡(luò)名單,可以一次完成,他兩次上課的時間。櫃檯的工作人員常更換,造成學(xué)員報名註冊無固定工作人員可詢問。常有繪製活動海報的機會,但在傳統(tǒng)海報上常有麥克筆沒水、沒紙的情況。每次退費時需先向主管請錢,主管未到則無法退錢。修補這一塊,雖已逐步製訂制度,但仍不完
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