展覽公司實物采購管理制度

展覽公司實物采購管理制度一、制度目的為確保展覽公司實物采購的合理、規(guī)范和透明，保證展覽公司實物采購的質(zhì)量和效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于展覽公司實物采購人員及其管理人員。三、采購流程1.采購計劃采購部門按照公司年度采購計劃制定季度采購計劃，經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，發(fā)布給相關(guān)部門。2.采購需求公司各部門根據(jù)工作需要提出物品采購需求，填寫《物品需求申請單》并加蓋部門負責(zé)人簽字。3.采購核對采購部門對需求申請單進行核對，確認需求的合理性和適用性，填寫《物品采購核對單》。4.采購詢價采購部門發(fā)起詢價，并記錄詢價結(jié)果，確認采購目標。詢價中需和供應(yīng)商明確商品質(zhì)量、價格、交貨方式、售后維保等情況。5.采購比價采購部門將詢價結(jié)果進行比較，選定性價比最優(yōu)的供應(yīng)商，填寫《物品采購比價表》。6.采購合同簽訂采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合同，約定商品名稱、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交貨期限、付款方式等，同時，要求對方提供合法證照或授權(quán)證明文件，并加蓋公章和供應(yīng)商商務(wù)負責(zé)人簽名。7.驗貨入庫采購部門在收到貨物后，需對貨物進行驗收，確認數(shù)量、質(zhì)量和型號是否與采購合同一致。驗收合格后，填寫《物品驗收單》和《物品入庫單》，將貨物入庫并進行記錄。8.采購結(jié)算采購部門審批貨款，安排財務(wù)部確認無誤后，及時結(jié)算貨款。四、采購管理1.采購單據(jù)管理采購部門進行采購活動時，必須填寫嚴密、規(guī)范的單據(jù)，確保采購記錄清晰、準確。2.采購資金管理采購部門必須嚴格按照公司財務(wù)預(yù)算執(zhí)行采購活動，嚴禁私自挪用或冒領(lǐng)采購款項。3.供應(yīng)商管理采購部門要建立供應(yīng)商檔案，確保了解供應(yīng)商的背景信息、供貨能力、售后服務(wù)等，評估供應(yīng)商的誠信度和供貨質(zhì)量，建立供應(yīng)商的良好信譽度。4.銷售后服務(wù)管理采購部門積極溝通供應(yīng)商售后服務(wù)，與供應(yīng)商建立合作關(guān)系，加強售后服務(wù)的跟蹤和管理，確保產(chǎn)品的質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量。五、制度責(zé)任1.展覽公司領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)制定并審批采購計劃，對采購制度進行審查和改進。2.采購部門負責(zé)人負責(zé)制定采購流程和周期，嚴格執(zhí)行采購流程和維護公司利益。3.采購人員負責(zé)執(zhí)行采購計劃和按照公司要求進行采購流程，維護采購檔案和采購資金管理。六、制度效果評估公司設(shè)立采購質(zhì)量管理小組，定期對本制度進行效果評估，對采購流程進行改進和提升，確保公司實物采購的效率