知識管理平臺設(shè)計方案

XXXXXXXXX分公司知識管理平臺設(shè)計方案目錄1.1 前言 31.2 門戶展示模塊 51.3 公文管理模塊 51.4 工作任務(wù)全生命周期管理 71.5 知識庫 81.6 專家?guī)?101.7 知識地圖 111.8 知識問答 111.9 知識流程設(shè)計 131.10 討論社區(qū) 131.11 知識共享氛圍的營造 141.12 安全信息管理模塊 141.13 總結(jié)： 15門戶展示模塊知識門戶可以集成企業(yè)內(nèi)部的功能、內(nèi)容和社區(qū)，通過知識門戶，所有用戶能夠能太地獲取知識存儲在企業(yè)內(nèi)部的各種信息，同時還可以及時地得到外部相關(guān)資源。此外，知識門戶還支持網(wǎng)上虛擬社區(qū)，網(wǎng)站的用戶可以相互討論和交換信息。門戶展示模塊，主要實現(xiàn)各個架構(gòu)系統(tǒng)的整合、各種資源的整合和企業(yè)內(nèi)外部各種內(nèi)容整合。公文管理模塊公文是企業(yè)在其活動中普遍使用的一種規(guī)范性文書，是企業(yè)管理中傳遞信息、交流情況、商洽工作的重要工具，是企業(yè)內(nèi)外日常辦公不可缺少的重要應(yīng)用。公文管理模塊是指信息化的方式實現(xiàn)公文收發(fā)、交換和存檔等管理。公文管理支持組織實現(xiàn)電子公文一體化運轉(zhuǎn)，支持單一組織內(nèi)、以及組織間各種形式的電子公文交換，并最終與知識管理等系統(tǒng)無縫銜接實現(xiàn)電子公文的安全保存和管理。公文管理模塊主要實現(xiàn)功能為：發(fā)文管理收文管理公文權(quán)限管理流程設(shè)置公文規(guī)范公文格式圖形化流程跟蹤工作任務(wù)全生命周期管理功能簡介工作任務(wù)全壽命周期管理是指工作任務(wù)從計劃形成到擬定《年度/月度工作任務(wù)計劃與寫實清單》乃至完成的全過程。進一步發(fā)揮其作為運營管理、自我管理工具的價值，結(jié)合業(yè)務(wù)層面計劃審批及表格的優(yōu)化，工作任務(wù)全壽命周期管理的流轉(zhuǎn)過程及填寫操作，推進工作任務(wù)計劃制定、調(diào)整及跟蹤的便捷操作，以提高任務(wù)計劃管理過程整體的效率。部門員工/部門領(lǐng)導(dǎo)錄入工作清單：部門領(lǐng)導(dǎo)或計劃管理員可在系統(tǒng)中錄入本月工作任務(wù)清單；查閱工作清單：部門員工在工作任務(wù)全壽命周期管理系統(tǒng)中可查閱本部門的工作清單；任務(wù)計劃變更：部門領(lǐng)導(dǎo)可對具體某項工作計劃進行編輯；任務(wù)計劃反饋：部門員工可根據(jù)工作計劃完成情況，對上級領(lǐng)導(dǎo)進行完成情況反饋部門月度工作總結(jié)：部門領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)本月工作完成情況提交月度總結(jié)，交由主管領(lǐng)導(dǎo)進行審核；編輯工作清單：部門領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)當月工作情況對工作清單進行編輯，增加本月工作計劃項；提交大事記：可將某項重點工作計劃及完成情況發(fā)布到大事記中，作為年度公司大事記素材提交；公司領(lǐng)導(dǎo)審核運營計劃：公司領(lǐng)導(dǎo)可審核下屬員工的運營計劃，審核方式多樣化（包括通過、駁回、轉(zhuǎn)辦、溝通和廢棄等），決定是否給予在系統(tǒng)中發(fā)布。指派工作任務(wù)：可根據(jù)公司工作情況，給指點部門指派新的工作任務(wù)。評價：根據(jù)部門本月工作情況給出月度評價。公司計劃管理員指派工作任務(wù)：可根據(jù)公司工作情況、領(lǐng)導(dǎo)指示，給指點部門指派新的工作任務(wù)。工作督辦：對所有部門的具體任務(wù)計劃項進行工作督辦、催辦。（附圖）知識庫知識是人類智慧的結(jié)晶，知識庫使知識管理平臺具有智能性。知識庫是針對某領(lǐng)域問題求解的需要，采用知識表示方式在計算機中存儲、組織、管理和使用的互相聯(lián)系的知識片集合。知識庫中的知識根據(jù)它們的應(yīng)用領(lǐng)域特征、背景特征、使用特征、屬性特征等而被構(gòu)成便于利用的、有結(jié)構(gòu)的組織形式。知識片一般是模塊化的。知識庫的知識是有層次的。最低層是“事實知識”，中間層是用來控制“事實”的知識（通常用規(guī)則、過程等表示）；最高層次是“策略”，它以中間層知識為控制對象。策略也常常被認為是規(guī)則的規(guī)則。因此知識庫的基本結(jié)構(gòu)是層次結(jié)構(gòu)，是由其知識本身的特性所確定的。在知識庫中，知識片間通常都存在相互依賴關(guān)系。規(guī)則是最典型、最常用的一種知識片。知識庫中可有一種不只屬于某一層次的特殊形式的知識——可信度(或稱信任度，臵信測度等)。對某一問題，有關(guān)事實、規(guī)則和策略都可標以可信度。這樣，就形成了增廣知識庫。知識庫中還可存在一個通常被稱作實踐庫的特殊部分。如果對于某些問題的解決途徑是肯定和必然的，就可以把其作為一部分相當肯定的問題解決途徑直接存儲在實踐庫中。知識庫可以存儲企業(yè)的所有知識資源，并且通過知識分類對資源進行科學(xué)、合理、規(guī)范的分類，所存儲的范圍為企業(yè)內(nèi)所達到知識標準的知識資源。并實現(xiàn)以下功能：1、知識庫分類：對知識庫內(nèi)知識資源與條目根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)特點進行分類，分類之間界限明顯、結(jié)構(gòu)合理，并可以將分類進行可視化展現(xiàn)。2.知識關(guān)聯(lián)：可以在知識庫內(nèi)按照分類、多維度分類、標簽和用戶信息進行知識關(guān)聯(lián)，提高知識利用率，防止知識孤島。另外，知識庫中還包含三種特殊的知識庫，從業(yè)務(wù)角度，這三種特殊知識庫將按照分類進行單獨分割，并單獨存儲相應(yīng)知識資源。（附圖）專家?guī)熘R專家是指在某一知識領(lǐng)域具備專業(yè)技術(shù)、執(zhí)行經(jīng)驗或相關(guān)知識的人員，可以憑借著豐富的知識與經(jīng)驗順利達成任務(wù)的要求。知識專家具備完善的技巧與專業(yè)能力，不僅由多數(shù)員工認可與推薦，還能輕松得處理重復(fù)性工作，甚至突發(fā)情況。專家?guī)欤磳＜屹Y料庫，將組織內(nèi)部與外部知識專家名單及其相關(guān)資料與專業(yè)經(jīng)理建立檔案后，存儲在相應(yīng)的知識庫中，以方便員工依據(jù)專業(yè)查詢相應(yīng)專家。專家?guī)煜到y(tǒng)類似于知識庫，但又不同于知識庫，專家?guī)鞂儆谔厥獾闹R庫，因此專家?guī)斓膽?yīng)具備如下特殊功能：1.員工核心專長分類：對內(nèi)部員工核心專長建立詳細且靈活的分類系統(tǒng)。2.外部專家資料庫：企業(yè)通常會有許多外部合作的專家、顧問、講師等，這些外部專家也將在企業(yè)內(nèi)部專家?guī)熘薪⑾鄳?yīng)資料，一邊企業(yè)內(nèi)部查詢與運用。3.專家協(xié)同平臺：專家?guī)旃δ埽枰紤]到與知識管理平臺、知識庫、信息交互、知識社區(qū)等功能模塊的協(xié)同運作，因此需要有專家協(xié)同平臺，可以實現(xiàn)專家與知識的協(xié)同、專家與專家的協(xié)同、專家與員工的協(xié)同。4.專家地圖：（1）體現(xiàn)專家個體知識掌握程度；（2）體現(xiàn)企業(yè)內(nèi)專家分布狀況。5.專家成長規(guī)劃：專家所具備的知識用路線的方式進行體現(xiàn)，可以直觀地得知專家成長規(guī)劃與路線。6.專家統(tǒng)計：對企業(yè)內(nèi)專家進行多方面的全面統(tǒng)計。（附圖）（專家）知識地圖知識地圖是一種知識導(dǎo)航系統(tǒng)，并顯示不同的知識存儲之間重要的動態(tài)聯(lián)系。它是知識管理的輸出模塊，輸出的內(nèi)容包括知識的來源，整合后的知識內(nèi)容，知識流和知識的匯聚。它的作用是協(xié)助組織機構(gòu)發(fā)掘其智力資產(chǎn)的價值，所有權(quán)，位臵和使用方法。知識地圖可以使組織機構(gòu)內(nèi)各種專家技能轉(zhuǎn)化為顯性知識并進而內(nèi)化為組織的知識資源；鑒定并排除對知識流的限制因素；發(fā)揮機構(gòu)現(xiàn)有的知識資產(chǎn)的杠桿作用。因此知識地圖應(yīng)當具備如下功能：1.知識導(dǎo)航功能：通過多種導(dǎo)航的方式，指示知識資源的位臵，它能告訴人們到哪里可以找到需要的知識，并通過各種方式引導(dǎo)人們找到所需的知識。2.知識關(guān)聯(lián)功能：將各個知識節(jié)點進行有機的關(guān)聯(lián)：人—知識、知識—知識、知識—專家、專家—人，構(gòu)建成知識網(wǎng)絡(luò)，從中找到所有與知識節(jié)點相關(guān)的東西。3.知識地圖展示：可以通過多種方式對知識地圖進行多方位的展示。4.知識資產(chǎn)清單：知識地圖可以作為一種評估企業(yè)的知識資產(chǎn)現(xiàn)狀，展示可以利用的資源，發(fā)現(xiàn)需要填補的空白的工具，同時也可以防止知識的重復(fù)生產(chǎn)。附圖：（知識地圖）知識問答1.知識問答模塊：知識庫中不可能存儲全部所需知識，當用戶遇到知識庫中找不到的知識時，可以通過征詢問答的方式，向知識庫的其他用戶或?qū)＜野l(fā)起提問?？芍付▽＜一蚰程囟ㄓ脩舸饛?fù)，也可默認為全部用戶均可答復(fù)，可指定答復(fù)時間。在所有回復(fù)的答案中，由有權(quán)限的（未必是發(fā)起人）用戶選擇為最佳答案，選擇完成后可將該問答轉(zhuǎn)化為知識納入知識庫，實現(xiàn)隱性知識的挖掘。2.知識積分交易：為了鼓勵知識生產(chǎn)與使用者積極應(yīng)用知識庫系統(tǒng)，系統(tǒng)支持積分的概念，用戶的各種知識行為如發(fā)布知識、發(fā)布點評、提問題等都會被給予不同的積分獎勵。獲得相關(guān)積分之后，用戶可以在懸賞回答、獎品兌換等欄目使用這些積分，用戶可以在該模塊根據(jù)自己的積分情況，兌換系統(tǒng)公布的獎品，并可查閱兌換記錄。同時根據(jù)積分的多少不斷晉級，成為專業(yè)知識淵博的角色。3.最佳答案推送模塊：知識問答中的最佳答案納入到知識庫中后，將自動推送給此問題相關(guān)參與者和關(guān)注者，促進知識共享。4.專題提問：用戶可以針對某一專業(yè)問題對相應(yīng)領(lǐng)域?qū)＜壹w進行提問，專家集體進行回答，專家間可以相互完善其他人的答案。附圖：（知識問答）知識流程設(shè)計1.審批流程設(shè)臵：可以對發(fā)布知識設(shè)定審批流程，審批流程可以根據(jù)目錄權(quán)限或目錄默認流程中自動設(shè)定，也可以根據(jù)用戶所擁有權(quán)限進行特殊設(shè)臵；用戶也可以根據(jù)個人權(quán)限，設(shè)定特殊的審批流程。2.知識協(xié)作流程：在平臺中，用戶可以發(fā)起一個知識協(xié)作項目，邀請其他用戶共同加入，并設(shè)定相應(yīng)知識協(xié)作流程，為其他用戶分配任務(wù)，共同完成知識協(xié)作項目，項目中所有人均可以分享自己工作過程、經(jīng)驗和成果，最終協(xié)作項目的成果，可以在內(nèi)部分享，并可以總結(jié)成知識成果向平臺所有用戶推薦。3.其他流程設(shè)臵：可以在平臺中設(shè)計其他流程，如：會議室預(yù)定流程、發(fā)文流程、請假流程等。附圖：（流程）討論社區(qū)以隱性知識的所屬對象劃分，可分為個體的隱性知識和集體的隱性知識。集體的隱性知識依附于組織，是某一組織區(qū)別于其他組織的人格化特征，如某一組織或團隊的價值體系(觀)、團隊默契、組織文化和氛圍等川。在科研團隊中建立討論社區(qū)就是為了增進這兩種類型隱性知識的互動，在討論的過程中，由個人智商形成組織智商，群策群力，共同解決問題;成員之間通過討論，實現(xiàn)知識共享和流動，就能快速提高團隊的知識總量和集體智慧。

討論社區(qū)模塊為企業(yè)成員間提供了項目討論的虛擬社區(qū)，具有相關(guān)權(quán)限的人員才可進人。以團隊成員身份登陸系統(tǒng)后進人討論社區(qū)的主頁面，成員在里面以發(fā)帖的形式開展一次討論，討論內(nèi)容可以是與項目相關(guān)的熱點和難點、項目組任務(wù)分配、重要通告等，并可上傳文件，成員通過主題進人目標問題的討論區(qū)參與討論，可下載文件，不但可以屏蔽時空的限制，又活躍了團隊的科研氣氛。但是不能完全依靠以IT技術(shù)為基礎(chǔ)建立的網(wǎng)絡(luò)虛擬社區(qū)進行項目交流，也需要進行面對面形式的交流，如專題報告、交流會等，只不過前者可以自動將討論內(nèi)容記錄到數(shù)據(jù)庫中，而后者需要整理材料，然后錄人數(shù)據(jù)庫才能達到共享。（附圖）知識共享氛圍的營造有效的知識管理必須營造樂于貢獻和分享知識的文化氛圍，為了營造這樣的文化氛圍，采取激勵機制是實施知識管理中必要的措施。激勵的依據(jù)可以體現(xiàn)在一些數(shù)字指標上，所以在系統(tǒng)中的經(jīng)驗共享模塊和討論社區(qū)模塊中增加了統(tǒng)計功能。系統(tǒng)應(yīng)該具有界面美觀、操作便利、功能實用等特性，當團隊成員通過系統(tǒng)體驗到了知識管理的優(yōu)勢后，無形中也可以激勵他們使用知識管理系統(tǒng)。除此之外，激勵機制還將體現(xiàn)在應(yīng)用知識管理系統(tǒng)過程中的一些管理體制上。安全信息管理模塊主要管理用戶的權(quán)限。該平臺將嵌人到本實驗室網(wǎng)站中使用，系統(tǒng)共有三種類型的用戶:網(wǎng)絡(luò)用戶、團隊成員、系統(tǒng)管理員。網(wǎng)絡(luò)用戶不需要登錄便可瀏覽網(wǎng)頁，可以使用一些互動功能，如留言、檢索;團隊成員通過登錄界面進人系統(tǒng)，每個成員都有個人頁面，他們在自己的頁面里有添加、修改、刪除個人知識的權(quán)限，除此之外，他們還有參與項目討論、下載重要項目資料等權(quán)限;系統(tǒng)管理員是指系統(tǒng)的管理和維護者，具有設(shè)計、實現(xiàn)知識管理系統(tǒng)、整合團隊顯性知識并錄人數(shù)據(jù)庫、管理一般用戶的權(quán)限這些任