省高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔實(shí)施細(xì)則

省高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔實(shí)施細(xì)則一、前言為確保省高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料的管理、歸檔、檢索等工作規(guī)范有序進(jìn)行，提高文件材料利用率，經(jīng)省高速公路管理局研究決定，制定本實(shí)施細(xì)則。二、適用范圍本實(shí)施細(xì)則適用于省高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料的立卷、歸檔、管理和檢索等工作。三、立卷1.文件立卷原則文件立卷原則是：按文件材料的形成時(shí)間、主體、事項(xiàng)、類型等特點(diǎn)將其歸集整理，形成單獨(dú)的檔案卷。2.文件立卷流程（1）立卷前，采取“一標(biāo)三實(shí)”方式核查重要材料，確保材料完整、準(zhǔn)確。（2）立卷時(shí)，采取“先設(shè)計(jì)、后立卷”的原則，先設(shè)計(jì)檔案目錄，再按目錄進(jìn)行立卷歸檔。（3）立卷后，應(yīng)對(duì)所有卷內(nèi)文件堅(jiān)持按期整理維護(hù)，并將文件歸類排放到指定位置。四、歸檔1.歸檔范圍歸檔范圍是指將文件材料按照一定順序歸檔存儲(chǔ)，以備日后檢索和利用。文件材料主要包括招投標(biāo)文件、施工圖紙、工程量清單、施工日志、交工資料、決策議案、項(xiàng)目會(huì)議記錄、監(jiān)理報(bào)告等。2.歸檔環(huán)節(jié)（1）立卷后應(yīng)及時(shí)歸檔，存儲(chǔ)方式應(yīng)采取密封、防潮、防火等措施。（2）歸檔前，應(yīng)按序號(hào)、文字、日期等標(biāo)注的方法，將文件材料進(jìn)行編號(hào)，做到編號(hào)清楚、規(guī)范。（3）歸檔后，應(yīng)制作一份檔案目錄，并將其張貼在原留樣處，以便日后資料的檢閱與利用。五、管理1.借閱管理（1）借閱人在領(lǐng)借過程中，應(yīng)向根據(jù)工作需要明確說明借閱目的，并填寫借閱單及在此基礎(chǔ)上啟用電子流程審批，主要包括借閱人姓名、單位、工作聯(lián)系方式，借閱文件、時(shí)間、用途和歸還時(shí)間等內(nèi)容。（2）被借材料應(yīng)辦理出庫手續(xù)，并記錄借用檔案檔號(hào)、名稱、日期等信息，并在借閱過程中監(jiān)控保管情況，保證借閱后的材料得以及時(shí)歸還。2.檔案鑒定、整理與淘汰（1）鑒定工作應(yīng)聚焦材料的審查、鑒定、歸檔和利用等環(huán)節(jié)，防范非法丟失、遺失或破毀，提高檔案的可信度。（2）檔案整理建立市場(chǎng)指向，先對(duì)不同類別的材料進(jìn)行分類匯總，有針對(duì)性地進(jìn)行清點(diǎn)與整理。（3）淘汰機(jī)制的主要任務(wù)，滿足實(shí)際使用目標(biāo)，取舍真正意義上的重要信息，加強(qiáng)文化資源整合，利用符合有效遺產(chǎn)性質(zhì)的檔案資料營(yíng)建和諧社會(huì)之用途。六、檢索根據(jù)檔案目錄，利用網(wǎng)上數(shù)據(jù)和現(xiàn)實(shí)