商務(wù)秘書實(shí)務(wù)模塊四-商務(wù)活動(dòng)管理課件

模塊四商務(wù)活動(dòng)管理項(xiàng)目一開放參觀活動(dòng)【知識(shí)目標(biāo)】掌握開放參觀活動(dòng)前期準(zhǔn)備工作的內(nèi)容。掌握開放參觀活動(dòng)組織與實(shí)施工作的內(nèi)容。掌握開放參觀活動(dòng)善后工作的程序。【能力目標(biāo)】能夠進(jìn)行開放參觀活動(dòng)前期的準(zhǔn)備。能夠組織與實(shí)施開放參觀活動(dòng)。能夠掌握開放參觀活動(dòng)善后工作的方式方法。1任務(wù)一開放參觀活動(dòng)的前期準(zhǔn)備一、任務(wù)描述華榮公司決定于5月份開展一次為期一個(gè)月的開放參觀活動(dòng)，借以擴(kuò)大公司的知名度，提高公司的美譽(yù)度，也為擴(kuò)大產(chǎn)品銷路做一次有效的宣傳。4月10日上午，華榮公司總經(jīng)理吳寶華把辦公室秘書尹曉雯叫到辦公室，讓她認(rèn)真做好本次開放參觀活動(dòng)的前期準(zhǔn)備工作。2二、任務(wù)分析凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。開放參觀活動(dòng)成功與否，前期的準(zhǔn)備工作十分重要。因?yàn)榍捌跍?zhǔn)備工作是否做得充分，會(huì)直接影響到開放參觀活動(dòng)效果的好壞。開放參觀活動(dòng)的前期準(zhǔn)備工作主要包括以下內(nèi)容：（1）成立專門的籌備機(jī)構(gòu)。（2）確定開放參觀活動(dòng)的性質(zhì)。（3）制訂開放參觀活動(dòng)方案。（4）進(jìn)行開放參觀活動(dòng)的具體準(zhǔn)備。3三、相關(guān)知識(shí)（一）成立專門的籌備機(jī)構(gòu)開放參觀活動(dòng)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，組織起來相當(dāng)繁復(fù)，公司對(duì)此應(yīng)提高重視，需成立專門的籌備機(jī)構(gòu)承擔(dān)此事。（二）確定開放參觀活動(dòng)的性質(zhì)1．開放參觀活動(dòng)的分類根據(jù)活動(dòng)的目的，可將開放參觀活動(dòng)分為特殊參觀和一般參觀兩類。特殊參觀是邀請(qǐng)?zhí)囟ǖ墓妳⑴c特定的活動(dòng)而開展的參觀，一般參觀并無特殊目的或特殊公眾，是為增進(jìn)社會(huì)各界對(duì)公司的了解而組織的參觀。42．確定開放參觀活動(dòng)的性質(zhì)秘書應(yīng)從目的、參與人員、活動(dòng)時(shí)機(jī)等方面來確定開放參觀活動(dòng)的性質(zhì)，將其定性為特殊參觀或一般參觀。（三）制訂開放參觀活動(dòng)方案1．確定參觀活動(dòng)的主題確定主題就是確定參觀活動(dòng)的主旨和基調(diào)，主要說明公司希望通過這次參觀活動(dòng)取得什么效果。2．選擇參觀活動(dòng)的時(shí)機(jī)在確定參觀時(shí)機(jī)時(shí)，要注意不要和重要節(jié)日或公司的重要活動(dòng)、接待活動(dòng)發(fā)生沖突，還要考慮到氣候的因素，選擇適合戶外活動(dòng)的季節(jié)，一般以晚春和早秋為宜。53．明確參觀活動(dòng)的內(nèi)容秘書要緊緊圍繞參觀活動(dòng)的主題來確定參觀的內(nèi)容，一般包括三部分。（1）情況介紹。這事先需要準(zhǔn)備好介紹的文字材料。（2）現(xiàn)場(chǎng)觀摩。如生產(chǎn)經(jīng)營設(shè)備和工藝流程，廠區(qū)環(huán)境或營業(yè)大廳，員工的教育和培訓(xùn)設(shè)施，公司的科技開發(fā)或?qū)嶒?yàn)中心，公司的服務(wù)、娛樂、福利和衛(wèi)生設(shè)施，等等。（3）實(shí)物展覽。一般公司都會(huì)建立自己的實(shí)物展覽室，用來陳列資料、模型、樣品等實(shí)物。64．確定邀請(qǐng)的對(duì)象開放參觀活動(dòng)主要邀請(qǐng)與企業(yè)相關(guān)的公眾參加，如生產(chǎn)性公司可邀請(qǐng)當(dāng)?shù)卣鞴懿块T、職能部門、顧客、社區(qū)公眾、新聞媒體、員工家屬等參加。5．選定參觀路線選定參觀路線時(shí)應(yīng)注意：能夠引起參觀者的興趣，保證參觀者的安全，不干擾公司正常工作，等等。6．策劃宣傳工作秘書應(yīng)想到和相關(guān)媒體人員溝通，做好開放參觀活動(dòng)的宣傳工作。77．注意事項(xiàng)（1）目的明確。（2）時(shí)機(jī)選擇得當(dāng)。（3）處理好公開與保密的關(guān)系。（4）安排好細(xì)節(jié)問題。（5）精心做好展示工作。8（四）進(jìn)行開放參觀活動(dòng)的具體準(zhǔn)備制訂了開放參觀活動(dòng)方案后，秘書就可以按圖索驥，逐項(xiàng)開展具體的準(zhǔn)備工作了。1．了解接待對(duì)象可以通過調(diào)查研究，充分了解接待對(duì)象的情況。接待對(duì)象不同，對(duì)接待人員的要求也不同。比如，參觀者是老年人還是兒童，參觀者的學(xué)歷層次高還是低，是國內(nèi)客人還是國外客人……這些情況要事先了解，做到心中有數(shù)，才能有針對(duì)性地做好開放參觀的接待工作。92．培訓(xùn)工作人員（1）培訓(xùn)解說人員。生動(dòng)形象而不乏幽默的解說能給開放參觀活動(dòng)增添一抹亮色，促使開放參觀活動(dòng)取得成功。所以，培訓(xùn)解說人員顯得非常重要，有的公司甚至安排專職人員長期承擔(dān)此項(xiàng)工作。（2）培訓(xùn)接待人員。公司要安排足夠數(shù)量的接待人員，讓每一位參觀者都感覺到自己是受歡迎的客人。接待人員也要經(jīng)過專門的培訓(xùn)，掌握接待禮儀的要求，同時(shí)明確分工，以便各司其職。103．提前制發(fā)請(qǐng)柬秘書要提前制作請(qǐng)柬。請(qǐng)柬不同于一般書信。一般書信是雙方不便或不宜直接交談時(shí)采用的交際工具，請(qǐng)柬卻不同，即使被請(qǐng)者近在咫尺，也須送上請(qǐng)柬，以表示對(duì)客人的尊敬，也表明邀請(qǐng)者對(duì)此事的鄭重態(tài)度。4．確定接待服務(wù)處公司要安排好接待服務(wù)處或休息服務(wù)處，同時(shí)備好茶水或飲料，為參觀者提供良好的接待服務(wù)。接待人員主要在接待服務(wù)處或休息場(chǎng)所開展工作。115．制作宣傳冊(cè)制作宣傳冊(cè)時(shí)應(yīng)考慮參觀者的文化水平和接受能力，多用簡明、通俗的語言，少用深?yuàn)W的專業(yè)術(shù)語，盡量圖文并茂。宣傳冊(cè)可以免去參觀者記錄的麻煩，也可供其日后查考。6．準(zhǔn)備禮品或紀(jì)念品贈(zèng)送參觀者禮品或紀(jì)念品，可以增強(qiáng)參觀的宣傳效果。紀(jì)念品應(yīng)具有宣傳性、榮譽(yù)性和獨(dú)特性，可以在禮品或外包裝上加印本公司的標(biāo)志、產(chǎn)品圖案、廣告語等，最好是本公司制造的或者代表本公司企業(yè)特色的產(chǎn)品，能讓人一目了然，甚至過目不忘。127．準(zhǔn)備特殊的參觀用品在有些公司參觀時(shí)，參觀人員需要穿戴特殊的用品，如參觀食品生產(chǎn)公司所需的特殊服裝、消毒設(shè)施，參觀建筑公司所需的安全帽等。此類物品，秘書人員應(yīng)在參觀前準(zhǔn)備好，以滿足參觀人員使用。8．布置參觀的場(chǎng)地通過布置營造隆重、熱烈的氣氛，如懸掛歡迎條幅、陳列有關(guān)物品、設(shè)立告示牌等。13四、相關(guān)鏈接開放參觀的成功案例江蘇一家板鴨店，過去在加工廠門口曾掛著一塊牌子：“工廠重地，謝絕參觀?！辟徺I板鴨的人想從門縫中看看加工過程，也被工作人員勸走。后來，該店接受一位公關(guān)行家的建議，將加工廠門口的那塊牌子改寫成“加工熟食，歡迎參觀?！辟徺I熟食的顧客可以進(jìn)去參觀加工工廠，不僅能看到鹽水鴨、板鴨等熟食的制作過程，還可獲得商店贈(zèng)給的一張優(yōu)惠購物券。許多人參觀后興致勃勃地選購了熟食，該店生意于是由淡轉(zhuǎn)旺，銷售量日趨上升。14五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識(shí)，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好以以下方式進(jìn)行：（1）將班級(jí)學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，進(jìn)行開放參觀活動(dòng)的籌備工作。（2）各小組成員必須有明確的分工，責(zé)任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)室進(jìn)行。15六、任務(wù)實(shí)訓(xùn)實(shí)訓(xùn)1：開放參觀活動(dòng)的主要內(nèi)容和準(zhǔn)備工作1．實(shí)訓(xùn)目標(biāo)通過實(shí)訓(xùn)，要求學(xué)生掌握開放參觀活動(dòng)的內(nèi)容和準(zhǔn)備工作。2．實(shí)訓(xùn)背景華榮公司決定舉行一次開放參觀活動(dòng)來代替每年一度的客戶聯(lián)誼會(huì)，由于是第一次搞這樣的活動(dòng)，缺乏經(jīng)驗(yàn)，因此，公司總經(jīng)理吳寶華請(qǐng)秘書先找一些有關(guān)開放參觀活動(dòng)內(nèi)容和準(zhǔn)備工作的資料，用來做參考。163．實(shí)訓(xùn)內(nèi)容如果你是該公司秘書尹曉雯，請(qǐng)根據(jù)實(shí)訓(xùn)背景，搜集相關(guān)資料作出回答，并通過電子郵件的方式發(fā)送給吳總經(jīng)理，要求格式正確、規(guī)范，要素齊全，不寫錯(cuò)別字。17任務(wù)二開放參觀活動(dòng)的組織與實(shí)施一、任務(wù)描述華榮公司決定于5月份開展一次為期一個(gè)月的開放參觀活動(dòng)，借以擴(kuò)大公司的知名度，提高公司的美譽(yù)度，也為擴(kuò)大產(chǎn)品銷路作一次有效的宣傳。5月1日一大早，華榮公司總經(jīng)理吳寶華把辦公室秘書尹曉雯叫到辦公室，讓尹曉雯通知籌備機(jī)構(gòu)所有人員，全力做好本次開放參觀活動(dòng)的組織和實(shí)施工作。18二、任務(wù)分析在開放參觀活動(dòng)中，秘書的重要任務(wù)就是做好接待工作。主要內(nèi)容有：（1）引導(dǎo)來賓進(jìn)入公司。（2）引導(dǎo)參觀。（3）做好解說和接待工作。（4）做好參觀服務(wù)工作。（5）解答來賓的問題。19三、相關(guān)知識(shí)（一）開放參觀活動(dòng)的操作流程一般而言，開放參觀活動(dòng)的操作流程如下：準(zhǔn)備宣傳小冊(cè)子→放映視聽材料→觀看模型→引導(dǎo)觀摩實(shí)物→中途休息服務(wù)→贈(zèng)送紀(jì)念品→征求意見。（二）熱情接待、引導(dǎo)秘書一般是作為第一接待者站在公司的大門口迎接參觀者的到來，這會(huì)顯得主人熱情好客而有禮貌。來賓到來時(shí)，秘書應(yīng)熱情問候，并走在客人的左前方，引導(dǎo)客人進(jìn)入?yún)⒂^區(qū)域。20（三）發(fā)放資料引導(dǎo)客人進(jìn)入公司后，可以先發(fā)放宣傳小冊(cè)子等事先準(zhǔn)備的資料，讓參觀者對(duì)此行有個(gè)簡單的了解。準(zhǔn)備有視聽資料的公司還可以在此時(shí)放映相關(guān)的影片、錄像或視頻，幫助參觀者建立對(duì)公司的整體印象。（四）認(rèn)真解說解說人員要做好來賓的向?qū)В龑?dǎo)參觀者按既定的參觀路線參觀，伴以耐心的講解?？梢杂^看模型、觀摩實(shí)物、參觀生產(chǎn)線等，像導(dǎo)游那樣移步換景。講解時(shí)應(yīng)避免長篇大論、滔滔不絕，那樣會(huì)給人華而不實(shí)之感。對(duì)參觀者關(guān)心或不易理解的地方，應(yīng)重點(diǎn)講解。21（五）做好服務(wù)工作在參觀路線較長時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)備好休息室，備足茶水或飲料，供參觀者中途小憩。（六）回答來賓問題秘書應(yīng)耐心解答來賓提出的各種問題，所以要求秘書人員應(yīng)深入了解公司的歷史和文化，尤其要熟悉參觀流程和各個(gè)參觀點(diǎn)的情況。答問時(shí)要諳熟各種語言技巧，熱情而又不泄露公司秘密。22四、相關(guān)鏈接英國化工企業(yè)聯(lián)合會(huì)的“開放日”化學(xué)工業(yè)是英國最成功的產(chǎn)業(yè)之一，它每年為英國帶來大筆的貿(mào)易順差，并直接為32萬人提供就業(yè)機(jī)會(huì)，尤其是在那些高失業(yè)率地區(qū)。23五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識(shí)，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好以以下方式進(jìn)行：（1）將班級(jí)學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，分角色扮演，進(jìn)行開放參觀活動(dòng)的接待實(shí)訓(xùn)。（2）各小組成員必須有明確的分工，責(zé)任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)室進(jìn)行。24六、任務(wù)實(shí)訓(xùn)實(shí)訓(xùn)：開放參觀活動(dòng)中接待工作的主要內(nèi)容1．實(shí)訓(xùn)目標(biāo)通過實(shí)訓(xùn)，要求學(xué)生掌握開放參觀活動(dòng)中的接待工作。2．實(shí)訓(xùn)背景公司決定舉行一次開放參觀活動(dòng)來代替每年一度的客戶聯(lián)誼會(huì)，由于是第一次搞這樣的活動(dòng)，缺乏經(jīng)驗(yàn)，因此，公司總經(jīng)理吳寶華要求秘書尹曉雯先找一些有關(guān)開放參觀活動(dòng)中接待工作內(nèi)容的資料，用來做參考。253．實(shí)訓(xùn)內(nèi)容如果你是該公司秘書尹曉雯，請(qǐng)根據(jù)實(shí)訓(xùn)背景，搜集相關(guān)資料作出回答，并通過電子郵件的方式發(fā)送給吳總經(jīng)理，要求格式正確、規(guī)范，要素齊全，不寫錯(cuò)別字。26任務(wù)三開放參觀活動(dòng)的善后工作一、任務(wù)描述華榮公司于5月份開展了為期一個(gè)月的開放參觀活動(dòng)，借以擴(kuò)大公司的知名度，提高公司的美譽(yù)度，也為擴(kuò)大產(chǎn)品銷路作了一次有效的宣傳。5月1日下午，一天的參觀活動(dòng)快結(jié)束了，華榮公司總經(jīng)理吳寶華把辦公室秘書尹曉雯叫到辦公室，讓尹曉雯認(rèn)真做好本次開放參觀活動(dòng)的善后工作。27

二、任務(wù)分析做事情要善始善終，秘書要重視開放參觀活動(dòng)的善后工作。善后工作的內(nèi)容包括：（1）贈(zèng)送紀(jì)念品。（2）征求來賓意見。（3）做好送別工作。28三、相關(guān)知識(shí)（一）贈(zèng)送紀(jì)念品好的紀(jì)念品可以給參觀者留下美好而深刻的印象，使參觀活動(dòng)產(chǎn)生持久的宣傳效果。所以，秘書人員要用心準(zhǔn)備參觀紀(jì)念品。（二）征求來賓意見開放參觀活動(dòng)是公司收集信息的重要渠道。當(dāng)開放參觀活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)認(rèn)真收集參觀者的意見，充分聽取他們對(duì)公司的看法和建議，這樣不僅可以對(duì)開放參觀活動(dòng)進(jìn)行評(píng)價(jià)和改進(jìn)，也有利于公司的長遠(yuǎn)發(fā)展。尤其是“名人”“要人”，更要認(rèn)真、仔細(xì)地征求他們的意見，最好是對(duì)公司發(fā)展的具體指導(dǎo)，可以激勵(lì)公司員工努力工作，增強(qiáng)員工的自豪感。29（三）做好送別工作開放參觀活動(dòng)結(jié)束后，秘書的工作并未隨之結(jié)束，還應(yīng)做好送別客人的工作。1．掌握時(shí)間在參觀者到來的時(shí)候，負(fù)責(zé)接待的秘書人員就應(yīng)該準(zhǔn)確了解來賓參觀后離開的時(shí)間，并妥善安排好票務(wù)和相關(guān)的交通工具。2．確定送別的規(guī)格根據(jù)來賓的身份、地位及與企業(yè)的關(guān)系等來確定送別的規(guī)格。一般而言，送別來賓的規(guī)格應(yīng)與迎賓時(shí)大致相同。如遇特殊情況臨時(shí)變更，須向客人解釋清楚。303．送別來賓秘書人員應(yīng)在合適的時(shí)間和地點(diǎn)禮貌地送別參觀者。四、相關(guān)鏈接中國工業(yè)旅游從海爾開端國慶七天長假的旅游熱潮中，展現(xiàn)在人們面前的依舊是旅游景點(diǎn)的爆滿，依舊是熙熙攘攘的人群，本來打算寄情于山水間的工薪一族，歸來時(shí)卻發(fā)現(xiàn)自己已是滿身疲憊。然而，有一些人卻另辟蹊徑，沒有投入到那浩浩蕩蕩的人群中，而是走進(jìn)城市的工廠、企業(yè)，去參觀游玩、去親身體驗(yàn)現(xiàn)代工業(yè)的發(fā)達(dá)，揭開了原本籠罩在工廠上的神秘面紗。31五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識(shí)，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好以以下方式進(jìn)行：（1）將班級(jí)學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，完成開放參觀活動(dòng)的善后工作。（2）各小組成員必須有明確的分工，責(zé)任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)室進(jìn)行。32六、任務(wù)實(shí)訓(xùn)實(shí)訓(xùn)：開放參觀活動(dòng)善后工作的主要內(nèi)容1．實(shí)訓(xùn)目標(biāo)通過實(shí)訓(xùn)，要求學(xué)生掌握開放參觀活動(dòng)善后工作的主要內(nèi)容。2．實(shí)訓(xùn)背景公司成功舉行了一次開放參觀活動(dòng)，由于是第一次搞這樣的活動(dòng)，缺乏經(jīng)驗(yàn)，公司領(lǐng)導(dǎo)不知道在開放參觀活動(dòng)結(jié)束后，有哪些善后工作要做，因此，公司總經(jīng)理吳寶華要求秘書尹曉雯先找一些有關(guān)資料，用來做參考。333．實(shí)訓(xùn)內(nèi)容如果你是該公司秘書尹曉雯，請(qǐng)根據(jù)實(shí)訓(xùn)背景，搜集相關(guān)資料作出回答，并通過電子郵件的方式發(fā)送給吳總經(jīng)理，要求格式正確、規(guī)范，要素齊全，不寫錯(cuò)別字。34項(xiàng)目二慶典、典禮活動(dòng)【知識(shí)目標(biāo)】掌握慶典、典禮活動(dòng)前期準(zhǔn)備工作的內(nèi)容。掌握慶典、典禮活動(dòng)組織與實(shí)施工作的內(nèi)容。掌握慶典、典禮活動(dòng)善后工作的程序?！灸芰δ繕?biāo)】能夠進(jìn)行慶典、典禮活動(dòng)前期的準(zhǔn)備。能夠組織與實(shí)施慶典、典禮活動(dòng)。能夠掌握慶典、典禮活動(dòng)善后工作的方式方法。35任務(wù)一慶典、典禮活動(dòng)的前期準(zhǔn)備一、任務(wù)描述為迎接公司成立十周年，華榮公司決定在6月6日搞一次慶典活動(dòng)。在公司的例會(huì)上，總經(jīng)理把這個(gè)任務(wù)交給了副總經(jīng)理兼行政部經(jīng)理吳良榮。5月20日上午，副總經(jīng)理兼行政部經(jīng)理吳良榮來到秘書尹曉雯的辦公室，和尹曉雯商量如何做好本次慶典活動(dòng)的前期準(zhǔn)備工作。36二、任務(wù)分析慶典或典禮活動(dòng)是指公司為了提高知名度、招徠顧客、爭取生意興隆，或?yàn)榱诵麄鲘湫滦蜗?、明確今后的發(fā)展目標(biāo)、密切與公眾的關(guān)系等，圍繞自身或所處社會(huì)環(huán)境中的重要事件、節(jié)日、紀(jì)念日等舉辦的各種儀式或慶祝活動(dòng)。慶典、典禮活動(dòng)形式多樣，如開業(yè)慶典、周年慶典、頒獎(jiǎng)慶典、開工慶典、竣工慶典等，以開業(yè)慶典、周年慶典最為常見。秘書在慶典活動(dòng)準(zhǔn)備階段要做的工作有：（1）確定慶典主題。（2）做好宣傳。（3）邀請(qǐng)來賓。37（4）確定主持人和致辭人。（5）擬訂慶典程序。（6）安排剪彩事宜。（7）做好接待準(zhǔn)備。（8）做好場(chǎng)地準(zhǔn)備。（9）做好音響準(zhǔn)備。（10）其他準(zhǔn)備。38三、相關(guān)知識(shí)（一）確定慶典主題不同的商務(wù)慶典活動(dòng)有不同的主題，舉辦方應(yīng)當(dāng)根據(jù)舉辦慶典活動(dòng)的具體目的以及社會(huì)環(huán)境、人文環(huán)境等因素來確定本次活動(dòng)的主題，然后圍繞主題安排整個(gè)活動(dòng)的內(nèi)容。內(nèi)容的安排要注意突出主題。（二）做好宣傳舉辦各種商務(wù)慶典活動(dòng)的主旨在于塑造本企業(yè)或組織的良好形象，吸引社會(huì)各界的關(guān)注，爭取公眾的認(rèn)可和接受，而輿論宣傳的作用則至關(guān)重要。39（三）邀請(qǐng)來賓1．?dāng)M定邀請(qǐng)名單商務(wù)慶典活動(dòng)影響的大小，往往取決于來賓身份高低與數(shù)量多少。一般來講，邀請(qǐng)來賓的范圍包括：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)名流、同行人士、社區(qū)代表、員工代表等。2．及時(shí)發(fā)出邀請(qǐng)擬定好邀請(qǐng)來賓名單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定后，應(yīng)分別印制成精美雅致的請(qǐng)柬，提前兩周左右寄達(dá)或送呈給被邀請(qǐng)者，以便被邀請(qǐng)者安排時(shí)間，按時(shí)赴會(huì)。在活動(dòng)舉辦前3天再電話核實(shí)有無變動(dòng)，對(duì)貴賓宜在活動(dòng)舉辦前再核實(shí)一次。40（四）確定主持人和致辭人主持人可以是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，也可以是有一定影響的電臺(tái)、電視臺(tái)或禮儀慶典公司的主持人。主持人應(yīng)當(dāng)儀表端莊、儀態(tài)大方、反應(yīng)機(jī)敏、口才良好，并熟悉整個(gè)活動(dòng)的程序。41（五）擬訂慶典程序每次商務(wù)慶典活動(dòng)的內(nèi)容和程序視具體情況而定，一般包括如下內(nèi)容：（1）主持人宣布慶典活動(dòng)開始。（2）升國旗、奏國歌或升公司旗、奏公司歌。（3）介紹領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓。（4）舉辦方負(fù)責(zé)人和來賓代表致辭。（5）剪彩、授獎(jiǎng)、參觀等。（6）酌情安排宴請(qǐng)或文藝演出。（7）留影、題字等。42（六）安排剪彩事宜如果是公司成立、商場(chǎng)開業(yè)或大型工程奠基儀式、竣工儀式等慶典活動(dòng)，一般都需要舉行剪彩儀式。安排剪彩事宜主要包括以下三個(gè)方面的工作：1．剪彩者的確定剪彩者一般請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴或社會(huì)知名人士擔(dān)任。根據(jù)慣例，剪彩者可以是一個(gè)人，也可以是幾個(gè)人，但是不應(yīng)當(dāng)多于五個(gè)人。剪彩者名單一經(jīng)確定，應(yīng)當(dāng)盡早告知對(duì)方，讓其早有準(zhǔn)備。在一般情況下，確定剪彩者必須尊重對(duì)方個(gè)人的意見，需要由幾個(gè)人同時(shí)剪彩時(shí)，應(yīng)當(dāng)分別告知每位剪彩者屆時(shí)他將與何人同擔(dān)此任。432．助剪者的挑選助剪者指在剪彩過程中為剪彩者提供幫助的人員，即通稱的禮儀小姐。禮儀小姐常由舉辦方挑選年輕、精干、身材和相貌較好的年輕女職員擔(dān)任，也可以到專業(yè)組織聘請(qǐng)。禮儀小姐確定并做好分工后，要進(jìn)行必要的培訓(xùn)和演練，讓她們熟悉禮節(jié)，保證剪彩儀式的順利進(jìn)行。3．剪彩用品的準(zhǔn)備剪彩用品主要有紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤以及紅地毯等。44（七）做好接待準(zhǔn)備在慶典活動(dòng)開始前，必須做好一切接待準(zhǔn)備工作，事先指派專人負(fù)責(zé)。安排好接待和服務(wù)人員，使他們各就各位，各司其職。安排專門的接待室，以方便來賓在活動(dòng)正式開始前休息或與相關(guān)人員交談。接待室中要求茶杯潔凈，茶幾上放置煙缸，如果不允許吸煙，應(yīng)當(dāng)將提示標(biāo)牌放置在接待室中，提示來賓。重要來賓應(yīng)由組織負(fù)責(zé)人親自接待。入場(chǎng)、簽到、剪彩、宴請(qǐng)、留言等活動(dòng)均需提前安排好專人領(lǐng)位。45（八）做好場(chǎng)地準(zhǔn)備慶典活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的選擇應(yīng)該結(jié)合慶典的內(nèi)容、規(guī)模、影響力以及企業(yè)或組織的實(shí)際來定，一般選擇企業(yè)或組織的正門之外的廣場(chǎng)、正門之內(nèi)的大廳等處，也可以是工程現(xiàn)場(chǎng)等地。場(chǎng)地的大小要同出席的人數(shù)相適應(yīng)。（九）做好音響準(zhǔn)備在舉行慶典之前，舉辦方要把音響設(shè)備準(zhǔn)備好，尤其是供來賓講話使用的麥克風(fēng)和傳聲設(shè)備，不能在關(guān)鍵時(shí)刻出現(xiàn)麻煩，讓主持人手忙腳亂、大出洋相。在慶典舉行前后，通常播放一些喜慶歡快的樂曲，烘托慶典的氣氛。對(duì)于播放的樂曲，要事先進(jìn)行審查，以免隨意播放背離慶典主題的樂曲。相關(guān)的攝影、錄像等設(shè)備也要準(zhǔn)備和調(diào)試好。46（十）其他準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備文字材料，如慶典活動(dòng)程序表、來賓名單、主持詞、致辭、答詞以及企業(yè)或組織的宣傳冊(cè)等。四、相關(guān)鏈接淺談開業(yè)典禮策劃致辭、剪彩、開香檳，鑼鼓、彩旗、氫氣球……幾乎所有的開業(yè)典禮，都是同樣的形式、一樣的格調(diào)。能夠比較的大概就是誰財(cái)大氣粗，誰背景深厚了。事實(shí)上，開業(yè)典禮昭示一個(gè)經(jīng)濟(jì)實(shí)體成立，在展露喜慶、歡騰的同時(shí)，也是企業(yè)展示形象、對(duì)外加強(qiáng)公關(guān)宣傳、對(duì)內(nèi)提高凝聚力的好機(jī)會(huì)。47五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識(shí)，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集相關(guān)信息，完成上述任務(wù)。最好以以下方式進(jìn)行：（1）將班級(jí)學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，進(jìn)行慶典、典禮活動(dòng)的籌備。（2）各小組成員必須有明確的分工，責(zé)任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)室進(jìn)行。48六、任務(wù)實(shí)訓(xùn)實(shí)訓(xùn)：開工典禮請(qǐng)柬的擬寫1．實(shí)訓(xùn)目標(biāo)通過實(shí)訓(xùn)，要求學(xué)生掌握開工典禮請(qǐng)柬的擬寫方法。2．實(shí)訓(xùn)背景江蘇華榮機(jī)械有限公司引進(jìn)外資50萬美元，計(jì)劃建設(shè)一條現(xiàn)代化的環(huán)保產(chǎn)品生產(chǎn)流水線，定于10月28日舉行開工典禮，擬邀請(qǐng)市里有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)參加，需要寫若干份請(qǐng)柬。要求：格式完整，內(nèi)容明確，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)規(guī)范。493．實(shí)訓(xùn)內(nèi)容如果你是公司秘書尹曉雯，請(qǐng)根據(jù)實(shí)訓(xùn)背景完成寫作，并通過電子郵件的方式發(fā)送給吳總經(jīng)理，不要寫錯(cuò)別字。50任務(wù)二慶典、典禮活動(dòng)的組織與實(shí)施一、任務(wù)描述為迎接公司成立十周年，華榮公司決定在6月6日搞一次慶典活動(dòng)。在公司的例會(huì)上，總經(jīng)理把這個(gè)任務(wù)交給了副總經(jīng)理兼行政部經(jīng)理吳良榮。在吳經(jīng)理的布置下，慶典的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作已經(jīng)就緒。6月5日上午，副總經(jīng)理兼行政部經(jīng)理吳良榮來到秘書尹曉雯的辦公室，通知尹曉雯進(jìn)入臨戰(zhàn)狀態(tài)，一定要做好本次慶典活動(dòng)的組織與實(shí)施工作。51二、任務(wù)分析各種慶典活動(dòng)的組織與實(shí)施因事而異，但又有一定的套路可循。秘書在慶典活動(dòng)組織和實(shí)施過程中，應(yīng)做好以下環(huán)節(jié)的輔助工作：（1）簽到。（2）接待。（3）剪彩。（4）致辭。（5）配套節(jié)目。（6）附加活動(dòng)。（7）贈(zèng)送禮品。52三、相關(guān)知識(shí)（一）簽到來賓來到后，應(yīng)安排專人請(qǐng)他們簽到。簽到簿一般為紅色封面，內(nèi)部紙張以裝飾美觀的宣紙為宜。簽到的同時(shí)，可以將本企業(yè)或組織的宣傳或說明資料發(fā)給來賓，以擴(kuò)大企業(yè)或組織的知名度。還可以準(zhǔn)備兩個(gè)盒子或碟子，一個(gè)裝單位領(lǐng)導(dǎo)或公關(guān)部經(jīng)理的名片，另一個(gè)裝來賓的名片，便于今后聯(lián)系或制作通訊錄。53（一）簽到來賓來到后，應(yīng)安排專人請(qǐng)他們簽到。簽到簿一般為紅色封面，內(nèi)部紙張以裝飾美觀的宣紙為宜。簽到的同時(shí)，可以將本企業(yè)或組織的宣傳或說明資料發(fā)給來賓，以擴(kuò)大企業(yè)或組織的知名度。還可以準(zhǔn)備兩個(gè)盒子或碟子，一個(gè)裝單位領(lǐng)導(dǎo)或公關(guān)部經(jīng)理的名片，另一個(gè)裝來賓的名片，便于今后聯(lián)系或制作通訊錄。（二）接待來賓簽到后，由接待人員引領(lǐng)到備有茶水、飲料的接待室，讓他們稍事休息并相互認(rèn)識(shí)。本企業(yè)或組織人員應(yīng)當(dāng)陪同賓客進(jìn)行交流，可以談一些本企業(yè)或組織的事情，或?qū)碣e的到來表示感謝。54（三）剪彩1．宣布開始主持人宣布剪彩儀式開始，禮儀小姐率先登場(chǎng)。在上場(chǎng)時(shí)，禮儀小姐應(yīng)當(dāng)排成一行前進(jìn)，從兩側(cè)同時(shí)登臺(tái)或從右側(cè)登臺(tái)。登臺(tái)之后，拉彩者與捧花者應(yīng)當(dāng)站成一行，拉彩者位于兩端拉直紅色緞帶，捧花者各自雙手捧一朵花團(tuán)。托盤者站立在拉彩者與捧花者身后１米左右，并且自成一行。2．剪彩者就位主持人宣布剪彩者的單位、職務(wù)、姓名，剪彩者從右側(cè)出場(chǎng)登臺(tái)，步履穩(wěn)健地走向彩帶。引導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)在其左前方進(jìn)行引導(dǎo)。當(dāng)剪彩者都已到達(dá)既定位置之后，托盤者應(yīng)當(dāng)前行一步，到達(dá)前者的右后側(cè)，以便為其遞上剪刀、手套。553．正式剪彩在正式剪彩前，剪彩者應(yīng)當(dāng)首先向拉彩者、捧花者示意，待其有所準(zhǔn)備后，集中精力，右手持剪刀，莊嚴(yán)地將紅色緞帶一刀剪斷。若多位剪彩者同時(shí)剪彩時(shí)，其他剪彩者應(yīng)當(dāng)注意主剪者的動(dòng)作，主動(dòng)與其協(xié)調(diào)一致，力爭大家同時(shí)將紅色緞帶剪斷。4．退場(chǎng)剪彩完畢，剪彩者可以依次與主人握手道喜，并列隊(duì)在引導(dǎo)者的引導(dǎo)下退場(chǎng)。退場(chǎng)時(shí)，一般宜從右側(cè)下臺(tái)。待剪彩者退場(chǎng)后，其他禮儀小姐再井然有序地列隊(duì)由右側(cè)退場(chǎng)。56（四）致辭由舉辦方領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓代表致辭。無論是賀詞、答詞均應(yīng)言簡意明、熱烈莊重，切忌長篇大論。（五）配套節(jié)目典禮完畢，適宜安排一些氣氛熱烈的節(jié)目，如敲鑼打鼓、舞獅耍龍、播放喜慶音樂等。在允許燃放鞭炮的地區(qū)，還可以燃放鞭炮、禮花、禮炮等，制造喜慶的氣氛。此外，還可以請(qǐng)軍樂隊(duì)演奏。57（六）附加活動(dòng)主持人宣布儀式結(jié)束后，可以根據(jù)實(shí)際情況引導(dǎo)客人參觀本企業(yè)或組織的生產(chǎn)設(shè)施、服務(wù)設(shè)施及產(chǎn)品或商品陳列室，以融洽關(guān)系，宣傳自己。也可以舉行短時(shí)間的座談或請(qǐng)來賓在留言簿上留言，廣泛征求意見。之后，還可以安排舞會(huì)、宴會(huì)答謝來賓。（七）贈(zèng)送禮品可以制作或準(zhǔn)備紀(jì)念性的禮品贈(zèng)送給來賓和自己的員工，使來賓有受到尊重的感覺，使員工感到主人翁的優(yōu)越意識(shí)，以此達(dá)到感情的交流。58四、相關(guān)鏈接常見慶典活動(dòng)的儀式程序開幕儀式第一項(xiàng)，宣布儀式開始。全體肅立，介紹來賓。第二項(xiàng)，邀請(qǐng)專人揭幕或剪彩。揭幕的具體做法是：揭幕人來到彩幕前恭立，禮儀小姐雙手將開啟彩幕的彩索遞交對(duì)方。揭幕人隨之目視彩幕，雙手拉啟彩索，令其展開彩幕，全場(chǎng)目視彩幕，鼓掌并奏樂。第三項(xiàng)，在主人的親自引導(dǎo)下，全體到場(chǎng)者依次進(jìn)入幕門。59第四項(xiàng)，主人致辭答謝。第五項(xiàng)，來賓代表發(fā)言祝賀。第六項(xiàng)，主人陪同來賓參觀。開始正式接待顧客或觀眾，對(duì)外營業(yè)或?qū)ν庹褂[宣告開始。開工儀式第一項(xiàng)，宣布儀式開始。全體起立，介紹來賓，奏樂。第二項(xiàng)，在主持人的引導(dǎo)下，本單位的主要負(fù)責(zé)人陪同來賓來到開工現(xiàn)場(chǎng)肅立，例如來到機(jī)器開關(guān)或電閘附近。60第三項(xiàng)，正式開工。請(qǐng)本單位職工代表或來賓代表來機(jī)器開關(guān)或電閘旁，首先躬身施禮，然后再動(dòng)手啟動(dòng)機(jī)器或合上電閘。全體人員此刻應(yīng)鼓掌致賀，并奏樂。第四項(xiàng)，全體職工各就各位，上崗進(jìn)行操作。第五項(xiàng)，在主人的帶領(lǐng)下，全體來賓參觀生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)。61奠基儀式第一項(xiàng)，宣布儀式開始。介紹來賓，全體肅立。第二項(xiàng)，奏國歌。第三項(xiàng)，主人對(duì)建筑物的功能及規(guī)劃設(shè)計(jì)進(jìn)行簡介。第四項(xiàng)，來賓致辭道喜。第五項(xiàng)，正式進(jìn)行奠基。62破土儀式第一項(xiàng)，宣布儀式開始。介紹來賓，全體肅立。第二項(xiàng)，奏國歌。第三項(xiàng)，主人致辭。以介紹和感謝為發(fā)言的重點(diǎn)。第四項(xiàng)，來賓致辭祝賀。第五項(xiàng)，正式破土動(dòng)工。63竣工儀式第一項(xiàng)，宣布儀式開始。介紹來賓，全體起立。第二項(xiàng)，奏國歌，演奏本單位標(biāo)志性歌曲。第三項(xiàng)，主人致辭，以介紹、回顧、感謝為主要內(nèi)容。第四項(xiàng)，進(jìn)行揭幕或剪彩。第五項(xiàng)，全體人員向竣工儀式的“主角”——?jiǎng)倓偪⒐せ蚵涑傻慕ㄖ铮嵵仄涫碌毓凶⒛慷Y。第六項(xiàng)，來賓致辭。第七項(xiàng)，進(jìn)行參觀。64通車儀式第一項(xiàng)，宣布儀式開始。介紹來賓，全體起立。第二項(xiàng)，奏國歌。第三項(xiàng)，主人致辭，主要介紹即將通車的新線路、新橋梁或新隧道的基本情況，并向有關(guān)方面致謝。第四項(xiàng)，來賓代表致辭祝賀。第五項(xiàng)，正式剪彩。第六項(xiàng)，首次正式通行車輛。65五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識(shí)，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好通過以下方式進(jìn)行：（1）將班級(jí)學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，進(jìn)行慶典、典禮活動(dòng)的組織與實(shí)施。（2）各小組成員必須有明確的分工，責(zé)任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)室進(jìn)行。66六、任務(wù)實(shí)訓(xùn)實(shí)訓(xùn)：分公司開業(yè)典禮策劃方案1．實(shí)訓(xùn)目標(biāo)通過實(shí)訓(xùn)，要求學(xué)生掌握開業(yè)典禮策劃方案的寫作。2．實(shí)訓(xùn)背景華榮公司決定在江蘇省太倉市成立第一分公司，準(zhǔn)備在開業(yè)當(dāng)天搞一次大型的開業(yè)典禮，總經(jīng)理吳寶華要求秘書尹曉雯找一些相關(guān)資料做參考，撰寫一份開業(yè)典禮策劃方案，寫好后將電子文檔發(fā)給他。673．實(shí)訓(xùn)內(nèi)容如果你是該公司秘書尹曉雯，請(qǐng)根據(jù)實(shí)訓(xùn)背景，搜集相關(guān)資料完成寫作，并通過電子郵件的方式發(fā)送給吳總經(jīng)理，要求格式正確、規(guī)范，要素齊全，不寫錯(cuò)別字。68任務(wù)三慶典、典禮活動(dòng)的善后工作一、任務(wù)描述為迎接公司成立十周年，華榮公司在6月6日搞了一次慶典活動(dòng)。公司副總經(jīng)理兼行政部經(jīng)理吳良榮擔(dān)任慶典工作的總負(fù)責(zé)人。6月6日下午，慶典活動(dòng)順利結(jié)束了，副總經(jīng)理兼行政部經(jīng)理吳良榮提醒秘書尹曉雯，還有許多善后工作要做。69二、任務(wù)分析慶典、典禮活動(dòng)結(jié)束了，可善后工作仍在繼續(xù)。秘書要做的善后工作主要有：（1）歡送嘉賓。（2）清理現(xiàn)場(chǎng)。（3）活動(dòng)總結(jié)。（4）經(jīng)費(fèi)結(jié)算。三、相關(guān)知識(shí)（一）歡送嘉賓慶典活動(dòng)結(jié)束后，秘書要負(fù)責(zé)歡送嘉賓到車站或送離會(huì)場(chǎng)。如有嘉賓在晚會(huì)中途離開，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)送別，安排來賓順利返程。送別過程中應(yīng)注意禮貌，給嘉賓留下良好印象。70（二）清理現(xiàn)場(chǎng)慶典活動(dòng)結(jié)束后，工作人員應(yīng)馬上進(jìn)行清理現(xiàn)場(chǎng)的工作，整理各種物品并入庫存放，尤其是那些可以反復(fù)利用的物品，不能輕易扔掉。（三）活動(dòng)總結(jié)慶典活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)，各負(fù)責(zé)人和各組組長要寫一份活動(dòng)總結(jié)交給活動(dòng)負(fù)責(zé)人?？偨Y(jié)應(yīng)包括各部各組在活動(dòng)過程中發(fā)現(xiàn)的問題、吸取的經(jīng)驗(yàn)以及對(duì)以后同類活動(dòng)的建議等。（四）經(jīng)費(fèi)結(jié)算慶典活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)，由執(zhí)行人員核算出活動(dòng)經(jīng)費(fèi)使用情況，制訂清單，發(fā)給負(fù)責(zé)人。71四、相關(guān)鏈接慶典活動(dòng)的類型1.開幕典禮開幕典禮也可稱開幕式，是指為具有紀(jì)念意義的事件舉行的莊重而又熱烈的活動(dòng)形式。2.開業(yè)典禮為了引起公眾的注意，引起轟動(dòng)效果，很多商場(chǎng)、公司、酒店等在開張時(shí)都要舉行隆重的慶典活動(dòng)，這便是開業(yè)典禮。723.周年紀(jì)念慶典社會(huì)組織利用本單位的周年紀(jì)念日，尤其是逢5年、10年甚至是百年的紀(jì)念日舉行慶典活動(dòng)。4.剪彩儀式通常在開業(yè)、展覽會(huì)開幕，或在具有較大意義的工程項(xiàng)目的開工或竣工時(shí)，可以舉行一個(gè)剪彩儀式。73五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識(shí)，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好通過以下方式進(jìn)行：（1）將班級(jí)學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，進(jìn)行慶典、典禮活動(dòng)的善后工作的演練。（2）各小組成員必須有明確的分工，責(zé)任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)室進(jìn)行。74六、任務(wù)實(shí)訓(xùn)實(shí)訓(xùn)：慶典、典禮善后工作的主要內(nèi)容1．實(shí)訓(xùn)目標(biāo)通過實(shí)訓(xùn)，要求學(xué)生掌握慶典、典禮善后工作的主要內(nèi)容。2．實(shí)訓(xùn)背景公司成功舉行一次慶典、典禮活動(dòng)，由于是第一次搞這樣的活動(dòng)，缺乏經(jīng)驗(yàn)，公司領(lǐng)導(dǎo)不知道在慶典、典禮活動(dòng)結(jié)束后，有哪些善后工作要做，因此，公司總經(jīng)理吳寶華要求秘書尹曉雯先找一些有關(guān)資料，用來做參考。75項(xiàng)目三簽字儀式【知識(shí)目標(biāo)】掌握簽字儀式計(jì)劃編制工作的內(nèi)容。掌握簽字儀式現(xiàn)場(chǎng)布置與安排工作的內(nèi)容。掌握簽字儀式善后工作的程序?！灸芰δ繕?biāo)】能夠進(jìn)行簽字儀式計(jì)劃的編制。能夠組織與實(shí)施簽字儀式。能夠掌握簽字儀式善后工作的方式方法。76任務(wù)一編制簽字儀式的計(jì)劃一、任務(wù)描述華榮公司和同行業(yè)的金鼎公司達(dá)成了合作意向，雙方?jīng)Q定于7月份舉行一次重大經(jīng)濟(jì)合作項(xiàng)目簽字儀式。這天，總經(jīng)理吳寶華向秘書尹曉雯布置了工作，讓她編制一份簽字儀式的計(jì)劃。二、任務(wù)分析簽字儀式是指在商務(wù)活動(dòng)中，合作雙方或多方經(jīng)過磋商、討論或談判，就某項(xiàng)重要交易或重大經(jīng)濟(jì)合作項(xiàng)目達(dá)成協(xié)議后，由雙方或多方代表在有關(guān)協(xié)議、協(xié)定或合同上簽字的一種莊嚴(yán)而隆重的儀式。77編制簽字儀式的計(jì)劃時(shí)，秘書要注意的事情如下：（1）準(zhǔn)備協(xié)議文本。（2）確定簽字人員。（3）選擇簽字場(chǎng)所。（4）布置簽字場(chǎng)所。（5）注意服飾禮儀。78三、相關(guān)知識(shí)（一）準(zhǔn)備協(xié)議文本舉行簽字儀式是一件莊嚴(yán)的大事。在決定正式簽署協(xié)議的同時(shí)，就應(yīng)著手?jǐn)M定協(xié)議的最終文本。文本一旦簽字就成為具有法律效力的文件，因此文本的準(zhǔn)備一定要嚴(yán)謹(jǐn)。（二）確定簽字人員主簽人員應(yīng)隨文體的性質(zhì)由協(xié)議各方確定，但各方主簽字人的身份應(yīng)大體相當(dāng)（三）選擇簽字場(chǎng)所簽字儀式舉行的場(chǎng)所，一般根據(jù)參加簽字儀式人員的規(guī)格、人數(shù)及協(xié)議中商務(wù)內(nèi)容的重要程度等因素來確定。79（四）布置簽字場(chǎng)所在布置簽字儀式場(chǎng)所時(shí)，一般在廳內(nèi)設(shè)置長方形簽字桌，桌面覆以深綠色的臺(tái)布。桌后放兩把椅子，作為雙方簽字人員的座位。主簽字人面對(duì)正門，右為客人，左為主人。桌上擺放由各自保存的文本，文本上端分別放置簽字用的文具，文具前端中央擺一旗架。如與外商簽署涉外合同，需懸掛雙方國旗。總之，簽字場(chǎng)所的布置要莊重、整潔、清靜。地上可鋪設(shè)地毯，并懸掛寫有“×××項(xiàng)目簽字儀式”的橫幅。同時(shí)，注意保持簽字現(xiàn)場(chǎng)空氣清新、光線明亮。80（五）注意服飾禮儀由于簽字儀式的禮儀性極強(qiáng)，簽字人員的穿著也有具體要求。按照規(guī)定，簽字人、助簽人以及隨員，在出席簽字儀式時(shí)，應(yīng)當(dāng)穿著具有禮服性質(zhì)的深色西裝套裝或西裝套裙，并且配以白色襯衫與深色皮鞋。81四、相關(guān)鏈接簽字儀式的準(zhǔn)備1．文本的準(zhǔn)備（1）定稿。（2）確定使用的文字。（3）確定正本和副本。（4）校印。（5）蓋章。822．商定參加人員（1）簽字人。簽字人員要符合以下條件：具有法定資格。規(guī)格相等。（2）領(lǐng)導(dǎo)人。簽字各方也可以派出身份較高的領(lǐng)導(dǎo)人參加簽字儀式，但也應(yīng)當(dāng)注意規(guī)格大體相等。（3）致辭人。一般由簽字各方身份最高的人分別致辭。有時(shí)也可安排上級(jí)機(jī)關(guān)或協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)的代表致賀詞。（4）主持人。主持人一般由主辦方派有一定身份的人士擔(dān)任。83（5）見證人。見證人主要是參加會(huì)談的人員，各方人數(shù)應(yīng)當(dāng)大致相等。（6）助簽人。助簽人的主要職責(zé)是在簽字過程中幫助簽字人員翻揭文本，指明簽字之處。（7）群眾代表。有時(shí)為了充分發(fā)揮簽字儀式的鼓動(dòng)和宣傳教育作用，可邀請(qǐng)主辦單位或雙方單位的部分群眾代表參加。（8）記者。為擴(kuò)大影響，可邀請(qǐng)有關(guān)新聞單位派記者參加簽字儀式。843．布置簽字廳（1）簽字廳的選擇。簽字廳有常設(shè)專用的，也有臨時(shí)以會(huì)議廳、會(huì)客室來代替的。布置它的總原則是要莊重、整潔、清靜。一間標(biāo)準(zhǔn)的簽字廳，應(yīng)當(dāng)室內(nèi)鋪滿地毯，除了必要的簽字用桌椅外，其他一切的陳設(shè)都不需要。正確的簽字桌應(yīng)當(dāng)為長桌，桌上最好鋪設(shè)深綠色的臺(tái)布。85（2）簽字桌椅。雙邊簽字，一般設(shè)長方桌，上鋪深綠色或暗紅色的臺(tái)布。桌后放兩把椅子，為雙方簽字人員的座位。多方簽字也可將桌排成圓形或方形，或僅放一張椅子，由各方代表依次簽字。涉外雙邊簽字儀式的座位按主左客右的禮儀順序擺放，即客方的座位安排在主方的右邊。多方簽字則按禮賓次序安排各方簽字代表的座次，一般按英文國名當(dāng)頭字母的順序排列，也可按事先商定的順序排列。簽字桌上可放置各方簽字人的席卡。涉外簽字儀式應(yīng)當(dāng)用中英文兩種文字標(biāo)示。86（3）準(zhǔn)備簽字用具。包括待簽的合同文本以及簽字筆、吸墨器等文具。（4）國旗的擺放。與外商簽署涉外商務(wù)合同時(shí)還需在簽字桌上插放有關(guān)各方的國旗。（5）參加人員位置。按有關(guān)禮遇的高低確定好各方代表的座次。（6）講臺(tái)。在簽字桌的右側(cè)放置講臺(tái)或落地話筒。（7）會(huì)標(biāo)。由簽字雙方名稱、簽字文本標(biāo)題和“簽字儀式”織成。（8）香檳酒。事先準(zhǔn)備好香檳酒、酒杯等，儀式結(jié)束后舉行小型酒會(huì)，舉杯共慶會(huì)談成功。87五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識(shí)，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好通過以下方式進(jìn)行：（1）將班級(jí)學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，進(jìn)行簽字儀式計(jì)劃的編制。（2）各小組成員必須有明確的分工，責(zé)任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)室進(jìn)行。88六、任務(wù)實(shí)訓(xùn)請(qǐng)通過圖書館、報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)等，收集查找關(guān)于簽字儀式的相關(guān)資料，并將這些資料摘錄下來，形成剪報(bào)或者資料文摘，供公司領(lǐng)導(dǎo)參考。89任務(wù)二簽字儀式現(xiàn)場(chǎng)布置與安排一、任務(wù)描述華榮公司和同行業(yè)的金鼎公司達(dá)成了合作意向，雙方?jīng)Q定于7月份舉行一次重大經(jīng)濟(jì)合作項(xiàng)目簽字儀式。在各項(xiàng)準(zhǔn)備工作就緒后，總經(jīng)理吳寶華向秘書尹曉雯布置了工作，要求做好簽字儀式的現(xiàn)場(chǎng)布置和程序安排工作。90二、任務(wù)分析簽字儀式是簽訂協(xié)議的高潮階段，時(shí)間雖不長，但程序規(guī)范、嚴(yán)格。秘書在簽字儀式過程中的任務(wù)如下：（1）接待入場(chǎng)。（2）正式簽字。（3）交換文本。（4）退場(chǎng)結(jié)束。91三、相關(guān)知識(shí)（一）接待入場(chǎng)主辦方秘書人員應(yīng)熱情接待各方人員進(jìn)入簽字廳。有禮貌地引導(dǎo)主簽字人按主左客右的位置入座，助簽人站立在主簽人的外側(cè)，其他參加簽字儀式的人員依職務(wù)、身份高低為序，客方自左向右，主方自右向左，分別站立于各方主簽字人的后面。（二）正式簽字在簽字儀式上，應(yīng)遵循“輪換制”的原則，即主簽人首先簽署己方保存的合同文本，而且各簽首位，這樣使簽字各方均有機(jī)會(huì)居于首位一次，以示各方平等。然后再交由他方簽字人簽字。92（三）交換文本由雙方簽字人員互換文本，相互握手祝賀。此時(shí)，攝影師可以拍照，還可拿出準(zhǔn)備好的香檳酒，由簽字人員共同舉杯慶賀，以增添簽字儀式的喜慶色彩。（四）退場(chǎng)結(jié)束簽字儀式完畢后，應(yīng)先請(qǐng)雙方最高領(lǐng)導(dǎo)者退場(chǎng)，然后請(qǐng)客方退場(chǎng)，東道主最后退場(chǎng)，整個(gè)簽字儀式時(shí)間以半小時(shí)為宜。93四、相關(guān)鏈接“辦公室故事”之簽字儀式早上起來就精心打扮，今天的工作非同小可，要完成醞釀半年的一個(gè)大項(xiàng)目的“簽字儀式”。修修眉毛、畫畫眼睛、吹吹頭發(fā)、噴點(diǎn)香水，再挑件檔次高點(diǎn)的衣服。聽說參加奧斯卡頒獎(jiǎng)儀式的女演員們提前半年就開始準(zhǔn)備：保養(yǎng)皮膚、做美容，設(shè)計(jì)發(fā)型，找著名設(shè)計(jì)師設(shè)計(jì)服裝、定做配套的首飾、手包、鞋。我是今天簽字儀式的“總導(dǎo)演”，必須隆重登場(chǎng)。94五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識(shí)，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好通過以下方式進(jìn)行：（1）將班級(jí)學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，進(jìn)行簽字儀式現(xiàn)場(chǎng)布置與安排。（2）各小組成員必須有明確的分工，責(zé)任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)室進(jìn)行。95六、任務(wù)實(shí)訓(xùn)（一）填空題如下圖所示，中日雙方在北京就有關(guān)問題達(dá)成協(xié)議，舉行簽字儀式。雙方代表團(tuán)各由5人組成：部長（A）、副部長(B)、主任(C)、隨員(D)、譯員（E）。由雙方部長做主簽人，譯員做助簽人。請(qǐng)你安排日方人員座次與位次。96任務(wù)三簽字儀式的善后工作一、任務(wù)描述華榮公司和金鼎公司的重大經(jīng)濟(jì)合作項(xiàng)目簽字儀式結(jié)束了?？偨?jīng)理吳寶華找到秘書尹曉雯，要求她做好本次簽字儀式的善后工作。二、任務(wù)分析簽字儀式結(jié)束后，秘書的工作還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有結(jié)束，一定要做好善后工作，這是善始善終的表現(xiàn)，也是良好職業(yè)素養(yǎng)的體現(xiàn)。秘書在簽字儀式善后階段主要做以下工作：（1）送別客人。（2）清理場(chǎng)所。（3）作好總結(jié)。97三、相關(guān)知識(shí)（一）送別客人迎來送往是秘書人員必不可少的工作內(nèi)容之一。簽字儀式結(jié)束后，要有禮貌地送別客人，給客人留下良好的印象。如果是外地客人，還要做好提前訂票及送站等工作。（二）清理場(chǎng)所送別客人后，要清理簽字的場(chǎng)所，使其復(fù)原，以方便以后開展工作。（三）作好總結(jié)簽字儀式結(jié)束后，秘書人員可作一次深入的工作總結(jié)，積累經(jīng)驗(yàn)，指出不足，以指導(dǎo)今后的工作。98四、相關(guān)鏈接涉外簽字儀式禮儀在涉外交往中，有關(guān)國家的政府、組織或企業(yè)單位之間經(jīng)過談判，就政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技等領(lǐng)域內(nèi)的某些重大問題達(dá)成協(xié)議時(shí)，一般需舉行簽字儀式。不同的簽字儀式各有特點(diǎn)，在我國國內(nèi)舉行簽字儀式通常要考慮以下幾個(gè)方面的禮儀問題。首先，要布置好簽字廳，并做好有關(guān)簽字儀式的準(zhǔn)備工作。在我國國內(nèi)舉行的簽字儀式，必須在事先布置好的簽字廳里舉行，絕不可草率行事。99其次，要確定好簽字人和參加簽字儀式的人員，簽字人由簽字雙方各自確定，但是其身份必須與待簽文件的性質(zhì)相符，同時(shí)雙方簽字人的身份和職位應(yīng)當(dāng)大體相當(dāng)。最后，要安排好雙方簽字人的位置，并且議定簽字儀式的程序。我國的慣例是：東道國簽字人座位位于簽字桌左側(cè)，客方簽字人的座位位于簽字桌的右側(cè)。雙方的助簽人員分別站立于各方簽字的外側(cè)，其任務(wù)是翻揭待簽文本，并向簽字人指明簽字處，雙方其他參加簽字儀式的人員則應(yīng)分別按一定的順序排列于各方簽字人員之后。100我方人員在外國參加簽字儀式，應(yīng)尊重該國舉行簽字儀式的傳統(tǒng)習(xí)慣。有的國家可能會(huì)準(zhǔn)備兩張簽字桌，有的國家可能要求參加簽字儀式的人員坐在簽字人對(duì)面，對(duì)此不必在意。關(guān)鍵是要不辱使命，對(duì)此我方人員不應(yīng)忘記。101五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識(shí)，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好通過以下方式進(jìn)行：（1）將班級(jí)學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，進(jìn)行簽字儀式善后工作演練。（2）各小組成員必須有明確的分工，責(zé)任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)室進(jìn)行。102六、任務(wù)實(shí)訓(xùn)天麗化妝品公司與新加坡南洋有限公司于2009年12月28日下午15：00在帝豪酒店會(huì)議室舉行合作項(xiàng)目簽字儀式。天麗化妝品公司辦公室組織本部門員工進(jìn)行訓(xùn)練，做好簽字廳布置的準(zhǔn)備工作。請(qǐng)完成：（1）列出布置簽字廳要注意的問題。（2）在模擬實(shí)訓(xùn)室進(jìn)行布置練習(xí)。103項(xiàng)目四商務(wù)談判的輔助工作【知識(shí)目標(biāo)】掌握商務(wù)談判前期準(zhǔn)備工作的內(nèi)容。掌握商務(wù)談判組織與實(shí)施工作的內(nèi)容。掌握商務(wù)談判善后工作的程序?！灸芰δ繕?biāo)】能夠進(jìn)行商務(wù)談判工作的準(zhǔn)備。能夠組織與實(shí)施商務(wù)談判。能夠掌握商務(wù)談判善后工作的方式方法。104任務(wù)一商務(wù)談判的前期準(zhǔn)備一、任務(wù)描述華榮公司馬上要和國外一家公司就進(jìn)口設(shè)備的問題開展一次談判，總經(jīng)理吳寶華非常重視這次談判，因?yàn)樗P(guān)系著公司的發(fā)展和切身利益。吳經(jīng)理向秘書尹曉雯提出了要求，讓她盡全力做好這次談判的前期準(zhǔn)備工作。105二、任務(wù)分析雖然談判在表面上主要是領(lǐng)導(dǎo)者的事情，但談判是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，不是一個(gè)人就能完成的，大量的前期準(zhǔn)備工作還是要由秘書人員來輔助完成。談判前的準(zhǔn)備工作主要有：（1）收集信息、提供資料。（2）擬訂談判計(jì)劃。（3）設(shè)計(jì)談判方案。106三、相關(guān)知識(shí)（一）收集信息、提供資料古語云：“知己知彼，百戰(zhàn)不殆?！痹谡勁星俺浞至私怆p方情況，尤其是對(duì)方的實(shí)力、目標(biāo)意圖和雙方退讓的幅度，是必不可少的準(zhǔn)備工作。商務(wù)談判的成敗，談判者地位的強(qiáng)弱，往往取決于其中一方對(duì)信息資料的掌握程度。掌握信息資料越多，在談判中越容易駕馭談判的進(jìn)程。（二）擬訂談判計(jì)劃一般來說，談判的準(zhǔn)備工作就是要制訂一個(gè)簡明、具體而又有彈性的談判計(jì)劃。1071．確定談判目標(biāo)談判都以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向。目標(biāo)是談判的前提，只有在明確、具體和可行的目標(biāo)指引下，談判才可能處于主動(dòng)地位。盲目和含混的目標(biāo)意味著談判的失敗。2．確定談判策略談判策略是指為達(dá)到談判目標(biāo)而制定并運(yùn)用的基本綱領(lǐng)或指導(dǎo)原則，它是通過調(diào)查分析雙方的需要及實(shí)力后而制定出來的。為談判的每個(gè)部分制定一個(gè)總的策略是必不可少的步驟。針對(duì)不同的談判主題或?qū)κ?，秘書可以設(shè)計(jì)出不同的策略。比如，在某一特定條件下，可以采取拖延、長期施加壓力的戰(zhàn)略；而在另一特定條件下，則可以采取速戰(zhàn)速?zèng)Q的閃電戰(zhàn)略。1083．培養(yǎng)談判人員的素質(zhì)商務(wù)談判是由公司的談判人員完成的，談判人員的作用至關(guān)重要。談判人員的素質(zhì)是構(gòu)成其基本談判力的最基本要素，是決定談判能否成功的重要因素之一。以下各項(xiàng)對(duì)談判人員來說非常重要：（1）用語言表達(dá)想法的能力。（2）說服別人的能力。（3）思路清晰、判斷準(zhǔn)確、反應(yīng)敏銳。（4）巧妙運(yùn)用談判謀略的能力。109（5）對(duì)可覺察的感情具有自我表現(xiàn)和克制的能力。談判者應(yīng)該學(xué)會(huì)控制自己的情緒，處理事物要冷靜。在談判陷入困境時(shí)更要注意控制自己的情緒。因?yàn)閷?duì)手會(huì)利用你的情緒使談判向他們計(jì)劃的方向進(jìn)行。（6）遇到壓力和不確定事件時(shí)的應(yīng)對(duì)能力。（7）贏得對(duì)方尊重和信任的能力。（8）較強(qiáng)的心理平衡能力和扮演不同談判角色的能力。1104．提高談判能力談判能力簡稱談判力，從主觀來說是個(gè)人能力問題，但從客觀來說，談判人員的談判力受到諸多客觀條件的限制。談判力包括綜合談判力和具體談判力兩部分。綜合談判力指談判人員所屬國家或所屬公司集團(tuán)的實(shí)力。綜合談判力是客觀存在的事實(shí)，也是你無法改變的。比如說，你的談判對(duì)手是發(fā)達(dá)國家的大公司，這一事實(shí)本身就使你在談判中處于弱勢(shì)地位。遇到這種情況，只有盡量發(fā)揮你在具體談判力方面的優(yōu)勢(shì)，努力取得談判的成功。具體談判力包含的內(nèi)容很多，它依據(jù)談判議題的不同而不同。111（三）設(shè)計(jì)談判方案秘書要協(xié)助上司擬定談判方案，并按方案進(jìn)行預(yù)演，以保證談判有條不紊地進(jìn)行。1．確定談判班子選擇適當(dāng)?shù)某蓡T組成談判班子，是談判能否成功的關(guān)鍵。談判班子一般以三四人為宜，上司領(lǐng)軍，他既是導(dǎo)演又是主演。其他助手包括秘書則是配角，以各自的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)協(xié)助上司談判。1122．確定談判時(shí)間談判于何時(shí)舉行、何時(shí)結(jié)束，很有講究，有時(shí)候甚至?xí)绊懻勁械倪^程和結(jié)果。談判必須等候合適時(shí)機(jī)，否則難以達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。除此之外，要避免在上司或其他重要談判成員身體不適、過度疲勞、精神心情不佳時(shí)安排談判。另外還要尊重對(duì)方，在征求對(duì)方意見的基礎(chǔ)上，選擇雙方都認(rèn)可的時(shí)間舉行談判。3．確定談判地點(diǎn)一般來說，選擇談判地點(diǎn)，以自己越熟悉的環(huán)境越好。因?yàn)槊總€(gè)人都天生具有領(lǐng)域感，在自己所熟悉的環(huán)境里，能得心應(yīng)手地發(fā)揮自己的睿智與口才，而且容易說服對(duì)方。1134．確定談判主題談判主題就是談判所要達(dá)到的目的，一定要言簡意明。談判主題是綱領(lǐng)性的東西，主題確定了，談判的方向和“度”也就隨之明確了。5．確定談判事項(xiàng)日程表秘書在設(shè)計(jì)方案時(shí)，要對(duì)對(duì)方可能提出的方案作出預(yù)測(cè)，并提出自己應(yīng)對(duì)的方案。只有這樣，在對(duì)手提出方案時(shí)，己方才能應(yīng)付自如。談判方案應(yīng)盡量切實(shí)可行，并且留有現(xiàn)場(chǎng)發(fā)揮和見機(jī)行事或者必要調(diào)整的空間。114四、相關(guān)鏈接談判能幫企業(yè)增加利潤對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說，增加利潤一般有三種方法：①增加營業(yè)額；②降低成本；③談判。第一種方法，增加營業(yè)額。它最直接，但也最難。因?yàn)樵谑袌?chǎng)競(jìng)爭日趨激烈的今天，爭奪市場(chǎng)份額本身就是一件很難的事情；而且增加營業(yè)額往往也會(huì)增加費(fèi)用，比如員工工資、廣告費(fèi)、業(yè)務(wù)員提成等。所以可能企業(yè)的營業(yè)額增加很多，但扣除費(fèi)用以后發(fā)現(xiàn)，利潤卻沒怎么增加。115第二種方法，降低成本。一般來說，企業(yè)降低成本的空間是有限的，降到一定程度就再也沒法降了；而且降低成本還有可能降低產(chǎn)品的品質(zhì)，反而損害了公司的長遠(yuǎn)利益。第三種方法，談判。通過談判，盡量以低價(jià)買進(jìn)，高價(jià)賣出，一買一賣之間，利潤就出來了。它是增加利潤最有效也是最快的辦法，因?yàn)檎勁袪幦〉降拿恳环皱X都是凈利潤！比如企業(yè)的某產(chǎn)品通常售價(jià)是一萬元，如果業(yè)務(wù)員談判水平提高了，售價(jià)提高到一萬一千元，則提高的一千元完全是凈利潤；同樣，企業(yè)在采購時(shí)所節(jié)省的每一分錢也都是凈利潤！116五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識(shí)，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好通過以下方式進(jìn)行：（1）將班級(jí)學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，進(jìn)行商務(wù)談判的前期準(zhǔn)備工作演練。（2）各小組成員必須有明確的分工，責(zé)任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)室進(jìn)行。117六、任務(wù)實(shí)訓(xùn)案例分析題在一場(chǎng)涉及機(jī)械設(shè)備買賣的國際談判中，談判雙方在價(jià)格問題上出現(xiàn)分歧，買方代表提出賣方所提供的設(shè)備價(jià)格比其他國家的同類產(chǎn)品價(jià)格要高出近10%。面對(duì)買方代表對(duì)價(jià)格的反對(duì)意見，賣方代表應(yīng)如何應(yīng)對(duì)？118任務(wù)二商務(wù)談判的組織與實(shí)施一、任務(wù)描述華榮公司和國外一家公司進(jìn)口設(shè)備談判的準(zhǔn)備工作已經(jīng)差不多了，這天，總經(jīng)理吳寶華來到秘書尹曉雯的辦公室，提出了要求，讓她盡全力做好這次商務(wù)談判的組織與實(shí)施工作。二、任務(wù)分析秘書在商務(wù)談判的組織和實(shí)施階段要做的工作如下：（1）布置商務(wù)談判現(xiàn)場(chǎng)。（2）營造融洽的商務(wù)談判氣氛。（3）做好談判的輔助性工作。119三、相關(guān)知識(shí)（一）布置談判現(xiàn)場(chǎng)通常要安排一間主要談判室和一間備用談判室，如條件允許還可以準(zhǔn)備一間休息室。（二）營造談判氣氛談判者的言行，談判的空間、時(shí)間和地點(diǎn)等都是構(gòu)成談判氣氛的因素。秘書應(yīng)注意把一些消極因素轉(zhuǎn)化為積極因素，使談判氣氛向友好、和諧、富有創(chuàng)造性的方向發(fā)展。120要想形成一個(gè)和諧的談判氣氛，秘書應(yīng)該做好以下幾方面的工作：（1）提醒談判者在談判氣氛形成過程中起主導(dǎo)作用。（2）心平氣和，坦誠相見。（3）不要在一開始就涉及有分歧的議題。（4）不要一見面就提出要求。121（三）做好輔助性工作談判過程中，秘書要做的輔助性工作有很多，概括起來有下面幾類：1．各種文件資料的準(zhǔn)備比如談判名單、時(shí)間、地點(diǎn)等信息，要及時(shí)通知對(duì)方。談判中所需的各種資料要打印裝訂成冊(cè)，發(fā)到談判人員手中。談判過程中還要注意隨時(shí)傳遞信息，復(fù)印或打印文件。2．安排各種儀式包括談判開始儀式、致辭、贈(zèng)禮及簽約儀式等。1223．做好談判的記錄談判中的記錄非常重要，秘書人員要全面、準(zhǔn)確地做好談判記錄。每一次洽談之后，重要的事情，應(yīng)寫一份簡短的報(bào)告或紀(jì)要，并向雙方公布，以防止達(dá)成的條件不至于在以后被撕毀。在大型談判中，有時(shí)甚至要在每個(gè)問題談妥之后，都要通讀雙方記錄，以查對(duì)一致。在最后階段，檢查、整理記錄，雙方共同確認(rèn)記錄正確無誤后，所記載的內(nèi)容便是起草書面協(xié)議的主要依據(jù)。1234．?dāng)M定初步協(xié)議談判取得初步的成果后，要形成初步的協(xié)議。秘書在起草協(xié)議時(shí)，要注意以下幾點(diǎn)：遵守相關(guān)法律法規(guī)的要求；重要條款應(yīng)反復(fù)推敲后再落筆；內(nèi)容要具體，表達(dá)要嚴(yán)謹(jǐn)，不能含混不清或產(chǎn)生歧義。5．正式簽約初步協(xié)議經(jīng)談判雙方修改后，即成為正式合同書。只有經(jīng)雙方簽字、公證后，協(xié)議才正式生效，成為法律性文件，對(duì)雙方開始產(chǎn)生約束力。至此，商務(wù)談判的組織和實(shí)施工作告一段落。124四、相關(guān)鏈接商務(wù)談判的程序一輪正規(guī)的商務(wù)談判應(yīng)包含下面六個(gè)環(huán)節(jié)：導(dǎo)入階段。這是雙方熟悉的階段，要?jiǎng)?chuàng)造輕松愉快的氣氛，時(shí)間不宜過長，以免沖淡談判心理準(zhǔn)備。概說階段。此時(shí)要讓對(duì)方了解自己的目的、態(tài)度，無需太長時(shí)間。明示階段。這時(shí)要就雙方分歧問題表明自己的態(tài)度、立場(chǎng)，還可明確自己讓步的條件范圍。125交鋒階段。這是商務(wù)談判中的關(guān)鍵階段。雙方的不同意見在此時(shí)明確展開，大家列舉事實(shí)謀求對(duì)方的理解和協(xié)作，尋找統(tǒng)一的途徑。妥協(xié)階段。妥協(xié)是談判中必不可少的一個(gè)階段，作出某些妥協(xié)和讓步，是合作誠意的表示。協(xié)議階段。這是商務(wù)談判的最后階段。此時(shí)，實(shí)質(zhì)性問題都已解決，只差形式上的問題了。126五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識(shí)，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好通過以下方式進(jìn)行：（1）將班級(jí)學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，進(jìn)行商務(wù)談判的組織和實(shí)施工作演練。（2）各小組成員必須有明確的分工，責(zé)任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)室進(jìn)行。127六、任務(wù)實(shí)訓(xùn)某年4月20日，德國某大公司的總裁帶領(lǐng)包括副總裁、技術(shù)、財(cái)務(wù)等部門的負(fù)責(zé)人及其夫人組成的一個(gè)高級(jí)商務(wù)代表團(tuán)去日本進(jìn)行一次為期8天的談判，剛下飛機(jī)便受到了日方公司的熱情接待。在盛情款待中，總裁夫人告訴了對(duì)方接待人員回程機(jī)票的日期。日本人便安排了大量的時(shí)間讓德國人到處參觀、游覽，讓其領(lǐng)略東方文化并贈(zèng)送了大量禮品，直到最后兩天，才把一大堆問題擺在談判桌上去討論。由于時(shí)間倉促，德國人不自覺地作出了許多不必要的讓步。問題：日本人在此次談判中使用了哪些戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)？如果此次與日本人談判的主角是你，你將采取什么對(duì)策？128任務(wù)三商務(wù)談判的善后工作一、任務(wù)描述華榮公司和國外一家公司關(guān)于進(jìn)口設(shè)備的談判工作終于結(jié)束了，秘書尹曉雯松了口氣?？偨?jīng)理吳寶華適時(shí)地提醒尹曉雯，此時(shí)還不能松懈，因?yàn)檫€有商務(wù)談判的善后工作要做。二、任務(wù)分析善后工作并不是可有可無的，而是非常重要的。秘書在商務(wù)談判結(jié)束后，應(yīng)該做好如下善后工作：（1）管理談判資料。（2）維護(hù)業(yè)務(wù)關(guān)系。（3）作好談判總結(jié)。（4）開展宣傳報(bào)道。129三、相關(guān)知識(shí)（一）管理談判資料談判工作結(jié)束后，秘書要在第一時(shí)間內(nèi)進(jìn)行談判所涉資料的整理工作。其中包括：及時(shí)清退重要的談判文件；根據(jù)談判的原始檔案或已簽訂的協(xié)議撰寫和分發(fā)談判紀(jì)要；及時(shí)將談判材料、原始檔案、協(xié)議和合同立卷歸檔，等等。（二）維護(hù)業(yè)務(wù)關(guān)系談判結(jié)束后，秘書人員還要注意適當(dāng)?shù)赝勁袑?duì)手保持經(jīng)常性的聯(lián)系，以確保協(xié)議得到認(rèn)真徹底的履行，同時(shí)可以繼續(xù)發(fā)展雙方的業(yè)務(wù)關(guān)系。為使雙方保持良好的關(guān)系，也可以和對(duì)方保持經(jīng)常的私人交往。130（三）作好談判總結(jié)談判結(jié)束后，不論成敗，都要對(duì)談判工作進(jìn)行全面、系統(tǒng)的總結(jié)，通過回顧、檢查、分析和評(píng)定談判過程，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，以利于下一次提高談判水平。（四）開展宣傳報(bào)道如果需要，秘書要做好對(duì)談判的宣傳和報(bào)道工作，以利于提高公司形象。131四、相關(guān)鏈接商務(wù)談判人員應(yīng)具備的基本心理素質(zhì)自信心。所謂自信心，就是相信自己的實(shí)力和能力。它是談判者充分施展自身潛能的前提條件。缺乏自信往往是商務(wù)談判遭受失敗的原因。沒有自信心，就難以勇敢地面對(duì)壓力和挫折。面對(duì)艱辛曲折的談判，只有具備必勝的信心才能促使談判者在艱難的條件下，通過堅(jiān)持不懈的努力走向勝利的彼岸。自信不是盲目的自信和唯我獨(dú)尊，而是在充分準(zhǔn)備、充分占有信息和對(duì)談判雙方實(shí)力科學(xué)分析基礎(chǔ)上建立起來的。相信自己要求的合理性、所持立場(chǎng)的正確性及說服對(duì)手的可能性，自己才有驚人的膽魄，才能做到大方、瀟灑、不畏艱難、百折不撓。132五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識(shí)，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好通過以下方式進(jìn)行：（1）將班級(jí)學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，進(jìn)行商務(wù)談判的善后工作演練。（2）各小組成員必須有明確的分工，責(zé)任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)室進(jìn)行。133六、任務(wù)實(shí)訓(xùn)實(shí)訓(xùn)：模擬商務(wù)談判1．實(shí)訓(xùn)目標(biāo)通過實(shí)訓(xùn)，要求學(xué)生掌握商務(wù)談判的各項(xiàng)工作。2．實(shí)訓(xùn)背景某校的試驗(yàn)中心竣工了，準(zhǔn)備建設(shè)每個(gè)能夠容納100名學(xué)生的微機(jī)室8個(gè)。擬采購計(jì)算機(jī)800臺(tái)，計(jì)算機(jī)桌800張，多媒體設(shè)備8套，預(yù)計(jì)投資300萬元。3．實(shí)訓(xùn)內(nèi)容由學(xué)生組成兩個(gè)談判小組，分別扮演校方和供應(yīng)商的角色，開展模擬談判。134項(xiàng)目五商務(wù)旅行【知識(shí)目標(biāo)】掌握編制商務(wù)旅行計(jì)劃工作的內(nèi)容。掌握預(yù)訂酒店工作的內(nèi)容。掌握辦理出國商務(wù)旅行的手續(xù)。掌握為上司進(jìn)行商務(wù)差旅費(fèi)用報(bào)銷工作的程序?！灸芰δ繕?biāo)】能夠編制商務(wù)旅行計(jì)劃。能夠預(yù)訂酒店。能夠辦理出國商務(wù)旅行的手續(xù)。能夠?yàn)樯纤緢?bào)銷商務(wù)差旅費(fèi)用。135任務(wù)一編制商務(wù)旅行計(jì)劃一、任務(wù)描述華榮公司和北京一家公司建立了業(yè)務(wù)聯(lián)系，為了加強(qiáng)合作，總經(jīng)理吳寶華決定率領(lǐng)各部門經(jīng)理到北京考察。這天，吳總經(jīng)理給秘書尹曉雯布置了工作，讓她編制一份到北京的商務(wù)旅行計(jì)劃。二、任務(wù)分析編制商務(wù)旅行計(jì)劃是秘書經(jīng)常要做的工作之一。秘書應(yīng)從以下方面著手，編制商務(wù)旅行計(jì)劃：（1）了解旅行計(jì)劃的編制方法。（2）掌握旅行計(jì)劃的基本內(nèi)容。（3）掌握日程表的編制方法。136三、相關(guān)知識(shí)（一）旅行計(jì)劃的編制方法旅行計(jì)劃是上司差旅全過程的一個(gè)計(jì)劃，編制前要清楚明了單位的差旅費(fèi)用、交通方式、食宿等級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)范圍及有關(guān)規(guī)定和程序。編制時(shí)按時(shí)間順序編排，做到簡單明了。要將時(shí)間的浪費(fèi)降至最低，同時(shí)還要考慮上司的身體狀況，時(shí)間上留有余地?？梢远嗑幹茙讉€(gè)旅行方案，供上司參考和選擇。旅行計(jì)劃通常用表格形式表現(xiàn)。旅行計(jì)劃制訂好后，秘書要復(fù)制三份，一份給上司，一份存檔，一份自己保留。137（二）旅行計(jì)劃的基本內(nèi)容一份旅行計(jì)劃至少應(yīng)當(dāng)包括：（1）出差的時(shí)間、啟程及返回日期，按站安排。（2）出差的路線、終點(diǎn)及途經(jīng)地點(diǎn)和住宿安排。（3）會(huì)晤計(jì)劃（人員、地點(diǎn)、日期和時(shí)間）。（4）交通工具的選擇：飛機(jī)、火車、大巴或轎車。要列明飛機(jī)客艙種類及停留地的交通安排。138（5）需要攜帶的文件、合同、樣品及其他資料：如談判合同、協(xié)議書、科技或產(chǎn)品資料、演講稿和與會(huì)地區(qū)的指南等。（6）上司或接待人的特別要求。（7）上司旅行區(qū)域的天氣狀況。（8）行程安排，約會(huì)、會(huì)議計(jì)劃，會(huì)晤人員的名單背景，會(huì)晤主題。（9）差旅費(fèi)用：現(xiàn)金、兌換外幣、辦理旅行支票。旅行計(jì)劃制訂完后，要向上司報(bào)告，依其指示決定旅程。139（三）日程表的編制方法日程表的內(nèi)容一般比旅行計(jì)劃更詳盡。日程表的制訂實(shí)際上一般是出訪方與接待方雙方商議之后，由接待方擬訂經(jīng)出訪方認(rèn)可后定下來的。出訪方秘書可以據(jù)此制訂己方的日程表，并可以添加一些更具體的內(nèi)容。安排日程時(shí)，在時(shí)間上要留有余地，一般以表格形式表現(xiàn)。日程表應(yīng)當(dāng)一式三份（或幾份），一份存檔，一份給上司及家屬，一份秘書留存。140一般而言，一份周密的日程表主要包括如下內(nèi)容：（1）日期。指某月、某日、星期幾。（2）時(shí)間。出發(fā)及返回的時(shí)間，包括目的地的抵離時(shí)間和中轉(zhuǎn)時(shí)間，開展各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間，就餐、休息的時(shí)間等。（3）地點(diǎn)。上司本次出差的目的地（包括中轉(zhuǎn)地點(diǎn)），旅行過程中開展各項(xiàng)活動(dòng)的地點(diǎn)，食宿地點(diǎn)等。141（4）交通工具。出發(fā)、返回時(shí)使用的交通工具，停留地的交通安排等。（5）具體事項(xiàng)。商務(wù)活動(dòng)，如訪問、洽談、會(huì)議、宴請(qǐng)娛樂活動(dòng)以及私人事務(wù)活動(dòng)等。（6）備注。記載提醒上司注意的事項(xiàng)，如抵達(dá)目的地需要中轉(zhuǎn)的中轉(zhuǎn)站或中轉(zhuǎn)機(jī)場(chǎng)，休息時(shí)間、飛機(jī)起飛時(shí)間，以及某國家為旅客提供的特殊服務(wù)，在當(dāng)?shù)匦枰⒁獾囊恍╋L(fēng)俗習(xí)慣和禮儀等。142四、相關(guān)鏈接商務(wù)旅行計(jì)劃編制注意事項(xiàng)（1）要明確上司旅行的意圖，目的地，旅行時(shí)間及到達(dá)目的地后的商務(wù)活動(dòng)計(jì)劃。（2）了解上司對(duì)交通工具及食宿的要求，熟悉公司對(duì)出差的有關(guān)規(guī)定。（3）向公司所在國家的有關(guān)服務(wù)機(jī)構(gòu)或向旅行目的地享有聲譽(yù)的旅游機(jī)構(gòu)索取有關(guān)資料，了解當(dāng)?shù)啬酥疗淙珖鹘煌ǎê娇?、航海、鐵路、公路等）工具運(yùn)行情況，旅行路線，旅館環(huán)境情況，目的地的貨幣，外匯管理規(guī)則，經(jīng)商特點(diǎn)及有關(guān)護(hù)照、簽證、健康規(guī)定等常識(shí)，需要中轉(zhuǎn)時(shí)，盡量選擇銜接時(shí)間在2～4小時(shí)內(nèi)的班機(jī)，將因中轉(zhuǎn)而導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)情況減少到最低限度。143（4）制訂行程計(jì)劃時(shí)，若能直接利用定期航班的航線來設(shè)計(jì)旅行路線的則應(yīng)盡量做到直航。（5）編排計(jì)劃時(shí)，在時(shí)間一欄中必須考慮時(shí)差的變化，買機(jī)票（車票、船票）時(shí)也要注意時(shí)差。（6）擬定幾個(gè)旅行方案，與上司共同討論，最后選定最佳方案。（7）制作旅行行程工作計(jì)劃表時(shí)，要清楚離開和到達(dá)的時(shí)間都應(yīng)以當(dāng)?shù)貢r(shí)間為準(zhǔn)，秘書應(yīng)熟悉國際時(shí)間計(jì)算的方法。144五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識(shí)，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好通過以下方式進(jìn)行：（1）將班級(jí)學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，進(jìn)行商務(wù)旅行計(jì)劃的編制。（2）各小組成員必須有明確的分工，責(zé)任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)室進(jìn)行。145六、任務(wù)實(shí)訓(xùn)實(shí)訓(xùn)：制訂旅行計(jì)劃和旅程表1．實(shí)訓(xùn)目標(biāo)通過實(shí)訓(xùn)，要求學(xué)生掌握制訂旅行計(jì)劃和旅程表的方法。2．實(shí)訓(xùn)背景下周吳總經(jīng)理要去廣州出差，吳總已將具體日期、時(shí)間等資料交給新來的秘書王燕，由她為吳總經(jīng)理擬定旅行計(jì)劃并制訂旅程表，但王燕對(duì)如何制訂旅行計(jì)劃和旅程表不太清楚，她想請(qǐng)秘書尹曉雯為她提供有關(guān)資料，用傳真的形式發(fā)給她。3．實(shí)訓(xùn)內(nèi)容假如你是秘書尹曉雯，請(qǐng)完成以上工作，并以傳真的形式發(fā)給秘書王燕。146任務(wù)二預(yù)訂酒店一、任務(wù)描述華榮公司吳總經(jīng)理要去廣州出差，這天，行政經(jīng)理吳良榮給秘書尹曉雯布置了工作，讓她替吳總經(jīng)理預(yù)訂一家酒店。二、任務(wù)分析秘書可以通過互聯(lián)網(wǎng)、電話、手機(jī)WAP等多種方式獲得酒店預(yù)訂服務(wù)，通過酒店預(yù)訂服務(wù)查詢、預(yù)訂滿意的酒店。秘書在預(yù)訂酒店過程中，需要注意以下問題：（1）確定酒店檔次。（2）獲取酒店信息。（3）預(yù)訂。（4）確認(rèn)預(yù)訂。147三、相關(guān)知識(shí)（一）確定酒店檔次預(yù)訂什么等級(jí)或檔次的酒店和房間，秘書一是要清楚公司的相關(guān)規(guī)定，二是要了解上司的習(xí)慣，三是兼顧業(yè)務(wù)的重要程度。預(yù)訂之前要征求上司的意見再作決定。（二）獲取酒店信息秘書可以通過查找旅行手冊(cè)、打電話、咨詢旅行社、上網(wǎng)搜索等方式獲取目的地賓館信息。（三）預(yù)訂秘書預(yù)訂賓館和房間，可以通過旅行社、網(wǎng)絡(luò)、800免費(fèi)電話等途徑。如果單位與要預(yù)訂的賓館有經(jīng)常的業(yè)務(wù)往來，秘書可以直接通過電話等方式與賓館聯(lián)系。148（四）確認(rèn)預(yù)訂當(dāng)預(yù)訂房間后，秘書一定要拿到賓館確認(rèn)預(yù)定的傳真或其他書面形式的證明，并將其附在旅行計(jì)劃或日程表后面，這樣才會(huì)使上司到達(dá)后的住宿有保障。149四、相關(guān)鏈接

150五、任務(wù)提示學(xué)生利用秘書專業(yè)知識(shí)，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等方式收集信息，完成上述任務(wù)。完成上述任務(wù)，最好通過以下方式進(jìn)行：（1）將班級(jí)學(xué)生分成若干小組，以小組為單位，進(jìn)行預(yù)訂酒店的演練。（2）各小組成員必須有明確的分工，責(zé)任到人。（3）此任務(wù)可以在文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)室進(jìn)行。151六、任務(wù)實(shí)訓(xùn)（一）選擇題秘書在為上司商務(wù)旅行訂房、訂票時(shí)要考慮上司的（）。A.時(shí)間安排B.愛好和習(xí)慣C.出差應(yīng)享受的待遇D.出差任務(wù)和目的152任務(wù)三辦理出國商務(wù)旅行手續(xù)一、任務(wù)描述華榮公司吳總經(jīng)理一行5人將赴美國紐約進(jìn)行商務(wù)洽談，行政經(jīng)理吳良榮給秘書尹曉雯布置了工作，讓她替吳總經(jīng)理一行辦理出國商務(wù)旅行的手續(xù)。153二、任務(wù)分析出國商務(wù)旅行的手續(xù)和在國內(nèi)旅行的有所不同，秘書要多加注意。辦理出國商務(wù)旅行手續(xù)時(shí)，要從以下幾個(gè)方面著手：（1）撰寫出國申請(qǐng)。（2）辦理護(hù)照。（3）辦理簽證。（4）辦理《國際預(yù)防接種證書》。（5）辦理出境登記卡。（6）訂票。（7）辦理保險(xiǎn)。154三、相關(guān)知識(shí)（一）撰寫出國申請(qǐng)出國申請(qǐng)包括出國事由、出國路線、出國日程安排、出國組團(tuán)的人數(shù)等內(nèi)容。（二）辦理護(hù)照辦理護(hù)照時(shí)需要攜帶主管部門的出國任務(wù)批件、出國人員政審批件、所到國有關(guān)公司的邀請(qǐng)書、2寸正面免冠半身相片等。因公出國人員的護(hù)照應(yīng)該到外交部或其授權(quán)的機(jī)關(guān)辦理，因私出國人員的護(hù)照由公安部授權(quán)的機(jī)關(guān)辦理。155（三）辦理簽證我國政府規(guī)定，因公出國的中國公民出入國境憑有效護(hù)照可不辦理簽證，而持因私普通護(hù)照出入國境的中國公民必須辦理有關(guān)的簽證。辦理簽證要交上護(hù)照并填寫一份簽證表。取得簽證后，要檢查簽證的有效期及簽字蓋章。（四）辦理《國際預(yù)防接種證書》出國人員在辦理了有效護(hù)照和簽證后，應(yīng)該持單位介紹信到所在地的衛(wèi)生檢疫部門進(jìn)行衛(wèi)生檢疫和預(yù)防接種，并領(lǐng)取《國際預(yù)防接種證書》，即“黃皮書”。當(dāng)拿到“黃皮書”后，應(yīng)該進(jìn)行認(rèn)真查驗(yàn)。156（五）辦理出境登記卡在辦妥上述各項(xiàng)手續(xù)后，再攜帶出國人員的護(hù)照、戶口簿、居民身份證辦理臨時(shí)出國登記手續(xù)。（六）訂票可在國內(nèi)各航空公司及其售票代理點(diǎn)辦理購票手續(xù)，也可以在外國航空公司駐我國的辦事處購買。購買國際機(jī)票需出示護(hù)照。拿到機(jī)票后必須對(duì)票面查驗(yàn)，如果所到之處對(duì)方有接待，這時(shí)候就可以向?qū)Ψ桨l(fā)出通知，最好以書面形式通知相關(guān)信息，以便對(duì)方做好接待工作。（七）辦理保險(xiǎn)通過代理人與保險(xiǎn)公司辦理安排保險(xiǎn)，險(xiǎn)種應(yīng)適用于意外事故，如醫(yī)療及行李丟失等。157（八）出行前的準(zhǔn)備（1）確定最佳旅行方案。（2）兌換外幣。（3）準(zhǔn)備隨身攜帶物品。（4）準(zhǔn)備必須攜帶的各種文件。（5）檢查相關(guān)證件。（6）收集所到國的背景資料。158四、相關(guān)鏈接中國公民出國（境）旅游文明禮儀“十遵守”中國公民出國（境）旅游請(qǐng)關(guān)注中央文明辦和國家旅