以EXCEL為構(gòu)建載體的現(xiàn)場材料管理電子臺賬開發(fā)和應(yīng)用

以EXCEL為構(gòu)建載體的現(xiàn)場材料管理電子臺賬開發(fā)和應(yīng)用摘要：長期以來，傳統(tǒng)的紙制臺賬成為銅冶煉廠現(xiàn)場材料管理“木桶”上的“短板”。本人根據(jù)EXCEL在辦公軟件數(shù)據(jù)處理中使用普遍的特點，通過對其功能開發(fā)，設(shè)計出滿足管理需要的現(xiàn)場材料管理電子臺賬，提升了材料管理水平、材料成本大幅下降，取得良好的效果。關(guān)鍵詞：EXCEL；現(xiàn)場材料管理；電子臺賬；開發(fā)；應(yīng)用一、前言金川集團公司自2005年下半年在公司和廠礦間實施ERP系統(tǒng)管理后，實現(xiàn)集團公司物流、資金流、信息流統(tǒng)一管理。但對車間級材料庫存管理系統(tǒng)一直未開發(fā)，二級單位現(xiàn)場材料管理臺賬、報表等依然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)階段。落后的現(xiàn)場材料管理成為材料管理“木桶”上的“短板”。為此，本人利用Excel在數(shù)據(jù)處理中使用普遍的特點，通過對其功能開發(fā)，設(shè)計出滿足管理需要的現(xiàn)場材料管理電子臺賬，不僅提升了管理水平，而且因EXCEL使用普遍、節(jié)約了大量設(shè)計、開發(fā)其它版本管理軟件的費用。二、我廠材料管理現(xiàn)狀和問題1.盡管2005年ERP系統(tǒng)上線運行，但未將現(xiàn)場材料庫存管理向下延伸，現(xiàn)場臺賬依然停留在紙制臺賬階段。2.現(xiàn)場材料管理不規(guī)范。多年來盡管對車間嚴(yán)格要求、嚴(yán)格管理，但由于受傳統(tǒng)紙制臺賬所限，仍然存在不規(guī)范問題。主要表現(xiàn)為：臺賬填寫名稱、型號、計量單位等不嚴(yán)謹(jǐn)、隨心所欲填寫，存在一物多名、一名多物、物名錯亂、金額篡改、舞弊等不規(guī)范現(xiàn)象。3.存在監(jiān)管不嚴(yán)或缺失現(xiàn)象?，F(xiàn)場材料管理由于是紙制臺賬，日常填寫由保管員負(fù)責(zé)，因此臺帳填寫的是否完整、準(zhǔn)確、嚴(yán)格、規(guī)范，其他人不得而知，存在監(jiān)管缺失。4.存在賬、物、卡、資金不符現(xiàn)象。5.紙質(zhì)臺賬填寫量大、查詢不方便、更新遲緩且管理收效甚微。三、以EXCEL為構(gòu)建載體的現(xiàn)場材料管理電子臺賬開發(fā)為了提升銅冶煉廠材料管理水平，筆者開發(fā)了以EXCEL為構(gòu)建載體的現(xiàn)場材料管理電子臺賬，并應(yīng)用到日常材料管理中。1.體現(xiàn)效率、效益優(yōu)先原則。ERP系統(tǒng)開發(fā)現(xiàn)場材料庫存管理，需要投入大量的人力（專業(yè)計算機軟件研發(fā)團隊）、物力（服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)等計算機設(shè)備、設(shè)施）、財力（因研發(fā)軟件支出的各項費用），且開發(fā)周期長（至少半年）。為了使銅冶煉廠材料管理盡快與目前運行的ERP計劃管理系統(tǒng)接軌，本人利用Microsoftoffice中Excel辦公軟件應(yīng)用普遍、對數(shù)據(jù)處理功能強大等特點，開發(fā)出以EXCEL為構(gòu)建載體的現(xiàn)場材料管理電子臺賬。2.遵循系統(tǒng)性原理。材料管理是一項集人、財、物相統(tǒng)一的系統(tǒng)管理，在開發(fā)、設(shè)計時還要考慮計算機的優(yōu)勢將稽核會計功能、統(tǒng)計功能、分析功能等自動融為一體考慮，并兼顧方便實用性。如圖所示。3.體現(xiàn)精細(xì)化管理思想。在材料管理電子臺賬開發(fā)、設(shè)計中做了大量的限定和設(shè)置，使粗放式管理向精細(xì)化管理邁進(jìn)。如對材料收入、發(fā)出要求從日期、憑據(jù)、領(lǐng)用人嚴(yán)格登記，做到“收有據(jù)、發(fā)有憑”，各級管理人員可以隨時審核監(jiān)查，以此達(dá)到從源頭杜絕亂領(lǐng)、亂發(fā)材料現(xiàn)象；對日期做了限定，與生產(chǎn)日歷、各部門統(tǒng)計報表日歷相統(tǒng)一，以此達(dá)到數(shù)據(jù)統(tǒng)計口徑一致；通過在材料電子臺賬中設(shè)定最低儲備量、正常儲備量、最高儲備量，以此達(dá)到降低儲備、加快周轉(zhuǎn)、控制消耗的目的。4.將ERP系統(tǒng)材料編碼導(dǎo)入其中，實現(xiàn)ERP系統(tǒng)管理與現(xiàn)場材料管理的手動對接。ERP系統(tǒng)對20大類、7萬余種材料逐一編碼。將ERP系統(tǒng)材料編碼導(dǎo)入到本人開發(fā)的材料管理系統(tǒng)中，設(shè)定公式，只要將材料編碼輸入，對應(yīng)的材料名稱、規(guī)格、型號、計量單位、計劃單價等材料要素自動生成。5.收、發(fā)、存管理環(huán)節(jié)由每月靜態(tài)變?yōu)閷崟r動態(tài)管理。庫存情況隨時一目了然，使材料收、發(fā)、存數(shù)據(jù)由每月一次靜態(tài)盤點變?yōu)閷崟r永續(xù)盤點的動態(tài)管理。6.將“三定一明確”管理思想融入其中，有效預(yù)警。為了加強庫存控制，防止超儲積壓，要求各單位日常庫存管理堅持“三定一明確”原則，即定品種、定規(guī)格、定資金，明確使用方向和使用部位。在電子臺賬臺賬中通過設(shè)定和編輯公式，某些材料結(jié)存量由低到高呈現(xiàn)不同色彩變化，儲備量是否合理非常直觀。7.自動鏈接功能。材料品種繁多，日常各材料查詢、點擊切換頻繁。通過對每一項材料單獨設(shè)定臺賬頁，在目錄中自動匯總，并且目錄中的每一項材料與相應(yīng)材料臺賬頁之間自動鏈接，切換自如，大大提高工作效率。8.統(tǒng)計、匯總功能。本電子臺賬利用計算機的計算功能，通過編輯大量的公式，對日常收入、發(fā)出數(shù)量只要在電子臺賬中認(rèn)真填寫，金額、庫存數(shù)量、庫存金額等自動匯總，并且對當(dāng)月、累計各類數(shù)據(jù)在臺賬頁自動匯總、在目錄頁中也自動匯總，實現(xiàn)報表自動化。9.分析功能。在每頁臺賬末尾，設(shè)計出該項材料逐月動態(tài)匯總表，依此進(jìn)一步設(shè)計出該項材料庫存動態(tài)柱形圖，圖文并茂，庫存動態(tài)顯而易見。四、現(xiàn)場材料管理電子臺賬應(yīng)用1.培訓(xùn)階段。首先編寫《銅冶煉廠材料管理臺賬系統(tǒng)使用說明》；其次對全廠材料員、保管員全面培訓(xùn)。2.建立電子臺賬階段。利用年終、年初全面盤點時機，要求全廠完成電子臺賬的初始化建立工作。3.實施階段。第一，在專門會議發(fā)布，并進(jìn)行宣講，要求全廠施行；第二，2013年1月份下發(fā)《銅冶煉廠關(guān)于進(jìn)一步加強材料管理的要求》和銅廠發(fā)〔2013〕30號《銅冶煉廠關(guān)于材料費用指標(biāo)分解及控制措施的工作安排》，規(guī)定現(xiàn)場材料管理要以電子臺帳為載體強化實施；第三，將電子臺賬實施作為材料專業(yè)檢查評比內(nèi)容，強化推進(jìn)。4.提高改進(jìn)階段。者經(jīng)常與車間溝通，了解在使用過程中存在的問題，不斷改進(jìn)。五、結(jié)論和思考2013年以來，通過以EXCEL為構(gòu)建載體的現(xiàn)場材料管理電子臺賬開發(fā)和應(yīng)用，銅冶煉廠材料管理水平提升、材料成本大幅下降，取得良好的效果。1.材料管理水平得到提升。（1）通過將ERP系統(tǒng)材料編碼引用，使材料名稱、規(guī)格、型號、計量單位、計劃單價等要素自動生成，實現(xiàn)ERP系統(tǒng)向現(xiàn)場材料管理延伸，使材料管理標(biāo)準(zhǔn)化；（2）通過電子臺賬中各要素認(rèn)真填寫，做到收有據(jù)、發(fā)有憑，使現(xiàn)場材料管理規(guī)范化；（3）通過以計算機為載體的電子臺賬的構(gòu)建，實現(xiàn)現(xiàn)場材料管理信息化；（4）通過電子臺賬中設(shè)置大量公式、鏈接以及各項材料分析，實現(xiàn)管理自動化；（5）通過對各項材料日常收發(fā)自動匯總，實現(xiàn)報表自動化；（6）通過設(shè)置最低儲備、正常儲備、最高儲備限量，電子臺賬會呈現(xiàn)不同色彩并自動預(yù)警，使管理精細(xì)化；（7）通過電子臺賬及時跟蹤掌握最基層組織領(lǐng)用消耗動態(tài)，實現(xiàn)材料管理集約化。2.材料成本下降。2013年