英文書信格式及范文

英文書信格式及范文一、英文書信的結構二、 書信作文的出題形式和寫作要領三、 書信作文練習及其參考范文書信是重要的交際工具。英文書信分為兩大類：公務信件和私人信件。公務信件是單位與單位或單位與個人之間來往的書信，可能是推薦信、求職信、入學申請書、邀請信，或詢問、答復、反映意見（如投訴信）等的信件。私人信件是指親戚朋友之間的通信。這兩類書信各有自己的格式。一般說來，私人信件不拘形式，信文多用手寫，也可打??；公務信件要求比較嚴格，必須遵循一定的格式，信文一定要打印。第一節(jié)英文書信的結構英文書信一般由以下六部分組成：信頭、信內地址、稱呼、正文、結尾、簽名。信頭（Heading）信頭是指發(fā)信人的地址和日期，通常寫在第一頁的右上角。行首可以齊頭寫，也可以逐行縮進寫。地址的書寫順序由小到大：門牌號、街道、城市、省（州）、郵編、國名，最后寫發(fā)信日期。私人信件一般只寫寄信日期即可。例如：123TianheRoadTianheDistrictGuangzhou510620GuangdongProvinceP.R.C.Jan.8,2010信內地址(InsideAddress)信內地址要寫收信人的姓名和地址。在公務信件中要寫明這一項，在私人信件中，這一項常常省略。該項寫在寫信日期下一行的左上角，格式與寄信人地址一樣。稱呼(Salutation)稱呼是對收信人的稱謂，應與左邊線對齊，寫在收信人姓名、地址下面1-2行處。在稱呼后，英國人常用逗號，美國人則常用冒號。在私人信件中可直呼收信人的名字，但公務信件中一定要寫收信人的姓。大部分信件在稱呼前加“Dear”。如：DearProfessor/Prof.Bergen:DearDr.Johnson,對不相識的人可按性別稱呼：DearSir:或DearMadam:DearLadies。如果不知收信人的性別」則可用DearSirorMadam:正文(BodyofLetter)正文是書信的主體。與中文信件不同的是，英文書信的正文的開頭不是先寫一些問候語，再闡明寫信的目的，而是直接說明寫信人的身份及寫信的目的，然后提出寫信人的情況、想法或要求，并加以必要的解釋或說明。英文書信陳述目的時，應該直截了當，意思明確，層次清楚，言簡意賅。書信正文的第一句話或第一段，通常被稱為起首語。一般說來，人們習慣用一些客套的寫法作為書信正文的起始，即先將對方來信的日期、主題加以簡單描述，以便使對方一看便知該信是回答哪一封信的。如果是第一次給別人寫信，也可用開頭語作必要的自我介紹，并表明自己寫信的主要目的。結尾禮詞(ComplimentaryClose)公務信件的結尾禮詞包含兩部分：發(fā)信人的結尾套語與署名。結尾套語寫在簽名上面一行，第一個字母要大寫，套語結尾后面要加逗號。在公務信件中，發(fā)信人常用的結尾套語有：Yourstruly,Yourssincerely,Respectfullyyours,Cordiallyyours,Yourscordially等。私人信件中，發(fā)信人常用的結尾套語有：Sincerelyyours,Lovelyyours,Yourlovely,Yourlovingson/daughter等。簽名(Signature)寫信人的簽名常位于結尾禮詞正下方一二行。除非是給很熟悉的人寫信，簽名一般須寫出全名。簽名常常較潦草，不易辨認，因此在簽名的正下方須打印出全名。第二節(jié)書信作文的出題形式和寫作要領1990年到2002年1月之間的四級考試作文題中，書信作文共出現(xiàn)兩次（2001年6月和2002年1月）。下面，我們先來看看2001年6月四級考試的作文題：Directions:Forthispart,youareallowedthirtyminutestowritealetter.SupposeyouareZhangYing.WritealettertoXiaoWang,aschoolmateofyourswhoisgoingtovisityouduringtheweek-longholiday.Youshouldwriteatleast120wordsaccordingtothesuggestiongivenbelowinChinese:表示歡迎提出對度假安排的建議提醒應注意的事項ALettertoaSchoolmateJune23,2001DearXiaoWang,Yours,ZhangYing從上面的例子可見，書信作文不僅給出正文部分的內容的提綱，而且還給出書信各部分的結構的框架。也就是說，我們只要考慮如何表達提綱部分的內容，而不用考慮書信的結構。在寫書信作文時，首先要把書信正文的提綱內容細化，擴展成更細的英文提綱，然后用簡潔、明了、禮貌、正確和得體的語言表達出細化了的提綱內容。例如前面的那封信就可以列出下面的提綱：Topic:ALettertoaSchoolmateQuestion:Whataretheholidayarrangementsandpointsforattention?Outline:I.ExtendingmywelcomeII.Holidayschedule1.1stday-campus2.2ndday-theartgallery&musichall3.3rdday-mountainclimbing4.next3days-otherplacesofinterest(SwanCave,GoldenLake...)5.Lastday--departureIII.Pointsforattention1.Trainnumber&timeofarrival2.SunglassesIVLookingforwardtoseeingyou.IntroductionBody1Body2Conclusion范文：ALettertoASchoolmateJune23,2001DearXiaoWang,I’mverygladtolearnthatyou’regoingtovisitmeduringtheweek-longholiday.Myparentswillalsobehappytoseeyouagain.Iamsureyouwillenjoyeveryminutehere.Ihavearrangedourschedulefortheholidayasfollows.Onthefirstdayyouarrive,I’llshowyouaroundourcampus.Onthesecondday,we’llvisittheartgalleryandthemusichall.Nextday,we’llclimbahillinthenortheasternpartofthecity.Onthetopofthehill,wecanhaveawonderfulbird’seyeviewofthecity.Duringthenextthreedays,we’llmakesomeshorttripstosomeplacesofinterestnearby,suchastheSwanCave,theGoldenLake,etc.Onthelastday,I’llseeyouoffattherailwaystation.PleaseremembertocallandtellmeyourtrainnumberandtimeofarrivalsothatIcanmeetyouattherailwaystation.Bytheway,it’sveryhothereandwehavealotofsunshine,sodon’tforgettowearyousunglasses.I’mlookingforwardtoseeingyousoon.Sincerelyyours,ZhangYing寫信日期稱呼正文第一段：表示歡迎正文第2段：活動安排第一天的安排第二天的安排第三天的安排第4-6天的安排第七天：送行正文第三段(注意事項)：注意事項一注意事項二結束語結尾禮詞簽名上面舉的是私人信件的例子，下面我們再來看一封投訴信(LetterofComplaint)。投訴信的目的是為了讓收信人讀信后同情你的遭遇，解決你所遇到的問題。所以寫投訴信時應該實事求是地反映情況，注意措辭，不使用過多的諷刺或責備的語言，也不要因為發(fā)泄怒氣而離題，以避免引起收信人的不信任或反感。一般而言，投訴信包括以下內容：提出要求和理由；解釋詳細的情況；把請求具體化以及希望收信人采取行動的日期等。例如：September1,2001DearSirorMadam:I’mwritingtocomplainaboutatypewriterIboughtsevenmonthsago.InFebruaryof2001IboughtaJonesTypewriter,PortableSpecialModel,atABCStore,Ihaduseditonlyafewdayswhenthespacebarbroke.Itookittoalocalshop,theytoldmeitwasfactorydefectandsuggestItakeitbacktoABC.ABCacceptedthemachineandsentthepartin.Iwaitedthreemonths,andsinceyourcompanydidnotsendareplacement,theyletmehavethespacebarfromanothertypewriter.Now,sixmonthslater,ithasbrokenagain.ItookitbacktoABC.Theyarenolongercarryingyourtypewriter,buttheyassuredmethattheguaranteeisstillgoodandsuggestedthatIwriteyouforfurtherinstructionsastowhatstepstotake.Iwillappreciateanythingyoucandotohelpusonthismatter.Respectfully,(Signature)JamesBergen寫信日期稱呼正文第一段：表明寫信的目的正文第二段：具體說明購買產品的時間、地點及出現(xiàn)的問題第三段：說明嘗試的解決方法第四段：說明嘗試的解決方案無效，請求幫助結尾禮詞簽名打印的姓名這是一封態(tài)度冷靜、措辭有理、有節(jié)的投訴售后服務不周的信。由于這類信涉及經(jīng)銷商（廠家）和賣方，因此，投訴信中寫明了以下詳細的情況：1） 購物的時間：InFebruaryof20012）購物地點：atABCStore3） 產品型號：JonesTypewriter,PortableSpecialModel4） 使用時間：Ihaduseditonlyafewdays；sixmonthslater5） 主要問題：Thespacebarbroke6） 產生問題的原因：factorydefect7） 為什么向你方反映：Theyarenolongercarryingyourtypewriter,buttheyassuredusthattheguaranteeisstillgoodandsuggestedthatIwriteyouforfurtherinstructionsastowhatstepstotake.（商店已沒有貴公司的打字機，但他們讓我相信，保修卡仍有效，并建議我寫信給貴公司以尋求解決辦法）此外，寫信人還用了禮貌的結束語：Iwillappreciateanythingyoucandotohelpusonthismatter.（貴公司在這件事上給我的任何幫助都將令我不勝感激）小結：1）英文書信的結構；2）書信作文的出題形式；3）書信作文的寫作要領。下面我們進行寫作練習。我將給大家一個作文題，請大家根據(jù)這一講的內容，在30分鐘內完成。大家在寫作的過程中要注意審題，考慮文章的結構、采用的起首語和結束語等。練習五：Directions:Forthispart,youareallowedthirtyminutestowritealetter.SupposeyouareXiaoLi.WritealettertoXiaoZhang,aroommateofyourswhoisaheavysmoker.Youshouldwriteatleast120wordsaccordingtothesuggestiongivenbelowinChinese:吸煙已成為宿舍的一大問題吸煙的危害建議戒煙ALettertoaRoommateMarch16,2002DearXiaoZhang,Yourssincerely,XiaoLi參考文章：ALettertoaRoommateMarch16,2002DearXiaoZhang,RecentlyIhavenoticedthatyouhavebeensmokingheavily,whichisbecomingaseriousproblem.Aslongasyouarein,ourbedroomisfilledwiththatterriblesmell.Theashtrayalwaysoverflowswithcigarettebutts.Yourareruiningyourhealth,destroyingbraincellswhichcanneverbereplaced,nottomentionthedamagetoyourlungsandwindpipes.Smoking,especiallyheavysmoking,correlateshighlywithlungcancer.Itispossiblethatyou'llbecaughtupwithit.I'mnotscaringyou.Besides,smokingisalsoharmfultothehealthofourroommatesandthefriendshipamongus.Theroommatesavoidbeinginthebedroomforfearofbeingpolluted.Asaresult,thebrotherhoodamongroommatesisgraduallyfading.IfIwereyou,Iwouldtrytogetridofthebadhabit.Itisnotdifficulttobreakawayfromitifyouarereallydeterminedtoquit.Remember'Wherethereisawill,thereisaway'.Iwillalwaysbetheretohelp,ifyouneed.Yourssincerely,XiaoLi英語四級考試英語四級書信寫作常用套句Itissogreattohearfromyouagain.Itisagreatpleasureformeto??.WithgreatdelightIlearnedthat.??Imustapologizefornotwritingtoyousooner.建議：Inmyexperience,itseemsthatwouldmakesenseinyoursituationInmyopinion,itwouldbewiseforyoutotakethefollowingactions:感謝：Itrulyappreciateyourkindness.Thankyoufromthebottomofmyheartfor...道歉：Iapologizemostsincerelyfor...Iamsosorrytohaveputyouthroughsomuchtrouble...邀請：Wewouldbehonoredtohaveyoutherewithus...Iwillcoveralltheexpenseinvolved.抱怨：Iverymuchregrettohavetoinformyouthat...WewillappreciateyourwillingnesstomakeupforthelossIhopethattheabovesituationwillbeimprovedassoonaspossible咨詢：Iwouldliketorequestsomeinformationabout...ShouldIneedtosendfurthermaterials,pleaseletmeknow.求職：Inanwsertoyouradvertisementapostas.…inyouroffice.IhopeImaybegrantedaninterview..?英文書信格式及例文(一)英文書信的組成部分英文書信SsbbwW.com由六部分組成。即：信頭(Heading)、信內地址(InsideAddress),稱呼(Salutation)，正文(BodyofLetter)、結束語(ComplimentaryClose)、署名(Signature)，有時在書信后面還有附言(Postscript)＞附件(Enclosure)，這得視具體8tt§而定。8ttt8將分別說明。1.信頭(Heading)信頭是指寫信人的地址和寫信日期，SsbbwW.com寫在或打在第一面信紙的右上角，先寫地址再寫日期，地址的寫法是從小到大，先寫門牌號、路號，再寫區(qū)名、市名、省名，最后寫國名。時間的寫法對英國人和美國人而言是不同的。英國人習慣按日、月、年的順序寫，而美國人習慣按月、日、年的順序寫。例如：英式：1stOctober，1999美式：October1，1999在使用前一種形式時，月和年之間的逗號可用8ttt8可不用，dddTt在后一種形式中，必需要sSbBwW.cOm使用逗號。信頭的寫法有縮進式和齊頭式?？s進式每行開頭向右縮進一兩個字母；齊頭式左邊對齊排列，如下所示ssBbww:縮進式WangMingDept.ofChemicalEngineeringDalianUniversityofTechnologyDalian116023LiaoningProvinceP.R.China齊頭式WangMingDept.ofChemicalEngineeringDalianUniversityofTechnologyDalian116023LiaoningProvinceP.R.China信內地址(InsideAddress)信內地址要寫出收信人的姓名和地址。SsbbwW.com給比較生疏的親友的信和公事信件要寫出信內地址，而熟悉朋友省去這一步驟。信內地址寫出在日期下一兩行的左上角，第一行寫收信人的稱呼姓名，8寫出地址。地質8從小到大寫出，分縮進式和齊頭式兩種。例如：縮進式ThePresidentOxfordUniversityEngland齊頭式JiangBin64HepingRoadP.R.China稱呼(Salutation)稱呼是對收信人的稱謂。在信內地址下一兩行處頂格寫起，自成一行。末尾用逗號或冒號。當給一位熟悉的人寫信時用Dear或是MyDear。在英國，MyDear比Dear親切，而在美國，Dear比MyDear親切。當給一位你不知婚否的女性寫信時，用Ms. ，這是指” 女士”。在給不熟悉的人寫信時，用Dearsir,DearMadam,Dearsirs,Gentleman等等。正文(BodyofLetter)正文是一封信的主體部分。通常在稱呼的下一行寫出。正文也可采用齊頭式或縮進式的方法。齊頭式是反映每段開頭一行和后面行并齊?？s進式是指每段的第一行向右縮進幾個字母。信箋講究簡潔、效率。開頭幾句簡單地寒暄后就不如正題，在結尾處要有祝愿和敬語。常用的開頭語有：IhavereceivedyourletterofJuly1st.7月1日來信已經(jīng)收悉。Ihavethepleasuretotellyouthat .很高興告訴你 。Iamdelightedtoreceiveyourletter.非常高興收到你的來信。Itismyhonortoinformyouthat 彳艮榮幸告訴你 。常用的結束套話有：Iamlookingforwardtohearingfromyou盼早日回信。Wishbestregards.祝好。Thankyouforyourhelp感謝你的幫助！Wishmybestwishesforyoursuccess.祝你成功。Wishingyouahappyholiday.祝假日愉快！Hopingtohearfromyousoon.希望能盡快收到你的回信。結束語(ComplimentaryClose)結束語在正文之后隔一兩行的偏右方開始寫出。開頭字母用大寫，ssbbww的字母用小寫，最后一個詞后面用逗句。常用的結束語有：SsbbwW.com非正式的關系：Yourssincerely,Yourstruly,Yoursfaithfully,Mostsincerely,Faithfullyyours,親密的關系：Love,Yourslove,YoursAffectionately,Withlove,Lovinglyyours,Yoursever,上級和長者：Yoursrespectfully,Faithfullyyours,署名（Signature）在結束語的下方是簽名，先手寫出，再打出來。8收信人不認識寫出信人，在署名前用括號標出Mr.、Miss或Ms。在名稱8ttt8可注上頭銜。如：Yourssincerely,LucyBlake（手寫）LucyBlake（Miss）（打?。㏒alesManager附言（Postscript），附件（Enclosure）在信件正文寫作時可能www.ssBBww.cOm漏掉了某些事，或臨時發(fā)生了某事需要sSbBwW.cOm補充時，在信8ttt8左下方寫出上PS.隨信有附件可在愛左下端注明。如：Enclosure:1.Invoice（發(fā)票）2.Resume（個人簡歷）（二）英文書信實例上面介紹了英文寫信的主要組成部分以及各部分的寫作特點，接下來sSBbWw將提供五種英文書信的范例。1祝賀信當朋友有了喜事，如結婚、高升、獲獎的時候，你向他寫出一封祝賀信，表達你的囑咐與恭賀。例文1MechanicalEngineeringDepartmentDalianUniversityofTechnologyDalian116023Liaoning,ChinaNovember28,1999Mr.WangXimingMechanicalEngineeringDepartmentMassachusettsInstituteofTechnologyCambridge,Mass.02139U.S.A.DearMr.Wang,ThankyouforyourletterofNovember3,1999.Iamsorrynottohavewrittenbacktimeseemstopasssoquickly.Ilearntfromyourletterthatyouhadreceivedyoumaster'sdegree.Iwouldliketocongratulateyouonyoursplendidsuccess.InthisletterIambringingyouapieceofgoodnews:yourwifegaveabirthofaboylastweeksheinsingoodhealthnow.Thebabyweighedeightjinatbirth.Yesterdaymywifesomeotherneighborswenttothehospitaltoseeyourwifetocongratulateheronthebirth.Shetoldthemthatshehadbeennursedwiththebestcaresinceshewasinhospital.NowI'mtakingtheVisitingSchoolTestinBeijing.IfIpasstheexamination,I'llleaveforAmericasoon.Ifnot,I'llwaitforanotherchance.I'veneverbeentotheU.S.A.,Iknowlittleabouttheinstitutionscustomsthere.Ihopethatyouwillwritetometellmemoreaboutthem.Withbestregardstoyouyourclassmates.Yourssincerely,ZhangJiao2感謝信當別人幫了你一個忙時，你應該給他寫封信，以示感激。例文2DearJohn:Thankyouforthenicebirthdaypresentyouhavesentme!Ihavebeenlongingforadictionaryforalongtime.Itwillsurlybeveryhelpfultomystudy.It'sveryniceofyoutoremembermybirthday.I'llmakegooduseofthedictionaryI'llthinkofyouwithgratitudeaffecti