職位說明書的主要內(nèi)容

崗位分析及崗位說明書目錄一、崗位工作分析二、崗位工作說明書三、崗位說明書的填寫四、案例分析研究一、崗位工作分析崗位工作分析也就是崗位分析，即是指對某工作進行完整的描述或說明，以便為人力資源管理活動提供有關崗位方面的信息，從而進行一系列崗位信息的收集、分析和綜合的人力資源管理的基礎性活動。很多企業(yè)由于缺乏準確的工作說明而付出了很大的代價，結果導致了很多人力資源工作缺乏針對性，難以開展。那么如何制訂崗位工作說明書呢？崗位分析要從以下八個要素開始著手進行分析，即(7w1h):who:誰從事此項工作，責任人是誰，對人員的學歷及文化程度、專業(yè)知識與技能、經(jīng)驗以及職業(yè)化素質等資格要求。what:在雇員要完成的工作任務當位中，哪些是屬于體力勞動的范疇、哪些又是屬于智力勞動的范疇呢？whom:為誰做，即顧客是誰。這里的顧客不僅指外部的客戶，也指企業(yè)內(nèi)部的員工，包括與從事該工作的人有直接關系的人：直接上級、下級、同事、客戶等。why:為什么做，即工作對從事該崗位工作者的意義所在。when:工作任務應該被要求在什么時候完成呢？where:工作的地點、環(huán)境等。whatqualificatiaons：從事這項工作的雇員應該具備哪些資質條件呢？how:如何從事或者要求如何從事此項工作，即工作程序、規(guī)范以及為從事該工作所需要的權利。崗位工作分析是一項復雜的系統(tǒng)工程，企業(yè)進行崗位工作分析，必須統(tǒng)籌規(guī)劃，分階段、按步驟地進行。進行崗位工作分析通常使用的方法有：問卷調查、總結分析、員工記錄、直接面談、觀察法等方法。有了崗位工作分析的結果以后，我們就可以著手制定崗位工作說明書了。二、崗位工作說明書也稱崗位說明書，是表明企業(yè)期望員工做些什么、員工應該做些什么、應該怎么做和在什么樣的情況下履行職責的總匯。崗位工作說明書最好是根據(jù)公司的具體情況進行制定，而且在編制時，要注意文字簡單明了，并使用淺顯易懂的文字填寫；內(nèi)容要越具體越好，避免形式化、書面化。另外，在實際工作當中，隨著公司規(guī)模的不斷擴大，崗位說明書在制定之后，還要在一定的時間內(nèi)，有必要給予一定程度的修正和補充，以便與公司的實際發(fā)展狀況保持同步。而且，崗位工作說明書的基本格式，也要因不同的情況而異，但是大多數(shù)情況下，崗位說明書應該包括以下的主要內(nèi)容：崗位基本資料：包括崗位名稱、崗位工作編號、匯報關系、直屬主管、所屬部門、工資等級、工資標準、所轄人數(shù)、工作性質、工作地點、崗位分析日期、崗位分析人等等。崗位分析日期：目的是為了避免使用過期的崗位說明書。崗位工作概述：簡要說明崗位工作的內(nèi)容,并逐項加以說明崗位工作活動的內(nèi)容，以及各活動內(nèi)容所占時間百分比，活動內(nèi)容的權限；執(zhí)行的依據(jù)等。崗位工作責任：包括直接責任與領導責任（非管理崗位則沒有此項內(nèi)容），要逐項列出任職者工作職責。崗位工作資格：即從事該項崗位工作所必須具備的基本資格條件，主要有學歷、個性特點、體力要求以及其他方面的要求。崗位說明書是指對對崗位工作的性質、任務、責任、環(huán)境、處理方法以及對崗位工作人員的資格條件的要求所做的書面記錄。它是根據(jù)崗位分析的各種調查資料，加以整理、分析、判斷所得出的結論，編寫成的一種文件，是崗位工作分析的結果。此外，有必要注意的是，崗位工作說明書的內(nèi)容，可依據(jù)崗位工作分析的目標加以調整，內(nèi)容可繁可簡。崗位工作說明書的外在形式，是根據(jù)一項工作編制一份書面材料，可用表格顯示，也可用文字敘述。編制崗位工作說明書的目的，是為企業(yè)的招聘錄用、工作分派、簽訂勞動合同以及職業(yè)指導等現(xiàn)代企業(yè)管理業(yè)務，提供原始資料和科學依據(jù)。崗位工作說明書一般由人力資源部門統(tǒng)一歸檔管理。爾后，崗位工作說明書的編寫，也并不是一勞永逸的工作。實際中，當企業(yè)組織系統(tǒng)內(nèi)經(jīng)常有出現(xiàn)職位增加、撤消的情況，更常見的情形便是崗位的某項工作職責和內(nèi)容的變動，甚至于每一次工作信息的變動，都應該要求及時記錄在案，并迅速反映到崗位工作說明書的調整之中。在遇到崗位工作說明書要加以調整的情況下，一般由崗位所在部門的負責人，向人力資源部提出申請，并填寫標準的崗位說明書修改表，由人力資源部門進行信息收集，并對職位說明書做出相應的修改。三、崗位說明書的填寫崗位說明書的格式可以是多種多樣的,關鍵是要在使用了統(tǒng)一格式的崗位說明書后，應該用準確、簡潔的語言，將上述的五大部份全部或主要部份加以表述，以便形成規(guī)范、準確、使用方便的管理文件。眾所周知，不同的企業(yè)和組織都有各自特點和急需解決的問題。有的是為設計培訓方案，提高員工的技術素質；有的是為了制定更切合實際的獎勵制度，調動員工工作的積極性；還有的是為根據(jù)工作要求，改善工作環(huán)境、提高安全性。因此，這些企業(yè)和組織所要進行的崗位工作分析的側重點就不一樣?？梢话銇碚f，崗位工作分析主要包括兩方面的內(nèi)容：（一）崗位描述崗位描述就是確定崗位工作的具體特征。它包括以下幾個方面的內(nèi)容：1、崗位名稱。即指崗位所從事的是什么工作。2、崗位活動和程序。包括所要完成的工作任務、工作職責、完成工作所需要的資料、機器設備與材料、工作流程、工作中與其他工作人員的正式聯(lián)系以及上下級關系。3、工作條件和物理環(huán)境。包括正常的溫度、適當?shù)墓庹斩?、通風設備、安全措施、建筑條件，甚至工作的地理位置。4、社會環(huán)境。包括工作團體的情況、社會心理氣氛、同事的特征及相互關系、各部門之間的關系等。此外，應該說明企業(yè)和組織內(nèi)以及附近的文化和生活設施。5、職業(yè)條件。由于人們常常根據(jù)職業(yè)條件來判斷和解釋職務描述中的其它內(nèi)容，因而這部分內(nèi)容特別重要。職業(yè)條件說明了工作的各方面特點：工資報酬、獎金制度、工作時間、工作季節(jié)性、晉級機會、進修和提高的機會、該工作在本組織中的地位以及與其它工作的關系，等等。（二）崗位要求崗位要求說明了從事某項工作的人所必須具備的知識、技能、能力、興趣、體格和行為特點等心理及生理要求。制定工作要求的目的是決定重要的個體特征，以此作為人員篩選、任用和調配的基礎。崗位要求包括：有關工作程序和技術的要求、獨立判斷與思考能力、記憶力、注意力、知覺能力、警覺性、操作能力（速度、準確性和協(xié)調性）、工作態(tài)度和各種特殊能力要求。崗位要求還包括文化程度、工作經(jīng)驗、生活經(jīng)歷和健康狀況等。崗位要求可以用經(jīng)驗判斷的方法獲得，也可以通過統(tǒng)計分析方式來確定?；谝陨蠉徫环治龅幕A理論，是從大的方面加以分析出崗位說明書的成果。若根據(jù)某關系交代清楚。有直接下屬和間接下屬之分，間接下屬常涉及交叉匯報關系，在人數(shù)計算上，常常折半計算。8.溝通關系及頻率這個職位要與哪些部門、哪一類人員打交道。包括對內(nèi)、對外兩部分，與對方打交道的頻率也應該寫清楚。9.職位設置的目的就是這個職位存在的理由，或者說為什么要設置這樣一個職位，通常的格式是：是什么，做什么。10.行政權限一種是財務權限，一種是簽字權。工作內(nèi)容和職責通常是一個職位說明書的核心部分。一般來說，在制定職位說明書時，職責不能多于10項，不能少于3項。還要概括地說明這個職位主要的工作內(nèi)容，衡量的標準是什么，職責是負全責、部分負責還是協(xié)助完成。職位說明書的內(nèi)容（二）職位能力的分級現(xiàn)在比較提倡以能力為核心的人力資源管理，所以對職位能力要求的分級也需要做些規(guī)定。所謂分級就是對每一項能力都有一個定義。比如什么叫溝通能力要善于傾聽有效的反饋，還要樂于把自己的計劃、看法、思想、意圖傳達給別人，爭取他人的支持與理解；要能夠有效地謝絕他人，同時和別人保持一種良好的關系；能夠運用技巧化解同事或者與客戶之間的矛盾和抱怨；能夠運用一些技巧達到說服和影響他人的目的??這是對溝通能力所做的一些定義和列舉。每一個職位要求的溝通能力是不一樣的。銷售人員就要求一種高層次的溝通能力，而電話接線員的溝通能力只需滿足日常信息傳遞即可?？梢婋m然都要求溝通能力，但溝通能力的定義和分級是不一樣的，這些在職位說明書當中應該體現(xiàn)。有的公司的職位說明書做得比較好，就是有了明確的分級；如果公司規(guī)模不大，只要把這些能力列出來就可以了。還有，對產(chǎn)品知識、行業(yè)知識的要求也可以寫在職位說明書中。這些內(nèi)容的取舍由公司根據(jù)自己的情況來決定。所以，職位說明書可以寫得比較詳細，也可以寫得比較簡略。那最簡略的是什么呢？只有職責部分，這也算是一個職位說明書。詳細型和簡略型的職位說明書各有好處，假如公司規(guī)模不大，人與人之間彼此都很了解，勞動環(huán)境差異也不大,就可以用一種比較簡略的工作說明書。如果公司規(guī)模很大，幾千人甚至幾萬人，職位說明書就要求精確、復雜、全面一些，除了對能力、職責、任職條件、工作目的有要求外，還要列上工作環(huán)境要求，甚至具體的工作方法、工作程序，當然，職位說明書沒有定規(guī)，要適合企業(yè)的實際狀況。職位說明書的注意點?忌流水賬，語言要有概括性?要把具有相同特征的工作合并為一項工作?避免使用獨特的名詞，盡量使用通用的語言?多用動賓結構的詞組如：銷售的職責是在計劃的費用內(nèi)領導控制銷售活動以取得預期的銷售額。在薪酬方面，人事經(jīng)理的工作內(nèi)容是制訂薪酬和福利政策，審核每月的工資和稅務報表。人事助理是計算工資額，發(fā)放工資單，然后編制稅務報表，并向政府部門提供統(tǒng)計資料。職位說明書中職責的衡量標準職位描述的過程中，每一項職責的衡量標準比較難以把握。因為這一點也是和目標管理和績效考核相聯(lián)系的，工作說明書可以為這些工作提供依據(jù)。所以，完整的職位說明書應該包含著衡量標準，一般情況下衡量可以從兩方面來考慮：一個是數(shù)量：如利潤率、產(chǎn)量、收入、市場占有率等；一個是質量：如準確率、誤差率、次品率等。還有一些反饋性的指標，比如說投訴、別人的稱贊、客戶的稱贊、客戶的滿意程度，還有員工的流失率、員工的滿意度等等。還有一些是成本、財務方面的指標，比如說單位成本、預算與實際的比率、人工成本與銷售額的比率，都能為描述這個職位的工作職責與相關衡量標準方面提供參考。制作職位說明書的步驟宣傳公司應該做好宣傳工作，這些工作主要是由人力資源部來做。主要向員工宣傳制作職位說明書的目的、作用，特別給一線經(jīng)理講清職位說明書的意義。格式接下來，要設計一個比較適合本企業(yè)的格式。可以寫幾個例子讓一線經(jīng)理參考。轉化因為職位說明只是工作分析的一個結果，工作分析是一個前提，所以要制作好職位說明書，就要設計好工作分析的問卷，讓任職者和任職者的上級進行填寫，然后轉換成職位說明書。審核各部門寫完之后，人事部門還要幫助其他部門來審核工作說明書寫得是不是完善，有沒有遺漏。要遵循"事事有人干，人人有事干"的準則。事事有人干，就是避免出現(xiàn)有活兒沒人做的情況；人人有事干，主要是考慮工作的飽滿程度。頒布有些公司把職位說明書裝訂成冊，當成公司的規(guī)范文件來執(zhí)行，這非常好。這項工作本身就很重要。篇三：工作說明基本內(nèi)容一、基本資料。主要包括崗位名稱、崗位等級、崗位編碼、定員標準、直接上下級、分析日期。二、崗位職責。主要包括職責概述和職責范圍。三、監(jiān)督與崗位關系。說明本崗位與其他崗位之間在橫向與縱向的聯(lián)系。四、工作內(nèi)容和要求。是崗位職責的具體化，即對本崗位所要從事的主要工作事項做出說明。五、工作權限。為了確保工作的正常開展，必須賦予每個崗位不同的權限，但權限必須與工作責任相協(xié)調，相一致。六、勞動條件和環(huán)境。指在一定時間空間范圍內(nèi)工作所涉及的各種物質條件。七、工作時間。包含工作時間長度的規(guī)定和工作輪班制的設計等兩方面內(nèi)容。八、資歷。由工作經(jīng)驗和學歷條件兩個方面構成。九、身體條件。結合崗位的性質、任務對員工的身體條件做出規(guī)定，包括體格和體力兩項具體的要求。十、心理品質要求。崗位心理品質及能力等方面要求，應緊密結合本崗位的性質和特點深入進行分析，并做出具體的規(guī)定。十一、專業(yè)知識與技能要求。十二、績效考評。從品質、行為和績效等多個方面對員工進行全面的考核和評價。工作說明書（sow）模板工作說明書主要包括以下內(nèi)容前言、服務范圍、方法、假定、服務期限和工作量估計、雙方角色和責任、交付資料、完成標準、顧問組人員、收費和付款方式、變更管理等。前言對項目背景等信息作簡單描述。項目工作范圍詳細描述項目的服務范圍，包括業(yè)務領域、流程覆蓋、系統(tǒng)范圍及其他等。項目工作方法項目擬使用的主要方法。假定項目進行的假定條件，具體內(nèi)容需雙方達成。工作期限和工作量估計項目的時間跨度和服務期限，對于按人天計算費用的項目，需評估服務工作人天，并估算項目預算。雙方角色和責任分為供應商的職責和公司的職責，并對關鍵角色的工作職責進行描述"如：項目經(jīng)理"。交付件列出項目的主要交付資料，并對交付件的內(nèi)容與質量要求進行描述。完成以及驗收標準列出項目的完成標準和階