淺議財務(wù)輔助工具的應(yīng)用

淺議財務(wù)輔助工具的應(yīng)用

【摘要】文章從四個方面具體闡述了如何用好財務(wù)輔助工具，以提高財務(wù)工作效率。

【關(guān)鍵詞】財務(wù)工作輔助工具

“工欲善其事，必先利其器”，財務(wù)工作要做到高效、精準(zhǔn)，為企業(yè)當(dāng)好家、理好財，離不開一些輔助工具的支持。本文結(jié)合自己17年的財務(wù)工作經(jīng)驗，就如何利用好財務(wù)輔助工具，提高財務(wù)工作效率做一些探討。

一、一體化的常用性工具——財務(wù)軟件

財務(wù)軟件最大的優(yōu)勢是只要錄入憑證，就能自動生成各類明細賬和總賬，同時根據(jù)需要生成各類報表，達到賬證表一體化。精細化的賬務(wù)處理無疑為日后的查賬和企業(yè)管理及后續(xù)財務(wù)工作提供了極大的方便，用好、用足現(xiàn)代財務(wù)軟件的各項功能使其能最大限度提高工作效率，主要可以從以下幾個方面作為切入點：

科目設(shè)置

科目的設(shè)置是賬務(wù)處理的基礎(chǔ)，直接影響企業(yè)財務(wù)管理的水平，實務(wù)中應(yīng)盡量細化，做到級次分明，一目了然，以達到任何時間向任何人均能提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)的目的，也能方便財務(wù)部門今后的工作以及各類內(nèi)外部審計和相關(guān)部門的查賬。

企業(yè)在實行新準(zhǔn)則后，一級科目的代號和名稱，可參考的工具書如中國財政經(jīng)濟出版社出版的《企業(yè)會計準(zhǔn)則——應(yīng)用指南》中相關(guān)內(nèi)容。二級以下科目可結(jié)合財政季度報表、年度報表，國稅報表、地稅報表，統(tǒng)計報表等相關(guān)內(nèi)容以及企業(yè)的實際情況來設(shè)置，例如在核算反映企業(yè)對社會的貢獻度的“2221應(yīng)交稅費”科目時，可根據(jù)財政年報《財務(wù)指標(biāo)補充資料表》和地稅應(yīng)交款項明細表的內(nèi)容，分稅種設(shè)置，借方反映已交各類稅種金額，并和“1002銀行存款”貸方數(shù)對應(yīng)；貸方反映計提數(shù)，和應(yīng)歸屬的成本費用類中各明細稅種對應(yīng)；在核算企業(yè)為員工交納的養(yǎng)老、醫(yī)保等五險一金時，可在“2211應(yīng)付職工薪酬”科目下，結(jié)合財政年報《財務(wù)指標(biāo)補充資料表》和地稅利潤表附表內(nèi)容按五險和住房公積金分設(shè)下級科目，再按各具體險種分設(shè)三級科目，同時在成本費用科目下根據(jù)受益對象分設(shè)相對應(yīng)的明細科目。對于個人承擔(dān)部分在“2241其他應(yīng)付款”下同樣按具體險種分設(shè)，個人承擔(dān)加上單位承擔(dān)的金額能與“1002銀行存款”相匹配。其他各科目的設(shè)置同理，這樣設(shè)置的優(yōu)點有如下幾個方面：在日常工作中從當(dāng)月發(fā)生額和本年累計發(fā)生額兩個角度都能很好的檢驗賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性；為審計的截止性測試帶來極大的方便；在填制各相關(guān)部門報表時也能快速取數(shù)，而不必在填制報表時為摘一個數(shù)據(jù)就要找上半天。為了更清晰反映上述內(nèi)容，特在文后附上表格以便理解。

憑證錄入

憑證錄入是使用財務(wù)軟件的最基礎(chǔ)也是最繁瑣的日常工作。為提高錄入效率和精度，首先必須規(guī)范憑證摘要字段。摘要是憑證的一個很重要的要素，是對日常經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容的描述，也是記賬的依據(jù)，應(yīng)盡量詳細，并且同類業(yè)務(wù)應(yīng)盡量格式化、模板化、規(guī)范化，使其能高度概括原始憑證所反映的內(nèi)容，從而達到不翻查原始憑證，即可知道業(yè)務(wù)內(nèi)容。不因一時的偷懶，為日后的工作帶來麻煩，費時又費力。日常工作中對于常用摘要，可以建立摘要庫，免予每次重復(fù)錄入，直接選擇即可。摘要的編制應(yīng)結(jié)合企業(yè)管理需要，比如在處理銷售收入業(yè)務(wù)時，應(yīng)包括以下字段：產(chǎn)品、客戶、發(fā)票號，按左、中、右字段排列；在處理現(xiàn)金報銷業(yè)務(wù)時，應(yīng)包括以下字段：報銷人、費用類別；當(dāng)需要提取某類業(yè)務(wù)的明細賬時，可通過過濾摘要包含的最簡練的字段快速查找需要的資料。也可通過導(dǎo)出相應(yīng)的明細賬為EXCEL格式，運用函數(shù)公式LEFT、MID、RIGHT，根據(jù)需要提取摘要欄的左、中、右字段，通過排序、篩選、分類匯總等功能，獲得自己想要的分析資料。

其次在制作憑證時，應(yīng)盡量使用軟件提供的各種功能達到快速、高效，如用“復(fù)制”功能處理同類業(yè)務(wù)；或保存為“模式憑證”，下次直接調(diào)用；處理跨月錯誤憑證時，直接用“沖銷”功能處理；對于結(jié)轉(zhuǎn)制造費用、計提稅金等業(yè)務(wù)時，可通過“自動轉(zhuǎn)賬”功能，設(shè)定取數(shù)公式，直接生成憑證，既準(zhǔn)確又方便；處理低值易耗品攤銷、無形資產(chǎn)攤銷、遞延資產(chǎn)攤銷等攤銷業(yè)務(wù)和租金、借款利息、固定資產(chǎn)修理費等的預(yù)提業(yè)務(wù)時，可直接使用軟件提供的憑證攤銷和預(yù)提功能，提高效率的同時，又能防止業(yè)務(wù)處理的遺漏。

核算項目的設(shè)置

對于財務(wù)人員來說，往來科目下掛核算項目是很熟悉的業(yè)務(wù)，比如應(yīng)收、預(yù)收下掛客戶，應(yīng)付、預(yù)付下掛供應(yīng)商；同樣，資金類科目也可直接下掛核算項目——現(xiàn)金流量。現(xiàn)金流量表的編制一直是企業(yè)報表編制的一個難點，而現(xiàn)金流量信息，不僅是企業(yè)管理當(dāng)局進行計劃和控制的重要依據(jù)，而且對企業(yè)外部使用者來說，也會提供他們非常需要的有關(guān)企業(yè)產(chǎn)生的現(xiàn)金流入能力、現(xiàn)金支出的需要量以及相關(guān)投資和理財活動的信息。在編制憑證時直接選擇對應(yīng)的現(xiàn)金流量項目，就能得到即時的現(xiàn)金流量表。費用按部門核算時，同樣按部門設(shè)置核算項目，結(jié)合科目，隨時生成所需的各種組合報表。

二、提升效率的實用性工具——EXCEL

EXCEL可以制作出非常復(fù)雜，自動化程度極高的報表，其最大的優(yōu)勢在于靈活，是財務(wù)人員理想的IT技術(shù)工具。財務(wù)日常工作應(yīng)充分應(yīng)用EXCEL表的各項功能，如條件格式、替換、高級篩選等功能，特別是函數(shù)公式，如SUMIF、COUNTIF、VLOOKUP、時間函數(shù)、數(shù)組公式、嵌套公式等，可以大大減輕報表填制的工作量和審核量，大量的財務(wù)報表之間存在勾稽關(guān)系，靈活運用各類函數(shù)公式，可直接由源文件取數(shù)，達到大部份表能自動生成。一旦修改源文件，引用文件會自動更新，避免了由于疏忽而遺忘修改，提高精度的同時，通過報表的邏輯關(guān)系也能發(fā)現(xiàn)賬務(wù)處理過程中的不足之處，及時完善，達到賬表的完美結(jié)合。

用EXCEL制成各類相關(guān)實用模板，能輕松準(zhǔn)確完成工作，同時又為企業(yè)節(jié)約了購買其他小軟件的開支。如制作電子版付款申請表和各類銀行票據(jù)的打印模板，日期自動按系統(tǒng)日生成，從下拉框選擇供應(yīng)商，對應(yīng)的供應(yīng)商付款信息即自動顯示，輸入小寫金額即自動顯示對應(yīng)大寫金額，直接打印即可；成本計算表的設(shè)定，按照期初料、工、費，本期料、工、費，期末料、工、費項目設(shè)置，結(jié)合月初月末產(chǎn)品狀態(tài)，解決完工產(chǎn)品成本、庫存成本、主營業(yè)務(wù)成本的取數(shù)；產(chǎn)品銷售收入和銷售成本數(shù)據(jù)庫的建立，為企業(yè)的報價、各類分析工作提供了一個良好的平臺；供應(yīng)商付款表加入憑證各要素，如摘要、科目代號、核算項目代號，在錄入憑證時，橫向平鋪窗口，篩選出付款表中金額為非空值的，摘要通過快捷鍵“CTRL+C”從表格復(fù)制，科目、核算項目直接輸入代號，即可輕松完成憑證的錄入。其他如員工工資、五險一金等也可直接在表上加入科目代號，用公式提取對應(yīng)金額，生成憑證時選取相應(yīng)的模式憑證，輸入金額即可。諸如以上，大大提高了財務(wù)部門的日常工作效率，既高效服務(wù)了其他部門，同時也贏得其他部門工作上的更好支持。

三、化繁為簡的應(yīng)用性工具——網(wǎng)絡(luò)平臺

網(wǎng)絡(luò)時代為企業(yè)與政府、銀行之間建立起實時信息交換的橋梁，企業(yè)能在瞬間通過這個信息平臺完成納稅申報、網(wǎng)上支付等工作；比如開通企業(yè)網(wǎng)上銀行，能實時掌控資金情況，在完成信息實時交互的同時，還能完成信息加工，為財務(wù)部門建立資金決策支持系統(tǒng)奠定了可操作的堅實基礎(chǔ)。使用電子銀行的批量支付功能完成每月供應(yīng)商的付款，既方便又快捷，改變了以往開具支票，匯票等傳統(tǒng)方式，無須在企業(yè)與銀行之間往返，輕松點擊一下，即能完成支付指令；通過網(wǎng)上財務(wù)室完成發(fā)放工資、現(xiàn)金報銷等業(yè)務(wù)，加強了內(nèi)部控制的同時，又防范了風(fēng)險和舞弊。

另外，企業(yè)在申報國稅、地稅、出口退稅時，直接運用網(wǎng)絡(luò)平臺，完成申報后，相關(guān)部門即能從企業(yè)賬戶中扣取申報稅款，減少了重復(fù)工作，提高了效率。企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，匯總了各部門的信息，從而為財務(wù)當(dāng)家理財，制作各類分析報表，更好地為企業(yè)的決策提供了依據(jù)。

四、不可或缺的備用型工具——財稅法規(guī)

面對千變?nèi)f化的經(jīng)濟形勢，為了順應(yīng)發(fā)展，國家會適時出臺各種調(diào)整政策，財務(wù)人員不但要熟悉財務(wù)處理，也要對國家和地方性的財稅法規(guī)及辦事程序都能適時掌握。如新修訂的三大流轉(zhuǎn)稅增值稅、消費稅、營業(yè)稅暫行條例自2009年1月1日開始施行，其中固定資產(chǎn)進項稅可以抵扣可使企業(yè)稅負大大降低，出口退稅率的調(diào)整直接影響企業(yè)的出口；應(yīng)對當(dāng)前全球金融危機，國家更是加大了財稅政策支持力度。

財務(wù)工作是一份很嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，若不及時了解相關(guān)法律法規(guī)和有關(guān)優(yōu)惠政策，處理不當(dāng)，則可能會造成企業(yè)不合理支出，甚至形成稅務(wù)風(fēng)險，讓公司遭受或大或小的損失。在國家、企業(yè)、職