銷售與收款管理制度

銷售與收款管理制度第一章總則第一條為了加強(qiáng)對(duì)公司銷售與收款的內(nèi)部控制,規(guī)范銷售與收款行為,防范銷售與收款過程中的差錯(cuò)和舞弊，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》和《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范—銷售與收款（試行）》等法律法規(guī)，結(jié)合公司的具體實(shí)際，特制定本制度。第二條本制度所稱銷售與收款，主要是指公司在銷售過程中接受客戶訂單、審核客戶信用、簽訂銷售合同、發(fā)運(yùn)商品、開具發(fā)票并收取相關(guān)款項(xiàng)等一系列行為。公司提供勞務(wù)與收款，參照本制度。第二章崗位分工及授權(quán)批準(zhǔn)第三條公司銷售與收款內(nèi)部控制環(huán)節(jié)中的不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，其中包括：(一)客戶信用調(diào)查評(píng)估與銷售合同的審批簽訂；(二)銷售合同的審批、銷售訂單與辦理發(fā)貨；(三)銷售貨款的確認(rèn)、回收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄；(四)銷售退回貨品的驗(yàn)收、處置與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄；(五)銷售業(yè)務(wù)經(jīng)辦與發(fā)票開具、管理；(六)壞賬減值準(zhǔn)備的計(jì)提與審批、壞賬的核銷與審批。第四條公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門設(shè)置如下崗位：(一)銷售管理崗位，負(fù)責(zé)制定產(chǎn)品銷售策略及中長期產(chǎn)品規(guī)劃，報(bào)公司審批后組織實(shí)施。銷售策略包括銷售價(jià)格、折扣政策、產(chǎn)銷存滾動(dòng)計(jì)劃等。(二)銷售業(yè)務(wù)崗位，包括處理訂單、簽訂合同、執(zhí)行銷售政策和信用政策，負(fù)責(zé)制定發(fā)貨計(jì)劃，管理監(jiān)控發(fā)出貨物，按銷售策略確認(rèn)產(chǎn)品銷售價(jià)格和數(shù)量及銷售回款的確認(rèn)，催收貨款等。(三)銷售文員崗位：負(fù)責(zé)訂單與合同數(shù)據(jù)的錄入以及檔案管理，根據(jù)發(fā)貨計(jì)劃負(fù)責(zé)貨物的發(fā)出以及銷售相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)工作。(四)倉庫管理崗位，負(fù)責(zé)存貨的管理，負(fù)責(zé)審核銷售發(fā)貨單據(jù)是否齊全并辦理發(fā)貨的具體事宜。(五)資金結(jié)算崗位，負(fù)責(zé)銷售款項(xiàng)的收取和相關(guān)回款單據(jù)錄入。(六)核算會(huì)計(jì)崗位，負(fù)責(zé)銷售與收款業(yè)務(wù)的核算及與原始單據(jù)的復(fù)核，負(fù)責(zé)往來款項(xiàng)的清賬和管理工作；負(fù)責(zé)按照公司會(huì)計(jì)政策計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，并負(fù)責(zé)相關(guān)會(huì)計(jì)核算。發(fā)票管理人員負(fù)責(zé)銷售發(fā)票的開票與管理。不得由同一部門或個(gè)人辦理銷售與收款業(yè)務(wù)的全過程。第五條銷售業(yè)務(wù)崗位人員變動(dòng)時(shí)，在離崗前應(yīng)將訂貨、回款等情況，尤其是應(yīng)收賬款、銷售發(fā)票等重要資料，必須同接替人員辦清交接手續(xù)，單位主管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督交接，并將移交手續(xù)通知管理本部、財(cái)務(wù)部有關(guān)人員備案。第六條公司銷售業(yè)務(wù)依據(jù)下列審批權(quán)限進(jìn)行審批：(1)銷售政策、銷售單價(jià)、客戶信用額度由公司總經(jīng)理或者授權(quán)銷售副總審批，報(bào)管理本部、財(cái)務(wù)部備案。(2)單筆銷售金額超過5000萬元的銷售合同由總經(jīng)理審批。其他符合銷售價(jià)格、產(chǎn)銷計(jì)劃、信用額度的銷售，由銷售副總或者授權(quán)銷售部長審批。第七條審批人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。經(jīng)辦人應(yīng)在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理銷售與收款業(yè)務(wù)。對(duì)于審批人超越授權(quán)范圍審批的銷售與收款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的人員辦理銷售與收款業(yè)務(wù)。第三章銷售和發(fā)貨控制第八條公司對(duì)銷售業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的預(yù)算管理制度，銷售部門根據(jù)公司確定的營銷目標(biāo)和市場預(yù)測信息等，編制年度銷售計(jì)劃，經(jīng)公司審議批準(zhǔn)后執(zhí)行。第九條公司在選擇客戶時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分了解和考慮客戶的信譽(yù)、財(cái)務(wù)狀況等有關(guān)情況，防范賬款不能收回的風(fēng)險(xiǎn)。第十條各銷售部門應(yīng)加強(qiáng)賒銷業(yè)務(wù)的管理。賒銷業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)遵循規(guī)定的銷售政策和信用政策。要根據(jù)客戶的欠款數(shù)額、歷史交易過程貨款的平均支付時(shí)間、交易量大小，每年至少一次綜合劃定客戶資信等級(jí)，并進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。資信等級(jí)可分為優(yōu)良、一般、不良等，對(duì)不良客戶要采取現(xiàn)款現(xiàn)貨的方式進(jìn)行交易，并要求責(zé)任人限時(shí)催收老貨款；對(duì)資信一般客戶要控制其欠款余額限定信用額度。應(yīng)本著有利于提高市場占用率、有利于擴(kuò)大銷量、有利于貨款回收等原則，以最終有利于提高公司總體效益為大原則，對(duì)不同市場、不同地區(qū)、不同客戶，可采取不同的價(jià)格和折扣讓利政策，同時(shí)要兼顧平衡。第十一條公司銷售和發(fā)貨業(yè)務(wù)，按照下列程序辦理：(一)銷售談判。在銷售合同訂立前，銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)就銷售價(jià)格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等具體事項(xiàng)與客戶進(jìn)行談判。對(duì)談判中涉及的重要事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)有完整的書面記錄。(二)合同審批。合同生效前對(duì)銷售價(jià)格、信用政策、發(fā)貨與收款方式等進(jìn)行合同評(píng)審，明確說明具體的審批程序及所涉及的部門人員，并根據(jù)公司的實(shí)際情況明確界定不同合同金額審批的具體權(quán)限。審批人員應(yīng)當(dāng)對(duì)銷售合同草案中提出的銷售價(jià)格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等嚴(yán)格審查并建立客戶信息檔案，也可指定內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)等對(duì)銷售合同草案進(jìn)行初審。金額重大的銷售合同，應(yīng)當(dāng)征詢法律顧問或?qū)＜业囊庖姟?三)合同訂立。公司所有銷售業(yè)務(wù)，都應(yīng)簽訂銷售合同。銷售合同草案經(jīng)審批同意后，由銷售人員與客戶簽訂銷售合同，簽訂的銷售合同應(yīng)符合《中華人民共和國合同法》的有關(guān)規(guī)定和公司的有第十七條銷售部門應(yīng)將銷售收入及時(shí)入賬，不得賬外設(shè)賬，不得擅自坐支現(xiàn)金，嚴(yán)禁收款不入賬。銷售人員應(yīng)當(dāng)避免接觸現(xiàn)款。銷售人員應(yīng)按照相關(guān)結(jié)算要求以及合同規(guī)定的結(jié)算方式、結(jié)算時(shí)間及時(shí)辦理銷售收款業(yè)務(wù)。對(duì)改變結(jié)算方式、延長結(jié)算時(shí)間的收款業(yè)務(wù)，要及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并征得書面批準(zhǔn)。第十八條必須通過公司開戶銀行進(jìn)行結(jié)算向個(gè)體戶和私人銷售，特殊情況收取現(xiàn)金，在公司本地必須在收款當(dāng)日將現(xiàn)金存入公司賬戶，在異地必須在收款次日轉(zhuǎn)入公司賬戶或公司開設(shè)的銀行卡，并將收現(xiàn)情況填列收現(xiàn)通知單通知財(cái)務(wù)，不得以任何理由將銷售款存入私人賬戶、私人卡或滯延交納。如有違反，按失職處理，如貨款滯延交納3個(gè)月以上按挪用公款依法處理。銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算收款，只允許向公司開戶銀行賬號(hào)收款，禁止向公司外的任何單位和個(gè)人轉(zhuǎn)賬收款。應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確將公司銀行開戶資料提供給購貨客戶，以保證收款安全。第十九條客戶采用匯兌（分為信匯、電匯兩種）、轉(zhuǎn)賬向公司支付貨款，銷售部門應(yīng)密切注意客戶匯兌款項(xiàng)，必要時(shí)應(yīng)要求客戶傳真匯兌憑證，發(fā)現(xiàn)款項(xiàng)未按時(shí)到賬，應(yīng)通知財(cái)務(wù)部門查詢，并立即與客戶聯(lián)系，落實(shí)匯款情況?？铐?xiàng)收妥后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知銷售部門。通過銀行匯票、商業(yè)匯票、銀行本票、轉(zhuǎn)賬支票等票據(jù)結(jié)算方式收取貨款，對(duì)收到的票據(jù)要按國家《票據(jù)法》《票據(jù)管理辦法》和人民銀行《支付結(jié)算辦法》等有關(guān)規(guī)定認(rèn)真審查票據(jù)內(nèi)容，對(duì)票據(jù)合法性、真實(shí)性進(jìn)行審查，防止購貨方以虛假票據(jù)進(jìn)行欺詐?？蛻粢员硶D(zhuǎn)讓票據(jù)支付貨款，應(yīng)符合票據(jù)背書轉(zhuǎn)讓的規(guī)定，按規(guī)定加蓋背書簽章，避免票據(jù)出現(xiàn)問題時(shí)造成追索麻煩。商業(yè)承兌匯票對(duì)承兌付款人的信用度要求非常高，應(yīng)慎重受理。托收承付結(jié)算方式，銀行限制條款多，對(duì)客戶信用度要求非常高，非經(jīng)公司同意不得采用。第二十條收到銀行票據(jù)在本地應(yīng)于收到的當(dāng)日、在異地應(yīng)于回長沙的當(dāng)日交財(cái)務(wù)部門向銀行辦理收款。收到的轉(zhuǎn)賬支票也可按銀行規(guī)定及時(shí)在付款人開戶銀行辦理轉(zhuǎn)賬?？铐?xiàng)收妥后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知銷售部門。票據(jù)被拒絕付款，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)將銀行轉(zhuǎn)來的被拒絕付款的票據(jù)和有關(guān)證明轉(zhuǎn)交銷售部門，銷售部門應(yīng)按規(guī)定行使追索權(quán)。第二十一條銷售部門全面負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的催款工作，財(cái)務(wù)部門予以配合。催收記錄（包括往來函證）要交財(cái)務(wù)部門妥善保管；要定期對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行分析，并編制逾期賬齡分析表后，按風(fēng)險(xiǎn)程度進(jìn)行分類，采取不同的方法手段進(jìn)行催收，對(duì)催收無效的應(yīng)收賬款應(yīng)及時(shí)提請(qǐng)公司清欠部門通過法律程序予以解決。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的管理，編制應(yīng)收款項(xiàng)明細(xì)表，提請(qǐng)有關(guān)責(zé)任部門采取相應(yīng)的措施，督促銷售部門加緊催收，降低壞賬損失的風(fēng)險(xiǎn)。銷售人員、清欠人員在清理欠款時(shí)，要將客戶的經(jīng)營狀況反饋給公司相關(guān)部門，并將應(yīng)收貨款的訴訟時(shí)效接續(xù)上。應(yīng)收賬款應(yīng)分類管理，針對(duì)不同性質(zhì)的應(yīng)收賬款，采取不同方法和程序，應(yīng)嚴(yán)格區(qū)分并明確收款責(zé)任，建立科學(xué)、合理的清收獎(jiǎng)勵(lì)制度及責(zé)任追究和處罰制度，以利于及時(shí)清理催收欠款，保證公司營運(yùn)資產(chǎn)的周轉(zhuǎn)效率。第二十二條會(huì)計(jì)期末，公司對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行檢查，對(duì)于可能成為壞賬的應(yīng)收賬款，按公司會(huì)計(jì)制度規(guī)定計(jì)提壞賬準(zhǔn)備；對(duì)確定發(fā)生的各項(xiàng)壞賬，應(yīng)當(dāng)查明原因，明確責(zé)任；對(duì)確實(shí)無法收回的，按規(guī)定的程序批準(zhǔn)后作會(huì)計(jì)處理。發(fā)生的壞賬應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)下列證據(jù)進(jìn)行財(cái)務(wù)核銷。(一)客戶單位被宣告破產(chǎn)的，應(yīng)當(dāng)取得法院破產(chǎn)清算的清償文件及執(zhí)行完畢證明；(二)客戶單位被注銷、吊銷工商登記或被有關(guān)機(jī)構(gòu)責(zé)令關(guān)閉的，應(yīng)當(dāng)取得當(dāng)?shù)毓ど滩块T注銷、吊銷公告、有關(guān)機(jī)構(gòu)的決議或行政決定文件；(三)客戶方當(dāng)事人失蹤、死亡（或被宣告失蹤、死亡）的，應(yīng)當(dāng)取得有關(guān)方面出具的債務(wù)人已失蹤、死亡的證明及其遺產(chǎn)（或代管財(cái)產(chǎn)）已經(jīng)清償完畢的證明；(四)涉及訴訟的，應(yīng)當(dāng)取得司法機(jī)關(guān)的判決或裁定及執(zhí)行完畢證據(jù)；無法執(zhí)行或被法院終止執(zhí)行的，應(yīng)當(dāng)取得法院終止裁定等法律文件；(五)涉及仲裁的，應(yīng)當(dāng)取得相應(yīng)仲裁機(jī)構(gòu)出具的仲裁裁決書，以及仲裁裁決執(zhí)行完畢的相關(guān)證明；(六)與債務(wù)單位（人）進(jìn)行債務(wù)重組的，應(yīng)當(dāng)取得債務(wù)重組協(xié)議及執(zhí)行完畢證明；(七)其他足以證明應(yīng)收款項(xiàng)確實(shí)發(fā)生損失的合法、有效證據(jù)。第二十三條財(cái)務(wù)部應(yīng)對(duì)核銷的壞賬進(jìn)行備查登記，做到賬銷案存，繼續(xù)保留追索權(quán)，并落實(shí)責(zé)任人隨時(shí)跟蹤，一旦發(fā)現(xiàn)對(duì)方有償債能力應(yīng)立即追索。已注銷的壞賬又收回時(shí)應(yīng)及時(shí)入賬，防止形成賬外賬。第二十四條公司至少每半年應(yīng)與往來客戶通過函證等方式核對(duì)應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等往來賬款。往來賬款核對(duì)由財(cái)務(wù)部門出具對(duì)賬函，銷售部門與客戶進(jìn)行核對(duì)，雙方賬面余額一致的，要求顧客在對(duì)賬單或詢證函上加蓋財(cái)務(wù)專用章予以確認(rèn)，返回存檔；如有不符，要繼續(xù)以各種方式進(jìn)行核對(duì)，查