文秘資料員高級工考試重點

文秘資料員高級工考試重點文秘資料員高級工考試重點/NUMPAGES25文秘資料員高級工考試重點文秘資料員高級工考試重點山西省事業(yè)單位文秘資料員培訓(xùn)第一章文秘工作的職業(yè)特點輔助性、從屬性、服務(wù)性、綜合性、靈活性文秘工作人員的能力口頭表達能力2）書面表達能力3）辦事能力4）應(yīng)變能力5）心理調(diào)適能力6）洞察能力、文秘工作人員的道德要求忠于職守、敬業(yè)愛崗2）嚴守機密、求真務(wù)實3）恪守信用、嚴謹細致4）甘當助手、任勞任怨5）富有主動性和創(chuàng)新意識第二章值班工作的任務(wù)、工作制度任務(wù)：1）承接上級指示2）負責(zé)電話應(yīng)對3）接待來訪人員4）掌握領(lǐng)導(dǎo)的行蹤5）承辦臨時事項6）確保機關(guān)安全7）編寫值班材料制度：1）崗位責(zé)任制度2）請示報告制度3）交接班制度4）保密制度5）安全防范制度印章刻制、頒發(fā)、使用、保管要求印章刻制要求：1）印章刻制的權(quán)限2）印章刻制的規(guī)格3）印章刻制的手續(xù)印章的頒發(fā)要求：印章刻制后，必須由上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)向其所轄下級機構(gòu)頒發(fā)。頒發(fā)正式印章必須正式發(fā)出通知，并通知下級機構(gòu)派可靠人員來領(lǐng)取。領(lǐng)取印章要有二人同行，持介紹信或領(lǐng)導(dǎo)的手跡。在確認領(lǐng)取人身份后，要嚴格履行登記、交接、簽收手續(xù)，密封包裝，保證歸途安全。領(lǐng)取人接回印章后，要向領(lǐng)導(dǎo)報告，并交給專人查明接收，還應(yīng)向頒發(fā)印章的上級機關(guān)報告印章安全收到。印章的使用要求：一般應(yīng)經(jīng)本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，辦理簽批手續(xù)，文秘人員不要擅自作主。文件用印，以文件領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)簽字為準；常規(guī)用印，有文秘部門負責(zé)人批準即可；對一般事務(wù)性的介紹信用印，文秘人員可依照慣例承辦，不必事事請示。印章的保管要求：第一，印章必須有專人保管，不可隨意交給他人代管；第二，印章使用應(yīng)在辦公室內(nèi)進行，不可帶出辦公室；第三，用印時，文秘人員應(yīng)親自蓋章，不可由他人代勞；第四，印章要定期清洗，保持清潔；第五，印章必須嚴加保管，嚴防丟失或被盜。領(lǐng)導(dǎo)日程安排的落實和OA管理領(lǐng)導(dǎo)日程安排是對領(lǐng)導(dǎo)日?；顒拥臅r間和程序進行統(tǒng)籌計劃和組織的過程。1）統(tǒng)籌兼顧；2）區(qū)分輕重緩急3）圍繞中心、突出重點；4）力戒排場，求真務(wù)實。OA管理：就是用電子計算機來編制、管理領(lǐng)導(dǎo)活動日程，實現(xiàn)日程管理自動化。領(lǐng)導(dǎo)交辦事項的辦理要求原則：1）積極主動，千方百計；2）既要符合政策，又要靈活變通；3）件件有著落，事事有回音。注意的問題：1）態(tài)度和藹，協(xié)商解決，不要打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號發(fā)號施令；2）堅持原則，按章辦事，不要違法亂紀，更不能為達到目的而不擇手段；3）一視同仁，不分親疏，不要看人辦事，有失公平。機要文件打印要求打字。經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的紀要文件送到微機室，必須進行登記，指定專人打字和校核。打好后，需要存查的則輸入電腦儲存，不需要存查的則刪除。然后將打好的文件送交文印室。一般說，機要文件的打字人員應(yīng)與一般打字人員分開，防止泄密，要求打字人員的政治素質(zhì)更高些。付印。文印室接受機要文件也要登記，并注明復(fù)印時間和份數(shù)，規(guī)定專人承印，與一般文件、資料分開，對印后的蠟紙和廢印文件都要當場銷毀，防止散失，泄露機密。對印數(shù)很多的機要文件，則送專門的或指定的印刷廠承印，并在保密間由專人排印。送印人、承印人、印刷時間和份數(shù)，都要登記于簽名蓋章，以示負責(zé)。機要部門應(yīng)派機要人員到車間監(jiān)印，保證不失密泄密。機關(guān)保衛(wèi)工作的范圍、重點范圍、重點：1）文件資料和機要室；2）機關(guān)的檔案室、館、庫；3）章印保管室；4）會計室；5）辦公設(shè)備；6）物庫、油庫、車庫；7）武器彈藥；8）水、電、煤氣、消防、通訊（包括內(nèi)部電話總機）等系統(tǒng)；9）高級領(lǐng)導(dǎo)的辦公室、會議室和接待室；10）某些重要或秘密會議的會場；11）機關(guān)住宅區(qū)；12）機關(guān)附屬的賓館、招待所。危機事件的處理程序和方法危急事件既危險又緊急，所以，處理危急事件不能猶豫、拖延必須果斷而迅速。其基本程序和方法如下：一是現(xiàn)場保護和報告，具體方法：1）立即將所發(fā)生重大事件的情況，報告上級歸口管理部門和所在地人民政府，并報告所在地的省、自治區(qū)、直轄市人民政府和國務(wù)院歸口管理部門；2）在24小時內(nèi)寫出事件報告，報上級主管部門；3）涉及軍民兩方面的重大事件，事發(fā)單位必須立即同時將所發(fā)生重大事件的情況報告當?shù)鼐瘋渌玖畈炕蜃罡哕娛聶C關(guān)；4）重大危急事件報告應(yīng)當包括事件發(fā)生的時間、地點、單位、簡要經(jīng)過、傷亡人數(shù)、直接經(jīng)濟損失的初步估計、發(fā)生原因的初步判斷、發(fā)生后采取的措施及時間控制情況、報告單位等；5）當?shù)厝嗣裾拥街卮笪C事件報告后，應(yīng)當立即通知公安部門、檢察機關(guān)等相關(guān)部門，立即派人趕赴事件現(xiàn)場，負責(zé)事件現(xiàn)場的保護和收集取證的工作；6）當?shù)厝嗣裾撠?zé)組織有關(guān)部門參加的重大事件現(xiàn)場勘察工作。因搶救人員、防止事態(tài)擴大以及疏通交通等原因，需要移動現(xiàn)場物件的，應(yīng)當做出標志，繪制現(xiàn)場簡圖并寫出書面記錄，妥善保存現(xiàn)場重要痕跡、物證；7）當?shù)卣筛鶕?jù)實際需要，將重大事件的有關(guān)情況通報當?shù)伛v軍，請駐軍參加事件的搶救或給與必要的支援。二是調(diào)查和判斷；方法有：1）全面調(diào)查與系統(tǒng)判斷；2）集中深入調(diào)查與綜合判斷。三是預(yù)測和監(jiān)控，具體工作：1）事件預(yù)測2）事件演習(xí)3）事件監(jiān)控。四是處理和重建，方法：1）查明情況2）報告領(lǐng)導(dǎo)3）組織搶救4）掌握動態(tài)5）寫出要事急報6）重建組織形象。8、信息獲取的范圍、渠道、方法范圍：信息獲取，是指文秘人員利用各種渠道和方法獲得領(lǐng)導(dǎo)工作所需要的信息。信息獲取的范圍主要包括以下幾個方面的信息：1）上級信息；2）內(nèi)部信息；3）社會信息；4）同業(yè)信息；5）歷史信息；6）國際信息信息獲取的渠道：文秘部門是領(lǐng)導(dǎo)獲取信息的主渠道。而文秘部門獲取信息，又必須通過一定的信息渠道，主要有：1）信息網(wǎng)絡(luò)渠道2）文書渠道3）書刊渠道4）調(diào)查渠道5）會議渠道6）信訪渠道7）科研渠道8）檔案渠道信息獲取的方法：文秘人員獲取信息的方法多種多樣，主要有：1）網(wǎng)絡(luò)查詢法2）文字閱讀法3）收看收聽法4）會議記錄法5）相互溝通法6）專題調(diào)查法7）隨時觀察法8）索取求購法9、信息加工的方法信息加工的方法：一是歸納法；二是濃縮法；三是縱深法；四是擴充法；五是對比法；六是轉(zhuǎn)換法；七是圖表法；八是剪接法。10、信息簡報的編寫信息簡報的編寫：信息簡報是記載信息的文字材料。它具有“信息簡報是記載信息的文字材料。它具有“新、深、實、短”深、實、短”四個顯著特點。文秘人員編寫信息簡報應(yīng)當符合以下要求：標題醒目、主題集中、內(nèi)容新鮮、結(jié)構(gòu)簡單、篇幅簡短、語言簡潔。11、信息提供的對象、方式信息提供，是指對文秘機構(gòu)將加工之后的信息提供給使用對象，以實現(xiàn)信息的價值。文秘機構(gòu)信息提供對象具有多元性：首先是為本級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)提供信息。其次是為上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)提供信息。再次是為下級機關(guān)和基層單位提供信息?！叭齻€提供”是既互相聯(lián)系又互相區(qū)別的辯證統(tǒng)一關(guān)系。首先，文秘部門要處理好為領(lǐng)導(dǎo)提供信息服務(wù)同為基層提供信息服務(wù)的關(guān)系。其次，文秘部門要處理好為上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)提供信息服務(wù)同為本級領(lǐng)導(dǎo)提供信息服務(wù)的關(guān)系。信息提供的方式主要有以下幾種：簡報遞送、電報遞送、傳真遞送、網(wǎng)絡(luò)遞送、電話遞送、音像制品遞送。信息工作的主要制度1）信息專報制度2）信息報送數(shù)量定額制度3）緊急信息報送制度4）信息稿件送審制度5）信息采用通報制度6）信息專題分析制度7）信息業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度8）信息工作獎懲制度。信息存儲的方式文秘機構(gòu)信息存儲的方式主要有以下幾種：1）計算機存儲2）信息簡報存儲3）多媒體存儲4）信息資料存儲5）縮微膠片存儲。14、調(diào)研工作的概念所謂調(diào)研工作，在此專指文秘人員為有效輔助領(lǐng)導(dǎo)活動而開展的調(diào)查研究業(yè)務(wù)，它是調(diào)查研究在文秘活動中的具體體現(xiàn)。調(diào)查研究作為一種科學(xué)的認識方法和工作方法，具有多方面的功能和作用，也是文秘部門的一項經(jīng)常性工作任務(wù)和重要的工作方法。它是做好文秘工作的基礎(chǔ)，是輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策的重要手段，是改進機關(guān)工作作風(fēng)，克服官僚主義、形式主義、文牘主義的有效方法，也是鍛煉和提高文秘人員工作能力的重要途徑。15、文秘人員調(diào)研的原則1）點上調(diào)研與面上調(diào)研相結(jié)合2）定性調(diào)研與定量調(diào)研相結(jié)合3）直接調(diào)研與間接調(diào)研相結(jié)合4）信息與調(diào)研相結(jié)合16、選題的原則：針對性原則、創(chuàng)新性原則、可行性原則17、調(diào)查的方式、方法方式：全面調(diào)查、重點調(diào)查、典型調(diào)查、抽樣調(diào)查。方法：個別交談法、開調(diào)查會、現(xiàn)場觀察、問卷調(diào)查、文獻調(diào)查、統(tǒng)計調(diào)查、專家調(diào)查。研究的方法：比較法、類比法、分析法、綜合法。19、會議工作的概念會議工作，是指文秘機構(gòu)對會議的籌備、組織和保障工作。會議準備期間，文秘人員主要有哪些工作1）制定會議預(yù)案2）組建會議機構(gòu)3）發(fā)送會議通知4）準備會議文件5）布置會場6）人員編組7）制作會議證件8）安排住宿和車輛9）會前檢查10）接站與報到。21、會議召開期間，文秘人員主要有哪些工作會議召開期間的文秘工作，基本要求是組織嚴，服務(wù)周天，確保安全。主要有心下幾個環(huán)節(jié)：1）會場簽到。2）會間調(diào)度。3）會議設(shè)備的操作與維護。4）會議記錄。5）會議簡報。6）會議選舉。7）會議總結(jié)。8）后勤保障。22、會議結(jié)束后，文秘人員主要有哪些工作?1）印發(fā)會議紀要。2）清理會議文件。3）組織代表離會。4）搞好宣傳報道。5）會議工作總結(jié)。6）會后催辦工作。23、接待工作的一般程序1）迎接及安排來賓生活。2）看望及商定活動日程。3）禮儀性會見與宴請。4）按日程開展活動。5）送別。6）小結(jié)。24、接待實施的具體要求由于接待的對象不同,來賓的任務(wù)不同,對待的方法要求也不同。（1）接待上級機關(guān)來賓的要求，上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來視察工作時。要請本單位的領(lǐng)導(dǎo)親自出面接待,以示尊重。如屬一般業(yè)務(wù)問題,可由業(yè)務(wù)部門負責(zé)接待,但事后要向領(lǐng)導(dǎo)匯報。（2）待平級機關(guān)來賓的要求，一般由本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出面迎接。如本單位領(lǐng)導(dǎo)有事，不能分身,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)委托,秘書部門領(lǐng)導(dǎo)或工作人員可出面迎接,如果是業(yè)務(wù)聯(lián)系,可由對口部門負責(zé)人接待,重要業(yè)務(wù)問題,要向主管領(lǐng)導(dǎo)人匯報。（3）接待本系統(tǒng)來賓的要求，本系統(tǒng)下屬單位人員來訪的目的,一般有兩種情況,一是匯報請示工作,二是反映問題,這些單位來人,除領(lǐng)導(dǎo)點名找來的以外,一般由機關(guān)負責(zé)人負責(zé)接待。對來匯報人員,秘書人員應(yīng)該詳細記錄匯報內(nèi)容。（4）無約接待的要求：對沒有約定，臨時來訪的客人，文秘人員也應(yīng)很有禮貌地詢問客人的來意，根據(jù)不同情況靈活處理。25、隨從工作的類型和特點如果按領(lǐng)導(dǎo)出差的任務(wù)劃分，可分為以下幾種類型：調(diào)查研究型、檢查考核型、處理問題型、看望慰問型、商務(wù)談判型、參加會議型。特點：流動性大、時限性強、環(huán)境復(fù)雜、情況多變、工作要求高。出差途中文秘人員的工作1）周密安排領(lǐng)導(dǎo)活動；2）熱情接待來訪人員；3）認真做好各種記錄；4）及時上傳下達；5）起草文字材料；6）做好通聯(lián)工作。出差結(jié)束后文秘人員的工作安排返程交通2）處理出差資料3）抓緊有關(guān)問題的落實4）清理經(jīng)濟賬目。28、通話的程序和要求打出電話：1）發(fā)放準備。撥號前要查記對方的電話號碼，備好即將陳述告知的內(nèi)容，然后進行撥號和通話。2）通話。要主動告知自己的情況，自報家門，然后問明對方的單位、姓名、職務(wù)等。通話用語要簡明扼要，重要問題或數(shù)據(jù)陳述完畢后，要向?qū)Ψ皆儐柺欠衤犌寤蛞髲?fù)述，以保準確無誤。3）結(jié)束通話。通話結(jié)束時，要有禮貌與對方道別然后掛上話機。若對方是領(lǐng)導(dǎo)、長輩或女士，應(yīng)等對方掛機后再放下電話，以示禮貌。重要的電話，不要在通話完畢后記下受話人的姓名、通話時間和內(nèi)容，以便處理和備查。接收電話：1）接電話時應(yīng)順手備好筆和紙，以便記錄重要內(nèi)容。2）拿起話筒后，應(yīng)主動自報家門。3）通話結(jié)束前，應(yīng)詢問對方是否有別的事情，然后再掛上話機。各種意外電話的處理災(zāi)害電話，處理方法：一是要如實記錄；二是要即刻向領(lǐng)導(dǎo)報告，請領(lǐng)導(dǎo)者給予指示；三是要迅速傳達領(lǐng)導(dǎo)的指示，并要求對方及時反饋有關(guān)信息。糾纏電話，處理方法：一是要明確謝絕，但不要傷害對方感情；二是要佯稱領(lǐng)導(dǎo)不在單位，或稱“你的意見尚未研究”；三是可請對方留言，并表示可以轉(zhuǎn)達。匿名電話，處理方法：一是要以禮相待，不可強行要求對方說出姓名；二是要記錄對方通話的內(nèi)容，及時向領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達；三是要設(shè)法了解對方的姓名和身份，包括向領(lǐng)導(dǎo)打聽。推銷電話，處理方法：一是要問清對方有何事情，然后告訴對方此事需要請示領(lǐng)導(dǎo)，不可回答“要”與“不要”。二是要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示或單位的規(guī)定，婉言謝絕，或直接表示“不感興趣”、“不需要××產(chǎn)品”?？謬橂娫挘幚矸椒ǎ阂皇且幹┤?，平靜的與之周旋，但要保持高度警惕；二是要利用現(xiàn)有的錄音設(shè)備立即錄音，以作為事后報案的證據(jù)；三是要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，或請警方協(xié)助偵察。性騷擾電話，處理方法：一是要即刻掛上話機，拒絕通話，或嚴厲斥責(zé)，給予警告；二是要利用錄音設(shè)備進行錄音以便見機報警。如果是上司打來的性騷擾電話，同樣要斷然回絕，不可因羞于啟齒而給對方留下幻想，以致釀成不良后果。錯打電話，處理方法：應(yīng)客氣告訴對方“您大概打錯了電話”，或請對方說出所打的電話號碼。如果是自己打錯了電話，應(yīng)向?qū)Ψ降狼福f一聲“對不起”。30、文秘人員寄發(fā)郵件的程序和要求：查對、登記、封裝、交寄、結(jié)算。31、文秘人員接收郵件的程序和要求：點收、分揀、拆封、登記、分發(fā)。32、文秘人員如何講究保密藝術(shù)1）熟記范圍。2）按章辦事。3）弄清身份。4）判斷用意。5）以禮拒絕。6）佯裝不知。33、如何做好文書保密工作文書保密主要包括以下環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都必須嚴格執(zhí)行保密制度：1）涉密文件的撰制。2）涉密文件的傳遞。3）涉密文件的承辦。4）涉密文件的移交。5）檔案資料的保密管理。6）廢舊資料的銷毀。7）復(fù)印機的管理。34、什么是公文處理工作任何一個機關(guān)，在日常工作中，過都要使用公文。圍繞著公文的撰制、收發(fā)、辦理與管理，需要進行許多工作，這些具體的工作，就是公文處理，通常簡稱為文書工件。35、公文處理工作的基本任務(wù)公文處理工作基本任務(wù)的主要內(nèi)容包括以下幾個方面：1）文件的收發(fā)、登記和分送；2）文件的所擬辦、批辦、承辦和催辦；3）文件的撰寫、校核、簽發(fā)、繕印、校對和用印；4）會議、匯報、電話的記錄和整理；5）文件材料的平時整理、提供借閱利用等工作；6）歸檔文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作；7）處理群眾來信；8）為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準備有關(guān)資料并完成機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書工作的任務(wù)。36、什么是公文辦理程序公文辦理程序就是指公文在機關(guān)內(nèi)部從形成到運轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。37、公文登記的具體范圍1）上級機關(guān)文件。包括指導(dǎo)性、參閱性和需要辦理的文件；2）下級機關(guān)文件。包括請求性、報告性文件；3）重要的帶有密級的刊物、資料；4）其他機關(guān)商洽問題和需要答復(fù)的文件；5）上級機關(guān)召開會議印發(fā)的會議文件材料。38、繕印公文的注意事項1）繕印公文要忠于原稿，不允許隨意改動原稿的文字、標點、符號、文面格式以及調(diào)換層次、段落。2）繕印公文要做到：文字準確無誤，設(shè)計美觀大方，頁面整潔清晰，字體大小得當，標題居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于閱讀辦理。3）繕印公文不要出現(xiàn)末頁無正文的現(xiàn)象。4）繕印公文要注意保密，不能讓外人隨便翻閱文稿和印制的公文。5）公文的繕印要建立登記制度。39、公文用印的注意事項公文用印要注意以下幾個問題：（1）公文用印時，必須以機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門負責(zé)人簽發(fā)的公文。原稿力依據(jù)，經(jīng)核對無誤后始得用印。如簽發(fā)手續(xù)不完備的，在末補辦手續(xù)時，不得用印。（2）公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。蓋印的位置要正確。要端正地蓋在成文日期上方，做到上不壓正文，下要騎年蓋月。這樣做的好處：①使整個印模顯得顏色鮮明，位置突出；②一些中央刊有國微的印章，中間的國徽部分不接觸任何字，顯得潔凈、莊嚴。（3）兩個以上的機關(guān)或部門的聯(lián)合下發(fā)的公文，各機關(guān)部門都要加蓋印章。（4）公文用印一定要與制發(fā)公文的機關(guān)、部門成單位相一致。（5）公文用印要核實份數(shù)，超過份數(shù)的不能蓋印，要防止將印章錯蓋在漏印的空白紙上面。40、什么是歸檔文件整理工作:指將歸檔文件以件為音位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。41、公文整理（立卷）的范圍1）上級機關(guān)的文件材料：①上級機關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料；②上級機關(guān)發(fā)來的與本機關(guān)主管業(yè)務(wù)有關(guān)并要執(zhí)行的文件材料；③上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本地區(qū)、本機關(guān)工作進的重要指示、題詞、照片以及有保存價值的聲像材料等；④上級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機關(guān)的文件以及本機關(guān)代上級機關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印制本。2）本機關(guān)的文件材料：①本機關(guān)召開重要會議的文件材料；②本機關(guān)對外發(fā)出的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿及重要文件的修改稿；③本機關(guān)重要性往來公文；④本機關(guān)及其內(nèi)部職能部門活動形成的重要文件材料；⑤本機關(guān)處理群眾來信來訪的原件，記錄及處理結(jié)果等；⑥本機關(guān)及下屬機關(guān)成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信等文件材料以及本機關(guān)歷史沿革、大事記和反映本機關(guān)重要活動的剪報、照片、錄音帶、錄像帶等；⑦本機關(guān)干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、職工獎懲、紀律檢查、治安保衛(wèi)以及職工勞動工資、福利等方面的文件材料；⑧本機關(guān)財產(chǎn)、物資、檔案等的交換憑證以及與有關(guān)機關(guān)簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；⑨本機關(guān)黨、工、團和內(nèi)部組織機構(gòu)要工作活動中形成的文件材料；⑩本機關(guān)外事活動和外事往來方面的文件材料。3）同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)的文件材料：①同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的非機關(guān)主管理業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件；②有關(guān)業(yè)務(wù)機關(guān)對本機關(guān)工作檢查形成的文件。4）下級機關(guān)的文件材料：①下級機關(guān)報送的重要的工作計劃、報告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計報表、財務(wù)預(yù)算等文件材料；②下級機關(guān)報送的法規(guī)性備案文件以及重要的科技文件材料等。42、歸檔文件整理的工作步驟按照《規(guī)則》的規(guī)定，歸檔文件整理分為裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒六個步驟進行。第三章應(yīng)用文的特征：價值的實用性、建構(gòu)的模式性、表述的簡約性應(yīng)用文文本的構(gòu)成要素：主旨、材料、結(jié)構(gòu)、語言。如何選定應(yīng)用文寫作文種必須根據(jù)“需要”選擇合適的文種，客觀需要制約文種的選擇。應(yīng)用文文種個性鮮明，區(qū)分度高，根據(jù)某一需要往往只能選擇一個文種。如何運用恰當?shù)乇磉_方式寫應(yīng)用文文章的表達方式有：敘述、描寫、議論、說明、抒情。應(yīng)用文的敘述特點有：1）客觀的敘述人稱2）真實的敘述對象3）單純的敘述線索。應(yīng)用文的議論特點：1）就事論理式的議論2）冷靜、公允，不帶主觀色彩。應(yīng)用文的說明特點有：1）使用行業(yè)術(shù)語進行說明2）自然語言和人工語言交替使用。行政公文的格式按照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等要素組成。第四章行政法的概念行政法既含管理法，也包括控權(quán)法，是關(guān)于行政組織、行政權(quán)限、行政行為、行政程序、行政監(jiān)督以及行政救濟的法律規(guī)范的總稱。行政主體的概念行政主體是指依法享有國家行政權(quán)，能夠以自己的名義行使國家行政職權(quán)，并能獨立對外承擔(dān)法律責(zé)任的組織。我國行政機關(guān)體系國家行政機關(guān)的結(jié)構(gòu)與體制我國現(xiàn)行行政機關(guān)體系（中央行政機關(guān)、地方各級人民政府）行政行為的概念和特征概念：是指行政主體在實施行政管理活動、行使行政職權(quán)過程中所作出的具有法律意義的行為，包括抽象行政行為和具體行政行為。特征：1）行政行為是行政主體的行為；2）行政行為是行政主體行使國家行政權(quán)力的行為；3）行政行為是能夠產(chǎn)生法律效果的行為。具體行政行為的概念具體行政行為是指行政主體針對特定的對象，依法作出的產(chǎn)生法律效果的行政行為。行政程序法的概念指調(diào)整和規(guī)范行政主體作出行政行為的過程、步驟和方式的法律規(guī)范的總稱，它是行政程序法治化的結(jié)果。行政復(fù)議的概念指公民、法人或其他組織認為行政機關(guān)的具體行政行為侵犯其合法權(quán)益，依法向該行政機關(guān)的上一級行政機關(guān)或法律、法規(guī)規(guī)定的特定行政機關(guān)提出復(fù)議申請，由受理申請的行政機關(guān)對具體行政行為依法進行審查并作出裁決的活動。行政訴訟法的含義行政訴訟法是規(guī)范行政訴訟活動的法律規(guī)范的總稱。具體說，他是調(diào)整人民法院在當事人及其他訴訟參與人的參加下審理行政爭議糾紛進行的各種訴訟活動，以及由此而產(chǎn)生的各種訴訟關(guān)系的法律規(guī)范的總稱。行政訴訟的受案范圍行政訴訟受案范圍，是指人民法院受理行政訴訟案件的范圍?？隙ㄊ馨阜秶?）對拘留、罰款、吊銷許可證和執(zhí)照、責(zé)令停產(chǎn)停業(yè)、沒收財物等行政處罰不服的；2）對限制人身自由或者對財產(chǎn)的查封、扣押、凍結(jié)等行政強制措施不服的；3）認為行政機關(guān)侵犯法律規(guī)定的經(jīng)營自主權(quán)的；4）認為符合法定條件申請行政機關(guān)頒發(fā)許可證和執(zhí)照，行政機關(guān)拒絕頒發(fā)或者不予答復(fù)的；5）申請行政機關(guān)履行保護人身權(quán)、財產(chǎn)權(quán)的法定職責(zé)，行政機關(guān)拒絕履行或者不予答復(fù)的；6）認為行政機關(guān)沒有依法發(fā)給撫恤金的；7）認為行政機關(guān)違法要求履行義務(wù)的；8）認為行政機關(guān)侵犯其人身權(quán)、財產(chǎn)權(quán)的。9）人民法院受理法律、法規(guī)規(guī)定可以提起訴訟的其他行政案件。行政違法的含義行政違法是指行政法律關(guān)系主體違反行政法律規(guī)范、侵害受法律保護的行政關(guān)系但尚未構(gòu)成犯罪的行為。行政賠償?shù)暮x行政補償是指行政主體在行使行政職權(quán)的過程中，因違法行為侵犯了給公民、法人或其他組織的合法權(quán)益并造成損失,由國家承擔(dān)賠償責(zé)任的法律制度。行政賠償包括以下含義：1）行政補償是由行政主體的行為引起的；2）行政補償是由行政主體的職務(wù)侵權(quán)引起的；3）行政補償是由行政主體的違法行為引起的；4）行政賠償?shù)呢?zé)任主體是國家。第一章新時期我國文秘工作的發(fā)展方向工作手段科技化、辦公自動化、電子通訊設(shè)備等科技手段躋身文秘工作領(lǐng)域。第二章1、值班工作的作用：聯(lián)絡(luò)、過濾、應(yīng)急、窗口四個作用。2、印章的作用：權(quán)威作用、代表作用、憑信作用。3、領(lǐng)導(dǎo)日?；顒拥姆秶I(lǐng)導(dǎo)者日常活動的范圍十分廣泛，而且處于發(fā)展變化之中，因此，很難給他確定一個嚴格的范圍。只能有重點地列出領(lǐng)導(dǎo)者活動的大致范圍：1）各種接待活動2）走訪慰問活動3）慶典儀式活動4）出席會議活動5）參觀考察活動6）商務(wù)旅行活動7）會見會談活動8）其他日常活動4、領(lǐng)導(dǎo)日程表的種類和編制領(lǐng)導(dǎo)日程表的種類：年度計劃表、月計劃表、周計劃表、日志；編制：日程表應(yīng)簡單明了，由領(lǐng)導(dǎo)意向決定，留有余地，備忘錄，等等5、領(lǐng)導(dǎo)交辦事項的特點和范圍特點：1）廣泛性。2）臨時性。3）具體性。4）緊迫性。范圍：1）文書工作事項。2）會務(wù)工作事項。3）信訪工作事項。4）信息工作事項。5）調(diào)研工作事項。6）督查工作事項。7）聯(lián)絡(luò)工作事項。8）協(xié)調(diào)工作事項。9）接待工作事項。10）其他交辦事項。6、機要秘書的工作事項1）收到文電后，進行分類、編號、登記、填寫辦文單，送秘書長或辦公廳（室）主要領(lǐng)導(dǎo)過目，提出意見，呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示或傳閱；2）根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示，將電文主要內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批示轉(zhuǎn)告有關(guān)方面，或請他們前來閱看文件，也可摘錄其內(nèi)容，并將輸情況報告給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；3）承辦領(lǐng)導(dǎo)的電話事務(wù)，或領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事物；4）替領(lǐng)導(dǎo)查閱資料，摘錄有關(guān)信息等；5）收存領(lǐng)導(dǎo)的講話稿，清理領(lǐng)導(dǎo)身邊的文件、資料，特別是機要文件，以防散失；6）了解領(lǐng)導(dǎo)的日?；顒雍腿ハ?，便于有急事聯(lián)系。7）有的機關(guān)機要秘書負責(zé)掌管或兼管機關(guān)公章，負責(zé)做好監(jiān)印工作。領(lǐng)導(dǎo)身邊的機要秘書，應(yīng)隨從領(lǐng)導(dǎo)外出，協(xié)助做好警衛(wèi)工作、關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)的生活和健康等。此外，機關(guān)收發(fā)工作，一般上講也屬于機要秘書工作范圍。7、機要工作及其特點機要工作：一般說，凡是內(nèi)部不宜公開或不須公開的運作程序，凡是涉及黨、國家和軍隊等“機密的事”統(tǒng)稱機要。處理這類事務(wù)的工作稱為機要工作。特點：1）保密性。2）內(nèi)部性。3）實務(wù)性。4）時間不定性。8、安全保衛(wèi)工作的任務(wù)1）宣傳教育，增強法制觀念，依靠群眾做好“四防”（防火，防賊、防謠、防特）工作2）加臺內(nèi)部治安管理，同刑事犯罪活動和其他危害行為作斗爭，查破案件。3）嚴密各項防范措施，保衛(wèi)要害部位的安全。4）協(xié)助有關(guān)部門做好保密工作，同出賣、盜竊黨和國家機密的行為作斗爭。5）領(lǐng)導(dǎo)本機關(guān)本單位的警衛(wèi)人員、保安人員、內(nèi)保人員、以及消防隊、護衛(wèi)隊和治安保衛(wèi)組織。6）監(jiān)督、考察在本單位的被依法處管制、剝奪政治權(quán)利、緩刑、假釋、監(jiān)處執(zhí)行的罪犯和被監(jiān)視居住、取保候?qū)彽谋桓嫒恕?、危急事件的特點：突發(fā)性、偶然性、意外性、危害性。10、祝賀、頒獎事務(wù)工作內(nèi)容和程序內(nèi)容：籌備工作、布置會場、舉行儀式。程序：1）與會人員進場；2）賀獎儀式開始；3）宣讀賀獎的有關(guān)決定、賀詞；4）頒發(fā)獎品等；5）有關(guān)人員致詞；6）授勛活動。11、信息的概念和特征信息有廣義各狹義之分，廣義的信息，是對各種事物運動特征的客觀描述；狹義的信息，是指通過一定的物質(zhì)載體反映出來的新的有用知識。信息具有以下特征：一是客觀性；二是無限性；三是時效性；四是共享性；五是可傳輸性；六是可加工性；七是可擴散性；八是可塑性。12、信息工作的概念、作用、特點信息工作，特指文秘人員獲取、加工、傳遞、儲存和利用信息的一系列活動。是文秘工作的重要內(nèi)容之一。文秘部門既是各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的辦公機構(gòu)，又是承上啟下、聯(lián)系各方的信息中心，對領(lǐng)導(dǎo)來說，它又是參謀、助手和“耳目”是參謀、助手和“耳目”。辦公室文秘工作的過程，實質(zhì)上是對信息的收集、加工、傳遞、反饋和調(diào)節(jié)的過程。因此，做好信息工作是文秘部門的一項重要內(nèi)容。信息工作的作用：1）輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策2）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)管理3）開闊領(lǐng)導(dǎo)與文秘人員的思路4）提高文秘人員工作效率。信息工作的特點：1）服務(wù)性2）綜合性3）針對性4）適時性13、信息工作的要求：敏銳、準確、及時、全面、適用、經(jīng)濟14、信息提供的要求：一是針對性、二是多樣性、三是適時性、四是保密性。15、信息存儲的要求：1）認真篩選2）科學(xué)分類3）系統(tǒng)完整4）堅持不懈5）便于檢索16、調(diào)研的概念調(diào)研是調(diào)查研究的簡稱，是人們在實踐中有意識地通過對客觀實際情況的考查、了解和分析研究，以認識事物的本質(zhì)及其發(fā)展規(guī)律的自覺活動。文秘人員調(diào)研的意義、特點意義：1）調(diào)研是做好文秘工作的基礎(chǔ)；2）調(diào)研時發(fā)揮文秘人員參謀作用的基本途徑；3）調(diào)研是鍛煉文秘人員能力的重要方法。特點：奉命性、非常規(guī)性、補缺性。調(diào)研計劃的內(nèi)容內(nèi)容包括：調(diào)查的目的和要求、調(diào)查的范圍和對象、調(diào)查的時間和步驟、調(diào)查的方式和方法、調(diào)查的組織和分工研究的意義研究是對調(diào)查所獲材料的分析綜合過程，目的是產(chǎn)生認識上的深化和升華，探求事物的本質(zhì)和規(guī)律，制定解決問題的方案。研究是調(diào)查的發(fā)展和深化，是對客觀事物的理性認識階段。研究是一種創(chuàng)造性的思維活動，直接關(guān)系到調(diào)研成果質(zhì)量的高低。20、會議的概念：指有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地召集人們商議事情的活動。21、會議的類型和功能會議是內(nèi)容與形式的統(tǒng)一體，依據(jù)不同的標準可劃分為不同的會議類型：1）按會議的規(guī)模劃分，有小型會議、中型會議和大型會議。2）按會議的性質(zhì)劃分，有規(guī)定性會議、日常性會議、專業(yè)性會議、紀念性會議和座談性會議。3）按會議的形式，有集中性會議和分散性會議。4）按會議的時間特征劃分，有定期性會議和不定期性會議。會議的功能：1）決策功能2）指揮功能3）溝通功能4）協(xié)調(diào)功能5）動員功能6）顯示功能。22、會議工作的任務(wù)、原則主要任務(wù)：1）會議組織工作。2）會議文書工件。3）會議組織聯(lián)絡(luò)工作。4）會議后勤服務(wù)工件。5）會議接待服務(wù)工件。6）會議選舉工件。7）會議的保密和安全保衛(wèi)工作。原則：充分準備、嚴密組織、周到服務(wù)、勤儉節(jié)約、安全保密、提高效率。23、會議預(yù)案的內(nèi)容一是會議名稱；二是會議主題；三是會議時間和地點；四是會議規(guī)模；五是參加人員；六是會議議程和日程；七是會議的組織領(lǐng)導(dǎo)；八是會議的日程安排；九是與會人員的食宿安排，包括規(guī)格和標準；十是會議經(jīng)費預(yù)算和開支辦法。24、接待工作的概念：是指一個社會組織在交往和聯(lián)系中所進行的迎送招待、聯(lián)系洽談、參觀瀏覽等服務(wù)活動。25、接待工作的作用：1）展示形象的重要窗口。2）牽線搭橋的主要形式。3）獲取信息的有效渠道。26、接待工作的原則：熱情大方、細致周到、確保安全、儉省節(jié)約、內(nèi)外有別。27、隨從工作的意義和要求意義：有利于提高領(lǐng)導(dǎo)工件效率；有利于樹立領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者的形象；有利于鍛煉文秘人員的才干。要求：工作主動、辦事要細心、說話要謹慎、不要幫倒忙。28、出差前文秘人員的準備工作思想準備、組織準備、資料準備、物資準備29、通訊工作的作用：1）能夠提高管理水平。2）能夠增強辦事效率。3）能夠樹立良好的組織形象。30、通訊工作的原則：及時、準確、安全、經(jīng)濟31、文秘人員應(yīng)熟悉和掌握的郵政業(yè)務(wù)1）國內(nèi)函件寄遞業(yè)務(wù)。2）國內(nèi)包裹寄遞業(yè)務(wù)。3）郵政特快專遞郵件業(yè)務(wù)。4）國際郵件寄遞業(yè)務(wù)。5）電子信函業(yè)務(wù)。32、保密工作的意義1）保密工作關(guān)系到國家的安全與利益。2）保密工作關(guān)系到社會的穩(wěn)定。3）保密工作關(guān)系到經(jīng)濟和科技的發(fā)展。4）保密工作關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工件的成敗。33、如何做好會議保密工作會議保密主要包括以下幾個方面，每個環(huán)節(jié)都要嚴格執(zhí)行保密制度：（一）涉密會議的會前保密準備：1）對會議的秘密程度要進行恰當?shù)脑u估。2）制定好會議保密計劃各措施。3）對會場進行安全檢查。4）要加強會前印制各種文件資料的保密管理。涉密會議召開期間的保密管理：1）對與會者進行保密教育。2）嚴格執(zhí)行保密紀律。3）運用先進的保密技術(shù)。4）涉密會議精神的傳達要求。34、公文處理工作的特點、作用特點：政治性、時限性、機要性和規(guī)范性。作用：助手作用、紐帶作用、查考作用。35、公文處理工作的基本原則和具體要求基本原則：公文處理必須準確、及時、安全、保密，加強集中統(tǒng)一管理，堅持實事求是，按照行文機關(guān)要求和公文處理規(guī)定進行的原則。具體要求：1）公文處理必須準確、周密，確保質(zhì)量。2）公文處理必須及時、迅速，注重時效。3）公文處理必須做到安全可靠，確保機密。4）公文處理工作必須加強集中統(tǒng)一管理。5）公文處理工作必須堅持實事求是，遵規(guī)守紀，按行文機關(guān)和公文處理規(guī)定進行。6）精簡文件，深入實際，反對官僚主義和文牘主義。36、收文辦理程序主要有：簽收、拆封與登記；審核、分發(fā)與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。37、發(fā)文辦理程序擬稿、審核與簽發(fā)；核發(fā)、繕印與校對；用印、登記與分發(fā)。38、歸檔文件整理的基本原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件不同保存價值；便于保管和利用。39、歸檔文件整理的質(zhì)量要求1）歸檔文件整理應(yīng)當齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。2）整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。第三章應(yīng)用文的功用1）法規(guī)、準繩功用；2）指揮、管理功用；3）聯(lián)系、協(xié)調(diào)功用；4）宣傳、教育功用；5）憑證、依據(jù)功用。應(yīng)用文主旨的特點：客觀性、單一性、明晰性。應(yīng)用文材料的要求1）材料要絕對真實；2）材料要與主旨有對應(yīng)性；3）材料要充分、具體。應(yīng)用文結(jié)構(gòu)的要求1）根據(jù)文種選擇結(jié)構(gòu)；2）結(jié)構(gòu)要素排列要順序化；3）注重結(jié)構(gòu)的外在銜接。應(yīng)用文的語體特征：直接性、行業(yè)性、模式性應(yīng)用文寫作的全過程客觀需要是應(yīng)用文寫作的起因調(diào)查研究是應(yīng)用文寫作的