掌握3個(gè)底層邏輯

掌握3個(gè)底層邏輯，教你正確匯報(bào)職場(chǎng)中，如果不懂匯報(bào)工作，你就默默干到老！匯報(bào)不得要領(lǐng)，無(wú)法讓上級(jí)接受和認(rèn)同，就會(huì)失去很多機(jī)會(huì)。匯報(bào)工作不是一種形式，匯報(bào)本身就是工作職責(zé)的一部分。學(xué)會(huì)正確地匯報(bào)工作，掌握工作匯報(bào)技巧的人，才能成為上司信任和依賴的對(duì)象。而真正會(huì)匯報(bào)工作的人，都懂這三個(gè)底層邏輯，結(jié)合《向上管理：如何正確匯報(bào)工作》一書(shū)中的內(nèi)容，我們具體來(lái)說(shuō)說(shuō)。第一個(gè)底層邏輯：運(yùn)用結(jié)構(gòu)化思維理清匯報(bào)思路，突出重點(diǎn)，簡(jiǎn)明扼要商業(yè)社會(huì)通用的邏輯思維就是金字塔思維，結(jié)論先行，重點(diǎn)突出，簡(jiǎn)明扼要。這也是職場(chǎng)匯報(bào)通用的結(jié)構(gòu)化思維。在匯報(bào)之前，你需要理清匯報(bào)思路，準(zhǔn)備匯報(bào)內(nèi)容。以下9步能夠幫你理清思路：第1步，確定人物你準(zhǔn)備匯報(bào)給誰(shuí)聽(tīng)？是一個(gè)人還是幾個(gè)人？如果你要向一群人匯報(bào)，比如當(dāng)著全公司的面做工作匯報(bào)，那么他們中誰(shuí)才是你真正的聽(tīng)眾？是你的領(lǐng)導(dǎo)，還是客戶？只有確定了匯報(bào)對(duì)象，才能開(kāi)展下一步的工作。第2步，確定內(nèi)容匯報(bào)的內(nèi)容是什么？你知道自己要說(shuō)什么嗎？有的人匯報(bào)工作時(shí)前后混亂，自己都不知道自己要表達(dá)什么。這就是沒(méi)考慮清楚就張口的結(jié)果。匯報(bào)工作中有3個(gè)簡(jiǎn)單的匯報(bào)模型：模型1：Why—What—How，即分別描述事件/工作/項(xiàng)目的起因、內(nèi)容和方法。模型2：5W1H，即分別描述事件的內(nèi)容、起因、時(shí)間、地點(diǎn)、人物以及解決的方式或過(guò)程。模型3：STAR模型，這是匯報(bào)工作進(jìn)度最常用的模型，即交代背景、交代需要完成的任務(wù)、交代任務(wù)的完成情況和效果。這3個(gè)模型可以應(yīng)用于大多數(shù)工作匯報(bào)，能幫助你梳理過(guò)程，有條理地呈現(xiàn)匯報(bào)的內(nèi)容，使你的匯報(bào)更有效。第3步，確定重點(diǎn)你匯報(bào)中最關(guān)鍵的部分是什么？一次匯報(bào)的重點(diǎn)應(yīng)該只有一個(gè)，而這個(gè)重點(diǎn)應(yīng)該是能用一兩句話來(lái)表達(dá)清楚的。第4步，確定邏輯工作匯報(bào)的邏輯是什么？基本的邏輯有：時(shí)間邏輯、事件邏輯、空間邏輯等。比如，匯報(bào)工作的進(jìn)展情況，你就可以使用時(shí)間邏輯，從過(guò)去到現(xiàn)在，選取幾個(gè)時(shí)間點(diǎn)來(lái)匯報(bào)。邏輯的使用可以使你的匯報(bào)內(nèi)容更清晰，展示得更直觀。第5步，確定方式應(yīng)該用什么方式匯報(bào)？簡(jiǎn)單、急切的內(nèi)容，可以使用口頭匯報(bào)的形式。如果口頭匯報(bào)不方便，使用即時(shí)通訊工具也可以。如果匯報(bào)的內(nèi)容比較復(fù)雜，就需要用電郵來(lái)匯報(bào)，附件可以是參考的文件資料。更復(fù)雜的內(nèi)容，可能就需要你做PPT，然后通過(guò)當(dāng)眾解說(shuō)來(lái)匯報(bào)。內(nèi)容的不同性質(zhì)決定了你應(yīng)該使用什么樣的匯報(bào)形式。因事制宜，因人制宜，因時(shí)制宜。在不同的情況下，面對(duì)不同的人，你要選擇不同的匯報(bào)方式。第6步，確定場(chǎng)合在什么場(chǎng)合匯報(bào)？是單獨(dú)去領(lǐng)導(dǎo)的辦公室匯報(bào)，還是在會(huì)議上公開(kāi)匯報(bào)?第7步，確定時(shí)間在什么時(shí)間匯報(bào)？匯報(bào)大概要花多少時(shí)間？匯報(bào)的那個(gè)時(shí)間是不是合適？這些點(diǎn)都要考慮到。第8步，確定狀態(tài)上司是否處在“聽(tīng)匯報(bào)”的狀態(tài)？如果上司不在狀態(tài)，那么你有幾個(gè)選擇：如果是非常小的事情，可以拖一下，等他回到狀態(tài)了再匯報(bào)；要么用幾句話總結(jié)一下你要匯報(bào)的內(nèi)容，然后申請(qǐng)隔日再匯報(bào)。但是注意：如果匯報(bào)的內(nèi)容十分緊急，即使領(lǐng)導(dǎo)不在狀態(tài)，你也要把他“拉回狀態(tài)”。第9步，確定被接受的可能性上司能否接受你的工作匯報(bào)？如果上司不會(huì)接受，那么他不接受的原因是什么？如何解決上司不能接受的問(wèn)題？理清思路之后，如何表達(dá)呢？上司的時(shí)間寶貴，在匯報(bào)的時(shí)候要分主次的先后順序，不但要精練，還要能夠引起你上司的興趣。你一定要知道，上司關(guān)注的是哪個(gè)工作、上司想先聽(tīng)哪個(gè)工作。有幾個(gè)原則要牢記：強(qiáng)調(diào)緊急的。強(qiáng)調(diào)重要的。強(qiáng)調(diào)和上司利益關(guān)系密切的。強(qiáng)調(diào)上司關(guān)心的。有三種順序供你參考：第一種，按照時(shí)間順序匯報(bào)：比如說(shuō)，當(dāng)你匯報(bào)業(yè)務(wù)時(shí)，你可以先總結(jié)過(guò)去的一個(gè)季度的表現(xiàn)；然后再分析當(dāng)前遇到的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，總結(jié)要點(diǎn)；最后對(duì)下一季度進(jìn)行展望，對(duì)需要改進(jìn)的地方加以闡述。第二種，按照影響力排序匯報(bào)：先說(shuō)影響重大的因素，然后說(shuō)次要的。第三種，按照溝通對(duì)象的關(guān)心程度匯報(bào)：先說(shuō)溝通對(duì)象最關(guān)心的問(wèn)題，再拋出其他問(wèn)題。匯報(bào)時(shí)，盡量采用“總分總”的方式，先總結(jié)，再分別描述，最后再總結(jié)。匯報(bào)的結(jié)果最重要，要學(xué)會(huì)把你匯報(bào)的內(nèi)容歸納出個(gè)一、二、三來(lái)?？梢赃@樣對(duì)領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)：“領(lǐng)導(dǎo)，我向你匯報(bào)三個(gè)工作：第一項(xiàng)是……，第二項(xiàng)是……，第三項(xiàng)是……”然后觀察領(lǐng)導(dǎo)的神情，領(lǐng)導(dǎo)在聽(tīng)哪件事時(shí)表現(xiàn)得比較專注，你就著重匯報(bào)哪個(gè)內(nèi)容。這里面最重要的是運(yùn)用三點(diǎn)邏輯：學(xué)會(huì)分層次匯報(bào)，濃縮的才是精華。三點(diǎn)邏輯的精髓在于總結(jié)和歸類，三種方法、三個(gè)時(shí)間、三個(gè)方面、三種方位、三個(gè)工作……把內(nèi)容分成三塊來(lái)闡述，就是三點(diǎn)邏輯。任何事情都可以總結(jié)出個(gè)一二三來(lái)，你在說(shuō)話的時(shí)候、匯報(bào)的時(shí)候，甚至思考的時(shí)候，都應(yīng)該有意識(shí)地訓(xùn)練自己，用“一、二、三點(diǎn)”來(lái)說(shuō)話、匯報(bào)、思考。第二個(gè)底層邏輯：看人說(shuō)話了解上司的性格，用對(duì)方喜歡和受用的方式匯報(bào)工作上首先明白一點(diǎn)，是你適應(yīng)上司，不是讓上司適應(yīng)你。因?yàn)樯纤静皇悄氵x的，而是公司組織選的。適應(yīng)上司就需要充分了解你的上司是個(gè)什么樣的人。你的上司是喜歡支配和領(lǐng)導(dǎo)，帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)沖鋒陷陣？還是喜歡影響他人，通過(guò)潛移默化的影響使團(tuán)隊(duì)成員士氣大增？他是穩(wěn)健型領(lǐng)導(dǎo)，通過(guò)嚴(yán)格執(zhí)行程序帶給團(tuán)隊(duì)安全感和高效？還是支持型領(lǐng)導(dǎo)，在服從規(guī)則的同時(shí)，支持整個(gè)團(tuán)隊(duì)奮進(jìn)，成為整個(gè)團(tuán)隊(duì)堅(jiān)實(shí)的后盾？我們可以用DISC人格特質(zhì)來(lái)判斷你上司的類型，這有助于你了解他的價(jià)值主張、驅(qū)動(dòng)力、工作偏好和對(duì)下屬的偏好。所謂DISC人格特質(zhì)，是指人的性格基本可以分為四種:D——Dominance（支配型），行動(dòng)力強(qiáng)、以結(jié)果為導(dǎo)向的性格特征；I——Influence（影響型），性格溫和樂(lè)觀、以人為主的性格特征；S——Steadiness（穩(wěn)健型），以程序?yàn)橹?、做事?yán)謹(jǐn)、精細(xì)的性格特征；C——Compliance（支持型），以服從規(guī)則為主、樂(lè)于支持他人的性格特征。應(yīng)對(duì)不同類型的上司，你需要充分了解他的性格特型，然后根據(jù)需要去改變自己，去適應(yīng)他，和他實(shí)現(xiàn)最優(yōu)互補(bǔ)。支配型（D型）：結(jié)果導(dǎo)向支配型上司是天生的領(lǐng)導(dǎo)者，他們的價(jià)值取向只有一個(gè)，那就是結(jié)果導(dǎo)向。他們的工作模式是以問(wèn)題為主，以結(jié)果為唯一目標(biāo)，勇往直前。們直截了當(dāng)、控制一切，獨(dú)斷專行，同時(shí)是“指揮者”和“支配者”。在工作上追求的是結(jié)果和成就感。他們常常會(huì)說(shuō)的話是：“結(jié)果呢”“成果是什么”“下一步的行動(dòng)是……”“我們的目標(biāo)是……”“應(yīng)該如何做呢”，等等。和D型上司溝通，必須要簡(jiǎn)單、直接、有問(wèn)必答。你需要做的是以下幾點(diǎn):.直截了當(dāng)：支配型上司把效率和結(jié)果放在最重要的位置，所以你越直接越好，否則會(huì)被視為耽誤他的時(shí)間。.隨時(shí)讓他掌握狀況，及時(shí)匯報(bào)：如果你的上司事無(wú)巨細(xì)都要了解、經(jīng)常要求你向他匯報(bào)現(xiàn)狀，那么他一定是D型上司，D型上司對(duì)掌控自己和他人的權(quán)力非常執(zhí)著。.拿出結(jié)果：不要帶著問(wèn)題去找他，而要帶著結(jié)果去找他。任何工作你都要卓有成效地完成，他喜歡能夠直接帶給他結(jié)果的下屬。.能夠處理他照顧不到的細(xì)節(jié)：D型上司的開(kāi)創(chuàng)性使得他做決策時(shí)非常果斷，但是這種果斷也常常會(huì)使他疏忽細(xì)節(jié)、忽視弊端。作為D型上司的得力助手，你需要在他做決斷的時(shí)候，幫助他準(zhǔn)確衡量利弊得失，并提醒他注意可能忽視的細(xì)節(jié)。但是注意，你需要做的是輔佐他，而不是反對(duì)他。.不要虛飾：如果沒(méi)有實(shí)際的成果，那么就直接承認(rèn)，不要用好聽(tīng)的話來(lái)修飾，如“在這個(gè)過(guò)程中我們學(xué)到了……這個(gè)失敗的教訓(xùn)給我們帶來(lái)了……”等。與其說(shuō)這種話，不如直接說(shuō)“下次我一定會(huì)拿出結(jié)果”，這樣反而會(huì)因?yàn)闆_勁十足而更容易得到D型上司的欣賞。影響型（I型）：樂(lè)觀的社交者I型上司即“影響型”上司，性格非常爽朗、待人友善。在I型上司手下工作的你是非常開(kāi)心的，因?yàn)樗麄兿矚g營(yíng)造一種輕松的、以人為本的工作氛圍。I型上司喜歡影響他人而不是掌控他人，他們喜歡交際和溝通，強(qiáng)調(diào)互動(dòng)。他們最大的驅(qū)動(dòng)力是社會(huì)認(rèn)同一一在工作中，他需要上司、同事、客戶和下屬的認(rèn)同（人的認(rèn)同），需要時(shí)刻感受到自己是受歡迎的。但是I型上司的抗壓能力較弱，遇到難題時(shí)容易逃避和陷入混亂。他注重工作中的人甚于事，喜歡交友和溝通，容易親近。和I型上司溝通，你要做到以下幾點(diǎn)：.尊重和認(rèn)同他：I型上司喜歡討好別人，友善就是他們的標(biāo)簽，但是I型上司喜歡討好別人的同時(shí)也更需要他人的認(rèn)同。在DISC四種性格特型中，I型上司是最渴求別人認(rèn)同的。在I型上司手下工作，你需要多多贊美他，經(jīng)常表達(dá)你對(duì)他的認(rèn)可和欣賞。雖然他是你的上司，但是他仍然非常需要來(lái)自下屬的肯定。.能夠找到重點(diǎn)和進(jìn)行充分的邏輯思考：I型上司的腦子非常靈活，工作中點(diǎn)子也多，但是容易流于表面。他們善于提出問(wèn)題的解決辦法，但是有時(shí)他們的解決辦法并不完善，因此能夠補(bǔ)充他的解決方案的下屬是被他喜歡的。.能夠把工作計(jì)劃貫徹到底：I型上司性格自由、不喜拘束，有時(shí)他的工作風(fēng)格會(huì)顯得缺乏動(dòng)力和行動(dòng)力，優(yōu)秀的下屬能夠彌補(bǔ)他的缺陷，協(xié)助他將工作計(jì)劃貫徹到底。與I型上司溝通，你需要格外照顧他的情緒需要，注意到他的情緒起伏，并照顧他的榮譽(yù)感和被認(rèn)同感需要。穩(wěn)健型（S型）：完美主義者S型的上司是高標(biāo)準(zhǔn)的完美主義者、純粹的理性者，他們注重程序和邏輯性，擅長(zhǎng)分析和思考，講究細(xì)節(jié)。把事情本身做好是穩(wěn)健型上司工作中最大的驅(qū)動(dòng)力，這里面絕不含有感情因素。S型上司喜歡精確、穩(wěn)定、有邏輯的做事方法，在向S型上司匯報(bào)工作時(shí)，要能夠提供完美的說(shuō)明和詳細(xì)的數(shù)據(jù)。配合型（C型）：配合支持他人C型上司是服從者，他們服從的是組織和規(guī)則。他們非常喜歡規(guī)則和程序，絕對(duì)遵守紀(jì)律。和C型上司溝通，需要注意以下幾點(diǎn)：.能夠給出明確的規(guī)則和完善的資料：D型上司需要的是工作的結(jié)果，而C型上司更重視工作中的規(guī)則、流程和過(guò)程（不是說(shuō)其不重視結(jié)果，而是其更強(qiáng)調(diào)做事需要符合規(guī)則）。為C型上司匯報(bào)工作時(shí)，一方面你要能夠提供完善的資料給他，另一方面你要能夠抓住重點(diǎn)。這就需要你靈活變化了。.精確完美的品質(zhì)：C型上司注重品質(zhì)，他不喜歡馬馬虎虎的行為模式。如果你要遞交工作結(jié)果給C型上司，那么最好做到完美再給他，不然會(huì)被他打回來(lái)重做。.能夠提供大量的數(shù)據(jù)和資料供他決策：C型上司是團(tuán)隊(duì)中解決問(wèn)題的高手，他們擅長(zhǎng)分析、對(duì)比問(wèn)題，在出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候，他們會(huì)花大量時(shí)間去搜集和對(duì)比數(shù)據(jù)資料。作為C型上司的下屬，你最好能夠在他要求之前就協(xié)助他做到這一點(diǎn)。雖然我們將人的性格分為D、I、S、C這四種類型，但是實(shí)際生活當(dāng)中，每個(gè)人身上都包含有這四種性格，只是每種性格所占的比例不同，沒(méi)有一個(gè)人是單純只有其中一種性格的。把握上司的主要性格特質(zhì)，迎合其性格，注意上述技巧，就能事半功倍。總結(jié)一下：D型性格的人喜歡直來(lái)直去，當(dāng)你面對(duì)這種類型的上司時(shí)，就要順應(yīng)他的性格，多和他討論結(jié)果和效率，多談?wù)動(dòng)嘘P(guān)“What”的內(nèi)容。I型性格的人總是能保持樂(lè)觀開(kāi)朗的性格，和I型上司相處，你要多體察他的情緒，同時(shí)多和他談?wù)撚小癢ho”的問(wèn)題，問(wèn)他：“還有誰(shuí)在參與這個(gè)項(xiàng)目？”“還有誰(shuí)支持這個(gè)決策？”人永遠(yuǎn)是他的關(guān)注點(diǎn)。S型性格的人很容易被他人所信任，你要體察S型上司的遲疑和耐性，多跟他談?wù)撚嘘P(guān)程序和步驟的內(nèi)容一一下一步的計(jì)劃是什么？我們?nèi)绾芜_(dá)到目標(biāo)？即多談“How”的問(wèn)題。面對(duì)C型上司時(shí)，更重要的是要多回答他的疑問(wèn)。要注意多和他談?wù)撚嘘P(guān)“Why”的問(wèn)題一一我們?yōu)槭裁匆@樣做？第三個(gè)邏輯：建立匯報(bào)機(jī)制與你的上司形成有效的工作匯報(bào)機(jī)制匯報(bào)工作是一個(gè)長(zhǎng)期的事情，不是匯報(bào)一次兩次就完的事。掌握了匯報(bào)的思路和說(shuō)話方式，還要建立起完善的工作匯報(bào)機(jī)制。建立匯報(bào)機(jī)制的意義在于：讓你的上司時(shí)刻保持心中有數(shù)，對(duì)你的工作情況永遠(yuǎn)處于放心狀態(tài)。這同時(shí)也是匯報(bào)的價(jià)值所在。如果你缺乏主動(dòng)匯報(bào)意識(shí)，沒(méi)有及時(shí)匯報(bào)問(wèn)題或提前匯報(bào)，不知道何時(shí)匯報(bào)，該不該匯報(bào)，就是沒(méi)有建立匯報(bào)機(jī)制。任何上司都不會(huì)喜歡一個(gè)沒(méi)有建立起完善工作匯報(bào)機(jī)制的下屬。由此可見(jiàn)，有效的匯報(bào)機(jī)制，包含多久匯報(bào)一次，匯報(bào)什么內(nèi)容，如何匯報(bào)等，通常有效的匯報(bào)要做到對(duì)以下5個(gè)內(nèi)容進(jìn)行主動(dòng)匯報(bào)，日程做到簡(jiǎn)單化、習(xí)慣化、定期化。這5個(gè)內(nèi)容包括進(jìn)度、需求、業(yè)績(jī)、意外和困難、建議和規(guī)劃。進(jìn)度你的上司把一項(xiàng)工作交給你，那么你就有義務(wù)在工作過(guò)程中向他匯報(bào)進(jìn)度。如果工作有了新的進(jìn)展，那么可以隨時(shí)匯報(bào)。順利的話，可以按照既定節(jié)奏去匯報(bào)，如果不順利，則需要及時(shí)反饋和匯報(bào)，如果需要申請(qǐng)延期，更應(yīng)提前申請(qǐng)，并說(shuō)明延期的原因和時(shí)間。需求多數(shù)工作不是你一己之力就可以完成的，你可能需要申請(qǐng)人力或者物力來(lái)支持你的工作，這時(shí)你就需要向自己的上司匯報(bào)你的需求。但是要注意，匯報(bào)需求是你的義務(wù)，是否同意你的需求卻是上司的權(quán)力；如果上司不同意你的請(qǐng)求，你就該找別的辦法。業(yè)績(jī)匯報(bào)業(yè)績(jī)分兩種情況：業(yè)績(jī)完成；業(yè)績(jī)未能完成。如果業(yè)績(jī)完成了，直接匯報(bào)即可；如果業(yè)績(jī)沒(méi)有完成，就需要說(shuō)明業(yè)績(jī)目標(biāo)是多少，實(shí)際完成了多少、還差多少，沒(méi)有完成的原因是什么，這個(gè)問(wèn)題是不是能夠解決，目標(biāo)的時(shí)間是什么。意外和困難遇到困難和問(wèn)題要及時(shí)匯報(bào)，遇到意外情況也需要第一時(shí)間匯報(bào)。任何時(shí)候都不要隱瞞你遇到的困難，不要期望你能自己默默解決；即便你可以自己解決，你的上司也有知情權(quán)。建議和規(guī)劃這里的建議和規(guī)劃可以是工作上新的建議和規(guī)劃，也可以是對(duì)現(xiàn)有工作情況的改善意見(jiàn)。在匯報(bào)建議和規(guī)劃時(shí)，應(yīng)該把