如何當(dāng)好管理者代表

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔如何當(dāng)好管理者代表——建立、實施和保持質(zhì)量管理體系[摘要]組織的質(zhì)量管理體系要達(dá)到的要求是明確的——符合國家標(biāo)準(zhǔn)或國家軍用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的要求。其達(dá)到要求的標(biāo)志是通過第三方認(rèn)證。如何達(dá)到要求呢？本文試圖站在管理者代表的角度來回答這一問題。主要從以下幾個方面闡述。一、明確管理者代表的任務(wù)；二、對組織的內(nèi)部環(huán)境進(jìn)行分析，明確前提條件；三、對認(rèn)證過程進(jìn)行策劃，即制定認(rèn)證計劃；四、認(rèn)證計劃的實施，這是全文的核心。其中，對體系實施階段的策劃和組織又是重點。文中的一些觀念和做法，如“試運(yùn)行階段”、“建立和實施體系是思想觀念和管理方法的變革”、“實行一把手工程”、“專項考核制度的制訂和實施”、“高頻次的檢查、評價和整改”、“重視對內(nèi)審員的實戰(zhàn)訓(xùn)練”等等，都是作者的切身體會并被本組織實踐證明是有效的方法。一、管理者代表的任務(wù)管理者代表受最高管理者委托，負(fù)責(zé)以下工作：按標(biāo)準(zhǔn)的要求建立、實施和保持質(zhì)量管理體系；向最高管理者報告質(zhì)量管理體系的適宜性和有效性；定期組織內(nèi)部質(zhì)量審核,監(jiān)督質(zhì)量體系的運(yùn)行；就質(zhì)量體系有關(guān)事宜與外部各方進(jìn)行聯(lián)絡(luò)。上述四項工作中,核心工作是第一項，其它幾項工作是圍繞著它進(jìn)行的。一般來說，組織建立和實施體系的目的，主要是為了提高質(zhì)量管理水平，提高產(chǎn)品質(zhì)量和過程質(zhì)量，提高質(zhì)量保證能力，最終使顧客滿意。管理者代表要完成建立、實施和保持質(zhì)量體系的任務(wù)，首先，應(yīng)明確最高管理者給定的目標(biāo)，即通過第三方認(rèn)證的時間要求。其次，要分析實現(xiàn)這一目標(biāo)的前提條件。第三要對整個過程進(jìn)行策劃，并對全過程進(jìn)行策劃、控制和管理。二、組織內(nèi)部的環(huán)境分析最高管理者的態(tài)度是建立、實施和保持體系的決定因素。以下幾個方面會影響他的決心：首先，是他對建立、實施體系必要性的認(rèn)識。他是否能正確理解顧客對體系的要求，是否有使其得到滿足的迫切感；第二，是否確信質(zhì)量管理體系具有維持、改進(jìn)和提高產(chǎn)品質(zhì)量的功能；第三，本組織資源狀況和基礎(chǔ)管理水平與體系要求的差距?？傊欠褚呀?jīng)解決“干與不干”，“真干與假干”的問題。中層干部的思想觀念和專業(yè)素質(zhì)。在建立尤其是實施體系過程中，中層干部是關(guān)鍵。首先，他們的思想觀念是否與標(biāo)準(zhǔn)的要求相一致，是否明確本人和本部門的質(zhì)量職責(zé)和職能；第二，若明確了體系要求，是否愿意放棄舊的管理方法和習(xí)慣，而執(zhí)行體系文件?？傊?，他們是否已經(jīng)解決“肯不肯干”和“會不會干”的問題。內(nèi)審員的素質(zhì)。他們是否經(jīng)過培訓(xùn)并取得證書，人數(shù)是否適宜。他們是貫徹標(biāo)準(zhǔn)、建立實施體系的中堅力量。他們的素質(zhì)將直接影響由他們編寫的體系文件質(zhì)量（符合性和適用性），同時也將影響他們對體系運(yùn)行質(zhì)量的判斷?？傊?，他們是否明確“要干什么”“干到什么程度”和“怎么干”的問題。組織的質(zhì)量管理體系的現(xiàn)狀。首先，要明確組織處于體系的什么階段，即是處于計劃階段、標(biāo)準(zhǔn)宣貫階段、文件編寫階段還是實施階段，所處階段的主要問題有哪些，與體系的要求差距有多大。第二，組織的基礎(chǔ)管理處于什么水平。第一，管理者代表是否具有較強(qiáng)的組織管理能力。是否具備對系統(tǒng)工程的策劃和實施能力，以及對組織有關(guān)資源的整合能力。第二，是否具有相應(yīng)的質(zhì)量管理經(jīng)歷。第三，對標(biāo)準(zhǔn)是否熟悉，理解是否準(zhǔn)確。第四，是否認(rèn)同認(rèn)證及其目標(biāo)的價值?？傊欠窬哂袑I(yè)、管理能力及堅定的信心和決心。作為管理者代表，對上述問題必須做到心中有數(shù)。推行ISO9000標(biāo)準(zhǔn)是管理技術(shù)和方法的變革過程，更是思想，觀念的轉(zhuǎn)變過程,它貫穿于建立和實施體系的全過程,對其艱巨性和復(fù)雜性，應(yīng)有清醒的認(rèn)識并給予高度的重視。同時，更要以飽滿的工作熱情、堅定的信心和決心、堅決的態(tài)度、堅強(qiáng)的毅力投入到這項具有挑戰(zhàn)性的工作中去，完成最高管理者的重托。三、認(rèn)證計劃的制訂制定認(rèn)證計劃必須依據(jù)最高者確定的目標(biāo)，并以此作為計劃的出發(fā)點和落腳點，結(jié)合以上的分析結(jié)果，對相關(guān)的各項活動在時間上做出適當(dāng)?shù)陌才?。一般有以下一些活動：ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)的宣貫；體系文件的編制；認(rèn)證機(jī)構(gòu)的選擇及認(rèn)證申請和簽訂認(rèn)證合同體系文件的送審和修改聘請專家咨詢；體系的實施或運(yùn)行；預(yù)審和初審?！捌刚垖＜易稍儭笨筛鶕?jù)管理者代表本對體系的把握程度、內(nèi)審員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及他們在建立和實施體系方面的意見是否有權(quán)威性而定。“認(rèn)證機(jī)構(gòu)的選擇和申請認(rèn)證及簽訂合同”，主要是認(rèn)證機(jī)構(gòu)的選擇，主要從機(jī)構(gòu)的資格、專業(yè)優(yōu)勢和顧客要求幾方面考慮。申請和簽訂合同的時機(jī)則宜早不宜晚。其他的幾項活動將在下面表述。整個計劃可安排在8至12個月來完成。四、認(rèn)證計劃的落實質(zhì)量管理體系的建立和實施的過程，是一個由理論到實踐的過程，從人治到法治的過程，從“以產(chǎn)品為中心”到“以顧客為中心”、從“事后控制”到“事前預(yù)防”的轉(zhuǎn)變過程，總之，是一個管理思想和工作方法的巨大變革過程。因此，它應(yīng)該是漸進(jìn)的，由量變到質(zhì)變、由低級向高級發(fā)展的過程。這個過程可以由以下幾個階段來體現(xiàn)：思想轉(zhuǎn)化階段——標(biāo)準(zhǔn)的宣傳培訓(xùn)階段；標(biāo)準(zhǔn)的轉(zhuǎn)化階段——文件化體系的建立階段；文件化體系的實施和保持階段；體系的現(xiàn)場審核階段。標(biāo)準(zhǔn)的宣傳和培訓(xùn)宣傳和培訓(xùn)的主要內(nèi)容。包括ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)涵，如標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍、標(biāo)準(zhǔn)的相互關(guān)系、術(shù)語和概念、質(zhì)量管理體系的要求、本組織貫徹標(biāo)準(zhǔn)的目的、意義、步驟和方法等。重點是質(zhì)量管理體系的要求。培訓(xùn)的對象應(yīng)當(dāng)是組織內(nèi)部的全體員工。但應(yīng)分層次和不同的方式進(jìn)行。內(nèi)質(zhì)員的培訓(xùn)。前面已經(jīng)提到過內(nèi)部質(zhì)量審核員是建立和實施質(zhì)量管理體系的中堅力量。因此，對他們必須進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。具體的方式可以送到認(rèn)證機(jī)構(gòu)舉辦的專業(yè)培訓(xùn)班進(jìn)行面授，也可以向認(rèn)證機(jī)構(gòu)申請舉辦函授班進(jìn)行函授。重點是“質(zhì)量體系要求”、“文件的編寫”和“體系審核”。最高管理者（高層管理者）的培訓(xùn)，最好到認(rèn)證機(jī)構(gòu)舉辦的“領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)班”學(xué)習(xí)。但現(xiàn)實中大多數(shù)的最高管理者都是通過自學(xué)或請專家來廠講課來完成的，學(xué)習(xí)的重點是“質(zhì)量體系要求”和“管理職責(zé)”。專業(yè)干部和中層以上干部的培訓(xùn)?？梢云刚垏壹墝徍藛T或者管理專家對標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行宣講。重點是貫徹標(biāo)準(zhǔn)的目的、意義、步驟、方法和要求等。各項管理活動或者質(zhì)量體系要素的含義和要求。其他員工的培訓(xùn)。可由內(nèi)審員進(jìn)行授課培訓(xùn)，內(nèi)容同上。為了加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn)效果，還可以編寫印發(fā)有關(guān)質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)的“宣講提綱”和質(zhì)量管理體系認(rèn)證“知識問答”，以幫助各部門，各類人員學(xué)習(xí)和理解標(biāo)準(zhǔn)。同時還可以組織各個層次的質(zhì)量體系知識競賽，把學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)的群眾性活動推向高潮。這個階段要達(dá)到的目標(biāo)是：最高管理層，尤其是最高管理者對認(rèn)證的全過程有一個清晰的認(rèn)識，同時，向全體員工表明最高管理層對質(zhì)量體系通過認(rèn)證的決心，為建立和實施體系營造一個良好的環(huán)境。內(nèi)審員真正成為“明白人”，掌握建立、審核體系的方法和技巧。其他各類人員掌握標(biāo)準(zhǔn)的基本精神，明確本人的工作與體系的關(guān)系，認(rèn)識到組織建立體系的重要性和必要性，增強(qiáng)貫徹標(biāo)準(zhǔn)的自覺性。2.文件化體系的建立文件化體系的建立的主要任務(wù)，就是編制《質(zhì)量手冊》、《程序文件》和《質(zhì)量記錄》，編制或者修改其它第三層次文件。這是一個質(zhì)量立法的過程?！顿|(zhì)量手冊》應(yīng)重點描述組織的質(zhì)量管理體系覆蓋的范圍和產(chǎn)品區(qū)域，表述質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，表述組織的主要質(zhì)量活動過程及其相互關(guān)系，規(guī)定各部門的質(zhì)量職能，指出支撐《質(zhì)量手冊》的《程序文件》和其他文件以及對他們的引用?！冻绦蛭募窇?yīng)具體規(guī)定某一質(zhì)量活動的目的，即表明為什么要實施這一活動；這一過程的輸入是什么，輸出是什么，中間又有哪些具體活動，它們的順序如何；明確職責(zé)，即具體活動都由誰來做；過程的接口，即本過程與其他過程的相互關(guān)系；指明質(zhì)量記錄的名稱和編號?！顿|(zhì)量記錄》是一種表格式的文件，其格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)能夠表明過程或其結(jié)果的狀態(tài)，同時也能反映對這些過程或結(jié)果責(zé)任者。其他第三層次文件，主要是有關(guān)的管理制度（如設(shè)備、工裝、計量、標(biāo)準(zhǔn)化、庫房管理等制度）和工藝文件或作業(yè)指導(dǎo)書等，它們的作用就是規(guī)定各專業(yè)管理的具體要求及各崗位的具體操作方法。文件化體系要達(dá)到的目標(biāo)是，應(yīng)能滿足“符合性、適用性、協(xié)調(diào)性和系統(tǒng)性”的要求。文件化體系的建立也是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要達(dá)到以上目標(biāo)，也必須進(jìn)行系統(tǒng)的策劃并精心實施。它包括以下幾方面的內(nèi)容：質(zhì)量方針和目標(biāo)的制訂。標(biāo)準(zhǔn)要求這項活動應(yīng)由最高管理者來完成。在實際工作中可以采取以下幾種方式來進(jìn)行。第一種，可以采取從下至上的方法。即可以先由各部門組織全體員工，結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)的要求和工廠及其產(chǎn)品的實際情況，提出質(zhì)量方針和目標(biāo)草案，然后再交由質(zhì)量管理部門整理分析后，交由最高管理層討論決定。第二種則是由上而下再由下而上的方法。先由質(zhì)量管理部門提出草案，經(jīng)最高管理層討論通過后再下發(fā)至各個基層組織征求意見和建議，質(zhì)量管理部門根據(jù)上報的意見和建議，形成幾個方案供最高管理層討論決定。過程的識別和確定。按2000版新建立一個體系，可以從“管理職責(zé)”、“資源管理”、“產(chǎn)品實現(xiàn)”和“測量評價改進(jìn)”四大過程去識別和確定更小的過程。而從1994版（國軍標(biāo)1996版）轉(zhuǎn)到按2000版建立體系時，則過程的識別和確定的工作量就不大，過程在原有體系中絕大部分已經(jīng)被確定，可以繼續(xù)保留。新建立一個體系時可以按以下方法確定過程：明確產(chǎn)品的類型。即明確本組織所提供的產(chǎn)品是硬件，軟件，流程性材料還是服務(wù)。識別和確定。獲得這些產(chǎn)品或服務(wù)所需要的過程（活動）。即明確需要通過那些過程或活動（包括物理過程、化學(xué)過程和管理過程）來實現(xiàn)產(chǎn)品，把這些過程逐一列出，并將它們按因果關(guān)系或并列關(guān)系，用方框圖或流程圖的形式表示出來。這個圖所反映的是組織為實現(xiàn)產(chǎn)品所需的一個大過程，它是由許多的小過程（方框中表示的）組成的。識別和確定每一個小過程或子過程的輸出、輸入和活動。這一活動需要哪些輸入，這一活動所輸出的是什么，這些活動由哪些部門來完成，其職責(zé)是什么，各自的活動又是如何銜接的，對這些都要逐一識別和確定，尤其要注重對特殊過程的識別。質(zhì)量體系范圍的確定。這里所說的范圍包含二個層次，一是質(zhì)量管理體系所覆蓋的產(chǎn)品，二是實現(xiàn)這些產(chǎn)品需要的質(zhì)量活動或過程。對于第一層次，顧客有體系要求的產(chǎn)品都要覆蓋，在顧客沒有要求時由組織決定。當(dāng)然一個組織最好只建立一個體系，且覆蓋所有的產(chǎn)品，認(rèn)證時可以只選擇其中的一部分。至于第二個層次，則應(yīng)當(dāng)按照標(biāo)準(zhǔn)的要求，在不影響組織提供滿足顧客和法律法規(guī)要求的產(chǎn)品的能力和責(zé)任的前提下進(jìn)行剪裁。對以上剪裁，有必要與顧客可認(rèn)證中心進(jìn)行溝通,并對刪減的情況在《質(zhì)量手冊》中加以說明。制訂編制計劃。文件的編制是一項創(chuàng)造性的活動，也是一個復(fù)雜的過程，對這一過程應(yīng)加以策劃。首先，成立編寫班子，明確各個小組的職責(zé)。第二，制訂編寫計劃，明確完成時間。第三，重點抓好以下工作：確定文件數(shù)量，設(shè)計三個層次的文件總框架。為使文件的層次清晰，應(yīng)列出每個層次的文件目錄（《質(zhì)量手冊》列出章節(jié)目錄），還要畫出各個層次和同層次各個文件間的關(guān)系圖（結(jié)合確定過程時形成的“流程圖”）。文件的多少，應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品的形成特點和人員的素質(zhì)而定，但是程序文件的多少必須首先滿足標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的要求。GB/T19001—1994規(guī)定17個（GJB/z9001—96是21個），而2000版GB/T19001則只要求6個（國軍標(biāo)2000版則是7個）。但為了加強(qiáng)對過程的控制,可以不受這個數(shù)量限制。從1994版（國軍標(biāo)1996版）轉(zhuǎn)換到2000版時可保留所有的行之有效的程序。管理者代表應(yīng)當(dāng)著重抓好文件的符合性、協(xié)調(diào)性、可行性和系統(tǒng)性的審查工作，可以授權(quán)編委會來完成。文件的編制。無論哪一層次的文件，最好都采用“過程方法”來結(jié)構(gòu)。即按照每一過程的活動順序，從輸入到輸出的過程中各項活動的展開、銜接及其責(zé)任部門、每個活動的過程和輸出結(jié)果的表達(dá)方式（質(zhì)量記錄格式和內(nèi)容）等，都要交代清楚。文件的試行。文件的編制是一種認(rèn)識的過程，遵循認(rèn)識——實踐——認(rèn)識的規(guī)律。文件的初稿出來以后，最好先試行一段時間，以暴露其編寫過程中存在的問題，然后對這些問題及時修改、完善。只有經(jīng)過實踐證明是可行的文件才算是好文件，當(dāng)然前提是符合標(biāo)準(zhǔn)。文件的送審。文件的符合性，協(xié)調(diào)性最終要經(jīng)過認(rèn)證機(jī)構(gòu)的審查認(rèn)定。認(rèn)證機(jī)構(gòu)主要審查《質(zhì)量手冊》。對認(rèn)證機(jī)構(gòu)提出的問題，應(yīng)立即安排修改，并將修改稿送認(rèn)證機(jī)構(gòu)確認(rèn)。文件的修改。文件經(jīng)過試行和認(rèn)證中心審查后都需要修改，而且組織環(huán)境（內(nèi)外部）若發(fā)生變化，文件也應(yīng)當(dāng)作相應(yīng)的修改。文件的修改過程是一個增值過程。為了節(jié)省時間，提高文件編制的效率，可參考通過認(rèn)證的同類企業(yè)或組織的質(zhì)量體系文件。但應(yīng)當(dāng)緊密地結(jié)合本組織的具體情況（組織結(jié)構(gòu)、規(guī)模、流程和有效的經(jīng)驗等），進(jìn)行取舍、補(bǔ)充和完善。亦可將文件編制外包給咨詢公司。以《質(zhì)量手冊》為龍頭的三個層次的文件經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布，標(biāo)志著組織的質(zhì)量管理體系的建立，象征著認(rèn)證征途上的一座里程碑，為實施體系奠定了基礎(chǔ)。3.質(zhì)量管理體系的實施在文件化體系建立階段，我們做的是“該說的要說到”這一部分工作。而實施階段則要完成“說到的要做到，做到的要記到”這一部分工作。認(rèn)證實踐表明，這是一個關(guān)鍵的階段，它關(guān)系到認(rèn)證的成敗。不少企業(yè)因其難而不得不延長這一階段的時間，進(jìn)而推遲初審，有的甚至放棄了。究其原因，不外乎以下幾個方面。首先是最高管理者的決心不大；第二是體系文件不全或可行性差；第三，老的習(xí)慣做法和習(xí)慣思想觀念形成的阻力太大；第四，對實施體系的策劃不力。這個階段的策劃應(yīng)當(dāng)解決好上述問題。策劃的內(nèi)容包括如何綜合運(yùn)用行政的、經(jīng)濟(jì)的和教育的手段來推動體系的有條不紊、高效地實施。我們可以將體系實施的過程大致分為三個階段，即體系的試運(yùn)行階段，正常運(yùn)行階段和迎接體系初審階段。要著重抓好試運(yùn)行階段的工作。因為這是一個新舊交替的階段，大量矛盾的產(chǎn)生、暴露和轉(zhuǎn)化都要在這個階段來表現(xiàn)和完成?；蛘哒f，“前提分析”中的所有“明確”或“不明確”的問題在這一階段都會明朗化，管理者代表應(yīng)勇于面對，堅決、正確且藝術(shù)地解決它。試運(yùn)行階段的主要任務(wù)是，組織《質(zhì)量手冊》、《程序文件》和第三層次文件的培訓(xùn)，試行體系文件，將體系轉(zhuǎn)入正常運(yùn)行階段。搞好體系文件的培訓(xùn)是思想觀念轉(zhuǎn)變和管理方法轉(zhuǎn)變的首要環(huán)節(jié)。這個階段的培訓(xùn)與標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)有較大的區(qū)別。培訓(xùn)的主內(nèi)容比較具體，重點是程序運(yùn)行的步驟和方法以及各部門的職責(zé)。實施行政一把手工程是實施體系的組織保障。要實施體系，首先應(yīng)當(dāng)落實質(zhì)量職責(zé)，而最重要的就是要落實各部門行政一把手的責(zé)任。為此，可以采取由各部門的行政一把手與最高管理者簽訂“責(zé)任狀”的方式落實責(zé)任。但是“責(zé)任狀”的簽訂只解決“干不干”的問題，而解決“干什么”和“怎樣干”還要靠培訓(xùn)。實踐證明，中層干部的思想觀念的轉(zhuǎn)變尤其是對文件的理解和認(rèn)同是體系實施的關(guān)鍵。可通過讓他們“聽”、“看”、“練”來克服思想障礙，提高執(zhí)行程序的主動性。如對程序逐個進(jìn)行模擬運(yùn)行，即將某一程序的執(zhí)行部門一把手召集起來，對文件規(guī)定的活動及順序進(jìn)行演練，也可以到活動現(xiàn)場進(jìn)行實地演練，還可以帶他們到通過認(rèn)證的工廠學(xué)習(xí)考察，等等。制定專項考核辦法是推行體系實施的有效措施。應(yīng)建立一個工作標(biāo)準(zhǔn)，作為考核的依據(jù)。這個標(biāo)準(zhǔn)必須依據(jù)《質(zhì)量手冊》和《程序文件》來制訂。首先，將“質(zhì)量活動”作為考核對象，同時確定其合格的標(biāo)準(zhǔn)，即明確描述每項“質(zhì)量活動要求”。第二，明確對每項質(zhì)量活動及其結(jié)果的“檢查方法”和“檢查內(nèi)容”。第三、明確這些質(zhì)量活動的“責(zé)任部門”。把這些內(nèi)容以“質(zhì)量體系檢查表”的形式印發(fā)到各部門。其實這就是“表格化”了的《質(zhì)量手冊》和《程序文件》，同時又比這二者要細(xì)。它簡單明了，大家較容易接受。第四、把“整改進(jìn)度”列為考核內(nèi)容。進(jìn)度的標(biāo)準(zhǔn)則由審核員根據(jù)實際情況確定。第五，針對“質(zhì)量活動”的“符合程度”和“整改進(jìn)度”制定相應(yīng)的獎懲（經(jīng)濟(jì)和行政的）考核標(biāo)準(zhǔn)—“實施質(zhì)量體系考核辦法”。對體系進(jìn)行高頻次地檢查、評價、整改和考核，是推動體系按計劃實施的有力手段和有效的方法。檢查由認(rèn)證辦組織，由內(nèi)審員實施。檢查和評價的依據(jù)是“質(zhì)量體系檢查表”。檢查，就是對體系進(jìn)行全面的檢查。評價，對不合格項做出客觀的陳述和評價。整改，要求責(zé)任部門對不合格項進(jìn)行糾正或改進(jìn)。對整改的結(jié)果要進(jìn)行跟蹤驗證?？己?，就是依據(jù)“實施質(zhì)量體系考核辦法”對各部門進(jìn)行考核。檢查的頻次，要根據(jù)組織的具體情況而定。在試運(yùn)行階段每天（有計劃地）都可以安排檢查，這樣可以在組織內(nèi)部形成一種持續(xù)的、緊張的氣氛，有利于振奮全體員工的精神，推動體系實施。這樣每經(jīng)過一輪檢查、評價、整改、驗證和考核的循環(huán)，就使體系實施的符合性提高一步。而在試運(yùn)行階段，不斷地重復(fù)這樣的循環(huán)，就能使體系實施質(zhì)量呈螺旋式上升的態(tài)勢，直至按計劃轉(zhuǎn)入正常運(yùn)行的軌道。借助第二方審核促進(jìn)體系的實施。由于第二方的特殊地位，其審核意見對組織的各個層次都有積極的推動作用。試運(yùn)行過程中的一些具體的做法有以下幾點：檢查的方法，先按“塊塊”進(jìn)行，即以部門為對象，對其所承擔(dān)的過程或質(zhì)量活動的實施情況進(jìn)行逐項梳理?；蛞赃^程或活動為對象對各相關(guān)部門逐個梳理。把認(rèn)證辦的檢查和各部門的自查結(jié)合起來。這樣可以培養(yǎng)各部門自我檢查（舉一反三）的能力和習(xí)慣，提高各部門發(fā)現(xiàn)和解決問題的主動性和積極性，為組織形成持續(xù)改進(jìn)的能力奠定良好的基礎(chǔ)。培養(yǎng)和提高全體員工的法制觀念。工人按作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行操作并做好記錄；干部按照程序進(jìn)行管理；內(nèi)審員依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和體系文件進(jìn)行檢查和評價。質(zhì)量職能部門尤其是最高管理者須按程序處理質(zhì)量問題。重視對內(nèi)審員審核能力的培養(yǎng)，為內(nèi)審打好基礎(chǔ)。試運(yùn)行階段，其實就是對各部門和各項活動進(jìn)行強(qiáng)化（強(qiáng)制性）管理的階段，在這個階段也應(yīng)對內(nèi)審員進(jìn)行強(qiáng)化培養(yǎng)和鍛煉。在檢查中要求做到“當(dāng)天的作業(yè)，當(dāng)天要完成”。即當(dāng)天的檢查計劃當(dāng)天完成，當(dāng)天查出的問題，當(dāng)天開出不合格報告，并幫助責(zé)任部門制訂糾正措施。要求每個內(nèi)審員認(rèn)真作好審核記錄，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行判定，等等?？傊?，要鍛煉、培養(yǎng)和提高內(nèi)審員的審核技能，為內(nèi)審奠定基礎(chǔ)。建立通暢的信息溝通渠道，使大量的信息能及時得到傳遞和處理。在檢查過程中除了用不合格報告和糾正措施報告的形式進(jìn)行溝通和處理，應(yīng)建立體系運(yùn)行協(xié)調(diào)會制度，以提高解決問題的效率。對比較的突出問題，管理者代表應(yīng)及時向各有關(guān)高層主管領(lǐng)導(dǎo)直至最高管理者溝通，使問題得以迅速解決。而對體系取得的每一個進(jìn)步更要向最高管理者報告，以不斷增強(qiáng)他對體系建設(shè)的信心。4.搞好首次內(nèi)部審核的策劃和實施經(jīng)過一段時間的試運(yùn)行，有必要對體系進(jìn)行一次正式的全面的審核，以便對質(zhì)量管理體系的運(yùn)行的符合性和有效性做出評價，為管理評審提供輸入。內(nèi)審是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的一個程序，是對體系進(jìn)行檢測和評價的活動，同時又是一項涉及組織所有部門、絕大多數(shù)過程的，互動性很強(qiáng)的，大規(guī)模的質(zhì)量管理活動。這項活動的質(zhì)量好壞，對體系的實施具有重要的影響。所以，管理者代表應(yīng)抓好內(nèi)部質(zhì)量審核的策劃和組織工作。在組織內(nèi)部質(zhì)量審核時應(yīng)著重抓好以下幾項工作。掌握好內(nèi)審的時機(jī)。一般情況下，體系試運(yùn)行一段時間（3—4個月）后，就應(yīng)安排一次內(nèi)審。太早了可能會由于實施不到位，存在的問題太多，審核結(jié)論會影響士氣和信心；太晚了也不利。一方面不能給體系實施提出正式評價，導(dǎo)致管理評審無法進(jìn)行。另一方面，內(nèi)審程序的可行性及內(nèi)審員正式審核的能力不能及早得到驗證。審核的時間要相對集中，這有利于在整個組織內(nèi)部形成一種緊張而有序的氣氛，為審核營造一個較好的環(huán)境。對內(nèi)審員的審核工作要進(jìn)行全過程管理。審核前，抓好審核員編制的“檢查表”的審查，保證要素和質(zhì)量活動不漏項。審核中，抓“不合格報告”的編寫質(zhì)量，對疑難問題及時解決。在審核后期，抓“糾正措施報告”的審定工作。這是內(nèi)審容易忽視的問題。主要審查針對不合格項所作的原因調(diào)查和分析是否準(zhǔn)確，提出的措施是否有針對性，是否切實可行。最后，檢查驗證情況。內(nèi)審應(yīng)由工廠自己實施，首次若有困難，可以聘請專家協(xié)助進(jìn)行。管理者代表，應(yīng)根據(jù)內(nèi)部質(zhì)量審核報告和糾正措施實施報告，對體系建立、運(yùn)行情況向最高管理者做出書面報告，以作為管理評審的輸入。至此，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的程序基本走完了。但管理評審還有待進(jìn)行。當(dāng)完成管理評審后，建立和實施體系活動完成了第一次大的循環(huán)。對管理評審的輸出，則要抓好措施的制訂和實施。如果試運(yùn)行階段抓得比較緊、比較實，盡管內(nèi)審時還存在一些問題，甚至是一些區(qū)域性的不符合項也不可怕。因為體系及其實施的框架已經(jīng)搭起來了，已初具改進(jìn)的功能，在初審前，可將其列為整改的重點，并做好填平補(bǔ)齊的工作。隨后適時再安排1—2次的內(nèi)審。5.迎接預(yù)審和初審預(yù)審核是組織聘請與之有合同關(guān)系的認(rèn)證機(jī)構(gòu)對體系的一次非正式的審核。其目的，是使認(rèn)證機(jī)構(gòu)確定組織質(zhì)量管理體系是否基本就位，能否迎接認(rèn)證審核；同時使組織取得對認(rèn)證審核的方法和審核氣氛的感性認(rèn)識。預(yù)審核不是認(rèn)證的必經(jīng)的程序，但為了克服對內(nèi)審結(jié)論權(quán)威性的疑慮，使體系初審順利進(jìn)行，有必要安排一次預(yù)審。事實上預(yù)審核所作的權(quán)威性的“不符合”判斷，對在初審前推動工廠作最后的沖剌，具有重要的作用。預(yù)審核工作的接待和審核的配合都應(yīng)該進(jìn)行周密的安排。對預(yù)審中發(fā)現(xiàn)的問題，要立即進(jìn)行整改，使體系以良好的狀態(tài)面對初審。初審是認(rèn)證機(jī)構(gòu)對質(zhì)量管理體系的一次正式的審核，只要前面所述的各項工作都做到位了，那么通過初審則是水到渠成的事。重點要做好不合格項的糾正和糾正措施的制訂及其實施工作。通過第三方認(rèn)證，是建立和實施體系的階段性成果，也是管理者代表成功地履行其職責(zé)的一個標(biāo)志。要想持久的成功，還有待于不懈地努力，在于保持、改進(jìn)和創(chuàng)新。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔如何進(jìn)行財務(wù)會計報表的分析山東省農(nóng)科院郝兆國企業(yè)在經(jīng)營一年后，都會形成會計報表，來反映年末的財務(wù)狀況、年度的經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量，從報表中獲取必要的信息，是企業(yè)投資者、債權(quán)人等所必須的，但是要求企業(yè)所有者都能進(jìn)行會計報表分析是不現(xiàn)實的，由于內(nèi)部審計在組織中具有獨(dú)特的地位，因此，他們經(jīng)常借助內(nèi)部審計來獲取這方面的信息。但是現(xiàn)在有些內(nèi)部審計人員面對企業(yè)所提供的會計報表不止如何入手進(jìn)行分析，以致在具體的審計工作中往往事倍功半，本文結(jié)合工作實際，淺要談?wù)剷媹蟊矸治龅囊恍┘记珊头椒?。一、會計報表分析前的?zhǔn)備工作（一）明確審計目標(biāo)不同的審計項目對報表分析的目的、內(nèi)容有很大的差別。在會計報表分析前，要明確這次審計的目標(biāo)，根據(jù)不同的審計目標(biāo)進(jìn)行報表分析，做到有的放矢，但是，報表分析的作用主要在于找出審計的突破口，具體的查找問題要靠實質(zhì)性測試來解決。（二）注重審前調(diào)查分析報表前必須根據(jù)目標(biāo)進(jìn)行調(diào)查研究，做到心中有數(shù)，否則無異于“鬼子進(jìn)村”。要調(diào)查什么？怎樣調(diào)查才能掌握自己需要的資料？這是一門學(xué)問。善于查賬的審計人員，調(diào)查的時間比查賬的時間肯定要多，調(diào)查的過程也是一個反復(fù)取證的過程。在初步審計過程中應(yīng)主要調(diào)查以下內(nèi)容：1、被審計單位的基本情況，如單位性質(zhì)、隸屬關(guān)系、經(jīng)營規(guī)模與范圍、機(jī)構(gòu)設(shè)置及所屬部門和主要負(fù)責(zé)人的經(jīng)營理念、重要的規(guī)章制度等等。2、被審計期間經(jīng)營管理中的發(fā)生的重大事件。3、審計項目發(fā)生重大影響的內(nèi)外部環(huán)境的變化。4、以前年度的審計報告，包括外部審計報告，重點了解以前年度審計報告中所提到的問題。5、其它對審計結(jié)論產(chǎn)生重大影響的情況。（三）準(zhǔn)備好相關(guān)資料二、對會計報表進(jìn)行常規(guī)性檢查對會計報表的常規(guī)性檢查是分析會計報表前一項必不可少的工作。常規(guī)性檢查主要檢查兩方面內(nèi)容：1、要檢查所編制會計報表的完整性檢查所要分析的會計報表是否完整，是否提供了主表(資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表)、附表(資產(chǎn)減值準(zhǔn)備表、股東權(quán)益增減變動表、應(yīng)交增值稅明細(xì)表、利潤分配表、分部報表)、財務(wù)說明書以及報表附注等，如果是企業(yè)集團(tuán)還要提供合并會計報表。2、要檢查所編報會計報表的正確性檢查報表的正確性主要通過復(fù)算程序進(jìn)行，主要是檢查各報表本身數(shù)據(jù)的正確性以及各報表之間的勾稽關(guān)系是否正確。表內(nèi)數(shù)據(jù)主要檢查報表自身的平衡關(guān)系是否正確，各報表之間的檢查主要是檢查表與表之間的勾稽關(guān)系是否正確，具體來說主要有：（1）主表與附表之間的勾稽關(guān)系，如資產(chǎn)負(fù)債表與其附表資產(chǎn)減值準(zhǔn)備明細(xì)表、股東權(quán)益增減變動表、利潤表與其附表利潤分配表之間都存在一定的勾稽關(guān)系。（2）主表與主表之間的勾稽關(guān)系，如資產(chǎn)負(fù)債表中的“未分配利潤”必須與利潤分配表中的“未分配利潤”對應(yīng)相等；資產(chǎn)負(fù)債表中的貨幣資金期末余額減期初余額，必須與現(xiàn)金流量表中“現(xiàn)金及現(xiàn)金等價物凈增加額”對應(yīng)相等；利潤及利潤分配表中的“凈利潤”與現(xiàn)金流量表中的“凈利潤”對應(yīng)相等；利潤表中的“投資收益”與現(xiàn)金流量表中的“投資損失”對應(yīng)相等，但方向相反。三、資產(chǎn)負(fù)債表的具體分析技術(shù)1、對資產(chǎn)分布是否合理進(jìn)行分析審計人員拿到被審計單位的一張資產(chǎn)負(fù)債表，首先要對各資產(chǎn)分布特別是用于流動資產(chǎn)分布是否合理進(jìn)行分析，下面用作者接觸到的一個企業(yè)資產(chǎn)占用分布的資產(chǎn)負(fù)債表作為例子說明資產(chǎn)分布的分析：項目年初數(shù)年末數(shù)貨幣資金309099367.22 732751790.15應(yīng)收票據(jù)80000000.00 80000000.00應(yīng)收賬款11765285.36 2094426.42其它應(yīng)收款92069526.25 113468216.06減：壞賬準(zhǔn)備58826.43 10472.13應(yīng)收款項凈額11706458.93 2083954.29預(yù)付賬款19135633.49 36780008.24存貨1670039904.54 1713313562.37其中：原材料1667815891.66 1706949911.46產(chǎn)成品(庫存產(chǎn)品)2198369.33 3146418.30存貨凈額1670039904.54 1713313562.37待攤費(fèi)用3168483.10 2481834.09流動資產(chǎn)合計2185219373.53 2680879365.20長期投資1533848554.42 1649962293.56固定資產(chǎn)原價2997895925.69 3102091427.74減：累計折舊1351407068.79 1527326702.69固定資產(chǎn)凈值1646488856.90 1574764725.05在建工程319127738.82 176577249.19固定資產(chǎn)合計1965616595.72 1751341974.24無形資產(chǎn)99028930.31 90458493.67其中：地使用權(quán) 83609966.49遞延資產(chǎn)2023824.45 2302087.42無形及遞延資產(chǎn)合計101052754.7692760581.09資產(chǎn)總計5785737278.43 6174944214.09以上實例中不難發(fā)現(xiàn)，該企業(yè)流動資產(chǎn)總計為26.8億，其中貨幣資金占了7.3億，應(yīng)收票據(jù)0.8億，應(yīng)收與預(yù)付款項占了約1.5億，存貨占了17億，共計26.6億，而這些占用基本上屬于閑置狀態(tài)，或雖有所有權(quán)，但使用權(quán)歸他企業(yè)所有，這說明該企業(yè)流動資產(chǎn)的占用分布很不合理。2、對資產(chǎn)負(fù)債表中一些具體情況與具體項目進(jìn)行分析（1）對資產(chǎn)的計價進(jìn)行分析在資產(chǎn)負(fù)債表中，幾乎所有的項目在計價的問題，一般情況下，審計人員往往側(cè)重于盤點、對賬分析方式，以證實表中各項目余額的存在性，這當(dāng)然也是需要的，然而卻往往忽視了審查余額價值的真實性。審計師在執(zhí)行審計業(yè)務(wù)時一定要牢記對資產(chǎn)的審計重在計價這一重要原則，資產(chǎn)負(fù)債表中的潛虧問題，主要是通過改變計價的方式形成的。具體來說資產(chǎn)的計價主要從以下幾個環(huán)節(jié)予以關(guān)注：一是期末余額是否按成本與市價孰低法予以確認(rèn)；二是對八項減值準(zhǔn)備的提取是否正確；三是對固定資產(chǎn)折舊、無形資產(chǎn)、待攤費(fèi)用、遞延資產(chǎn)的攤銷等是否正確；四是對投資溢價、折價的計算是否正確；五是對存貨中發(fā)出材料成本計價、在產(chǎn)品成本計價和銷售成本的結(jié)轉(zhuǎn)是否正確；六是借債費(fèi)用的資本化處理是否正確。這些地方都是極易產(chǎn)生錯弊的地方。（2）對或有事項的關(guān)注或有事項指過去發(fā)生的交易或事項，其結(jié)果需經(jīng)過未來不確定事項的發(fā)生或不發(fā)生才能證實，因此在資產(chǎn)負(fù)債表中無法反映，但都對未來的資產(chǎn)和負(fù)債可能發(fā)生嚴(yán)重的影響，因此在分析時要特別關(guān)注。（3）對期后事項的關(guān)注期后事項是指資產(chǎn)債務(wù)表日至財務(wù)會計報告批準(zhǔn)報出日之間發(fā)生的需要調(diào)整或說明的事項，如果企業(yè)對需要調(diào)整的事項未予調(diào)整,對非調(diào)整事項未按規(guī)定在報表附注中披露說明,那么,不僅直接影響財務(wù)會計報表的真實性,而且直接影響著企業(yè)前后期應(yīng)負(fù)擔(dān)的責(zé)任。因此,審計人員對期后事項應(yīng)給予高度重視。二、利潤表的分析技術(shù)1、對利潤表的整體情況進(jìn)行分析對利潤表進(jìn)行整體分析，主要用到關(guān)聯(lián)項目分析法，企業(yè)的利潤主要是由主營業(yè)務(wù)利潤加其他業(yè)務(wù)利潤加投資收益再加營業(yè)外收支凈額構(gòu)成，其中最主要的是主營業(yè)務(wù)利潤，而主營業(yè)務(wù)利潤又是由主營業(yè)務(wù)的收入、成本、費(fèi)用、稅金幾個因素構(gòu)成，而這幾個因素有相互關(guān)聯(lián)的關(guān)系。因此，通過對這幾個因素本期和上期進(jìn)行比較，找出問題的所在。下面通過一個報表來說明怎樣對利潤表進(jìn)行整體分析。項目 上年實際數(shù) 本年實際數(shù)產(chǎn)品銷售收入 7,969,903.59 13,520,192.09產(chǎn)品銷售成本 5,911,592.19 10,782,541.40產(chǎn)品銷售費(fèi)用 69,681.60產(chǎn)品銷售稅金及附加 79,547.62 102,156.08產(chǎn)品銷售利潤 1,978,763.79 2,565,813.01關(guān)聯(lián)項目分析表項目 增減額%產(chǎn)品銷售收入 5,550,289 69.6產(chǎn)品銷售成本 4,870,949 82.4產(chǎn)品銷售費(fèi)用 (不可比)產(chǎn)品銷售稅金及附加 22,609 27.5產(chǎn)品銷售利潤 587,050 29.6通過分析可以發(fā)現(xiàn)，該企業(yè)產(chǎn)品銷售利潤肯定有問題，因為在正常獲利水平下，在收入增長69.6%的時候，利潤也應(yīng)增長69.6%，而實際只增長29.6%，相差40%。這里，可能是由于產(chǎn)品銷售收入發(fā)生虛構(gòu)，但虛構(gòu)收入的目的在于虛構(gòu)利潤，借以虛構(gòu)經(jīng)營業(yè)績，此例中，這種情況顯然不存在。那么，問題肯定出在成本、稅金與費(fèi)用方面。上年費(fèi)用無發(fā)生額，肯定有問題，但本年費(fèi)用只有不到7萬元，按重要性原則，這種問題在綜合分析中幾乎“不值得查”，突出的問題在成本方面，本年成本比上年增長82.4%，可以斷定，該企業(yè)產(chǎn)品銷售利潤的不實，問題主要是在成本方面，通過這種分析，我們就為下一步深入審計找到了“突破口”。2、對利潤表具體項目進(jìn)行分析（1）對主營業(yè)務(wù)收入的分析主營業(yè)務(wù)的收入，大多數(shù)企業(yè)都是由產(chǎn)品銷售收入和提供勞務(wù)的收入構(gòu)成，一般情況下，已經(jīng)入賬的收入通常不會發(fā)生太大的問題，因此，對主營業(yè)務(wù)收入重點應(yīng)放在虛構(gòu)、隱瞞、轉(zhuǎn)移和“賬外賬”方面。主要有以下幾種方法：一是抽查第4季度的銷售明細(xì)賬和相關(guān)憑證與銷售發(fā)票逐一核對，看其是否都已入賬，或轉(zhuǎn)移到下一年度。二是通過審查“預(yù)收賬款”“應(yīng)付賬款”等科目，這兩個科目也就是會計處理中著名的一個“中轉(zhuǎn)站”，隱瞞或轉(zhuǎn)移收入對不太高明的會計大都通過這兩個科目來處理。三是檢查企業(yè)的“賬外賬”收入，賬外收入的審計，一般可通過“三核對”來進(jìn)行匡算審查。第一步是以出庫單存根與銷售發(fā)票存根核對，第二步核對是以發(fā)票存根與銷售明細(xì)賬核對，第三步是以銷售明細(xì)賬與產(chǎn)成品明細(xì)賬核對。通過這樣核對，大體上可以匡算出有多少數(shù)量的產(chǎn)品未作收入。（2）對主營業(yè)務(wù)成本的分析影響主營業(yè)務(wù)利潤的另一個重要因素是成本，而在成本方面的錯弊，通常表現(xiàn)在成本的計價方面，成本的計價主要有三道環(huán)節(jié)，即發(fā)出材料成本的計價，半成品成本與完工產(chǎn)品成本核算的計價，以及銷售產(chǎn)品成本結(jié)轉(zhuǎn)的計價，這三道環(huán)節(jié)的成本計價由于極易被財會人員用來調(diào)節(jié)成本進(jìn)而調(diào)節(jié)利稅這就是審計所稱的“三大水庫”，聰明的會計想要調(diào)節(jié)利潤，都會從這“三大水庫”來調(diào)節(jié)，因為這三個項目的會計處理具有很大的可操作性，一般會用到會計人員自