辦公文秘之秘書工作的原則與悟性

辦公文秘之秘書工作的原則與悟性.ppt上個世紀90年代初冬季的一天，某市市長在一位副職領導和幾位縣處級干部陪同下，到市郊牧草養(yǎng)殖區(qū)檢查工作。在第一個點，這位崇尚務實但脾氣大的市長就發(fā)火批評了個別部下。去下一個點時，由于冰封雪蓋，路不好辯認，一位領導將路帶錯，到發(fā)現(xiàn)時差不多已多走了10公里。案例：王副秘書長妙語消除“火藥味”王副秘書長不動聲色地招呼停車，并主動向市長報告：順路請市長看看這片新農(nóng)業(yè)開發(fā)區(qū)，大得很呢！市長看后挺高興。隨后王副秘書長招呼大家上車折向第二個點。他機智地避免了市長發(fā)一場大脾氣。[討論]事后，有人私下議論，說王副秘書長這樣做是在欺騙領導。您的看法呢？案例：市政府辦公廳秘書是如何與統(tǒng)計干部處好關系的?以前,市政府辦公廳搞綜合的秘書們?nèi)ナ薪y(tǒng)計局要數(shù)字往往遭冷遇。后來他們分析其中原因，一是往往在人家特別忙時“湊熱鬧”，影響統(tǒng)計快報的報出；二是有的領導隨意改動統(tǒng)計數(shù)據(jù)引起反感；三是統(tǒng)計部門辦公條件差影響效率，統(tǒng)計干部有點怨氣。于是，秘書們對癥下藥，特別注意尊重統(tǒng)計部門、統(tǒng)計干部和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，還向政府領導反映統(tǒng)計局的困難，平時對統(tǒng)計干部以禮相待。很快，關系得到改善，要數(shù)字不難了，統(tǒng)計局局長還親自為政府秘書們查找、校正和提供數(shù)字，工作起來很便利。

本章重點內(nèi)容

秘書工作主要內(nèi)容之間的關系；秘書工作的基本原則；秘書提高工作悟性的方法。秘書應了解和學習的領導方法；秘書主要專項業(yè)務工作方法。3-1-1秘書工作方法與管理實踐

領導層(管理決策層)秘書(管理決策的輔助層次)執(zhí)行層3-1-1

秘書工作方法與組織管理

●管理組織體系示意圖●

行為科學：科學合理的工作方法

有利于提高效率、優(yōu)化效果秘書工作方法“三必須”

與領導方法相契合與秘書職能相匹配與組織管理運行機制相適應

A.秘書工作方法必須

與組織“四要素”有機融合組織目標組織規(guī)范組織需要組織管理方法指明方向提供依據(jù)方法基礎秘書適用秘書

3-1-2秘書工作方法與領導工作

秘書工作直接為領導工作服務秘書工作與領導工作的需要緊密聯(lián)系總體具體要求當好近身綜合輔助和服務的參謀助手要求秘書通過輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、信息溝通、督促檢查及“三辦”,為領導工作做好鋪墊、拓展、代勞、輔助和服務秘書工作適應領導工作“五法”

之一：“鋪墊法”突出一個“前”字（領導決策前；領導開會前；領導出差前；領導批閱文件前——屬領導開展工作的前期工作）為此：“四必須”（A,把握領導工作目標；B,明確領導工作進程；C,明確領導工作將要采取的方法措施；D,加強與領導的溝通）方法：以領導的工作目標為指導，按領導工作進程和將要采取的措施的要求去操作，以與領導密切溝通來保證鋪墊工作的有效性。之二:“拓展法”

——拓展延伸屬后續(xù)性工作。領導決策后草擬文件、草擬決策執(zhí)行預案、行文發(fā)文；決策文件發(fā)布后收集反饋，協(xié)助領導把握執(zhí)行進程；領導召開會議后文件歸檔、落實催辦；領導檢查工作后與被檢查單位保持聯(lián)系，增強檢查效果。為此，把握3條：領導工作預期效果（通過秘書的努力爭取最佳）；領導工作后續(xù)事務的具體要求（務求件件落實見成效）；工作的整體連續(xù)性和承繼性（環(huán)環(huán)緊扣不脫節(jié)）。鋪墊

拓展與延伸以保證取得領導工作的預期（最佳）效果為目標嚴格按要求辦事注重整體連續(xù)性、承繼性和適變、應變使工作落到實處并取得預期效果

歸納之三:“代勞法”

1,本來屬于領導應親自辦理的公(事)務,由于領導繁忙或時間有限，授權、委托秘書去辦。如代表領導出面協(xié)調(diào)；辦理公務；主持會議；接待客人；回復函電等。

2，要注意5點：A.遵從領導意圖,防止“幫倒忙”；B.遵從授權范圍,切忌越權行事;C.善于扮演“雙重角色”，忠實當好領導代表；D.加強雙向交流,與工作對象協(xié)作配合;E.維護整體功利,不宣傳自己的辛勞。歸納1：秘書有效地為領導工作代勞，是對領導工作在時間、精力、智力和才干諸方面的有力補充和強化，對提高領導工作效率，強化領導工作職能起著不可低估的作用。

歸納2：秘書為領導工作代勞的方法，可以概括為忠實執(zhí)行領導意圖，嚴守授權范圍，扮演雙重角色，注重雙向交流，維護整體功利，促進領導工作效率的提高。之四、伴隨活動法以實現(xiàn)公務活動的目的為出發(fā)點和歸宿；按進度周密安排；提供便利；步調(diào)協(xié)調(diào)；拾遺補缺；隨時應變。以此來保證領導工作有序、高效進行。之五：主輔配合法

前述“四法”，均系秘書發(fā)揮綜合性跟蹤輔助和服務職能作用的體現(xiàn)形式。它們常常是相互聯(lián)系、相互滲透的。要想這種或前、或后、或伴隨一體、或獨當一面的輔助服務充分發(fā)揮作用，除了秘書要提高素質(zhì)、勤奮努力外，領導者的指導、引導、培養(yǎng)、信任及嚴格要求至關重要。只有雙方都在實踐中加強溝通、共同努力，才能達到主輔配合一體化的境界。3-1-3秘書工作方法與社會實踐（上）（一）在實踐中形成，受實踐檢驗

我國數(shù)千年的秘書歷史文化，其形成的秘書工作方法中有的沿用至今（如”一文一事“）；有的至今尚有參考價值（如保密制度與辦法）；有的則失去了運用和參考價值（如封建君主下達詔令的專制方式等）。學習和借鑒外國秘書工作方法中適合我國實際的成分。（二）在運用中學習，在學習中探索

學習的目的全在于運用。學習秘書工作方法的過程，應是一個理論聯(lián)系實際的實踐探索過程。

秘書工作方法與社會實踐（中）3-1-4秘書工作方法與社會實踐（下）

繼承·創(chuàng)新·發(fā)展現(xiàn)代管理科學、信息技術特別是信息網(wǎng)絡技術的迅猛發(fā)展，對秘書的具體工作方式產(chǎn)生巨大的沖擊與影響。社會的發(fā)展需要，呼喚著秘書工作方法的創(chuàng)新和發(fā)展。創(chuàng)新的目的在于提高工作效率和優(yōu)化工作效果。我們的選擇——認真學習和掌握符合客觀需要和規(guī)律的有效的秘書工作方法；同時。結(jié)合現(xiàn)代科學技術，探索創(chuàng)新和發(fā)展，以期把秘書工作做得更好。3-2秘書工作的悟性3-2-1悟性的心理基礎☆悟性首先來自于工作閱歷和工作經(jīng)驗☆悟性來自