上海機械制造有限公司管理制度

年6月23日上海機械制造有限公司管理制度資料內容僅供參考，如有不當或者侵權，請聯(lián)系本人改正或者刪除。上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:1of31一、文書檔案立卷歸檔制度□總則為了加強本公司各種文書檔案資料的管理,確保各種文書檔案資料的安全和完整,特制訂本制度。1、各種需歸檔的文件資料必須定期的(按年、按季、按月、按旬)來立卷歸檔,本公司內部的在工作中形成的各種有保存價值的文件資料,都必須按本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。2、公文的承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不得抽存)結案后要及時的交給檔案室的專職文員來歸集存檔,由于檔案室管理人員因工作變動和因故離職,要求前任人員將有關文件資料交接給后任人員,并辦理相關的交接手續(xù),不得帶走、藏匿或銷毀。□文書資料的收集管理各職能部門形成的各種有價值的文書資料,各部門內部需要指定一位專門負責資料收集和整理的人員,由其定期的將本部門的各種文件資料送交至資料室,由檔案資料管理人員統(tǒng)一征集、分類、編碼、立卷、存檔。對于公司外部形成的各種文件資料,要求接受人和承辦人員及時的將有關資料交給資料管理人員,對于有些資料需留部門和個人的,可允許保上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:2of31留部門復印一份留存,但原件必須交給檔案室歸檔;為確保外來資料有統(tǒng)一入處,因此規(guī)定入廠的所有的文件資料都必須經過總經辦資料室的文員登記。凡本公司繕寫發(fā)出的各種重要的文件資料,必須由總經理簽發(fā),由檔案室統(tǒng)一編號、統(tǒng)一發(fā)放,簽發(fā)后的文件原件必須留檔案室存檔。對于一項由幾個部門共同參與辦理的工作,那么在工作活動中形成的各種文件資料,由主辦部門來收集,再由其統(tǒng)一上交給資料室備案。會議文件統(tǒng)一由檔案室來收集歸檔:對于公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動形成的文件資料,相關人員在報差旅費時,必須將主要文件資料交檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室主管簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。本公司召開的各種會議包括每天的生產會議,每周的質量分析會議、部門經理主管會議以及其它的一些類型的會議,統(tǒng)一由總經辦負責文秘的人員來記錄、打印、發(fā)放,每月月底把本月的會議記錄收集、排序、裝訂成冊,并送至檔案室歸檔。對于部門內部召開的一些會議,其會議記錄由該部門自己保存。上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:3of31檔案室管理人員和各部門負責資料收集的人員的職責:各部門負責收集文件資料的人員要對本部門的業(yè)務比較熟悉,知悉本部門文件資料的性質、重要性以及歸檔范圍,及時的收集本部門的有關文件資料,并上交給總經辦檔案室。檔案室管理人員要對各種檔案資料的屬性、重要性、時效性都要有比較深的了解;認真做好日常文件資料歸檔時的記錄、分類、編碼、裝訂、密封等工作;努力提高自身的服務水平;積極的為各部門的資料的查詢和借用提供便利;另外要經常督促各部門的文件資料收集人員及時的將其部門的文件資料及時的上交。檔案管理人員和各部門的資料收集人員都必須嚴格執(zhí)行文件資料的歸檔制度,定期的對文件資料的收集情況進行清查校對,以防遺漏?！鯕w檔范圍第八條重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。第九條上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定,決議、指令、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件資料。第十條本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書函件。第十一條本公司的請示與上級機關的批復。上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:4of31第十二條本公司反映主要職能活動的報告、總結。第十三條本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。第十四條客戶對本公司產品質量的投訴資料;本公司內外的產品質量問題的跟蹤處理資料。第十五條本公司與其它有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件資料;本公司銷售合同的評審資料;第十六條公司的章程、營業(yè)執(zhí)照、法人資料、公司設立和變更的資料、股東出資比例資料、驗資報告、稅務登記資料、以及公司年檢資料等文件。第十七條公司人事行政資料檔案:包括(1)員工個人資料;(2)業(yè)績考核評價資料;(3)員工獎懲記錄;(4)聘任、錄用、培訓、晉級、離職等有關資料;(5)人力資源規(guī)劃、設計文件;(6)本公司職工勞動、工資、福利、方面的文件資料。第十八條工程部和研發(fā)部形成的各種技術資料。第十九條”5S”考核評比資料,”5S”開展中采集的各種圖片資料;”5S”培訓資料。第二十條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的照片、錄音、錄象等資料。第二十一條反映公司資產、負債、所有責權益、費用、收益和支出的會計核算資料,包括各種原始單據、記帳憑證、總分類和明細分上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:5of31類帳簿,以及會計報表和稅收交納憑證等有關資料。第二十二條物品申購、報價、詢價、采購等有關資料。第二十三條本公司與其它單位的工作聯(lián)絡函以及公司內部各部門之間的一些工作聯(lián)絡函。第二十四公司在管理過程中形成的各種規(guī)章制度和程序性文件?！跗綍r歸卷第二十五條各部門的資料管理負責人要及時的把處理完畢或批存的文件資料及時的收集起來并送交到檔案管理室。第二十六條檔案管理人員必須根據各個部門上交的資料,以及結合該部門的業(yè)務范圍和當年的工作任務,編制平時文件材料歸卷使用的”案卷類目”?！卑妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切,并編上條款號。第二十七條檔案管理人員要及時將已歸卷的文件資料,按照”案卷類目”條款,放入平時保存文件卷夾內”對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明?！醢妇碣|量要求第二十八條為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質量,立卷和編制目錄工作一律由檔案管理室的專職文書檔案員來負責。第二十九條案卷總的質量要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同資料的價值,便于保管和利用。第三十條歸檔的文件資料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:6of31全完整。第三十一條在歸檔的文件資料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件,多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文件應合一立卷;絕密文件單獨立卷,少數普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文件立卷。第三十二條不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針正確第一年立卷;跨年度的總結放在針正確最后的一年立卷,跨年度的會議文件放在會議開幕年,其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。第三十二條卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后,正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;修訂文件,修訂后的文件在前,修訂前的文件在后;文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。第三十三條卷內、文件材料應按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。第三十四條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字跡要清晰,而且把目錄放在卷首。上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:7of31第三十五條有關卷內文件材料的情況說明,都應逐項填寫在備查表內,若無情況說明,也應該把立卷人、檢查人的姓名以及立卷時間填寫具體以示負責,備查表應置卷尾。第三十六條案卷封面,應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。第三十七條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式:案卷裝訂:裝訂前,卷內文件材料要去掉金屬物,對破壞的文件資料應按裱糊技術要求托裱,字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷,案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。第三十八條本制度自印發(fā)之日起實施。二、電子文檔管理制度總則為加強本公司的電子文檔的管理,防止電子文檔資料混亂和出處錯誤,特制訂本制度。本公司的電子文檔是指本公司的各職能部門的工作人員在工作中形成的對公司來說具有保存價值并保存在電子存儲介質中的各種電子版本的文件資料。隨著科技的不斷向前發(fā)展,電子文檔作用越來越顯得重要,是計算機數據管理和信息管理中的一個極為重要的上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:8of31內容,因此電子文檔也是本公司檔案管理的一個重要組成部分,也必須實行集中統(tǒng)一的管理。電子文檔資料的收集收集范圍工程部和研發(fā)部繪制的各種技術圖紙資料,包括零件加工圖紙、機械裝配工藝圖紙以及電氣裝配工藝圖紙資料。每天各部門提供的各種日報表資料,包括倉庫日報表、資金變動日報表、物資進出廠日報表、產品質量日報表、生產計劃日報表等各種報表資料。各種財務會計核算資料。本公司與其它單位的E-MAIL工作聯(lián)絡函,以及部門之間的E-MAIL工作聯(lián)絡函。公司制訂的各種程序性文件和規(guī)章制度的電子文檔資料。員工考勤、業(yè)績考核資料以及其它一些人事行政檔案資料。ISO質量認證體系中的各種文件資料,產品質量問題處理記錄資料?？蛻魴n案資料,機器維修資料。生產計劃資料,物品申購資料。物料定貨合同資料、物品價格資料。各種會議記錄。上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:9of31”5S”培訓、檢查、考核資料。各工作崗位在工作中形成的其它一些有價值的電子文檔資料。電子文檔的收集要求:1、收集的電子文檔內容要真實、準確、可靠,要是最初版本。2、檔案室管理員要根據電子文件資料的特性來設置文件的格式、文件的風格以及文件的背景。3、電子文檔的收集要及時、迅速。電子文檔的收集時間對于各部門的日報表資料必須在次日的上午12.00點之前上交到檔案資料管理室,由其統(tǒng)一發(fā)放給相關信息使用者,并在服務器上備份一份作為檔案留存。對于技術圖紙,在蠟底歸檔的當日必須將相關電子文檔上交給檔案管理室備案。對于各種規(guī)章制度、程序性文件、處理決定書等電子文檔資料必須在文書文件下發(fā)的當日,將其交到檔案管理室備案。對于一些具有保存價值的通知、通告、聯(lián)絡函、請示、批復、申請、介紹信、會議記錄等文件資料必須在打印的當日上交到檔案管理室備案。對于一些需定期歸檔的文件資料,應在文書資料上交到上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:10of31檔案室歸檔的時候,同時把相對應的電子文檔資料一道送交檔案室備案。對于其它的一些具有保存價值的電子文檔可根據具體實際情況來確定收集時間。檔案管理人員在日常的工作中要多留心,盡可能的收集更多的具有保存價值的電子文檔資料。電子文檔的整理和保存電子文檔的整理包括對電子文件目錄的設置和建立,以及對文件進行科學的分類、歸集和妥善的存放;遵循文件目錄的樹形目錄結構規(guī)律,做到父目錄與子目錄一脈相承,前后照應。建立科學、規(guī)范的文件索引目錄。對同類型的電子文檔要按建立的時間先后順序進行排列。對于公司里具有保存價值的文件資料都必須集中保存在總服務器里,并定期的將電子文檔資料用光盤刻錄下來,以防整個電腦網絡系統(tǒng)的癱瘓而導致資料的丟失或無法使用。保管期限:要視其內容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、時效性來劃定保管期限。上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:11of31電子文檔的基本情況說明的編寫電子文檔的文字說明基本內容包括事由、時間、地點、背景、建檔人等。編寫文字說明的基本要求:準確揭示電子文檔資料的內容,概括其反應的全部信息,標注項目齊全。文字簡潔、語言通順。第十一條電子文檔的建立要求網絡管理人員必須先對各部門的電腦用途進行限定,規(guī)定何種電子文檔只能在何種電腦上建立,不得隨意在電腦上私建、濫建文檔。需對每一臺電腦的操作人員的使用權限進行限制。對于具有保存價值的文檔要專盤、專文件夾建立和存放。對于一些絕密、機密、秘密的文件資料擬稿人必須要設置好密碼,以防她人閱讀、修改和拷貝。電子文檔文件夾的命名必須與文件資料的名稱完全一致,以便搜索、查閱。第十二條電子文檔資料的使用申請1、公司所有的需歸檔、備案的電子文件資料都必須集中保存在總服務器上,服務器只能由網絡管理員來負責操作和管上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:12of31理,其它人員一律不得接觸服務器;服務器的電子文件資料只有檔案室中的一臺專門用來管理資料的電腦才有權訪問。網絡管理員事先為各個部門在服務器上建立一個專項文件夾,每個部門都有一臺電腦能夠訪問到服務器上該部門的專項文件夾,,如果某個部門需要申請使用已歸檔的電子文件資料時,使用人必須事先填寫好《資料使用申請單》,然后交有關人員批準。經批準后,網絡管理人員把申請人所要的資料從服務器的資料庫里拷貝一份放到該部門的專項文件夾里,供其查閱。資料使用申請人在提出申請時必須在《資料使用申請單上》上注明資料使用時間,”從幾日到幾日,從幾時到幾時”。然后,網絡管理員根據申請人事先登記的時間來對資料的使用進行嚴格控制,當使用時間到了,網絡管理員及時的將專項文件夾中的電子文檔資料刪除掉。對于使用時間已到但又因工作的需要,確實又需再度使用資料的,使用者必須重新提出書面申請。第十三條已歸檔的電子文檔資料任何人不得隨意更改,如因某種特殊原因需對其修改,擬稿人必須事先填寫好《資料更改申請單》,并經有關人員批準后方可對其內容進行更改。上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:13of31三、檔案室(文印室)管理規(guī)定公司的文件,有打印必要的方可打印,內部遞傳的簡單請示報告或其它不需打印的文件,一般不予打印。公司發(fā)文,需起草人定稿抄正,經有批準發(fā)文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真,須經所在部門的負責人簽字同意后才予辦理。私人資料,不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送,以免影響公司的正常工作。檔案室(文印室)工作人員應認真做好本職工作,按時完成任務。對收到的文件資料,應及時給有關部門、人員送發(fā),或及時通知有關人員到文印室來拿取,不得拖延。檔案室(文印室)人員應樹立嚴格保密觀念,不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給她人,不得截留任何文件。檔案室(文印室)對打印、復印、傳真的文件資料,應做好登記,并在月終作好統(tǒng)計、核算。其它非本室工作人員未經許可一律不得擅自進入檔案室(文印室)。上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:14of31二、檔案室(文印室)不得抽煙、不得使用明火、不得使用一些大功率的電器。三、不得在檔案室(文印室)會客、吃零食。四、檔案(文印)管理人員需認真做好防潮、防腐、防蟲蛀的文件檔案保護工作。五、工作人員下班離開檔案室(文印室)后,要及時的切斷所有電器的電源。六、檔案室(文印室)工作人員做好各種辦公設備的日常維護工作,出現問題時要及時的向上匯報。七、認真做好檔案室(文印室)的”5S”工作,保持檔案室(文印室)干凈、清潔、亮麗;所有的文件資料都必須做好必要的標識;所有的文件資料目錄和索引清楚、簡潔、直觀;真正做到拿取迅速、快捷。八、有關于檔案(文印)管理的一些制度、條例需用玻璃框裱好,懸掛在墻上。四、復印機管理規(guī)定為了延長復印機使用壽命,規(guī)范復印手續(xù),特制定本規(guī)定:一﹑復印機使用管理部門:總經辦檔案室:檔案室指定人員專管,每天對復印機進行清潔、上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:15of31檢查,使設備處于完好狀態(tài)。二﹑復印機使用方法如下:1﹒復印機設專人負責(包括每天上﹑下班時開﹑關復印機;復印機維修聯(lián)絡等)。2﹒復印機管理負責人每天上班時,負責打開復印機預熱,并確認該復印機正常。3﹒建立復印登記制度。各部門如果需要復印資料時,經辦人員必須把所要復印的資料交給該部門負責人簽字核準(能夠簽在復印文件資料的背面),資料復印好之后,復印管理人員把復印文件資料的名稱、復印的份數在《復印文件登記表》上進行登記,并要求經辦人員在表單上簽字確認。4﹒下班時,負責人應及時關掉復印機開關,如有其它人上班﹐需指明專人負責,遇節(jié)假日需斷開其電源。﹒5﹒復印機出現故障,應及時與維修單位聯(lián)系。如需換件,經批準后方可更換。6﹒檔案室管理人員負責復印機的日常保養(yǎng),負責每半年進行整機保養(yǎng)。三﹑復印注意事項:1﹒不準復印私人物品。2﹒公司絕密文件,不能夠復印。上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:16of313﹒復印機損壞,應及時報告。4﹒復印只允許檔案室管理人員操作,嚴禁其它人擅自復印。五、打印機管理規(guī)定為了加強公司打印機的管理,讓公司所有的文件資料的打印受到合理監(jiān)控,特制訂本規(guī)定:公司的所有打印機實行集中管理,即將各部門的打印機一律收到檔案室(財務部的發(fā)票專用打印機除外),由檔案室專人負責保管。打印機實行網絡共享,每個部門都有一臺電腦可訪問到資料室的任何一臺打印機,當各部門需要打印文件資料時,只需選定網絡上其中一臺打印機進行打印即可。各部門如需打印文件資料時,打印申請人必須事先經過電話通知打印負責人,告知其打印資料的內容、份數、以及需采用何種規(guī)格的紙張等有關事項。對于打印好的文件資料,打印申請人必須及時的到資料室去領取,并在《打印資料申請單》上進行登記,簽字確認。任何人不得打印私人資料,如有特殊情況,需作出打印申請。上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:17of31打印人員要厲行節(jié)約,對于沒有打印必要的文件不得打印,對于不重要的文件能夠用已使用過但還可使用的紙張來進行打印。打印機的保管:保管員要注意打印機的日常保養(yǎng)和維護;下班時要及時的切斷電源;打印機缺墨時要及時的換墨;保管員要堅持每天清掃打印機上的灰塵;打印機出現故障時,要及時的匯報,請專業(yè)人員來排除故障;六、公司文件的收發(fā)規(guī)定第一條公司的各種規(guī)章制度和程序文件由總經辦人員來負責起草,管理評審會上討論經過,公司總經理審核和簽發(fā),公司各部門的內部文件由各部門負責人起草,由總經理審核和簽發(fā)。第二條文件簽發(fā)后,送檔案資料室統(tǒng)一打印或復印,同時把有關的電子文檔也拷貝到資料室的電腦里進行備案,文件只有經起草人校對、審核無誤后,方可復印、蓋章、發(fā)行;對于所有簽發(fā)的公司文件都要交到檔案室,由其統(tǒng)一編號、登記,并下發(fā)到各個相關部門。第三條文件的發(fā)放必須要有文件發(fā)放記錄,即送件人應將文件內上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:18of31容、報送日期、部門、接件人等有關事項記錄清楚,并向文件簽發(fā)人報告報送結果。如果公司保密文件的發(fā)放,必須在文件上加蓋密級字樣,確定報送范圍,必須嚴格按照保密規(guī)定,實行專人印制和保送,收文人不得隨意將保密文件傳給她人閱讀,一經發(fā)現將會嚴肅處理。第四條經簽發(fā)人簽字的文件原稿,由檔案室統(tǒng)一分類歸檔、保存?zhèn)洳?。第五條外來的各種文件(包括直接傳遞過來的文件和傳真件)統(tǒng)一由總經辦檔案室來負責簽收,并分類登記。簽收人必須在接件的當日即按文件的要求報送給有關部門,不得積壓遲誤,屬于急件,應在接見后即時報送。文件的簽收人在收到文件時必須在收文記錄單上簽字確認,以示收到文件。第六條傳閱文件由檔案室專人負責收回,對領導指示的文件,檔案室應及時的傳達和落實。七、印章管理規(guī)定為規(guī)范印章的管理和使用,確保印章的使用安全,特擬訂如下規(guī)定:第一條把公司的所有各類印章全部收集到檔案室,由檔案室人員來對其進行登記和統(tǒng)一保管。第二條各部門人員需要使用印章時,使用者需事先填寫好《印章使上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:19of31用申請單》,并需經該部門的部門經理核準后,方可到檔案室使用印章;如果需使用公司法人印章和其它一些非常重要的印章時,需呈報經總經理核準。第三條印章使用者必須把所要加蓋印章的文件資料帶到檔案室去加蓋印章,一般情況下不得把印章帶離檔案室使用,如有特殊需要確實要帶離檔案室使用的,允許帶離檔案室使用,但必須要有總經理簽署”同意帶離檔案室使用”的意見,同時,印章使用申請人要對印章的使用安全負全部責任。第四條對于加蓋印章的文件資料在加蓋印章后,檔案室必須把相關的文件資料復印一份作為印章使用資料檔案留存,以便備查。第五條檔案室印章保管員必須嚴于律己、恪守規(guī)定,不得私自為自己和她人加蓋公章,一經發(fā)現,將會對其進行嚴肅處理,如因私自為她人文件加蓋公章而給公司造成經濟損失的,要求其承擔全部經濟損失。第五條對于因工作和新增業(yè)務的需要,需新刻印章時,使用者必須事先提出書面申請,并交總經理批準,對于新增的印章必須及時的交檔案室登記和保管。八、檔案資料移交規(guī)定為確保檔案資料的安全和完整;保證檔案管理工作的上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:20of31前后銜接順暢,特制訂本規(guī)定。檔案移交手續(xù)的辦理,以下情況檔案管理人員必須辦理檔案移交手續(xù):(1)檔案管理人員因故離職;(2)檔案管理人員安排到公司的其它崗位;移交必做事項:前任檔案管理員在離開該工作崗位前必須詳細的擬寫好工作移交說明,內容包括:(1)該崗位的工作職責范圍和要求;(2)工作內容;(3)工作注意事項;(4)操作流程;(5)交代有哪些尚未處理完畢需后任接著處理的事項。在前后任檔案管理員工作交接時,必須對前任管理員所負責的檔案資料進行盤點,編制檔案資料盤點表,如有差異,必須編制差異表,并對差異作原因分析,參盤人和監(jiān)盤人須在盤點表和差異表上簽字確認。注:監(jiān)盤人一般情況下由檔案室主管來擔任,當檔案室主管調離該崗位時由總經理指定人來監(jiān)盤。移交人在移交檔案資料時必須認真填寫好《檔案資料移交明細表》(參見附表),并由移交人、接交人和監(jiān)交人在《移交明細表》上簽字確認,證實檔案資料已全部移交完畢。上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:21of31檔案管理員只有把所有的檔案資料均已移交完畢后,方可辦理離職手續(xù),準予離開公司。如果在盤點中發(fā)現檔案管理員在職期間由于工作失職造成了文件資料的丟失,要求其根據檔案資料的重要程度承擔相應的責任,并在移交檔案資料時作出特別說明。九、技術資料檔案管理規(guī)定第一條為加強技術資料管理,確保技術資料的真實、可靠、安全、完整,結合我們公司的實際情況,特擬訂如下管理規(guī)定。技術資料檔案包括:各種零件加工圖紙、機械和電氣部分裝配工藝圖紙、標準裝配領料單、以及其它技術上的有關文件資料。技術資料檔案的保存1、工程部、研發(fā)部應有專人負責收集、整理各種技術資料,然后定期的將技術資料上交到檔案室登記、存檔(對于急用的圖紙蠟底資料,需及時的將其交給檔案室登記,以備曬圖所用)。技術資料必須按照它的性質、特性、規(guī)律來進行分類立卷存放,每一卷都必須要有詳細、具體的資料目錄和索引,而且在每份技術資料上都必須加蓋公司的保密印章。上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:22of312、技術資料的管理必須嚴格按照公司的安全和保密制度來執(zhí)行,技術資料的增加、變更、減少、查閱、借用都要有嚴格的審批手續(xù)。3、對于技術資料的整理、歸檔,最好邀請具有豐富技術知識的專業(yè)人員來對檔案管理員的工作進行指導和協(xié)同其完成歸檔任務。增加的技術資料歸檔公司新機器的研發(fā)、試制,機器工藝的改進等情況下都會增加一批新的技術資料,這些新增加的技術資料必須及時的收集、整理好交給資料室。在技術資料歸檔時,技術資料經辦人必須事先填寫好《上海三基壓鑄機械有限公司資料歸檔登記表》,而且要求技術負責人對準備歸檔的技術資料進行審批和核準;核準后,技術資料經辦人和檔案室接收人對所交資料與《資料歸檔登記表》上所列示的內容一致性確認,最后由檔案室主管核準歸檔。已歸檔的技術資料的更改對于已歸檔的技術資料需更改時,更改人員必須事先填寫好《資料更改申請單》,把所要更改的內容進行詳細說明,然后交給技術負責人校對、審批,經審批合理后,方可到資料室更改技術資料。更改人員必須把更改后的技術資料原件交給資料上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:23of31室,資料存檔時必須把原來資料附在在更改后的資料后面,并在原來資料上加蓋作廢的印章字樣。已歸檔的技術資料的使用申請因生產或者技術上的需要,需使用藍圖資料和其它技術資料時,能夠到資料室去曬藍圖或借用技術資料,但必須事先填寫好《技術資料使用申請單》,并須經技術資料負責人的核準,方可使用。注意:對于各種加工圖紙、裝配工藝圖紙的蠟底資料以及其它的一些極其重要的技術資料一律不允許借離檔案室,如有特殊情況,須呈報總經理批準。十、會計檔案管理規(guī)定第一條為加強會計資料的管理,特制訂本規(guī)定。第二條企業(yè)的會計檔案包括:會計憑證、會計帳簿、會計報告、驗資報告、年檢資料、稅務資料、財務會計制度、內部控制制度以及與經營管理和投資者權益有關的其它重要文件,如公司合同、章程、等各種會計資料。第三條會計檔案資料的保存1、財務部應有專人負責收集、整理、裝訂會計檔案,然后定期的將財務會計資料上交到公司的檔案室集中統(tǒng)一保管,檔案室按順序來立卷登記。會計檔案的保管期限有永久保存和上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:24of31定期保存兩類,具體的保存年限可按照國家規(guī)定和公司的實際情況而定,事先編制保管年限表。2、會計檔案保管期滿需要銷毀時,由會計檔案管理人員提出銷毀意見,經財務部經理審查,總經理批準。由檔案管理人員編制會計檔案銷毀清單,銷毀時必須要有財務部人員和檔案室人員共同參加,并在銷毀單上簽字確認。第四條會計檔案的借用。財務人員因工作的需要查閱會計檔案時,必須先填寫好《上海三基壓鑄機械制造有限公司資料使用申請單》,并經財務部經理批準后方可到檔案室查閱會計檔案資料,查閱后要及時的將其按照規(guī)定的順序歸還原處。集團公司內部各子公司若因公需查閱會計檔案時,也必須事先填寫好《上海三基壓鑄機械制造有限公司資料使用申請單》并經財務部經理批準后,方能由檔案室管理人員來接待查閱外來單位人員因公需查閱我們公司會計檔案時,必須要求其持有單位介紹信,并經財務部經理批準后,方能由檔案室管理人員接待查閱,并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔案人的工作單位查閱日期、會計檔案名稱及事由。上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:25of31會計檔案一般不得帶離檔案室,如有特殊情況,需帶離檔案室時,必須經財務部經理的批準,并限期歸還。第五條由于財務部在將會計檔案上交到檔案室時,必須辦理必要的交接手續(xù),填寫《資料歸檔登記表》,而且送交人和接收人必須在登記表上簽字或蓋章。附:會計資料檔案保管年限會計憑證類1、原始憑證、記帳憑證保存2、銀行存款余額調節(jié)表保存3年二、會計帳簿類1、日記帳保存其中現金和銀行存款日記帳保存25年2、總帳、明細帳、輔助帳保存三、會計報表類1、主要財務指標報表保存3年2、月、季會計報表保存3、年度會計報表永久保存四、其它1、會計檔案保管清單及銷毀清單。保存25年2、財務成本計劃保存3年上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:26of313、主要財務會計文件、合同、協(xié)議永久保存十一、產品質量檔案管理規(guī)定第一條為加強產品質量檔案的管理,特制訂本規(guī)定.第二條產品質量檔案是指在處理生產制造過程中和客戶使用我們公司產品過程中出現的各種產品質量問題時形成的各種文件資料以及為規(guī)范公司的產品質量管理而制訂的各種制度和程序性文件。包括:質量認證體系資料、產品質量管理手冊,產品質量控制體系文件,產品質量問題處理記錄表單,物料損壞處理記錄表單,客服調試、維修記錄表單,客戶投訴資料,以及產品質量問題處理決定書以及其它的一些產品質量問題的文件資料。第三條產品質量檔案的保存1、品管部應有專人負責收集和整理各種產品質量檔案資料,然后定期的將歸集的產品質量檔案資料上交到檔案室。2、產品質量資料的立卷歸檔必須遵循這樣的原則:對于一些能夠歸屬于某臺機器的產品質量資料,必須按機器批次來立卷歸檔,而對于未能歸屬于某臺機器的產品質量問題資料,能夠按出現產品質量資料建立的時間和類型來進行立卷歸檔。3、產品質量資料的歸集必須要遵循”及時、客觀、完整”的原則,(1)產品質量資料的收集必須貫穿于機器的整個壽命周期,即產上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:27of31品質量資料的收集是一個全程工作,包容著產前、產中、產后的所有資料的匯總、集合、處理。(2)產品質量資料的收集要注意時效性,品管部對出現的產品質量問題要迅速的作出處理;(3)收集的產品質量資料要能真實、客觀的反映我們公司的產品質量上存在的問題。第四條新增加的產品質量資料的歸檔對于新增加的產品質量資料,必須每月月底或次月月初將其按一定的順序整理好之后,及時的交給檔案室存檔,在資料歸檔時交辦人必須事先填寫好《文件資料歸檔登記表》,然后交給品管部經理審核;經審核同意歸檔后,資料交辦人和檔案室接收人對表實一致進行確認,最后由檔案室主管核準歸檔。第五條產品質量檔案的查閱和借用一、品管部人員或其它部門人員因工作的需要,允許查閱產品質量檔案資料,但必須先填寫好《上海三基壓鑄機械制造有限公司資料使用申請單》,并經品管部經理批準后方可到檔案室查閱產品質量檔案資料,查閱后要及時的將其按照規(guī)定的順序歸還原處。二、集團公司內部各子公司若因公需查閱產品質量檔案時,也必須事先填寫好《上海三基壓鑄機械制造有限公司資料使用申請單》,并經品管部經理批準后,方可由檔案室管理人員來接待查閱。三、外來單位人員因公需查閱我們公司產品質量檔案時,必須要求其持有單位介紹信,并品管部經理批準后,方能由檔案室管理人上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:29of31員接待查閱,并由檔案管理人員詳細登記查閱產品質量檔案人的工作單位查閱日期、產品質量檔案名稱及事由。四、產品質量檔案資料的查閱人或借用人不得隨意的涂劃、轉借、復印、修改、更換,若發(fā)現查閱人或借用人有上述行為者將會對其進行嚴肅的處理。五、一般情況下,產品質量檔案資料不得借離檔案室,但因某種特殊情況確實需要帶離檔案室使用時,這時必須要有品管部經理在資料使用申請單上簽署”同意帶離檔案室使用”的意見,檔案管理人員才可允許借用人把產品質量資料帶離檔案室。十二、保密制度總則公司秘密是關系到公司權利和利益,在一定時間內只限一定范圍內的人員知悉的事項。公司全體職員都有保守公司秘密的義務。保密范圍經營信息2.1.1公司重大決策中的秘密事項2.1.2公司尚未付諸實施的經營策略、經營方向、經營規(guī)劃、經營項目及經營決策2.1.3公司內部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報告、主要會議上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:29of31記錄2.1.4供銷情報及客戶檔案2.1.5公司財務預決算報告及各類財務報表、統(tǒng)計報表2.1.6公司掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息2.1.7公司職員人事檔案、工資、勞務性收入及資料2.1.8公司內部管理制度2.2技術信息2.2.1公司內部所有的技術圖紙、工藝、清單、技術參數的分析材料的紙質文檔、藍圖、電子文檔等2.2.2職員在工作期間完成的設計開發(fā)技術成果及著出的論文、著作、書籍或在工作期間總結、覺察到的信息均屬公司2.3其它經公司確定應當保密的事項3公司密級的確定3.1公司經營發(fā)展中,直接影響到公司權益的重要決策文件及技術信息資料為絕密級3.2公司的規(guī)劃、財務報表、統(tǒng)計資料、重要會議紀錄、客戶資料、經營狀況、管理制度等為機密級4保密措施4.1屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀,由專人執(zhí)行上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:30of314.2對于密級的文件、資料和其它物品,必須采取以下保密措施:ⅰ非經總經理或主管副總經理批準,不得復制和摘抄ⅱ收發(fā)、傳遞和外出攜帶,由指定人員擔任,并采取必要的安全措施ⅲ在設備完善的保險裝置中保存4.3屬于公司秘密的設備或產品的研制、使用、保存、維修、銷毀,由公司指定專門部門負責執(zhí)行,并采取相應的保密措施4.4在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的,應當事先經總經理批準4.5不準在私人交往和通信中泄露公司秘密,不準在公共場所談論公司秘密,不準經過其它方式傳遞公司秘密4.6公司工作人員發(fā)現公司秘密已經泄露或者可能泄露時,應當立即采取補救措施并及時報告5責任與處理5.1出現下列情況之一者,給與警告,并扣發(fā)工資10-500元ⅰ泄露公司秘密,尚未造成嚴重后果或經濟損失ⅱ已泄露公司秘密但采取補救措施的5.2出現以下情況之一的,給與辭退并賠償經濟損失直至追究法律責任ⅰ故意或過失泄露公司秘密,造成嚴重后果或重大經濟損失上海三基壓鑄機械制造有限公司文件密級:檔案管理資料7月page:31of31ⅱ違反本保密制度規(guī)定,為她人竊取、刺探、收買、或違章提供公司秘密的ⅲ利用職權強制她人違反保密規(guī)定的上海三基壓鑄機械制造有限公司檔案資料移交明細表編號:移交人接交人移交日期移交事由:移交檔案明細序號檔案資料名稱份數12345678910111213移交人簽名接交人簽名監(jiān)交人簽名上海三基壓鑄機械制造有限公司 資料歸檔登記表編號:歸檔部門歸檔日期文件檔案編號歸文件資料明細1共份2、共份3、共份4、