浙江省地方標準

浙江ICS省地方標準DB33/T498—2004行政處罰案件檔案整理規(guī)則Cleanupregulationofarchivesforadministrationpunishmentcase2004-11-04發(fā)布2004-12-042004-11-04發(fā)布發(fā)布浙江省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)察局發(fā)布DB33/T498—2004為了規(guī)范制作、妥善保管和科學(xué)整理行政處罰案件檔案，保障和監(jiān)督行政主體有效實施行政管理，規(guī)范行政處罰案件辦理程序，提高辦案質(zhì)量和效率，并更好地為社會各方面提供利用服務(wù)，特制定本標準。本標準由浙江省檔案局提出并歸口管理。本標準起草單位：浙江省檔案局。本標準主要起草人：程淑芳、王群。DB33/T498—2004行政處罰案件檔案整理規(guī)則1范圍本標準規(guī)定了行政處罰案件檔案的定義、歸檔文件的要求、檔案的整理、檔號編制、案卷格式、行政處罰案件檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫。本標準適用于在實施行政處罰案件中形成的檔案的整理。經(jīng)行政復(fù)議或行政訴訟的案件檔案整理可以參照本標準。2規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。GB/T7156—2003文獻保密等級代碼GB/T9705—1988文書檔案案卷格式GB/T18894—2002電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T1—2000檔案工作基本術(shù)語DA/T13—94DB33/T498—2004DA/T18—1999檔號編制規(guī)則檔案著錄規(guī)則DA/T19—1999中國檔案主題詞表DA/T24—2000 無酸檔案卷皮卷盒用紙及紙板《中國檔案分類法》《檔案分類標引規(guī)則》3術(shù)語和定義DA/T1—2000確立的以及下列術(shù)語和定義適用于本標準。行政處罰案件檔案行政處罰案件檔案是按照法定的程序、在辦理行政處罰案件過程中直接形成的、反映執(zhí)法活動全過程的、具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式歷史記錄。行政處罰案件檔案整理對行政處罰案件檔案進行分類、排列、組卷、編目、裝訂，使之有序化的過程。電子目錄將檔案目錄依照一定的格式輸入計算機內(nèi)，可以由計算機進行讀取、管理、檢索的檔案目錄信息。4歸檔文件的要求通則DB33/T498—20044.1.1真實、準確，反映行政處罰活動的客觀情況。4.1.2齊全、完整，記錄行政處罰活動的全面過程。4.1.3適用簡易程序的行政處罰案件在歸檔時，必須具有符合行政處罰規(guī)定的處罰決定書。4.1.4一般程序的行政處罰案件在歸檔時，必須具有現(xiàn)場檢查筆錄、立案審批表、調(diào)查筆錄、通知書、行政處罰告知書、行政處罰決定書、送達回證、結(jié)案報告、建議書、登記保存（封存）（扣押）決定書、解除登記保存（封存）（扣押）決定書等。4.1.5應(yīng)用聽證程序、移送案件或申請延長辦案時間的案件，除應(yīng)具有一般程序的必備文件材料外，還應(yīng)具有聽證通知、聽證筆錄、案件移送書或案件辦理報批書等文件材料。4.1.6與具體案情直接有關(guān)的其他文件材料，也是必備文件。如“案件討論記錄”等。規(guī)范和材料字跡要求4.2.1格式正確，紙質(zhì)文件材料須采用A4標準無酸紙制作。4.2.2文件材料字跡必須清楚、整潔，符號正確，簽屬完備。載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。5檔案的整理分類行政處罰案件檔案分為簡易程序行政處罰案件檔案、一般程序DB33/T498—2004（包括聽證程序）行政處罰案件檔案兩大類。組卷簡易程序行政處罰案件檔案每五十個案件的責(zé)令改正（更正）通知書、現(xiàn)場處罰決定書等組成一個案卷。一般程序（聽證程序）行政處罰案件檔案按“一案一卷”的原則組卷，同一案件文件材料數(shù)量過多時，可適當調(diào)整成若干分卷。卷內(nèi)文件的排列卷內(nèi)文件材料按照文件材料的重要程度進行排列。結(jié)論性的放在前面，印證性的材料放在后面。行政處罰案件檔案卷內(nèi)文件材料的一般排列順序是：1、行政處罰決定；2、上級部門交辦、其他部門移送、群眾舉報案件的材料；3、案件受理、立案審批表；4、現(xiàn)場檢查筆錄；5、登記保存（封存）（扣押）決定書；6、調(diào)查筆錄；7、案件討論記錄；8、通知存根；9、行政處罰告知書；10、送達回證；11、解除登記保存（封存）（扣押）決定書；12、案件移送書；13、案件辦理報批書；14、聽證申請書，舉行聽證通知書及聽證筆錄；15、建議書；16、檢驗（檢定）（鑒定）委托書；17、涉案物品清單；18、強制執(zhí)行申請書；19、涉案物品處理記錄、處理憑證；20、結(jié)案報告；21、其他應(yīng)歸檔的文件材料。卷內(nèi)文件頁號的編寫卷內(nèi)文件有圖文的頁面均應(yīng)編寫頁號。頁號編寫位置：單面書DB33/T498—2004寫文件在右上角；雙面書寫文件，正面在右上角，背面在左上角。各分卷之間不連續(xù)編頁號。頁號以阿拉伯數(shù)字三位數(shù)編寫，如“032”。卷內(nèi)目錄的編制卷內(nèi)目錄包括以下內(nèi)容:順序號：卷內(nèi)文件的排列序號。用阿拉伯數(shù)字從“1”起依次標注卷內(nèi)文件的順序，一份文件只標注一個順序號。文號：文件編號。文件制發(fā)過程中由制發(fā)機關(guān)、團體或個人賦予文件的順序號。文件編號包括發(fā)文字號、科研試驗報告流水號、標準規(guī)范類文件的統(tǒng)編號、圖號等。示例：“浙檔（2002）56號”責(zé)任者：對檔案內(nèi)容進行創(chuàng)造、負有制任的團體或個人。責(zé)任者只有一個時，照原文填寫。責(zé)任者有多個時，第一順序選擇立檔單位責(zé)任者；立檔單位不是責(zé)任者時，選擇主要責(zé)任者填寫。責(zé)任者用全稱或規(guī)范化簡稱。示例：“浙江省國稅局”。題名：文件的標題。文件沒有題名時，依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，并加“[]”號。示例：[關(guān)于XX案件的協(xié)查函]日期：文件形成的日期。用8位阿拉伯數(shù)字表示，第1-4位數(shù)表示年，第5-6位數(shù)表示月，第7-8位數(shù)表示日。示例：2003年2月8日填寫為“”。DB33/T498—2004頁號：每份文件首尾頁上標注的頁號。“025-029”。備注：留待對卷內(nèi)文件變化時作說明之用。卷內(nèi)目錄示例見附錄A。案卷封面編制封面填寫主要包括以下內(nèi)容：案全宗名稱：即立檔單位名稱，用全稱或規(guī)范化簡稱。檔案類別：行政處罰案件檔案。案件名稱：簡要寫明違法主體和違法行為。示例：“XX市XX電子有限公司銷售未經(jīng)型式批準建立的進口計量器具案”。處理結(jié)果：處罰決定中確認的處罰內(nèi)容，或者復(fù)議決定確認的處罰內(nèi)容或者訴訟確認的處罰內(nèi)容。要求分項寫明行政處罰的方式。示例：“1、責(zé)令補辦型式批準手續(xù)；2、罰款XXX元?！本韮?nèi)文件起止時間：卷內(nèi)文件形成的起止日期。示例：“自2002年4月10日至2002年5月16日止”保管期限：根據(jù)檔案保管期限表劃定的保管期限。示例1：“永久”示例2：“長期”示例3：“短期”卷內(nèi)文件數(shù)量：本案件共有的案卷數(shù)量及各卷內(nèi)的文件份數(shù)和頁數(shù)。DB33/T498—2004示例：“本案共15卷，本卷為第8卷13件167頁”歸檔號：行政處罰案件檔案的歸檔順序號。卷內(nèi)備考表的編制卷內(nèi)備考表內(nèi)容包括：本卷情況說明：說明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量，缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，組卷情況。立卷人：由責(zé)任立卷者簽署。檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽署。立卷時間：完成案卷立卷的日期。案卷的排列按照行政處罰決定書字號或結(jié)案時間順序排列。案卷目錄的編制案卷目錄包括序號、檔號、案件名稱、起止日期、頁數(shù)、保管期限、備注等項目。案卷目錄示例見附錄C。6檔號編制按DA/T13-1994規(guī)定編制。由全宗號、案卷目錄號（或類別號）、案卷號、件、頁（張）號組成。檔號采用以下兩種結(jié)構(gòu)中的一種：全宗號-案卷目錄號-案卷號-件、頁（張）號示例：“J035-005-016-025”全宗號-類別號-案卷號-件、頁（張）號DB33/T498—2004示例：“J036-1?3-021-126”全宗號：檔案館（室）給定每一個全宗的代碼。全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，后三位用阿拉伯數(shù)字標識某一全宗的進館順序號。示例：“J036”案卷目錄號：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。以三位阿位伯數(shù)字標識。類別號：館（室）藏檔案類別的代碼。是由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字組成的代碼標識。不同級位之間可用間隔符“?”分開。不產(chǎn)生誤解時，可省略間隔符。類別號一般不應(yīng)超過三級。示例：“J063-SA3-048”中的“SA3”。案卷號：案卷排列的順序號。案卷號用三位阿拉伯數(shù)字標識。若設(shè)分卷的案卷，則在案卷號后用阿拉伯數(shù)字標識，并加“（）”。示例：“J063-016-123（1）”案卷封面示例見附錄B。硬封面卷脊填寫全宗號、案卷目錄號（類別號）、年度、案卷號。7案卷格式通則案卷格式按GB/T9705-1988規(guī)定。案卷封面采用硬封面和軟封面兩種形式。采用軟封面的，逐卷裝訂后，裝入檔案盒。DB33/T498—2004封面用材按照DA/T24-2000執(zhí)行。硬封面的規(guī)格封面尺寸規(guī)格采用300mmX220mm（長X寬）。封底尺寸同封面尺寸。卷脊可根據(jù)需要分別設(shè)10、15、20mm三種厚度。封面和封底翻口處要另有25mm的折疊保護紙舌，卷脊左右兩側(cè)各留20mm寬的裝訂紙舌。軟封面的規(guī)格軟封面的規(guī)格為封底封面尺寸相同。封面內(nèi)頁可打印或印制案卷卷內(nèi)目錄，封底內(nèi)頁可印制案卷備考表。案卷裝訂案卷裝訂采用三孔一線的裝訂方式，并由立卷人在裝訂線結(jié)扎處貼封條后加蓋騎縫章，以示負責(zé)。8行政處罰案件檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫行政處罰案件檔案應(yīng)建立案卷級電子目錄數(shù)據(jù)庫。行政處罰案件檔案案卷級電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)行政處罰案件檔案案卷級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)一覽表見表1。DB33/T498—2004表1行政處罰案件檔案案卷級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)字段名稱字段名字段類型長度字段值必須著錄項目全宗號QZHC4目錄號或類別號MLH或LBHC8案卷號AJHC6案件名稱（題名）AJMCC50

責(zé)任者ZRZC20文件起始時間WQSC10文件終止時間WZSC10卷內(nèi)文件份數(shù)WJFSN2保管期限BGQXC4永久、長期、短期數(shù)據(jù)庫級別SJKJBC11、2、3載體類型ZTLXC4紙質(zhì)、圖像、影像、聲音選擇著錄項目密級MJC4分類號FLHC10主題詞或關(guān)鍵詞ZTC或GJCC20載體規(guī)格ZTGGC載體數(shù)量ZTSLC附注FZC全文標識QWBSC行政處罰案件檔案案卷級目錄著錄格式和要求8.2.1目錄著錄項目目錄著錄按DA/T18-1999規(guī)定執(zhí)行。著錄項目中全宗號、目錄號和類別號、案卷號、案件名稱、責(zé)任者、文件起始時間、文件終止時間、卷內(nèi)文件份數(shù)、保管期限、數(shù)據(jù)庫級別、載體類型為必須著錄項目，密級、分類號、主題詞或關(guān)鍵詞、載體規(guī)格、載體數(shù)量、DB33/T498—2004附注、全文標識等其他著錄項目為選擇著錄項目。8.2.2責(zé)任者同。案卷的責(zé)任者指實施行政處罰的機關(guān)或組織的全稱規(guī)范化簡稱。8.2.3數(shù)據(jù)庫級別■EJ指計算機系統(tǒng)內(nèi)圍繞某一案卷建立數(shù)據(jù)庫的情況。一般分為“1”、“2”、“3”三級，其中“1”代表只有案卷級條目；“2“代表既有案卷條目，又有文件級條目；“3”代表案卷級條目、文件級條目、文件全文內(nèi)容都有?！鯡J8.2.4載體類型檔案的載體類型分為紙質(zhì)檔案、圖像檔案、影像檔案和聲音檔案等。8.2.5密級密級是檔案保密程度的等級。以卷內(nèi)文件密級最高的文件作為案卷的密級，按GB/T7156-2003規(guī)定。名稱與代碼見表2。密級著錄時，著錄漢字代碼。公開級、國內(nèi)級可不著錄。表2文獻保密等級代碼名稱漢字代碼公開級公開國內(nèi)級國內(nèi)內(nèi)部級內(nèi)部秘密級秘密機密級機密絕密級絕密DB33/T498—20048.2.6分類號按照《中國檔案分類法》和《檔案分類標引規(guī)則》的有關(guān)規(guī)定著錄。案卷內(nèi)容有多少主題就標引多少個分類號。多個分類號之間用“；”間隔。8.2.7主題詞和關(guān)鍵詞主題詞是在標引和檢索中用以表達檔案主題內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。關(guān)鍵詞是在標引和檢索中取自文件題名或正文用以表達檔案主題并具有檢索意義的詞或詞組。各詞之間用“；”間隔。主題詞按DA/T19-1999規(guī)定及專業(yè)、本單位的規(guī)范化詞表進行標引。8.2.8載體規(guī)格標準的格式檔案，如“16K，A4”紙的文件不著錄，其他特殊類型的檔案應(yīng)著錄。規(guī)格指檔案載體的尺寸及型號。示例1：105X148；示例2：3/4英寸。載體數(shù)量特殊載體檔案著錄，其他檔案不著錄。數(shù)量用阿拉伯數(shù)字表示，單位用檔案物質(zhì)形態(tài)的統(tǒng)計單位，如“卷”、"冊”、“張”、“片”、“盒”、“米”等。附注附注著錄檔案中