印章資料安全管理制度

PAGEPAGE1印章資料安全管理制度印章資料安全管理制度一、目的為了保障公司印章與印章資料的安全，規(guī)定印章使用及使用流程，并加強(qiáng)印章及印章資料的管理，防止印章及印章資料被盜用、丟失、損壞及泄露。二、適用范圍公司印章及印章資料。三、定義和縮略語(yǔ)1.印章：公司用于證明簽署文件的標(biāo)志性物品2.印章資料：包括公司的公章、財(cái)務(wù)章、法人章、法人代表私章等所有印章印模、印章使用登記表以及印章存放處室的相關(guān)記錄等。3.印章保管人：為公司管理印章及印章資料的專(zhuān)人，負(fù)責(zé)印章發(fā)放、銷(xiāo)毀、做好使用記錄及統(tǒng)計(jì)工作?？捎晒绢I(lǐng)導(dǎo)委派某個(gè)員工擔(dān)任。四、規(guī)定1.印章使用的權(quán)限（1）公司的公章使用權(quán)歸公司法定代表人或經(jīng)理持有，委托印章保管人保管，在法人或經(jīng)理保管期間實(shí)行兩人共同保管責(zé)任制度。（2）公司的法人章、法人代表私章、財(cái)務(wù)章和其他章（含私章）使用權(quán)僅限于被委托人持有，委托人須簽訂印章使用委托書(shū)，并在委托書(shū)上注明委托使用印章期限、具體使用事項(xiàng)等。2.印章使用的管理（1）被委托人使用印章時(shí)，必須提供必要的文書(shū)證明以及簽名確認(rèn)。（2）印章使用登記表隨印章一起發(fā)放，在使用前填寫(xiě)，使用完畢后由印章保管人該登記表歸檔，必要時(shí)應(yīng)隨時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)職能部門(mén)參考。3.印章使用的流程（1）印章保管人發(fā)放印章前，對(duì)發(fā)放人員的有效證件進(jìn)行登記。（2）印章保管人按照公司規(guī)定的印章使用流程向申請(qǐng)人發(fā)放印章。（3）印章使用完畢后，申請(qǐng)人應(yīng)當(dāng)將用印文件交還印章保管人，由印章保管人核對(duì)與記錄印章使用情況，并移交給公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。（4）銷(xiāo)毀未使用或過(guò)期印章及印章資料應(yīng)在印章保管人的監(jiān)管下，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或其他委托人合法簽字后進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀記錄需保存兩年，此制度生效前已銷(xiāo)毀的品種、數(shù)量及銷(xiāo)毀記錄的主持人為例外。（5）公司領(lǐng)導(dǎo)或其他委托人可以隨時(shí)對(duì)已發(fā)放的印章及印章使用情況進(jìn)行抽查。印章保管人應(yīng)做好統(tǒng)計(jì)及備案工作。如發(fā)現(xiàn)印章被私自委托或盜用或印章資料被泄漏及其他管理不善情形，應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)并采取相應(yīng)的緊急措施。4.印章及印章資料的保管（1）印章保管人必須將印章及印章資料整齊存放，并定期進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。（2）印章保管人必須按照安全管理要求設(shè)置鋼印存儲(chǔ)間并加鎖，必要時(shí)應(yīng)定期更換鎖。（3）印章保管人過(guò)期印章及印章資料歸檔存放，本資料中心應(yīng)定期對(duì)檔案材料進(jìn)行整理，并對(duì)檔案借閱進(jìn)行登記。五、附則1.印章使用應(yīng)保證委托人對(duì)用印文件的真實(shí)性和合法性進(jìn)行了認(rèn)真確認(rèn)，確保事項(xiàng)和印章類(lèi)型一致。2.印章保管人應(yīng)當(dāng)做好整個(gè)印章使用過(guò)程中的印章資料的管理工作，保證印章使用之后的簽字、審批等環(huán)節(jié)被書(shū)寫(xiě)記錄。3.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)履行巡查職責(zé)，如果發(fā)現(xiàn)發(fā)放不當(dāng)、未按規(guī)定使用或泄露印章資料的行為應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告印章保管人進(jìn)行處理。4.印章保管人在印章管理的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)自覺(jué)接受領(lǐng)導(dǎo)指