xx公司檔案分類方案

XX有限公司檔案分類方案-(草案)第一條本方案以公司全部檔案為對象，規(guī)定了公司檔案的第二條檔案分類原則是以公司職能活動(dòng)中形成的各種門類形成特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類。第三條公司檔案分類設(shè)置13個(gè)一級(jí)類目，并以兩位阿拉伯?dāng)?shù)字作為一級(jí)類目代碼，以英文字母1.黨群工作(代碼：01)3.經(jīng)營管理(代碼：03)4.基本建設(shè)(代碼：04)目錄代碼：B5.設(shè)備儀器(代碼：05)目錄代碼：C6.會(huì)計(jì)檔案(代碼：06)目錄代碼：D7.人事檔案(代碼：07)目錄代碼：E8.聲像檔案(代碼：08)9.實(shí)物檔案(代碼：09)10.法務(wù)檔案(代碼：10)11.審計(jì)檔案(代碼：11)12.樓盤銷售檔案(代碼：12)13.房產(chǎn)租賃檔案(代碼：13)料、售后服務(wù)設(shè)置；11.房產(chǎn)租賃檔案的二級(jí)類目按樓盤的名稱設(shè)置。一級(jí)類目二級(jí)類目類目目錄代碼名稱名稱A黨群工作黨務(wù)綜合組織宣傳紀(jì)檢監(jiān)察聯(lián)誼會(huì)共青團(tuán)行政管理公關(guān)管理行政后勤人事勞資經(jīng)營決策企業(yè)管理B基本建設(shè)C設(shè)備儀器按設(shè)備種類設(shè)置D會(huì)計(jì)檔案憑證賬薄財(cái)務(wù)報(bào)表E人事檔案F聲像檔案照片錄音帶錄像帶光盤U盤G實(shí)物檔案證書榮譽(yù)品H法務(wù)檔案訴訟案法律文書I審計(jì)檔案常規(guī)審計(jì)專項(xiàng)審計(jì)其他審計(jì)J樓盤銷售檔案售后服務(wù)K房產(chǎn)租賃檔案附件2.檔案排列編號(hào)方法和檔號(hào)、目錄號(hào)結(jié)構(gòu)說明一、黨群工作、行政管理和經(jīng)營管理類(即為文書檔案)限(永久、30年、10年)分別排列編件號(hào)，不編目錄號(hào)；2.檔號(hào)由全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)組成，用“-”連接。其中保管期限為永久、30年、10年。例如：COBXA-2011-30年-001保管期限(30年)→>年度(2011年)錄號(hào)由目錄代碼、二級(jí)類目代號(hào)(工程項(xiàng)目代號(hào))、三級(jí)類目代號(hào)組成，其中目錄代碼為B,二級(jí)類目代號(hào)為01(工程項(xiàng)目第一個(gè)項(xiàng)目中海觀園、02鉑宮等),三類類目代號(hào)為：投資策劃類為1、規(guī)劃設(shè)計(jì)類為2、政府批文類為3、合同協(xié)議類為4、技術(shù)資料類為5。例如：案卷號(hào)(第1卷)全宗號(hào)(xx公司)1.排列編號(hào)方法：按二級(jí)類目分年度排列編案卷號(hào)和目錄號(hào)D,類別代號(hào)分別為：會(huì)計(jì)憑證為1、會(huì)計(jì)賬簿為2、財(cái)務(wù)報(bào)表為案卷號(hào)(第1卷)目錄號(hào)(會(huì)計(jì)憑證類第1本目錄)全宗號(hào)(xx公司)公司人事檔案由人力資源部統(tǒng)一管理，其編號(hào)方法按照序號(hào)組成，其中目錄代碼為F,二級(jí)類目代號(hào)為1(照片),三級(jí)類目代號(hào)為：領(lǐng)導(dǎo)類為1、業(yè)務(wù)活動(dòng)類為2、文體活動(dòng)類為3。XA-F1.1.1-1-1照片號(hào)(第1張)→→冊號(hào)(第1冊)目錄順序號(hào)(第1本目錄)二級(jí)類目代號(hào)(照片檔案類)目錄代碼(聲像檔案類)號(hào)由目錄代碼、類別代號(hào)、目錄順序號(hào)組成，其中目錄代碼為F,類別代號(hào)為2(錄音帶/錄像帶)。例如：盤號(hào)(第1盤錄音帶/錄像帶)目錄號(hào)(錄音帶/錄像帶類第1本目錄)全宗號(hào)(xx公司)1.排列編號(hào)方法：光盤和U盤合并整理，按形成時(shí)間2.檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、張?zhí)柦M成，用“一”連接。為F,類別代號(hào)為3(光盤/U盤)。XA—F3.1—1張?zhí)?第1張光盤/U盤)全宗號(hào)(xx公司)1.排列編號(hào)方法：按照二級(jí)類目結(jié)合形成時(shí)間分別排列編類別代號(hào)為：證書為1、榮譽(yù)品為2、其他為3。例如：件號(hào)(第1件)全宗號(hào)(xx公司)(一)訴訟案2.檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)組成，用“-”連錄號(hào)由目錄代碼、二級(jí)類目代號(hào)、三級(jí)類目代號(hào)(案件名稱)組成，其中目錄代碼為H,二級(jí)類目代號(hào)為1(訴訟案)、三級(jí)類目代號(hào)(訴訟案件代號(hào))。例如：案卷號(hào)(第1卷)全宗號(hào)(xx公司)1.排列編號(hào)方法：按法律事務(wù)文件材料編件號(hào)；2.檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、件號(hào)組成，用“-”連接。目錄號(hào)由目錄代碼、類別代號(hào)、目錄順序號(hào)組成，其中目錄代碼為H,類別代號(hào)為2(法律事務(wù)文件材料)。例如：件號(hào)(第1件)全宗號(hào)(xx公司)2.檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)組成，用“-”連代碼為I,類別代號(hào)分別為：常規(guī)審計(jì)為1、專項(xiàng)審計(jì)為2、其他審計(jì)為3、例如：件號(hào)(第1件)案卷號(hào)(第1卷)全宗號(hào)(xx公司)錄號(hào)由目錄代碼、二級(jí)類目代號(hào)、三級(jí)類目代號(hào)(即樓盤項(xiàng)目代號(hào))組成，其中目錄號(hào)代碼為J,二級(jí)類目代號(hào)分別為：樓盤宣傳1、客戶檔案2、售后服務(wù)3;三級(jí)類目代號(hào)：1、香蜜湖為2案卷號(hào)(第1卷)全宗號(hào)(xx公司)1.排列編號(hào)方法：按樓盤名稱分別編案卷號(hào)、目錄號(hào)；2.檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)組成，用“-”連接。目錄號(hào)由目錄代碼、二級(jí)類目代號(hào)(租賃類別代號(hào))、三級(jí)類目代號(hào)(樓盤名稱代號(hào))、目錄順序號(hào)組成，其中目錄代碼為K,二級(jí)類目代號(hào)為：商業(yè)樓宇為1、停車位為2、其他為3;三級(jí)類目代號(hào)為：中海大廈為01、海濱廣場為02;案卷號(hào)(第1卷)全宗號(hào)(xx公司)目錄順序號(hào)(第1本目錄)一級(jí)二級(jí)類目序號(hào)歸檔范圍保管期限工作公司黨員代表大會(huì)的會(huì)議通知、名單、議程、報(bào)告、大會(huì)發(fā)言、提案、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議、紀(jì)要、主席團(tuán)會(huì)議紀(jì)要等文件材料永久永久黨委工作計(jì)劃、工作總結(jié)(年度的)(半年的)永久10年永久黨委的一般性工作通知；上級(jí)單位普法需要執(zhí)行知、重要會(huì)議10年上級(jí)針對本公司發(fā)的文件(重要的)(一般的)永久10年黨委工作的各項(xiàng)規(guī)章制度、規(guī)定10年30年勞動(dòng)競賽和評優(yōu)評先、領(lǐng)導(dǎo)班子民主生活會(huì)10年組織宣傳組織建設(shè)(包括機(jī)構(gòu)設(shè)置、印鑒管理、發(fā)展黨員等);整黨建黨，黨員和黨員干部管理(包括黨內(nèi)干部任免)、黨費(fèi)管理、黨內(nèi)評優(yōu)評先等相永久10年黨員專題活動(dòng)企業(yè)文化工作計(jì)劃、通知10年紀(jì)檢監(jiān)察紀(jì)委工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、群眾來信來訪材料及調(diào)查處理結(jié)果、向上級(jí)的請示、報(bào)告、匯報(bào)及上批的批復(fù)30年對違紀(jì)案件、違紀(jì)黨員的調(diào)查、處理決定、請示、批復(fù)(包括調(diào)查報(bào)告、證人、證詞、談話記錄、個(gè)人檢查等)材料；舉報(bào)材料永久聯(lián)誼會(huì)的制度、章程、年度活動(dòng)計(jì)劃、工作總結(jié)、生活福利10年共青團(tuán)團(tuán)委向上級(jí)單位的請示及上級(jí)的批復(fù)；上級(jí)團(tuán)委針對本單位發(fā)的文件10年團(tuán)組織機(jī)構(gòu)編制、團(tuán)干部任免、對團(tuán)員的獎(jiǎng)勵(lì)、處分和超齡退回、會(huì)議紀(jì)要等重要材料30年行政管理公司領(lǐng)導(dǎo)班子(包括董事會(huì)、股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)和經(jīng)理層，下同)的構(gòu)成永久董事會(huì)、股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總裁辦公會(huì)等綜合性料(通知、會(huì)議記錄、決議、專題報(bào)告、提案、委托書等)永久股權(quán)事務(wù)的請示、批復(fù)、報(bào)告、通知永久公司歷史沿革、大事記、簡介重要的調(diào)查研究材料反映本單位主要職能活動(dòng)的出版物定稿樣本向上級(jí)的請示、報(bào)告及上級(jí)的批復(fù)國有資產(chǎn)評估、確認(rèn)驗(yàn)資報(bào)告、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、國有資產(chǎn)授權(quán)占用證書印鑒管理的規(guī)定、申請、制發(fā)、廢止印章形成的文件材料資質(zhì)管理的規(guī)定、資質(zhì)申報(bào)、變更等文件材料半年、年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、工作發(fā)展規(guī)劃(公司總部)(子公司)30年10年公司領(lǐng)導(dǎo)到子公司視察工作的情況通報(bào)30年上級(jí)單位針對本單位或轉(zhuǎn)發(fā)本單位的文件材料貫徹上級(jí)重要文件、會(huì)議及指示精神的情況匯報(bào)公司制定的規(guī)章制度、工作規(guī)范、工程程序法人代表證明、法人授權(quán)委托書子公司的請示、報(bào)告及公司總部的批復(fù)、函等(重要的)(一般的)上級(jí)普發(fā)性的要貫徹執(zhí)行的通知、法規(guī)10年各類工作簡報(bào)與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議書等公關(guān)管理對外與各種媒體以各種形式發(fā)布廣告信息、新聞發(fā)布管理、企業(yè)品牌管理、企業(yè)手冊制定、大型活動(dòng)等文件材料10年優(yōu)質(zhì)工程的申報(bào)和驗(yàn)評資料，年度評定的各級(jí)優(yōu)質(zhì)工程證書的決定永久在國家、本系統(tǒng)獲得的獎(jiǎng)勵(lì)證書等材料永久檔案工作的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、通知、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表10年檔案移交清冊、借閱和利用效果登記表、檔案鑒定銷毀的請示及銷毀報(bào)告永久與子公司檔案工作交流的專題報(bào)告10年檔案編研資料匯總行政后勤辦公用品、會(huì)議室、宿舍、辦公設(shè)備、生活福利、信息化等管理工作制度寫字樓管理、食堂管理、值班、接待、車輛管理等文件材料安全保衛(wèi)、消防工作、工傷事故處理等文件材料人事勞資機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)調(diào)整、機(jī)構(gòu)職能請示、批復(fù)、通知永久公司領(lǐng)導(dǎo)班子任免、委任、分工、述職報(bào)告等永久公司總部及子公司中層干部的任免、委派、述職報(bào)告等專業(yè)技術(shù)人員任職資格確認(rèn)、聘職通知等永久考核中層干部及子公司領(lǐng)導(dǎo)班子的文件材料永久員工花名冊、勞資統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久員工招聘、錄用、轉(zhuǎn)正、升級(jí)、調(diào)資、停薪留職、離職等文件材料永久人事、工資、職稱、、員工考勤、福利待遇、社保、住房公積金、培訓(xùn)、獎(jiǎng)金、績效考核等工作的規(guī)定、方案、辦法、通知、請示、批復(fù)30年員工處分、復(fù)職、落實(shí)政策的有關(guān)材料本單位勞動(dòng)模范，先進(jìn)工作者事跡材料及表彰決定(公司總部)(子公司)員工因公出國出境的報(bào)告、批復(fù)10年各種培訓(xùn)班的教學(xué)計(jì)劃、教案、總結(jié)、學(xué)員成績考核、學(xué)員名冊和結(jié)業(yè)證書存根等集團(tuán)退休老干部日常服務(wù)有關(guān)人事管理的統(tǒng)計(jì)報(bào)表及工資表集團(tuán)干部、員工內(nèi)部工作調(diào)動(dòng)介紹信上級(jí)普發(fā)需要執(zhí)行的關(guān)于人事、職改工作的規(guī)定、通知、重要會(huì)議文件員工車改、員區(qū)購房優(yōu)惠等方案、制度經(jīng)營企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、任期目標(biāo)管理永久企業(yè)改革、轉(zhuǎn)換經(jīng)營機(jī)制等的決策性文件與子公司、外商或其他企業(yè)簽訂的合同、協(xié)議、合作建議書合作意向等一般的決策性文件材料10年資產(chǎn)管理的規(guī)定、制度股權(quán)及債權(quán)轉(zhuǎn)讓的協(xié)議書、公證書、合同、裁定書、批復(fù)、請示永久企業(yè)兼并、收購、清算的批復(fù)、請示、通知永久資產(chǎn)評估的立項(xiàng)、確認(rèn)的請示、批復(fù)、通知30年企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃、企業(yè)章程30年公司成立、改組、更名、劃類、更換法人、換營業(yè)執(zhí)照、變更經(jīng)營范圍、注冊資本、延長經(jīng)營期限有關(guān)文件材料永久子公司股權(quán)轉(zhuǎn)讓、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、權(quán)益轉(zhuǎn)讓、兼并、參股、退股、變更經(jīng)營范圍、注冊資本及延長經(jīng)營期限等申請、批復(fù)及有關(guān)文件材料子公司成立、確認(rèn)、更名、終止(撤銷)、的請示、批復(fù)子公司資產(chǎn)評估、驗(yàn)資、確認(rèn)等企業(yè)清理整頓、調(diào)整、扭虧增盈等工作計(jì)劃、請示、批復(fù)、報(bào)告、通知、通報(bào)等10年其他有關(guān)文件材料上級(jí)下達(dá)公司的各項(xiàng)經(jīng)營計(jì)劃、指標(biāo)、國有資產(chǎn)授權(quán)經(jīng)營責(zé)任書(董事長)、公司年度經(jīng)營計(jì)劃、固定資產(chǎn)投資計(jì)劃、公司經(jīng)營目標(biāo)責(zé)任書(總裁)、授權(quán)(簽約)書永久公司下達(dá)給子公司的各項(xiàng)計(jì)劃、指標(biāo)、經(jīng)營目標(biāo)責(zé)任書、項(xiàng)目經(jīng)營責(zé)任書、子公司經(jīng)營計(jì)劃凈資產(chǎn)抵押承包經(jīng)營合同30年公司各部門工作責(zé)任書10年綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析(年度的)(半年、季度)永久10年有關(guān)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)工作的請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、通報(bào)等30年固定資產(chǎn)投資計(jì)劃申報(bào)表10年其他有關(guān)文件材料10年有關(guān)財(cái)務(wù)工作及資金管理的規(guī)章制度、請示、報(bào)告、批復(fù)、通報(bào)30年有關(guān)外匯、稅收方面的申請、通知、分析報(bào)告、合同、協(xié)議永久申請資金、發(fā)行債券及股票的批復(fù)、請示30年貸款擔(dān)保、抵押、減免利潤、上繳利潤、清產(chǎn)核資等文件材料10年各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析等文件材料10年關(guān)于固定資產(chǎn)折舊基金、大修理基金、臨時(shí)設(shè)施和裝備費(fèi)提取、支付的永久關(guān)于財(cái)務(wù)工作計(jì)劃、總結(jié)10年物業(yè)管理工作的制度、工作方針、工作規(guī)劃、年度工作總結(jié)10年子公司物業(yè)管理工作的考核材料10年物業(yè)品牌活動(dòng)宣傳、指導(dǎo)子公司物業(yè)管理工作、物業(yè)管理培訓(xùn)等有關(guān)的物業(yè)管理報(bào)表、物業(yè)管理委托合同高新技術(shù)企業(yè)評定材料專利、商標(biāo)注冊、技術(shù)成果轉(zhuǎn)讓及許可使用等文件材料質(zhì)量認(rèn)證、標(biāo)準(zhǔn)化、計(jì)量工作的材料上級(jí)下發(fā)的有關(guān)規(guī)定、制度、辦法按工程項(xiàng)目設(shè)置(一)投資策劃永久《項(xiàng)目建議書》及申請立項(xiàng)報(bào)告及上級(jí)批復(fù)《項(xiàng)目可行性研究報(bào)告》及報(bào)批文件、上級(jí)批復(fù)、登記卡片《投資項(xiàng)目可行性研究報(bào)告評審表》《項(xiàng)目發(fā)展綱要》報(bào)批文件及上級(jí)批復(fù)其它項(xiàng)目用地周邊基礎(chǔ)資料(給排水、燃?xì)?、道路、供?勘察單位、設(shè)計(jì)單位定標(biāo)書及中標(biāo)通知書設(shè)計(jì)任務(wù)書(定稿)及評審表投標(biāo)方案圖工程設(shè)計(jì)概算、施工圖預(yù)算概念設(shè)計(jì)評審表、方案稿、實(shí)施稿主體結(jié)構(gòu)信息及主體結(jié)構(gòu)計(jì)算結(jié)果施工圖設(shè)計(jì)審查意見(含燃?xì)饧翱拐鹪O(shè)計(jì))永久項(xiàng)目設(shè)計(jì)成本控制報(bào)告(一)方案設(shè)計(jì)定稿(光盤)及評審表地質(zhì)勘察報(bào)告(含場地地震評價(jià))立面設(shè)計(jì)定稿及評審表初步設(shè)計(jì)圖紙DWG文件(電子件)項(xiàng)目設(shè)計(jì)成本控制報(bào)告(二)各專題設(shè)計(jì)任務(wù)書(定稿)及評審表勘察、設(shè)計(jì)文件質(zhì)量檢查報(bào)告階段設(shè)計(jì)監(jiān)理審核報(bào)告、設(shè)計(jì)監(jiān)理審核總報(bào)告其它付清地價(jià)證明、土地《房地產(chǎn)證》、用地規(guī)劃許可證、紅線地界樁放點(diǎn)報(bào)告土地前期環(huán)保審批表、環(huán)評大綱及環(huán)評報(bào)告、環(huán)保批文計(jì)劃立項(xiàng)批文各設(shè)計(jì)階段民防辦審批意見各設(shè)計(jì)階段消防局審批意見各設(shè)計(jì)階段規(guī)劃局審圖意見項(xiàng)目命名審批表樁基提前開工證明書建設(shè)工程規(guī)劃許可證及批準(zhǔn)圖紙施工許可證質(zhì)量監(jiān)督登記書供水、供電審圖意見、供電驗(yàn)收意見各種占用市政設(shè)施審批表投資許可證、預(yù)售許可證開工驗(yàn)線測量報(bào)告預(yù)售面積查丈報(bào)告、竣工面積查丈報(bào)告、竣工測量報(bào)告工程竣工驗(yàn)收申請表、竣工驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要、竣工驗(yàn)收報(bào)告(含燃?xì)?、房屋建筑工程質(zhì)量評估報(bào)告工程竣工驗(yàn)收整改意見及處理報(bào)告環(huán)保、人防、消防、安監(jiān)、造價(jià)、電梯、規(guī)劃、燃?xì)?、檔案、質(zhì)監(jiān)等部門出具的專項(xiàng)驗(yàn)收證書竣工驗(yàn)收備案表、竣工驗(yàn)收備案回執(zhí)工程質(zhì)量保證書、工程質(zhì)量保修書室內(nèi)環(huán)境質(zhì)量檢測報(bào)告土壤氡濃度檢測報(bào)告按工程項(xiàng)目設(shè)置項(xiàng)目合作開發(fā)合同(協(xié)議)、補(bǔ)充協(xié)議永久土地投資開發(fā)協(xié)議書土地使用權(quán)出讓合同及補(bǔ)充協(xié)議其它與土地合作方的重要往來函件勘察合同設(shè)計(jì)合同(包括燃?xì)?、景觀、環(huán)境及各種專業(yè)設(shè)計(jì)合同)監(jiān)理合同及補(bǔ)充協(xié)議、造價(jià)咨詢委托合同供用電合同、供水用水合同、供氣合同經(jīng)備案的施工報(bào)建合同各種工程施工合同、物資訂購合同、工程委托書、結(jié)算協(xié)議書其它設(shè)計(jì)變更清單及完成確認(rèn)單各種例會(huì)、專題會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要工程施工進(jìn)度照片各類工程管理、技術(shù)總結(jié)其它設(shè)備按設(shè)備種機(jī)動(dòng)車輛型號(hào)、使用說明、維修更新情況30年技術(shù)設(shè)備儀器的型號(hào)、使用說明、維修情況辦公設(shè)備臺(tái)賬、標(biāo)簽、保修單、品質(zhì)證書憑證15年永久賬簿15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬、外幣日記賬15年固定資產(chǎn)卡片(報(bào)廢清理后保存5年)15年年度財(cái)務(wù)報(bào)表(決算)(包括文字分析)永久月、季度財(cái)務(wù)報(bào)表(包括文字分析)15年