家庭檔案整理指南

家庭檔案整理指南(總4頁)-CAL-FENGHAI.-(YICAI)-CompanyOne1-CAL-本頁僅作為文檔封面，使用請直接刪除2家 庭 檔 案 整 理 指 南家庭檔案是隨著社會生產(chǎn)力高速進展而產(chǎn)生的文化現(xiàn)象,是社會文明進步的標(biāo)志之一。家庭建檔既是人們從事社會工作的需要,也是家庭生活的需要,更是構(gòu)建和諧社會的需要。為了使家庭建檔工作順當(dāng)、有效、標(biāo)準(zhǔn)地開展，特制定本指南。家庭檔案是家庭及家庭成員在生活、學(xué)習(xí)、工作及各種活動中形成的歸屬個人備查的文字、圖表、音像及其它各種形式和載體的歷史記錄。二、收集范圍和要求人們家庭生活和社會活動極其廣泛且形式多樣，打算了家庭檔案內(nèi)容的豐富性、多樣性、生動性。由于每個家庭生活所處的時間和空間不同，每個人所從事的職業(yè)不同，每個家庭所形成的檔案內(nèi)容與數(shù)量也就千差萬別，各具特色。每個家庭應(yīng)依據(jù)實際狀況確定本家庭檔案的收集范圍，并留意各種材料的收集與積累，對有保存價值的文字、表冊、票據(jù)、聲像、實物等材料做到準(zhǔn)時收集。家庭檔案的收集范圍主要包括：1．家庭成員在社會活動中形成的材料。如：工作筆記、發(fā)表的論文、爭論成果等材料；獲得的各種榮譽證書、獎狀、獎牌等材料；家庭成員承受社會各界邀請的邀請函、書信、請柬等材料；家庭成員與社會各界交往的名片、校友錄、同學(xué)錄、通訊錄等材料。2．家庭生活中形成的材料。如：誕生證、兒童成長記錄、結(jié)婚證、戶口簿等材料；家庭成員的體檢表、病歷、診斷書、化驗單等材料；拍攝的各類家庭生活的照片、錄音錄像等材料；編寫的家譜、家史等家庭綜合材料；個人保藏的各類書畫、古董等材料。3．家庭根本建設(shè)中形成的材料。如：建筑、裝潢房屋的合同、設(shè)計、施工、監(jiān)理、質(zhì)量檢驗、竣工圖、驗收、結(jié)算等材料；家用電器的說明書、用戶手冊、保修卡、發(fā)票等材料。4．家庭成員在經(jīng)濟活動中形成的材料。如：收入、支出工程，工資單、存折、基金、股票開戶書及交易記錄，投資合同、章程，各類保險憑據(jù)、借據(jù)、契約、貴重物品發(fā)票等材料。5．家庭成員在其他活動中形成的具有保存價值的材料。三、保管期限家庭檔案的保管期限視檔案價值而定，一般為“長期”。四、歸檔整理方法家庭檔案的歸檔整理就是將處于零散狀態(tài)的各種原始資料進展有序的分類、整理、編目、裝盒，使之系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)?！惨弧撤诸惣彝n案的分類是將家庭及其成員所形成的全部檔案材料，按其時間、內(nèi)容和形式的異同，分成確定的層次和類別，使家庭檔案構(gòu)成一套有機的體系。1．分類原則⑴選擇分類方法要從家庭檔案形成的特點和規(guī)律動身，既要符合實際，又要保持它們之間的內(nèi)在聯(lián)系。⑵分類層次要清楚，類的概念要明確，相互間界限需清楚，不能相互穿插或重合。⑶分類的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)全都，做法要統(tǒng)一，盡量避開前后相互沖突。⑷分類必需便于家庭檔案的整理、保管和利用。2．分類方法⑴內(nèi)容分類法。按家庭檔案所反映的內(nèi)容可把家庭檔案分為寶寶康樂類、學(xué)生時代類、戀愛婚姻類、工作成果類、家庭建設(shè)類、當(dāng)家理財類、醫(yī)療保健類、家庭歷史類、綜合類。⑵形式分類法。按家庭檔案的形式可把家庭檔案分為證書類、書信類、票據(jù)類、手稿類、字畫類、病歷類、照片類、錄音〔像〕帶類、光盤類、綜合類。⑶成員分類法。按家庭檔案所記錄的家庭成員，分為祖父、祖母、父親、母親、哥哥、弟弟、姐姐、妹妹等，家庭中有多少成員就設(shè)多少類，外加綜合類。3．分類方案依據(jù)家庭檔案材料形成特點和內(nèi)在聯(lián)系，結(jié)合家庭建檔實際，綜合運用內(nèi)容和形式分類法，一般可把家庭10⑴綜合類：包括家庭成員生日、結(jié)婚紀(jì)念日及入學(xué)、入團、入黨、入伍、應(yīng)聘、升職、出國、喬遷的日期等；家譜、家史、自傳、簡歷、日記、讀書筆記、心得體會等；各種教育考試的成績單等。⑵社會交往類：包括家庭成員之間及與親友之間的重要往來書信，家庭成員承受社會各界邀請函、書信、請柬，家庭成員與社會各界交往的重要名片，校友錄、同學(xué)錄、通訊錄等。⑶證件類：包括房產(chǎn)證、誕生證、學(xué)生證、畢業(yè)證、學(xué)位證、工作證、結(jié)婚證、身份證、戶口簿、出國護照、會員證、借書證、職稱資格證書、聘書、獨生子女證等。⑷基建設(shè)備類：包括家庭建房、裝潢的合同、施工圖、施工記錄、原材料合格證、竣工圖、水電氣管線圖、驗收及結(jié)算等材料；各種家用電器的說明書、保修卡、修理單、電路圖及修理點地址、聯(lián)系、發(fā)票等材料。⑸安康類：包括體檢表、病歷、診斷書、化驗單、心電圖、X光片、住院記錄、免疫記錄、常用藥說明、家用藥方、飲食禁忌、烹調(diào)技術(shù)、養(yǎng)分學(xué)問等。⑹榮譽類：包括獲得的各種榮譽證書、獎狀、獎牌、實物，家庭成員的優(yōu)秀事跡材料等。⑺理財類：包括家庭收入、支出工程帳本；存單、有價證券、保險憑據(jù)、借據(jù)、契約、貴重物品清單和發(fā)票等。⑻旅游類：包括家庭及其成員外出旅游的線路打算、飛機票、火車票、汽車票、景點介紹、門票、地圖、紀(jì)念品等。⑼照片〔音像〕類：包括家庭成員各個時期的照片；結(jié)婚、壽慶等家庭重大活動，旅游觀光、聚會消遣等形成的照片、音像資料。⑽作品〔保藏〕類：包括個人愛好、保藏等，如書法書畫作品、名人好友題詞、發(fā)表在各類報刊的文章及作品、出版的專著文集、郵票、古幣及其它各類藝術(shù)品保藏等。在分類方案的擬定過程中，可依據(jù)本家庭實際狀況進展適當(dāng)調(diào)整。家庭檔案材料較多可設(shè)二級類目，如作品〔保藏〕類材料較多，可在作品〔保藏〕類下再設(shè)書畫、瓷器、郵票等類，其他依次類推。反之，家庭檔案材料較少的，可適當(dāng)合并一些相近的大類，如把社會交往類并入綜合類等。〔二〕整理家庭檔案以“件”為單位進展歸檔整理。1．確定“件”的概念。一般一份材料裝訂在一起為一“件”。如一份購房合同為一“件”，一幅書畫作品為一“件”。對于不便利裝訂的材料可實行袋裝等其他形式把材料集中起來作為一“件”，如一套家電全部材料為一“件”，一次旅游全部材料為一“件”。2．編號。在分類方案的最低一級類目內(nèi)按歸檔材料形成時間挨次從“1”開頭編制歸檔件號。如只設(shè)10類的，則在每個大類內(nèi)按歸檔材料的形成時間挨次編制歸檔件號。如設(shè)置二級類目的，如保藏類內(nèi)再設(shè)書畫、瓷器類，則在書畫、瓷器類內(nèi)分別按歸檔材料形成時間挨次編制歸檔件號，也就是書畫類編制一個歸檔流水號，瓷器類編制一個歸檔流水號。各家庭可依據(jù)實際狀況選用不同方法在歸檔材料上編制歸檔件號。類別名稱綜合類件號1-35→←類別名稱綜合類件號1單位為“㎜”。檔案章位置：檔案章一般蓋在歸檔材料的右上角。類別名稱：填寫分類方案最低一級類目；件號：按歸檔材料形成時間挨次從“1”開頭編制歸檔件號。用黑色水筆或鋼筆在歸檔章的類別名稱和件號欄中標(biāo)注。對于一些需保持原貌的歸檔材料可用鉛筆直接在材料上注明類別名稱和件號。⑵粘貼標(biāo)簽形式。在標(biāo)簽上注明類別名稱和件號粘貼在歸檔材料上。粘貼標(biāo)簽以不破壞歸檔材料原貌為原則，如獎牌證書可粘貼在背后或底部等。裝盒一個類的家庭檔案材料按編制的歸檔件號挨次依次裝入檔案盒，分裝成一盒或數(shù)盒，不同類的檔案不能裝入同一盒中，并在每個檔案盒內(nèi)放置備考表，填寫對這一盒家庭檔案需作的補充說明，如無補充說明的可不填寫。對于不能裝盒的家庭檔案可實行其他形式妥當(dāng)保管。盒脊填寫檔案盒背脊：有“家庭代號、年度、類別、起止件號、盒號”五個欄目。家庭代號：假設(shè)按內(nèi)容和形式分類的，一個家庭就有一個家庭代號；假設(shè)按成員分類法，家庭代號則為每個家庭成員的代號〔有幾個家庭成員，就有幾個家庭代號〕。年度：真寫盒內(nèi)存放材形成的起止年份。類別：填寫本家庭分類方案中大類的類別名稱，如一個家庭分為榮譽類、證件類等，在整理榮譽類檔案時在“類別”欄填寫榮譽類、證件類。設(shè)置二級類目，如作品〔保藏〕類設(shè)置二級類目書畫、瓷器的，在整理書畫類時填寫“作品〔保藏〕書畫類”，整理瓷器類時填寫“作品〔保藏〕瓷器類”。起止件號：填寫該盒檔案材料的起止件號，如榮譽類共有三盒30件，第一盒1-10件填寫“1-10”，其次盒11-25件填寫“11-25”，第三盒26-30件填寫“26-30”。盒號：全部裝盒的檔案編大流水號。〔三〕編目在歸檔名目中，對該類內(nèi)按挨次排列的歸檔材料填寫件號、責(zé)任者、題名、成文日期、頁數(shù)、備注?！凹枴保禾顚懺擃悆?nèi)歸檔材料的排列挨次號?！柏?zé)任者”：填寫歸檔材料形成或署名者的名稱?！绊摂?shù)”：填寫每件家庭檔案材料的總頁數(shù)，以每件歸檔材料有文字的頁面計算頁數(shù)?！皞渥ⅰ保禾顚懨糠菁彝n案材料的補充說明。歸檔名目一般編制二份，一份裝訂成冊用于日常檢索，一份放置在檔案盒內(nèi)便于日常家庭檔案的治理。一些特別的家庭檔案如書畫、藏品等可依據(jù)實際需要確定歸檔名目的工程，使歸檔名目能完整、準(zhǔn)確地反映這些家庭檔案的信息。私密性較強的理財類家庭檔案，在編制歸檔名目時可依據(jù)理財類檔案的特點增減所需工程，對于一些保密的工程在著錄時可實行一些特別符號表示不同的內(nèi)容〔相當(dāng)于加密〕，并且將歸檔名目單獨存放以確保安全、保密。五、家庭檔案的數(shù)字化對有條件的家庭，建議對家庭檔案實施數(shù)字化治理。1．已數(shù)字化的歸檔材料應(yīng)加強收集，確保歸檔材料的準(zhǔn)確性、完整性。如在計算機上形成的文本、表格、多媒體等各類電子文件，數(shù)碼相機、攝象機、錄音筆等設(shè)備記錄的照片、錄象、音頻，其他數(shù)字設(shè)備形成的電子文件等。2．未數(shù)字化的歸檔材料應(yīng)通過各種途徑進展數(shù)字化。紙質(zhì)檔案一般通過掃描的形式進展數(shù)字化，掃描顏色為黑白位圖，圖像區(qū)分率為300DPI，文件格式為“PDF”。如有特別需要的可調(diào)整掃描顏色、區(qū)分率、格式，如傳統(tǒng)照片、一些重要的憑據(jù)等。獎狀、獎牌、書畫、玉器等一些實物檔案一般實行數(shù)碼相機拍攝的方法進展數(shù)字化，區(qū)分率、儲存格式等指標(biāo)可依據(jù)實際需要自行設(shè)定。3．對數(shù)字化后形成的電子文件進展命名，按歸檔材料題名對電子文件進展命名。如一份房屋裝修合同，則數(shù)字化后的電子文件名稱為“房屋裝修合同”。4．實施家庭檔案數(shù)字化治理。利用電子表格或數(shù)據(jù)庫軟件建立家庭檔案電子歸檔名目，將已命名的電子文件拷貝至專用的名目夾內(nèi)與電子歸檔名目進展掛接，以供給日常的檢索利用。另外，把電子歸檔名目和已命名的電子文件制作成光盤進展歸檔保存六、家庭檔案的保管1．整理好的家庭檔案按類別挨次依次排列，同類別的按盒號挨次依次排列，放入家庭檔案柜或其他家具中存放。保密、貴重的家庭檔案可單獨存放。2．家庭應(yīng)妥當(dāng)保管家庭檔案，留意防火、防潮、防蟲、防光、防塵等。七、家庭檔案的利用1．家庭成員可依據(jù)實際需要利用家庭檔案，用后歸放原處，防止喪失。涉及個人隱私的家庭檔案要經(jīng)本人