活動策劃執(zhí)行流程詳解步驟

活動策劃整體執(zhí)行4大流程步驟，干貨分享，直接上手今天已經(jīng)是元宵過后的一個星期了，因為疫情的原因，大部分的公司都讓員工在家上班，但是大部分網(wǎng)友表示以前在公司是996上班，現(xiàn)在在家硬生生變成了007,一方面是許多公司都因為疫情變得危機(jī)四伏，只能通過榨干勞動力續(xù)命，另一方面是在家的摸魚式拖延癥使工作效率嚴(yán)重低下，你們是哪種情況？」 中國新fel蛔V v/淅闊【疫情之下：#在家上避成湖小時辦公禮能要加蠅費(fèi)嗎？】希居家辦公成24小時待命#當(dāng)前，很務(wù)企業(yè)職工居家辦公，但不少人發(fā)現(xiàn)在袤二坎并非恩象中的躺者賺錢，而是幾乎了翅4小時待爵一#眄3至戌TD07總反而比正常上迷再果，專支表示：在寶辦公超時工作能套育加段這個不好說，一是超時工作是否單位要求的；二是不封確定加班時長-除非單位派的沽確突在8小時肉干不完一里佰要求笛旺干元雙方影眺此達(dá)詼共識可能談刑冊凱仰現(xiàn)在罟冰辦公碼？也沒有加地費(fèi)？（李金磊）檔接情之下：在家上班成24小時辦公，胞要加明賽嗎？收起全女今天均:妃來巨搜狗高迷瀏覽器I*費(fèi) 般68 評說9Q 凸2&0你以為的在家外置一打開電晦看劇，模魚，劃水?壓上躺合兒一繼續(xù)模魚■實際的在家辦公1二了今天17:51球自TUAWEIMate10Pro收腐 等發(fā) 評論 0而對于公司的策劃崗來說，無論你在海角天涯，該做的方案還是要做，該改的方案還是要改，在我看來，策劃崗是一個掉發(fā)程度不亞于程序猿的崗位，但是基層一線策劃卻是拿著比黃袍加身外賣小哥還少的工資，此處并沒有看不起的意思，就是想表達(dá)策劃是白領(lǐng)中不是那么好混的崗位。

那么在這個疫情期間內(nèi)，是一段沒有人打擾斷我們策劃大師們靈感的時機(jī)，是時候讓策劃小哥哥小姐姐們升級了，今天給大家分享關(guān)于活動策劃執(zhí)行流程的詳細(xì)干貨，希望大家在效率提高的同時，早日成為策劃大神，過上美酒咖啡的日子。活動策劃整體執(zhí)行流程活動策劃的執(zhí)行流程，總體包括接洽流程、策劃流程、管控流程、標(biāo)準(zhǔn)管控工具等。在這些過程中我們需要整合資源、構(gòu)建活動的整體模式、規(guī)范執(zhí)行安排等?，嵞拷忧⒉邉澐桨浮椖炕I備項目輯行執(zhí)行總結(jié)注釋：流程圖里的現(xiàn)場臺本是指專供各種活動舉行的舞臺腳本，在舉行的過程中，必須使用臺本而不是劇本，臺本規(guī)定并清晰安排說明如人員上下場的順序、時間，燈光變化，音效，道具安排等。在活動的具體安排下臺本一般分為燈光本，道具本，音效本等，供提示專司其職的燈控，音控，總劇務(wù)等人員專用。接洽流程項目的接洽，包括前中后期，從前期初步的接觸了解需求，到方案的提議修改，再到最后的定案匯報，都要做好準(zhǔn)備，流程分別如下：（1）初步接洽，明確意圖意向在初步接洽客戶的階段，相當(dāng)于我們平時說的去談客戶了，因此我們需要準(zhǔn)備好公司的宣傳冊、PPT、宣傳片等相關(guān)的資料，并且要展示公司的優(yōu)勢和資源，以及活動的經(jīng)驗和案例。在洽談的時候，我們要有意識的去了解客戶公司是干嘛的，其公司品牌調(diào)性是怎么樣的，這次的活動項目想要用什么方式達(dá)到什么目的。公司又有多少預(yù)算去做個事情，想要達(dá)到怎么樣的規(guī)模效果，是否已有初步的想法構(gòu)思等等，這些信息都是為后續(xù)的初步方案構(gòu)想做準(zhǔn)備。當(dāng)然還有很重要的還是搞清楚對方公司參與此項目的關(guān)鍵人物還有合作意向，畢竟要是遇到一些騙稿騙方案的公司的話那就真的是浪費(fèi)青春了。（2）細(xì)節(jié)洽談，反復(fù)溝通后續(xù)的洽談中，需要強(qiáng)調(diào)我們公司有什么資源可以配合進(jìn)來，有什么案例可以借鑒參考（畢竟更加直觀的讓客戶找到他們想要的東西），其實就是避免客戶不知道自己想要什么。在這個階段活動的初步框架就要做出來了，什么樣的主題，用什么形式展現(xiàn)都要開始明確，因為不定下來，后續(xù)一改起來，所有的東西都要改。如果在前期溝通的時候，我們公司在有條件的情況下，可以提供2-3稿的初步架構(gòu)供客戶選擇，看客戶的傾向性，明確活動目的的重點難點，并且為客戶縮短范圍，繼而討論出客戶對活動的具體要求和建議。（3）項目匯報，最終確認(rèn)在根據(jù)客戶意見修改調(diào)整后的方案（包括策劃部分、宣傳部分、執(zhí)行部分、詳細(xì)預(yù)算），我們就要去最終的提案了。我們要穿好戰(zhàn)袍，準(zhǔn)備好匯報用的電腦、投影儀、PPT、翻頁筆、方案打印輸出成冊。安排好現(xiàn)場提案時的人員分工，比如誰進(jìn)行匯報，誰進(jìn)行答疑，誰做決定等等。注釋：合同什么時候簽訂和打款，這就要取決于我們跟客戶怎么談的了，比較穩(wěn)當(dāng)?shù)那闆r是先簽合同確定合作再做完整提案，當(dāng)然也有很多大客戶的是需要供應(yīng)商比稿的，這樣提案時需要相對的完整一點，而后再確認(rèn)合同的條款和簽訂合同。策劃流程這里的策劃流程介紹，不按一般的找資料、頭腦風(fēng)暴、定主題、做效果圖、明確預(yù)算諸如此類的工作項來分，按我們實際工作階段來分，我覺得這樣在整體項目管理的角度去看會清晰一點。（1）首次策劃會議項目的首次策劃會議，主要是以對接客戶的AE（客戶主任）或AM（客戶經(jīng)理）牽頭，準(zhǔn)備好客戶簡報（關(guān)于項目需求和客戶的介紹），讓活動部的負(fù)責(zé)人帶領(lǐng)其部分的策劃和執(zhí)行統(tǒng)籌參加。會議上在了解了項目的需求和相關(guān)背景之后，先討論明確這個項目是否值得跟進(jìn)，畢竟有些客戶預(yù)算很少，卻恨不得要上天的，很難搞。覺得可以去做的，再往下討論活動的概念和表現(xiàn)形式。會后，活動策劃和執(zhí)行統(tǒng)籌就需要先做一個初步的策劃案出來了，并一層層地向公司內(nèi)部先報上去，可以了再讓負(fù)責(zé)客戶的同事跟客戶進(jìn)行溝通。

（2）初期協(xié)調(diào)會議在AE/AM和客戶溝通之后，根據(jù)客戶的意見確定了基本的方向，接下來就要組織公司內(nèi)部各職能同事進(jìn)行協(xié)調(diào)了，例如活動部負(fù)責(zé)人、策劃、執(zhí)行、制作、設(shè)計師、媒介、信息專員（這個崗位是做類似于報名人員登記、信息整理等行政類工作）。會上，需要落實策劃案的大致框架、表現(xiàn)形式和內(nèi)容設(shè)計，在預(yù)算范圍內(nèi)明確基本的成本，討論出宣傳的渠道和重點。會后，策劃就要協(xié)調(diào)執(zhí)行、制作、媒介等同事把方案的初稿做出來（要包括策劃方案、宣傳方案、預(yù)算方案），然后把內(nèi)容給到設(shè)計師進(jìn)行包裝（要給方案穿戰(zhàn)袍了）。

(3)細(xì)節(jié)協(xié)調(diào)會細(xì)節(jié)協(xié)調(diào)會是最重要的階段之一了，這個階段除了前期參與的人員要參加之外，還需要部門的總監(jiān)或公司的領(lǐng)導(dǎo)參加。會上要明確表達(dá)客戶的意見，讓方案更加的精準(zhǔn)和適用，并且需要把方案的內(nèi)容和執(zhí)行細(xì)節(jié)確定下來，如果是有相關(guān)關(guān)系的客戶那么公司的領(lǐng)導(dǎo)就會在這時提出一些貼切實際的意見。會上要把現(xiàn)場的效果圖、宣傳方案、物料方案、預(yù)算方案(成本和報價)都需要呈現(xiàn)出來，并且在會上敲定。會后，策劃需要協(xié)調(diào)各環(huán)節(jié)的同事對策劃執(zhí)行方案進(jìn)行定稿，如活動內(nèi)容、執(zhí)行流程、人員分工、宣傳計劃、整體預(yù)算等，并且落實執(zhí)行工作組的分工和安排。而后AE/AM擬定合作協(xié)議，并且協(xié)同公司的制作統(tǒng)籌聯(lián)系外包的供應(yīng)商，如印刷制作、場地、布場、會務(wù)、演藝、拍攝等。

（4）執(zhí)行工作協(xié)調(diào)會此會議的開啟證明已經(jīng)明確合作了，至少需要是在合同簽訂后進(jìn)行的，各個需要執(zhí)行配合的同事都需要參加，包括合作的供應(yīng)商。在會上，需要把定稿的方案進(jìn)行詳細(xì)的講解，并且把活動項目進(jìn)行一項一項的分解（WBS工作結(jié)構(gòu)），把工作安排時間表（甘特圖）展示出來，并把各部分工作單獨列出工作安排，讓每位同事明確知道其分工安排。會后，項目已正式立項了，負(fù)責(zé)此項目的項目經(jīng)理需要把控整體的執(zhí)行節(jié)奏，并安排同事落實各項資源、外包、人員等。管控流程管控工作在無論什么類型的項目中，都屬于最重要的流程部分，因為一個項目無論多平平無奇或者是多優(yōu)秀，如果沒法順利自行，一切都成空。（1） 時間管控活動進(jìn)行的時間如果不是因為不可抗力因素，一般都是不會更改的，時間的管理必須按照活動最終舉辦的時間進(jìn)行逆推，確保每一項工作都在合理范圍內(nèi)的時間節(jié)點里進(jìn)行安排，并且把控。（2） 供應(yīng)管理合作的供應(yīng)商要靠譜，畢竟外包部分有很多事情不是在自己的手里進(jìn)行，很容易一個不留神就出了岔子。在活動執(zhí)行過程中會涉及到衣食住行、接待、印刷制作、布置、舞臺、音響、道具、拍攝錄制等等的事項。項目負(fù)責(zé)人需要對供應(yīng)商作出有效的管控，避免出差錯。（3） 人力管控涉及到項目活動的人員，無論負(fù)責(zé)事項的大小，無論是內(nèi)部外部的人員，都要做好人員的管理，每個人都知道他們的職責(zé)、職能是什么，甚至包括嘉賓、志愿者

等。標(biāo)準(zhǔn)管控工具（WBS工作結(jié)構(gòu)、甘特圖表時間進(jìn)展安排）（1） 任務(wù)把整體活動各項工作分解成一個個的細(xì)化任務(wù)，以便明確清晰落實。（2） 時間安排對每個任務(wù)的安排都要明確什么時候開始，什么時候要完成。（3） 順序?qū)γ宽椚蝿?wù)進(jìn)行先后順序的排列。（4） 節(jié)點活動的整體進(jìn)展情況都需要監(jiān)控，搞清楚每個節(jié)點都要明確完成哪些重點工作。（5） 分工安排每一個任務(wù)都要有對應(yīng)的責(zé)任人，每一個節(jié)點情況出問題，對應(yīng)的負(fù)責(zé)人需要立馬去解決。

結(jié)語：活動策劃執(zhí)行的流程大致上就如此，