檔案室建設方案

—檔案室建設方案為進一步推動我局檔案標準化、標準化、科學化建設，爭創(chuàng)省二級綜合檔案室，依據(jù)《省機關檔案工作目標管理省級認定方法》有關規(guī)定，結合我局檔案目標管理實際情況和爭創(chuàng)活動的要求，我局確定20XX年開展檔案晉級達標工作，特制定如下實施方案：一、指導思想以XXX理論、和為指導，以檔案管理省二級標準為依據(jù)，本著對歷史負責，對現(xiàn)實服務，替將來著想的原則，進一步強化和標準我局檔案工作。通過爭創(chuàng)活動，全面強化機關管理，提升工作效能。二、工作目標高標準、高質(zhì)量地完成我局檔案爭創(chuàng)省二級管理水平的目標，促進我局各項工作標準化建設，從而更好的服務于我市交通事業(yè)。三、組織領導我局檔案目標認定工作是一項綜合性、系統(tǒng)性工程，必需凝全局之力、聚全局之智，統(tǒng)一部署，分工協(xié)作。為強化領導，搞好協(xié)調(diào)，努力完成檔案目標管理晉級，我局確定對原檔案工作領導小組成員進行充實調(diào)整，領導小組由沈培興任組長，趙文松任副組長，我局相關科室負責人及檔案員為成員，全面負責檔案晉級工作。四、實施步驟為確保我局檔案目標管理晉級工作如期完成，將整個工作分為四個階段：發(fā)動準備階段、搜集整理階段、自檢補差階段和整改驗收階段。第一階段（2月上旬～5月底）發(fā)動準備階段。制定我局檔案工作爭創(chuàng)省二級目標管理實施方案；調(diào)整充實我局檔案管理工作領導小組；召開有關人員會議，部署檔案目標管理認定工作。組織小組成員認真學習《檔案法》等文件，組織到兄弟單位參觀學習，提高對檔案管理晉級工作重要性的認識。同時邀請市檔案局指導科老師來我局講授有關檔案業(yè)務學問，對我局檔案達標工作進行指導，發(fā)現(xiàn)缺乏和需要改進的地方，及早準備，制定整改完善措施。第二階段（6月上旬～9月底）搜集整理階段。依據(jù)檔案類別，施行分塊操作。1.文書檔案。由局綜合檔案室負責，各部門根據(jù)要求將本科室業(yè)務工作中形成的材料搜集整理移交局綜合檔案室，移交時間不得超過20XX年5月底。2.綜合材料。大事記、全宗介紹、機構沿革、專題材料的編寫，制度匯編等由交編辦負責，各科室和熟識本局工作情況的相關同志協(xié)作完成，20XX年9月上旬交稿。3.會計檔案。由局財務科負責，截止20XX年的財務檔案及各年年報電子版，20XX年9月底前整理完畢，編制電子案卷名目交檔案室。4.科技類檔案。由工程科、檔案室負責工程檔案的歸檔和數(shù)字化備份。20XX年9月底前交檔案室。5.聲像、實物檔案。由各科室、檔案室共同負責，各科室負責整理好本科室的聲像檔案，編目，填寫說明。實物檔案統(tǒng)一移交檔案室，20XX年9月底前完成搜集整理。因檔案工作繁瑣，信息錄入量較大，確定實行集中整理和分散錄入相結合的方式，各科室要盡力協(xié)作，工作分配量化到人，保證按時保質(zhì)保量地完成工作任務。第三階段（10月上旬～10月底）自檢補差階段。我局檔案管理領導小組依據(jù)《省機關檔案工作目標管理審計認定自檢評分表》進行自檢打分，對自檢中存在的問題進行認真補課。邀請市檔案局到我局指導檔案工作，進行預檢，并依據(jù)提出的看法按時落實整改。辦公室負責自檢工作布置及有關材料的準備。第四階段（11月上旬）申報驗收階段。1.申報。根據(jù)省二級標準，組織撰寫申報省二級檔案管理的申請報告、自檢報告（主要包括我局概況，開展檔案工作目標管理的措施及自我評價等）我局檔案工作根本情況登記表、自我檢查評分表。2.驗收。依據(jù)預檢中發(fā)現(xiàn)的缺乏，限期落實整改，在各項工作準備就緒后，最終接受市檔案局的考核驗收。力爭在20XX年11月底前達標。五、工作要求（一）檔案目標管理認定工作觸及到我局各科室，僅靠個別科室和檔案員是難以完成的，各科室必需充足認識這次檔案晉級工作的重要性，充足發(fā)揚團結協(xié)作的精神，在、時間布置、經(jīng)費投入全力支持下，做到互幫互助，爭取高標準、高質(zhì)量地完成我局檔案爭創(chuàng)省二級目標任務。（二）解決檔案庫房防磁柜、閱覽室等硬件問題，確保檔案庫房安全堅固，庫房嚴格根據(jù)九防要求，切實做好防光、防潮、防滋、防蛀、防塵、防水、防盜、防高溫、防污染工作，配齊防磁柜、溫濕度自動記錄儀等必要硬件裝備，確保檔案安全無損。依據(jù)我局檔案整理進度，對所需要硬件設備的配置及費用支出，由檔案室提出看法報我局領導審定予以布置，為檔案晉級達標工作如期完成提供后勤保障。（三）我局檔案目標管理爭創(chuàng)省二級標準的實施，工作任務重，時間緊，要求高，標準嚴，同時也為我們提供了一個迎接挑戰(zhàn)、提高進步的難得機遇。各科室人員都要主動參與，充足發(fā)揮各自潛能，盡心竭力幫助檔案員做好檔案晉級工作，確保順當完成創(chuàng)立任務。檔案室實施方案【2】一、指導思想強化檔案的集中統(tǒng)一管理，保證公司檔案的完好、精確；確保檔案的安全和有效利用，提升整體服務功能。二、檔案管理工作（一）檔案材料的搜集建立健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限；對遺缺不全的檔案，實行不同措施，主動搜集齊全；按時催辦整理完成的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔，并做好臺帳管理。（二）檔案的歸檔、立卷與管理依據(jù)檔案來源、時間、題目、內(nèi)容挨次分成若干層次和類別進行分類。立卷按永遠、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件、請示和批復放在一起，編制案卷名目和案內(nèi)名目，對全部公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案名目（卡片），按肯定次序排列和存放。每年對檔案進行一次清理，去除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復制。（三）檔案的保管防止檔案的損壞，延長檔案的.壽命，維護檔案的安全；公司建立特地地點或專用庫房或專用文件庫保存檔案；做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀等工作。（四）檔案的鑒定分類從檔案的內(nèi)容、來源、時間、名稱等方面鑒別檔案的價值，以鑒定量分重點保管和一般保管。重點保管檔案應建立專人專柜保管，并按檔案保管期限分永遠、長期、短期三種以確保檔案的價值。（五）檔案借閱、利用工作凡需運用檔案者，均須填寫文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權限和檔案，經(jīng)主管領導簽批前方能調(diào)閱。案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。借閱期限不得超過三個星期，到期歸還；如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案者應愛惜檔案，確保檔案的完好性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清晰，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應按時報告主管領導。本公司內(nèi)檔案管理的利用方式有：1、提供檔案原件；2、提供檔案復印件；3、提供文獻索引資料。4、檔案管理部門應主動向各部門員工提供公司檔案編研信息服務。三、檔案室工作職責：1、完成文書檔案、聲像檔案、規(guī)劃檔案、基建檔案、房產(chǎn)檔案，在每年的規(guī)定時間（即每半年）完成檔案的接收（搜集）整理、分類、歸檔等工作。2、做好室藏建設。一是整理檔案庫房，到達規(guī)定要求。二是將檔案管理的相關制度上墻，整理好的各類檔案上架入庫保管。3、開展檔案開發(fā)利用工作，辦理借閱與詢問；主動開發(fā)檔案信息資源，為本公司工作服務。4、維護檔案的完好與安全，做好檔案的安全防范、修復、復制、愛護工作，對損壞、