日用化工行業(yè)企業(yè)職務分析與職務說明書

職務分析

與

職務說明書中國人民大學勞動人事學院付亞和第一部分

為什么要進行職務分析一、職務（工作）分析定義：在全面了解工作（職務）的基礎上，提取管理所必須的、有關工作方面的信息。人力資源管理具有兩類不同性質的管理活動：1、日常例行的管理活動；2、維持和發(fā)展組織系統(tǒng)的活動；工作分析屬于第二類管理活動。二、什么是工作1、組織最基本的活動單元；2、相對獨立的責-權統(tǒng)一體；3、同類崗位（職位）的總稱；4、部門、業(yè)務組和組織劃分的信息基礎；5、人進入組織的中介；6、工作與組織相互支持。三、工作分析的目的（一）組織決策（二）工作和裝備設計（三）人力資源管理（一）組織決策1、組織結構的開發(fā)；2、組織的發(fā)展計劃；3、組織策略的制定等。（二）工作與設備設計1、工作的設計與再設計；2、工作方法的設計；3、工作的安全設計；4、設備的設計；5、工裝的設計等（三）人力資源管理1、人力資源規(guī)劃：解決組織發(fā)展過程中“人”與“工作”相互適應的關系需要通過組織內現有工作信息的了解，以及預測組織未來工作可能發(fā)生的變化，制定人員的補充規(guī)劃、晉升規(guī)劃、人員配置與調整規(guī)劃、培訓與開發(fā)規(guī)劃、報酬規(guī)劃等。2、人員的選聘與錄用：解決進入組織中人員質量的問題工作分析的信息可以提供：*工作執(zhí)行人員的任職資格；*求職者的信息提取內容；*考試、面試及心理測驗的內容設計；*人員錄用效度的檢驗；*求職咨詢；*個人職業(yè)發(fā)展展望；3、工作執(zhí)行評價：*確定員工績效完成情況（明確任務）；*對員工進行績效改進指導；*指導員工進行在職培訓（執(zhí)行指導）；*進行職業(yè)生涯指導等。4、薪酬管理：進行工作分類與工作評價的基礎*確定薪酬體系；*確定薪酬標準；*確定薪酬水平；*確定獎勵制度；*進行人工成本的有效控制等。5、培訓與開發(fā)：*進行培訓必要性分析；*確定培訓方針和政策；*確定培訓內容和選擇培訓方法；*培訓師與受訓人選擇；*培訓效果評估；*培訓工作的改善與發(fā)展等。6、公平管理：確保管理所使用信息的客觀性、完整性、準確性*避免用人方面的不正之風；*克服晉升、考核、培訓、薪酬等方面的管理的盲目性和主觀性；*有效地進行合同管理；*客觀、公正地處理勞動關系和解決勞動糾紛與爭議等；*工作的可比價值；*晉升與流動路線等。四、工作分析的研究對象1、工作的輸出特征：

*一個工作的輸出（產品、勞務）是什么？*它與組織內的其他輸出有什么聯系和區(qū)別？2、工作的輸入特征：

*一個工作對工作執(zhí)行人員的資格要求（知識、經驗、機能等）是什么？*使用什么設備和材料？*需要運用什么其他非人力的資源？3、工作的轉換特征：*一個工作的輸入是如何轉化為輸出的？*轉化在程序、技術和方法是怎樣的？*人和設備之間的職能是如何分配的？*在轉化過程著，人的活動、行為和聯系有哪些？4、工作的關聯性特征：*這個工作在組織中的位置是什么？*工作的責任和權利是什么？*工作對人的體力和精力有什么要求？*工作執(zhí)行的時限是什么？*適用該工作的規(guī)章制度制度和法律有哪些？五、工作分析的結果1、工作描述；2、工作者說明書；3、工作執(zhí)行標準；4、報酬因素；5、工作簇等。一般情況下，工作描述和工作者說明書合并，稱為“工作（職務）說明書”。第二部分

工作分析的程序和方法

一、工作分析的程序管理方面設計方面收集與分析結果表達結果運用1、確定工1、選擇1、收集信息1、工作描述1、培訓分作分析的目信息來源2、分析和綜2、工作者說析使用者的和結果使2、選擇合工作情報明書2、傳播分用的范圍；分析者3、執(zhí)行標準析的結果2、選擇被3、選擇4、報酬因素分析的工作分析的方5、工作簇法與系統(tǒng)（一）目標選擇與組織1、確定取得工作信息的使用目的；2、確定信息收集的類別和范圍；3、選擇工作分析人員；4、建立工作分析的組織系統(tǒng)；5、規(guī)定規(guī)范用語；6、各層管理人員和員工心理準備。（二）方案的設計1、信息來源選擇：確保信息的可靠性和完整性*工作執(zhí)行者；*組織的各種文字資料；*監(jiān)督管理者、培訓部門；*下屬、顧客和用戶；*工作分析專家、獨立的第三者等。2、信息收集的方法和系統(tǒng)選擇：*觀察法：作為參與式觀察者或旁觀者1）主要研究工作的外顯特征，如工作負荷、工作環(huán)境、工作關系等方面；2）也可以用來證實其他渠道所提供的信息；3）初步了解工作的基本情況；*座談法：1）特別適用對文字理解有困難的人；2）能夠及時控制和引導；3）可以提供觀察不到的信息；4）可以當場評價信息質量，決定取舍；5）適合提取工作的內部信息，如任職資格、培訓需求、責任和權利等。*問卷法：例：（管理類）1、工作中的決策程度2、與人交往3、在教育、經驗和性格方面需求4、在體力、精神努力和職位壓力方面的需求5、工作的保密程度6、特殊的溝通技能7、特殊的資格，列出履行職責需要的清單8、制定決策內容，包括決定和控制公司的政策和法律；判斷失誤的影響；回顧你決策的程度9、什么是最重要的職責10、監(jiān)督什么職位和監(jiān)督多少職位11、監(jiān)督的多樣化和復雜化程度12、工作執(zhí)行的描述，包括依據標準政策、方法、程序、原理、創(chuàng)造性思維、慣例等13、判斷，包括確定目標、對信息的評價、判斷的多樣化、判斷的影響和重要性14、決策，包括理由、決定等15、困難和復雜程度16、正確和失誤的影響類型17、準確，運用技術的準確性：技術的類型、需求程度、典型問題、正規(guī)的程序、預防失誤18、錯誤的影響，錯誤的類型、錯誤的偶然性、糾正錯誤的成本、錯誤的影響范圍19、對外工作關系，接觸人的類型、接觸目的、頻繁程度、接觸方式（電話）、影響人的技能和老練、占工作的比例20、內部工作關系例：工作問卷的設計（一般）1、如果你是工作是非整日的、季節(jié)的或臨時的，請解釋：2、描述學會和執(zhí)行你的工作需要的培訓和經驗的種類和數量。如果是特殊的訓練、技能或經驗，請記在下面：3、教育需求程度：4、多長時間的工作經驗才能象你一樣滿足職務的需求？5、工作概要，你工作的所以目的是什么：6、應該如何做和為什么這樣做：7、精神或視覺的需求程度，描述精神或視覺集中/注意的程度，在你的工作需求的情況，如極少、這個工作、持續(xù)注視：8、設備和根據的責任，包括資金、維護或防止設備、根據損壞和丟失：9、對材料和產品的責任，包括在防止資金、材料、產品損壞、浪費過程的控制、監(jiān)督、等：10、對他人的安全，包括維護他人安全環(huán)境方面：11、工作環(huán)境，包括站、走動、坐、舉、爬蹲、跪等：12、外出時間，每周、月和年的比例：*工作日志法：例：序號工作活動名稱工作活動的程序權限時間消耗備注1復印文件審核領導簽字-執(zhí)行45分鐘例行復印-登記2開介紹信審核領導簽字-執(zhí)行15分鐘例行開信-登記3起草公文領會領導意圖-撰寫-修改-提交需報審2小時偶然4送公文親送-收件人簽收委托負責40分鐘例行*任務清單法：例：總經理辦公室1、總結總經理辦公室的工作2、將業(yè)務動向中對公司其他部門有重大關系者向上級管理機構報告3、在指定范圍內，協(xié)調本部門的活動4、在指定范圍內，協(xié)調本部門與其他部門的活動5、在諸如企業(yè)服務等問題上，與專家、技術顧問以及外界組織進行商談6、代表公司參加委員會、專門小組會議*FJA法：（三）情報的收集與分析1、信息收集的內容：1）工作內容；2）工作的職責；3）有關工作的知識；4）精神方面的機能；5）靈巧正確程度；6）經驗；7）適應年齡；8）所需的教育程度；9）機能的培養(yǎng)要求；10）學徒（見習）要求；11）與其他工作的關系；12）作業(yè)身體姿態(tài)；13）作業(yè)環(huán)境；14）作業(yè)對身體的影響；15）勞動強度；16）特殊心理品質要求等。2、信息分析內容1）工作名稱分析：目的：解決工作命名標準化問題A、命名正確B、名稱美化2）工作規(guī)范分析目的：全面認識工作A、工作任務分析：工作任務、工作內容、獨立性與多樣性程度、工作的程序和方法、設備與材料的運用；B、工作責任分析：確定每項任務的責任和權限；C、工作關系分析：制約與被制約關系、協(xié)作關系、升遷與調換關系等；D、勞動強度分析：勞動強度指數、標準工作量、工作壓力等。3）工作環(huán)境分析目的：確認工作的條件和環(huán)境A、工作的物理環(huán)境分析：溫度、濕度、照明、噪音、震動、異味、粉塵、污穢、氣壓、放射等。B、工作的安全環(huán)境分析：危險性、危害性、危害程度、發(fā)生頻率、職業(yè)病、工業(yè)衛(wèi)生等。C、社會環(huán)境分析：工作所在地的生活環(huán)境、工作的孤獨程度、工作的單調性程度、人際交往等。4）任職資格分析目的：確認工作執(zhí)行人員的最低任職資格條件A、必備知識分析：最低學歷要求；對有關政策、法令、工作準則及規(guī)定的通曉程度；對設備、材料性能、安全技術、工藝過程和操作方法、工具選擇等有關知識的最低要求等。B、必備經驗分析：相關工作經歷要求、專門訓練和職業(yè)證書要求、有關工藝規(guī)程、操作規(guī)程工作完成方法等的實際能力等。C、必備能力分析：根據前兩項確定的注意力、決策力、創(chuàng)造力、組織力、判斷力、智力、適應性等。D、必備心理素質分析：職業(yè)性向；運動心理能力；氣質性向等。（四）結果表達1、工作的識別項目：2、工作概要；3、工作在組織中的位置；4、工作任務、內容及權限；5、工作的環(huán)境與條件；6、任職資格條件；7、其他特定文件：如薪酬、工作簇、工作執(zhí)行標準等。（五）結果的運用1、制作各種具體應用文件：如招聘、報酬、培訓、考核等文件；2、培訓各級文件使用者；3、促進文件在各個相關管理領域里的有效運用等。例：總經理的工作說明書《化妝品術語》起草情況匯報中國疾病預防控制中心環(huán)境與健康相關產品安全所一、標準的立項和下達時間2006年衛(wèi)生部政法司要求各標委會都要建立自己的術語標準。1ONE二、標準經費標準研制經費：3.8萬三、標準的立項意義術語標準有利于行業(yè)間技術交流、提高標準一致性、消除貿易誤差，作為標準體系中的基礎標準，術語標準在各個領域的標準體系中均起著重要的作用。隨著我國化妝品衛(wèi)生標準體系建設逐步加快，所涉及的術語和定義的數量也在迅速增長，在此情形下，化妝品術語標準的制定就顯得尤為重要。四、標準的制訂原則1.合法性遵守《化妝品衛(wèi)生監(jiān)督條例》、《化妝品衛(wèi)生監(jiān)督條例實施細則》中關于化妝品的定義。2.協(xié)調性直接引用或修改采用的方式，與相關標準中的術語和定義相協(xié)調。3.科學性對于沒有國標或定義不統(tǒng)一的術語，在定義時體現科學性的原則。4.實用性在標準體系中出現頻率較高，與行業(yè)聯系較緊密的術語優(yōu)先選用。五、標準的起草經過

第一階段：資料搜集

搜集國內外相關法規(guī)、標準、文獻并對國外文獻如美國21CFR進行翻譯。第二階段：2007年末形成初稿

初稿內容包括一般術語、衛(wèi)生化學術語、毒理學術語、微生物術語、產品術語、人體安全和功效評價術語，常用英文成份術語等７部分。第三階段：專家統(tǒng)稿1.2007年12月第一次專家統(tǒng)稿會（修訂情況：1.在結構上增加原料功能術語、相關國際組織和科研機構等內容；2.在內容上增加一般術語、產品術語的種類，將化妝品行業(yè)的新產品類別納入本標準；3.對于毒理學、衛(wèi)生化學、微生物學術語進行修改；4.刪除與化妝品聯系不緊密、無存在必要的常用英文成分術語。2.2009年1月第二次專家統(tǒng)稿會會議意見：1.修改能引用國家標準的盡量引用國家標準；對存在歧義的個別用詞進行修改。2.刪除由于本標準中的“產品術語”一章和香化協(xié)會所制定的某個標準存在重復，因此刪除“產品術語”一章的內容；對“原料功能術語”的內容進行梳理，刪除了20余條內容。3.增加專家建議增加“化妝品限用物質”等若干項術語。第四階段：征求意見2009年2月面向全國公開征求意見。第五階段：征求意見的處理與形成送審稿。在征求意見的處理階段再次征求了相關專家的意見。六、標準的內容依據1.《化妝品衛(wèi)生監(jiān)督條例》、《化妝品衛(wèi)生監(jiān)督條例實施細則》;2.《化妝品衛(wèi)生規(guī)范》;3.美國21CFR；4.相關領域國家標準如：GB5296.3-2008消費品使用說明化妝品通用標簽，GB/T14666-2003分析化學術語等；5.國內外化妝品的相關文獻，如《化妝品監(jiān)督管理及安全性評價》等。七、標準的結構和主要內容（一）結構：1.范圍2.一般術語3.毒理學試驗方法術語4.衛(wèi)生化學檢驗方法術語5.微生物檢驗方法術語6.人體安全性和功效性評價術語7.常用原料術語8.縮寫9.中英文索引（二）主要內容：1).一般術語39條涉及化妝品的基本定義、化妝品生產和監(jiān)督管理中出現頻率較高的術語。2).毒理學試驗方法術語40條收錄了《化妝品衛(wèi)生規(guī)范》中涉及的術語，以及在毒理學領域出現頻率