物資采購與使用管理制度

物資采購與使用管理制度一、總則為規(guī)范物資采購工作，建立物資采購賬目，保證物資采購、入庫、使用、報廢過程的透明度、合法性和安全性，制定本管理制度。二、管理范圍本制度適用于本企業(yè)的各項物資采購、使用、維護以及報廢管理工作。三、物資采購1.采購原則（1）公開、公平、公正、透明的原則（2）合理、節(jié)約的原則（3）安全、環(huán)保、質(zhì)量優(yōu)先的原則2.采購程序（1）采購需求申請：各部門在采購前應(yīng)提出采購需求申請，包括采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算和采購期限等。（2）招標公告：對于采購金額超過公司規(guī)定的范圍的物資，應(yīng)采取招標方式。對于采購金額在規(guī)定范圍內(nèi)的物資，應(yīng)邀請三家以上的供應(yīng)商進行報價比較。（3）評審：選定合適的供應(yīng)商，組成評審小組進行評審，并備案。（4）采購合同簽訂：采購合同由申請部門和采購部門共同起草，雙方簽字蓋章或簽字傳真后方可生效。（5）物資采購：按照采購合同的約定，按時、按量、按質(zhì)交付物資。（6）驗收：收貨方應(yīng)根據(jù)合同要求，對貨物、、質(zhì)量進行驗收，確保貨物符合合同要求。驗收確認的時間以回單日期為準。3.采購備案管理（1）備案申請：完成采購后，應(yīng)當(dāng)向資產(chǎn)管理部門提交采購備案申請。申請中需注明采購內(nèi)容及金額，附上各項憑證文件。（2）備案審核：資產(chǎn)管理部門應(yīng)在收到備案申請后進行審核，審核每一申請項的合法性，事實性及準確性，若有疑異，應(yīng)當(dāng)對照相關(guān)資料進行核實。（3）采購會計分錄：資產(chǎn)管理部門確認備案準確無誤后，將采購費用分配到各部門具體科目中。按照銀行付款憑證產(chǎn)生相關(guān)會計分錄。（4）備案記錄：每一采購備案流程均應(yīng)建立相應(yīng)的檔案，納入本單位的日常管理范疇。四、物資入庫和使用管理1.物資入庫管理（1）驗收入庫：由收貨人和倉庫管理員共同完成對送貨物資的質(zhì)量、型號的檢查和記錄。（2）倉庫管理：對易損、有貴重性等特殊要求的物資進行嚴格管理，保管好物資。對于有銹、受潮等情況的物資，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定放在一起，并立即登記報廢。（3）物資盤存：進行盤點時，應(yīng)當(dāng)采用有序、有計劃、有記錄的方法。對于剩余的老化、報廢或丟失的物資，應(yīng)當(dāng)按使用部門報損報廢。2.物資使用管理（1）物資清單：將所有物資編制清單并添加倉庫管理條碼，嚴格按照管理要求進行開發(fā)、領(lǐng)用、退庫等操作。（2）領(lǐng)用管理：在領(lǐng)用前必須向領(lǐng)用部門確認使用用途和理由，未經(jīng)確認的領(lǐng)用不得開展。（3）退庫管理：發(fā)現(xiàn)物資有誤或過期的情況時，應(yīng)及時歸還倉庫。對報廢的物資，必須經(jīng)過上級領(lǐng)導(dǎo)或責(zé)任部門確認后，被批準作廢。五、物資報廢管理1.報廢原則（1）嚴格執(zhí)行企業(yè)的有關(guān)報廢程序和標準。（2）按照國家和行業(yè)規(guī)定的相關(guān)標準，充分利用物資的殘余價值。（3）對于有毒、有害、具有特殊要求的物資，必須按照有關(guān)規(guī)定和標準進行處理。2.報廢程序（1）報廢申請：使用部門在確定某項物資應(yīng)當(dāng)報廢時，應(yīng)當(dāng)向資產(chǎn)管理部門提出書面報廢申請。（2）審核報廢：資產(chǎn)管理部門應(yīng)當(dāng)對報廢申請迅速進行審核，判斷報廢申請是否符合規(guī)定。（3）報廢審批：審批修改報廢處理方案，并派人負責(zé)驗收；立對處置方案并使之形成指導(dǎo)性信道。（4）報廢處理：對于可以拆卸的物資應(yīng)先經(jīng)過拆解后再進行處理，對于不能拆卸的物資直接送至廢品收購站。（5）記錄保存：每項報廢處理程序都應(yīng)有相應(yīng)記錄，并依據(jù)記錄進行日常管理。六、責(zé)任和處罰對于不遵守本制度的行為一律按照違紀處理辦法處理，經(jīng)濟五總舵管理處可對違紀責(zé)令退回采購價款，直至清算公司對經(jīng)濟損失。情節(jié)嚴重者可追究其法律責(zé)任。七、附則本制度所列事項涉及其他管理制度、