檔案基礎管理作業(yè)指導書

檔案基礎管理作業(yè)指導書

檔案基礎管理作業(yè)指導書

目的1

為了進一步提高南方電網(wǎng)公司系統(tǒng)各單位檔案管理水平，根據(jù)國家檔案工作的規(guī)定和有關要求，結合南方電網(wǎng)公司檔案管理的實踐，明確檔案基礎管理工作的有關要求及做法．指導公司系統(tǒng)各單位的檔案工作。

適用范圍2

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引用標準3

中華人民共和國檔案法(1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過，根據(jù)1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議《關于修改<中華人民共和國檔案法>的決定》修正)

中華人民共和國檔案實施辦法(1990年10月24日國務院批準，1990年11月19日國家檔案局第1號令發(fā)布；1999年5月5日國務院批準修訂，1999年6月7日國家檔案局第5號令重新發(fā)布)

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引用標準3

中華人民共和國保守國家秘密法

企業(yè)檔案工作規(guī)范(DA／T42—2009)

企業(yè)檔案管理規(guī)定(檔發(fā)[2002]5號)

國有企業(yè)文件材料歸檔辦法(檔發(fā)[2004]4號)

會計檔案管理辦法(財會字[1998]32號)

科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定(國檔發(fā)[1987]6號)

科學技術檔案案卷構成的一般要求(GB/T11822—2008)

歸檔文件整理規(guī)則(DA/T22—2000)

國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范(DA／T28—2002)

電子文件歸檔與管理規(guī)范(GB／T18894—2002)

南方電網(wǎng)公司檔案分類方案

南方電網(wǎng)公司檔案管理信息分類和編碼(Q／CSG11801.12—2008)

中國南方電網(wǎng)公司檔案評估辦法(南方電網(wǎng)辦[2008]31號)

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基本術語4

4.1企業(yè)檔案：是指企業(yè)在各項管理工作、生產(chǎn)、科研及經(jīng)營等活動中直接形成的,具有保存價值的各種文字材料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。4.2文書類檔案：指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中直接形成的有保存價值的各種形式的歷史記錄,包括文書檔案、合同檔案、審計檔案、傳媒類檔案的紙質(zhì)載體。4.3科技類檔案：企業(yè)在生產(chǎn)、科研、基建等活動中形成的具有保存價值的各種形式及載體的歷史記錄，包括生產(chǎn)運行檔案、電網(wǎng)建設項目檔案、電源建設項目檔案、科研檔案、信息化項目檔案、招投標檔案等。

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基本術語4

4.4會計檔案：指會計憑證、會計賬簿和會計報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。4.5特殊載體類檔案：以特殊載體或電子形式存在的企業(yè)檔案，包括傳媒、電子、照片、影片、錄音、錄像、光盤、磁盤等檔案．4.6實物檔案：企業(yè)在工作活動中形成的具有保存價值的榮譽、紀念品、印信類等實物形式存在的檔案。

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基本術語4

4.7用電客戶檔案：是指供電企業(yè)與用電客戶之間在供用電業(yè)務活動中直接形成的，具有保存價值的原始文字、圖紙、圖表等記錄，包括業(yè)務擴充、變更用電、電能計量管理、用電檢查、客戶信息服務等相關資料。按照南方電網(wǎng)公司用電客戶檔案管理的有關制度執(zhí)行。4.8檔案管理：檔案的產(chǎn)生、收集、整理、保管、鑒定、利用等活動。4.9歸檔：將辦理完畢且具有保存價值的文件材料，經(jīng)系統(tǒng)整理并移交檔案人員保存的過程。

檔案基礎管理作業(yè)指導書檔案管理機構設置和職能5

5.1檔案管理體系5.1.1各單位應建立由單位領導、各部門(科室)負責人及專兼職檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡體系。

5.2辦公室負責對各種門類和載體檔案進行集中統(tǒng)一管理，負責貫徹執(zhí)行有關檔案法律法規(guī)和上級有關政策、標準、規(guī)定，定期對項目管理人員及檔案管理網(wǎng)絡人員進行檔案業(yè)務培訓。5.2.2負責督促和協(xié)助各部門(科室)做好文件材料的收集、整理和歸檔工作．對檔案的標準規(guī)范性負責。

檔案基礎管理作業(yè)指導書檔案管理機構設置和職能5

5.2辦公室負責對接收的檔案進行加工整理、編目、保管、統(tǒng)計、鑒定、編研和提供利用，確保檔案的完整與安全。

5.3計劃發(fā)展部門負責對本部門日常工作中形成的具有保存價值的文件材料進行收集、保管、整理和歸檔。對項目檔案前期文件的齊全完整準確性負責；收集歸檔項目前期文件，并向工程建設部移交。

檔案基礎管理作業(yè)指導書檔案管理機構設置和職能5

5.4工程建設部門負責對本部門日常工作中形成的具有保存價值的文件材料進行收集、保管、整理和歸檔。對項目檔案建設過程文件的齊全完整準確性負責；協(xié)調(diào)和督促各參建單位嚴格執(zhí)行本作業(yè)指導書；負責招投標合同中關于項目檔案管理條款的落實(明確設備開箱資料及竣工圖的編制責任單位)．收集積累項目前期、建設管理過程文件；負責組織對項目檔案的專項驗收，并向辦公室移交全套經(jīng)驗收合格的項目檔案。

檔案基礎管理作業(yè)指導書檔案管理機構設置和職能5

5.5生產(chǎn)技術部門負責對本部門日常工作中形成的具有保存價值的文件材料進行收集、保管、整理和歸檔。對技改大修項目檔案的齊全完整準確性負責。負責收集積累技改大修項目檔案，協(xié)調(diào)和督促各參建單位嚴格執(zhí)行本作業(yè)指導書，組織對技改大修項目檔案的驗收，并向辦公室移交全套經(jīng)驗收合格的技改大修項目檔案。

檔案基礎管理作業(yè)指導書檔案管理機構設置和職能5

5.6農(nóng)電工作部門負責對本部門日常工作中形成的具有保存價值的文件材料進行收集、保管、整理和歸檔。對農(nóng)電項目檔案的齊全完整準確性負責。負責收集積累農(nóng)電項目檔案，協(xié)調(diào)和督促各參建單位嚴格執(zhí)行本作業(yè)指導書，組織對農(nóng)電項目檔案的驗收，并向辦公室移交全套經(jīng)驗收合格的農(nóng)電項目檔案。

5.7其他部門(科室)負責對本部門日常工作中形成的具有保存價值的文件材料進行收集、保管、整理和歸檔。

檔案基礎管理作業(yè)指導書檔案管理機構設置和職能5

5.8專職檔案人員的職責認真貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案工作的各項方針、政策、標準。負責做好各類檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、開發(fā)、利用等工作。負責監(jiān)督、指導和協(xié)助兼職檔案員做好文件材料的收集、整理、移交、歸檔工作。認真學習信息化知識，提高檔案管理信息化水平。嚴格執(zhí)行保密制度，保守黨和國家、企業(yè)秘密。

檔案基礎管理作業(yè)指導書檔案管理機構設置和職能5

5.9兼職檔案員的職責負責本部門日常工作中形成的文件材料的收集、積累、整理并按時移交檔案部門。負責本部門所管工程項目全套文件材料的收集、匯總、移交、歸檔。

檔案基礎管理作業(yè)指導書檔案設施設備配備6

6.1檔案室應具備庫房、閱覽室、辦公室，庫房和閱覽室、辦公室實行三分開(沒條件的可實行庫房、閱覽室、辦公室兩分開)。6.2庫房裝具符合國家規(guī)定，配備必要的檔案保護設施設備，如溫濕度計、除濕機、防磁柜、吸塵器、滅火器等。6.3檔案室應配備必要的檔案現(xiàn)代化管理設備．如計算機、打印機、復印機、掃描儀等。6.4庫房面積應滿足企業(yè)發(fā)展需要，并留有十年以上的余地。

檔案基礎管理作業(yè)指導書檔案管理要求7

7.1“三納入”、“四參加”、“三同步”、“四同時”制度是保證檔案完整、準確、系統(tǒng)的有效控制措施。7.2“三納入”指的是將檔案工作納入到企業(yè)計劃，納入到領導議事日程，納入到企業(yè)職工的經(jīng)濟責任制、崗位責任制中。企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列人生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營等各項活動的工作計劃，列入企業(yè)領導議事日程并列人生產(chǎn)、技術和經(jīng)營等各項管理程序，列入企業(yè)有關部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。

檔案基礎管理作業(yè)指導書檔案管理要求7

7.3“四參加”指的是，檔案部門或檔案人員參加產(chǎn)品定型會、科研課題鑒定會、設備開箱驗收會、基建工程竣工驗收會。參加會議要履行文件檢查職責，檢查其文件材料的歸檔率、完整率、準確率，文件材料不完整、不準確、不系統(tǒng)，不予鑒定驗收。一般單位的檔案部門或檔案人員，可作為會議資料組的一員參與會議的組織工作，負責指導文件材料的收集、整理和歸檔工作，以保證歸檔材料的完整性、準確性與系統(tǒng)性。

檔案基礎管理作業(yè)指導書檔案管理要求7

7.4“三同步”是指項目檔案管理與項目建設同步開始、同步進行、同步驗收。即項目申請立項時，就應開始進行文件材料的積累、整理、審查工作；項目建設過程中，進行文件材料跟蹤管理；項目竣工驗收時，完成文件材料的歸檔和驗收工作。7.5“四同時”是企業(yè)下達項目計劃任務應同時提出項目文件的歸檔要求；檢查項目計劃進度應同時檢查項目文件積累情況；驗收、鑒定項目成果應同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況；項目總結應同時做好項目文件歸檔交接。

檔案基礎管理作業(yè)指導書文書類檔案管理8

文書類文件歸檔的原則和要求

歸檔的原則

整理歸檔的文件材料應遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，符合有關標準、規(guī)范要求，便于保管和利用。

歸檔要求a歸檔的文件材料應為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。b具有永久、30年保存價值的電子文件，必須有相對應的紙質(zhì)文件歸檔。8.1

檔案基礎管理作業(yè)指導書文書類檔案管理8

c非紙質(zhì)文件材料應與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。d歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門規(guī)定的可根據(jù)實際適當增加份數(shù)。e歸檔文件應以本單位產(chǎn)生的具有憑證查考價值的文件為主。除針對本單位的批復、指示和在工作中需要貫徹執(zhí)行的重要依據(jù)性文件外，外來普發(fā)性文件一般無需歸檔。歸檔的電子文件，可直接歸入電子檔案庫。無電子文件的非保密歸檔文件，如報表、名冊、工作計劃、總結等，應制成電子文件后歸檔。歸檔要求

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a本年度形成的文件材料，分別由各部門兼職檔案員收集、整理，于次年4月末前歸檔。b臨時組織機構形成的文件材料，由該機構在工作結束后，1個月內(nèi)整理歸檔。c會議形成的文件材料（包括照片、錄音、錄像等），應在會議結束時，由專人負責整理，在會后十五天內(nèi)歸檔。d參加上級機關和外單位召開的會議帶回的文件，會后交文書處理后，于次年4月前歸檔。e外出考察或調(diào)查組、工作組形成的文件材料，工作結束后由專人整理30天內(nèi)歸檔。f各種統(tǒng)計年報、臺帳、合同和重要的原始憑證等文件材料，應歸檔并作長期以上保管的，各部門應在次年4月底前歸檔。8.1.3歸檔時間

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歸檔文件以“件”為基本整理單位。一般以每份文件為一件；文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；收文的文件處理單與收文為一件；原件與復制件為一件；多種文字形成的同一文件各為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文各為一件；來文與復文各為一件（包括請示與批復、報告與批示、函與復函等）；重要文件須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿（包括定稿）各為一件。簡報一期一件或幾期一件。會議文件原則上每份文件為一件，一般會議可視情況作為一件。會議記錄原則上一次會議為一件，也可一本（冊）為一件。8.1.4歸檔文件的整理單位

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可采用集中與分散或兩者結合方式歸檔。集中式歸檔方式為：所有收發(fā)文件由機要文書和檔案人員進行整理歸檔。分散式歸檔方式為：部門兼職檔案員負責文件的收集、整理與歸檔。各單位可根據(jù)實際選擇恰當?shù)臍w檔方式。8.1.5歸檔方法

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歸檔范圍與保管期限

8.2.1歸檔范圍和保管期限參見《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（2006年12月18日國家檔案局第8號令）和《中國南方電網(wǎng)公司檔案分類方案》。8.2.2保管期限要劃分準確。文書檔案的保管期限定為永久和定期兩種。定期一般分為30年、10年。8.2

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歸檔文件的整理

8.3.1歸檔文件的裝訂a歸檔文件應以件為單位進行裝訂。裝訂材料可選用不銹鋼釘書針、棉線進行裝訂。對需要永久和長期保存的歸檔文件，應用不銹鋼釘進行裝訂；保管期限為短期的文件及已裝訂成冊的刊物、書籍等可保持原裝訂；較厚的文件材料應采用棉線“三孔一線”的方法裝訂。

8.3

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8.3.1歸檔文件的裝訂

b裝訂時，正文在前，底稿（包括發(fā)文簽發(fā)單）在后(底稿如為計算機打印的，與正本內(nèi)容一致，并且無任何修改筆跡的，只需將文頭紙或領導簽字的一頁附在正本之后視為定稿歸檔)；正文在前，附件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；收文傳閱單在前，文件在后。c采用左側裝訂的，應將左、下側對齊；采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊。

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8.3.2歸檔文件的分類

a歸檔文件的分類，按照《南方電網(wǎng)公司檔案分類方案》進行，結合本單位的實際情況，采用“大類－年度－保管期限”或“年度━機構（問題）━保管期限”或“年度-保管期限”等方法。同一全宗內(nèi)應保持分類方案的一致。若按年度━問題━保管期限分類的，問題類一般可分至一級類目，即A0黨群工作，A1行政管理，A2經(jīng)營管理，A3生產(chǎn)技術，A4財務審計，A5人事勞資，A6其它。

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8.3.2歸檔文件的分類

b對于文件數(shù)量較少的單位（如各縣供電公司），可將選擇項“機構（問題）”省略，按“年度-保管期限”分類整理，然后直接按永久、30年、10年裝盒。

c在分年度時，按照文件形成的年度進行確定目錄號，對于計劃、規(guī)劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，按文件簽發(fā)日期的年度確定?？缒甓鹊臅h形成的文件材料歸在會議閉幕年?？缒甓忍幚淼姆窃V訟案件形成的文件材料歸在結案年。

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8.3.2歸檔文件的分類

d報紙、雜志等傳媒檔案按文書類檔案整理，以4位年度確定目錄號。合同檔案不涉及到具體項目的歸入文書類，涉及到具體項目的歸入科技類。e合同檔案單獨歸檔，屬于非工程合同或不涉及具體項目的按照4位年度確定目錄號，屬于工程合同按照項目代號確定目錄號。f審計檔案按照年度確定目錄號，然后按照審計項目分類。g招投標檔案按照年度確定目錄號，然后按照招投標項目進行分類。

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8.3.3歸檔文件的編號與蓋章

a歸檔文件應以件為單位按照其排列順序編寫件號（室編件號），并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。件號按文件排列順序從“1”開始標注。紙質(zhì)文件和電子文件的件號應完全一致。b檔號編制。檔號必備項目包括全宗號—年度—保管期限—件號；選擇項目為機構（問題）。其中全宗號按南方電網(wǎng)公司編碼規(guī)定統(tǒng)一填寫；年度須填滿4位數(shù)字；保管期限可直接用永久、30年、10年表示，也可以用永久、長期、短期表示；機構（問題）填寫機構名稱、問題名稱或代碼。

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8.3.3歸檔文件的編號與蓋章

c蓋章。歸檔章的項目設置和檔號基本相同。填寫歸檔章項目時應使用符合檔案保護要求的字跡材料，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料填寫。歸檔章的格式，參見附錄樣式。加蓋歸檔章應在首頁上端居中或盡量靠近上方的空白位置上。注意應盡量不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。歸檔章樣式見附錄B.1。

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8.3.4歸檔文件的編目

a編目就是以件為單位，依據(jù)歸檔文件的分類方案和件號排列的順序，編制（生成）歸檔文件目錄。歸檔文件目錄的項目有分類號（問題或機構）、保管期限、件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等。歸檔文件目錄的格式見附錄A.2。

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8.3.4歸檔文件的編目

b目錄各項的填寫要求:分類號：根據(jù)分類原則界定的歸檔文件的分類標識。保管期限：歸檔文件的保管時間，有永久、定期（30年、10年）兩種。件號：歸檔文件的排列順序號。責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即發(fā)文機關或署名者。文號：文件的發(fā)文字號。填寫時應照實抄錄，不能省略。題名：文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范、不明確的，應根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補充，外加“[]”號。會議記錄須重擬題名時，應寫明會議的時間和主要內(nèi)容。日期：文件的形成時間，即發(fā)文時間（領導的簽發(fā)時間），以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如20020609。頁數(shù)：每一件歸檔文件的總頁數(shù)。計算頁數(shù)時應以文件中有圖、文字的頁面為一頁。備注：注釋文件需說明的情況或與其他文件的關聯(lián)情況。

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8.3.4歸檔文件的編目

c歸檔文件目錄的打印裝訂。歸檔文件目錄根據(jù)各單位實際需要，按照機構(問題)或保管期限的方式由計算機軟件自動形成，然后打印出完整的、符合自己查詢要求的歸檔文件目錄并進行裝訂成冊。歸檔文件目錄封面應設置全宗名稱、年度、保管期限等必備項(見附錄B.4)。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。

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8.3.5歸檔文件的裝盒

a裝盒：歸檔文件應嚴格按照年度、機構（問題）分永久、30年、10年三種不同的保管期限按件號的先后順序裝盒，或直接按年度、保管限期、件號裝盒，與歸檔文件目錄的條目一一對應。b有關要求：不同形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒（并不意味著同一檔案盒內(nèi)的文件都是一個年度形成的，跨年度形成的文件在某一年度整理歸檔的，應一起放入歸檔的年度中）；不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒；不同機構(問題)的歸檔文件不應放入同一檔案盒。

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8.3.5歸檔文件的裝盒

c檔案盒格式：檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20mm、30mm、40mm(見附錄B.4)，也可以根據(jù)需要設置其他尺寸的厚度。檔案盒應采用無酸紙制作。檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置各檢索項，包括全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、起止件號、盒號等。檔案盒封面應標明全宗名稱：全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如2003。保管期限：一般以漢字全稱表示，如永久、30年、10年。機構(問題)：填寫分類方案中的機構(問題)類目名。起止件號：本檔案盒內(nèi)排列最前和排列最后的歸檔文件的件號。盒號：檔案盒上架后的排列順序號，一般按“年度━問題（機構）”或“年度━保管期限”編制大流水號。

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8.3.5歸檔文件的裝盒

d備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后，每一盒均要填寫。備考表項目包括：盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見附錄A.3）。盒內(nèi)文件情況說明的主要內(nèi)容：盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀及其它需說明的情況。整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名，以明確責任。檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。日期：歸檔文件整理完畢的日期。

檔案基礎管理作業(yè)指導書科技類檔案管理9

9.1總則9.1.1歸檔的科技檔案材料應完整、準確、系統(tǒng)。完整：指按歸檔范圍所確定的內(nèi)容，將應該歸檔的科技文件材料收集歸檔，各種文件原件齊全、成套。準確：指科技檔案與反映的內(nèi)容保持一致，做到圖物相符，技術數(shù)據(jù)準確可靠，簽字手續(xù)完備。系統(tǒng)：指按科技檔案的形成規(guī)律，保持各部分之間的有機聯(lián)系，分類科學，組卷合理。

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9.1總則9.1.2為確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)，在科技檔案的形成過程中必須執(zhí)行“三納入”、“四參加”、“三同步”制度。9.1.3工程（項目）建設部門與施工單位在簽訂施工合同時，應明確提交檔案的套數(shù)、時間、要求等。工程（項目）建設部門必須待資料交齊全，見到檔案室驗收簽字后，方能向各參建單位交付尾款。

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9.2科技類文件材料的收集9.2.1科技類文件材料的歸檔范圍見《南方電網(wǎng)公司檔案分類方案》、《國家重大建設項目文件歸檔范圍和保管期限表》、《科學技術研究文件材料歸檔范圍》。9.2.2科技類文件材料的質(zhì)量要求a科技類文件材料應原件歸檔，必須字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完備。b文件材質(zhì)優(yōu)良，經(jīng)久耐用，不得用易褪色的書寫材料（紅墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆）書寫和繪制。c復印、打印文件及照片字跡、線條和影象的清晰及牢固程度應符合有關標準要求。d錄音、錄像文件應保證載體的有效性。e電子文件應以光盤磁帶為儲存介質(zhì)。

檔案基礎管理作業(yè)指導書科技類檔案管理9

9.3科技類文件材料及竣工圖的編制9.3.1科技類文件編制要求a凡為易褪色材料（如復寫紙、熱敏紙等）形成的并需要永久和長期保存的文件，應附一份復印件。b項目施工及調(diào)試完成后，施工單位、監(jiān)理單位應按照“誰施工，誰負責組織編制竣工檔案”的原則，根據(jù)工程實際情況和行業(yè)規(guī)定、標準以及合同規(guī)定的要求編制項目竣工文件。c竣工文件由施工單位負責組織編制，監(jiān)理單位負責審核。主要內(nèi)容有：施工綜合管理文件、測量文件、原始記錄及質(zhì)量評定文件、材料（構、配件）質(zhì)量保證書及復試文件、測試（調(diào)試）及隨工檢查記錄、建筑、安裝工程總量表、工程說明、竣工圖、重要工程質(zhì)量事故報告等。

檔案基礎管理作業(yè)指導書科技類檔案管理9

9.3科技類文件材料及竣工圖的編制d對施工文件、施工圖及設備技術文件的準確性和更改情況進行核實，并按要求修改或補充標注到相應的文件上。

e與施工圖有關的設計變更、現(xiàn)場洽商和材料變更可與竣工圖編在一起，也可以單獨組卷，但應由項目主管部門或建設單位作出統(tǒng)一規(guī)定。

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9.3科技類文件材料及竣工圖的編制9.3.2竣工圖編制要求各項新建、擴建、改建、技改項目，在項目竣工時要編制竣工圖。項目竣工圖應由施工單位負責編制。如行業(yè)主管部門規(guī)定設計單位編制或施工單位委托設計單位編制竣工圖的，應明確規(guī)定施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽認責任。竣工圖必須真實、準確地反映項目竣工驗收時的實際情況，按圖紙規(guī)范編制方法和修改方法編制。

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9.3科技類文件材料及竣工圖的編制9.3.2.1施工單位編制竣工圖要求a凡施工圖沒有變動的，則由施工單位在原施工圖上加蓋竣工章，作為竣工圖。b一般性圖紙變更的，但能將原施工圖加以修改作為竣工圖的，可以不再重新繪制竣工圖，由施工單位按規(guī)范要求加以修改到位后，加蓋竣工章作為竣工圖。c凡由于施工原因造成的，結構形式、工藝、平面布置以及其他方面有重大改變的且圖面改動部分超過35%的；或者雖然改動不超過35%，但修改后圖面混亂，分辨不清的個別圖紙則需要重繪竣工圖。重新繪制竣工圖按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖標內(nèi)注明“竣工階段”，加蓋竣工章，作為竣工圖。

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9.3科技類文件材料及竣工圖的編制d同一建筑物、構筑物重復的標準圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說明中注明；不同建筑物、構筑物應分別編制。e竣工圖內(nèi)容應與施工圖設計、設計更改通知單、過程聯(lián)系單、會議紀要、材料變更等相符合，變更內(nèi)容必須不遺漏地反映到有關的竣工圖上。f竣工圖圖幅應按GB/T10609.3規(guī)格要求統(tǒng)一折疊。圖標要外露，頁號標在圖面右下角。g凡在施工圖上有變更的，應注明變更依據(jù)、變更內(nèi)容、更改人及更改日期。

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9.3科技類文件材料及竣工圖的編制9.3.2.2設計單位編制竣工圖的要求a設計單位編制竣工圖可以在設計合同中予以明確，也可單獨簽訂竣工圖的編制合同。內(nèi)容要包括竣工圖的編制要求、范圍、份數(shù)、交付時間等。b施工圖有修改的應重新繪制竣工圖，圖標仍按施工圖標，但“設計階段”改為“竣工階段”，由設計人（修改人）編制完成后，經(jīng)校核人和批準人審定后簽署。圖紙編號按原施工圖圖號，并標記修改的說明。未修改的施工圖，可在施工圖上加蓋竣工章做竣工圖。c編制竣工圖總說明及分冊編制說明。d設計單位竣工圖編制完成后，監(jiān)理、施工單位應對竣工圖的內(nèi)容是否與設計更改通知單、工程聯(lián)系單、會議紀要、材料變更等相符合進行審核和簽認。

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9.3科技類文件材料及竣工圖的編制9.3.2.3竣工圖的修改方法a文字、數(shù)字更改一般是杠改；線條更改一般是劃改，在其附近適當?shù)奈恢锰顚懽兏蟮膬?nèi)容，并注明修改依據(jù)。局部圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白地重新繪制，并注明修改依據(jù)。b圖上各種引出說明應與圖框平行，引出線不交叉，不遮蓋其他線條。c繪制、修改竣工圖須符合制圖規(guī)范，做到圖形清晰、字跡工整。

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9.3科技類文件材料及竣工圖的編制9.3.2.4竣工圖章的使用a竣工圖章內(nèi)容、規(guī)格尺寸見附錄B.3。b竣工圖章應使用不褪色的紅色印泥，蓋在標題欄附近空白處。c所有竣工圖應由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章?？⒐D章中的內(nèi)容填寫應齊全、清楚，不得代簽。9.3.2.5竣工圖套數(shù)項目竣工圖的套數(shù)可以按合同條件的規(guī)定提交。

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9.4科技類文件材料的整理9.4.1目錄號、分類、組卷a科技類文件材料的分類、組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，做到分類科學、組卷合理。凡是應歸檔的科技文件材料，都應由形成單位或部門進行整理、立卷，由課題負責人、工程負責人審核合格后，才能移交檔案室歸檔。b生產(chǎn)運行檔案按照4位年度進行確定目錄號，然后按照《南方電網(wǎng)公司檔案分類方案》進行分類。c建設項目檔案按照工程代碼確定目錄號，如果沒有工程代碼，項目代號按照原能源部《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則及分類表》執(zhí)行，然后按照《南方電網(wǎng)公司檔案分類方案》進行分類。

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9.4科技類文件材料的整理d電壓等級的標識“0”表示20千伏及以下電壓等級“1”表示110～154千伏電壓等級“2”表示220千伏電壓等級“3”表示35千伏電壓等級“4”表示330千伏電壓等級“5”表示500千伏電壓等級“6”表示66千伏電壓等級“8”表示800千伏及以上電壓等級

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9.4科技類文件材料的整理e科研檔案按照4位年度進行確定目錄號，然后按照《南方電網(wǎng)公司檔案分類方案》進行分類。f信息化項目檔案按照信息化項目代號確定目錄號，然后按照《南方電網(wǎng)公司檔案分類方案》進行分類。g招投標檔案按照4位年度進行確定目錄號，然后按照《南方電網(wǎng)公司檔案分類方案》進行分類。h合同檔案不涉及具體項目的歸入合同類（部分單位合同較少的也可以歸入文書類），涉及到具體項目的，歸入項目類。

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9.4科技類文件材料的整理9.4.2卷內(nèi)文件的排列a文字材料按時間、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，主件在前、附件在后的順序排列。b圖紙按圖號順序排列。c既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。有譯文的外文資料，譯文在前，原文在后。

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9.4科技類文件材料的整理9.4.3案卷編目a卷內(nèi)文件頁號的編制

（1）編頁原則：見字編頁，均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號，空白頁不編頁號。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。成套圖樣或印刷成冊文件，本身已有順序頁號的，不必重新編寫頁號；各卷之間不連續(xù)編頁號。頁碼用鉛筆標注。

（2）文字材料的編頁方法：單面書寫的科技文件材料在右下角編寫頁號；雙面書寫的科技文件材料正面在右下角，背面在左下角編寫頁號。整卷裝訂成一冊的案卷（裝訂卷）的編頁，從卷內(nèi)目錄后面第一份文件的首頁開始連續(xù)編頁。散卷裝訂的案卷的編頁，每份文件的首頁都從“1”開始標注。

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9.4科技類文件材料的整理

（3）竣工圖的編頁方法：竣工圖按卷內(nèi)目錄順序從圖紙目錄開始連續(xù)編頁，頁號編頁在圖框欄處右下角。在一卷內(nèi)有圖文混合材料時，即在一卷內(nèi)既有文字材料（如總說明書、設備材料清冊等）又有圖紙時，編頁應注意：若文字材料排列在卷首，且文字材料在原先編制時已有連貫編號，則第一個文件不編頁，第二個文字材料或者圖紙的編號接著第一個文件材料的最后一頁的號碼編寫。若文字材料排列在中間或最后，編頁都應保持連貫不重號的原則。

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9.4科技類文件材料的整理b卷內(nèi)目錄的編制卷內(nèi)目錄：是登錄案卷內(nèi)文件題名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。卷內(nèi)目錄排列于每一案卷科技文件材料的首頁。式樣見附錄A.5。序號——是卷內(nèi)科技文件材料件數(shù)的順序。用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注。文件材料題名——亦稱文件標題，填寫科技文件材料標題的全稱。一般要按文件標題照實抄錄，不得隨意更改和簡化。如沒有標題的文件要重新擬寫標題，重新擬寫的題名應用括號“[]”括起來；標題不能說明文件內(nèi)容的，要在標題后用括號“[]”標注文件提要。文件編號——填寫文件的文號或圖樣的圖號，設備代號，項目代號等。

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9.4科技類文件材料的整理

責任者——填寫文件的直接形成單位（即公章的單位）或個人，有多個責任者時，選擇主要責任者，其余用等代替；竣工圖的“責任者”應填寫竣工圖章上的施工單位，如設計院重新出圖，則填寫設計單位；設備廠家資料的“責任者”應填寫設備廠家資料形成單位。日期——填寫科技文件材料的形成日期。當一份科技文件材料其文件的形成日期是一個階段時，應填寫編制此文件的最早日期和最晚日期?？⒐D上的日期，應寫竣工章上的編制日期。文件日期必須填寫年、月、日，不得省略。沒有日期的文件材料經(jīng)考證后填寫。頁號——填寫每份科技文件材料首尾頁上標注的頁號。

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9.4科技類文件材料的整理c卷內(nèi)備考表的編制備考表：是卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。式樣見附錄A.8。（1）說明：標明案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。如竣工圖更改的改圖信息，對不用原件歸檔原因的說明等均應寫入備考表。（2）立卷人：由責任立卷人親筆簽名。（3）立卷日期：填寫完成立卷的日期。（4）檢查人：由案卷質(zhì)量審核者親筆簽名

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9.4科技類文件材料的整理

（5）檢查日期：填寫審核的日期。（6）互見號：填寫反映同一內(nèi)容而載體不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。但在檔號后應注明檔案載體形式，并用括號括起。例如：一個會議既產(chǎn)生了會議紀要，又錄制了錄音帶，此錄音帶的檔號為2002-3，則此會議紀要所在案卷備考表的互見號應寫為：“2002-3（錄音帶）”。注意：案卷若是整卷裝訂為一冊，備考表也應放在最后一頁一起裝訂。

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9.4科技類文件材料的整理d案卷目錄的編制案卷目錄是傳統(tǒng)檔案管理中最基本的檔案檢索工具，式樣見附錄A.6。主要項目包括：案卷號、檔號、案卷題名、份（冊）數(shù)、頁數(shù)、立卷單位、起止日期、保管期限、密級、庫位號、備注。（1）案卷號：是整個項目所有案卷的大流水號。

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9.4科技類文件材料的整理d案卷目錄的編制（2）案卷題名：案卷題名應簡明、準確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。一般包括項目的名稱、代碼、代號以及其部件、階段的代號和名稱等。文字材料部分應包括責任者、內(nèi)容、文種等三部分，如“云南省政府、昆明市規(guī)劃局、云南電網(wǎng)公司關于土地征用、建設規(guī)劃、可行性研究、青苗林木補償?shù)恼埵?、報告、批復等文件”?？⒐D的名稱應在設計圖名稱后加上“竣工圖”三個字，比如設計圖名為“鐵塔基礎施工圖”則應去掉“施工圖”字樣,寫為“鐵塔基礎竣工圖”，設計圖名為“ZM2直線塔結構圖”則應加上“竣工圖”三個字寫為“ZM2直線塔結構竣工圖”。

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9.4科技類文件材料的整理

（3）檔號：由全宗號、目錄號、分類號和案卷號組成。目錄號的確定見。（4）份（冊）數(shù)：填寫案卷內(nèi)科技文件材料的總件數(shù)，即卷內(nèi)目錄中“序號”的計數(shù)。（5）頁數(shù)：填寫案卷內(nèi)科技文件材料的總頁數(shù)。（6）立卷單位：填寫負責科技文件材料組卷的部門或項目負責部門。

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9.4科技類文件材料的整理

（7）起止日期：填寫卷內(nèi)科技文件材料的起止日期。即凡在一卷中，時間有跨度的應寫最早日期至最晚日期，時間無跨度的寫形成日期。如：竣工圖上的起止日期，應寫竣工章上的編制日期（施工技術管理文件組卷后的編制日期應為卷內(nèi)最早一個文件的日期至卷內(nèi)最晚一個文件的日期。（8）保管期限：分為永久、長期、短期三種。當一個案卷中文件的保管期限不同時，案卷保管期限的確定以文件中保管期限最長的一個為準。

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9.4科技類文件材料的整理

（9）密級：應依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)科技文件材料的最高密級。（10）庫位號：案卷在檔案庫中的存放位置。庫位號按“檔案的存放、排列和柜架標識辦法”編制。（11）備注：用來說明案卷的情況，如卷內(nèi)文件字跡模糊、缺損、為復印等，以及案卷的變化情況（如案卷的移出、銷毀和卷內(nèi)文件數(shù)量的增減等）。

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9.4科技類文件材料的整理e案卷封面的編制及裝盒要求（1）案卷封面印制在卷盒的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。封面式樣見附錄B.5。（2）卷皮、卷內(nèi)表格的規(guī)格及其制成材料要求：卷皮的外表面規(guī)格為：305mm×220mm，厚度分別為10mm，20mm，30mm，40mm，50mm，60mm六種，卷盒宜采用牛皮紙板雙裱壓制，或黃板紙制作，外裱牛皮紙，一般應使用無酸卷盒。

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9.4科技類文件材料的整理

（3）案卷封面上的填寫與案卷目錄中的項目填寫完全要求一致。（4）卷盒正面與側面的案卷題名應保持一致。（5）裝盒要求。歸檔文件材料在編制完畢后，應選擇厚度適中的卷盒裝盒。（6）填寫卷盒封面和卷盒脊背可以直接寫在上面，也可用貼標簽形式。書寫或打印的字跡要清晰端正。（7）檔案館號在不向檔案館移交時可以不填寫。

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9.4科技類文件材料的整理9.4.4案卷裝訂a案卷可采用裝訂（裝訂卷）和不裝訂（即散卷）兩種形式。b案卷內(nèi)不同尺寸的科技文件材料要折疊為同一幅面（A4幅面），圖樣折疊時標題欄露在右下角。c案卷裝訂時應去掉金屬物（如訂書針、大頭針等），用棉線按三孔一線的方法裝訂，孔距85mm，活結應打在文件材料的背面。

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9.4科技類文件材料的整理d案卷不裝訂時其科技文件材料要按卷內(nèi)目錄的編排次序排列有序，每份科技文件材料單獨裝訂，并在每件文件第一頁的右上角加蓋檔號章。檔號章樣式見附錄，檔號章內(nèi)容用碳素筆填寫，檔號填寫此文件所在案卷的檔號，序號用阿拉伯數(shù)字填寫此文件在本案卷中的順序號。e視竣工圖為裝訂卷時，連續(xù)編頁，不需蓋檔號章；視竣工圖為散卷時，不連續(xù)編頁，需蓋檔號章。

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9.4科技類文件材料的整理9.4.5卷皮、卷內(nèi)表格規(guī)格及制成材料a案卷卷皮采用卷盒形式，按國家標準統(tǒng)一外表尺寸為305mm×220mm，厚度尺寸分別為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm六種。用無酸牛皮紙板雙裱壓制。b案卷內(nèi)封面、卷內(nèi)表格、卷內(nèi)備考表尺寸為297mm×210mm（A4紙），用70g以上白色書寫紙制作。c表內(nèi)字體要清晰端正。

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文書類文件歸檔的原則和要求歸檔的原則