辦公文檔范本信用評(píng)級(jí)檔案管理制度

信用評(píng)級(jí)檔案管控管理管控規(guī)章制度規(guī)章第一章總則第一條為規(guī)范信用評(píng)級(jí)檔案管控管理管控工作，充分發(fā)揮檔案在公司信用評(píng)級(jí)工作中的作用，做好信用評(píng)級(jí)的信息管控管理管控和信息保密工作，為企業(yè)信用數(shù)據(jù)庫(kù)建立和發(fā)展提供有效基礎(chǔ)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《企業(yè)檔案管控管理管控辦法》，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。笫二條信用評(píng)級(jí)檔案管控管理管控的主導(dǎo)責(zé)任機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)是公司綜合部。綜合部應(yīng)當(dāng)督促和監(jiān)督業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)按規(guī)定程序和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范日常操作過程中的資料信息建檔工作，指導(dǎo)和檢查業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)和相關(guān)有關(guān)人員的資料信息歸檔工作。第三條公司設(shè)立專門的檔案存放、保管場(chǎng)所和設(shè)施；綜合部配備專人管控管理管控檔案,確保檔案的安全。笫四條公司信用評(píng)級(jí)機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)和相關(guān)有關(guān)人員是信用評(píng)級(jí)檔案管控管理管控的笫一資料信息提供者和保密者，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行信用評(píng)級(jí)資料信息的采集、整理、移交、使用、補(bǔ)充、保密的規(guī)定，并在評(píng)級(jí)過程中將獲得的任何評(píng)級(jí)資料先辦理《資料歸檔記錄》手續(xù)，然后再辦理《檔案使用記錄》手續(xù)使用評(píng)級(jí)資料。第五條公司全體相關(guān)有關(guān)人員有協(xié)助采集或補(bǔ)充完善信用評(píng)級(jí)資料信息、資料歸檔的義務(wù)和資料保護(hù)責(zé)任。在評(píng)級(jí)過程中任何人隨時(shí)采集或者收到或者獲得相關(guān)評(píng)級(jí)資料時(shí)，都必須及時(shí)辦理《資料歸檔記錄》手續(xù)，將資料移交綜合部。第二章信用評(píng)級(jí)的建檔范圍第六條信用評(píng)級(jí)資料按照評(píng)級(jí)程序確定建檔范圍。第七條信用評(píng)級(jí)協(xié)議合同協(xié)議檔案資料，包括但不限于《評(píng)級(jí)委托協(xié)議》等協(xié)議合同協(xié)議類資料。笫八條信用評(píng)級(jí)對(duì)象信息檔案資料，包括但不限于：（-）評(píng)級(jí)對(duì)象填寫的《信用評(píng)級(jí)資料報(bào)告書》；（二）評(píng)級(jí)對(duì)象提供的原始資料；（三）評(píng)級(jí)對(duì)象簽署的《信用評(píng)價(jià)初評(píng)結(jié)果反饋意見函》；（四）評(píng)級(jí)小組查詢的評(píng)級(jí)對(duì)象的信用監(jiān)管記錄。至少應(yīng)當(dāng)有浙江省信用中心“信用浙江”網(wǎng)的信用提示記錄；（五）評(píng)級(jí)小組采集的受評(píng)對(duì)象的信用相關(guān)信息資料；（六）評(píng)級(jí)小組所作的盡職調(diào)查計(jì)劃、提綱和記錄等。第九條信用評(píng)級(jí)分析信息檔案資料，包括但不限于：（一）評(píng)級(jí)小組的《信用評(píng)級(jí)報(bào)告》；（二）評(píng)級(jí)小組的信用評(píng)級(jí)測(cè)算與分析結(jié)果；（三）《信用報(bào)告審核單》；（四）相關(guān)的信用評(píng)級(jí)評(píng)審資料等。第十條信用評(píng)級(jí)發(fā)布信息檔案資料，包括但不限于：（一）信用等級(jí)通知書；（二）信用等級(jí)證書；（三）評(píng)級(jí)結(jié)果公示資料；（四）評(píng)級(jí)結(jié)果公告資料等。第十一條信用跟蹤評(píng)級(jí)信息檔案資料，包括但不限于：（一）跟蹤期間的補(bǔ)充資料；（二）《跟蹤評(píng)級(jí)報(bào)告》等。笫十二條涉及信用評(píng)級(jí)的其他具有利用和保存價(jià)值的資料信息。第十三條建立檔案的資料信息介質(zhì)包括：（一）紙質(zhì)資料；（二）電子（包括光盤、移動(dòng)硬盤）資料；（三）音像資料；（四）其他可以收集存放的介質(zhì)資符等。第三章建檔分類和編號(hào)第十四條信用評(píng)級(jí)檔案分為評(píng)級(jí)工作檔案和評(píng)級(jí)對(duì)象檔案兩大類第十五條評(píng)級(jí)工作檔案包括以下信息資料：（一）信用評(píng)級(jí)和信用服務(wù)的收文和發(fā)文；按照公司文件檔案管控管理管控的規(guī)定執(zhí)行檔案管控管理管控，不列入評(píng)級(jí)檔案管控管理管控范圍；（二）信用評(píng)級(jí)和信用服務(wù)的外部會(huì)議、培訓(xùn)、交流等活動(dòng)的資料，按照公司工作檔案管控管理管控的規(guī)定執(zhí)行，不列入評(píng)級(jí)檔案管控管理管控范圍。（三）公司內(nèi)部的評(píng)審會(huì)議資料以及與評(píng)審會(huì)議相關(guān)的資料作為評(píng)級(jí)工作檔案，按照會(huì)議屆次單獨(dú)建冊(cè)立卷（四）評(píng)級(jí)協(xié)議合同協(xié)議作為工作檔案，按照季度單獨(dú)建冊(cè)立卷后移交公司財(cái)務(wù)部。第十六條評(píng)級(jí)對(duì)象檔案（一）評(píng)級(jí)對(duì)象檔案由本規(guī)章制度規(guī)章第八條至第十二條的資料范圍組成。（二）評(píng)級(jí)對(duì)象檔案是評(píng)級(jí)檔案的重要和基本檔案，按照評(píng)級(jí)對(duì)象分別立卷，一企一卷。（三）評(píng)級(jí)對(duì)象明確指示為商業(yè)機(jī)密的信息資料須另行單獨(dú)立卷。第十七條評(píng)級(jí)對(duì)象檔案的編號(hào)由總號(hào)和序號(hào)組成（一）總號(hào)，按照公司評(píng)級(jí)業(yè)務(wù)的順序進(jìn)行累計(jì)編號(hào)，以其位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從第0000001號(hào)開始編制；表示檔案和評(píng)級(jí)業(yè)務(wù)的延續(xù)數(shù)量（二）序號(hào)，由公司代號(hào)加年度順序號(hào)編列，表示當(dāng)年檔案和評(píng)級(jí)業(yè)務(wù)的數(shù)量。.公司代號(hào)為HXP；.年度順序號(hào)由當(dāng)年年號(hào)加當(dāng)年順序號(hào)碼組成，如2007001；.評(píng)級(jí)對(duì)象檔案的完整編號(hào)格式如："HXP2007001"；.續(xù)評(píng)（同一評(píng)級(jí)對(duì)象進(jìn)行第二次、第三次等等評(píng)級(jí)）的檔案，應(yīng)當(dāng)在該檔案總號(hào)后綴評(píng)級(jí)的次數(shù)。如某企業(yè)進(jìn)行第二次評(píng)級(jí)，其總號(hào)格式為第0000036-2,表示該評(píng)級(jí)檔案為第36個(gè)評(píng)級(jí)業(yè)務(wù)，該企業(yè)是第2次評(píng)級(jí)。第十八條檔案編號(hào)置于檔案卷冊(cè)封面的右上方和卷宗外部的側(cè)立面。第四章建檔的基本規(guī)定第十九條評(píng)級(jí)小組應(yīng)當(dāng)在《信用評(píng)級(jí)報(bào)告（建議稿）》完成后的十個(gè)工作內(nèi)做好評(píng)級(jí)資料整理，編制資料目錄，并將整理完成的紙質(zhì)和電子版資料交由綜合部準(zhǔn)備建檔第二十條綜合部的建檔責(zé)任是：（一）收到評(píng)級(jí)小組移交的資料，在五個(gè)工作日內(nèi)完成評(píng)級(jí)對(duì)象檔案的立卷裝訂和目錄匯總;（二）在評(píng)審會(huì)議完成的五個(gè)工作日內(nèi)，完成評(píng)審資料的建檔；（三）在評(píng)級(jí)結(jié)果公告后的五個(gè)工作日內(nèi)，完成發(fā)布資料的建檔。第二十一條評(píng)級(jí)對(duì)象檔案除紙質(zhì)建檔外，同時(shí)將相應(yīng)的電子版檔案按一企一卷的原則建檔，與紙質(zhì)檔案分離保存；第二十二條電子版檔案一式二份，一份由綜合部保管；一份由公司檔案庫(kù)保管；必要時(shí)應(yīng)當(dāng)刻錄為光盤備份保存。第二十三條檔案立卷的卷內(nèi)目錄（每卷檔案的有關(guān)內(nèi)容目錄）應(yīng)當(dāng)復(fù)印一式二份，一份存于檔案庫(kù)備閱；一份交公司備查。第二十四條跟蹤評(píng)級(jí)的資料單獨(dú)建檔，建檔程序和方法與上述規(guī)定相同。第五章檔案的使用維護(hù)第二十五條信用評(píng)級(jí)檔案長(zhǎng)期保管。第三十六條信用評(píng)級(jí)檔案一般在公司內(nèi)部現(xiàn)場(chǎng)使用，須借離公司使用時(shí)，由公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)。第三十七條屬于商業(yè)機(jī)密單獨(dú)立卷的檔案，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)方可查閱。第三十八條檔案借閱者不得涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案損失或污染時(shí)，應(yīng)及時(shí)上報(bào)并追查。第三十九條綜合部每年對(duì)檔案進(jìn)行一次檢查。（一）做