公司復(fù)印管理制度

公司復(fù)印管理制度一、概述本公司為加強(qiáng)文件資料的管理，提高辦公效率，特制定本“公司復(fù)印管理制度”。本制度是針對公司內(nèi)部部門、員工、辦公設(shè)備所制訂的規(guī)則，旨在保障信息安全，規(guī)范文件復(fù)印工作，加強(qiáng)公司信息資源的保護(hù)和利用。二、管理范圍本制度適用于本公司內(nèi)所有部門、人員和辦公設(shè)備進(jìn)行文件復(fù)印工作。三、文件復(fù)印管理3.1復(fù)印設(shè)備配置為了保證復(fù)印質(zhì)量，減少耗材浪費(fèi)，本公司將每個(gè)部門所配備的復(fù)印機(jī)數(shù)量控制在不超過該部門人數(shù)的三分之一以內(nèi)，同時(shí)公司對所有復(fù)印設(shè)備設(shè)有明顯標(biāo)識，以便員工能夠快速找到所需設(shè)備。3.2用紙規(guī)定公司采用優(yōu)質(zhì)的復(fù)印紙，每張復(fù)印紙應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)部門應(yīng)有足夠的存儲空間，以確保紙張的充足。3.3必須復(fù)印的文件公司規(guī)定，所有辦公室的進(jìn)出口信函、合同、協(xié)議、通知、紀(jì)要、公文等文件，必須復(fù)印一份存檔備查，減少文件錯(cuò)失、遺漏的情況，并可方便部門審計(jì)。3.4安全保密所有機(jī)密或重要文件的復(fù)印必須經(jīng)過嚴(yán)格授權(quán)，并由管理員審核，保證信息的安全。四、文件復(fù)印規(guī)定4.1復(fù)印工作時(shí)間公司規(guī)定復(fù)印機(jī)的工作時(shí)間為早上8:00至晚上18:00，超過此時(shí)間必須事先申請，經(jīng)同意后方可使用。4.2多功能機(jī)使用規(guī)定公司規(guī)定，多功能機(jī)應(yīng)按需要分別使用復(fù)印、掃描、傳真、打印等功能。4.3合理使用耗材公司規(guī)定，使用機(jī)器時(shí)，應(yīng)遵守合理使用耗材的規(guī)定，避免浪費(fèi)。按照以下規(guī)定進(jìn)行使用：復(fù)印時(shí)，注意紙張合理擺放，能用正反面的文件要盡可能地用雙面打印，減少紙張浪費(fèi)。使用完耗材應(yīng)及時(shí)替換，避免空耗。發(fā)現(xiàn)復(fù)印機(jī)出現(xiàn)故障時(shí)要及時(shí)聯(lián)系管理員。4.4復(fù)印順序文件復(fù)印時(shí)，應(yīng)按打印編號順序進(jìn)行，保證每份文件的順序和完整性。4.5文件復(fù)印超量申請公司規(guī)定，每個(gè)部門每天復(fù)印超過50頁的文件，必須向管理員提交申請并批準(zhǔn)，以免浪費(fèi)資源。4.6文件復(fù)印發(fā)放所有復(fù)印文件必須加蓋公司印章，并在文件上注明日期、份數(shù)、頁數(shù)等信息，由文件復(fù)印管理人員核對后發(fā)放到對應(yīng)部門。五、管理要求5.1文件復(fù)印管理員的職責(zé)文件復(fù)印管理員必須具備以下職責(zé)：負(fù)責(zé)分配復(fù)印任務(wù)；監(jiān)督復(fù)印機(jī)的正常運(yùn)行；維護(hù)設(shè)備，保證設(shè)備處于良好狀態(tài)；確保復(fù)印出來的文件帶有頁碼、日期、版本等標(biāo)記。5.2文件復(fù)印員的職責(zé)文件復(fù)印員必須具備以下職責(zé)：了解公司文件復(fù)印規(guī)定；熟悉復(fù)印機(jī)的操作規(guī)范；負(fù)責(zé)正確處理文件的流轉(zhuǎn)；對復(fù)印出來的文件進(jìn)行審核并做好記錄，確保資料完整、準(zhǔn)確。5.3違規(guī)處理對于未經(jīng)授權(quán)私自復(fù)印或復(fù)印文件內(nèi)容存在泄密之嫌的人員，公司將作出相應(yīng)懲罰處理。