時間管理發(fā)展歷程

BBSSp惠天向上東莞培訓網(wǎng)時間管理發(fā)展歷程時間管理的四個發(fā)展歷程時間管理的發(fā)展經(jīng)歷了四個階段，人們從認識到時間管理的重要性，到開始進行時間管理，期間也經(jīng)歷了管理方式和管理重點的轉(zhuǎn)移。.第一代：時間增加和備忘錄第一個階段稱為時間的單純增加和備忘錄。時間的增加是指當時間不夠用，而工作任務比較多的時候，就單純地加班加點，延長工作時間。備忘錄就是把所有要做的項目列出來，制作成一個工作任務清單，做一件，勾掉一件，以此種方式進行時間的分配和使用管理。.第二代：工作計劃和時間表第二個階段稱為工作計劃和時間表，即在所有要做的工作任務開始之前，把清單列出來，在每一項任務之前定一個時間的期限，例如早晨8點?9點做什么，9點?10點做什么，下午1點?2點做什么，每一項任務都有開始和結(jié)束的時間，在這個時間段中完成規(guī)定的某項任務。這個方法有時候也稱為行事歷時間管理法。.第三代：排列優(yōu)先順序以追求效率第三個階段的時間管理稱為排列優(yōu)先順序以追求效率的時間管理。當工作任務越來越多，多到在規(guī)定的時間里面沒有辦法徹底做完的時候，就要求對時間管理的內(nèi)容進行一定的更改，第一，對工作任務要做一些取舍；第二，對工作任務要排優(yōu)先順序，比如，先做哪一件，后做哪一件；重點做哪一件，非重點做哪一件；主要做哪些，次要做哪些；做哪些，不做哪些，等等，描述這個取舍和優(yōu)先順序的辦法可以通過象限法進行。如果按照重要程度的軸來標記橫坐標，按照緊急程度的軸來標記縱坐標，可以構(gòu)成ABCD四個象限，A象限是又重要又緊急的事情，B象限是重要但不緊急的事情，C象限是緊急但是不重要的事情，D象限是不重要也不緊急的事情。如圖1-1所示："緊急輕 ? 1 至翳圖1-1第三代時間管理象限示意圖?A類工作：又重要又緊急的事情假設用一個統(tǒng)一的標準把所有的工作任務做明確清晰的劃分，然后對ABCD四大類的工作做一個排序，顯而易見，首先應做A類工作，因為A類是又緊急又重要的，這類工作一般屬于突發(fā)事件。當工作中出

東莞培訓網(wǎng)SABBSS啕&東莞培訓網(wǎng)現(xiàn)了突發(fā)事件的時候，應該放下手頭所有的工作，全身心地撲上去解決，這種行為被形象地稱為救火行動。例如119消防隊接到警報，就要馬上去處理現(xiàn)場?！景咐客话l(fā)事件：非典2003年中國政府面對非典事件，就屬于又緊急又重要的突發(fā)事件，處理時，當時規(guī)定各地政府的一把手都要把工作全部放下，集中所有的精力控制本地區(qū)的非典問題，這樣強有力的力度才能夠把非典有效地控制住。?B類工作和C類工作當重要又緊急的突發(fā)事件被處理之后，接下來是應該處理C類緊急但不重要的工作，還是B類重要但不緊急的工作？有人認為C類工作很緊急，應先期處理，也有人認為B類工作很重要，應先期處理。按照時間占用的順序來劃分，也就是按照時間的緊急程度來說，專家認為應先處理B類工作。為了對8類工作和C類工作完成時間進行分析，可通過分析假設不做C類工作，會導致整個時間管理出現(xiàn)怎樣的狀況；而如果不做B類工作，又會導致整個時間管理出現(xiàn)怎樣的狀況。透過這兩種狀況的不同比較，就可以清晰地看到兩種選擇的差別。紫急不緊急III■改進產(chǎn)能■危機■發(fā)展團隊重要 ■緊迫問題■尋找新客戶不重夏IIIIV,電話叁■議■繁強工作■愛就迎的-活動■有趣的娛樂,活瑣圖1-2第三代時間問題分類示意圖B類工作重要但不緊急，如果不做的話，B類工作會隨著時間的進一步推移，越來越緊急，直到突破一定的極限，變成A類工作，所以，B類重要不緊急的工作一旦被拖延下去，就會變成突發(fā)事件。C類工作如果不斷地被拖延，隨著時間的不斷推移，它也會變得越來越緊急，當越過一定的極限以后，圖1-2第三代時間問題分類示意圖例如，下午3點?4點，工會組織慰問抽獎活動，參加抽獎者都可得到一袋洗衣粉，如果某人因故未參加工會慰問抽獎活動，4點鐘以后，這個事情可能就已結(jié)束，由此，缺勤者將損失一袋洗衣粉。如果在B類和C類工作之間做沖突性的分析，例如下午只有一段時間，只能做一件事，要么做B類工作，要么做C類工作，兩者不可兼得，那時就應該扔掉C類工作，要保住B類工作，因為B類工作的價值更大，它的重要程度更大。【案例1】熱氣球的難題一個胖子和兩個瘦子乘熱氣球去做科學考察，他們帶了很多食物和水，也帶了很多笨重的實驗儀器。當熱氣球升空行駛到海面的時候，突然發(fā)生了意外，熱氣球開始漏氣，為了減輕熱氣球的重量，要扔掉很多東西，于是先扔掉了實驗儀器,接著扔掉了食物和水，這時候，熱氣球還是太重，需要犧牲一個人來挽救其他人，在這種情況下，因為扔一個瘦子和扔一個胖子對熱氣球的影響不同，只有按照最大可能地減少損失的思路來分析，即扔胖子就可以挽救兩個瘦子的生命，所以必然要先扔胖子。在兩者不可兼得的情況下，如果可以延長工作時間，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，進行更好的策略性的安排，即在B類工作不變成A類工作之前，先把C類工作完成，再按部就班地處理B類工作，這樣就可以達到雙贏的效果。但是管理專家通過實驗發(fā)現(xiàn)這種理想狀態(tài)很難實現(xiàn)，因為C類工作的數(shù)量太多，單個C類工作雖然花費的時間不多，但是C類工作的數(shù)量層出不窮，所謂“野火燒不盡，春風吹又生”，很多經(jīng)理人對于

東莞培訓網(wǎng)J*BBSS聞&pssra±東莞培訓網(wǎng)C類事件的處理只能疲于應付，致使時間管理者陷入了（3類事件的汪洋大海之中，迷失方向，只見樹木，不見森林。【案例2】抗戰(zhàn)的泥潭在抗日戰(zhàn)爭中，200萬日軍被中國人民艱苦卓絕的抗戰(zhàn)拖入全民抗日的汪洋大海之中。二戰(zhàn)以后，斯大林講到，''中國人民艱苦卓絕的抗日戰(zhàn)爭，是世界反法西斯戰(zhàn)場不可缺少的組成部分，為反擊德國法西斯贏得了時間和空間〃。斯大林說，如果中華民國政府投降，結(jié)果將不堪設想。因為中國政府不投降，中國人民盡管條件非常簡陋，做出了巨大的犧牲，卻拖住了200萬日軍，讓他們抽不出兵力北上配合德國夾擊蘇聯(lián)，抽不出兵力南下侵占緬甸、印度、印度尼西亞，甚至吞并澳大利亞和新西蘭，這是中國人民的抗日戰(zhàn)爭把日軍拖入了抗擊奴役、抗擊侵略的泥潭。C類事件的描述有著名的帕金森定律，也稱為爆米花定律，就是2斤玉米看上去不是很大，但是經(jīng)過膨化以后有可能會變?yōu)橐换j筐玉米花。由此可見，被膨脹、被擴大后的結(jié)果會導致C類工作數(shù)量龐大，以致無法完全徹底地被解決。但中國經(jīng)理人面對一大堆繁雜事務的時候，習慣于“急事急辦”，“特事特辦”，于是就會踐踏原則，就會沒有時間性，就是總把最緊急的事情拿來做，從不考慮這件事情的價值如何，不考慮時間的重要性程度?！景咐?】籮筐任務測試美國的專家曾經(jīng)做過一個針對中國經(jīng)理人時間管理基本狀況的測試。任務要求是：一個籮筐中有10件工作任務，假設下午的一段時間是沒有辦法完成籮筐中的所有任務，請中國的經(jīng)理人進行挑選，并完成自己挑選出來的任務。中國經(jīng)理人挑出的第一件工作是最緊急的工作，最緊急的工作完成后，又挑出了最簡單的工作，因為做起來很簡單，所以這些工作很快完成了；中國經(jīng)理人挑的第三件工作是花費時間最短的工作，這些工作也很快做完后，第四件被挑出的是最有趣、最喜歡做的工作，可是這個工作還沒有做完，測試的時間就到了?；j筐中剩余了6件工作任務，而且全是最重要的工作，但是這些工作都有一些類似的特點：不緊急、做起來不簡單、花費的時間很長、不好玩、沒意思。但是，這6件工作如果不做的話，它們?nèi)珪兂芍匾揖o急的突發(fā)事件。點評：中國經(jīng)理人在時間管理方面，普遍存在誤區(qū)和弱點，即在問題的分類概念上模糊。在工作中，屬于8類工作的重要問題一般包括改進產(chǎn)能、發(fā)展團體、尋找新客戶、提升服務品質(zhì)、提升員工技能、開發(fā)新市場、提升品質(zhì)概念、建立完善工作流程等。對個人而言，學習研修和職業(yè)成長問題、健康問題、休閑問題等都是很重要但是不緊急的事情，也就需要在當前多進行改善處理，例如多增加運動量、控制飲食、調(diào)整飲食結(jié)構(gòu)等。健康問題和學習的問題很重要，要把這些問題當成緊急的突發(fā)事件來處理，只有下這樣的決心做事，才能避免將這些重要不緊急的事情轉(zhuǎn)化為重要緊急的事情。對于緊急不重要的事情，可以把它們安排在時間使用的后面，例如對于受歡迎的活動、電話會議、工會抽獎、演唱會等，一定不能使其占用B類工作的時間。時間就像一根橡皮筋，要設定期限，不要把工作任務變成發(fā)面團，像爆米花一樣膨脹，占有你的工作時間和空間。如圖1-3所示：

BBSSp惠天向上】,防患未然BBSSp惠天向上】,防患未然3.身體健康3.改進產(chǎn)能＜人除關(guān)系3.規(guī)劃、休閑■重要】,領導交辦 A.危機處理.緊迫問題南期限壓力的事.某些日常工作D.某些日常工作D.某些會議%某些好玩南趣的活動L煩瑣的工作上某些電話、信件].某幽電話.某些籟導交辦的事.不速之急＜英些會議5.受就迎的事情圖1-3第三代時間管理事件分類示意圖4.第四代：以重要性為導向，價值導向，目標導向，結(jié)果導向第四代時間管理的代表是時間管理的二八定律。意大利經(jīng)濟學家帕累托認為，萬事萬物都可以分為重點的少部分和一般的大部分，這就是通常所說的二八定律，即80%的結(jié)果源于20%的努力，也就是80%的結(jié)果是因為20%的關(guān)鍵因素所致。所謂“打蛇打七寸，擒賊先擒王，好鋼用在刀刃上”用最有效率的時間去做20%的最有效率的工作,在這些時間段，注意力要高度集中，一口氣把事情干完，不要中間停止，從而達到一種高效率。同時，要調(diào)整生物鐘，控制好工作的節(jié)奏，使得效能最高。時間管理的六個概念不管是中國傳統(tǒng)的時間管理，還是第四代時間管理，在時間管理中，以下六個概念是貫穿于時間管理中最核心的重要問題。.消費與投資消費與投資包含多個概念，時間如果用于工作、學習，就是一種投資，因為它是有回報的。如果用于陪家人聊天、外出旅游、無所事事、徹底放松，就屬于消費，所以時間管理要多投資，少消費，達到投資和消費的平衡。.機遇與選擇在時間管理中，要主動地選擇，而不是被動地等待，主動可以導致機遇，等待則只能處于無奈狀態(tài),不能將人生時間使用的可能性發(fā)揮到極致。.應變與制變應變就是當問題發(fā)生時，去被動地做出反應；制變則是去控制住事情，能夠主動地預先做出一些預防，讓事情最大可能地朝著自己把握的方向發(fā)展。.效率與成效在時間管理中，要有很高的時間利用率，而且時間利用的結(jié)果是可見的、是優(yōu)質(zhì)的、是與奮斗目標相一致的，而不是南轅北轍的結(jié)局。.緊要與重要處理好緊要問題與重要問題的關(guān)系，具體做法如下:

東莞培訓網(wǎng)SABBSS啕&pssra±東莞培訓網(wǎng)對于重要且緊要的問題立即處理；對于重要但不緊要的問題優(yōu)先處理；對于緊要但不重要的問題最后處理；對于不重要也不緊要的問題則予以回避。6.反應與預應當問題發(fā)生后，能及時做出反應，采取必要的措施。對于未發(fā)生的問題，則防患于未然，提前做出預防，使問題有良好的預警處理機制。時間的殺手：時間損失分析時間哪里去了？現(xiàn)在很多時間管理者驚呼“誰動了我的時間？”對于每天的24小時，對于每小時的60分鐘，似乎都特別容易逝去。時間的殺手究竟在哪里？一般來說，時間的損失不外乎以下幾個方面的因素：設定目標方面的時間損失；制定計劃方面的時間損失；做出決定方面的時間損失；在工作組織方面的時間損失；工作開始時的時間損失；每日安排上的時間損失；在信息和溝通方面的時間損失。耗時因素分析（一）外因和內(nèi)因的耗時對時間損失因素的分析，也可以按照外因和內(nèi)因來分類，調(diào)查者通過對人們?nèi)粘Ｏ臅r間因素的歸類，大致將這些原因劃歸為以下幾個方面：.外在因素耗時的類型電話干擾；不速之客；溝通不良；資料不全；文件復雜；工作擱置等。.內(nèi)在因素耗時的類型計劃欠妥；事必躬親；條理不清；欠缺自律；無力拒絕；做事拖延等。（二）有形和無形的浪費在時間浪費中，有些時間是被眼睜睜地看著消耗掉的，而有些時間則是在管理者毫無知覺的情況下被浪費掉的，因此，浪費時間的現(xiàn)象可以按照有形浪費和無形浪費來區(qū)分。J*BBSS東莞培訓網(wǎng)聞&pssra±東莞培訓網(wǎng)1.有形浪費開小差；資源不足；電話；程序繁瑣；間斷；等待。2.無形浪費計劃不周；不懂說“不〃；拖延；不懂授權(quán)；不分輕重緩急。時間管理困惑匯總在經(jīng)理人的時間管理中，時間總是被無數(shù)的突發(fā)事件和小問題所占用；經(jīng)理人做好了工作計劃，但在實際的工作中，卻根本不能按照自己的預定計劃來完成這些工作；經(jīng)理人自己總是感覺時間不夠用，而且這種不夠用又不斷地被加班和身心疲憊所加劇。時間管理的困惑可以歸納為以下幾個方面：工作無計劃，忙忙碌碌不知道干了什么，總是感覺時間不夠用；計劃常被突發(fā)事件、會議中斷或打亂；工作被小問題拖延；工作時間超出原計劃；下屬工作的突發(fā)事件多，無能力解決。時間管理誤區(qū)（一）時間管理誤區(qū)在時間管理中，人們認為自己的時間屬于自己的私人財富，似乎今天過了還有明天、今年過了還有明年；或者突然感覺自己時日不多了，自己的很多工作都堆在一起了，自己已無所適從了。這種潛意識的循環(huán)論左右了人們的思維，也讓人們在時間面前不知所措。人們常犯的時間管理錯誤包括以下幾個方面：不尊重時間；沒有認識到時間為不可竭盡資源；不了解重要性與緊急性；沒有時間管理系統(tǒng)。（二）良好的時間安排要走出時間管理的誤區(qū)，需要認識時間的“供給毫無彈性”、“無法蓄積”、“無法取代”、“無法失而復