采購與付款管理制度

采購與付款管理制度一、前言采購與付款管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要部分。為了保證企業(yè)采購與付款的規(guī)范和便捷，制定了此制度。本制度適用于所有的采購和付款活動，并規(guī)定了采購與付款的基本標準、程序、角色和責任等方面的要求。二、總則企業(yè)采購和付款操作應該遵照以下法律法規(guī)：中華人民共和國《公司法》；中華人民共和國《財政部公司采購管理條例》；中華人民共和國《合同法》；中華人民共和國《稅法》；其他相關法律法規(guī)。三、采購管理采購流程企業(yè)采購應遵循以下流程：采購需求發(fā)布；供應商選擇；報價評估；合同簽訂；商品驗收；付款。采購程序1.采購需求發(fā)布采購需求發(fā)布應當由申請部門提出，并提交給采購部門進行審核。審核通過后，采購部門可以開始準備采購計劃。2.供應商選擇企業(yè)應當根據(jù)實際情況，選擇一定數(shù)量的供應商進行商品的采購。3.報價評估采購部門應當對各個供應商的報價進行評估，并采用適當?shù)姆绞綄踢M行篩選，最終確定合適的供應商。4.合同簽訂采購部門應當起草采購合同，并與供應商進行協(xié)商，最終達成一致后簽訂采購合同。5.商品驗收產(chǎn)品接收后，應當進行商品驗收。如果發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問題或數(shù)量錯誤，應當及時通知供應商，并協(xié)商解決方法。6.付款在商品驗收確認后，采購部門應當及時進行付款。采購標準企業(yè)的采購應當遵循以下標準：商品符合國家質(zhì)量標準或行業(yè)標準；供應商具有合法的營業(yè)執(zhí)照，并具有穩(wěn)定的生產(chǎn)經(jīng)營能力和供應能力；采購價格合理公正，符合市場行情。采購角色和責任采購部門采購部門應當：制定企業(yè)采購管理制度；負責采購計劃和采購流程的規(guī)劃、組織、實施和監(jiān)督；判斷采購代理機構(gòu)合理性并負責與代理機構(gòu)簽訂合同；負責采購文件編制及審核；采購合同的執(zhí)行和變更。申請部門申請部門應當：定期對自身的設備及耗材做好管理；根據(jù)實際需要提出采購申請，并確保申請內(nèi)容的真實性和準確性；配合采購部門做好采購計劃的編制及審批工作。供應商供應商應當：遵守法律法規(guī)，合法經(jīng)營；保證銷售商品的質(zhì)量和數(shù)量；供貨及時。采購風險及控制采購風險包括：產(chǎn)品質(zhì)量風險；合同協(xié)議不嚴謹風險；采購代理機構(gòu)合法性風險；價格波動風險；政策風險等。為了控制采購風險，企業(yè)應采取以下措施：嚴格按照采購流程操作；建立完善的采購審批流程；注重供應商的評估和比較，并依此來選擇合適的供應商；加強與供應商的溝通，建立穩(wěn)定的供應關系；注意采購代理機構(gòu)的合法合規(guī)性；根據(jù)實際情況購買保險以應對意外風險。四、付款管理付款標準企業(yè)付款應遵循以下標準：付款應符合合同要求；賬期應與供貨期相符合；合理化管理，采用電子化付款方式；付款金額正確合規(guī)。付款程序1.核對發(fā)票付款部門應當核對發(fā)票的真實性和準確性。2.審核合同付款部門應當審核合同條款及履行情況，并核對相關資料。3.核驗貨物付款部門應當核驗貨物的數(shù)量、質(zhì)量及封裝，并與合同內(nèi)容相符。4.開具支付憑證付款部門應當根據(jù)核驗情況開具付款憑證。5.財務確認企業(yè)財務部門應當進行核對和確認，確保付款金額和憑證內(nèi)容的正確性。6.付款財務部門應根據(jù)企業(yè)付款程序操作，按時、足額支付供應商費用。付款角色和責任采購部門采購部門應當：制定企業(yè)采購與付款管理制度；負責采購計劃和采購流程的規(guī)劃、組織、實施和監(jiān)督；確定核對采購物品的收貨人，并將驗收結(jié)果告知財務部門。付款部門負責按照合同及公司規(guī)定程序付款。財務部門財務部門應當：制定財務管理制度和內(nèi)部控制制度；審核合同條款及履行情況；確保付款憑證的真實、準確、完整；確認供應商收款賬號及開戶行，向銀行發(fā)出支付通知，并將支付情況及時告知采購部門并歸檔。付款風險及控制付款風險包括：供應商加急要求付款風險；銀行系統(tǒng)故障風險；貿(mào)易沖突及法律訴訟風險；憑證丟失風險。為了控制付款風險，企業(yè)應采取以下措施：建立完善的財務審批流程，嚴格按照規(guī)定的流程進行；加強與供應商的溝通，協(xié)商付款方式，并嚴格遵守合同要求；注意付款賬戶、姓名和身份證號碼等信息的準確性，避免付款錯誤；加強財務管理，提高財務人員的風險意識，對風險進行風險管控。五、后記采購與付款管理制度是企業(yè)內(nèi)