物料采購計劃編制方案

物料采購計劃編制方案文書名稱物料采購計劃編制方案編號受控狀態(tài)編制人員審核人員審批人員編制時間審核時間審批時間一、目的為確保工廠采購人員能夠制訂出科學、合理的物料采購計劃，確保所采購物料能夠滿足工廠的生產(chǎn)需求，降低采購的成本與費用，特制定本方案。二、采購計劃編制人員職責說明1．采購部經(jīng)理負責采購計劃的審批及采購計劃人員的指導。2．采購計劃成員負責物料采購的計劃工作。3．物控部、生產(chǎn)部等相關人員負責輔助物料采購的計劃工作。三、編制物料采購計劃（一）物料采購計劃的編制依據(jù)物料采購計劃人員應按以下依據(jù)編制物料采購計劃。1．采購范圍說明，包括生產(chǎn)計劃書、銷售計劃書等。2．需購物料的說明。3．采購所需資源。4．采購物料的市場狀況。5．相關的計劃結果。6．采購時的制約條件與基本假設。（二）物料采購計劃的編制程序1．采購計劃人員需收集采購物料的規(guī)格、品質要求等信息。2．采購計劃人員需分析需購物料的庫存情況并確定采購數(shù)量。3．采購計劃人員根據(jù)采購物料信息和庫存情況等確定采購方式。4．采購方式確定后，采購計劃人員預測采購成本與費用。5．采購計劃人員預測采購成本與費用后，編制正式的采購計劃并報審。6．采購計劃人員需根據(jù)物料分析結果，編制物料采購計劃書。物料采購計劃書需包括但不限于下圖所示的五項內(nèi)容。采購計劃書的內(nèi)容一覽圖四、編制物料采購預算采購部預算人員根據(jù)采購計劃，編制物料采購的預算，如下表所示。物料采購預算表物料類別物料名稱采購數(shù)量單價采購周期物料成本人工成本總成本總計物料總預算人工總預算物料采購總預算五、采購計劃文件管理采購計劃人員負責編制采購計劃表、采購作業(yè)計劃、采購要求說明文件及采購工作文件等文件，并需根據(jù)工廠的相關規(guī)定對其進行管理。1．物料采購計劃如下表所示。物料采購計劃表編號：日期：年月日物料名稱規(guī)格經(jīng)濟定量采購方式交貨期采購等級責任人2．物料采購作業(yè)計劃如下表所示。物料采購作業(yè)計劃表采購階段實施項目開始時間結束時間責任人備注采購準備階段收集采購資料確定采購需求確定采購物料并分類選擇供應商執(zhí)行招標計劃采購實施階段向供應商詢價并確定價格進行采購招標與供應商簽訂采購合同執(zhí)行采購合同物料驗收階段驗收采購物料完成采購掃尾工作3．物料采購說明如下表所示。物料采購說明表物料類別包含內(nèi)容關鍵指標預算總額編號名稱數(shù)量單價1．2．1．2．總預算金額4．采購工作文件采購工作文件包括招標書、詢價單、談判邀請書、初步合作意見書、供應商調(diào)查表等。此類文書可參考工廠的相關資料，使用時注意不得隨意修改已有格式（具體格式略）。五、工廠緊急請購實施方案文書名稱工廠緊急請購實施方案編號受控狀態(tài)一、目的為達到以下兩點目的，特制定本方案。1．明確緊急請購實施的范圍、權限、責任和相關控制措施，確保工廠生產(chǎn)的順利進行。2．確保緊急請購行為的規(guī)范性和實施的高效率。二、適用范圍本方案適用于本工廠所有需要的生產(chǎn)原材料、輔助材料及零配件等物料的緊急請購。三、部門職責1．生產(chǎn)部經(jīng)理根據(jù)實際生產(chǎn)情況，對生產(chǎn)用料提出緊急請購申請。2．倉儲部負責根據(jù)庫存量向采購部提供短缺物料存貨信息。3．采購部的具體職責如下所示。（1）采購部根據(jù)倉儲部物料庫存信息、過往物料需求狀況以及市場現(xiàn)狀，對由市場等其他原因導致的緊急請購提出申請。（2）采購部對已審批的緊急請購，迅速組織購買，并盡快向相關部門提供緊急請購的物料。四、緊急請購發(fā)生原因緊急請購發(fā)生的原因如下表所示。緊急請購原因一覽表原因相關說明生產(chǎn)計劃不當1．銷售預測發(fā)生偏差，追加銷售數(shù)量或插入緊急訂單時，原材料沒有足夠庫存2．制訂生產(chǎn)計劃時，只依據(jù)外售數(shù)量安排物料需求量，忽略自用數(shù)量存貨管制失誤1．實際庫存數(shù)量少于賬面數(shù)量，領用時才發(fā)現(xiàn)短料2．庫存物料品質不符合要求，無法使用請購時間拖延1．物控系統(tǒng)或人員失誤，未及時開出物料請購單，庫存耗盡時才發(fā)現(xiàn)2．預算不足或請購規(guī)格無法確認，磋商或拖延時間太長采購時機延誤1．供應商未依約交貨，需緊急轉向其他來源采購2．由于市場原因，物料來源漸趨短缺，需緊急增加請購數(shù)量，以備不時之需3．采購人員與供應商議價耗時過長，致使后續(xù)環(huán)節(jié)時間不足五、緊急請購實施的條件當出現(xiàn)以下情況之一時可以實施緊急請購。1．目前生產(chǎn)急需，且如果按正常請購程序請購，將不能及時滿足生產(chǎn)所需。2．市場短期內(nèi)會有大的變化，并直接導致物料價格大幅上漲。3．由于特殊原因，可以預測短期內(nèi)某項物料需求會大幅上漲，而庫存不夠，但按正常請購程序請購會延誤時機。六、緊急請購實施步驟（一）一般緊急請購實施步驟1．相關部門填寫“物料請購單”，在說明欄內(nèi)標注緊急請購的原因，加蓋緊急請購章，提出緊急請購申請。2．報總經(jīng)理審批后送交采購部。3．采購部設專員辦理。4．采購專員根據(jù)“從速從優(yōu)”的原則購買所需物料。（二）特殊情況的緊急請購實施步驟特殊情況可由總經(jīng)理通過電話、傳真、郵件等形式通知采購部先行辦理采購事宜，但相關部門必須在三個工作日內(nèi)補齊相關手續(xù)，其具體步驟如下所示。1．相關部門經(jīng)理通過電話、傳真、郵件等形式上報總經(jīng)理。2．總經(jīng)理通過電話、傳真、郵件等形式通知采購部經(jīng)理。3．采購部經(jīng)理指定專員迅速安排購買事宜。4．相關部門補填物料請購單，在說明欄內(nèi)標注緊急請購的原因，并注明是特殊情況下的緊急請購，加蓋緊急請購章，送交總經(jīng)理審批。5．總經(jīng)理審批后送交采購部。七、緊急請購應對策略（一）針對市場變化關注市場變化，及時把握采購時機。（二）針對供應商管理1．供貨渠道多元化，擁有不少于兩家供應商。2．定期關注物料供應市場，儲備至少五家供應商信息。3．及時掌握約定供應商的狀況，做好供應商評估，選擇恰當?shù)墓┴浨溃_保供應商交貨時機。（三）針對本工廠物料管