2023年食品企業(yè)生產(chǎn)用物料采購管理制度

食品企業(yè)生產(chǎn)用物料采購管理制度現(xiàn)如今，物料,管理制度,選購,生產(chǎn)相關(guān)內(nèi)容使用的頻率越來越高，那么擬定物料,管理制度,選購,生產(chǎn)真的很難嗎？下面是我整理的食品企業(yè)生產(chǎn)用物料選購管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。

篇1:食品企業(yè)生產(chǎn)用物料選購管理制度

選購方案提報制度

生產(chǎn)用物料選購管理制度

受控狀態(tài)：

發(fā)放編號：

編制：選購部

審核：

批準：

Q/SHF-GCG-008-2022

Q/SHF

山東惠發(fā)食品有限公司企業(yè)標準/

生產(chǎn)用物料選購管理制度

文件編號：Q/SHF-GCG-008-2022

版本/修訂狀態(tài)：A/0

生產(chǎn)用物料選購管理程序

開頭

研發(fā)部

選購部

品控部

庫房

生產(chǎn)用物料選購標準的制定

供應商的選擇、供應力量的評審

年度選購方案的確定（季節(jié)性原料的選購）

供應商的選擇供應力量的評審

年度選購方案確定（含季節(jié)性原料的選購）

選購方式

符合招標要求

不符合

標書的編寫、發(fā)放、會收

選購價格的產(chǎn)生

合同簽訂

不合格

不合格物料的處理

結(jié)束

選購訂單的下達、跟蹤

合格

生產(chǎn)用選購物料的驗收

依據(jù)研發(fā)制定的選購標準制定驗收標準

依據(jù)研發(fā)制定的選購標準制定驗收標準

物料入庫

選購申請的下達

生產(chǎn)用物料選購管理制度

第一章總則

第一條

目的

明確選購操作流程，

使物料選購工作規(guī)范化、系統(tǒng)化、明確化，提高工作效率。

其次條

適用范圍

適用于集團公司各分公司全部生產(chǎn)用物料的選購管理。

第三條

職責

（一)選購部：供應商的開發(fā)、供應商的選擇、年度選購方案的制定、選購招標、價格產(chǎn)生、合同的簽訂、訂單的下達、跟蹤、供應商的考核評定；年度、月度物料需求方案的編制，日選購申請的下達。

（二)品控部：供應商到貨質(zhì)量的驗收。

（三)研發(fā)部：生產(chǎn)用物料選購標準的制定及修定。

（四)庫房：物料的入庫辦理。

第四條

術(shù)語和定義

（一)帕累托原理：意大利經(jīng)濟學家兼社會學家維弗列度帕累托(VilfredoPareto)對當時的社會財寶安排問題進行深化討論后發(fā)覺，社會財寶的80%把握在20%的人手中，只要知道這20%的人的行動，就可以把握社會總行動的80%，即從20%的已知變量中，可推知另80%的結(jié)果。這個原理經(jīng)過多年的演化，已變成當今管理學界所熟知的"帕累托原理'80%的價值是來自20%因素，其余20%的價值則來自80%的因素。

（二)A、B、C分析：按企業(yè)的物質(zhì)品種以所占用資金的大小進行分類排隊，把他們分為ABC三類。A類物質(zhì)數(shù)量最少，但占用資金比重大，因此應嚴格掌握。B類物質(zhì)較A類多，價格較低，原則上不要求同A類存貨那樣，可以實行一般掌握。c類物質(zhì)種類繁多，但價格低廉，占用資金很少，因此可實行適當放松掌握。

（三)紅沖：紅字沖賬法的簡稱，紅字沖賬法又稱紅字更正法,是指用紅字沖銷或沖減原有的錯誤記錄,以更正或調(diào)整記賬錯誤的方法.紅字沖賬法根據(jù)其沖銷錯賬的程序不同,可分為全額沖賬法和差額沖賬法兩種。

（四)統(tǒng)采物料：總部選購部在集團范圍內(nèi)統(tǒng)一實施選購的物料。價格的產(chǎn)生及供應商的確定由總部選購部負責，分公司負責詳細的選購實施。

（五)分采監(jiān)管物料：分公司選購部實施選購，選購申請和選購價格由總部選購部審核監(jiān)管的物料。

（六)分采物料：分公司選購部自行實施選購的物料。

其次章程序說明

第五條

供應商的評審、物料的評比

（一)選購員依據(jù)研發(fā)部供應的物料選購標準，負責新增供應商、物料的開發(fā)和供應商供應力量的評審，選購員向供應商索要評審所用的資料(含供應商所供物料的貯存方法)。

（二)供應商評定審核小組負責依據(jù)選購員轉(zhuǎn)來的供應商資料，對供應商力進行評審；由供應商管理專員負責編制《合格供方名錄》。

（三)公司的原材料選購必需來源于《合格供方名錄》中的供應商。

（四)每種物料要求匹配3-5家供應商，選購員依據(jù)當前的供應商匹配狀況，有針對性的開發(fā)供應商。

（五)小試原料及新開發(fā)急用物料，由選購員先進行選購；中試和批量生產(chǎn)用的原物料必需是經(jīng)在供應商審核小組通過或已被列入合格供方名錄后才允許選購；中試和批量生產(chǎn)用的原物料研發(fā)必需供應物料選購標準，無標準的，選購部可以拒絕選購。

（六)詳細操作參見《生產(chǎn)用物料供應商管理程序》。

第六條

年度選購方案的確定

（一)年度選購物料A、B、C分類

選購主管依據(jù)年度需求物料和價格預算計算各物料的年度選購金額，然后按《年度物料年度選購預算A、B、C劃分表》格式對自己負責物料的年度選購金額進行A、B、C劃分；選購經(jīng)理負責審核。

（二)年度物料選購類別A、B、C分類：

1、選購主管依據(jù)年度需求物料把可以向同一類供應商選購的物料按《年度物料選購類別組劃分明細表》格式對自己負責物料進行選購類別劃分；各選購主管把劃分好的選購類別組報選購經(jīng)理及選購負責人審核后執(zhí)行。

分公司選購主管把劃分好的選購類別報分公司總經(jīng)理及總部選購審核后執(zhí)行。

2、選購主管對每月新增物料重新作選購類別劃分，可以劃分到已有選購類別的劃分到已有選購類別，否則作新選購類別；選購主管對需要選購外包選購物品最好指定品牌和型號，特別狀況由選購經(jīng)理裁定；外包選購物品應盡量向大的選購中間商集中。

3、選購經(jīng)理或主管依據(jù)帕累托原理，按《物料選購類別組A、B、C劃分明細表》格式對選購類別組年度選購金額進行A、B、C分析。

（三)年度選購方案的制定：

1、選購經(jīng)理按《物料選購類別組供應商匹配明細表》格式對選購類別組作選購類別定位分析、3-5家供應商匹配（特別狀況不能按要求匹配的由選購經(jīng)理裁定）；并按固定格式《選購類別年度選購方案規(guī)劃表》作年度選購方案規(guī)劃。

2、選購主管依據(jù)對各選購類別價格猜測趨勢分析，每月25號前按固定格式《選購類別月度選購方案規(guī)劃表》制定各選購類別月度滾動選購方案，經(jīng)選購經(jīng)理審核后執(zhí)行。

（四)集團公司年度選購方案的統(tǒng)一

1、集團公司物料分類及選購方式

1）非生產(chǎn)類原物料：五金類、設(shè)備配件類、基建類、等非生產(chǎn)物料，原則上由分公司選購部實施選購，但總部選購部實施年度選購或統(tǒng)一選購的除外。

2）生產(chǎn)類原物料：見下表

物料類別名稱

選購方式

牛肉類、豬肉類、羊肉類、雞肉類、鴨肉類、魚糜類、腸衣類、油脂類、香精及香料類、包裝類、冷凍蔬菜類、蛋白類、淀粉類、變性淀粉類

統(tǒng)采物料

鮮蔬菜類、五金類、設(shè)備配件類、基建類、等非生產(chǎn)物料

分采監(jiān)管物料

除以上統(tǒng)采物料和區(qū)采監(jiān)管物料外的其他生產(chǎn)類原物料

分采物料

2、總部和分公司年度選購方案制定完畢后，發(fā)至總部選購經(jīng)理處審核，選購經(jīng)理將各分廠所報方案加以統(tǒng)一，制定出集團公司內(nèi)的年度選購方案，報經(jīng)集團公司總經(jīng)理審批通過后，發(fā)集團公司選購部、分公司選購部相關(guān)人員后執(zhí)行。

（五)月度選購方案

每月26日前，總部和各分公司選購主管，依據(jù)選購方案員供應的月度物料需求方案，制定出月度選購方案，發(fā)至總部選購經(jīng)理處。每月28日前，經(jīng)選購部經(jīng)理審批通過后，集團公司選購部、各分公司參考。選購經(jīng)理有權(quán)依據(jù)集團總部、各分公司所報月度選購方案中抽查實際選購方案的執(zhí)行狀況。

第七條

標書的編寫、發(fā)放、回收

(一)選購方案員每月末25號前需書面選購部遞交次月度物料需求方案。選購部依據(jù)制定好的年度選購方案，對有需求方案的物料進行招標。

(二)生產(chǎn)物料本批次（或時間段）選購金額為10萬以上（不含）；供應商數(shù)量要求3-6家，至少必需為3家以上（含）,選購員必需給供應商發(fā)放標書；生產(chǎn)物料本批次（或時間段）選購金額不在此范圍的按《選購價格產(chǎn)生管理制度》產(chǎn)生價格。

(三)選購員在招標前，要明確此次招標配額的安排方案（詳細見《供應商配額安排管理制度》流程規(guī)定）、招標價格的有效期和應邀供應商等信息。

(四)招標審批通過后，選購員方可向應邀供應商發(fā)放標書。選購員在編寫標書時應留意：

1、標書編寫原則上按標書固定格式執(zhí)行；

2、在標書中明確告知應邀供應商此次招標的配額安排方案；

3、標書應報選購經(jīng)理進行審核，分公司報分公司總經(jīng)理，否則不予開標，特別狀況必需調(diào)整標書固定格式的，應報財務(wù)部審核同意后方可執(zhí)行。

4、保證金是否收取、收取的數(shù)額由選購經(jīng)理裁決，標書中必需明確規(guī)定選擇合作供應商數(shù)量、配額安排方案、付款方式、質(zhì)量標準、價格有效期等，特別狀況由選購部裁定，分公司由分公司負責人裁定。

5、我方強勢的選購物品，需讓供應商按規(guī)定格式進行拆分報價；設(shè)備類產(chǎn)品讓供應商按固定格式報配件明細及價格。

6、標書中的選購數(shù)量為預估數(shù)量，必需在標書中列明"該數(shù)量僅供參考，實際以詳細書面訂單為準'；

7、標書中的質(zhì)量要求須與合同簽定保持全都。

(五)標書的回收由選購招標員負責，選購招標員收取標書時作好如下工作：

1、如發(fā)覺標書中消失涂改，在涂改處須有授權(quán)人簽字或蓋條；

2、記錄標書送達時間(超過規(guī)定時間標書作廢)；

3、審核保證金收據(jù)（并將收據(jù)號凳記在相關(guān)表單中、保證金電匯憑證、從貨款扣除證明，扣除證明要有選購員簽字確認貨款是否滿意保證金）；

4、技術(shù)標書和商務(wù)標書是否分開（沒有分開的標書讓供應商在規(guī)定時間內(nèi)修改或作廢）；

5、在收到標書發(fā)覺有特別狀況時必需第一時間通知選購員。

(六)標書的開啟與招標價格備份必需為一人操作，另外一人監(jiān)督、復核。

(七)對于已繳納的標書，投標方在未開標前想修改標書內(nèi)容，必需由其授權(quán)人出具相關(guān)身份證明后方可預以修改，同時要求其在修改處簽字并注明修改時間。

第八條選購價格的產(chǎn)生

(一)選購招標員依據(jù)《選購價格產(chǎn)生管理制度》中的相關(guān)規(guī)定產(chǎn)生價格，價格產(chǎn)生后，《招標匯總表》轉(zhuǎn)選購員，由選購員逐級上報招標結(jié)果。

(二)選購員依據(jù)審批后的招標結(jié)果，選購經(jīng)理審核審批，如選購主管或以上級別人員，對此價格有疑問，可進行內(nèi)部溝通，要求提報人作出合理解釋；若確定屬于錯誤的，可直接駁回。

(三)分公司選購人員對統(tǒng)采物料、區(qū)采監(jiān)管物料、授權(quán)選購物料價格調(diào)整必需報總廠選購部批準；同時統(tǒng)采物料和議標軟件產(chǎn)生價格后，分公司不允許再與供應商二次議價。

(四)配額的安排、調(diào)整、實際執(zhí)行狀況的跟蹤、監(jiān)督，詳細參見《供應商配額安排管理制度》。

第九條

合同的簽訂

(一)只要有合作的供應商必需要有相應的選購合同，選購員在下達訂單前要核對該供應商是否簽訂有效的選購合同。

(二)合同編寫原則上以固定格式合同為依據(jù)，以標書要求、商談內(nèi)容為依據(jù)編寫，超出以上內(nèi)容部分必需給選購負責人匯報后方可加入編寫內(nèi)容。分公司須報分公司負責人同意。

(三)在簽訂合同時，應留意：

1、供應商所供的全部物料，必需在合同清單中列全，不允許有漏項；商品清單中原物料名稱必需按我公司的原物料驗收標準名稱；

2、合同中必需列明全部原物料的驗收標準，嚴格按研發(fā)部制定的物料選購標準執(zhí)行，包括感官、理化、衛(wèi)生、微生物、檢驗方法、車輛衛(wèi)生和運輸防護措施、包裝要求等全部檢驗項目的內(nèi)容。

當我公司原物料選購標準發(fā)生轉(zhuǎn)變時，必需在一個月內(nèi)通知供應商，并依據(jù)我公司修改后的原物料驗收標準重新與供應商簽訂合同內(nèi)商品清單內(nèi)容中的標準要求，或要求供應商供應新標準的書面確認函。

3、合同甲、乙雙方落款處應將信息盡量填寫完整，例如：經(jīng)辦人簽字、蓋條處甲乙雙方的信息等，不能只加蓋合同條。

4、全部合同內(nèi)容的填寫只能使用簽字筆；

(四)選購員必需在合同到期前15天續(xù)簽新的合同，新簽訂的合同選購員須準時交合同管理員處歸檔管理。

(五)合同詳細簽批流程按《合同評審表》執(zhí)行。

(六)總部的固定格式合同，經(jīng)財務(wù)部審核、選購部經(jīng)理審批后即可完成，企管部予加蓋合同條。非固定格式合同，法務(wù)部、選購部總經(jīng)理審核后，必需報總經(jīng)理審批后，企管部方可賜予加蓋合同條。

(七)區(qū)域分廠的固定格式合同，經(jīng)分公司負責人審批后即可完成，財務(wù)賜予加蓋合同條在加蓋合同條時，兩頁（含）以上的，必需加蓋騎縫條。

第十條選購訂單的下達

(一)選購員每日必需登錄網(wǎng)上選購平臺查看當天方案下達的選購申請狀況（凡超過當天中午12：00提報的選購申請視為其次天的選購申請），確保訂單下達的準時性。

(二)選購員要審核選購申請中要求的到貨日期、批量，假如不能滿意此物料所要求的選購周期或最小批量，要準時與方案員溝通。若的確無法達到選購周期、最小批量的，選購員應首先與供應商聯(lián)系，落實供應商能否按方案員要求的周期、批量供貨及對成本是否有影響，將落實的結(jié)果準時反饋提報申請的方案員。若對成本有影響的注明成本變化，經(jīng)選購部經(jīng)理及相關(guān)領(lǐng)導同意后，選購員方可接單。

(三)選購員將訂單以傳真的形式發(fā)送給供應商，要求供應商收到傳真后必需書面（或電郵）確認回傳，以避開供應商沒有收到或是否認收到訂單影響正常到貨。供應商訂單的回傳，如無法蓋條確認，可由供應商供應授權(quán)書指定其授權(quán)人，由授權(quán)人簽字確認，授權(quán)書上必需加蓋供應商公條原件，授權(quán)書由選購員保存；如選購員選擇通過電郵給供應商發(fā)訂單，可由供應商供應指定電郵地址的證明也可，同樣，此證明也必需加蓋供應商公條原件，由選購員統(tǒng)一保存。

(四)為避開人為操作不當?shù)染売稍斐陕﹩维F(xiàn)象，統(tǒng)當天審批通過的選購申請與當日已選購訂單一一核對，確認有無漏安排的申請；為確保選購申請能夠準時的轉(zhuǎn)化為選購訂單并發(fā)送至供應商處，選購員每天上班后、下班前均應對系統(tǒng)中的選購申請、選購訂單與供應商回傳的訂單進行核對。

(五)選購員不允許由于工作疏忽消失漏下訂單現(xiàn)象，如發(fā)覺選購員漏下訂單，賜予以下懲罰：發(fā)覺一次懲罰50元；兩個月內(nèi)消失兩次罰款200元；兩個月內(nèi)消失三次以上（含），賜予辭退處理。

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第十一條

選購訂單的跟蹤

(一)選購員每天上班后要準時對前一天應到貨及當天該到貨的訂單進行跟蹤，也可以在每次下過訂單后將訂單明細做成E*CEL表格，到貨狀況進行跟蹤。如收貨數(shù)量與訂單數(shù)量有差異（收貨數(shù)量不得小于訂單數(shù)量的90%），選購員要通知供應商與財務(wù)結(jié)算中心核對收貨數(shù)量，以便供應商精確?????的開具發(fā)票。

(二)對各種緣由造成的到貨特別，如屬我公司緣由造成，選購員要準時與各相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，以在第一時間內(nèi)解決；如屬供應商緣由，則依據(jù)實際緣由填寫《供應商違約自愿補償通知單》對供應商進行懲罰。

第十二條

選購訂單的撤銷、變更、終止

(一)因方案變動緣由造成的選購申請或選購訂單撤銷、變更，選購申請部門必需書面形式，經(jīng)選購經(jīng)理審批后，選購員方可執(zhí)行。經(jīng)審批過的選購申請應留意：

未傳真選購訂單的，在撤銷或變更此選購申請時，必需通知選購員，以避開選購員雖未傳真訂單，但已通知供應商的狀況。

(二)選購訂單的撤銷、變更、終止，選購員要準時與供應商進行溝通，如供應商同意，選購員以《訂貨單》形式將需的訂單號、物料名稱、訂貨數(shù)量、到貨時間等信息列清晰，加注"此訂單撤銷，請貴公司確認'字樣，由供應商確認回傳。如供應商由于種種緣由不同意調(diào)整，選購員要準時反饋，進行下一步的處理方案。

第十三條

物料的入庫

選購員需通知供應商到貨時攜帶相應的訂單，到貨物料無特別狀況，由倉庫賜予辦理入庫手續(xù)。

第十四條

不合格材料處理

(一)如到貨物料經(jīng)品控檢驗有特別狀況，按《原輔材料退貨管理制度》進行處理。

(二)對于已辦理入庫的物料，由于質(zhì)量問題、滯庫緣由等需做退貨處理的，選購員在退貨時必需先報至財務(wù)部審核，假如貨款大于等于退貨貨值的，按退貨程序賜予辦理；假如貨款小于退貨貨值的，選購員要準時上報，拿出合理的解決方法。

(三)退貨需由供應商書面授權(quán)托付人拉回，授權(quán)書中應注明所托付人的姓名、身份證號、提貨的車牌號等信息，原件由選購員留存（如為傳真件，必需注明"傳真件有效'字樣），復印件交倉庫保管員一份，經(jīng)保管員驗證后由托付人在退庫單上簽字。以上信息作為選購檔案之一保存，直至往來帳雙方確認為準。

第十五條

季節(jié)性原料的選購

(一)季節(jié)性