飯店存貨管理制度

年6月23日飯店存貨管理制度資料內(nèi)容僅供參考，如有不當或者侵權，請聯(lián)系本人改正或者刪除。XX飯店存貨管理制度第一條為了加強公司(包括餐飲、客房和休閑中心三大部分)的存貨管理,規(guī)范存貨的購進、領用、耗用、節(jié)余庫存保管及存貨各環(huán)節(jié)核算的操作流程和管理行為,現(xiàn)根據(jù)公司經(jīng)營管理的需要,制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定中的存貨是指公司在日常經(jīng)營過程中行將消耗的原物料、燃料及經(jīng)營性輔助設備(不包括固定資產(chǎn)部分)。具體包括:1、原材料:餐飲業(yè)各種制作的基礎性原材料,如魚、肉、蔬菜等,以及干貨調(diào)料等;2、庫存商品:存放于倉庫及水吧的香煙、酒水、紙巾等出售商品;3、物料用品:一次性餐具、客用拖鞋等一次性耗材和經(jīng)營性輔助設備(不包括固定資產(chǎn)部分);4、燃料:指飯店各設備正常運營維護所需的各種燃料等。第三條存貨的購進管理一、存貨的購進采取”采購計劃審批制”:1、單價在500元及以上的各種經(jīng)營性輔助設備(指低值易耗品部分)的購進審批辦法,參照公司的相關規(guī)定執(zhí)行;單價在500元以下的各種經(jīng)營性輔助設備、日常經(jīng)營所需的原物料及燃料的購進審批辦法,按照本規(guī)定中的相關條款執(zhí)行。2、對不同存貨,采取不同時期申報計劃:(1)日計劃:指需購進的各種基礎性原材料食品,由廚部、餐飲部于頭一天預測第二天的需要量,據(jù)此擬定需求,填制《廚房訂貨申請表》,報使用部門負責人審核簽字后,交采購部辦理正式采購業(yè)務。申報計劃時間為每天下午4:00-8:30。(2)周計劃:指需購進的凍品、煙等,填制《XX飯店申購單》由部門或倉庫申報,交采購部辦理采購業(yè)務。申報計劃時間為每周六下午。(3)半月計劃:指需購進的干貨調(diào)料,由倉庫報計劃,填制《XX飯店申購單》,倉庫領班簽字后,送交采購部辦理正式采購業(yè)務。申報計劃時間為每月1-5號和15-20號.(4)月計劃:指需購進的客房用品、印刷用品等,由倉庫以及各部預測該月需要量,并據(jù)此擬定需求,填制《XX飯店申購單》,送交采購部,并辦理正式采購業(yè)務。申報計劃時間為每月25-30號。3、上述第(3)、(4)項填制《XX飯店申購單》,經(jīng)使用部門負責人簽字后需交倉庫核簽:倉庫主要核查需購進的物料在計劃申報時倉庫中實有的各物料(包括可代用品)庫存數(shù)量,并將相應的數(shù)量據(jù)實填入對應欄次,并提出計劃意見。4、對需特別制作(指經(jīng)營物品上需加注公司的標識)的各種經(jīng)營性材料及物品(如一次性餐具、紙巾、客房洗具、拖鞋、茶具等),原則上應采取招標的方式選擇相對固定的制作供應商,簽訂定期的供貨合同(除非因產(chǎn)品質(zhì)量、結(jié)算價格及其它合作方面的原因需更換)及價格協(xié)議(按時間段);每月末,各物料使用部門(指客房部、餐飲部和休閑娛樂部)根據(jù)飯店預計需要量擬定需求計劃,填制《XX飯店申請單》(一式四聯(lián),申購部門留存一聯(lián),其它三聯(lián)經(jīng)審批后一聯(lián)交采購部、一聯(lián)交倉庫、一聯(lián)交財務部),報部門負責人審核簽字。二、購進存貨的驗收管理:1、采購部收到批準的申購單后,應及時與供應商聯(lián)系,確定具體的供貨時間和每批次的供貨量,并在申購單對應欄次予以注明;注明后的申購單一聯(lián)由采購部留存,督促貨物按時到位;一聯(lián)送交請購部門,以便及時了解進貨的時間,安排相應的工作;一聯(lián)送交倉庫,以便核對驗收,安排倉位;一聯(lián)交財務部,以便準備資金付款。2、到貨時的具體驗收規(guī)定:(1)購進的各種食品鮮貨部分,直接由廚部、餐飲部實物管理責任人(指經(jīng)營場所日常經(jīng)營性貨物的實物管理人)專人驗收,倉庫保管監(jiān)收;其它貴重食品部分,由各對應倉庫庫管進行,由財務部稽核人員監(jiān)收。①廚部、餐飲部所需貨品的驗收,原則上應指定相對固定的貨品驗收區(qū)域(指定的驗收區(qū)域應鄰近貯藏室或倉庫,應保持燈光明亮、清潔衛(wèi)生、安全保險),配備專門的實物數(shù)量驗收工具、必要的質(zhì)量檢驗測試裝置和特殊貨物(如冷凍、保鮮貨物)的貯藏工具及場地;②貨品驗收人和監(jiān)收人必須對照申購單上所列品名、單價、數(shù)量和質(zhì)量辦理貨品驗收和監(jiān)收工作;③驗收工作包括貨品數(shù)量驗收和貨品質(zhì)量驗收兩方面內(nèi)容:A、貨品數(shù)量驗收a、如果是密封的容器,應逐個檢查是否有啟封的痕跡,并逐個過稱,以防短缺;b、如果是袋裝貨品,應經(jīng)過點數(shù)或稱重,檢查袋上印刷的重量是否與實際一致;c、散裝貨品,應逐個品種稱重,確定實際貨品數(shù)量。B、貨品質(zhì)量驗收a、貨品驗收人員應具備貨品質(zhì)量方面的知識和貨品質(zhì)量檢驗水平;b、驗收中對貨品質(zhì)量把握不準的,應證詢相關技術人員的意見;對海鮮及其它水產(chǎn)品的質(zhì)量驗收工作,原則上應由廚部主管參與進行;c、必須嚴把貨品保質(zhì)期關,對同一批貨品不同保質(zhì)期的不予驗收,對與合同或訂貨單上規(guī)定的保質(zhì)期不符的不予驗收。C、貨品驗收過程中,對已點驗過的貨品必須與未點檢的貨物分開存放。D、驗收的貨品如果與一覽表列貨品、數(shù)量、質(zhì)量等一致時,在一覽表中相應項目旁作上”已到貨”標記;如果不符,則要根據(jù)具體情況報行政總廚、餐飲部負責人或分管總經(jīng)理處理。E、全部貨品的測試、檢驗、過磅、清點工作,應在送貨人在場時完成;貨物驗收人和監(jiān)收人應始終在現(xiàn)場,不得由其它非相關人員代行驗收和監(jiān)收工作;驗收之后,應盡快將貨品送進貯藏室、水池或倉庫。④填制《XX飯店店入庫單》〔一式三聯(lián),貨物驗收人一聯(lián),送交貨人或供應單位一聯(lián),財務部一聯(lián)(此聯(lián)由貨物監(jiān)收人送交)。格式見表4〕,驗收單各欄次內(nèi)容字跡必須清楚明了,數(shù)量嚴禁亂涂亂改;各相關責任人必須在驗收單對應欄次對驗收單內(nèi)容簽字確認。⑤驗收工作完成后,將訂貨單、《XX飯店入庫單》和發(fā)票訂在一起,及時送交財務部稽核人員。(2)其它貨物的驗收工作,直接由各對應倉庫庫管進行,由財務部稽核人員監(jiān)收,其具體驗收規(guī)定同上。三、購進存貨的款項支付,按照公司規(guī)定的審批權限進行報批,財務部依據(jù)審批及驗收手續(xù)齊全的各有效憑證進行審核后,辦理付款手續(xù)。1、財務部稽核人員收到訂貨單、申購單、驗收單和發(fā)票后,必須對照核查各單、表、票據(jù)之間的貨品、數(shù)量、質(zhì)量、單價及金額是否完全相符,是否按照規(guī)定的程序辦妥了齊全的手續(xù),任何一單、一項、一個數(shù)據(jù)不符,都要查明原因,妥善解決,切實做到問題不查清解決、不向下辦理付款手續(xù)。(1)檢查請購部門交來的申購單與采購部交來的訂貨單或訂貨合同有無批準簽署,核對申購單與訂貨單的內(nèi)容;如果訂貨單與申購單中名稱、規(guī)格不符,須到請購部門和采購部門查明是否屬替代品;核對后把它們訂在一起,并按訂貨單的編號及供貨單位名稱存放。(2)收到倉庫交來的驗收單和發(fā)票后,取出訂貨單與其核對:①檢查驗收單上的貨品品種、實際驗收數(shù)量是否涂改,驗收、監(jiān)收簽字手續(xù)是否齊全,簽名是否真實、有效;②檢查驗收單上的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、單價及交貨時間是否與訂貨單的內(nèi)容一致;③檢查發(fā)票是否為正式有效票據(jù);④檢查發(fā)票上的價格與訂貨單的價格與訂貨單上的價格是否相符;⑤檢查發(fā)票上總金額的計算是否正確,短斤缺兩、數(shù)量不足、質(zhì)量不夠等級問題是否已作出扣減。(3)檢查貨品是否已預付定金或預付貨款;已預付了定金或部分貨款的,應計算出本次應付貨款的金額。(4)簽署正式的付款核準意見。3、請付款憑證經(jīng)財務部稽核人員審核簽字后,報財務部負責人審批。4、出納人員依據(jù)財務部負責人審批的付款憑證,辦理正式的付款手續(xù)。四、建立”主動征求供應商投訴”制度:由酒店辦公室定期或隨時收集和征求各供應商對本酒店采購、驗收、結(jié)算付款等方面的意見,以改進酒店采購的運作,爭取外界對酒店工作人員具體工作績效的監(jiān)督和評價,以有效地揭示、防止酒店相關工作人員效率低下、營私舞弊等問題。第四條存貨的領用管理一、各部門原則上應指定專門的領料人,部門領料人有權對本部門日常所需物質(zhì)進行領用;超出領料范圍且沒有總經(jīng)理或財務經(jīng)理簽字的,倉庫有權拒絕發(fā)貨。二、特殊情況下的急件領用,由財務規(guī)定的領料人或部門經(jīng)理口頭或書面授權當值倉庫保管員,倉庫保管員方可發(fā)貨,但通知人必在1日內(nèi)到倉庫辦理簽字手續(xù);若在領貨后的1日內(nèi)沒有辦理簽字手續(xù)的,由當值倉庫保管員向財務上報,對通知人處以至少5元的罰款;若當值倉庫保管員沒有上報,而2日內(nèi)領料單仍沒有簽字的,對當值倉庫保管員處以至少5元的罰款。第五條存貨的庫存管理一、飯店倉庫及各部門實物管理責任人,對各庫存的物品,必須按照物品的屬性和具體物品的保存要求分類或?qū)ｉT存放,嚴禁將不同屬性和不同存放要求的物品混存。二、庫存實物的進庫和發(fā)出,必須依據(jù)上述規(guī)定的程序和憑證進行,嚴禁無單、無手續(xù)的物品進庫和發(fā)放;辦妥物品進庫和發(fā)放手續(xù)后,應及時依據(jù)相關憑證,登記實物庫存保管賬,并定期(各部門實物管理責任人于每天下班前;酒店倉庫庫管每天對庫存異動的物品,每三天對全部的庫存物品)進行庫存物品的賬實核對盤點工作,發(fā)現(xiàn)差異,及時查明原因,予以解決,無法解決的,報財務部負責人處理;對超過保質(zhì)期和有質(zhì)量問題的貨品,不得對外發(fā)放,并及時填制《質(zhì)量問題物品報告表》(一式三聯(lián),一聯(lián)倉庫留存?zhèn)洳?另二聯(lián)經(jīng)財務部簽字后一聯(lián)留存財務部處理、一聯(lián)返回倉庫據(jù)此處理質(zhì)量問題物品),經(jīng)部門負責人審核簽字,送交財務部稽核人員核實后,報財務部負責人處理。各實物管理責任人當所保管的實物庫存接近或達到最低庫存儲備量時,應及時主動地向部門負責人或相關部門提出采購(領用)申請計劃。三、各實物管理責任人在發(fā)放各物品時,必須嚴格按照”先進先出”的原則發(fā)放實物。先進先出:是指按照物品購進的先后順序和物品保質(zhì)期的短長順序,進行物品的發(fā)放。即先購進和保質(zhì)期短的物品先發(fā)放,后購進和保質(zhì)期長的物品后發(fā)放。四、各部門具體規(guī)定:1、客房部(1)對客房的庫存,各樓層服務員必須在客房衛(wèi)生清潔時和客人需退房信息的第一時間(或接到前堂收銀處電話通知客人退房結(jié)賬的當時)及時進行清查盤點,發(fā)現(xiàn)住客飲用,及時通知前堂收銀處入數(shù);若客人結(jié)賬后再返回房間拿取行李時,應由其樓層服務員主動開門和鎖門,關注客房的開啟動向,以防止房間酒水走數(shù)。同時,將各樓層酒水的實際走數(shù)結(jié)果與客房部各樓層主管的績效考核直接掛勾。(2)對需清洗的周轉(zhuǎn)性物品(如床單、被套、浴巾等等),在移交給負責清洗的部門時,必須辦理實物移交手續(xù),同時,規(guī)定固定的送返時間(并界定超時送返責任,以免影響正常使用的周轉(zhuǎn)),送返時,必須辦理實物數(shù)量和質(zhì)量的驗收手續(xù),如有出入,當面界定責任,出具書面證明,送交財務部處理;對超過規(guī)定時間仍未送返的,應立即催促,必要時,說明原因、報客房部負責人批準后,向酒店倉庫增領該部分物品,待清洗部門送返后立即返還。(3)客房部實物庫管于每月末扎賬前,應對實有庫存進行實物盤點,與對應的實物保管賬期末結(jié)存實物數(shù)量進行核對,發(fā)現(xiàn)問題,及時查清解決;同時,依據(jù)當月客房部各部門實際領用簽收的《領料單》,匯總填制《本月部門物品領、用、存報告表》,經(jīng)部門負責人審核簽字后,報送財務部。2、餐飲部:實物庫管于每月末扎賬前,應對實有庫存進行實物盤點,與對應的實物保管賬期末結(jié)存實物數(shù)量進行核對,發(fā)現(xiàn)問題,及時查清解決;同時,依據(jù)當月《領料單》,匯總填制《本月部門物品領、用、存報告表》,經(jīng)部門負責人審核簽字后,報送財務部。3、廚部:處理同餐飲部。4、工程部:處理同餐飲部。5、酒店倉庫:倉庫庫管員于每月末扎賬前,應對實有庫存進行實物盤點,與對應的實物保管賬期末結(jié)存實物數(shù)量進行核對,發(fā)現(xiàn)問題,及時查清解決;6、財務部:(1)財務部稽核人員應定期抽查飯店各倉庫的實物庫存是否與其實際賬存數(shù)量相符;各項庫存實物的管理是否符合相關規(guī)定,發(fā)放實物是否嚴格按照”先進先出”的原則執(zhí)行;(2)每月末,財務部稽核人員應參與各倉庫庫存的實物盤點工作,一方面,核實庫存實物的賬實情況;另一方面,核查庫存實物的質(zhì)量(有無質(zhì)變、過期產(chǎn)品)和各品種庫存是否合理;同時,對各部門填制的《本月部門物品領、用、存報告表》列數(shù)據(jù)進行核實(依據(jù)平時收到的各進、出、領用物品憑證進行核對)和確認;發(fā)現(xiàn)問題,及時查明原因,界定責任,報財務部負責人處理。(3)財務部負責人收到各種報告時,應及時依據(jù)酒店的相關規(guī)定進行處理,或會同各部門負責人協(xié)商后,報飯店總經(jīng)理處理。五、庫存管理責任:1、對庫存實物發(fā)生的質(zhì)量問題,屬驗收把關不當造成的,能要求供應商退換的,應盡量要求供應商退換,同時,追究驗收責任人的工作責任;不能退換造成的損失,由驗收責任人負責賠償;屬保管不當造成的,直接追究保管責任人的責任,并由其承擔全額的損失。2、對庫存實物發(fā)生短損的,屬定額內(nèi)(其實物定額根據(jù)各物品的性質(zhì),參照同行業(yè)的平均標準進行確定