WPS-Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)

培訓(xùn)內(nèi)容培訓(xùn)目標(biāo)WPSOffice簡(jiǎn)介與MSOffice的版本對(duì)比文件的格式及建立方式WPS實(shí)用功能與技巧WPS文字、表格、演示插入圖片的方式對(duì)比WPS表格生成圖表功能WPS表格函數(shù)（統(tǒng)計(jì)及數(shù)據(jù)對(duì)比）WPS文字“郵件合并工具”功能WPS演示模板套用WPS應(yīng)用小技巧問題&討論1WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)一、培訓(xùn)目標(biāo)熟悉WPSOffice的高級(jí)功能提高日常辦公效率解決日常工作中的WPS應(yīng)用問題2WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)二、WPSOffice簡(jiǎn)介

1.與MSOffice的版本對(duì)比軟件功能WPSOffice2010MSOffice2003表格WPS表格Excel公文WPS文字Word幻燈片WPS演示PowerPoint3WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)2.文件的格式及建立方式軟件格式功能WPSOffice文件格式MSOffice文件格式表格WPS表格文件*.etWPS表格模板文件*.ettExcel表格文件*.xlsExcel表格模板文件*.xlt文字WPS文字文件*.wpsWPS文字模板文件*.wptWord文字文件*.docWord文字模板文件*.dot演示W(wǎng)PS演示文件*.dpsWPS演示模板文件*.dptPowerPoint演示文件*.pptPowerPoint演示模板文件*.pot4WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)三種建立方式：模板建立建立空白右鍵菜單建立建立方式一：點(diǎn)選“開始”菜單“WPSOffice個(gè)人版”中相應(yīng)WPS軟件，開啟軟件5WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)如圖，可選擇在線模板或本地模板建立方式二：同上，也可以選擇新建空白文件6WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)建立方式三：不推薦點(diǎn)擊右鍵彈出右鍵菜單中”“新建”菜單中選中需要新建WPS文件類型，如“WPS表格工作簿”7WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)修改文件名稱雙擊文件即可進(jìn)入編輯注意：方法三生成的檔案是WPS專用格式，會(huì)造成其他公司電腦無(wú)法打開8WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)三、WPS實(shí)用功能與技巧

1.WPS文字、表格、演示插入圖片的方式對(duì)比標(biāo)準(zhǔn)正確操方式打開表格文件點(diǎn)擊“插入”菜單下“圖片”子菜單中的“來(lái)自文件”9WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)彈出“插入圖片”對(duì)話框選擇需要插入的圖片點(diǎn)擊“打開”，完成插入圖片10WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)非標(biāo)準(zhǔn)操作方式敲擊鍵盤PrScrn建或使用截圖軟件Ctrl+Alt+A進(jìn)行獲取圖片打開演示文件按Ctrl+C粘貼圖片，完成圖片插入11WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)操作與非標(biāo)準(zhǔn)操作的顯示效果完全一致12WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)非標(biāo)準(zhǔn)操作標(biāo)準(zhǔn)操作開啟速度慢快占用空間、電腦資源大少13WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)2.WPS表格生成圖表功能開啟表格文件選中需要制表的內(nèi)容14WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)點(diǎn)擊“插入”菜單下“圖標(biāo)”15WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)彈出“圖表類型”向?qū)?duì)話框選擇你所需要圖表類型，能看到簡(jiǎn)單的圖表預(yù)覽預(yù)覽雙擊其圖標(biāo)16WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)將出現(xiàn)“配色方案”，可根據(jù)需要選擇方案，達(dá)到美化圖表的作用選完圖表類型點(diǎn)擊“下一步”17WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)出現(xiàn)“數(shù)據(jù)源”對(duì)話框“數(shù)據(jù)區(qū)域”選項(xiàng)卡中選定表中數(shù)據(jù)的來(lái)源指定數(shù)據(jù)源的行列格式（系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判斷，也可手動(dòng)指定）點(diǎn)擊“系列”選項(xiàng)卡18WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)添加或刪除“系列”選擇“分類(X)軸標(biāo)志”點(diǎn)擊“下一步”19WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)出現(xiàn)的“圖表選項(xiàng)”對(duì)話框可以在“標(biāo)題”選項(xiàng)卡中輸入 “圖表標(biāo)題” “分類軸” “數(shù)值軸”可以馬上看到預(yù)覽效果如圖20WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)點(diǎn)選“坐標(biāo)軸”選項(xiàng)卡對(duì)“主坐標(biāo)軸”進(jìn)行調(diào)整21WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)點(diǎn)選“網(wǎng)格線”選項(xiàng)卡對(duì)“分類(X)軸”、“數(shù)值(Y)軸”選擇是否增加主、次要網(wǎng)格線22WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)點(diǎn)選“圖表”選項(xiàng)卡設(shè)定是否“顯示圖例”設(shè)定圖例在圖表中的“位置”23WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)點(diǎn)選“數(shù)據(jù)標(biāo)志”選項(xiàng)卡設(shè)定“數(shù)據(jù)標(biāo)簽包括”的內(nèi)容24WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)點(diǎn)選“數(shù)據(jù)表”選項(xiàng)卡勾選“顯示數(shù)據(jù)表”點(diǎn)擊“完成”按鈕25WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)生成圖表如圖所示出現(xiàn)“圖表”工具條選中圖表調(diào)整其到合適大小26WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)在“圖表”工具條中選擇“系列完成率”27WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)再選擇圖表類型為“折線圖”這樣在同一圖表中便可包含兩種不同的圖表類型28WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)選擇“完成率”的折線單擊鼠標(biāo)右鍵右鍵菜單中選擇“數(shù)據(jù)系列格式”29WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)彈出“系列完成率格式”對(duì)話框30WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)選擇“坐標(biāo)軸”選項(xiàng)卡在“系列繪制在”中選“次坐標(biāo)軸”點(diǎn)選“確定”按鈕31WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)如圖產(chǎn)生一條次坐標(biāo)軸在次坐標(biāo)軸上點(diǎn)右鍵選擇“坐標(biāo)軸格式”32WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)彈出“次數(shù)值軸格式”對(duì)話框33WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)選中“數(shù)字”選項(xiàng)卡選擇“分類”中的“百分比”格式(因?yàn)椤巴瓿陕省笔且园俜直葋?lái)顯示的，所以要選擇百分比格式）34WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)完成圖表結(jié)果如圖所示35WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)3.WPS表格函數(shù)（統(tǒng)計(jì)及數(shù)據(jù)對(duì)比）

統(tǒng)計(jì)函數(shù)：COUNTIF(區(qū)域，條件)

作用：用于統(tǒng)計(jì)區(qū)域內(nèi)滿足條件的記錄個(gè)數(shù)如圖所示36WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)先點(diǎn)選單元格再點(diǎn)擊“插入”菜單中“函數(shù)”功能37WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)彈出“插入函數(shù)”對(duì)話框38WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)選中“全部函數(shù)”選項(xiàng)卡點(diǎn)選“或選擇類別”中得“統(tǒng)計(jì)”，將所有統(tǒng)計(jì)函數(shù)列出來(lái)39WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)選擇“COUNTIF”函數(shù)點(diǎn)“確定”按鈕40WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)彈出“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框點(diǎn)選“區(qū)域選擇按鈕”41WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)鼠標(biāo)框選非空數(shù)據(jù)區(qū)域再點(diǎn)“區(qū)域選擇按鈕”返回函數(shù)參數(shù)設(shè)定畫面42WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)輸入“條件”點(diǎn)擊“確定”按鈕完成函數(shù)參數(shù)設(shè)定43WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)結(jié)果如圖44WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)數(shù)據(jù)對(duì)比函數(shù)：VLOOKUP(查找值，數(shù)據(jù)表，列序數(shù)，匹配條件)

作用：在匹配條件為假時(shí)，返回查找值在數(shù)據(jù)表中對(duì)應(yīng)的列序數(shù)中的數(shù)據(jù)實(shí)例為，表2中人員工資數(shù)據(jù)取來(lái)自表1中的對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)45WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)點(diǎn)擊“插入函數(shù)”按鈕彈出“插入函數(shù)”對(duì)話框選擇“查找與引用”類別46WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)選擇VLOOKUP函數(shù)點(diǎn)擊“確定”47WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)輸入查找值數(shù)據(jù)表序列數(shù)匹配條件按“確定”按鈕完成48WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)將表格G19一拖拽，公式便應(yīng)用到下面的表格中49WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)結(jié)果如圖50WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)“郵件合并工具”功能應(yīng)用：批量打?。捍蛴⊙?qǐng)函、打印工資條批量生成文件：制作人事文檔批量發(fā)郵件：發(fā)邀請(qǐng)郵件“郵件合并工具”功能應(yīng)用條件：WPS文字文件（相當(dāng)是模板文件）數(shù)據(jù)文件（數(shù)據(jù)源）4.WPS文字“郵件合并工具”功能51WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)開啟WPS文字文件點(diǎn)選“工具”菜單下“郵件合并工具欄”52WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)出現(xiàn)“郵件合并工具欄”點(diǎn)選“打開數(shù)據(jù)源”53WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)彈出“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框選擇數(shù)據(jù)文件，點(diǎn)“打開”54WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)彈出“選擇表格”選擇相應(yīng)數(shù)據(jù)表單如：Sheet1$點(diǎn)“確定”55WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)點(diǎn)“收件人”按鈕56WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)在彈出“郵件合并收件人”中選擇相應(yīng)數(shù)據(jù)記錄點(diǎn)“確定”57WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)將光標(biāo)設(shè)定到需要插入數(shù)據(jù)的位置點(diǎn)選“插入合并域”按鈕58WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)彈出“插入域”對(duì)話框選擇“域”中“姓名”點(diǎn)擊“插入”插入完成后，點(diǎn)選“取消”59WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)插入數(shù)據(jù)后如圖60WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)合并到新文檔將數(shù)據(jù)與文件合并后生成一個(gè)文件，適合打印工資條等應(yīng)用61WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)合并到不同新文檔將數(shù)據(jù)按記錄條數(shù)合成成記錄數(shù)個(gè)文件，適合應(yīng)用生成人事資料等62WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)合并到打印機(jī)將合并后的數(shù)據(jù)進(jìn)行輸出作業(yè)，適合打印工資條等應(yīng)用63WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)合并到電子郵件合并后作為電子郵件按指定郵件地址進(jìn)行發(fā)送，適合發(fā)送邀請(qǐng)函應(yīng)用64WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)點(diǎn)擊“合并到電子郵件”彈出““合并到電子郵件”對(duì)話框在“郵件選項(xiàng)”“收件人”中選數(shù)據(jù)的郵件（地址）項(xiàng)輸入“主題行”點(diǎn)“確定”65WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)出現(xiàn)“文件轉(zhuǎn)換”對(duì)話框能看到“預(yù)覽”信件內(nèi)容確認(rèn)無(wú)誤后點(diǎn)擊“確定”66WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)彈出“OutlookExpress”發(fā)送確定框點(diǎn)“發(fā)送”就將合并好的郵件發(fā)送出去67WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)如圖，完成批量發(fā)送郵件68WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)5.WPS演示模板套用開啟“WPS演示”可以選擇“在線模板”可以選擇“我的模板”也可以“切換到本地模板資源”選擇模板類型如：選擇“報(bào)告總結(jié)”再雙擊“年終總結(jié)”69WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)經(jīng)過(guò)短時(shí)間Download,“年終總結(jié)”模板被開啟70WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)點(diǎn)擊各頁(yè)面進(jìn)行相應(yīng)修改、輸入數(shù)據(jù)便可完成一個(gè)漂亮的年終總結(jié)報(bào)告模板就是要簡(jiǎn)化我們制作演示文檔的繁瑣71WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)6.WPS應(yīng)用小技巧WPS設(shè)定用戶信息修改文件編輯者信息WPS方便的人民幣格式表格文件中得數(shù)字格式能快速轉(zhuǎn)換成人民幣格式WPS文件轉(zhuǎn)PDF檔案如果有需要，文件檔案能通過(guò)WPS直接轉(zhuǎn)成PDF檔案72WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)開啟WPS軟件點(diǎn)選“工具”菜單中的“選項(xiàng)”功能WPS表格、文件、演示的“選項(xiàng)”都在“工具”菜單下WPS設(shè)定用戶信息73WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)選擇WPS表格“選項(xiàng)”的“常規(guī)與保存”選項(xiàng)卡輸入“用戶名”點(diǎn)擊“確定”完成74WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)選擇WPS文字“選項(xiàng)”的“用戶信息”選項(xiàng)卡輸入“用戶信息”點(diǎn)擊“確定”完成75WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)選擇WPS演示“選項(xiàng)”的“常規(guī)與保存”選項(xiàng)卡輸入“用戶信息”點(diǎn)擊“確定”完成76WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)WPS方便的人民幣格式開啟表格文件框選要轉(zhuǎn)換格式的數(shù)字區(qū)域77WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)框選區(qū)域上點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵彈出右鍵菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”78WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)在“數(shù)字”選項(xiàng)卡中，選中“特殊”分類再選中“人民幣大寫”點(diǎn)“確定”完成79WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)轉(zhuǎn)換出結(jié)果如圖所示80WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)WPS文件轉(zhuǎn)PDF檔案用WPS開啟要轉(zhuǎn)換文件點(diǎn)選“文件”菜單中得“輸出為PDF格式”81WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)彈出“輸出AdobePDF文件