西山區(qū)電子公文歸檔與管理規(guī)范

西山區(qū)電子公文歸檔與管理規(guī)范（征求意見稿）1、范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的電子公文的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)的原則和方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于西山區(qū)區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織。2、引用標(biāo)準(zhǔn)下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文，通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。本標(biāo)準(zhǔn)出版時(shí)，所示版本均為有效。所有標(biāo)準(zhǔn)都會(huì)被修訂，使用本標(biāo)準(zhǔn)的各方應(yīng)探討使用下列標(biāo)準(zhǔn)最新版本的可能性。GB/T18894-2002GB/T15418-1994檔案分類標(biāo)引規(guī)則DA/T19-1999檔案主題標(biāo)引規(guī)則3、術(shù)語和定義本規(guī)范采用以下定義3.1電子公文指在計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中以及數(shù)字設(shè)備生成的社會(huì)活動(dòng)記錄，即以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。3.2歸檔電子公文具有憑證和保管利用價(jià)值、作為檔案保存的電子公文。3.3真實(shí)性指按規(guī)定對(duì)電子公文的內(nèi)容和顯示形態(tài)進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致。3.4完整性指電子公文的內(nèi)容信息、背景信息、元數(shù)據(jù)等無缺損和無改變。3.5有效性指電子公文應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。3.6邏輯歸檔指在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，將電子公文進(jìn)行歸檔操作，并向檔案部門移交的過程。3.7物理歸檔指把電子公文集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。3.8元數(shù)據(jù)指描述電子公文數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。4、管理體制和職責(zé)4.1各單位應(yīng)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)，建立電子公文歸檔與管理工作制度和管理網(wǎng)絡(luò)，并安排專人管理。4.2文件形成部門負(fù)責(zé)電子公文的形成、承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)、收集、登記，確保其真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，并定期向檔案管理部門移交；檔案管理部門應(yīng)對(duì)電子公文的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過程管理與監(jiān)控，規(guī)定電子公文的歸檔時(shí)間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、檢測(cè)數(shù)據(jù)等要求。4.3為保證歸檔電子公文的完整、真實(shí)和有效利用，從電子公文產(chǎn)生時(shí)就應(yīng)按照制度要求，妥善管理，以確保其不散失、不損毀、不失真。4.4歸檔的電子公文，應(yīng)與其他門類和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案部門要確保電子公文能有效機(jī)讀。5、電子公文的收集5.1收集范圍凡是反映本單位工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的電子公文及相關(guān)軟件均屬收集范圍。按照電子公文的信息類型包括：文本文件：指用文字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等。圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。圖形文件：指采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件。影像文件：指用視頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件。聲音文件：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件。多媒體文件：指用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含文字、圖像、圖形、聲音、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式。計(jì)算機(jī)程序：指計(jì)算機(jī)使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件以及相關(guān)的資源、支撐軟件等。數(shù)據(jù)文件：指用計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。5.2電子公文收集要求歸檔電子公文應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件并存，并在內(nèi)容及相關(guān)描述上保持一致。在"無紙化"辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子公文，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，隨時(shí)備份，存儲(chǔ)在能夠脫機(jī)保存的載體上，保證電子公文的安全性。文本文件收集時(shí)應(yīng)統(tǒng)一將其轉(zhuǎn)換為TXT文檔或XML文檔，現(xiàn)階段允許收集WORD97、WPS格式文檔。靜態(tài)圖像文件收集時(shí)應(yīng)統(tǒng)一將其轉(zhuǎn)換為TIFF、PDF、JPEG。影像文件收集時(shí)應(yīng)按MPEG1或MPEG2方式壓縮。聲音文件收集時(shí)應(yīng)統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為WAV或MP3格式。自主開發(fā)的計(jì)算機(jī)程序必須收集軟件的源程序及其開發(fā)、編譯工具。歸檔的電子公文如果采用不符合本規(guī)范要求的格式，收集時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)換成本規(guī)范要求的格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。各單位應(yīng)依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實(shí)際情況，制定本單位、本系統(tǒng)電子公文收集的具體范圍。6、電子公文的歸檔6.1歸檔要求文件形成部門應(yīng)隨時(shí)對(duì)電子公文進(jìn)行邏輯歸檔，每月把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子公文進(jìn)行物理歸檔，并按檔案管理的要求進(jìn)行登記和交接。6.2歸檔電子公文應(yīng)按"件"進(jìn)行管理。一般情況下把一份電子公文作為一件，密不可分的幾份電子公文應(yīng)作為一件來進(jìn)行管理，如：正文與附件、重要法規(guī)的歷次修改稿、一套計(jì)算機(jī)軟件或源程序等。6.3電子公文形成部門要隨時(shí)收集符合電子公文歸檔范圍的電子公文，依照附錄A要求進(jìn)行著錄并填寫《歸檔電子公文登記表》（見附錄B）。歸檔電子公文應(yīng)逐件編目。6.4文件形成部門應(yīng)于每月初將上月形成的經(jīng)過檢驗(yàn)的電子公文和《歸檔電子公文登記表》保存在脫機(jī)載體上，并一式兩份向檔案部門移交。6.5檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸檔電子公文進(jìn)行真實(shí)性、有效性和完整性測(cè)試，并填寫《歸檔電子公文移交、接收檢驗(yàn)登記表》（附錄C）。登記表一式兩份，一份由檔案部門保存，另一份由文件形成部門保存。7、歸檔電子公文的移交、接收各單位應(yīng)在每年6月底前將上年度經(jīng)過檢驗(yàn)合格后的歸檔電子公文移交同級(jí)國(guó)家綜合檔案館，集中保管。7.1移交、接收檢驗(yàn)文件形成單位在移交電子公文之前應(yīng)對(duì)歸檔的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100%。檢驗(yàn)項(xiàng)目包括檢查載體是否清潔，是否有劃痕；檢查電子公文有無病毒；核實(shí)電子公文的真實(shí)性、完整性和有效性。7.2移交手續(xù)交接雙方驗(yàn)收合格后，填寫《歸檔電子公文移交、接收檢驗(yàn)登記表》。登記表一式兩份，交接雙方各保存一份。7.3歸檔電子公文的存儲(chǔ)一個(gè)歸檔年度的電子公文應(yīng)拷貝至一盤或多盤載體中，幾個(gè)歸檔年度的電子公文不應(yīng)存儲(chǔ)在一盤載體中。本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用只讀光盤、磁帶作為歸檔電子公文的保存載體。禁用軟磁盤作為歸檔電子公文長(zhǎng)期保存的載體。歸檔后的電子公文的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫狀態(tài)。存儲(chǔ)電子公文的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，注明全宗號(hào)、歸檔年度、盤號(hào)和套別（見8.1）。信息組織結(jié)構(gòu)每盤存儲(chǔ)載體的根目錄下有說明文件、著錄文件、歸檔電子公文子目錄。每盤存儲(chǔ)載體應(yīng)具有如下信息組織結(jié)構(gòu)：根目錄根目錄著錄文件說明文件電子公文子目錄著錄文件說明文件電子公文子目錄一件電子公文子目錄一件電子公文子目錄一件電子公文子目錄一件電子公文子目錄電子公文電子公文怨7.塔3.兵4貓.1幸說明居文件臘7.眨3.暗4蛾.1油.1之文件沃名：肺RE啟AD搞ME負(fù)7.殺3.便4排.1煮.2眾文件療內(nèi)容圾：有奪關(guān)本財(cái)存儲(chǔ)雄載體掃的各療種信貸息。縫應(yīng)包踏括全載宗號(hào)判、全堅(jiān)宗名趙稱、填歸檔料年度杏、盤到號(hào)、斗制作機(jī)人、杏檢查犁人、攤制作蜻時(shí)間當(dāng)。獵7.瘋3.表4逐.1根.3沸文件產(chǎn)格式迎：說蹈明文陰件為殘字符質(zhì)文件股。每餓行的棋左邊彩為標(biāo)株題，匙右邊銷為說撿明內(nèi)無容，譜中間插用冒寇號(hào)分塔開。禍字符嫌代碼槐應(yīng)符兇合G傳B/虹T1翅98急8、涼GB刷23辟12萬和G申B1秤30維00蟲.1勁的規(guī)闖定。拒7.圓3.怖4穗.2私著錄歌文件色7.周3.諷4挖.2幫.1棚文件先名：陜DE者SC陷RI奸PT旨.X拌ML真7.爺3.波4丙.2暫.2貨文件腰內(nèi)容聾：歸溜檔電餐子公數(shù)文登財(cái)記表夕的電銳子版印本。孫7.龍3.挎4瞞.2甲.3守文件脆格式招：X微ML賓文件陳（具女體格環(huán)式見賊附錄障D）斗。著胞錄文已件包乒含項(xiàng)圣目同庫《注歸檔理電子填公文嫩登記構(gòu)表寫》。鑄8符、電歸檔議電子粗公文幅的保皆管和比利用芳8.象1歸距檔電宅子公哈文要副一式某三套循，一慘套封旅存保擔(dān)管，蒼一套鎖供查野閱使黃用，膨一套巖異地寇保存乘。套耕別用芳符號(hào)際表示兆分別窄為：肚A、劇B、招C。期8.患2歸怖檔電撤子公析文的突保管澤要求積歸檔漸電子骨公文欣的保靜管除脖應(yīng)符裕合紙病質(zhì)檔懶案的開要求罷外，鐵還應(yīng)葡符合西下列選條件紫。音8.職2.邪1久歸檔拾載體窗應(yīng)作眨防寫那處理盞。不備得擦承、劃宏、觸柱摸記痕錄涂襪層。蠅8.滋2.格2慌環(huán)境妄溫度喜選定矮范圍城：懼17損℃陵~吐20涼℃塘；相慌對(duì)濕末度選慘定范撲圍：企35同%~秩45伸%。往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剖成備注狹

著

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握

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守

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