10公司辦公室工作手冊(cè)

PAGEPAGE9公司辦公室工作手冊(cè)（Q/GZQH3010-2010）現(xiàn)行版本：A廣州啟弘電力工程咨詢(xún)有限公司廣州啟弘電力工程咨詢(xún)有限公司10公司辦公室工作手冊(cè)Q/GZQH3010-2010版次A修改碼0１、目的為了切實(shí)履行公司辦公室部室及崗位職責(zé)，對(duì)公司辦公室工作的過(guò)程及質(zhì)量進(jìn)行有效控制，實(shí)現(xiàn)工作管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，保證GZQH質(zhì)量方針的實(shí)施和質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，特制定本工作手冊(cè)。２、適用范圍本手冊(cè)明確了GZQH行政公文管理、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)公文處理、政務(wù)信息工作管理及職能部室工作計(jì)劃管理、行政印鑒管理、接待工作管理、機(jī)要通信工作管理、車(chē)輛管理、辦公環(huán)境的監(jiān)督管理等有關(guān)工作的運(yùn)作程序和主要管理原則。本手冊(cè)適用于GZQH各部室及公司辦公室各相應(yīng)崗位的管理工作。3、工作程序3.1行政公文管理制度公司辦公室是GZQH辦公自動(dòng)化系統(tǒng)行政公文處理的主管部室，負(fù)責(zé)行政發(fā)文、收文的流程制定、流程監(jiān)控及文件處理工作；總工辦公室是GZQH辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的系統(tǒng)管理部室，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的維護(hù)、管理、人員變更注冊(cè)等工作。3.1.1行政公文處理的基本原則（1）公司辦公室是GZQH行政公文處理和管理部室。公司辦公室文秘人員負(fù)責(zé)公文處理工作，文秘人員應(yīng)忠于職守并具備相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。（2）辦理公文，應(yīng)實(shí)事求是、認(rèn)真負(fù)責(zé)，克服形式主義和文牘主義，提高公文處理工作的效率和質(zhì)量，行文要少而精、注重效用。（3）公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。公文由公司辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀，要求全面采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理公文。（4）公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密安全。機(jī)密文電由公司辦公室保管和處理，按規(guī)定范圍傳閱、使用。（5）公司行政公文一律通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行。3.1.2（1）GZQH在職權(quán)范圍內(nèi)，可以對(duì)GZQH各部室發(fā)布指示性文件，布置工作；發(fā)布GZQH行政管理相關(guān)規(guī)章、規(guī)定、辦法?？梢韵蛟颇鲜∽》考俺青l(xiāng)建設(shè)廳等單位請(qǐng)示或報(bào)告工作；向GZQH所屬各單位互相行文或聯(lián)合行文；根據(jù)業(yè)務(wù)需要同合作伙伴互相行文或聯(lián)合行文。（2）請(qǐng)示性公文應(yīng)一文一事，只寫(xiě)一個(gè)主送單位，如需同時(shí)送其它單位，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。3.1.（1）發(fā)文辦理是指以發(fā)文單位名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括擬稿、核稿、會(huì)簽、審核、審閱、簽發(fā)、用印、登記、分發(fā)等程序。（2）發(fā)文辦理程序由相關(guān)部室人員擬稿，送部室負(fù)責(zé)人核稿，核稿后送相關(guān)部室負(fù)責(zé)人進(jìn)行會(huì)簽，會(huì)簽完畢后提交公司辦公室秘書(shū)，由秘書(shū)中轉(zhuǎn)，經(jīng)公司辦公室主任審核后交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審閱，最后送經(jīng)理簽發(fā)；完成簽發(fā)的文件由公司辦公室秘書(shū)編號(hào)、套紅、排版、用印、登記并分發(fā)到相關(guān)部室。3.1.（1）收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括登記、擬辦、批示、承辦、催辦等程序。（2）收文辦理程序公司辦公室文書(shū)對(duì)收到的外來(lái)行政、工程文件加蓋收文日期標(biāo)記，并進(jìn)行初步篩選，將必須列入公文流轉(zhuǎn)的文件進(jìn)行掃描登載，由公司辦公室提出擬辦意見(jiàn)，送相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)批示，文書(shū)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)將文件送至相應(yīng)部室辦理。（3）送公司領(lǐng)導(dǎo)或者交有關(guān)部室辦理的公文，公司辦公室文書(shū)要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。①重要公文和有時(shí)限要求的公文，除公司辦公室文書(shū)負(fù)責(zé)催辦外，還須將辦理情況向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋。②承辦部室和承辦人必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，及時(shí)處理承辦的公文，不得拖延貽誤。確需延長(zhǎng)辦理時(shí)間的，應(yīng)當(dāng)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并告知催辦人。③一般傳閱文件原則上當(dāng)天閱完，須承辦的文件應(yīng)三天內(nèi)完成，最遲不能超過(guò)十天。公司辦公室文書(shū)每月對(duì)文件處理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)積壓文件者，將其進(jìn)行登記后交公司辦公室主任進(jìn)行考核。3.1.公文辦理完畢后，由公司辦公室根據(jù)《檔案法》和GZQH《檔案管理規(guī)定》，使用相應(yīng)歸檔軟件，及時(shí)將電子文件整理、歸檔。工程文件由設(shè)計(jì)總工程師或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按歸檔要求到公司辦公室領(lǐng)取紙質(zhì)文件，并立卷歸檔，按歸檔時(shí)限向總工辦公室移交。3.2政務(wù)信息工作規(guī)則3.2.1總則（1）為加強(qiáng)GZQH信息工作，逐步實(shí)現(xiàn)信息工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化管理，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策和指導(dǎo)工作提供信息服務(wù)，結(jié)合GZQH實(shí)際，制定本規(guī)則。（2）信息工作是GZQH公司辦公室的一項(xiàng)重要職責(zé)，主要任務(wù)是反映GZQH生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要情況，以及各項(xiàng)工作中的重點(diǎn)、熱點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題，為領(lǐng)導(dǎo)把握全局、科學(xué)決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確、可靠的信息服務(wù)；鞏固和發(fā)展信息網(wǎng)絡(luò)，培訓(xùn)信息員隊(duì)伍，組織經(jīng)驗(yàn)交流，開(kāi)展信息調(diào)研，進(jìn)行信息工作考評(píng)等。（3）信息工作以為公司領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)為宗旨，努力為GZQH員工服務(wù)。（4）GZQH各部室應(yīng)積極支持，提供條件，保證信息工作的正常開(kāi)展。（5）信息工作要堅(jiān)持實(shí)事求是原則，既要做到全面、準(zhǔn)確、及時(shí)，又要做到有情況、有分析、有建議。（6）公司政務(wù)信息由公司辦公室按月編輯整理。3.2.2工作機(jī)構(gòu)（1）公司辦公室負(fù)責(zé)GZQH信息工作，并對(duì)各部室的信息工作進(jìn)行管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（2）信息工作機(jī)構(gòu)主要職責(zé)：①研究制訂信息工作計(jì)劃和組織實(shí)施。②做好信息的收集、篩選、加工、傳遞和反饋等日常工作。③做好重要信息報(bào)送工作。④結(jié)合GZQH生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行信息調(diào)研，寫(xiě)出有分析、有見(jiàn)解的專(zhuān)題調(diào)研報(bào)告。⑤組織開(kāi)展信息工作經(jīng)驗(yàn)交流。⑥充分利用公司資源，鞏固和完善信息網(wǎng)絡(luò)，保證信息的上傳下達(dá)及時(shí)到位。3.2.3隊(duì)伍建設(shè)（1）信息隊(duì)伍由專(zhuān)、兼職信息員組成，公司辦公室安排專(zhuān)職信息員，并組建兼職信息員隊(duì)伍。（2）專(zhuān)/兼職信息員應(yīng)具備以下條件：①熱愛(ài)信息工作，有較強(qiáng)的責(zé)任心和行動(dòng)力，作風(fēng)正派，實(shí)事求是。②熟悉勘察設(shè)計(jì)行業(yè)的方針、政策，熟悉各部室業(yè)務(wù)工作。③掌握信息工作的基本知識(shí)和辦公自動(dòng)化工作技能，具有一定的信息工作常識(shí)。④具有一定的綜合分析能力、組織能力和文字表達(dá)能力。⑤嚴(yán)格遵守國(guó)家以及公司的保密制度。3.2.4工作制度（1）公司辦公室適時(shí)向信息隊(duì)伍及各部室通報(bào)信息報(bào)送要點(diǎn)和信息采用情況。（2）各兼職信息員應(yīng)關(guān)注各部室重大信息，積極組織相關(guān)工作人員收集資料、撰寫(xiě)信息稿件，及時(shí)報(bào)送GZQH重大信息。（3）信息稿件經(jīng)公司辦公室信息員審校，由公司辦公室主任審核、簽發(fā)；重要信息由公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、簽發(fā)。（4）根據(jù)按勞取酬原則，采用稿件按公司相關(guān)文件規(guī)定付給稿酬；對(duì)信息工作中成績(jī)突出的個(gè)人，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。3.2.5信息質(zhì)量質(zhì)量是信息工作的生命，提供的信息應(yīng)符合以下要求：（1）反映的事實(shí)應(yīng)當(dāng)真實(shí)可靠，重大事件上報(bào)前，應(yīng)當(dāng)核實(shí)。（2）信息中的事例、數(shù)字、單位應(yīng)當(dāng)力求正確，實(shí)事求是，防止弄虛作假。（3）主題鮮明，言簡(jiǎn)意賅，力求以較短的文字反映事物的全貌和發(fā)展趨勢(shì)；要反映各部室的新情況、新思路、新經(jīng)驗(yàn)、新舉措，在新意上下功夫。（4）加強(qiáng)信息調(diào)研，開(kāi)發(fā)高層次信息。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求和工作實(shí)際，組織或參與信息調(diào)研活動(dòng)，寫(xiě)出有情況、有分析、有見(jiàn)解的專(zhuān)題調(diào)研信息報(bào)告，以適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的需要。3.2.6信息工作手段（1）兼職信息員應(yīng)熟練辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，熟練使用計(jì)算機(jī)及文字編輯軟件，充分利用GZQH局域網(wǎng)絡(luò)資源，使信息及時(shí)傳遞、快捷處理。（2）專(zhuān)/兼職信息員應(yīng)深入到各部室收集資料，鼓勵(lì)當(dāng)事人撰寫(xiě)稿件，發(fā)動(dòng)廣大員工參與到信息工作中，更好地發(fā)揮信息在工作中的作用。3.3部室總結(jié)、計(jì)劃及職能管理部室工作計(jì)劃管理3.3.1GZQH各部室負(fù)責(zé)人必須于每年12月20日前完成當(dāng)年工作總結(jié)和下一年度工作計(jì)劃，并匯總到公司辦公室。3.3.2各部室應(yīng)根據(jù)GZQH年度計(jì)劃及工作需要編制月工作計(jì)劃，由分管領(lǐng)導(dǎo)審核后于每月25日前報(bào)公司辦公室；公司辦公室負(fù)責(zé)匯總后提交公司司務(wù)會(huì)議審定。3.3.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部室當(dāng)月督辦項(xiàng)目進(jìn)行檢查和考核，并在年終匯總各項(xiàng)考核結(jié)果發(fā)文公布。3.4印鑒管理3.4.1公司辦公室是GZQH印鑒的歸口管理部室，負(fù)責(zé)印鑒的刻制、領(lǐng)用、變更及銷(xiāo)毀。3.4.2印鑒的刻制、啟用、銷(xiāo)毀（1）GZQH法人印鑒及GZQH出圖專(zhuān)用章由上級(jí)主管部門(mén)刻制頒發(fā)。收到新印鑒后，即在印模登記冊(cè)上印模，注明啟用日期，并向有關(guān)單位發(fā)出新印鑒啟用通知，同時(shí)舊印鑒注明停止使用日期，并將舊印章交回上級(jí)主管部門(mén)。（2）各部室印鑒及工作業(yè)務(wù)印鑒，由業(yè)務(wù)部室申請(qǐng)，經(jīng)理審批后交公司辦公室統(tǒng)一向公安機(jī)關(guān)申請(qǐng)刻制。印章取回后，在印模登記冊(cè)上印模，注明下發(fā)啟用日期，并履行領(lǐng)用手續(xù)。舊章應(yīng)同時(shí)交回，并在印模冊(cè)上注明作廢日期。凡印鑒停止使用（包括機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)或某些臨時(shí)性機(jī)構(gòu)已完成其工作任務(wù)），都應(yīng)及時(shí)將舊章交回公司辦公室，由公司辦公室統(tǒng)一上交公安機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀。3.4.3印鑒的使用和保管凡使用GZQH行政印章或法人印章，均須填寫(xiě)《廣州啟弘電力工程咨詢(xún)有限公司用印登記表》，并經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可用印。（1）以公司名義報(bào)出的各類(lèi)報(bào)表，應(yīng)經(jīng)經(jīng)理用印或簽字后方可用公司印章。（2）需用公司印章的對(duì)外合同，必須經(jīng)經(jīng)理或董事長(zhǎng)授權(quán)可對(duì)外簽訂合同的人員簽字，方可用公司印章，否則視為無(wú)效合同。（3）各類(lèi)設(shè)計(jì)文件，在完成規(guī)定的設(shè)計(jì)文件簽字手續(xù)后即可用公司印章。（4）出差介紹信，省內(nèi)出差由部室負(fù)責(zé)人簽字后用公司??；省外出差必須填寫(xiě)出差單，并寫(xiě)明出差地點(diǎn)（單位），經(jīng)經(jīng)理或董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后，按所批準(zhǔn)的出差地點(diǎn)（單位）開(kāi)具介紹信，并經(jīng)分管經(jīng)理簽字后用公司印章。為相關(guān)單位出差人員轉(zhuǎn)（代）開(kāi)介紹信，需請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)同意后才能辦理。（5）工程往來(lái)文件、工程聯(lián)系單等一般由設(shè)計(jì)總工程師簽字后使用《工代專(zhuān)用章》。相關(guān)技術(shù)協(xié)議、報(bào)優(yōu)材料等須用公司印章的，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)簽審后用公司印章，方可對(duì)外發(fā)送，如分管公司領(lǐng)導(dǎo)不在則由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)代簽發(fā)。（6）不準(zhǔn)任何人以任何理由攜帶公司印鑒外出，特殊情況須經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)，并由印章管理人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)?。粐?yán)禁開(kāi)空白介紹信和證明。（7）凡是用公司印章的行政公文、設(shè)計(jì)文件、各類(lèi)報(bào)表、材料要在用印登記薄上進(jìn)行登記，以便備查。（8）公司各部室印章除公司辦公室、財(cái)務(wù)部印章可在有限范圍內(nèi)使用外，其余只限于在公司內(nèi)部室間往來(lái)，或部室對(duì)公司使用，不能對(duì)外使用。（9）工程設(shè)計(jì)變更通知必須加蓋《工代專(zhuān)用章》后才能對(duì)外發(fā)送，無(wú)工代專(zhuān)用章的工程，必須到公司辦公室加蓋《工代專(zhuān)用章》，才能對(duì)外發(fā)送。3.5接待工作管理接待工作是行政管理工作中一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，也是反映GZQH對(duì)外形象的一項(xiàng)重要工作。要熱情主動(dòng)、認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好接待工作，以促進(jìn)兄弟單位之間相互了解，加強(qiáng)業(yè)務(wù)往來(lái)與合作。3.5.1國(guó)內(nèi)接待（1）各單位來(lái)公司聯(lián)系洽談工作，接到通知后，由公司辦公室接待或經(jīng)公司辦公室簽轉(zhuǎn)介紹信后，交相關(guān)部室接洽。（2）外單位來(lái)公司聯(lián)系具體技術(shù)業(yè)務(wù)工作、經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)協(xié)調(diào)工作及一般性檢查工作等，由各相關(guān)部室對(duì)口接待。（3）由公司承辦的會(huì)議，由公司辦公室牽頭負(fù)責(zé)，與會(huì)議內(nèi)容有關(guān)的部室配合。接待人員應(yīng)做到主動(dòng)與主辦單位聯(lián)系，細(xì)致安排會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，樹(shù)立良好的對(duì)外形象，并做好會(huì)議接待的相關(guān)記錄工作。（4）外來(lái)上訪(fǎng)人員由公司辦公室負(fù)責(zé)接待，公司辦公室應(yīng)詳細(xì)了解具體情況，妥善協(xié)調(diào)處理；確需公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)面聽(tīng)取意見(jiàn)時(shí)，由公司辦公室安排。3.5.2外事接待（1）公司內(nèi)所有外事接待，一律由經(jīng)理審批同意。（2）外國(guó)專(zhuān)家、學(xué)者及有關(guān)代表來(lái)公司講學(xué)或聯(lián)系業(yè)務(wù)，由公司相關(guān)業(yè)務(wù)部室負(fù)責(zé)接待，并負(fù)責(zé)安排工作日程、業(yè)務(wù)聯(lián)系，做談話(huà)、會(huì)議記錄等工作。（3）外賓、華僑來(lái)公司進(jìn)行一般性參觀、走訪(fǎng)，由公司辦公室負(fù)責(zé)接待。（4）外事接待一律填寫(xiě)《外事工作接待記錄單》，接待完畢后由公司辦公室保存。（5）有關(guān)部室如有外事接待工作，應(yīng)提前3天與公司辦公室聯(lián)系，以便協(xié)調(diào)好接待工作。3.5.3接待人員注意事項(xiàng)（1）接待場(chǎng)所要清潔，接待人員要衣著整潔，舉止端莊，熱情禮貌。（2）會(huì)議接待人員應(yīng)及時(shí)與會(huì)議主辦單位溝通協(xié)調(diào)，安排處理好各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作。（3）在接待工作中，對(duì)方如遇特殊困難，接待人員應(yīng)全力協(xié)助解決。3.6機(jī)要通信工作機(jī)要通信是公司辦公室日常事務(wù)性服務(wù)工作，擔(dān)負(fù)著GZQH和各相關(guān)單位之間的信件傳遞、文件交換等任務(wù)。3.6.1機(jī)要通信工作范圍包括：文件接收、系統(tǒng)內(nèi)文件交換、信件傳遞、函件簽發(fā)等。3.6.2機(jī)要通信工作規(guī)則（1）凡對(duì)外聯(lián)系工作的信函、郵件等，均須填寫(xiě)《廣州啟弘電力工程咨詢(xún)有限公司信函發(fā)送單》，一般郵件經(jīng)所在部室負(fù)責(zé)人審核簽字后郵寄，掛號(hào)郵件和特快專(zhuān)遞在部室負(fù)責(zé)人審簽后，由公司辦公室負(fù)責(zé)人簽發(fā)，并郵寄。（2）及時(shí)將發(fā)至公司的信件、文件等送到相關(guān)部室。（3）行政公文應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)流轉(zhuǎn)辦理。3.7辦公環(huán)境監(jiān)督管理公司辦公室負(fù)責(zé)GZQH辦公環(huán)境的監(jiān)督管理工作，為員工提供適宜的工作環(huán)境。3.7.13.7.2公司辦公室負(fù)責(zé)辦公室的安排和調(diào)整，相關(guān)部室如有需求，應(yīng)書(shū)面提出申請(qǐng)，部室負(fù)責(zé)人簽字，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由3.7.3公司辦公室負(fù)責(zé)辦公家具的添置及維修管理工作，家具添置由部室負(fù)責(zé)人提出相關(guān)申請(qǐng)后，公司辦公室及時(shí)調(diào)查了解，并根據(jù)實(shí)際情況提出家具的添置方案，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)同意后按相關(guān)程序購(gòu)置；需要維修的家具由使用人提出，3.7.4公司辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理工作，如需使用，須由部室負(fù)責(zé)人向公司辦公室提出，由3.8辦公電話(huà)管理3.8.1公司電話(huà)號(hào)碼簿由3.8.2各部室如因人員增加需要增添內(nèi)線(xiàn)電話(huà)的，須