浙江省地方標(biāo)準(zhǔn)

浙江ICS省地方標(biāo)準(zhǔn)DB33/T498—2004行政處罰案件檔案整理規(guī)則Cleanupregulationofarchivesforadministrationpunishmentcase2004-11-04發(fā)布2004-12-042004-11-04發(fā)布發(fā)布浙江省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)察局發(fā)布DB33/T498—2004為了規(guī)范制作、妥善保管和科學(xué)整理行政處罰案件檔案，保障和監(jiān)督行政主體有效實(shí)施行政管理，規(guī)范行政處罰案件辦理程序，提高辦案質(zhì)量和效率，并更好地為社會(huì)各方面提供利用服務(wù)，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)由浙江省檔案局提出并歸口管理。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：浙江省檔案局。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：程淑芳、王群。DB33/T498—2004行政處罰案件檔案整理規(guī)則1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了行政處罰案件檔案的定義、歸檔文件的要求、檔案的整理、檔號(hào)編制、案卷格式、行政處罰案件檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。本標(biāo)準(zhǔn)適用于在實(shí)施行政處罰案件中形成的檔案的整理。經(jīng)行政復(fù)議或行政訴訟的案件檔案整理可以參照本標(biāo)準(zhǔn)。2規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過(guò)本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。GB/T7156—2003文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼GB/T9705—1988文書(shū)檔案案卷格式GB/T18894—2002電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T1—2000檔案工作基本術(shù)語(yǔ)DA/T13—94DB33/T498—2004DA/T18—1999檔號(hào)編制規(guī)則檔案著錄規(guī)則DA/T19—1999中國(guó)檔案主題詞表DA/T24—2000 無(wú)酸檔案卷皮卷盒用紙及紙板《中國(guó)檔案分類(lèi)法》《檔案分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則》3術(shù)語(yǔ)和定義DA/T1—2000確立的以及下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。行政處罰案件檔案行政處罰案件檔案是按照法定的程序、在辦理行政處罰案件過(guò)程中直接形成的、反映執(zhí)法活動(dòng)全過(guò)程的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式歷史記錄。行政處罰案件檔案整理對(duì)行政處罰案件檔案進(jìn)行分類(lèi)、排列、組卷、編目、裝訂，使之有序化的過(guò)程。電子目錄將檔案目錄依照一定的格式輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)，可以由計(jì)算機(jī)進(jìn)行讀取、管理、檢索的檔案目錄信息。4歸檔文件的要求通則DB33/T498—20044.1.1真實(shí)、準(zhǔn)確，反映行政處罰活動(dòng)的客觀情況。4.1.2齊全、完整，記錄行政處罰活動(dòng)的全面過(guò)程。4.1.3適用簡(jiǎn)易程序的行政處罰案件在歸檔時(shí)，必須具有符合行政處罰規(guī)定的處罰決定書(shū)。4.1.4一般程序的行政處罰案件在歸檔時(shí)，必須具有現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄、立案審批表、調(diào)查筆錄、通知書(shū)、行政處罰告知書(shū)、行政處罰決定書(shū)、送達(dá)回證、結(jié)案報(bào)告、建議書(shū)、登記保存（封存）（扣押）決定書(shū)、解除登記保存（封存）（扣押）決定書(shū)等。4.1.5應(yīng)用聽(tīng)證程序、移送案件或申請(qǐng)延長(zhǎng)辦案時(shí)間的案件，除應(yīng)具有一般程序的必備文件材料外，還應(yīng)具有聽(tīng)證通知、聽(tīng)證筆錄、案件移送書(shū)或案件辦理報(bào)批書(shū)等文件材料。4.1.6與具體案情直接有關(guān)的其他文件材料，也是必備文件。如“案件討論記錄”等。規(guī)范和材料字跡要求4.2.1格式正確，紙質(zhì)文件材料須采用A4標(biāo)準(zhǔn)無(wú)酸紙制作。4.2.2文件材料字跡必須清楚、整潔，符號(hào)正確，簽屬完備。載體和書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)符合耐久性要求。5檔案的整理分類(lèi)行政處罰案件檔案分為簡(jiǎn)易程序行政處罰案件檔案、一般程序DB33/T498—2004（包括聽(tīng)證程序）行政處罰案件檔案兩大類(lèi)。組卷簡(jiǎn)易程序行政處罰案件檔案每五十個(gè)案件的責(zé)令改正（更正）通知書(shū)、現(xiàn)場(chǎng)處罰決定書(shū)等組成一個(gè)案卷。一般程序（聽(tīng)證程序）行政處罰案件檔案按“一案一卷”的原則組卷，同一案件文件材料數(shù)量過(guò)多時(shí)，可適當(dāng)調(diào)整成若干分卷。卷內(nèi)文件的排列卷內(nèi)文件材料按照文件材料的重要程度進(jìn)行排列。結(jié)論性的放在前面，印證性的材料放在后面。行政處罰案件檔案卷內(nèi)文件材料的一般排列順序是：1、行政處罰決定；2、上級(jí)部門(mén)交辦、其他部門(mén)移送、群眾舉報(bào)案件的材料；3、案件受理、立案審批表；4、現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄；5、登記保存（封存）（扣押）決定書(shū)；6、調(diào)查筆錄；7、案件討論記錄；8、通知存根；9、行政處罰告知書(shū)；10、送達(dá)回證；11、解除登記保存（封存）（扣押）決定書(shū)；12、案件移送書(shū)；13、案件辦理報(bào)批書(shū)；14、聽(tīng)證申請(qǐng)書(shū)，舉行聽(tīng)證通知書(shū)及聽(tīng)證筆錄；15、建議書(shū)；16、檢驗(yàn)（檢定）（鑒定）委托書(shū)；17、涉案物品清單；18、強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書(shū)；19、涉案物品處理記錄、處理憑證；20、結(jié)案報(bào)告；21、其他應(yīng)歸檔的文件材料。卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)的編寫(xiě)卷內(nèi)文件有圖文的頁(yè)面均應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置：?jiǎn)蚊鏁?shū)DB33/T498—2004寫(xiě)文件在右上角；雙面書(shū)寫(xiě)文件，正面在右上角，背面在左上角。各分卷之間不連續(xù)編頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)以阿拉伯?dāng)?shù)字三位數(shù)編寫(xiě)，如“032”。卷內(nèi)目錄的編制卷內(nèi)目錄包括以下內(nèi)容:順序號(hào)：卷內(nèi)文件的排列序號(hào)。用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一份文件只標(biāo)注一個(gè)順序號(hào)。文號(hào)：文件編號(hào)。文件制發(fā)過(guò)程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人賦予文件的順序號(hào)。文件編號(hào)包括發(fā)文字號(hào)、科研試驗(yàn)報(bào)告流水號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類(lèi)文件的統(tǒng)編號(hào)、圖號(hào)等。示例：“浙檔（2002）56號(hào)”責(zé)任者：對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有制任的團(tuán)體或個(gè)人。責(zé)任者只有一個(gè)時(shí)，照原文填寫(xiě)。責(zé)任者有多個(gè)時(shí)，第一順序選擇立檔單位責(zé)任者；立檔單位不是責(zé)任者時(shí)，選擇主要責(zé)任者填寫(xiě)。責(zé)任者用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。示例：“浙江省國(guó)稅局”。題名：文件的標(biāo)題。文件沒(méi)有題名時(shí)，依據(jù)其內(nèi)容擬寫(xiě)題名，并加“[]”號(hào)。示例：[關(guān)于XX案件的協(xié)查函]日期：文件形成的日期。用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1-4位數(shù)表示年，第5-6位數(shù)表示月，第7-8位數(shù)表示日。示例：2003年2月8日填寫(xiě)為“”。DB33/T498—2004頁(yè)號(hào)：每份文件首尾頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)?！?25-029”。備注：留待對(duì)卷內(nèi)文件變化時(shí)作說(shuō)明之用。卷內(nèi)目錄示例見(jiàn)附錄A。案卷封面編制封面填寫(xiě)主要包括以下內(nèi)容：案全宗名稱(chēng)：即立檔單位名稱(chēng)，用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。檔案類(lèi)別：行政處罰案件檔案。案件名稱(chēng)：簡(jiǎn)要寫(xiě)明違法主體和違法行為。示例：“XX市XX電子有限公司銷(xiāo)售未經(jīng)型式批準(zhǔn)建立的進(jìn)口計(jì)量器具案”。處理結(jié)果：處罰決定中確認(rèn)的處罰內(nèi)容，或者復(fù)議決定確認(rèn)的處罰內(nèi)容或者訴訟確認(rèn)的處罰內(nèi)容。要求分項(xiàng)寫(xiě)明行政處罰的方式。示例：“1、責(zé)令補(bǔ)辦型式批準(zhǔn)手續(xù)；2、罰款XXX元。”卷內(nèi)文件起止時(shí)間：卷內(nèi)文件形成的起止日期。示例：“自2002年4月10日至2002年5月16日止”保管期限：根據(jù)檔案保管期限表劃定的保管期限。示例1：“永久”示例2：“長(zhǎng)期”示例3：“短期”卷內(nèi)文件數(shù)量：本案件共有的案卷數(shù)量及各卷內(nèi)的文件份數(shù)和頁(yè)數(shù)。DB33/T498—2004示例：“本案共15卷，本卷為第8卷13件167頁(yè)”歸檔號(hào)：行政處罰案件檔案的歸檔順序號(hào)。卷內(nèi)備考表的編制卷內(nèi)備考表內(nèi)容包括：本卷情況說(shuō)明：說(shuō)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁(yè)數(shù)，不同載體文件的數(shù)量，缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況，組卷情況。立卷人：由責(zé)任立卷者簽署。檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽署。立卷時(shí)間：完成案卷立卷的日期。案卷的排列按照行政處罰決定書(shū)字號(hào)或結(jié)案時(shí)間順序排列。案卷目錄的編制案卷目錄包括序號(hào)、檔號(hào)、案件名稱(chēng)、起止日期、頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等項(xiàng)目。案卷目錄示例見(jiàn)附錄C。6檔號(hào)編制按DA/T13-1994規(guī)定編制。由全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)（或類(lèi)別號(hào)）、案卷號(hào)、件、頁(yè)（張）號(hào)組成。檔號(hào)采用以下兩種結(jié)構(gòu)中的一種：全宗號(hào)-案卷目錄號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)（張）號(hào)示例：“J035-005-016-025”全宗號(hào)-類(lèi)別號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)（張）號(hào)DB33/T498—2004示例：“J036-1?3-021-126”全宗號(hào)：檔案館（室）給定每一個(gè)全宗的代碼。全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一全宗的進(jìn)館順序號(hào)。示例：“J036”案卷目錄號(hào)：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。以三位阿位伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。類(lèi)別號(hào)：館（室）藏檔案類(lèi)別的代碼。是由漢字、漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。不同級(jí)位之間可用間隔符“?”分開(kāi)。不產(chǎn)生誤解時(shí)，可省略間隔符。類(lèi)別號(hào)一般不應(yīng)超過(guò)三級(jí)。示例：“J063-SA3-048”中的“SA3”。案卷號(hào)：案卷排列的順序號(hào)。案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。若設(shè)分卷的案卷，則在案卷號(hào)后用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，并加“（）”。示例：“J063-016-123（1）”案卷封面示例見(jiàn)附錄B。硬封面卷脊填寫(xiě)全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)（類(lèi)別號(hào)）、年度、案卷號(hào)。7案卷格式通則案卷格式按GB/T9705-1988規(guī)定。案卷封面采用硬封面和軟封面兩種形式。采用軟封面的，逐卷裝訂后，裝入檔案盒。DB33/T498—2004封面用材按照DA/T24-2000執(zhí)行。硬封面的規(guī)格封面尺寸規(guī)格采用300mmX220mm（長(zhǎng)X寬）。封底尺寸同封面尺寸。卷脊可根據(jù)需要分別設(shè)10、15、20mm三種厚度。封面和封底翻口處要另有25mm的折疊保護(hù)紙舌，卷脊左右兩側(cè)各留20mm寬的裝訂紙舌。軟封面的規(guī)格軟封面的規(guī)格為封底封面尺寸相同。封面內(nèi)頁(yè)可打印或印制案卷卷內(nèi)目錄，封底內(nèi)頁(yè)可印制案卷備考表。案卷裝訂案卷裝訂采用三孔一線的裝訂方式，并由立卷人在裝訂線結(jié)扎處貼封條后加蓋騎縫章，以示負(fù)責(zé)。8行政處罰案件檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)行政處罰案件檔案應(yīng)建立案卷級(jí)電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。行政處罰案件檔案案卷級(jí)電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)行政處罰案件檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)一覽表見(jiàn)表1。DB33/T498—2004表1行政處罰案件檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)字段名稱(chēng)字段名字段類(lèi)型長(zhǎng)度字段值必須著錄項(xiàng)目全宗號(hào)QZHC4目錄號(hào)或類(lèi)別號(hào)MLH或LBHC8案卷號(hào)AJHC6案件名稱(chēng)（題名）AJMCC50

責(zé)任者ZRZC20文件起始時(shí)間WQSC10文件終止時(shí)間WZSC10卷內(nèi)文件份數(shù)WJFSN2保管期限BGQXC4永久、長(zhǎng)期、短期數(shù)據(jù)庫(kù)級(jí)別SJKJBC11、2、3載體類(lèi)型ZTLXC4紙質(zhì)、圖像、影像、聲音選擇著錄項(xiàng)目密級(jí)MJC4分類(lèi)號(hào)FLHC10主題詞或關(guān)鍵詞ZTC或GJCC20載體規(guī)格ZTGGC載體數(shù)量ZTSLC附注FZC全文標(biāo)識(shí)QWBSC行政處罰案件檔案案卷級(jí)目錄著錄格式和要求8.2.1目錄著錄項(xiàng)目目錄著錄按DA/T18-1999規(guī)定執(zhí)行。著錄項(xiàng)目中全宗號(hào)、目錄號(hào)和類(lèi)別號(hào)、案卷號(hào)、案件名稱(chēng)、責(zé)任者、文件起始時(shí)間、文件終止時(shí)間、卷內(nèi)文件份數(shù)、保管期限、數(shù)據(jù)庫(kù)級(jí)別、載體類(lèi)型為必須著錄項(xiàng)目，密級(jí)、分類(lèi)號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞、載體規(guī)格、載體數(shù)量、DB33/T498—2004附注、全文標(biāo)識(shí)等其他著錄項(xiàng)目為選擇著錄項(xiàng)目。8.2.2責(zé)任者同。案卷的責(zé)任者指實(shí)施行政處罰的機(jī)關(guān)或組織的全稱(chēng)規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。8.2.3數(shù)據(jù)庫(kù)級(jí)別■EJ指計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)圍繞某一案卷建立數(shù)據(jù)庫(kù)的情況。一般分為“1”、“2”、“3”三級(jí)，其中“1”代表只有案卷級(jí)條目；“2“代表既有案卷?xiàng)l目，又有文件級(jí)條目；“3”代表案卷級(jí)條目、文件級(jí)條目、文件全文內(nèi)容都有?！鯡J8.2.4載體類(lèi)型檔案的載體類(lèi)型分為紙質(zhì)檔案、圖像檔案、影像檔案和聲音檔案等。8.2.5密級(jí)密級(jí)是檔案保密程度的等級(jí)。以卷內(nèi)文件密級(jí)最高的文件作為案卷的密級(jí)，按GB/T7156-2003規(guī)定。名稱(chēng)與代碼見(jiàn)表2。密級(jí)著錄時(shí)，著錄漢字代碼。公開(kāi)級(jí)、國(guó)內(nèi)級(jí)可不著錄。表2文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼名稱(chēng)漢字代碼公開(kāi)級(jí)公開(kāi)國(guó)內(nèi)級(jí)國(guó)內(nèi)內(nèi)部級(jí)內(nèi)部秘密級(jí)秘密機(jī)密級(jí)機(jī)密絕密級(jí)絕密DB33/T498—20048.2.6分類(lèi)號(hào)按照《中國(guó)檔案分類(lèi)法》和《檔案分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則》的有關(guān)規(guī)定著錄。案卷內(nèi)容有多少主題就標(biāo)引多少個(gè)分類(lèi)號(hào)。多個(gè)分類(lèi)號(hào)之間用“；”間隔。8.2.7主題詞和關(guān)鍵詞主題詞是在標(biāo)引和檢索中用以表達(dá)檔案主題內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。關(guān)鍵詞是在標(biāo)引和檢索中取自文件題名或正文用以表達(dá)檔案主題并具有檢索意義的詞或詞組。各詞之間用“；”間隔。主題詞按DA/T19-1999規(guī)定及專(zhuān)業(yè)、本單位的規(guī)范化詞表進(jìn)行標(biāo)引。8.2.8載體規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)的格式檔案，如“16K，A4”紙的文件不著錄，其他特殊類(lèi)型的檔案應(yīng)著錄。規(guī)格指檔案載體的尺寸及型號(hào)。示例1：105X148；示例2：3/4英寸。載體數(shù)量特殊載體檔案著錄，其他檔案不著錄。數(shù)量用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，單位用檔案物質(zhì)形態(tài)的統(tǒng)計(jì)單位，如“卷”、"冊(cè)”、“張”、“片”、“盒”、“米”等。附注附注著錄檔案中