英文書信格式規(guī)范

關于英文書信格式規(guī)范第1頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三

書信是應用文主要考試題型,包括自薦信、邀請信、投訴信、感謝信、介紹信、說明書、推薦信、求職信、祝賀信等。如2001年6月（寫一封信給一位校友，對度假安排提出建議）以及2002年1月（要求就本校食堂的狀況給校長寫一封信）。書信寫作格式非常重要，格式不正確往往是很多考生失分的主要原因。第2頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三

一封正式的英文書信通常包括下面幾個組成部分：信頭(Heading)、信內地址(InsideAddress)、稱呼(Salutation)、正文(Body)、結束語(ComplimentaryClose)、簽名(Signature)、附件(Enclosure)、副本轉送(CarbonCopies)、再啟(Postscript)等。英文書信的組成部分第3頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三

一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信頭還包括寫信人或單位的電話號碼、傳真和郵政編碼等。西方國家中有些信頭甚至還有單位負責人的姓名、職務和職稱。信頭的目的是使收信人一看便知道書信來自何處，何時發(fā)出，便于復信和查閱。寫信頭時，先寫發(fā)信人的地址，然后寫其他項目和發(fā)信日期。具體次序是：第一行寫門牌號和街名；第二行寫區(qū)名、市、省、國家名；國家名前加上郵政編碼，國家名稱后面可以加上電話號碼，最后一行寫發(fā)信日期。信頭第4頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三ForeignLanguagesDepartmentCollegeofForeignLanguagesBeijingUniversityBeijing,100044People’sRepublicofChinaTel:86ug.20,2009(美式)579QianwangangRoadHuangdao,Qingdao,ShandongPeople’sRepublicofChina20Aug.,2009(英式)

并列式斜列式第5頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三

信內地址即收信人的姓名和地址，它要寫在信紙的左上角，低于寫信人地址和發(fā)信日期一兩行寫。其書寫順序是，先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫地址，可占二至四行。信內地址第6頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.

并列式斜列式第7頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三JuniorClass1Dept.ofEducationShandongUniversityNo.579QianwanRoadQingdao,266000Apr.6,2008信頭寄信人的地址和日期ZhiyuanMiddleSchool,No.579QianwanRoadQingdao,266000信內地址收信人地址DearMr.Wang,稱呼LearningfromMr.Zhou,ateacherin…正文每段開頭右縮進約五個字母Sincerelyyours,LiWei結束語及簽名正文下一、二行處Encl:PersonalResume

第8頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三關于稱呼不認識的人：DearSir/Madam認識但不熟悉的人：DearMr./Mrs./Ms./Dr./Prof.Smith朋友：DearMary第9頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三關于結束語寫給機關、團體或不認識的人：Yourstruly,Trulyyours,Yoursfaithfully,Yourssincerely…寫給長者或上級：Yoursrespectfully,Respectfullyyours,Yoursobediently…朋友或親戚：Yours,Everyours,Yoursever,Yoursaffectionately,Lovinglyyours,(Much)Love,WithLove,Yourdevotedfriend…第10頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三信件常用稱呼和落款用法情況稱呼落款未知收信人姓名DearSir(s)DearMadamDearSirorMadamYoursFaithfullyFaithfullyYours知道收信人的姓名，但關系一般DearMr.BushDearMs.BushDearDr.BushDearProf.BushYoursSincerelySincerelyYours知道收信人姓名且關系親密DearMaryDearSmithBestregardsBestwishesLoveWith(Lotsof)Love第11頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三附件信件若有附件，應在左下角注明Encl.或Enc.。若多個附件，則應寫Encls.副本轉送信件若有副本轉送，應在左下角注明CC.再啟再啟部分用來補充正文中遺漏的話，一般應盡量少用，正式的文件中更應避免使用。如果有可用P.S.補敘第12頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三并列式/齊頭式/正排式這種格式的要領：每個要素都從左邊開始排列，每一行都不向右縮進，因而整封信的左邊成一垂直線，右邊參差不齊，單倍行距，段與段之間要空一行。這種格式在商務英語信函中是目前最為流行的英文書信格式。第13頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三[YourName][Adress][Phone][Date]Re:[Towhatthisletterrefers][CERTIFIEDMAIL][PERSONAL][Recipient’sName][CompanyName][Address]Attention[Recipient’sName]Dear***第14頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三[Body]Sincerely,[Signiture]Encl:cc:第15頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三信封的寫法WangHaiboDepartmentofEnvironmentHefeiUniversityofTechnologyHefei,230009Anhui,China寄信人姓名地址寄件人姓名地址Dr.WilliamJones收件人姓名UniversityofPittsburghPittsburgh15213收件人地址第16頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三英文書信的基本原則英文書信的書寫可概括為7個C原則：Completeness（完整）,Clarity（清楚）,Concreteness（具體）,Conciseness（簡明）,Correctness（正確）,Courtesy（謙恭）,Consideration（諒解）。第17頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三1.完整一封完整的書信，有助于建立和表達友善關系，可以避免由于疏漏所導致的訴訟；一封書信寫得是否完整，建議用5個W來檢驗。例如在定貨信中，必須明確說明：（1）需要什么商品（Whatyouwant）；（2）何時需要（Whenyouneedthegoods）；（3）貨物發(fā)到何地何人收（toWhomandWherethegoodstobesent）；（4）如何付款（Howpaymentwillbemade）；（5）為什么（Why）；如拒絕對方的要求，或對對方提出要求時應說明理由2.清楚清楚是指寫信者必須將所需傳遞的信息表達清楚，以免對方產(chǎn)生誤解。例如：原句：Iamwritingtoapplyforadmissiontoyouruniversity.改為：Iamwritingtoapplyforadmissiontothegraduateschoolofyouruniversityinthespringof2009.第18頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三3.具體書信中的具體原則指信要寫得具體明確。特別是答復對方要求的信，一定要具體，如對電報、電傳的日期、號碼等要交代清楚。例如：原句：Wewishtoconfirmourtelegramyesterday.改為：WeconfirmourtelegramofMarch18.4.簡潔書信應行文流暢、言簡意賅，避免冗長。例如：原句：Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter…改為：Weapprciateyourletter…第19頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三5.正確英文書信中，除了避免語法、拼寫、標點錯誤外，所引用的史料、數(shù)據(jù)等也應準確無誤。6.謙恭語言要有禮且謙虛，及時回信也是禮貌的表現(xiàn)。7.諒解寫信時要處處從對方的角度考慮有什么需求，而不是從自身出發(fā)，語氣上更尊重對方。例如：原句：Wewon’tbeabletosentyouourlatestcatelogthismonth.改為：Wewillsentyouourlatestcatelognextmonty.第20頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三特殊信函（1）—投訴信

開頭段：說明與收信人的相關性，并標明寫作意圖。主體段：寫明投訴的原因，要展開說明。可以說具體理由，也可以說問題的具體體現(xiàn)方式。此外，提出你對如何改進或解決問題的建議，清楚地表明你希望問題如何得到解決。結尾段：表達你希望上述問題得到迅速解決的強烈愿望，并對有關人員作出的努力表示感謝，希望盡快得到滿意的答復。第21頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三特殊信函（1）—投訴信Dear***,_________.NowIamwritingtocomplainabout________._______.ButIamcompletelydisappointedatwhatIexperiencedthere.Firstly,_______.Moreover,_______.Worseofall,_______.Ibelieve________.Itisnotproperlysettled,IwouldcomplaintotheConsumers’Association.Atthesametime,Isincerelyhopethat________.Iwouldbegladtosee_________andIlookforwardtoadaywhen_______.句型：Iamwritingtoyoutocomplainabout…Toimprovethissituation,itisadvisabletotakethefollowingmeasure.Foronething..Foranother,…Idohopethattheproblemswillbesolvedassoonaspossible.第22頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三特殊信函（2）—求職信

開頭段：說明信息來源，并說明寫作意圖。主體段：介紹相關工作經(jīng)歷、學習經(jīng)歷及個人本性，以表明你可以勝任這個職位。結尾段：表示強烈的期盼，并希望盡快得到答復。第23頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三特殊信函（2）—求職信DearSirorMadam,Iwishtoapplyforthepositionfor______thatyouadvertisedin______.Iamastudent_______,andIfeelthatmyqualificationsandworkexperiencemakemeasuitablecandidateforthejob,________.Ihaveafairmasteryof______.Asforexperience,________.Therefore,Iamconfidentthat______.Incidentally,couldyoupleaseinformmeof________?Ihope_____.Icanbereachedat_________.Thankyouforconsideringmyapplicationagain.Iamlookingforwardtoyourreplyandeventually,meetingyou.

句型：Ihavereadyouradvertisementin…(刊物名)of…(時間)forasecretary,andshouldbegratefulifyouconsidermeasacandidatefortheposition.Ishallbepleasedtofurnishyouwithanyfurtherinformationconcerningmyeducationandworkexperience.第24頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三特殊信函（3）—詢問信

開頭段：說明寫作意圖，說明寫這封信的目的是尋求什么樣的信息或幫助。主體段：詢問具體問題，強調所需信息的重要性。結尾段：表達獲取信息的強烈期盼，提供聯(lián)系方法以供收信人與你聯(lián)系。并對有關人員表示感謝。第25頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三特殊信函（3）—詢問信DearSirorMadam,Iamwritinginthehopethat_______.Iamastudentmajoringfor______,who______.Iamlongingtojoinacluborcommunitybecause____.Furthermore,___.Inmysparetime,_____.Specifically,Iwouldliketo____.Ifpossible,Iwouldliketo_____.Iwouldbemuchobligedtoyouif_______.AndIamlookingforwardtoafavorablereplyatyourearliestconvenience.句型：Iwouldliketoinquireaboutsomeinformationon…Ishallbegratefulifyoucouldhavedetailsconcerning…Iamlookingforwardtoafavorablereplyatyourearliestconvenience.第26頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三道歉信句型Imustapologizetoyoufor…Pleaseacceptmysincereapologyfor…oncemore.感謝信句型Iamthankfultoyourforyourunselfishassistanceduring…Myappreciationtoyouforyourgeneroushelpisbeyondmywords.IwishIcouldrepayitsomeday.邀請信句型Iampleasedtoinviteyourtoparticipatein…tobeheldform…to…in…Iamlookingforwardtoyourreply,andeventuallyseeingyou.第27頁，講稿共30頁，2023年5月2日，星期三求學信句型Iwishtoapplytoadmissiontoyourdepartmentasapostgraduatestudent.Itwouldbeappreciativeofyouifyoucouldsendmesomerelevantinformationatyourearliestconvenience.推薦信句型Iamverygladtorecommendtoyouastudentofmine,Mr./Miss…,tobeanidealcandidatefor…Ifanyfurtherinformationabouthim/herisrequired,