太平洋商廈電話傳真管理辦法

太平洋商廈電話傳真管理辦法一、引言隨著信息化的發(fā)展，電話和傳真作為最基本的辦公工具，對(duì)商廈的經(jīng)營(yíng)管理起著至關(guān)重要的作用。作為一家現(xiàn)代化商廈，太平洋商廈必須建立科學(xué)、規(guī)范的電話和傳真管理辦法，加強(qiáng)對(duì)電話和傳真的使用和管理，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，從而更好地滿足客戶的需求。二、電話管理呼叫規(guī)范為了保持客戶服務(wù)質(zhì)量，每位員工在撥打電話時(shí)應(yīng)該遵守以下規(guī)范：?jiǎn)柡蚩蛻?，詢?wèn)客戶需求；語(yǔ)音清晰，語(yǔ)速適中；有禮貌地詢問(wèn)客戶姓名和聯(lián)系方式；記錄客戶需求和聯(lián)系方式。接聽規(guī)范接聽電話是商廈公共形象的重要體現(xiàn)，每位員工應(yīng)該遵守以下規(guī)范：輕聲細(xì)語(yǔ)，熱情接聽；具備專業(yè)知識(shí)，熟知所在部門業(yè)務(wù)；規(guī)范用語(yǔ)，自我介紹，詢問(wèn)客戶需求；記錄客戶需求和聯(lián)系方式。通話時(shí)間為了提高工作效率和接聽速度，商廈對(duì)員工通話時(shí)間有如下規(guī)定：每通電話應(yīng)控制在3分鐘以內(nèi)；如需長(zhǎng)時(shí)間通話，應(yīng)先征得領(lǐng)導(dǎo)同意。電話記錄為了保證客戶服務(wù)質(zhì)量和工作效率，商廈員工應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行電話記錄制度：記錄客戶姓名、電話號(hào)碼、需求內(nèi)容、處理結(jié)果等重要信息；所有的電話記錄應(yīng)該清晰、準(zhǔn)確、及時(shí)。三、傳真管理傳真編號(hào)為了加強(qiáng)流程管控和管理效率，商廈實(shí)行傳真編號(hào)制度，其中包括如下規(guī)定：每頁(yè)傳真均須標(biāo)明傳真編號(hào)，以便跟蹤和歸檔；傳真編號(hào)由其所在部門主管負(fù)責(zé)分配。傳真確認(rèn)為了保證傳真及時(shí)安全送達(dá)，商廈應(yīng)建立傳真確認(rèn)系統(tǒng)，并嚴(yán)格執(zhí)行以下規(guī)程：每份傳真必須加蓋“已確認(rèn)”或“未確認(rèn)”章，以確認(rèn)傳真的處理情況；發(fā)送傳真后，應(yīng)及時(shí)通知收件人并跟進(jìn)確認(rèn)情況。傳真處理商廈所有傳真均應(yīng)妥善處理，其中必須包括以下幾點(diǎn)：?jiǎn)T工不得私自閱讀他人傳真；對(duì)于收到的傳真，先審閱申請(qǐng)流程和簽字；傳真內(nèi)容如果與自己所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)，應(yīng)及時(shí)歸檔或退回。四、總結(jié)電話與傳真作為現(xiàn)代商廈日常工作中不可缺少的工具，對(duì)商廈經(jīng)營(yíng)效率以及服務(wù)質(zhì)量起到了決定性的作用。商廈必須建立科學(xué)、規(guī)范的電話和傳真