費用報銷流程及規(guī)范

日常費用及差旅費報銷流程與注意事項目前一頁\總數(shù)五十四頁\編于九點前言

在日常工作中，部分員工對財務知識比較欠缺，對公司財務報銷流程及報銷規(guī)定不太了解，出現(xiàn)報銷單據(jù)不規(guī)范、報銷內(nèi)容不明確等情況，給公司財務部及相關(guān)部門工作帶來不必要困擾。

目前二頁\總數(shù)五十四頁\編于九點目前三頁\總數(shù)五十四頁\編于九點對原始單據(jù)的要求財務報銷管理規(guī)定不予報銷的單據(jù)費用報銷一般規(guī)定費用審批簽字流程報銷時間的安排原始單據(jù)粘貼規(guī)范日常費用報銷票據(jù)粘貼要求

報銷的合法票據(jù)財務報銷管理

差旅費用報銷目前四頁\總數(shù)五十四頁\編于九點日常費用報銷票據(jù)粘貼要求

報銷的合法票據(jù)差旅費用報銷目前五頁\總數(shù)五十四頁\編于九點1.發(fā)票必須是發(fā)票聯(lián)或報銷聯(lián)，用復寫紙復寫或計算機打印，不得用圓珠筆或鉛筆填寫，存根聯(lián)、發(fā)貨聯(lián)、記賬聯(lián)不能作為報銷單據(jù)。2.內(nèi)容要齊全，抬頭、日期、品名、單價、數(shù)量、金額等項目要填寫齊全，字跡要清楚，金額要準確，大、小寫要一致，嚴禁涂改。

3.印章要齊全，須有收款單位印章(財務專用章或發(fā)票專用章)及收款人簽字(章)；事業(yè)單位的收據(jù)，要有財務專用章；企業(yè)和個體戶須是稅務部門統(tǒng)一印制的收據(jù)。4.購買農(nóng)民的農(nóng)副產(chǎn)品而無法取得正式發(fā)票時，可使用財務科印發(fā)的自制單據(jù)，自制單據(jù)要用墨水筆填寫，內(nèi)容要填寫齊全。5.從外單位取得的原始單據(jù)(車、船、飛機票等)，因保管不善而被盜或遺失，后果自負。（一）對原始單據(jù)的要求日常費用報銷票據(jù)粘貼要求

報銷的合法票據(jù)差旅費用報銷目前六頁\總數(shù)五十四頁\編于九點正面例子：要素填寫齊全，蓋章清晰日常費用報銷票據(jù)粘貼要求

報銷的合法票據(jù)差旅費用報銷目前七頁\總數(shù)五十四頁\編于九點2無財務專用章的白條票據(jù);

4收據(jù)、虛假發(fā)票等票據(jù)不予報銷;

3數(shù)量、單價、金額不明確的票據(jù)；

1內(nèi)容填寫不全，字跡不清或有明顯涂改、偽造的票據(jù)一律不予報銷;5名稱必須寫全稱，否則不予報銷.

（二）、不予報銷的單據(jù)日常費用報銷票據(jù)粘貼要求

報銷的合法票據(jù)差旅費用報銷目前八頁\總數(shù)五十四頁\編于九點反面例子：要素填寫不全，章不清晰要素填寫不全章不清晰日常費用報銷票據(jù)粘貼要求

報銷的合法票據(jù)差旅費用報銷目前九頁\總數(shù)五十四頁\編于九點反面例子：要素填寫不全，品名過于籠統(tǒng)且無清單或小票。日常費用報銷票據(jù)粘貼要求

報銷的合法票據(jù)差旅費用報銷目前十頁\總數(shù)五十四頁\編于九點反面例子：發(fā)票抬頭不是公司的全稱，而是地名。日常費用報銷票據(jù)粘貼要求

報銷的合法票據(jù)差旅費用報銷目前十一頁\總數(shù)五十四頁\編于九點反面例子：章不合規(guī)。發(fā)票上必須加蓋發(fā)票專用章，加蓋其他類型章的發(fā)票無效,如“現(xiàn)金收訖”章。（行政事業(yè)單位收據(jù)等除外）日常費用報銷票據(jù)粘貼要求

報銷的合法票據(jù)差旅費用報銷目前十二頁\總數(shù)五十四頁\編于九點反面例子：報銷項目與發(fā)票內(nèi)容不一致。左圖發(fā)票為訂票發(fā)票，不能用于報銷市內(nèi)交通費左圖發(fā)票上的發(fā)票章為某飯店，不能用于報銷市內(nèi)交通費。后經(jīng)網(wǎng)上查詢此發(fā)票，發(fā)現(xiàn)此發(fā)票章與網(wǎng)上信息也不符。日常費用報銷票據(jù)粘貼要求

報銷的合法票據(jù)差旅費用報銷目前十三頁\總數(shù)五十四頁\編于九點反面例子：印章不清或根本沒有印章的發(fā)票無效。產(chǎn)生這樣的問題原因之一是有的經(jīng)營單位為了推卸責任保護自己，在出具假發(fā)票時，故意不將印章印清或拒絕蓋章，消費者事后無法再去索要真票。日常費用報銷票據(jù)粘貼要求

報銷的合法票據(jù)差旅費用報銷目前十四頁\總數(shù)五十四頁\編于九點

反面例子：同一次消費的幾張發(fā)票的發(fā)票號碼相同，相同為虛假發(fā)票日常費用報銷票據(jù)粘貼要求

報銷的合法票據(jù)差旅費用報銷目前十五頁\總數(shù)五十四頁\編于九點

在日常報銷工作中，我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有一些票據(jù)粘貼的不規(guī)范，例如一張紙上粘貼的票據(jù)太多、太亂、正反顛倒、很不整齊，這些都給會計報銷的后續(xù)工作（合計金額、稽核、裝訂、會計檔案保管等）帶來很大的不便，尤其是耽誤報賬者的時間。鑒于上述情況，現(xiàn)將財務票據(jù)粘貼要求的規(guī)范向大家做簡要介紹，希望大家在今后碰到類似業(yè)務能按規(guī)范操作。（三）、原始單據(jù)粘貼規(guī)范日常費用報銷票據(jù)粘貼要求

報銷的合法票據(jù)差旅費用報銷目前十六頁\總數(shù)五十四頁\編于九點票據(jù)整理粘貼要求1、票據(jù)分類。對于集中較多的票據(jù)按照內(nèi)容進行分類，如辦公用品、電話費、差旅費、市內(nèi)交通費等等，按照類別分別粘貼。

2、將票據(jù)整理齊后，將膠水涂抹在票據(jù)左側(cè)背面，沿著粘貼單裝訂線內(nèi)側(cè)和粘貼紙的上邊依次均勻排開橫向粘貼，且應避免將票據(jù)貼出粘貼單外。裝訂線左側(cè)不要粘貼票據(jù)，不要將票據(jù)集中在粘貼紙中間粘貼，以免造成中間厚，四周薄。

3、如果票據(jù)大小不一樣，可以在同一張粘貼單上按照先大后小的順序粘貼；

票據(jù)比較多時可使用多張粘貼單

4、對于比粘貼單大的票據(jù)或其他附件，也應沿裝訂線粘貼，超出部分可以按照粘貼紙大小折疊在粘貼范圍之內(nèi)。目前十七頁\總數(shù)五十四頁\編于九點1、所有經(jīng)濟業(yè)務均應提供正規(guī)合法票據(jù)；發(fā)票要填寫完整，字跡清晰，沒有涂改、污染，發(fā)票專用章清晰可辨。假發(fā)票、空白發(fā)票和填寫不規(guī)范的發(fā)票，不予報銷。2、應使用黑色水筆或鋼筆以規(guī)范漢字填寫粘貼單，絕對不允許使用圓珠筆、鉛筆或者紅色的筆書寫，并且絕對不得涂改，經(jīng)辦人、報賬人、單據(jù)張數(shù)等信息應如實完整填寫；3、不要將票據(jù)倒置粘貼；不要用訂書機訂票據(jù)；

4、發(fā)票上未列清詳細品名、數(shù)量、單價的（比如只寫了“辦公用品一批XXX元”）以及各種購買物品的定額發(fā)票，無論金額大小，均必須附有加蓋發(fā)票專用章的購貨清單或小票。定額發(fā)票要用黑筆寫上單位抬頭，開具日期等信息，不得空白。填寫規(guī)范及注意事項工資結(jié)算管理專項支出管理借款管理規(guī)定財務報銷管理

原始單據(jù)粘貼規(guī)范目前十八頁\總數(shù)五十四頁\編于九點5、原始粘貼單上相關(guān)數(shù)據(jù)填寫規(guī)范要求：1)

阿拉伯數(shù)字要加上人民幣符號，如：報賬金額為12345元，則在阿拉伯數(shù)字填寫欄內(nèi)填寫￥12345.00元。2)

大寫漢字欄內(nèi)應按規(guī)范漢字在已經(jīng)印刷好的相應位數(shù)內(nèi)填寫數(shù)字大寫，并在大寫漢字前的每一空位上畫“X”，在數(shù)字是0的位置填寫漢字“零”。例如，報賬金額為￥2034.50元，則大寫數(shù)字欄內(nèi)填寫：

X拾X萬貳仟零佰叁拾肆元伍角零分3)

漢字的數(shù)字大寫標準寫法為：壹貳叁肆伍陸柒捌玖拾佰仟萬元角分工資結(jié)算管理專項支出管理借款管理規(guī)定財務報銷管理

原始單據(jù)粘貼規(guī)范填寫規(guī)范及注意事項目前十九頁\總數(shù)五十四頁\編于九點報銷票據(jù)粘貼?基本要求：–緊靠粘貼單的左上端，從左橫向粘貼–相鄰票據(jù)間須留出間隔距離–票據(jù)較多時，可分行粘貼–不得豎向粘貼–報銷人須在每張票據(jù)背面空白處注明開支的用途?不符合規(guī)定要求的報銷單據(jù)，財務部有權(quán)退回，要求報銷人重新整理。目前二十頁\總數(shù)五十四頁\編于九點票據(jù)粘貼緊靠粘貼單的左上端，從左橫向粘貼粘貼方向票據(jù)粘貼范圍目前二十一頁\總數(shù)五十四頁\編于九點票據(jù)粘貼票據(jù)應當橫向粘貼，膠水涂在票據(jù)的背面粘貼端目前二十二頁\總數(shù)五十四頁\編于九點目前二十三頁\總數(shù)五十四頁\編于九點目前二十四頁\總數(shù)五十四頁\編于九點目前二十五頁\總數(shù)五十四頁\編于九點目前二十六頁\總數(shù)五十四頁\編于九點圖

1

火車票的粘貼目前二十七頁\總數(shù)五十四頁\編于九點目前二十八頁\總數(shù)五十四頁\編于九點圖

2

車輛通行費發(fā)票的粘貼目前二十九頁\總數(shù)五十四頁\編于九點圖

3

出租車票的粘貼

目前三十頁\總數(shù)五十四頁\編于九點圖

4

汽車車票的粘貼目前三十一頁\總數(shù)五十四頁\編于九點圖

5汽車客票的粘貼

目前三十二頁\總數(shù)五十四頁\編于九點目前三十三頁\總數(shù)五十四頁\編于九點示例1.票據(jù)粘貼：

如圖：靠裝訂線右側(cè)，自左至右沿上邊以魚鱗式粘貼票據(jù)，要求每張票據(jù)均保證貼在粘貼單上，不得以票貼票，不得集中在中間粘貼，不得將票據(jù)貼到粘貼單外工資結(jié)算管理專項支出管理借款管理規(guī)定財務報銷管理

原始單據(jù)粘貼規(guī)范目前三十四頁\總數(shù)五十四頁\編于九點紅線：紅色劃線部分為必填項日期：費用報銷單填寫日期CRM號：CRM系統(tǒng)生成號借款項：如未發(fā)生，劃掉空白用途：按費用性質(zhì)分類填寫簽收手續(xù)：完成報銷領(lǐng)款后簽字確認示例2.費用報銷單填寫：

《費用報銷審批單》填寫可參照下圖

工資結(jié)算管理專項支出管理借款管理規(guī)定財務報銷管理

原始單據(jù)粘貼規(guī)范目前三十五頁\總數(shù)五十四頁\編于九點1234報銷人必須取得相應的合法單據(jù)（相關(guān)規(guī)定見原始單據(jù)的一般要求），且發(fā)票上有經(jīng)辦人和證明人簽名。

填寫報銷單應注意：根據(jù)費用性質(zhì)填寫對應單據(jù)；嚴格按單據(jù)要求項目填寫，注明附件張數(shù)；金額大小寫必須完全一致；簡述費用內(nèi)容或理由。

按規(guī)定的審批程序報批。

報銷５０００元以上需提前一天通知財務部以便備款。

（四）、費用報銷一般規(guī)定工資結(jié)算管理專項支出管理借款管理規(guī)定財務報銷管理

目前三十六頁\總數(shù)五十四頁\編于九點部門員工發(fā)生費用本部門主管審核部門經(jīng)理審核財務審核票據(jù)是否有誤總經(jīng)理審核簽字到財務部報銷領(lǐng)款123454審核無誤審核未通過返回報銷人（五）、費用審批簽字流程工資結(jié)算管理專項支出管理借款管理規(guī)定財務報銷管理

目前三十七頁\總數(shù)五十四頁\編于九點為了協(xié)調(diào)公司對內(nèi)、對外業(yè)務的工作安排，方便員工費用報銷，財務部將報銷時間具體安排如下：財務報銷時間：公司財務部每周二、周四為財務報銷日下班前30分鐘為財務結(jié)賬時間，不對外報銷借款支出及對外付款不受以上時間限制，可隨時辦理當年發(fā)票，應在當年辦理報銷，跨年度的發(fā)票，不予報銷（六）、報銷時間的安排工資結(jié)算管理專項支出管理借款管理規(guī)定財務報銷管理

目前三十八頁\總數(shù)五十四頁\編于九點一、財務報銷管理規(guī)定二、借款管理規(guī)定三、專項支出管理規(guī)定四、工資結(jié)算管理規(guī)定工資結(jié)算管理專項支出管理借款管理規(guī)定財務報銷管理目前三十九頁\總數(shù)五十四頁\編于九點1、出差借款出差人員憑審批后的《出差申請表》按批準額度辦理借款，出差返回5個工作日內(nèi)辦理報銷還款手續(xù)

2、臨時借款

如業(yè)務費、周轉(zhuǎn)金等，借款人員應及時報帳，除周轉(zhuǎn)金外其他借款原則上不允許跨月借支。

溫馨提示：

各項借款金額超過5000元應提前一天通知財務部備款

工資結(jié)算管理專項支出管理借款管理規(guī)定財務報銷管理目前四十頁\總數(shù)五十四頁\編于九點3、借款銷賬規(guī)定

（

1）借款銷帳時應以借款申請單為依據(jù)，據(jù)實報銷，超出申請單范圍使用的，須經(jīng)主管領(lǐng)導批準，否則財務人員有權(quán)拒絕銷帳；

（2）借領(lǐng)支票者原則上應在5個工作日內(nèi)辦理銷帳手續(xù)。

（3）借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉(zhuǎn)為個人借款從工資中扣回。

工資結(jié)算管理專項支出管理借款管理規(guī)定財務報銷管理目前四十一頁\總數(shù)五十四頁\編于九點4、借款流程

財務付款借款人按規(guī)定填寫《借款單》，注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、注明借款形式（支票或現(xiàn)金）審批流程借款人借款

審批流程：部門主管審核簽字→主管經(jīng)理簽字→財務部復核→總經(jīng)理或董事長審批。

財務付款：借款憑審批后的借款單到財務部辦理領(lǐng)款手續(xù)。工資結(jié)算管理專項支出管理借款管理規(guī)定財務報銷管理目前四十二頁\總數(shù)五十四頁\編于九點案例1.2009年12月5日，王歡（銷售部業(yè)務員）預借差旅費3000元。2.2009年12月15日，王歡（銷售部業(yè)務員）出差回來報銷差旅費2500元，余款500元退回。目前四十三頁\總數(shù)五十四頁\編于九點目前四十四頁\總數(shù)五十四頁\編于九點借支單的填寫目前四十五頁\總數(shù)五十四頁\編于九點差旅費報銷單的填寫目前四十六頁\總數(shù)五十四頁\編于九點差旅費報銷單的填寫王歡與客戶談業(yè)務1211河源天津火車30034100120012127001213天津1214河源火車300伙食20091215人民幣貳仟伍佰元整2,500.003,000.00500.00目前四十七頁\總數(shù)五十四頁\編于九點收據(jù)的填寫

20091215王歡現(xiàn)金伍佰元整500.00元預借差旅費余款王露王歡李梅目前四十八頁\總數(shù)五十四頁\編于九點一、財務報銷管理規(guī)定二、借款管理規(guī)定三、專項支出管理規(guī)定四、工資結(jié)算管理規(guī)定工資結(jié)算管理專項支出管理財務報銷管理借款管理規(guī)定目前四十九頁\總數(shù)五十四頁\編于九點三、專項支出管理規(guī)定專項支出定義專項支出（付款）主要包括軟件及固定資產(chǎn)購置、咨詢顧問費、廣告宣傳費、貨款、裝修款以及其他專項費用等。專項支出費用標準此類費用一般金額較大，由主管部門經(jīng)理根據(jù)實際需要向總經(jīng)理或董事長提交請示報告（含項目可行性分析、費用預算及相關(guān)收益預測表等），經(jīng)總經(jīng)理或董事長簽署審核意見或?qū)徟舐男邢嚓P(guān)手續(xù)。工資結(jié)算管理專項支出管理財務報銷管理借款管理規(guī)定目前五十頁\總數(shù)五十四頁\編于九點1、審批后的報告文件到財務部備案，以便財務備款。2、簽訂合同：由直接負責部門與合作方簽訂正式合作合同，（合同簽訂前由公司法律顧問審核，合同應注明付款方式、發(fā)票的開具日期及條件等）。3、付款流程：（1）有預付款的，填寫江蘇太能實業(yè)有限公司付款申請單，審批流程同費用報銷流程.（2）合同終結(jié)，需要再次付款的，在明確收到對方提供的發(fā)票后，由經(jīng)辦人員整理發(fā)票等資料并填寫付款申請單或費用報銷單（填寫規(guī)范參照日常費用報銷一般規(guī)定和流程，發(fā)票上必須有經(jīng)辦人和證明人的簽名，在備注內(nèi)詳細注明前期付款合計，本次再需付款金額）；（3）按審批程序?qū)徟翰块T主管審核簽字→財務部復核→主管副總簽字→常務副總簽字→總經(jīng)理或董事長審批。（4）財務部根據(jù)審批后的付款申請單或報銷單金額付款；