怎樣進(jìn)行有效的時(shí)間管理

Word第第頁怎樣進(jìn)行有效的時(shí)間管理？一、制定時(shí)間管理的行動(dòng)打算

哈羅德·孔茨說過：打算工作是一座橋梁，它把我們所處的此岸和我們要去的彼岸連接起來，以克服這一天塹。目標(biāo)是打算的開頭和歸宿，設(shè)立正確的目標(biāo)是勝利打算的前提;打算是實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)的支持系統(tǒng)，是描述使用可以運(yùn)用的資源到達(dá)預(yù)先設(shè)定的工作目標(biāo)的方法。在實(shí)際行動(dòng)之前預(yù)先對(duì)應(yīng)當(dāng)追求的目標(biāo)和應(yīng)實(shí)行的行動(dòng)方案作出選擇和詳細(xì)支配，打算是預(yù)報(bào)和設(shè)想，即預(yù)先進(jìn)行的行動(dòng)支配，打算是管理的首要智能。打算可被定義為“確定目標(biāo)及如何達(dá)成目標(biāo)的一個(gè)程序”，它含有三個(gè)特性，前瞻性的思索——思索及推斷將來可能的狀況，下決策——確定將來想要達(dá)成的狀況，目標(biāo)導(dǎo)向——規(guī)劃各個(gè)標(biāo)的，以達(dá)成期望的狀況。對(duì)于時(shí)間管理而言，就是要針對(duì)設(shè)立的明確時(shí)間管理的核心目標(biāo)，依次按重要性排列，然后按照所設(shè)立的目標(biāo)寫出一份具體的打算，并按照打算進(jìn)行。然后將設(shè)定的目標(biāo)進(jìn)行分割，何謂分割呢?就是把目標(biāo)細(xì)化，年度目標(biāo)——季度目標(biāo)——月度目標(biāo)——周目標(biāo)——日目標(biāo)。

二、熟悉時(shí)間管理的概念

時(shí)間管理就是用技巧、技術(shù)和工具關(guān)心人們完成工作，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。時(shí)間管理并不是要把全部事情做完，而是更有效的運(yùn)用時(shí)間。時(shí)間管理的目的除了要確定你該做些什么事情之外，另一個(gè)很重要的目的也是確定什么事情不應(yīng)當(dāng)做;時(shí)間管理不是完全的掌控，而是降低變動(dòng)性。時(shí)間管理最重要的功能是通過事先的規(guī)劃和長期的打算，做為一種提示與指引。時(shí)間管理就是自我管理，自我管理即是轉(zhuǎn)變習(xí)慣，讓自己更有績效，更具效能。把事情很快地做完，叫做效率;把事情很快又很好的'做完，叫做效能。時(shí)間是資本和無法更新的收入，任何一個(gè)制定出來關(guān)心我們高效率地支配時(shí)間的打算，都必需從我們對(duì)時(shí)間珍貴性的熟悉入手，管理好你的時(shí)間就能管理好你的工作。在進(jìn)行有效的時(shí)間管理之前，必需充分理解時(shí)間管理的概念，從而學(xué)會(huì)掌控時(shí)間，合理支配自己的工作和生活，最大限度發(fā)揮時(shí)間的效力，提高工作績效。

三、樹立明確的時(shí)間管理目標(biāo)

勝利等于目標(biāo)，時(shí)間管理的目的是在最短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)更多想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。人生旅途上，沒有目標(biāo)就如在黑暗中行走，不知該往何處。有目標(biāo)才有方向，目標(biāo)是前進(jìn)的推動(dòng)力，能夠淋漓盡致地激發(fā)人的潛能。明確的目標(biāo)對(duì)于構(gòu)建勝利人生至關(guān)重要。然而，制定目標(biāo)不是一件簡單的事。

一個(gè)有效的目標(biāo)必需具備這些特性：

1.詳細(xì)性

有效目標(biāo)不能大而空，應(yīng)具有階段性和可操作性。為此，我們可以將大目標(biāo)分解為一個(gè)個(gè)階段性目標(biāo)，再制定出高效的日程打算，以此催促自己朝向既定目標(biāo)邁進(jìn)。

2.可衡量性

任何目標(biāo)都應(yīng)當(dāng)有可以用來衡量該目標(biāo)完成狀況的標(biāo)準(zhǔn)，包括衡量階段性成果的掌握點(diǎn)和衡量最終績效的指標(biāo)。

3.可達(dá)性

無法企及的目標(biāo)只能是白日做夢(mèng)，而太輕易到達(dá)的目標(biāo)則沒有挑戰(zhàn)性。勝利的目標(biāo)設(shè)定應(yīng)當(dāng)既有挑戰(zhàn)性，又不超出自己的力量所及，經(jīng)過一番努力最終可以達(dá)成。

4.任何目標(biāo)都應(yīng)當(dāng)考慮時(shí)間的限定

不但要確定最終目標(biāo)的完成時(shí)間，還要設(shè)立多個(gè)小時(shí)間段上的“時(shí)間里程碑”，以便進(jìn)行工作進(jìn)度的監(jiān)控。

四、應(yīng)用時(shí)間管理技巧

19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出80/20原則，其核心內(nèi)容是生活中80%的結(jié)果幾乎源于20%的活動(dòng)。比方，是那20%的客戶給你帶來了80%的業(yè)績，可能制造了80%的利潤，世界上80%的財(cái)寶是被20%的人把握著，世界上80%的人只共享了20%的財(cái)寶。因此，要把留意力放在20%的關(guān)鍵事情上。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)人員工作效果中的百分之八十，往往集中在百分之二十的最重要的工作上，80/20原則就是抓住工作的百分之八十的價(jià)值，集中在工作的百分之二十的組成部分這一法則，運(yùn)用“關(guān)鍵的事情占少數(shù)，次要的事情占多數(shù)”是一個(gè)普遍現(xiàn)象這一規(guī)律。時(shí)間管理是自我管理中重要的內(nèi)容，大凡業(yè)績卓越的人大都是具有高效時(shí)間管理的人，應(yīng)用有效時(shí)間管理的方法和技巧，可以合理支配自己的工作與生活，最大限度地發(fā)揮時(shí)間的效力，提高工作績效。

五、克服內(nèi)外引起的時(shí)間鋪張

時(shí)間管理當(dāng)中最有用的詞是“不”。學(xué)會(huì)說“不”，有時(shí)拒絕是保障自己行使優(yōu)先次序的最有效手段，牽強(qiáng)接受他人的請(qǐng)托而擾亂自己的支配，是不合理的。假如有的請(qǐng)托由他人承當(dāng)可能比自己更合適，不妨向請(qǐng)托者提出適時(shí)的建議。量力而行地說“不”，對(duì)己對(duì)人都是一種負(fù)責(zé)。首先，自己不能勝任托付的工作，不僅徒費(fèi)時(shí)間，還會(huì)對(duì)自己其它工作造成障礙。同時(shí)，無論是工作延誤還是效果都無法達(dá)標(biāo)，都會(huì)打亂托付人的時(shí)間支配，結(jié)果是“雙輸”。所以接到別人的托付，不要急于說“是”，而是分析一下自己能不能如期按質(zhì)地完成工作。假如不能，那要詳細(xì)與托付人協(xié)調(diào)，在必要時(shí)刻，要敢于說“不”。同時(shí)，時(shí)間管理的另一個(gè)關(guān)鍵就是每天至少要有半小時(shí)到1小時(shí)的不被干擾時(shí)間;假如你能有一個(gè)小時(shí)完全不受任何人干擾，自己關(guān)在自己的房間里面，思索一些事情，或是做一些你認(rèn)為最重要的事情。

六、分清輕重緩急

美國一位有名的管理學(xué)家認(rèn)為：有效的時(shí)間管理主要是記錄自己的時(shí)間，以認(rèn)清時(shí)間耗在什么地方了，管理自己的時(shí)間，設(shè)法削減非生產(chǎn)性工作的時(shí)間，集中自己的時(shí)間，由零星而集中，成為連續(xù)性的時(shí)間段。將自己工作按輕重緩急分為重要、次要和一般三類，支配各項(xiàng)學(xué)習(xí)和工作時(shí)間和占用百分比;在學(xué)習(xí)和工作中記載實(shí)際耗用時(shí)間;每日打算時(shí)間支配與耗用時(shí)間對(duì)比，分析時(shí)間運(yùn)用效率，重新調(diào)整自己的時(shí)間支配，更有效的工作。有名管理學(xué)家科維提出了一個(gè)時(shí)間管理的理論，把工作根據(jù)重要和緊急兩個(gè)不同的程序進(jìn)行劃分，基本上可以分為四個(gè)“象限”，時(shí)間管理理論的一個(gè)重要觀念是應(yīng)有重點(diǎn)地把主要的精力和時(shí)間集中地放在處理那些重要但不緊急的學(xué)習(xí)與工作上。那么什么是重要的事和緊急的事呢?重要的事就是你個(gè)人覺得有價(jià)值且對(duì)你的使命，價(jià)值觀及首要目標(biāo)有意義的活動(dòng)，來自內(nèi)在的需求，對(duì)自己而言要事有時(shí)并不緊急但需要更多的時(shí)間，并且每天做;緊急的事就是你或別人認(rèn)為需要立即處理的緊急時(shí)間或活動(dòng)，來自外界影響你的生活和工作次序。

七、合理支配工作時(shí)間

有效的時(shí)間管理意味著合理支配各項(xiàng)工作。抓住“黃金時(shí)間”，每個(gè)人都有兩種黃金時(shí)間。一種是內(nèi)部黃金時(shí)間，是一個(gè)人精神最集中、工作最有效率的時(shí)候。內(nèi)部黃金時(shí)間因人而異，在通過觀看把握了自己的內(nèi)部黃金時(shí)間時(shí)，用這個(gè)時(shí)間段處理最為重要的工作。外部黃金時(shí)間是指跟其他人交往的最正確時(shí)間。這須遵循他人的日程，但可以利用這段時(shí)間充分表達(dá)自身的優(yōu)勢(shì)不要把日程支配得太滿意外狀況隨時(shí)都有可能發(fā)生而占用時(shí)間，若日程太滿就會(huì)窮于應(yīng)付。因此，每天至少要為自己支配1小時(shí)的空閑時(shí)間，讓工作和生活更加沉著。同時(shí)學(xué)會(huì)分工合作的授權(quán)管理，能讓別人代勞的事情，自己就不要做，學(xué)會(huì)運(yùn)用別人的時(shí)間。由于每個(gè)人的精力都是有限的，所謂有所為有所不為，把自己的精力和時(shí)間用在最能表達(dá)自己價(jià)值的方面。

八、形成有條有理的工作作風(fēng)

今日事今日畢，習(xí)慣拖延時(shí)間是許多人在時(shí)間管理中常常會(huì)落入的陷阱。“等會(huì)再做”、“明天再說”這種“明日復(fù)明日”的拖延循環(huán)會(huì)徹底粉碎制定好的全盤工作打算，并且對(duì)自信念產(chǎn)生極大的動(dòng)搖?！敖袢帐陆袢债叀北磉_(dá)的是一種強(qiáng)有力的執(zhí)