辦公用品管理規(guī)定辦公用品的分類、保管與發(fā)放規(guī)定

辦公用品管理規(guī)定第一章總則第一條為規(guī)范公司辦公用品的使用管理，制定本規(guī)定。第二條行政部負(fù)責(zé)公司辦公用品的管理與發(fā)放。（電腦及附屬設(shè)備的購置與管理，由信息部設(shè)專人負(fù)責(zé)）。第二章分類第三條辦公用品分為：辦公文具、印刷品及低值易耗品三種。1、辦公文具分為文具消耗品、管理消耗品、管理品三種。a.文具消耗品：鉛筆、筆芯、刀片、膠水、大頭針、圖釘、筆記本、復(fù)寫紙、修正液、復(fù)印紙、卷宗、標(biāo)簽、便簽、記錄紙、橡皮、夾子及各種表格等。b.管理消耗品：簽字筆、圓珠筆、熒光筆、電池等。c.管理品：剪刀、美工刀、釘書機(jī)、尺子、計算器、印泥、筆筒、文件夾、文件筐等。2、低值易耗品：辦公用文件柜、辦公桌椅、電腦桌椅、電話機(jī)、應(yīng)急燈、電風(fēng)扇、電暖氣、飲水機(jī)等。3、印刷品：各種原始記錄、辦公用表格、名片、信封等。第三章管理內(nèi)容第四條每月20日，各部門及子公司將下月所需辦公用品計劃提交行政部，行政部依據(jù)各部門的使用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核，編制公司辦公用品采購計劃，W1000元由總裁審批，＞1000元由董事長審批。（各部門月度所需打印紙由本部門在每月25日前報信息部，由信息部統(tǒng)一匯總編制采購計劃，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購部依照采購程序?qū)嵤┎少?，由信息部統(tǒng)一編號登記發(fā)放）c第五條行政部依據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的采購計劃，編制比價審批表送監(jiān)審部審核比價，監(jiān)審部組織對辦公用品的供方進(jìn)行資質(zhì)認(rèn)定，對《購銷合同》進(jìn)行審核、比價后逐級上報，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施。R(M)-AD-1014-03-01附件3：辦公用品個人領(lǐng)用表部門： 崗位： 姓名： 領(lǐng)用日期:序號品名單位數(shù)量備注歸還記錄發(fā)貨人： 領(lǐng)用人簽名:第六條采購部接到辦公用品采購計劃后，應(yīng)在7日內(nèi)采購到位。第七條辦公用品采購到位后，由采購員、行政部、倉儲共同進(jìn)行驗收合格后，由采購員辦理入庫手續(xù)，具體程序嚴(yán)格按照《倉庫管理規(guī)定》的相關(guān)條款執(zhí)行。第八條經(jīng)驗收合格的辦公用品，由行政部辦理出庫手續(xù)統(tǒng)一領(lǐng)回。于每月5—10日按計劃進(jìn)行發(fā)放。其他時間不予辦理。第九條辦公用品由行政部設(shè)專庫存放，專人管理，并建立辦公用品管理臺帳，做到日清月結(jié)，帳、物相符。各部門要建立辦公用品使用臺帳，筆記本領(lǐng)用要以舊換新，部門登記號碼。第十條公司新聘工作人員的辦公用品，行政部根據(jù)其部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)的名單和用品清單，按標(biāo)準(zhǔn)給予配備。第十一條文具消耗品要本著節(jié)約使用的原則，由行政部確定實(shí)際耗用天數(shù)，規(guī)定領(lǐng)用管理標(biāo)準(zhǔn)（如鉛筆每月每人發(fā)放一支），管理消耗品必須實(shí)行“以舊換新”原則。第十二條各部門使用的各類表格要結(jié)合公司實(shí)際設(shè)計，由分管總監(jiān)確認(rèn)，報企劃部審核。各部門于每年11月份提報下年度常規(guī)用印刷品計劃及印刷申請，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)行政部審核簽字，報總裁或董事長批準(zhǔn)，常規(guī)印刷品由總裁批準(zhǔn)，秘密級印刷品必須由董事長批準(zhǔn)后由行政部統(tǒng)一外出印刷。印刷數(shù)量要節(jié)約、合理，無特殊原因同一表格在一年內(nèi)不能重復(fù)印刷。第十三條行政部接到表格外印計劃后，應(yīng)在25日內(nèi)完成。第十四條首次印刷品，初稿必須通過部門自報，自檢，分管總監(jiān)確認(rèn)，企劃部審核，總裁或董事長批準(zhǔn)定稿后印刷，審核過程應(yīng)設(shè)計固定表格，由審核人簽字確認(rèn)，形成臺帳備查。第十五條每件價值在20元以上，使用年限在1年以上的辦公器具，須經(jīng)總裁批準(zhǔn)領(lǐng)用，并登記個人器具臺帳。第十六條辦公桌椅、文件柜等低值易耗品由行政部根據(jù)實(shí)際需要統(tǒng)一調(diào)配，并進(jìn)行編號登記，建立總帳和部門分臺帳。第十七條辦公用品的報廢，要做好登記，在報廢申請表上注明用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理的相關(guān)事項報總裁批準(zhǔn)后核銷。第十八條標(biāo)準(zhǔn)限額1、發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)：以實(shí)際工作需求為標(biāo)準(zhǔn)，董事長、總裁每月標(biāo)準(zhǔn)不超過10元，部門負(fù)責(zé)人及總監(jiān)每月不超過6元，普通職員每月不超過4元。2、例會記錄本、電話登記本、交接記錄、檔案袋、繪圖紙、復(fù)寫紙等，根據(jù)各部門的需求量，列入月度和年度領(lǐng)用計劃，由各部門按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用，并由行政部監(jiān)督考核。第十九條辦公用品如超計劃領(lǐng)用，必須由分管總監(jiān)審核確認(rèn)后，行政部方可給予發(fā)放。第二十條行政部每年1月5日前將上年度各部門辦公用品實(shí)際使用情況（包括印刷品費(fèi)用）匯總制表上報總裁。第四章檢查與考核第二十一條各部門辦公用品的領(lǐng)用，由行政部每月匯總統(tǒng)計，并與計劃數(shù)對比審核，將審核結(jié)果及處理意見報上級批準(zhǔn)后兌現(xiàn)，對超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人扣罰5分。第二十二條對無故損壞或丟失用品的責(zé)任人，由行政部負(fù)責(zé)做出經(jīng)濟(jì)處罰或部門名稱行政部流程名稱層次2概要公司辦公用品的管理部門董事會總裁分管總監(jiān)監(jiān)察審計部行政部使用部門物流部節(jié)點(diǎn)ABCDEFG賠償?shù)奶幚硪庖娊?jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后兌現(xiàn)。第五章

附則第二十三條本規(guī)定自頒布之日起實(shí)施，同時舊版本自行廢止。第二十四條本規(guī)定由行政部負(fù)責(zé)解釋，修改亦同。1234567891011124始＞V審核?使用計劃.匯總編制采購計劃?權(quán)限外權(quán)限內(nèi)<3>-審定*審核..比價?實(shí)施采購| 1-驗收入庫，統(tǒng)一領(lǐng)用6領(lǐng)用登記臺帳< 審盤點(diǎn)核? 月末:?,獎懲考核_資料存檔_公司名稱青島美高集團(tuán)有限公司密級共頁笫頁編制單位簽發(fā)人日期公用品管理流程題目辦公用品的管理制度編nSMP-014-01頁數(shù)共5頁第1頁頒發(fā)部門行政部QA審核年月曰起草人年月曰批準(zhǔn)人年月曰部門審核年月日生效日期年 月日分發(fā)部門公司各部門、車間目的：為使公司辦公用品管理合理化，滿足工作需要及節(jié)約費(fèi)用，本著“計劃管理、統(tǒng)一采購”的原則，特制訂本規(guī)定。適用范圍：所有辦公用品。責(zé)任人：行政部經(jīng)理、采購員、倉庫管理員、行政部辦公用品管理員。內(nèi)容：1.本規(guī)定所指的辦公文具分為消耗品、管理消耗品、管理品三類；辦公設(shè)備是指用于文件處理、財務(wù)管理、文件資料管理等事務(wù)的計算機(jī)設(shè)備、通信設(shè)備、資料保管設(shè)備、會議室設(shè)備、辦公區(qū)生活保障設(shè)備等；辦公器材是指辦公事務(wù)使用的各種常用低值易耗品和低值耐用品。1.2申購程序1.2.1辦公文具用品由行政部每月30日集中采購，各部門每月25日前提出下月辦公用品文具需求計劃交至行政部。行政部根據(jù)庫存量情況及正常消耗水平，確定訂購數(shù)量，編制采購計劃及所購用品價格預(yù)算表，由行政部經(jīng)理審核，常務(wù)副總經(jīng)理審批后方可購買。1.2.2辦公設(shè)備及器材采取定期計劃與臨時申請相結(jié)合。對于可預(yù)見的必須品，實(shí)行定期計劃采購；對于無法預(yù)見的、專項性的和臨時應(yīng)急使用的物品，可臨時申請采購，其申購程序與辦公文具一致。2.3行政部將已批復(fù)的采購計劃和預(yù)算原件交至財務(wù)部，復(fù)印件留底備查。采購程序.1辦公用品由行政部派專人，根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的采購申請單統(tǒng)一采購，為了獲取折扣節(jié)約成本，在對價格和質(zhì)量進(jìn)行比較后，應(yīng)固定在一、二家店購買。.2購買時，采購人員須對辦公用品的質(zhì)量認(rèn)真挑選，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時退貨或更換。1.3.3行政部指定專人負(fù)責(zé)對采購的辦公用品進(jìn)行核實(shí)清點(diǎn)，并在《入庫單》上簽字驗收，保留采購清單復(fù)印件備用。3.4采購人員應(yīng)按照公司關(guān)于費(fèi)用報銷的規(guī)定及時報銷。用程序1行政部應(yīng)建立辦公文具用品、辦公設(shè)備及器材領(lǐng)用臺帳，臺帳應(yīng)與采購入庫單、領(lǐng)用單和實(shí)際庫存總額相符。2員工統(tǒng)一在行政部領(lǐng)取辦公用品，并在《辦公用品個人領(lǐng)用表》上簽字。新員工到職，由行政部負(fù)責(zé)發(fā)給常用辦公用品一套（包括：筆筒、剪刀、圓珠筆、書寫筆、膠棒、回形針），并讓新員工在《辦公用品個人領(lǐng)用表》上簽字。.4員工應(yīng)在自己領(lǐng)取的辦公用品上貼標(biāo)識，以防混用或丟失。L4.5各部門應(yīng)本著節(jié)約的原則，有計劃地領(lǐng)取辦公用品，杜絕浪費(fèi)。管理1.5.1辦公用品須帳物數(shù)目一致，設(shè)立庫存最高量和最低量，以避免出現(xiàn)領(lǐng)用不足或積存的現(xiàn)象。同時辦公用品管理員須定期進(jìn)行庫存盤點(diǎn)并填寫《辦公用品盤存表》。1.5.2凡屬各部門可共用或價格較高的大型辦公用品應(yīng)擺放在一固定地點(diǎn)，各部門用后歸放原處，以便其他員工使用，也利于統(tǒng)一管理。L5.3個人領(lǐng)用的辦公文具用品每三個月進(jìn)行核算一次，對于超出使用標(biāo)準(zhǔn)的，將從工資中扣除所超出的費(fèi)用。5.4辦公用品僅供員工辦公使用，不得另作他用或拿回家私用。.5.5員工離職時，應(yīng)將《個人辦公用品領(lǐng)用表》上所列的辦公用品一并退回（消耗品除外）。.附則1本規(guī)定自頒布之日起試行；2本規(guī)定解釋權(quán)歸行政部。附件1：部分非消耗辦公用品領(lǐng)用限額表2：入庫單、出庫單3：辦公用品個人領(lǐng)用表R(M)-AD-1014-01-01附件1：部分非消耗辦公用品領(lǐng)用限額表編號品名數(shù)量時間1圓珠筆5一年內(nèi)2書寫筆5一年內(nèi)3筆筒1