工程檔案管理辦法

附件6一、目的際情況，特制定本辦法。二、適用范圍本辦法適用于石家莊區(qū)域公司及各工程項目部門。三、術(shù)語3.1工程檔案指公司各建設項目從提出、調(diào)研、可行性研究、立項審批、評估、勘察、設計、招投標、施工、檢測、監(jiān)理到竣工備案全過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、照片、錄像、錄音、光盤、實物等各種載體的文件資料。3.2工程項目部門指公司所有在建工程的項目部門。3.3建設工程文件指在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件。3.4竣工檔案指各參建單位將在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的工程文件、圖紙,并按規(guī)范整理成案卷。3.5施工文件指施工單位在工程施工過程中形成的文件，也可簡稱施工資料。四、職責與權(quán)限4.1公司行政部是工程檔案工作的歸口管理部門，其主要職責是：1）負責按統(tǒng)一標準對工程檔案的收集、整理、組卷等檔案業(yè)務工作進行指導和監(jiān)督。2）負責檢查、驗收、管理公司在建項目的檔案實體。3）負責在工程立項后對項目部工程檔案員進行工程檔案交底工作。4）負責各分支機構(gòu)、一線業(yè)務單位工程檔案業(yè)務指導工作。5）負責工程檔案的提供利用工作。4.2工程管理部、規(guī)劃設計部及各工程項目部應高度重視工程檔案管理工作，協(xié)同公司行政部（以下簡稱集團檔案室）做好此項工作。其主要職責是：1）規(guī)劃設計部負責組織協(xié)調(diào)設計單位編制工程竣工檔案，根據(jù)《建設工程文件的B）移交設計單位應歸檔文件，同時負責本部門業(yè)務范圍內(nèi)與工程相關(guān)的文件歸檔工作。2）各工程項目部負責組織施工、監(jiān)理等參建單位編制工程竣工檔案，并且保證所有參建單位的工程文件及竣工圖全部歸檔，無一疏漏。3）各工程項目部負責監(jiān)督檢查施工過程中的施工文件收集、整理、立卷工作，確4）各工程項目部負責本部門所屬項目的前期基建文件、項目管理文件、竣工驗收等文件的收集、整理、立卷及移交檔案室的工作。5對施工文件及時簽署審核、鑒定意見，并負責本公司監(jiān)理文件的收集、整理、歸檔。五、工程檔案管理及歸檔范圍5.1項目立項批準后，項目部應設專人、專崗負責項目文件積累、整理、審查工作，對各參建單位施工文件深入現(xiàn)場實行跟蹤管理。5.2各項目部要求各參建的單位必須配備專職資料員，明確資料員的職責，檢查施工進度和質(zhì)量的同時，對項目施工文件的收集、整理、審定工作進行檢查；項目竣工驗收時與竣工檔案驗收同步進行。5.3好。5.4參加項目工程質(zhì)量和進度檢查、參加工程項目檔案驗收檢查。5.5項目部應把工程檔案工作納入工程建設計劃，納入項目建設管理程序，納入領導工作的責任。5.6工程檔案管理應納入合同管理和項目管理中，實現(xiàn)合同、項目全過程管理，具體如下：1）項目在簽訂設計、施工、監(jiān)理等合同（協(xié)議）時，應根據(jù)建設項目歸檔文件范圍，明確乙方單位應提交甲方單位工程檔案（包括電子文件）的內(nèi)容、版本、套數(shù)、費用、時間、質(zhì)量要求及違約責任，以及對提交文件的整理、歸檔的責任。2）項目結(jié)算時，成本部門須到檔案室簽署意見。檔案部門根據(jù)合同（協(xié)議）對乙5.7工程檔案歸檔范圍5.7.1工程檔案歸檔范圍主要有五部分：A類基建文件、B類監(jiān)理文件、C類施工文件、D類竣工圖E類各類設備操作說明書及使用說明。5.7.2基建文件：基建文件是建設單位從立項申請并依法進行項目申報、審批、開工、竣工及備案全過程所形成的全部文件。按其性質(zhì)可分為：立項決策、建設用地、勘a立項決策文件：項目建議書（代可行性研究報告）及其批復、有關(guān)立項的會議紀要及相關(guān)批示、項目評估研究文件及專家建議。b規(guī)劃意見書、建設用地許可證等。c開工文件：建設工程規(guī)劃許可證、建設工程施工許可證、工程開工分別由規(guī)劃、環(huán)保、消防、節(jié)能、節(jié)水、人防、衛(wèi)生防疫、交通、園林、市政、通訊、質(zhì)量監(jiān)督、供電、供氣、供水、公安等有關(guān)職能部門的審查意見及批準文件。d驗收備案文件：消防、環(huán)保、人防、節(jié)能、檔案、規(guī)劃驗收、竣工備案表等政府部門形成的驗收文件。e1）工程地質(zhì)勘察報告、土壤氡濃度檢測報告、沉降觀測報告、高層建筑物風洞實驗報告、建筑用地釘樁通知單、驗線合格文件、設計計算書、施工圖2）設計合同、設計任務書、3）專家的設計建議、項目評估文件、公司內(nèi)部關(guān)于設計決策方4）工程設計條件通知單、委托設計任務書f1）工程投資估算、實施版目標成本、工程結(jié)算書、工程量計算書、與2）涉及造價的重要會議紀要、各類工程合同。g123）招標4）供應商推薦匯總表（567）8）標書發(fā)放登記表（9）回標登記表（10）開標記錄表（11）談判12131415）定標報告（16）中標通知書。h12）建設單位項目管理人員名冊（后附人員資質(zhì)）監(jiān)理單位項目管理人員名冊（后附人員資質(zhì)）設計單位項目管理人員名冊（后附人員資質(zhì)）2）B類監(jiān)理文件、C類施工文件、D類竣工圖、E各類操作手冊及說明書詳見附件《建設工程文件分類、歸檔范圍及保管期限表》5.8外埠各分支機構(gòu)以附錄B分類表為基礎并結(jié)合地方規(guī)范，制訂本地的工程檔案歸檔分類表。六、工程檔案分類及檔案號編制規(guī)則6.1眾美地產(chǎn)集團工程檔案歸檔內(nèi)容可劃分為8類：1－前期基建文件及竣工驗收文件；2－勘察設計階段；3－工程設計階段；4－監(jiān)理文件；5－施工技術(shù)文件；6－竣工圖；78－招投標文件。6.2檔號編制規(guī)則大類代號——項目代號——分類號——案卷流水號E/F×××××××案卷流水號分類號項目代號大類代號-”短橫相隔。大類代號（如附件1所示為E或F類，即工程技術(shù)類或招投標類）；項目代號（見附錄A6.1所述）1-8類。6.3001開始編制案卷順序號。6.4工程檔案案卷應依排列順序逐卷填寫案卷標識符號，即檔案號的內(nèi)容。在每一案卷左上方為檔號位置。七、工程檔案驗收及歸檔工作在工程項目正式驗收之前兩個月，項目部資料員首先做好以下幾項工作：1區(qū)域公司規(guī)定竣工文件及竣工圖紙各編制3套。2）總包方負責匯總各分包單位編制的施工文件，編寫項目概況，內(nèi)容包括工程位置、規(guī)模、建設項目包括的專業(yè)系統(tǒng)以及目前工程檔案整理情況。3）各分包單位負責其分包范圍內(nèi)全部施工過程文件的收集和整理工作，基本完成工程檔案的分類、組卷、編目等整理工作。4）確定各專業(yè)的工程文件組卷形式以及立卷原則，如，機電、給排水與采暖、空以共同編制一套竣工圖等。56）建筑竣工圖必須加蓋竣工圖章、設計單位出圖專用章、注冊建筑（結(jié)構(gòu)）設計師章。7）明確檔案案卷封面名稱，案卷題名要準確（見附錄C8）要求檔案所有盒內(nèi)首頁為案卷封面（見附錄CD最后一頁為卷內(nèi)備考表（見附錄E八、工程檔案的歸檔及移交8.1各項目在取得檔案預驗收合格證后的三個月之內(nèi)，竣工六個月之內(nèi)各施工單位、下幾點：1）項目部要組織人員或是委托監(jiān)理公司對竣工檔案內(nèi)容進行檢查，檢查的主要內(nèi)及時退回施工單位重新修改。2晰、簽字手續(xù)有無漏項。3）各專業(yè)設備說明書、操作手冊、安裝手冊、維護手冊必須齊全完整，必須有移交目錄，以備物業(yè)管理需要。4）要特別得注意小專業(yè)的檔案是否歸檔。比如：擦窗機、柴油發(fā)電機、網(wǎng)架、百葉窗、鍋爐房、熱力站、變配電站、電梯、室外綠化、夜景照明、小市政、停車場等工程項目。5）施工單位移交紙質(zhì)竣工檔案必須與卷內(nèi)電子目錄一同移交。6）檔案裝具是否合格，公司要求一律采用城建檔案館的檔案盒，案卷封面、封底必須為100克以上的復印紙。8.2（基建文件歸檔范圍詳見本制度5.7.2所述）8.3在確認工程檔案收集齊全完整并符合案卷整理要求后，項目部資料員填寫《城市F工后，移交各分支機構(gòu)或一線業(yè)務單位檔案室。九、附則9.1本管理辦法依據(jù)國家相關(guān)的規(guī)范編寫：1[1988]4號2GB/T50328-20143DB11/T695-20094GB/T11822-20089.2本管理辦法由石家莊區(qū)域公司行政部負責解釋。9.3本管理辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行，試行三個月。AZMC(C)LD……B類別保管期限及保存單位編號施工監(jiān)理建設城建檔案項目評估研究資料規(guī)劃意見書及附圖○○○●●●永久●驗線合格文件類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案設計方案審查意見勘察招投標文件設計招投標文件施工招投標文件勘察合同設計合同●●●永久●交通影響環(huán)境報告及批復類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案建筑門牌號碼證明信北京市施工現(xiàn)場安全監(jiān)督備案登記表出讓國有土地使用權(quán)設定登記建設工程施工許可證○●●類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案工程投資估算文件件件A8工程開工、施工、竣工的錄音錄像資永久●●料類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案工程竣工測量資料建設工程概況表、B類監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理實施細則監(jiān)理月報監(jiān)理會議紀要監(jiān)理工作日志監(jiān)理文件見證資料監(jiān)理抽檢記錄不合格項處置記錄長期●工程暫停令表B4○●類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案工程延期審批表費用索賠審批表工程款支付證書旁站監(jiān)理記錄竣工移交證書工程質(zhì)量評估報告施工進度計劃報審表工程動工報審表短期●分包單位資質(zhì)報審表表C1-6●●類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案短期工程資料名稱()月工、料、機動態(tài)表工程復工報審表()月工程進度款報審表工程變更費用報審表費用索賠申請表工程款支付申請表工程延期申請表監(jiān)理通知回復單●○○○●●●○見證記錄施工技術(shù)文件長期●施工組織設計及施工方案類別編號C2保管期限及保存單位工程資料名稱技術(shù)交底記錄施工監(jiān)理建設城建檔案圖紙會審記錄設計變更通知單表C2-3●●表C2-4●●表C3-1●○表C3-2●○表C3-3●○表C3-4●○表C3-5●○表C4-1●○表C4-2●○表C4-3●○表C4-4●○表C4-5●○長期●預拌混凝土運輸單類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案混凝土堿總量計算書砂石堿活性檢測報告CCC施工物資文件長期●鋼材性能檢測報告○○類別編號C4保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案水泥性能檢測報告外加劑性能檢測報告涂料性能檢測報告玻璃性能檢測報告壁紙、墻布防火、阻燃性能檢測報告裝修用粘結(jié)劑性能檢測報告防火涂料性能檢測報告長期○○●類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案檢測報告檢測報告GB50325-2001）承壓設備的焊縫無損探傷檢測報告安全閥、減壓閥調(diào)試報告短期○○●類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案鋼材試驗報告水泥試驗報告砂試驗報告碎（卵）石試驗報告外加劑試驗報告摻合料試驗報告防水涂料試驗報告防水卷材試驗報告磚（砌塊）試驗報告輕集料試驗報告其他材料試驗報告表●○C4-16長期●類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案預應力筋復試報告復試報告幕墻用鋁塑板復試報告幕墻用石材復試報告長期●○●類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案交接檢查記錄地基驗槽記錄地基處理記錄施工記錄C5混凝土澆灌申請書混凝土拆模申請單混凝土攪拌測溫記錄表C5-8●○表C5-9●○短期○混凝土養(yǎng)護測溫記錄（應附圖）類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案焊接材料烘焙記錄幕墻注膠檢查記錄長期●○●網(wǎng)架（索膜）施工記錄類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案鋼結(jié)構(gòu)施工記錄土工擊實試驗報告鋼筋連接試驗報告施工試驗文件表●○C6-13長期●超聲波探傷記錄類別編號C6保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案鋼構(gòu)件射線探傷報告地基承載力檢驗報告樁基檢測報告幕墻雙組份硅酮結(jié)構(gòu)膠混勻性及拉斷試驗報告長期●○●類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案灌（滿）水試驗記錄強度嚴密性試驗記錄通水試驗記錄吹(沖)洗()試驗記錄通球試驗記錄補償器安裝記錄消火栓試射記錄自動噴水滅火系統(tǒng)質(zhì)量驗收缺陷項目表判定記錄長期●○●建筑物照明通電試運行記錄C6-28類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案通信網(wǎng)絡系統(tǒng)程控電話交換系統(tǒng)自檢表通信網(wǎng)絡系統(tǒng)公共廣播與緊急廣播系表長期●○●統(tǒng)自檢測記錄C6-41類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案通信網(wǎng)絡系統(tǒng)會議電視系統(tǒng)自檢測記表通信網(wǎng)絡系統(tǒng)接入網(wǎng)設備安裝工程自表檢測記錄通信網(wǎng)絡系統(tǒng)衛(wèi)星數(shù)字電視系統(tǒng)自檢表通信網(wǎng)絡系統(tǒng)有線電視系統(tǒng)自檢測記表信息網(wǎng)絡系統(tǒng)計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)自檢測表信息網(wǎng)絡系統(tǒng)網(wǎng)絡安全系統(tǒng)自檢測記表信息網(wǎng)絡系統(tǒng)應用軟件系統(tǒng)自檢測記表建筑設備監(jiān)控系統(tǒng)變配電系統(tǒng)自檢測表建筑設備監(jiān)控系統(tǒng)電梯和自動扶梯系表統(tǒng)自檢測記錄建筑設備監(jiān)控系統(tǒng)給排水系統(tǒng)自檢測表建筑設備監(jiān)控系統(tǒng)公共照明系統(tǒng)自檢表建筑設備監(jiān)控系統(tǒng)空調(diào)與通風系統(tǒng)自表檢測記錄建筑設備監(jiān)控系統(tǒng)冷凍和冷卻水系統(tǒng)表長期●○●自檢測記錄C6-54類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案建筑設備監(jiān)控系統(tǒng)熱源和熱交換系統(tǒng)表自檢測記錄建筑設備監(jiān)控系統(tǒng)數(shù)據(jù)通信接口系統(tǒng)表自檢測記錄建筑設備監(jiān)控系統(tǒng)系統(tǒng)實時性、可維表建筑設備監(jiān)控系統(tǒng)中央管理工作站及表操作分站自檢測記錄火災自動報及消防聯(lián)動系統(tǒng)自檢測記表安全防范系統(tǒng)安全防范綜合管理系統(tǒng)表自檢測記錄安全防范系統(tǒng)出入口控制（門禁）系表統(tǒng)自檢測記錄安全防范系統(tǒng)入侵報警系統(tǒng)自檢測記表安全防范系統(tǒng)視頻安防監(jiān)控系統(tǒng)自檢表安全防范系統(tǒng)停車場（庫）管理系統(tǒng)表自檢測記錄安全防范系統(tǒng)巡更管理系統(tǒng)自檢測記表安全防范系統(tǒng)綜合防范功能自檢測記表智能化系統(tǒng)集成系統(tǒng)集成可維護性和表安全性自檢測記錄C6-68長期●○●類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案智能化系統(tǒng)集成系統(tǒng)集成網(wǎng)絡連接自表檢測記錄智能化系統(tǒng)集成系統(tǒng)集成綜合管理及表冗余功能自檢測記錄智能化系統(tǒng)集成系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成及整體表協(xié)調(diào)自檢測記錄電源與接地防雷與接地系統(tǒng)自檢測記表環(huán)境自檢測記錄住宅(小區(qū))智能化系統(tǒng)火災自動報警表住宅（小區(qū)）智能化系統(tǒng)安全防范系表統(tǒng)自檢測記錄住宅（小區(qū)）智能化系統(tǒng)室外設備及表管網(wǎng)自檢測記錄住宅（小區(qū)）智能化系統(tǒng)物業(yè)管理系表統(tǒng)自檢測記錄住宅（小區(qū)）智能化系統(tǒng)智能家庭信表息平臺自檢測記錄智能系統(tǒng)試運行記錄長期●○●智能建筑工程子系統(tǒng)監(jiān)測記錄表類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案風管漏光檢測記錄風管漏風檢測記錄現(xiàn)場組裝除塵器、空調(diào)機漏風檢測記表管網(wǎng)風量平衡記錄防排煙系統(tǒng)聯(lián)合試運行記錄設備單機試運轉(zhuǎn)記錄（機電通用）系統(tǒng)試運轉(zhuǎn)調(diào)試記錄（機電通用）長期●○●C6-92類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案件C8●●永久●工程竣工質(zhì)量報告●●類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案永久●●●●●●●●●●●●●●●●●●（5）設計總說明書2室外專業(yè)圖（1）室外給水永久●類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案永久●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●（9）室外建筑小品（10）室外消防（11）室外照明（12）室外水景（13）室外道路（14）室外綠化（二）專業(yè)竣工圖永久●類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案永久●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●2橋梁工程3廣場工程4隧道工程5鐵路、公路、航空、水運等交通工程6地下鐵道等軌道交通工程永久●類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案永久101決算文件2交付使用財產(chǎn)總表和財產(chǎn)明細表四聲像、縮微、電子檔案1聲像檔案●●永久●（2）錄音、錄像材料類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案永久電子檔案E類（11）機房設備、鍋爐房設備使用及安裝說明書長期●類別編號保管期限及保存單位施工監(jiān)理建設城建檔案長期●（12）生活飲用水衛(wèi)生評價報告書注：●為歸檔保存資料；○為過程控制保存C城市建設檔案規(guī)劃許可證名稱名稱：......................................................................................................................................項目竣工后名稱......................................................................................................................................一級類目名稱案卷題名：...........................................................................................................................................................................................