商務(wù)秘書實務(wù)模塊四-商務(wù)活動管理課件

模塊四商務(wù)活動管理項目一開放參觀活動【知識目標】掌握開放參觀活動前期準備工作的內(nèi)容。掌握開放參觀活動組織與實施工作的內(nèi)容。掌握開放參觀活動善后工作的程序。【能力目標】能夠進行開放參觀活動前期的準備。能夠組織與實施開放參觀活動。能夠掌握開放參觀活動善后工作的方式方法。1任務(wù)一開放參觀活動的前期準備一、任務(wù)描述華榮公司決定于5月份開展一次為期一個月的開放參觀活動，借以擴大公司的知名度，提高公司的美譽度，也為擴大產(chǎn)品銷路做一次有效的宣傳。4月10日上午，華榮公司總經(jīng)理吳寶華把辦公室秘書尹曉雯叫到辦公室，讓她認真做好本次開放參觀活動的前期準備工作。2二、任務(wù)分析凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。開放參觀活動成功與否，前期的準備工作十分重要。因為前期準備工作是否做得充分，會直接影響到開放參觀活動效果的好壞。開放參觀活動的前期準備工作主要包括以下內(nèi)容：（1）成立專門的籌備機構(gòu)。（2）確定開放參觀活動的性質(zhì)。（3）制訂開放參觀活動方案。（4）進行開放參觀活動的具體準備。3三、相關(guān)知識（一）成立專門的籌備機構(gòu)開放參觀活動是一項系統(tǒng)工程，組織起來相當繁復(fù)，公司對此應(yīng)提高重視，需成立專門的籌備機構(gòu)承擔此事。（二）確定開放參觀活動的性質(zhì)1．開放參觀活動的分類根據(jù)活動的目的，可將開放參觀活動分為特殊參觀和一般參觀兩類。特殊參觀是邀請?zhí)囟ǖ墓妳⑴c特定的活動而開展的參觀，一般參觀并無特殊目的或特殊公眾，是為增進社會各界對公司的了解而組織的參觀。42．確定開放參觀活動的性質(zhì)秘書應(yīng)從目的、參與人員、活動時機等方面來確定開放參觀活動的性質(zhì)，將其定性為特殊參觀或一般參觀。（三）制訂開放參觀活動方案1．確定參觀活動的主題確定主題就是確定參觀活動的主旨和基調(diào)，主要說明公司希望通過這次參觀活動取得什么效果。2．選擇參觀活動的時機在確定參觀時機時，要注意不要和重要節(jié)日或公司的重要活動、接待活動發(fā)生沖突，還要考慮到氣候的因素，選擇適合戶外活動的季節(jié)，一般以晚春和早秋為宜。53．明確參觀活動的內(nèi)容秘書要緊緊圍繞參觀活動的主題來確定參觀的內(nèi)容，一般包括三部分。（1）情況介紹。這事先需要準備好介紹的文字材料。（2）現(xiàn)場觀摩。如生產(chǎn)經(jīng)營設(shè)備和工藝流程，廠區(qū)環(huán)境或營業(yè)大廳，員工的教育和培訓(xùn)設(shè)施，公司的科技開發(fā)或?qū)嶒炛行模镜姆?wù)、娛樂、福利和衛(wèi)生設(shè)施，等等。（3）實物展覽。一般公司都會建立自己的實物展覽室，用來陳列資料、模型、樣品等實物。64．確定邀請的對象開放參觀活動主要邀請與企業(yè)相關(guān)的公眾參加，如生產(chǎn)性公司可邀請當?shù)卣鞴懿块T、職能部門、顧客、社區(qū)公眾、新聞媒體、員工家屬等參加。5．選定參觀路線選定參觀路線時應(yīng)注意：能夠引起參觀者的興趣，保證參觀者的安全，不干擾公司正常工作，等等。6．策劃宣傳工作秘書應(yīng)想到和相關(guān)媒體人員溝通，做好開放參觀活動的宣傳工作。77．注意事項（1）目的明確。（2）時機選擇得當。（3）處理好公開與保密的關(guān)系。（4）安排好細節(jié)問題。（5）精心做好展示工作。8（四）進行開放參觀活動的具體準備制訂了開放參觀活動方案后，秘書就可以按圖索驥，逐項開展具體的準備工作了。1．了解接待對象可以通過調(diào)查研究，充分了解接待對象的情況。接待對象不同，對接待人員的要求也不同。比如，參觀者是老年人還是兒童，參觀者的學(xué)歷層次高還是低，是國內(nèi)客人還是國外客人……這些情況要事先了解，做到心中有數(shù)，才能有針對性地做好開放參觀的接待工作。92．培訓(xùn)工作人員（1）培訓(xùn)解說人員。生動形象而不乏幽默的解說能給開放參觀活動增添一抹亮色，促使開放參觀活動取得成功。所以，培訓(xùn)解說人員顯得非常重要，有的公司甚至安排專職人員長期承擔此項工作。（2）培訓(xùn)接待人員。公司要安排足夠數(shù)量的接待人員，讓每一位參觀者都感覺到自己是受歡迎的客人。接待人員也要經(jīng)過專門的培訓(xùn)，掌握接待禮儀的要求，同時明確分工，以便各司其職。103．提前制發(fā)請柬秘書要提前制作請柬。請柬不同于一般書信。一般書信是雙方不便或不宜直接交談時采用的交際工具，請柬卻不同，即使被請者近在咫尺，也須送上請柬，以表示對客人的尊敬，也表明邀請者對此事的鄭重態(tài)度。4．確定接待服務(wù)處公司要安排好接待服務(wù)處或休息服務(wù)處，同時備好茶水或飲料，為參觀者提供良好的接待服務(wù)。接待人員主要在接待服務(wù)處或休息場所開展工作。115．制作宣傳冊制作宣傳冊時應(yīng)考慮參觀者的文化水平和接受能力，多用簡明、通俗的語言，少用深奧的專業(yè)術(shù)語，盡量圖文并茂。宣傳冊可以免去參觀者記錄的麻煩，也可供其日后查考。6．準備禮品或紀念品贈送參觀者禮品或紀念品，可以增強參觀的宣傳效果。紀念品應(yīng)具有宣傳性、榮譽性和獨特性，可以在禮品或外包裝上加印本公司的標志、產(chǎn)品圖案、廣告語等，最好是本公司制造的或者代表本公司企業(yè)特色的產(chǎn)品，能讓人一目了然，甚至過目不忘。127．準備特殊的參觀用品在有些公司參觀時，參觀人員需要穿戴特殊的用品，如參觀食品生產(chǎn)公司所需的特殊服裝、消毒設(shè)施，參觀建筑公司所需的安全帽等。此類物品，秘書人員應(yīng)在參觀前準備好，以滿足參觀人員使用。8．布置參觀的場地通過布置營造隆重、熱烈的氣氛，如懸掛歡迎條幅、陳列有關(guān)物品、設(shè)立告示牌等。13四、相關(guān)鏈接開放參觀的成功案例江蘇一家板鴨店，過去在加工廠門口曾掛著一塊牌子：“工廠重地，謝絕參觀?！辟徺I板鴨的人想從門縫中看看加工過程，也被工作人員勸走。后來，該店接受一位公關(guān)行家的建議，將加工廠門口的那塊牌子改寫成“加工熟食，歡迎參觀。”購買熟食的顧客可以進去參觀加工工廠，不僅能看到鹽水鴨、板鴨等熟食的制作過程，還可獲得商店贈給的一張優(yōu)惠購物券。許多人參觀后興致勃勃地選購了熟食，該店生意于是由淡轉(zhuǎn)旺，銷售量日趨上升。14五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好以以下方式進行：（1）將班級學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，進行開放參觀活動的籌備工作。（2）各小組成員必須有明確的分工，責任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實訓(xùn)室進行。15六、任務(wù)實訓(xùn)實訓(xùn)1：開放參觀活動的主要內(nèi)容和準備工作1．實訓(xùn)目標通過實訓(xùn)，要求學(xué)生掌握開放參觀活動的內(nèi)容和準備工作。2．實訓(xùn)背景華榮公司決定舉行一次開放參觀活動來代替每年一度的客戶聯(lián)誼會，由于是第一次搞這樣的活動，缺乏經(jīng)驗，因此，公司總經(jīng)理吳寶華請秘書先找一些有關(guān)開放參觀活動內(nèi)容和準備工作的資料，用來做參考。163．實訓(xùn)內(nèi)容如果你是該公司秘書尹曉雯，請根據(jù)實訓(xùn)背景，搜集相關(guān)資料作出回答，并通過電子郵件的方式發(fā)送給吳總經(jīng)理，要求格式正確、規(guī)范，要素齊全，不寫錯別字。17任務(wù)二開放參觀活動的組織與實施一、任務(wù)描述華榮公司決定于5月份開展一次為期一個月的開放參觀活動，借以擴大公司的知名度，提高公司的美譽度，也為擴大產(chǎn)品銷路作一次有效的宣傳。5月1日一大早，華榮公司總經(jīng)理吳寶華把辦公室秘書尹曉雯叫到辦公室，讓尹曉雯通知籌備機構(gòu)所有人員，全力做好本次開放參觀活動的組織和實施工作。18二、任務(wù)分析在開放參觀活動中，秘書的重要任務(wù)就是做好接待工作。主要內(nèi)容有：（1）引導(dǎo)來賓進入公司。（2）引導(dǎo)參觀。（3）做好解說和接待工作。（4）做好參觀服務(wù)工作。（5）解答來賓的問題。19三、相關(guān)知識（一）開放參觀活動的操作流程一般而言，開放參觀活動的操作流程如下：準備宣傳小冊子→放映視聽材料→觀看模型→引導(dǎo)觀摩實物→中途休息服務(wù)→贈送紀念品→征求意見。（二）熱情接待、引導(dǎo)秘書一般是作為第一接待者站在公司的大門口迎接參觀者的到來，這會顯得主人熱情好客而有禮貌。來賓到來時，秘書應(yīng)熱情問候，并走在客人的左前方，引導(dǎo)客人進入?yún)⒂^區(qū)域。20（三）發(fā)放資料引導(dǎo)客人進入公司后，可以先發(fā)放宣傳小冊子等事先準備的資料，讓參觀者對此行有個簡單的了解。準備有視聽資料的公司還可以在此時放映相關(guān)的影片、錄像或視頻，幫助參觀者建立對公司的整體印象。（四）認真解說解說人員要做好來賓的向?qū)?，引?dǎo)參觀者按既定的參觀路線參觀，伴以耐心的講解?？梢杂^看模型、觀摩實物、參觀生產(chǎn)線等，像導(dǎo)游那樣移步換景。講解時應(yīng)避免長篇大論、滔滔不絕，那樣會給人華而不實之感。對參觀者關(guān)心或不易理解的地方，應(yīng)重點講解。21（五）做好服務(wù)工作在參觀路線較長時，應(yīng)準備好休息室，備足茶水或飲料，供參觀者中途小憩。（六）回答來賓問題秘書應(yīng)耐心解答來賓提出的各種問題，所以要求秘書人員應(yīng)深入了解公司的歷史和文化，尤其要熟悉參觀流程和各個參觀點的情況。答問時要諳熟各種語言技巧，熱情而又不泄露公司秘密。22四、相關(guān)鏈接英國化工企業(yè)聯(lián)合會的“開放日”化學(xué)工業(yè)是英國最成功的產(chǎn)業(yè)之一，它每年為英國帶來大筆的貿(mào)易順差，并直接為32萬人提供就業(yè)機會，尤其是在那些高失業(yè)率地區(qū)。23五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好以以下方式進行：（1）將班級學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，分角色扮演，進行開放參觀活動的接待實訓(xùn)。（2）各小組成員必須有明確的分工，責任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實訓(xùn)室進行。24六、任務(wù)實訓(xùn)實訓(xùn)：開放參觀活動中接待工作的主要內(nèi)容1．實訓(xùn)目標通過實訓(xùn)，要求學(xué)生掌握開放參觀活動中的接待工作。2．實訓(xùn)背景公司決定舉行一次開放參觀活動來代替每年一度的客戶聯(lián)誼會，由于是第一次搞這樣的活動，缺乏經(jīng)驗，因此，公司總經(jīng)理吳寶華要求秘書尹曉雯先找一些有關(guān)開放參觀活動中接待工作內(nèi)容的資料，用來做參考。253．實訓(xùn)內(nèi)容如果你是該公司秘書尹曉雯，請根據(jù)實訓(xùn)背景，搜集相關(guān)資料作出回答，并通過電子郵件的方式發(fā)送給吳總經(jīng)理，要求格式正確、規(guī)范，要素齊全，不寫錯別字。26任務(wù)三開放參觀活動的善后工作一、任務(wù)描述華榮公司于5月份開展了為期一個月的開放參觀活動，借以擴大公司的知名度，提高公司的美譽度，也為擴大產(chǎn)品銷路作了一次有效的宣傳。5月1日下午，一天的參觀活動快結(jié)束了，華榮公司總經(jīng)理吳寶華把辦公室秘書尹曉雯叫到辦公室，讓尹曉雯認真做好本次開放參觀活動的善后工作。27

二、任務(wù)分析做事情要善始善終，秘書要重視開放參觀活動的善后工作。善后工作的內(nèi)容包括：（1）贈送紀念品。（2）征求來賓意見。（3）做好送別工作。28三、相關(guān)知識（一）贈送紀念品好的紀念品可以給參觀者留下美好而深刻的印象，使參觀活動產(chǎn)生持久的宣傳效果。所以，秘書人員要用心準備參觀紀念品。（二）征求來賓意見開放參觀活動是公司收集信息的重要渠道。當開放參觀活動結(jié)束后，應(yīng)認真收集參觀者的意見，充分聽取他們對公司的看法和建議，這樣不僅可以對開放參觀活動進行評價和改進，也有利于公司的長遠發(fā)展。尤其是“名人”“要人”，更要認真、仔細地征求他們的意見，最好是對公司發(fā)展的具體指導(dǎo)，可以激勵公司員工努力工作，增強員工的自豪感。29（三）做好送別工作開放參觀活動結(jié)束后，秘書的工作并未隨之結(jié)束，還應(yīng)做好送別客人的工作。1．掌握時間在參觀者到來的時候，負責接待的秘書人員就應(yīng)該準確了解來賓參觀后離開的時間，并妥善安排好票務(wù)和相關(guān)的交通工具。2．確定送別的規(guī)格根據(jù)來賓的身份、地位及與企業(yè)的關(guān)系等來確定送別的規(guī)格。一般而言，送別來賓的規(guī)格應(yīng)與迎賓時大致相同。如遇特殊情況臨時變更，須向客人解釋清楚。303．送別來賓秘書人員應(yīng)在合適的時間和地點禮貌地送別參觀者。四、相關(guān)鏈接中國工業(yè)旅游從海爾開端國慶七天長假的旅游熱潮中，展現(xiàn)在人們面前的依舊是旅游景點的爆滿，依舊是熙熙攘攘的人群，本來打算寄情于山水間的工薪一族，歸來時卻發(fā)現(xiàn)自己已是滿身疲憊。然而，有一些人卻另辟蹊徑，沒有投入到那浩浩蕩蕩的人群中，而是走進城市的工廠、企業(yè)，去參觀游玩、去親身體驗現(xiàn)代工業(yè)的發(fā)達，揭開了原本籠罩在工廠上的神秘面紗。31五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好以以下方式進行：（1）將班級學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，完成開放參觀活動的善后工作。（2）各小組成員必須有明確的分工，責任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實訓(xùn)室進行。32六、任務(wù)實訓(xùn)實訓(xùn)：開放參觀活動善后工作的主要內(nèi)容1．實訓(xùn)目標通過實訓(xùn)，要求學(xué)生掌握開放參觀活動善后工作的主要內(nèi)容。2．實訓(xùn)背景公司成功舉行了一次開放參觀活動，由于是第一次搞這樣的活動，缺乏經(jīng)驗，公司領(lǐng)導(dǎo)不知道在開放參觀活動結(jié)束后，有哪些善后工作要做，因此，公司總經(jīng)理吳寶華要求秘書尹曉雯先找一些有關(guān)資料，用來做參考。333．實訓(xùn)內(nèi)容如果你是該公司秘書尹曉雯，請根據(jù)實訓(xùn)背景，搜集相關(guān)資料作出回答，并通過電子郵件的方式發(fā)送給吳總經(jīng)理，要求格式正確、規(guī)范，要素齊全，不寫錯別字。34項目二慶典、典禮活動【知識目標】掌握慶典、典禮活動前期準備工作的內(nèi)容。掌握慶典、典禮活動組織與實施工作的內(nèi)容。掌握慶典、典禮活動善后工作的程序?！灸芰δ繕恕磕軌蜻M行慶典、典禮活動前期的準備。能夠組織與實施慶典、典禮活動。能夠掌握慶典、典禮活動善后工作的方式方法。35任務(wù)一慶典、典禮活動的前期準備一、任務(wù)描述為迎接公司成立十周年，華榮公司決定在6月6日搞一次慶典活動。在公司的例會上，總經(jīng)理把這個任務(wù)交給了副總經(jīng)理兼行政部經(jīng)理吳良榮。5月20日上午，副總經(jīng)理兼行政部經(jīng)理吳良榮來到秘書尹曉雯的辦公室，和尹曉雯商量如何做好本次慶典活動的前期準備工作。36二、任務(wù)分析慶典或典禮活動是指公司為了提高知名度、招徠顧客、爭取生意興隆，或為了宣傳嶄新形象、明確今后的發(fā)展目標、密切與公眾的關(guān)系等，圍繞自身或所處社會環(huán)境中的重要事件、節(jié)日、紀念日等舉辦的各種儀式或慶?；顒?。慶典、典禮活動形式多樣，如開業(yè)慶典、周年慶典、頒獎慶典、開工慶典、竣工慶典等，以開業(yè)慶典、周年慶典最為常見。秘書在慶典活動準備階段要做的工作有：（1）確定慶典主題。（2）做好宣傳。（3）邀請來賓。37（4）確定主持人和致辭人。（5）擬訂慶典程序。（6）安排剪彩事宜。（7）做好接待準備。（8）做好場地準備。（9）做好音響準備。（10）其他準備。38三、相關(guān)知識（一）確定慶典主題不同的商務(wù)慶典活動有不同的主題，舉辦方應(yīng)當根據(jù)舉辦慶典活動的具體目的以及社會環(huán)境、人文環(huán)境等因素來確定本次活動的主題，然后圍繞主題安排整個活動的內(nèi)容。內(nèi)容的安排要注意突出主題。（二）做好宣傳舉辦各種商務(wù)慶典活動的主旨在于塑造本企業(yè)或組織的良好形象，吸引社會各界的關(guān)注，爭取公眾的認可和接受，而輿論宣傳的作用則至關(guān)重要。39（三）邀請來賓1．擬定邀請名單商務(wù)慶典活動影響的大小，往往取決于來賓身份高低與數(shù)量多少。一般來講，邀請來賓的范圍包括：上級領(lǐng)導(dǎo)、社會名流、同行人士、社區(qū)代表、員工代表等。2．及時發(fā)出邀請擬定好邀請來賓名單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定后，應(yīng)分別印制成精美雅致的請柬，提前兩周左右寄達或送呈給被邀請者，以便被邀請者安排時間，按時赴會。在活動舉辦前3天再電話核實有無變動，對貴賓宜在活動舉辦前再核實一次。40（四）確定主持人和致辭人主持人可以是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，也可以是有一定影響的電臺、電視臺或禮儀慶典公司的主持人。主持人應(yīng)當儀表端莊、儀態(tài)大方、反應(yīng)機敏、口才良好，并熟悉整個活動的程序。41（五）擬訂慶典程序每次商務(wù)慶典活動的內(nèi)容和程序視具體情況而定，一般包括如下內(nèi)容：（1）主持人宣布慶典活動開始。（2）升國旗、奏國歌或升公司旗、奏公司歌。（3）介紹領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓。（4）舉辦方負責人和來賓代表致辭。（5）剪彩、授獎、參觀等。（6）酌情安排宴請或文藝演出。（7）留影、題字等。42（六）安排剪彩事宜如果是公司成立、商場開業(yè)或大型工程奠基儀式、竣工儀式等慶典活動，一般都需要舉行剪彩儀式。安排剪彩事宜主要包括以下三個方面的工作：1．剪彩者的確定剪彩者一般請上級領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴或社會知名人士擔任。根據(jù)慣例，剪彩者可以是一個人，也可以是幾個人，但是不應(yīng)當多于五個人。剪彩者名單一經(jīng)確定，應(yīng)當盡早告知對方，讓其早有準備。在一般情況下，確定剪彩者必須尊重對方個人的意見，需要由幾個人同時剪彩時，應(yīng)當分別告知每位剪彩者屆時他將與何人同擔此任。432．助剪者的挑選助剪者指在剪彩過程中為剪彩者提供幫助的人員，即通稱的禮儀小姐。禮儀小姐常由舉辦方挑選年輕、精干、身材和相貌較好的年輕女職員擔任，也可以到專業(yè)組織聘請。禮儀小姐確定并做好分工后，要進行必要的培訓(xùn)和演練，讓她們熟悉禮節(jié)，保證剪彩儀式的順利進行。3．剪彩用品的準備剪彩用品主要有紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤以及紅地毯等。44（七）做好接待準備在慶典活動開始前，必須做好一切接待準備工作，事先指派專人負責。安排好接待和服務(wù)人員，使他們各就各位，各司其職。安排專門的接待室，以方便來賓在活動正式開始前休息或與相關(guān)人員交談。接待室中要求茶杯潔凈，茶幾上放置煙缸，如果不允許吸煙，應(yīng)當將提示標牌放置在接待室中，提示來賓。重要來賓應(yīng)由組織負責人親自接待。入場、簽到、剪彩、宴請、留言等活動均需提前安排好專人領(lǐng)位。45（八）做好場地準備慶典活動現(xiàn)場的選擇應(yīng)該結(jié)合慶典的內(nèi)容、規(guī)模、影響力以及企業(yè)或組織的實際來定，一般選擇企業(yè)或組織的正門之外的廣場、正門之內(nèi)的大廳等處，也可以是工程現(xiàn)場等地。場地的大小要同出席的人數(shù)相適應(yīng)。（九）做好音響準備在舉行慶典之前，舉辦方要把音響設(shè)備準備好，尤其是供來賓講話使用的麥克風和傳聲設(shè)備，不能在關(guān)鍵時刻出現(xiàn)麻煩，讓主持人手忙腳亂、大出洋相。在慶典舉行前后，通常播放一些喜慶歡快的樂曲，烘托慶典的氣氛。對于播放的樂曲，要事先進行審查，以免隨意播放背離慶典主題的樂曲。相關(guān)的攝影、錄像等設(shè)備也要準備和調(diào)試好。46（十）其他準備工作準備文字材料，如慶典活動程序表、來賓名單、主持詞、致辭、答詞以及企業(yè)或組織的宣傳冊等。四、相關(guān)鏈接淺談開業(yè)典禮策劃致辭、剪彩、開香檳，鑼鼓、彩旗、氫氣球……幾乎所有的開業(yè)典禮，都是同樣的形式、一樣的格調(diào)。能夠比較的大概就是誰財大氣粗，誰背景深厚了。事實上，開業(yè)典禮昭示一個經(jīng)濟實體成立，在展露喜慶、歡騰的同時，也是企業(yè)展示形象、對外加強公關(guān)宣傳、對內(nèi)提高凝聚力的好機會。47五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集相關(guān)信息，完成上述任務(wù)。最好以以下方式進行：（1）將班級學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，進行慶典、典禮活動的籌備。（2）各小組成員必須有明確的分工，責任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實訓(xùn)室進行。48六、任務(wù)實訓(xùn)實訓(xùn)：開工典禮請柬的擬寫1．實訓(xùn)目標通過實訓(xùn)，要求學(xué)生掌握開工典禮請柬的擬寫方法。2．實訓(xùn)背景江蘇華榮機械有限公司引進外資50萬美元，計劃建設(shè)一條現(xiàn)代化的環(huán)保產(chǎn)品生產(chǎn)流水線，定于10月28日舉行開工典禮，擬邀請市里有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)參加，需要寫若干份請柬。要求：格式完整，內(nèi)容明確，書寫工整，標點符號規(guī)范。493．實訓(xùn)內(nèi)容如果你是公司秘書尹曉雯，請根據(jù)實訓(xùn)背景完成寫作，并通過電子郵件的方式發(fā)送給吳總經(jīng)理，不要寫錯別字。50任務(wù)二慶典、典禮活動的組織與實施一、任務(wù)描述為迎接公司成立十周年，華榮公司決定在6月6日搞一次慶典活動。在公司的例會上，總經(jīng)理把這個任務(wù)交給了副總經(jīng)理兼行政部經(jīng)理吳良榮。在吳經(jīng)理的布置下，慶典的各項準備工作已經(jīng)就緒。6月5日上午，副總經(jīng)理兼行政部經(jīng)理吳良榮來到秘書尹曉雯的辦公室，通知尹曉雯進入臨戰(zhàn)狀態(tài)，一定要做好本次慶典活動的組織與實施工作。51二、任務(wù)分析各種慶典活動的組織與實施因事而異，但又有一定的套路可循。秘書在慶典活動組織和實施過程中，應(yīng)做好以下環(huán)節(jié)的輔助工作：（1）簽到。（2）接待。（3）剪彩。（4）致辭。（5）配套節(jié)目。（6）附加活動。（7）贈送禮品。52三、相關(guān)知識（一）簽到來賓來到后，應(yīng)安排專人請他們簽到。簽到簿一般為紅色封面，內(nèi)部紙張以裝飾美觀的宣紙為宜。簽到的同時，可以將本企業(yè)或組織的宣傳或說明資料發(fā)給來賓，以擴大企業(yè)或組織的知名度。還可以準備兩個盒子或碟子，一個裝單位領(lǐng)導(dǎo)或公關(guān)部經(jīng)理的名片，另一個裝來賓的名片，便于今后聯(lián)系或制作通訊錄。53（一）簽到來賓來到后，應(yīng)安排專人請他們簽到。簽到簿一般為紅色封面，內(nèi)部紙張以裝飾美觀的宣紙為宜。簽到的同時，可以將本企業(yè)或組織的宣傳或說明資料發(fā)給來賓，以擴大企業(yè)或組織的知名度。還可以準備兩個盒子或碟子，一個裝單位領(lǐng)導(dǎo)或公關(guān)部經(jīng)理的名片，另一個裝來賓的名片，便于今后聯(lián)系或制作通訊錄。（二）接待來賓簽到后，由接待人員引領(lǐng)到備有茶水、飲料的接待室，讓他們稍事休息并相互認識。本企業(yè)或組織人員應(yīng)當陪同賓客進行交流，可以談一些本企業(yè)或組織的事情，或?qū)碣e的到來表示感謝。54（三）剪彩1．宣布開始主持人宣布剪彩儀式開始，禮儀小姐率先登場。在上場時，禮儀小姐應(yīng)當排成一行前進，從兩側(cè)同時登臺或從右側(cè)登臺。登臺之后，拉彩者與捧花者應(yīng)當站成一行，拉彩者位于兩端拉直紅色緞帶，捧花者各自雙手捧一朵花團。托盤者站立在拉彩者與捧花者身后１米左右，并且自成一行。2．剪彩者就位主持人宣布剪彩者的單位、職務(wù)、姓名，剪彩者從右側(cè)出場登臺，步履穩(wěn)健地走向彩帶。引導(dǎo)者應(yīng)當在其左前方進行引導(dǎo)。當剪彩者都已到達既定位置之后，托盤者應(yīng)當前行一步，到達前者的右后側(cè)，以便為其遞上剪刀、手套。553．正式剪彩在正式剪彩前，剪彩者應(yīng)當首先向拉彩者、捧花者示意，待其有所準備后，集中精力，右手持剪刀，莊嚴地將紅色緞帶一刀剪斷。若多位剪彩者同時剪彩時，其他剪彩者應(yīng)當注意主剪者的動作，主動與其協(xié)調(diào)一致，力爭大家同時將紅色緞帶剪斷。4．退場剪彩完畢，剪彩者可以依次與主人握手道喜，并列隊在引導(dǎo)者的引導(dǎo)下退場。退場時，一般宜從右側(cè)下臺。待剪彩者退場后，其他禮儀小姐再井然有序地列隊由右側(cè)退場。56（四）致辭由舉辦方領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓代表致辭。無論是賀詞、答詞均應(yīng)言簡意明、熱烈莊重，切忌長篇大論。（五）配套節(jié)目典禮完畢，適宜安排一些氣氛熱烈的節(jié)目，如敲鑼打鼓、舞獅耍龍、播放喜慶音樂等。在允許燃放鞭炮的地區(qū)，還可以燃放鞭炮、禮花、禮炮等，制造喜慶的氣氛。此外，還可以請軍樂隊演奏。57（六）附加活動主持人宣布儀式結(jié)束后，可以根據(jù)實際情況引導(dǎo)客人參觀本企業(yè)或組織的生產(chǎn)設(shè)施、服務(wù)設(shè)施及產(chǎn)品或商品陳列室，以融洽關(guān)系，宣傳自己。也可以舉行短時間的座談或請來賓在留言簿上留言，廣泛征求意見。之后，還可以安排舞會、宴會答謝來賓。（七）贈送禮品可以制作或準備紀念性的禮品贈送給來賓和自己的員工，使來賓有受到尊重的感覺，使員工感到主人翁的優(yōu)越意識，以此達到感情的交流。58四、相關(guān)鏈接常見慶典活動的儀式程序開幕儀式第一項，宣布儀式開始。全體肅立，介紹來賓。第二項，邀請專人揭幕或剪彩。揭幕的具體做法是：揭幕人來到彩幕前恭立，禮儀小姐雙手將開啟彩幕的彩索遞交對方。揭幕人隨之目視彩幕，雙手拉啟彩索，令其展開彩幕，全場目視彩幕，鼓掌并奏樂。第三項，在主人的親自引導(dǎo)下，全體到場者依次進入幕門。59第四項，主人致辭答謝。第五項，來賓代表發(fā)言祝賀。第六項，主人陪同來賓參觀。開始正式接待顧客或觀眾，對外營業(yè)或?qū)ν庹褂[宣告開始。開工儀式第一項，宣布儀式開始。全體起立，介紹來賓，奏樂。第二項，在主持人的引導(dǎo)下，本單位的主要負責人陪同來賓來到開工現(xiàn)場肅立，例如來到機器開關(guān)或電閘附近。60第三項，正式開工。請本單位職工代表或來賓代表來機器開關(guān)或電閘旁，首先躬身施禮，然后再動手啟動機器或合上電閘。全體人員此刻應(yīng)鼓掌致賀，并奏樂。第四項，全體職工各就各位，上崗進行操作。第五項，在主人的帶領(lǐng)下，全體來賓參觀生產(chǎn)現(xiàn)場。61奠基儀式第一項，宣布儀式開始。介紹來賓，全體肅立。第二項，奏國歌。第三項，主人對建筑物的功能及規(guī)劃設(shè)計進行簡介。第四項，來賓致辭道喜。第五項，正式進行奠基。62破土儀式第一項，宣布儀式開始。介紹來賓，全體肅立。第二項，奏國歌。第三項，主人致辭。以介紹和感謝為發(fā)言的重點。第四項，來賓致辭祝賀。第五項，正式破土動工。63竣工儀式第一項，宣布儀式開始。介紹來賓，全體起立。第二項，奏國歌，演奏本單位標志性歌曲。第三項，主人致辭，以介紹、回顧、感謝為主要內(nèi)容。第四項，進行揭幕或剪彩。第五項，全體人員向竣工儀式的“主角”——剛剛竣工或落成的建筑物，鄭重其事地恭行注目禮。第六項，來賓致辭。第七項，進行參觀。64通車儀式第一項，宣布儀式開始。介紹來賓，全體起立。第二項，奏國歌。第三項，主人致辭，主要介紹即將通車的新線路、新橋梁或新隧道的基本情況，并向有關(guān)方面致謝。第四項，來賓代表致辭祝賀。第五項，正式剪彩。第六項，首次正式通行車輛。65五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好通過以下方式進行：（1）將班級學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，進行慶典、典禮活動的組織與實施。（2）各小組成員必須有明確的分工，責任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實訓(xùn)室進行。66六、任務(wù)實訓(xùn)實訓(xùn)：分公司開業(yè)典禮策劃方案1．實訓(xùn)目標通過實訓(xùn)，要求學(xué)生掌握開業(yè)典禮策劃方案的寫作。2．實訓(xùn)背景華榮公司決定在江蘇省太倉市成立第一分公司，準備在開業(yè)當天搞一次大型的開業(yè)典禮，總經(jīng)理吳寶華要求秘書尹曉雯找一些相關(guān)資料做參考，撰寫一份開業(yè)典禮策劃方案，寫好后將電子文檔發(fā)給他。673．實訓(xùn)內(nèi)容如果你是該公司秘書尹曉雯，請根據(jù)實訓(xùn)背景，搜集相關(guān)資料完成寫作，并通過電子郵件的方式發(fā)送給吳總經(jīng)理，要求格式正確、規(guī)范，要素齊全，不寫錯別字。68任務(wù)三慶典、典禮活動的善后工作一、任務(wù)描述為迎接公司成立十周年，華榮公司在6月6日搞了一次慶典活動。公司副總經(jīng)理兼行政部經(jīng)理吳良榮擔任慶典工作的總負責人。6月6日下午，慶典活動順利結(jié)束了，副總經(jīng)理兼行政部經(jīng)理吳良榮提醒秘書尹曉雯，還有許多善后工作要做。69二、任務(wù)分析慶典、典禮活動結(jié)束了，可善后工作仍在繼續(xù)。秘書要做的善后工作主要有：（1）歡送嘉賓。（2）清理現(xiàn)場。（3）活動總結(jié)。（4）經(jīng)費結(jié)算。三、相關(guān)知識（一）歡送嘉賓慶典活動結(jié)束后，秘書要負責歡送嘉賓到車站或送離會場。如有嘉賓在晚會中途離開，應(yīng)安排專人負責跟進送別，安排來賓順利返程。送別過程中應(yīng)注意禮貌，給嘉賓留下良好印象。70（二）清理現(xiàn)場慶典活動結(jié)束后，工作人員應(yīng)馬上進行清理現(xiàn)場的工作，整理各種物品并入庫存放，尤其是那些可以反復(fù)利用的物品，不能輕易扔掉。（三）活動總結(jié)慶典活動結(jié)束后一周內(nèi)，各負責人和各組組長要寫一份活動總結(jié)交給活動負責人?？偨Y(jié)應(yīng)包括各部各組在活動過程中發(fā)現(xiàn)的問題、吸取的經(jīng)驗以及對以后同類活動的建議等。（四）經(jīng)費結(jié)算慶典活動結(jié)束后一周內(nèi)，由執(zhí)行人員核算出活動經(jīng)費使用情況，制訂清單，發(fā)給負責人。71四、相關(guān)鏈接慶典活動的類型1.開幕典禮開幕典禮也可稱開幕式，是指為具有紀念意義的事件舉行的莊重而又熱烈的活動形式。2.開業(yè)典禮為了引起公眾的注意，引起轟動效果，很多商場、公司、酒店等在開張時都要舉行隆重的慶典活動，這便是開業(yè)典禮。723.周年紀念慶典社會組織利用本單位的周年紀念日，尤其是逢5年、10年甚至是百年的紀念日舉行慶典活動。4.剪彩儀式通常在開業(yè)、展覽會開幕，或在具有較大意義的工程項目的開工或竣工時，可以舉行一個剪彩儀式。73五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好通過以下方式進行：（1）將班級學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，進行慶典、典禮活動的善后工作的演練。（2）各小組成員必須有明確的分工，責任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實訓(xùn)室進行。74六、任務(wù)實訓(xùn)實訓(xùn)：慶典、典禮善后工作的主要內(nèi)容1．實訓(xùn)目標通過實訓(xùn)，要求學(xué)生掌握慶典、典禮善后工作的主要內(nèi)容。2．實訓(xùn)背景公司成功舉行一次慶典、典禮活動，由于是第一次搞這樣的活動，缺乏經(jīng)驗，公司領(lǐng)導(dǎo)不知道在慶典、典禮活動結(jié)束后，有哪些善后工作要做，因此，公司總經(jīng)理吳寶華要求秘書尹曉雯先找一些有關(guān)資料，用來做參考。75項目三簽字儀式【知識目標】掌握簽字儀式計劃編制工作的內(nèi)容。掌握簽字儀式現(xiàn)場布置與安排工作的內(nèi)容。掌握簽字儀式善后工作的程序?！灸芰δ繕恕磕軌蜻M行簽字儀式計劃的編制。能夠組織與實施簽字儀式。能夠掌握簽字儀式善后工作的方式方法。76任務(wù)一編制簽字儀式的計劃一、任務(wù)描述華榮公司和同行業(yè)的金鼎公司達成了合作意向，雙方?jīng)Q定于7月份舉行一次重大經(jīng)濟合作項目簽字儀式。這天，總經(jīng)理吳寶華向秘書尹曉雯布置了工作，讓她編制一份簽字儀式的計劃。二、任務(wù)分析簽字儀式是指在商務(wù)活動中，合作雙方或多方經(jīng)過磋商、討論或談判，就某項重要交易或重大經(jīng)濟合作項目達成協(xié)議后，由雙方或多方代表在有關(guān)協(xié)議、協(xié)定或合同上簽字的一種莊嚴而隆重的儀式。77編制簽字儀式的計劃時，秘書要注意的事情如下：（1）準備協(xié)議文本。（2）確定簽字人員。（3）選擇簽字場所。（4）布置簽字場所。（5）注意服飾禮儀。78三、相關(guān)知識（一）準備協(xié)議文本舉行簽字儀式是一件莊嚴的大事。在決定正式簽署協(xié)議的同時，就應(yīng)著手擬定協(xié)議的最終文本。文本一旦簽字就成為具有法律效力的文件，因此文本的準備一定要嚴謹。（二）確定簽字人員主簽人員應(yīng)隨文體的性質(zhì)由協(xié)議各方確定，但各方主簽字人的身份應(yīng)大體相當（三）選擇簽字場所簽字儀式舉行的場所，一般根據(jù)參加簽字儀式人員的規(guī)格、人數(shù)及協(xié)議中商務(wù)內(nèi)容的重要程度等因素來確定。79（四）布置簽字場所在布置簽字儀式場所時，一般在廳內(nèi)設(shè)置長方形簽字桌，桌面覆以深綠色的臺布。桌后放兩把椅子，作為雙方簽字人員的座位。主簽字人面對正門，右為客人，左為主人。桌上擺放由各自保存的文本，文本上端分別放置簽字用的文具，文具前端中央擺一旗架。如與外商簽署涉外合同，需懸掛雙方國旗?？傊炞謭鏊牟贾靡f重、整潔、清靜。地上可鋪設(shè)地毯，并懸掛寫有“×××項目簽字儀式”的橫幅。同時，注意保持簽字現(xiàn)場空氣清新、光線明亮。80（五）注意服飾禮儀由于簽字儀式的禮儀性極強，簽字人員的穿著也有具體要求。按照規(guī)定，簽字人、助簽人以及隨員，在出席簽字儀式時，應(yīng)當穿著具有禮服性質(zhì)的深色西裝套裝或西裝套裙，并且配以白色襯衫與深色皮鞋。81四、相關(guān)鏈接簽字儀式的準備1．文本的準備（1）定稿。（2）確定使用的文字。（3）確定正本和副本。（4）校印。（5）蓋章。822．商定參加人員（1）簽字人。簽字人員要符合以下條件：具有法定資格。規(guī)格相等。（2）領(lǐng)導(dǎo)人。簽字各方也可以派出身份較高的領(lǐng)導(dǎo)人參加簽字儀式，但也應(yīng)當注意規(guī)格大體相等。（3）致辭人。一般由簽字各方身份最高的人分別致辭。有時也可安排上級機關(guān)或協(xié)調(diào)機構(gòu)的代表致賀詞。（4）主持人。主持人一般由主辦方派有一定身份的人士擔任。83（5）見證人。見證人主要是參加會談的人員，各方人數(shù)應(yīng)當大致相等。（6）助簽人。助簽人的主要職責是在簽字過程中幫助簽字人員翻揭文本，指明簽字之處。（7）群眾代表。有時為了充分發(fā)揮簽字儀式的鼓動和宣傳教育作用，可邀請主辦單位或雙方單位的部分群眾代表參加。（8）記者。為擴大影響，可邀請有關(guān)新聞單位派記者參加簽字儀式。843．布置簽字廳（1）簽字廳的選擇。簽字廳有常設(shè)專用的，也有臨時以會議廳、會客室來代替的。布置它的總原則是要莊重、整潔、清靜。一間標準的簽字廳，應(yīng)當室內(nèi)鋪滿地毯，除了必要的簽字用桌椅外，其他一切的陳設(shè)都不需要。正確的簽字桌應(yīng)當為長桌，桌上最好鋪設(shè)深綠色的臺布。85（2）簽字桌椅。雙邊簽字，一般設(shè)長方桌，上鋪深綠色或暗紅色的臺布。桌后放兩把椅子，為雙方簽字人員的座位。多方簽字也可將桌排成圓形或方形，或僅放一張椅子，由各方代表依次簽字。涉外雙邊簽字儀式的座位按主左客右的禮儀順序擺放，即客方的座位安排在主方的右邊。多方簽字則按禮賓次序安排各方簽字代表的座次，一般按英文國名當頭字母的順序排列，也可按事先商定的順序排列。簽字桌上可放置各方簽字人的席卡。涉外簽字儀式應(yīng)當用中英文兩種文字標示。86（3）準備簽字用具。包括待簽的合同文本以及簽字筆、吸墨器等文具。（4）國旗的擺放。與外商簽署涉外商務(wù)合同時還需在簽字桌上插放有關(guān)各方的國旗。（5）參加人員位置。按有關(guān)禮遇的高低確定好各方代表的座次。（6）講臺。在簽字桌的右側(cè)放置講臺或落地話筒。（7）會標。由簽字雙方名稱、簽字文本標題和“簽字儀式”織成。（8）香檳酒。事先準備好香檳酒、酒杯等，儀式結(jié)束后舉行小型酒會，舉杯共慶會談成功。87五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好通過以下方式進行：（1）將班級學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，進行簽字儀式計劃的編制。（2）各小組成員必須有明確的分工，責任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實訓(xùn)室進行。88六、任務(wù)實訓(xùn)請通過圖書館、報紙、網(wǎng)絡(luò)等，收集查找關(guān)于簽字儀式的相關(guān)資料，并將這些資料摘錄下來，形成剪報或者資料文摘，供公司領(lǐng)導(dǎo)參考。89任務(wù)二簽字儀式現(xiàn)場布置與安排一、任務(wù)描述華榮公司和同行業(yè)的金鼎公司達成了合作意向，雙方?jīng)Q定于7月份舉行一次重大經(jīng)濟合作項目簽字儀式。在各項準備工作就緒后，總經(jīng)理吳寶華向秘書尹曉雯布置了工作，要求做好簽字儀式的現(xiàn)場布置和程序安排工作。90二、任務(wù)分析簽字儀式是簽訂協(xié)議的高潮階段，時間雖不長，但程序規(guī)范、嚴格。秘書在簽字儀式過程中的任務(wù)如下：（1）接待入場。（2）正式簽字。（3）交換文本。（4）退場結(jié)束。91三、相關(guān)知識（一）接待入場主辦方秘書人員應(yīng)熱情接待各方人員進入簽字廳。有禮貌地引導(dǎo)主簽字人按主左客右的位置入座，助簽人站立在主簽人的外側(cè)，其他參加簽字儀式的人員依職務(wù)、身份高低為序，客方自左向右，主方自右向左，分別站立于各方主簽字人的后面。（二）正式簽字在簽字儀式上，應(yīng)遵循“輪換制”的原則，即主簽人首先簽署己方保存的合同文本，而且各簽首位，這樣使簽字各方均有機會居于首位一次，以示各方平等。然后再交由他方簽字人簽字。92（三）交換文本由雙方簽字人員互換文本，相互握手祝賀。此時，攝影師可以拍照，還可拿出準備好的香檳酒，由簽字人員共同舉杯慶賀，以增添簽字儀式的喜慶色彩。（四）退場結(jié)束簽字儀式完畢后，應(yīng)先請雙方最高領(lǐng)導(dǎo)者退場，然后請客方退場，東道主最后退場，整個簽字儀式時間以半小時為宜。93四、相關(guān)鏈接“辦公室故事”之簽字儀式早上起來就精心打扮，今天的工作非同小可，要完成醞釀半年的一個大項目的“簽字儀式”。修修眉毛、畫畫眼睛、吹吹頭發(fā)、噴點香水，再挑件檔次高點的衣服。聽說參加奧斯卡頒獎儀式的女演員們提前半年就開始準備：保養(yǎng)皮膚、做美容，設(shè)計發(fā)型，找著名設(shè)計師設(shè)計服裝、定做配套的首飾、手包、鞋。我是今天簽字儀式的“總導(dǎo)演”，必須隆重登場。94五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好通過以下方式進行：（1）將班級學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，進行簽字儀式現(xiàn)場布置與安排。（2）各小組成員必須有明確的分工，責任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實訓(xùn)室進行。95六、任務(wù)實訓(xùn)（一）填空題如下圖所示，中日雙方在北京就有關(guān)問題達成協(xié)議，舉行簽字儀式。雙方代表團各由5人組成：部長（A）、副部長(B)、主任(C)、隨員(D)、譯員（E）。由雙方部長做主簽人，譯員做助簽人。請你安排日方人員座次與位次。96任務(wù)三簽字儀式的善后工作一、任務(wù)描述華榮公司和金鼎公司的重大經(jīng)濟合作項目簽字儀式結(jié)束了?？偨?jīng)理吳寶華找到秘書尹曉雯，要求她做好本次簽字儀式的善后工作。二、任務(wù)分析簽字儀式結(jié)束后，秘書的工作還遠遠沒有結(jié)束，一定要做好善后工作，這是善始善終的表現(xiàn)，也是良好職業(yè)素養(yǎng)的體現(xiàn)。秘書在簽字儀式善后階段主要做以下工作：（1）送別客人。（2）清理場所。（3）作好總結(jié)。97三、相關(guān)知識（一）送別客人迎來送往是秘書人員必不可少的工作內(nèi)容之一。簽字儀式結(jié)束后，要有禮貌地送別客人，給客人留下良好的印象。如果是外地客人，還要做好提前訂票及送站等工作。（二）清理場所送別客人后，要清理簽字的場所，使其復(fù)原，以方便以后開展工作。（三）作好總結(jié)簽字儀式結(jié)束后，秘書人員可作一次深入的工作總結(jié)，積累經(jīng)驗，指出不足，以指導(dǎo)今后的工作。98四、相關(guān)鏈接涉外簽字儀式禮儀在涉外交往中，有關(guān)國家的政府、組織或企業(yè)單位之間經(jīng)過談判，就政治、經(jīng)濟、文化、科技等領(lǐng)域內(nèi)的某些重大問題達成協(xié)議時，一般需舉行簽字儀式。不同的簽字儀式各有特點，在我國國內(nèi)舉行簽字儀式通常要考慮以下幾個方面的禮儀問題。首先，要布置好簽字廳，并做好有關(guān)簽字儀式的準備工作。在我國國內(nèi)舉行的簽字儀式，必須在事先布置好的簽字廳里舉行，絕不可草率行事。99其次，要確定好簽字人和參加簽字儀式的人員，簽字人由簽字雙方各自確定，但是其身份必須與待簽文件的性質(zhì)相符，同時雙方簽字人的身份和職位應(yīng)當大體相當。最后，要安排好雙方簽字人的位置，并且議定簽字儀式的程序。我國的慣例是：東道國簽字人座位位于簽字桌左側(cè)，客方簽字人的座位位于簽字桌的右側(cè)。雙方的助簽人員分別站立于各方簽字的外側(cè)，其任務(wù)是翻揭待簽文本，并向簽字人指明簽字處，雙方其他參加簽字儀式的人員則應(yīng)分別按一定的順序排列于各方簽字人員之后。100我方人員在外國參加簽字儀式，應(yīng)尊重該國舉行簽字儀式的傳統(tǒng)習(xí)慣。有的國家可能會準備兩張簽字桌，有的國家可能要求參加簽字儀式的人員坐在簽字人對面，對此不必在意。關(guān)鍵是要不辱使命，對此我方人員不應(yīng)忘記。101五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好通過以下方式進行：（1）將班級學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，進行簽字儀式善后工作演練。（2）各小組成員必須有明確的分工，責任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實訓(xùn)室進行。102六、任務(wù)實訓(xùn)天麗化妝品公司與新加坡南洋有限公司于2009年12月28日下午15：00在帝豪酒店會議室舉行合作項目簽字儀式。天麗化妝品公司辦公室組織本部門員工進行訓(xùn)練，做好簽字廳布置的準備工作。請完成：（1）列出布置簽字廳要注意的問題。（2）在模擬實訓(xùn)室進行布置練習(xí)。103項目四商務(wù)談判的輔助工作【知識目標】掌握商務(wù)談判前期準備工作的內(nèi)容。掌握商務(wù)談判組織與實施工作的內(nèi)容。掌握商務(wù)談判善后工作的程序?！灸芰δ繕恕磕軌蜻M行商務(wù)談判工作的準備。能夠組織與實施商務(wù)談判。能夠掌握商務(wù)談判善后工作的方式方法。104任務(wù)一商務(wù)談判的前期準備一、任務(wù)描述華榮公司馬上要和國外一家公司就進口設(shè)備的問題開展一次談判，總經(jīng)理吳寶華非常重視這次談判，因為它關(guān)系著公司的發(fā)展和切身利益。吳經(jīng)理向秘書尹曉雯提出了要求，讓她盡全力做好這次談判的前期準備工作。105二、任務(wù)分析雖然談判在表面上主要是領(lǐng)導(dǎo)者的事情，但談判是一項系統(tǒng)工作，不是一個人就能完成的，大量的前期準備工作還是要由秘書人員來輔助完成。談判前的準備工作主要有：（1）收集信息、提供資料。（2）擬訂談判計劃。（3）設(shè)計談判方案。106三、相關(guān)知識（一）收集信息、提供資料古語云：“知己知彼，百戰(zhàn)不殆?！痹谡勁星俺浞至私怆p方情況，尤其是對方的實力、目標意圖和雙方退讓的幅度，是必不可少的準備工作。商務(wù)談判的成敗，談判者地位的強弱，往往取決于其中一方對信息資料的掌握程度。掌握信息資料越多，在談判中越容易駕馭談判的進程。（二）擬訂談判計劃一般來說，談判的準備工作就是要制訂一個簡明、具體而又有彈性的談判計劃。1071．確定談判目標談判都以目標的實現(xiàn)為導(dǎo)向。目標是談判的前提，只有在明確、具體和可行的目標指引下，談判才可能處于主動地位。盲目和含混的目標意味著談判的失敗。2．確定談判策略談判策略是指為達到談判目標而制定并運用的基本綱領(lǐng)或指導(dǎo)原則，它是通過調(diào)查分析雙方的需要及實力后而制定出來的。為談判的每個部分制定一個總的策略是必不可少的步驟。針對不同的談判主題或?qū)κ郑貢梢栽O(shè)計出不同的策略。比如，在某一特定條件下，可以采取拖延、長期施加壓力的戰(zhàn)略；而在另一特定條件下，則可以采取速戰(zhàn)速決的閃電戰(zhàn)略。1083．培養(yǎng)談判人員的素質(zhì)商務(wù)談判是由公司的談判人員完成的，談判人員的作用至關(guān)重要。談判人員的素質(zhì)是構(gòu)成其基本談判力的最基本要素，是決定談判能否成功的重要因素之一。以下各項對談判人員來說非常重要：（1）用語言表達想法的能力。（2）說服別人的能力。（3）思路清晰、判斷準確、反應(yīng)敏銳。（4）巧妙運用談判謀略的能力。109（5）對可覺察的感情具有自我表現(xiàn)和克制的能力。談判者應(yīng)該學(xué)會控制自己的情緒，處理事物要冷靜。在談判陷入困境時更要注意控制自己的情緒。因為對手會利用你的情緒使談判向他們計劃的方向進行。（6）遇到壓力和不確定事件時的應(yīng)對能力。（7）贏得對方尊重和信任的能力。（8）較強的心理平衡能力和扮演不同談判角色的能力。1104．提高談判能力談判能力簡稱談判力，從主觀來說是個人能力問題，但從客觀來說，談判人員的談判力受到諸多客觀條件的限制。談判力包括綜合談判力和具體談判力兩部分。綜合談判力指談判人員所屬國家或所屬公司集團的實力。綜合談判力是客觀存在的事實，也是你無法改變的。比如說，你的談判對手是發(fā)達國家的大公司，這一事實本身就使你在談判中處于弱勢地位。遇到這種情況，只有盡量發(fā)揮你在具體談判力方面的優(yōu)勢，努力取得談判的成功。具體談判力包含的內(nèi)容很多，它依據(jù)談判議題的不同而不同。111（三）設(shè)計談判方案秘書要協(xié)助上司擬定談判方案，并按方案進行預(yù)演，以保證談判有條不紊地進行。1．確定談判班子選擇適當?shù)某蓡T組成談判班子，是談判能否成功的關(guān)鍵。談判班子一般以三四人為宜，上司領(lǐng)軍，他既是導(dǎo)演又是主演。其他助手包括秘書則是配角，以各自的專業(yè)經(jīng)驗協(xié)助上司談判。1122．確定談判時間談判于何時舉行、何時結(jié)束，很有講究，有時候甚至?xí)绊懻勁械倪^程和結(jié)果。談判必須等候合適時機，否則難以達到預(yù)期目標。除此之外，要避免在上司或其他重要談判成員身體不適、過度疲勞、精神心情不佳時安排談判。另外還要尊重對方，在征求對方意見的基礎(chǔ)上，選擇雙方都認可的時間舉行談判。3．確定談判地點一般來說，選擇談判地點，以自己越熟悉的環(huán)境越好。因為每個人都天生具有領(lǐng)域感，在自己所熟悉的環(huán)境里，能得心應(yīng)手地發(fā)揮自己的睿智與口才，而且容易說服對方。1134．確定談判主題談判主題就是談判所要達到的目的，一定要言簡意明。談判主題是綱領(lǐng)性的東西，主題確定了，談判的方向和“度”也就隨之明確了。5．確定談判事項日程表秘書在設(shè)計方案時，要對對方可能提出的方案作出預(yù)測，并提出自己應(yīng)對的方案。只有這樣，在對手提出方案時，己方才能應(yīng)付自如。談判方案應(yīng)盡量切實可行，并且留有現(xiàn)場發(fā)揮和見機行事或者必要調(diào)整的空間。114四、相關(guān)鏈接談判能幫企業(yè)增加利潤對于一個企業(yè)來說，增加利潤一般有三種方法：①增加營業(yè)額；②降低成本；③談判。第一種方法，增加營業(yè)額。它最直接，但也最難。因為在市場競爭日趨激烈的今天，爭奪市場份額本身就是一件很難的事情；而且增加營業(yè)額往往也會增加費用，比如員工工資、廣告費、業(yè)務(wù)員提成等。所以可能企業(yè)的營業(yè)額增加很多，但扣除費用以后發(fā)現(xiàn)，利潤卻沒怎么增加。115第二種方法，降低成本。一般來說，企業(yè)降低成本的空間是有限的，降到一定程度就再也沒法降了；而且降低成本還有可能降低產(chǎn)品的品質(zhì)，反而損害了公司的長遠利益。第三種方法，談判。通過談判，盡量以低價買進，高價賣出，一買一賣之間，利潤就出來了。它是增加利潤最有效也是最快的辦法，因為談判爭取到的每一分錢都是凈利潤！比如企業(yè)的某產(chǎn)品通常售價是一萬元，如果業(yè)務(wù)員談判水平提高了，售價提高到一萬一千元，則提高的一千元完全是凈利潤；同樣，企業(yè)在采購時所節(jié)省的每一分錢也都是凈利潤！116五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好通過以下方式進行：（1）將班級學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，進行商務(wù)談判的前期準備工作演練。（2）各小組成員必須有明確的分工，責任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實訓(xùn)室進行。117六、任務(wù)實訓(xùn)案例分析題在一場涉及機械設(shè)備買賣的國際談判中，談判雙方在價格問題上出現(xiàn)分歧，買方代表提出賣方所提供的設(shè)備價格比其他國家的同類產(chǎn)品價格要高出近10%。面對買方代表對價格的反對意見，賣方代表應(yīng)如何應(yīng)對？118任務(wù)二商務(wù)談判的組織與實施一、任務(wù)描述華榮公司和國外一家公司進口設(shè)備談判的準備工作已經(jīng)差不多了，這天，總經(jīng)理吳寶華來到秘書尹曉雯的辦公室，提出了要求，讓她盡全力做好這次商務(wù)談判的組織與實施工作。二、任務(wù)分析秘書在商務(wù)談判的組織和實施階段要做的工作如下：（1）布置商務(wù)談判現(xiàn)場。（2）營造融洽的商務(wù)談判氣氛。（3）做好談判的輔助性工作。119三、相關(guān)知識（一）布置談判現(xiàn)場通常要安排一間主要談判室和一間備用談判室，如條件允許還可以準備一間休息室。（二）營造談判氣氛談判者的言行，談判的空間、時間和地點等都是構(gòu)成談判氣氛的因素。秘書應(yīng)注意把一些消極因素轉(zhuǎn)化為積極因素，使談判氣氛向友好、和諧、富有創(chuàng)造性的方向發(fā)展。120要想形成一個和諧的談判氣氛，秘書應(yīng)該做好以下幾方面的工作：（1）提醒談判者在談判氣氛形成過程中起主導(dǎo)作用。（2）心平氣和，坦誠相見。（3）不要在一開始就涉及有分歧的議題。（4）不要一見面就提出要求。121（三）做好輔助性工作談判過程中，秘書要做的輔助性工作有很多，概括起來有下面幾類：1．各種文件資料的準備比如談判名單、時間、地點等信息，要及時通知對方。談判中所需的各種資料要打印裝訂成冊，發(fā)到談判人員手中。談判過程中還要注意隨時傳遞信息，復(fù)印或打印文件。2．安排各種儀式包括談判開始儀式、致辭、贈禮及簽約儀式等。1223．做好談判的記錄談判中的記錄非常重要，秘書人員要全面、準確地做好談判記錄。每一次洽談之后，重要的事情，應(yīng)寫一份簡短的報告或紀要，并向雙方公布，以防止達成的條件不至于在以后被撕毀。在大型談判中，有時甚至要在每個問題談妥之后，都要通讀雙方記錄，以查對一致。在最后階段，檢查、整理記錄，雙方共同確認記錄正確無誤后，所記載的內(nèi)容便是起草書面協(xié)議的主要依據(jù)。1234．擬定初步協(xié)議談判取得初步的成果后，要形成初步的協(xié)議。秘書在起草協(xié)議時，要注意以下幾點：遵守相關(guān)法律法規(guī)的要求；重要條款應(yīng)反復(fù)推敲后再落筆；內(nèi)容要具體，表達要嚴謹，不能含混不清或產(chǎn)生歧義。5．正式簽約初步協(xié)議經(jīng)談判雙方修改后，即成為正式合同書。只有經(jīng)雙方簽字、公證后，協(xié)議才正式生效，成為法律性文件，對雙方開始產(chǎn)生約束力。至此，商務(wù)談判的組織和實施工作告一段落。124四、相關(guān)鏈接商務(wù)談判的程序一輪正規(guī)的商務(wù)談判應(yīng)包含下面六個環(huán)節(jié)：導(dǎo)入階段。這是雙方熟悉的階段，要創(chuàng)造輕松愉快的氣氛，時間不宜過長，以免沖淡談判心理準備。概說階段。此時要讓對方了解自己的目的、態(tài)度，無需太長時間。明示階段。這時要就雙方分歧問題表明自己的態(tài)度、立場，還可明確自己讓步的條件范圍。125交鋒階段。這是商務(wù)談判中的關(guān)鍵階段。雙方的不同意見在此時明確展開，大家列舉事實謀求對方的理解和協(xié)作，尋找統(tǒng)一的途徑。妥協(xié)階段。妥協(xié)是談判中必不可少的一個階段，作出某些妥協(xié)和讓步，是合作誠意的表示。協(xié)議階段。這是商務(wù)談判的最后階段。此時，實質(zhì)性問題都已解決，只差形式上的問題了。126五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好通過以下方式進行：（1）將班級學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，進行商務(wù)談判的組織和實施工作演練。（2）各小組成員必須有明確的分工，責任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實訓(xùn)室進行。127六、任務(wù)實訓(xùn)某年4月20日，德國某大公司的總裁帶領(lǐng)包括副總裁、技術(shù)、財務(wù)等部門的負責人及其夫人組成的一個高級商務(wù)代表團去日本進行一次為期8天的談判，剛下飛機便受到了日方公司的熱情接待。在盛情款待中，總裁夫人告訴了對方接待人員回程機票的日期。日本人便安排了大量的時間讓德國人到處參觀、游覽，讓其領(lǐng)略東方文化并贈送了大量禮品，直到最后兩天，才把一大堆問題擺在談判桌上去討論。由于時間倉促，德國人不自覺地作出了許多不必要的讓步。問題：日本人在此次談判中使用了哪些戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)？如果此次與日本人談判的主角是你，你將采取什么對策？128任務(wù)三商務(wù)談判的善后工作一、任務(wù)描述華榮公司和國外一家公司關(guān)于進口設(shè)備的談判工作終于結(jié)束了，秘書尹曉雯松了口氣。總經(jīng)理吳寶華適時地提醒尹曉雯，此時還不能松懈，因為還有商務(wù)談判的善后工作要做。二、任務(wù)分析善后工作并不是可有可無的，而是非常重要的。秘書在商務(wù)談判結(jié)束后，應(yīng)該做好如下善后工作：（1）管理談判資料。（2）維護業(yè)務(wù)關(guān)系。（3）作好談判總結(jié)。（4）開展宣傳報道。129三、相關(guān)知識（一）管理談判資料談判工作結(jié)束后，秘書要在第一時間內(nèi)進行談判所涉資料的整理工作。其中包括：及時清退重要的談判文件；根據(jù)談判的原始檔案或已簽訂的協(xié)議撰寫和分發(fā)談判紀要；及時將談判材料、原始檔案、協(xié)議和合同立卷歸檔，等等。（二）維護業(yè)務(wù)關(guān)系談判結(jié)束后，秘書人員還要注意適當?shù)赝勁袑κ直３纸?jīng)常性的聯(lián)系，以確保協(xié)議得到認真徹底的履行，同時可以繼續(xù)發(fā)展雙方的業(yè)務(wù)關(guān)系。為使雙方保持良好的關(guān)系，也可以和對方保持經(jīng)常的私人交往。130（三）作好談判總結(jié)談判結(jié)束后，不論成敗，都要對談判工作進行全面、系統(tǒng)的總結(jié)，通過回顧、檢查、分析和評定談判過程，總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，以利于下一次提高談判水平。（四）開展宣傳報道如果需要，秘書要做好對談判的宣傳和報道工作，以利于提高公司形象。131四、相關(guān)鏈接商務(wù)談判人員應(yīng)具備的基本心理素質(zhì)自信心。所謂自信心，就是相信自己的實力和能力。它是談判者充分施展自身潛能的前提條件。缺乏自信往往是商務(wù)談判遭受失敗的原因。沒有自信心，就難以勇敢地面對壓力和挫折。面對艱辛曲折的談判，只有具備必勝的信心才能促使談判者在艱難的條件下，通過堅持不懈的努力走向勝利的彼岸。自信不是盲目的自信和唯我獨尊，而是在充分準備、充分占有信息和對談判雙方實力科學(xué)分析基礎(chǔ)上建立起來的。相信自己要求的合理性、所持立場的正確性及說服對手的可能性，自己才有驚人的膽魄，才能做到大方、瀟灑、不畏艱難、百折不撓。132五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好通過以下方式進行：（1）將班級學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，進行商務(wù)談判的善后工作演練。（2）各小組成員必須有明確的分工，責任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實訓(xùn)室進行。133六、任務(wù)實訓(xùn)實訓(xùn)：模擬商務(wù)談判1．實訓(xùn)目標通過實訓(xùn)，要求學(xué)生掌握商務(wù)談判的各項工作。2．實訓(xùn)背景某校的試驗中心竣工了，準備建設(shè)每個能夠容納100名學(xué)生的微機室8個。擬采購計算機800臺，計算機桌800張，多媒體設(shè)備8套，預(yù)計投資300萬元。3．實訓(xùn)內(nèi)容由學(xué)生組成兩個談判小組，分別扮演校方和供應(yīng)商的角色，開展模擬談判。134項目五商務(wù)旅行【知識目標】掌握編制商務(wù)旅行計劃工作的內(nèi)容。掌握預(yù)訂酒店工作的內(nèi)容。掌握辦理出國商務(wù)旅行的手續(xù)。掌握為上司進行商務(wù)差旅費用報銷工作的程序?！灸芰δ繕恕磕軌蚓幹粕虅?wù)旅行計劃。能夠預(yù)訂酒店。能夠辦理出國商務(wù)旅行的手續(xù)。能夠為上司報銷商務(wù)差旅費用。135任務(wù)一編制商務(wù)旅行計劃一、任務(wù)描述華榮公司和北京一家公司建立了業(yè)務(wù)聯(lián)系，為了加強合作，總經(jīng)理吳寶華決定率領(lǐng)各部門經(jīng)理到北京考察。這天，吳總經(jīng)理給秘書尹曉雯布置了工作，讓她編制一份到北京的商務(wù)旅行計劃。二、任務(wù)分析編制商務(wù)旅行計劃是秘書經(jīng)常要做的工作之一。秘書應(yīng)從以下方面著手，編制商務(wù)旅行計劃：（1）了解旅行計劃的編制方法。（2）掌握旅行計劃的基本內(nèi)容。（3）掌握日程表的編制方法。136三、相關(guān)知識（一）旅行計劃的編制方法旅行計劃是上司差旅全過程的一個計劃，編制前要清楚明了單位的差旅費用、交通方式、食宿等級的標準范圍及有關(guān)規(guī)定和程序。編制時按時間順序編排，做到簡單明了。要將時間的浪費降至最低，同時還要考慮上司的身體狀況，時間上留有余地。可以多編制幾個旅行方案，供上司參考和選擇。旅行計劃通常用表格形式表現(xiàn)。旅行計劃制訂好后，秘書要復(fù)制三份，一份給上司，一份存檔，一份自己保留。137（二）旅行計劃的基本內(nèi)容一份旅行計劃至少應(yīng)當包括：（1）出差的時間、啟程及返回日期，按站安排。（2）出差的路線、終點及途經(jīng)地點和住宿安排。（3）會晤計劃（人員、地點、日期和時間）。（4）交通工具的選擇：飛機、火車、大巴或轎車。要列明飛機客艙種類及停留地的交通安排。138（5）需要攜帶的文件、合同、樣品及其他資料：如談判合同、協(xié)議書、科技或產(chǎn)品資料、演講稿和與會地區(qū)的指南等。（6）上司或接待人的特別要求。（7）上司旅行區(qū)域的天氣狀況。（8）行程安排，約會、會議計劃，會晤人員的名單背景，會晤主題。（9）差旅費用：現(xiàn)金、兌換外幣、辦理旅行支票。旅行計劃制訂完后，要向上司報告，依其指示決定旅程。139（三）日程表的編制方法日程表的內(nèi)容一般比旅行計劃更詳盡。日程表的制訂實際上一般是出訪方與接待方雙方商議之后，由接待方擬訂經(jīng)出訪方認可后定下來的。出訪方秘書可以據(jù)此制訂己方的日程表，并可以添加一些更具體的內(nèi)容。安排日程時，在時間上要留有余地，一般以表格形式表現(xiàn)。日程表應(yīng)當一式三份（或幾份），一份存檔，一份給上司及家屬，一份秘書留存。140一般而言，一份周密的日程表主要包括如下內(nèi)容：（1）日期。指某月、某日、星期幾。（2）時間。出發(fā)及返回的時間，包括目的地的抵離時間和中轉(zhuǎn)時間，開展各項活動的時間，就餐、休息的時間等。（3）地點。上司本次出差的目的地（包括中轉(zhuǎn)地點），旅行過程中開展各項活動的地點，食宿地點等。141（4）交通工具。出發(fā)、返回時使用的交通工具，停留地的交通安排等。（5）具體事項。商務(wù)活動，如訪問、洽談、會議、宴請娛樂活動以及私人事務(wù)活動等。（6）備注。記載提醒上司注意的事項，如抵達目的地需要中轉(zhuǎn)的中轉(zhuǎn)站或中轉(zhuǎn)機場，休息時間、飛機起飛時間，以及某國家為旅客提供的特殊服務(wù)，在當?shù)匦枰⒁獾囊恍╋L俗習(xí)慣和禮儀等。142四、相關(guān)鏈接商務(wù)旅行計劃編制注意事項（1）要明確上司旅行的意圖，目的地，旅行時間及到達目的地后的商務(wù)活動計劃。（2）了解上司對交通工具及食宿的要求，熟悉公司對出差的有關(guān)規(guī)定。（3）向公司所在國家的有關(guān)服務(wù)機構(gòu)或向旅行目的地享有聲譽的旅游機構(gòu)索取有關(guān)資料，了解當?shù)啬酥疗淙珖鹘煌ǎê娇?、航海、鐵路、公路等）工具運行情況，旅行路線，旅館環(huán)境情況，目的地的貨幣，外匯管理規(guī)則，經(jīng)商特點及有關(guān)護照、簽證、健康規(guī)定等常識，需要中轉(zhuǎn)時，盡量選擇銜接時間在2～4小時內(nèi)的班機，將因中轉(zhuǎn)而導(dǎo)致的時間浪費情況減少到最低限度。143（4）制訂行程計劃時，若能直接利用定期航班的航線來設(shè)計旅行路線的則應(yīng)盡量做到直航。（5）編排計劃時，在時間一欄中必須考慮時差的變化，買機票（車票、船票）時也要注意時差。（6）擬定幾個旅行方案，與上司共同討論，最后選定最佳方案。（7）制作旅行行程工作計劃表時，要清楚離開和到達的時間都應(yīng)以當?shù)貢r間為準，秘書應(yīng)熟悉國際時間計算的方法。144五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好通過以下方式進行：（1）將班級學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，進行商務(wù)旅行計劃的編制。（2）各小組成員必須有明確的分工，責任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實訓(xùn)室進行。145六、任務(wù)實訓(xùn)實訓(xùn)：制訂旅行計劃和旅程表1．實訓(xùn)目標通過實訓(xùn)，要求學(xué)生掌握制訂旅行計劃和旅程表的方法。2．實訓(xùn)背景下周吳總經(jīng)理要去廣州出差，吳總已將具體日期、時間等資料交給新來的秘書王燕，由她為吳總經(jīng)理擬定旅行計劃并制訂旅程表，但王燕對如何制訂旅行計劃和旅程表不太清楚，她想請秘書尹曉雯為她提供有關(guān)資料，用傳真的形式發(fā)給她。3．實訓(xùn)內(nèi)容假如你是秘書尹曉雯，請完成以上工作，并以傳真的形式發(fā)給秘書王燕。146任務(wù)二預(yù)訂酒店一、任務(wù)描述華榮公司吳總經(jīng)理要去廣州出差，這天，行政經(jīng)理吳良榮給秘書尹曉雯布置了工作，讓她替吳總經(jīng)理預(yù)訂一家酒店。二、任務(wù)分析秘書可以通過互聯(lián)網(wǎng)、電話、手機WAP等多種方式獲得酒店預(yù)訂服務(wù)，通過酒店預(yù)訂服務(wù)查詢、預(yù)訂滿意的酒店。秘書在預(yù)訂酒店過程中，需要注意以下問題：（1）確定酒店檔次。（2）獲取酒店信息。（3）預(yù)訂。（4）確認預(yù)訂。147三、相關(guān)知識（一）確定酒店檔次預(yù)訂什么等級或檔次的酒店和房間，秘書一是要清楚公司的相關(guān)規(guī)定，二是要了解上司的習(xí)慣，三是兼顧業(yè)務(wù)的重要程度。預(yù)訂之前要征求上司的意見再作決定。（二）獲取酒店信息秘書可以通過查找旅行手冊、打電話、咨詢旅行社、上網(wǎng)搜索等方式獲取目的地賓館信息。（三）預(yù)訂秘書預(yù)訂賓館和房間，可以通過旅行社、網(wǎng)絡(luò)、800免費電話等途徑。如果單位與要預(yù)訂的賓館有經(jīng)常的業(yè)務(wù)往來，秘書可以直接通過電話等方式與賓館聯(lián)系。148（四）確認預(yù)訂當預(yù)訂房間后，秘書一定要拿到賓館確認預(yù)定的傳真或其他書面形式的證明，并將其附在旅行計劃或日程表后面，這樣才會使上司到達后的住宿有保障。149四、相關(guān)鏈接

150五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好通過以下方式進行：（1）將班級學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，進行預(yù)訂酒店的演練。（2）各小組成員必須有明確的分工，責任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實訓(xùn)室進行。151六、任務(wù)實訓(xùn)（一）選擇題秘書在為上司商務(wù)旅行訂房、訂票時要考慮上司的（）。A.時間安排B.愛好和習(xí)慣C.出差應(yīng)享受的待遇D.出差任務(wù)和目的152任務(wù)三辦理出國商務(wù)旅行手續(xù)一、任務(wù)描述華榮公司吳總經(jīng)理一行5人將赴美國紐約進行商務(wù)洽談，行政經(jīng)理吳良榮給秘書尹曉雯布置了工作，讓她替吳總經(jīng)理一行辦理出國商務(wù)旅行的手續(xù)。153二、任務(wù)分析出國商務(wù)旅行的手續(xù)和在國內(nèi)旅行的有所不同，秘書要多加注意。辦理出國商務(wù)旅行手續(xù)時，要從以下幾個方面著手：（1）撰寫出國申請。（2）辦理護照。（3）辦理簽證。（4）辦理《國際預(yù)防接種證書》。（5）辦理出境登記卡。（6）訂票。（7）辦理保險。154三、相關(guān)知識（一）撰寫出國申請出國申請包括出國事由、出國路線、出國日程安排、出國組團的人數(shù)等內(nèi)容。（二）辦理護照辦理護照時需要攜帶主管部門的出國任務(wù)批件、出國人員政審批件、所到國有關(guān)公司的邀請書、2寸正面免冠半身相片等。因公出國人員的護照應(yīng)該到外交部或其授權(quán)的機關(guān)辦理，因私出國人員的護照由公安部授權(quán)的機關(guān)辦理。155（三）辦理簽證我國政府規(guī)定，因公出國的中國公民出入國境憑有效護照可不辦理簽證，而持因私普通護照出入國境的中國公民必須辦理有關(guān)的簽證。辦理簽證要交上護照并填寫一份簽證表。取得簽證后，要檢查簽證的有效期及簽字蓋章。（四）辦理《國際預(yù)防接種證書》出國人員在辦理了有效護照和簽證后，應(yīng)該持單位介紹信到所在地的衛(wèi)生檢疫部門進行衛(wèi)生檢疫和預(yù)防接種，并領(lǐng)取《國際預(yù)防接種證書》，即“黃皮書”。當拿到“黃皮書”后，應(yīng)該進行認真查驗。156（五）辦理出境登記卡在辦妥上述各項手續(xù)后，再攜帶出國人員的護照、戶口簿、居民身份證辦理臨時出國登記手續(xù)。（六）訂票可在國內(nèi)各航空公司及其售票代理點辦理購票手續(xù)，也可以在外國航空公司駐我國的辦事處購買。購買國際機票需出示護照。拿到機票后必須對票面查驗，如果所到之處對方有接待，這時候就可以向?qū)Ψ桨l(fā)出通知，最好以書面形式通知相關(guān)信息，以便對方做好接待工作。（七）辦理保險通過代理人與保險公司辦理安排保險，險種應(yīng)適用于意外事故，如醫(yī)療及行李丟失等。157（八）出行前的準備（1）確定最佳旅行方案。（2）兌換外幣。（3）準備隨身攜帶物品。（4）準備必須攜帶的各種文件。（5）檢查相關(guān)證件。（6）收集所到國的背景資料。158四、相關(guān)鏈接中國公民出國（境）旅游文明禮儀“十遵守”中國公民出國（境）旅游請關(guān)注中央文明辦和國家旅