職位說(shuō)明書的主要內(nèi)容

崗位分析及崗位說(shuō)明書目錄一、崗位工作分析二、崗位工作說(shuō)明書三、崗位說(shuō)明書的填寫四、案例分析研究一、崗位工作分析崗位工作分析也就是崗位分析，即是指對(duì)某工作進(jìn)行完整的描述或說(shuō)明，以便為人力資源管理活動(dòng)提供有關(guān)崗位方面的信息，從而進(jìn)行一系列崗位信息的收集、分析和綜合的人力資源管理的基礎(chǔ)性活動(dòng)。很多企業(yè)由于缺乏準(zhǔn)確的工作說(shuō)明而付出了很大的代價(jià)，結(jié)果導(dǎo)致了很多人力資源工作缺乏針對(duì)性，難以開(kāi)展。那么如何制訂崗位工作說(shuō)明書呢？崗位分析要從以下八個(gè)要素開(kāi)始著手進(jìn)行分析，即(7w1h):who:誰(shuí)從事此項(xiàng)工作，責(zé)任人是誰(shuí)，對(duì)人員的學(xué)歷及文化程度、專業(yè)知識(shí)與技能、經(jīng)驗(yàn)以及職業(yè)化素質(zhì)等資格要求。what:在雇員要完成的工作任務(wù)當(dāng)位中，哪些是屬于體力勞動(dòng)的范疇、哪些又是屬于智力勞動(dòng)的范疇呢？whom:為誰(shuí)做，即顧客是誰(shuí)。這里的顧客不僅指外部的客戶，也指企業(yè)內(nèi)部的員工，包括與從事該工作的人有直接關(guān)系的人：直接上級(jí)、下級(jí)、同事、客戶等。why:為什么做，即工作對(duì)從事該崗位工作者的意義所在。when:工作任務(wù)應(yīng)該被要求在什么時(shí)候完成呢？where:工作的地點(diǎn)、環(huán)境等。whatqualificatiaons：從事這項(xiàng)工作的雇員應(yīng)該具備哪些資質(zhì)條件呢？how:如何從事或者要求如何從事此項(xiàng)工作，即工作程序、規(guī)范以及為從事該工作所需要的權(quán)利。崗位工作分析是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，企業(yè)進(jìn)行崗位工作分析，必須統(tǒng)籌規(guī)劃，分階段、按步驟地進(jìn)行。進(jìn)行崗位工作分析通常使用的方法有：?jiǎn)柧碚{(diào)查、總結(jié)分析、員工記錄、直接面談、觀察法等方法。有了崗位工作分析的結(jié)果以后，我們就可以著手制定崗位工作說(shuō)明書了。二、崗位工作說(shuō)明書也稱崗位說(shuō)明書，是表明企業(yè)期望員工做些什么、員工應(yīng)該做些什么、應(yīng)該怎么做和在什么樣的情況下履行職責(zé)的總匯。崗位工作說(shuō)明書最好是根據(jù)公司的具體情況進(jìn)行制定，而且在編制時(shí)，要注意文字簡(jiǎn)單明了，并使用淺顯易懂的文字填寫；內(nèi)容要越具體越好，避免形式化、書面化。另外，在實(shí)際工作當(dāng)中，隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大，崗位說(shuō)明書在制定之后，還要在一定的時(shí)間內(nèi)，有必要給予一定程度的修正和補(bǔ)充，以便與公司的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r保持同步。而且，崗位工作說(shuō)明書的基本格式，也要因不同的情況而異，但是大多數(shù)情況下，崗位說(shuō)明書應(yīng)該包括以下的主要內(nèi)容：崗位基本資料：包括崗位名稱、崗位工作編號(hào)、匯報(bào)關(guān)系、直屬主管、所屬部門、工資等級(jí)、工資標(biāo)準(zhǔn)、所轄人數(shù)、工作性質(zhì)、工作地點(diǎn)、崗位分析日期、崗位分析人等等。崗位分析日期：目的是為了避免使用過(guò)期的崗位說(shuō)明書。崗位工作概述：簡(jiǎn)要說(shuō)明崗位工作的內(nèi)容,并逐項(xiàng)加以說(shuō)明崗位工作活動(dòng)的內(nèi)容，以及各活動(dòng)內(nèi)容所占時(shí)間百分比，活動(dòng)內(nèi)容的權(quán)限；執(zhí)行的依據(jù)等。崗位工作責(zé)任：包括直接責(zé)任與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任（非管理崗位則沒(méi)有此項(xiàng)內(nèi)容），要逐項(xiàng)列出任職者工作職責(zé)。崗位工作資格：即從事該項(xiàng)崗位工作所必須具備的基本資格條件，主要有學(xué)歷、個(gè)性特點(diǎn)、體力要求以及其他方面的要求。崗位說(shuō)明書是指對(duì)對(duì)崗位工作的性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、環(huán)境、處理方法以及對(duì)崗位工作人員的資格條件的要求所做的書面記錄。它是根據(jù)崗位分析的各種調(diào)查資料，加以整理、分析、判斷所得出的結(jié)論，編寫成的一種文件，是崗位工作分析的結(jié)果。此外，有必要注意的是，崗位工作說(shuō)明書的內(nèi)容，可依據(jù)崗位工作分析的目標(biāo)加以調(diào)整，內(nèi)容可繁可簡(jiǎn)。崗位工作說(shuō)明書的外在形式，是根據(jù)一項(xiàng)工作編制一份書面材料，可用表格顯示，也可用文字?jǐn)⑹?。編制崗位工作說(shuō)明書的目的，是為企業(yè)的招聘錄用、工作分派、簽訂勞動(dòng)合同以及職業(yè)指導(dǎo)等現(xiàn)代企業(yè)管理業(yè)務(wù)，提供原始資料和科學(xué)依據(jù)。崗位工作說(shuō)明書一般由人力資源部門統(tǒng)一歸檔管理。爾后，崗位工作說(shuō)明書的編寫，也并不是一勞永逸的工作。實(shí)際中，當(dāng)企業(yè)組織系統(tǒng)內(nèi)經(jīng)常有出現(xiàn)職位增加、撤消的情況，更常見(jiàn)的情形便是崗位的某項(xiàng)工作職責(zé)和內(nèi)容的變動(dòng)，甚至于每一次工作信息的變動(dòng)，都應(yīng)該要求及時(shí)記錄在案，并迅速反映到崗位工作說(shuō)明書的調(diào)整之中。在遇到崗位工作說(shuō)明書要加以調(diào)整的情況下，一般由崗位所在部門的負(fù)責(zé)人，向人力資源部提出申請(qǐng)，并填寫標(biāo)準(zhǔn)的崗位說(shuō)明書修改表，由人力資源部門進(jìn)行信息收集，并對(duì)職位說(shuō)明書做出相應(yīng)的修改。三、崗位說(shuō)明書的填寫崗位說(shuō)明書的格式可以是多種多樣的,關(guān)鍵是要在使用了統(tǒng)一格式的崗位說(shuō)明書后，應(yīng)該用準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言，將上述的五大部份全部或主要部份加以表述，以便形成規(guī)范、準(zhǔn)確、使用方便的管理文件。眾所周知，不同的企業(yè)和組織都有各自特點(diǎn)和急需解決的問(wèn)題。有的是為設(shè)計(jì)培訓(xùn)方案，提高員工的技術(shù)素質(zhì)；有的是為了制定更切合實(shí)際的獎(jiǎng)勵(lì)制度，調(diào)動(dòng)員工工作的積極性；還有的是為根據(jù)工作要求，改善工作環(huán)境、提高安全性。因此，這些企業(yè)和組織所要進(jìn)行的崗位工作分析的側(cè)重點(diǎn)就不一樣。可一般來(lái)說(shuō)，崗位工作分析主要包括兩方面的內(nèi)容：（一）崗位描述崗位描述就是確定崗位工作的具體特征。它包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：1、崗位名稱。即指崗位所從事的是什么工作。2、崗位活動(dòng)和程序。包括所要完成的工作任務(wù)、工作職責(zé)、完成工作所需要的資料、機(jī)器設(shè)備與材料、工作流程、工作中與其他工作人員的正式聯(lián)系以及上下級(jí)關(guān)系。3、工作條件和物理環(huán)境。包括正常的溫度、適當(dāng)?shù)墓庹斩?、通風(fēng)設(shè)備、安全措施、建筑條件，甚至工作的地理位置。4、社會(huì)環(huán)境。包括工作團(tuán)體的情況、社會(huì)心理氣氛、同事的特征及相互關(guān)系、各部門之間的關(guān)系等。此外，應(yīng)該說(shuō)明企業(yè)和組織內(nèi)以及附近的文化和生活設(shè)施。5、職業(yè)條件。由于人們常常根據(jù)職業(yè)條件來(lái)判斷和解釋職務(wù)描述中的其它內(nèi)容，因而這部分內(nèi)容特別重要。職業(yè)條件說(shuō)明了工作的各方面特點(diǎn)：工資報(bào)酬、獎(jiǎng)金制度、工作時(shí)間、工作季節(jié)性、晉級(jí)機(jī)會(huì)、進(jìn)修和提高的機(jī)會(huì)、該工作在本組織中的地位以及與其它工作的關(guān)系，等等。（二）崗位要求崗位要求說(shuō)明了從事某項(xiàng)工作的人所必須具備的知識(shí)、技能、能力、興趣、體格和行為特點(diǎn)等心理及生理要求。制定工作要求的目的是決定重要的個(gè)體特征，以此作為人員篩選、任用和調(diào)配的基礎(chǔ)。崗位要求包括：有關(guān)工作程序和技術(shù)的要求、獨(dú)立判斷與思考能力、記憶力、注意力、知覺(jué)能力、警覺(jué)性、操作能力（速度、準(zhǔn)確性和協(xié)調(diào)性）、工作態(tài)度和各種特殊能力要求。崗位要求還包括文化程度、工作經(jīng)驗(yàn)、生活經(jīng)歷和健康狀況等。崗位要求可以用經(jīng)驗(yàn)判斷的方法獲得，也可以通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析方式來(lái)確定?；谝陨蠉徫环治龅幕A(chǔ)理論，是從大的方面加以分析出崗位說(shuō)明書的成果。若根據(jù)某關(guān)系交代清楚。有直接下屬和間接下屬之分，間接下屬常涉及交叉匯報(bào)關(guān)系，在人數(shù)計(jì)算上，常常折半計(jì)算。8.溝通關(guān)系及頻率這個(gè)職位要與哪些部門、哪一類人員打交道。包括對(duì)內(nèi)、對(duì)外兩部分，與對(duì)方打交道的頻率也應(yīng)該寫清楚。9.職位設(shè)置的目的就是這個(gè)職位存在的理由，或者說(shuō)為什么要設(shè)置這樣一個(gè)職位，通常的格式是：是什么，做什么。10.行政權(quán)限一種是財(cái)務(wù)權(quán)限，一種是簽字權(quán)。工作內(nèi)容和職責(zé)通常是一個(gè)職位說(shuō)明書的核心部分。一般來(lái)說(shuō)，在制定職位說(shuō)明書時(shí)，職責(zé)不能多于10項(xiàng)，不能少于3項(xiàng)。還要概括地說(shuō)明這個(gè)職位主要的工作內(nèi)容，衡量的標(biāo)準(zhǔn)是什么，職責(zé)是負(fù)全責(zé)、部分負(fù)責(zé)還是協(xié)助完成。職位說(shuō)明書的內(nèi)容（二）職位能力的分級(jí)現(xiàn)在比較提倡以能力為核心的人力資源管理，所以對(duì)職位能力要求的分級(jí)也需要做些規(guī)定。所謂分級(jí)就是對(duì)每一項(xiàng)能力都有一個(gè)定義。比如什么叫溝通能力要善于傾聽(tīng)有效的反饋，還要樂(lè)于把自己的計(jì)劃、看法、思想、意圖傳達(dá)給別人，爭(zhēng)取他人的支持與理解；要能夠有效地謝絕他人，同時(shí)和別人保持一種良好的關(guān)系；能夠運(yùn)用技巧化解同事或者與客戶之間的矛盾和抱怨；能夠運(yùn)用一些技巧達(dá)到說(shuō)服和影響他人的目的??這是對(duì)溝通能力所做的一些定義和列舉。每一個(gè)職位要求的溝通能力是不一樣的。銷售人員就要求一種高層次的溝通能力，而電話接線員的溝通能力只需滿足日常信息傳遞即可?？梢?jiàn)雖然都要求溝通能力，但溝通能力的定義和分級(jí)是不一樣的，這些在職位說(shuō)明書當(dāng)中應(yīng)該體現(xiàn)。有的公司的職位說(shuō)明書做得比較好，就是有了明確的分級(jí)；如果公司規(guī)模不大，只要把這些能力列出來(lái)就可以了。還有，對(duì)產(chǎn)品知識(shí)、行業(yè)知識(shí)的要求也可以寫在職位說(shuō)明書中。這些內(nèi)容的取舍由公司根據(jù)自己的情況來(lái)決定。所以，職位說(shuō)明書可以寫得比較詳細(xì)，也可以寫得比較簡(jiǎn)略。那最簡(jiǎn)略的是什么呢？只有職責(zé)部分，這也算是一個(gè)職位說(shuō)明書。詳細(xì)型和簡(jiǎn)略型的職位說(shuō)明書各有好處，假如公司規(guī)模不大，人與人之間彼此都很了解，勞動(dòng)環(huán)境差異也不大,就可以用一種比較簡(jiǎn)略的工作說(shuō)明書。如果公司規(guī)模很大，幾千人甚至幾萬(wàn)人，職位說(shuō)明書就要求精確、復(fù)雜、全面一些，除了對(duì)能力、職責(zé)、任職條件、工作目的有要求外，還要列上工作環(huán)境要求，甚至具體的工作方法、工作程序，當(dāng)然，職位說(shuō)明書沒(méi)有定規(guī)，要適合企業(yè)的實(shí)際狀況。職位說(shuō)明書的注意點(diǎn)?忌流水賬，語(yǔ)言要有概括性?要把具有相同特征的工作合并為一項(xiàng)工作?避免使用獨(dú)特的名詞，盡量使用通用的語(yǔ)言?多用動(dòng)賓結(jié)構(gòu)的詞組如：銷售的職責(zé)是在計(jì)劃的費(fèi)用內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)控制銷售活動(dòng)以取得預(yù)期的銷售額。在薪酬方面，人事經(jīng)理的工作內(nèi)容是制訂薪酬和福利政策，審核每月的工資和稅務(wù)報(bào)表。人事助理是計(jì)算工資額，發(fā)放工資單，然后編制稅務(wù)報(bào)表，并向政府部門提供統(tǒng)計(jì)資料。職位說(shuō)明書中職責(zé)的衡量標(biāo)準(zhǔn)職位描述的過(guò)程中，每一項(xiàng)職責(zé)的衡量標(biāo)準(zhǔn)比較難以把握。因?yàn)檫@一點(diǎn)也是和目標(biāo)管理和績(jī)效考核相聯(lián)系的，工作說(shuō)明書可以為這些工作提供依據(jù)。所以，完整的職位說(shuō)明書應(yīng)該包含著衡量標(biāo)準(zhǔn)，一般情況下衡量可以從兩方面來(lái)考慮：一個(gè)是數(shù)量：如利潤(rùn)率、產(chǎn)量、收入、市場(chǎng)占有率等；一個(gè)是質(zhì)量：如準(zhǔn)確率、誤差率、次品率等。還有一些反饋性的指標(biāo)，比如說(shuō)投訴、別人的稱贊、客戶的稱贊、客戶的滿意程度，還有員工的流失率、員工的滿意度等等。還有一些是成本、財(cái)務(wù)方面的指標(biāo)，比如說(shuō)單位成本、預(yù)算與實(shí)際的比率、人工成本與銷售額的比率，都能為描述這個(gè)職位的工作職責(zé)與相關(guān)衡量標(biāo)準(zhǔn)方面提供參考。制作職位說(shuō)明書的步驟宣傳公司應(yīng)該做好宣傳工作，這些工作主要是由人力資源部來(lái)做。主要向員工宣傳制作職位說(shuō)明書的目的、作用，特別給一線經(jīng)理講清職位說(shuō)明書的意義。格式接下來(lái)，要設(shè)計(jì)一個(gè)比較適合本企業(yè)的格式?？梢詫憥讉€(gè)例子讓一線經(jīng)理參考。轉(zhuǎn)化因?yàn)槁毼徽f(shuō)明只是工作分析的一個(gè)結(jié)果，工作分析是一個(gè)前提，所以要制作好職位說(shuō)明書，就要設(shè)計(jì)好工作分析的問(wèn)卷，讓任職者和任職者的上級(jí)進(jìn)行填寫，然后轉(zhuǎn)換成職位說(shuō)明書。審核各部門寫完之后，人事部門還要幫助其他部門來(lái)審核工作說(shuō)明書寫得是不是完善，有沒(méi)有遺漏。要遵循"事事有人干，人人有事干"的準(zhǔn)則。事事有人干，就是避免出現(xiàn)有活兒沒(méi)人做的情況；人人有事干，主要是考慮工作的飽滿程度。頒布有些公司把職位說(shuō)明書裝訂成冊(cè)，當(dāng)成公司的規(guī)范文件來(lái)執(zhí)行，這非常好。這項(xiàng)工作本身就很重要。篇三：工作說(shuō)明基本內(nèi)容一、基本資料。主要包括崗位名稱、崗位等級(jí)、崗位編碼、定員標(biāo)準(zhǔn)、直接上下級(jí)、分析日期。二、崗位職責(zé)。主要包括職責(zé)概述和職責(zé)范圍。三、監(jiān)督與崗位關(guān)系。說(shuō)明本崗位與其他崗位之間在橫向與縱向的聯(lián)系。四、工作內(nèi)容和要求。是崗位職責(zé)的具體化，即對(duì)本崗位所要從事的主要工作事項(xiàng)做出說(shuō)明。五、工作權(quán)限。為了確保工作的正常開(kāi)展，必須賦予每個(gè)崗位不同的權(quán)限，但權(quán)限必須與工作責(zé)任相協(xié)調(diào)，相一致。六、勞動(dòng)條件和環(huán)境。指在一定時(shí)間空間范圍內(nèi)工作所涉及的各種物質(zhì)條件。七、工作時(shí)間。包含工作時(shí)間長(zhǎng)度的規(guī)定和工作輪班制的設(shè)計(jì)等兩方面內(nèi)容。八、資歷。由工作經(jīng)驗(yàn)和學(xué)歷條件兩個(gè)方面構(gòu)成。九、身體條件。結(jié)合崗位的性質(zhì)、任務(wù)對(duì)員工的身體條件做出規(guī)定，包括體格和體力兩項(xiàng)具體的要求。十、心理品質(zhì)要求。崗位心理品質(zhì)及能力等方面要求，應(yīng)緊密結(jié)合本崗位的性質(zhì)和特點(diǎn)深入進(jìn)行分析，并做出具體的規(guī)定。十一、專業(yè)知識(shí)與技能要求。十二、績(jī)效考評(píng)。從品質(zhì)、行為和績(jī)效等多個(gè)方面對(duì)員工進(jìn)行全面的考核和評(píng)價(jià)。工作說(shuō)明書（sow）模板工作說(shuō)明書主要包括以下內(nèi)容前言、服務(wù)范圍、方法、假定、服務(wù)期限和工作量估計(jì)、雙方角色和責(zé)任、交付資料、完成標(biāo)準(zhǔn)、顧問(wèn)組人員、收費(fèi)和付款方式、變更管理等。前言對(duì)項(xiàng)目背景等信息作簡(jiǎn)單描述。項(xiàng)目工作范圍詳細(xì)描述項(xiàng)目的服務(wù)范圍，包括業(yè)務(wù)領(lǐng)域、流程覆蓋、系統(tǒng)范圍及其他等。項(xiàng)目工作方法項(xiàng)目擬使用的主要方法。假定項(xiàng)目進(jìn)行的假定條件，具體內(nèi)容需雙方達(dá)成。工作期限和工作量估計(jì)項(xiàng)目的時(shí)間跨度和服務(wù)期限，對(duì)于按人天計(jì)算費(fèi)用的項(xiàng)目，需評(píng)估服務(wù)工作人天，并估算項(xiàng)目預(yù)算。雙方角色和責(zé)任分為供應(yīng)商的職責(zé)和公司的職責(zé)，并對(duì)關(guān)鍵角色的工作職責(zé)進(jìn)行描述"如：項(xiàng)目經(jīng)理"。交付件列出項(xiàng)目的主要交付資料，并對(duì)交付件的內(nèi)容與質(zhì)量要求進(jìn)行描述。完成以及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)列出項(xiàng)目的完成標(biāo)準(zhǔn)和階