公司文件檔案管理制度

公司文件檔案管理制度

公司文件檔案治理制度1

1目的

標(biāo)準(zhǔn)分公司檔案資料的治理工作。

2適用范圍

適用于分公司全部檔案資料的治理工作。

3職責(zé)

3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在治理效勞活動中形成的各類檔案。

3.2各部門負(fù)責(zé)治理本部門在治理效勞活動中形成的各類檔案。

3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。

3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

4實施程序

4.1歸檔保存的文件

4.1.1分公司在治理效勞或公務(wù)活動中形成的工作規(guī)劃、外來文件、報告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計資料等。

4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。

4.1.3在特地業(yè)務(wù)活動中形成的各種檔案,如:會議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。

4.2文件、資料歸檔的要求。

4.2.1歸檔的文件資料必需字跡清晰工整,紙張及文件格式符合國家標(biāo)準(zhǔn)。

4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

4.2.3每類建立工程竣工必需有兼職資料檔案治理員參與,對其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、精確性、系統(tǒng)性進(jìn)展鑒定和驗收。

4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)展科學(xué)分類、立卷和編號。

4.2.5案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。

4.3檔案資料的保管。

4.3.1全部檔案資料均由資料治理員治理。

4.3.2存放檔案必需有專用柜架,在排列上架時,應(yīng)根據(jù)類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于治理和查找。

4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要仔細(xì)檢查其修改、補(bǔ)充狀況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改狀況。

4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和特地的卷盒,按編號挨次排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時實行復(fù)制、拷貝。

4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進(jìn)展歸檔,并對庫藏檔案進(jìn)展清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案,要準(zhǔn)時進(jìn)展修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)覺檔案發(fā)霉或蟲害要準(zhǔn)時消殺。

4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。

4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。

4.4檔案資料借閱治理。

4.4.1分公司全部人員都有愛護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必需辦理登記手續(xù)。

4.4.3在借閱檔案資料時,應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;

4.4.3.2要愛惜檔案資料,不得喪失;

4.4.3.3所借檔案不得隨便折疊和拆散,不得對檔案隨便更改、涂寫;

4.4.4借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對清晰。

4.4.5檔案如有喪失、損壞或泄密,要馬上追究當(dāng)事者責(zé)任。

4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必需辦理文檔移交前方可辦理調(diào)離手續(xù)。

4.5檔案鑒定和銷毀

4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)展,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)治理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé)。

4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):

4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表;

4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。

4.5.3確定保管期限原則

4.5.3.1對有長遠(yuǎn)利用價值(如技術(shù)圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的.檔案應(yīng)永久保存。

4.5.3.2但凡在肯定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

4.5.4鑒定工作應(yīng)當(dāng)每年進(jìn)展一次,由資料治理員在每年1月初提出。

4.5.5鑒定中發(fā)覺檔案不精確、不完整,應(yīng)準(zhǔn)時責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充。

4.5.6銷毀檔案的程序包括:

4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報告要保存。

4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經(jīng)理進(jìn)展監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。

4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中消失失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)展處理。

5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格

5.1《檔案治理制度》

5.2《保密規(guī)定》

5.3《文件發(fā)放登記表》

5.4《文件借閱登記表》

公司文件檔案治理制度2

1產(chǎn)生目的

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計等工作，特制定本制度。

2適用范圍

適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的治理。

3正文

3.1文件資料的收集

3.1.1收集范圍

但凡公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，詳細(xì)包括以下各項：

3.1.1.1上級來文

（1）上級機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；

（2）上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特別保存價值的錄音、錄像等材料。

3.1.1.2公司文件材料

（1）會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等；

（2）公司公布（包括轉(zhuǎn)發(fā)）的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿；

（3）公司的請示與上級批復(fù)文件，下級單位的請示與公司的批復(fù)文件；

（4）公司各職能部門在工作中形成的工作規(guī)劃、總結(jié)、報告；

（5）反映公司業(yè)務(wù)活動和科學(xué)技術(shù)治理的專業(yè)文件材料；

（6）公司檢查下級單位工作，調(diào)查討論形成的重要文件材料；

（7）公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料（包括計算機(jī)盤片等）、財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；

（8）公司黨、團(tuán)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；

（9）公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動中形成的重要信件、電報、電話記錄；從外單位帶回公司有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料；

（10）公司根本建立工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接收理的科研、建立工程的科技文件材料；

（11）公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料；

（12）公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽(yù)嘉獎證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；

（13）公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料；

（14）公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨員、團(tuán)員、干部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎懲等文件材料；

（15）公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)組織介紹信及存根；

（16）公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；

（17）公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本；

（18）公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料；

（19）公司外事活動中形成的請示、報告、規(guī)劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；

（20）各種普查工作中形成的文件材料。

3.1.2收集中應(yīng)留意的問題

3.1.2.1公務(wù)電報要同其他文件材料一起收集立卷。

3.1.2.2正文和附件要同時收集。

3.1.2.3一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特殊重要的文件例外。

3.1.2.4、時間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)覺要補(bǔ)充完整后再立卷歸檔。

3.1.2.5有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存檔。

3.1.2.6有請示無批復(fù)的文件，應(yīng)當(dāng)查明緣由，實行補(bǔ)救措施補(bǔ)齊，沒有書面文件的，應(yīng)注明狀況，并加蓋公章。

3.1.2.7用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。

3.1.2.8經(jīng)多方查找，證明的確已喪失的文件，應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱，注明喪失緣由，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。

3.2立卷歸檔

3.2.1公文立卷應(yīng)依據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要狀況，以便于保管和利用。

3.2.2文件材料的分類

應(yīng)先按文件材料的重要性，在保藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據(jù)事先編好的立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中實行相應(yīng)的措施進(jìn)展分門別類。

3.2.3立卷分工

3.2.3.1各單位形成的文件，自行立卷；

3.2.3.2下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷；

3.2.3.3上級單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷；非專業(yè)性文件，由辦公室立卷。

3.2.4歸檔

3.2.4.1各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統(tǒng)一存檔（人事檔案、財務(wù)檔案、科技檔案等有特別要求的，由其職能部門負(fù)責(zé)治理）。

3.2.4.2各種文件、資料，按肯定的特征進(jìn)展排列和系統(tǒng)化，必需層次清楚、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件名目。

3.2.4.3不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)分治理，單獨(dú)立卷。

3.2.4.4卷必需整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。

3.3檔案保管

3.3.1檔案必需入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避開暴露或捆扎堆放。

3.3.2膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

3.3.3底圖入庫要仔細(xì)檢查，平放或卷放。

3.3.4庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)覺破損變質(zhì)準(zhǔn)時修補(bǔ)或復(fù)制。

3.4檔案借閱

3.4.1借閱檔案必需當(dāng)面查點(diǎn)清晰，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要留意愛惜，不得喪失、損壞、涂改，要如期歸還。

3.4.2借出的檔案要留意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。

3.4.3借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明狀況，辦理續(xù)借手續(xù)。

3.4.4歸還檔案時，由檔案治理人員當(dāng)面查點(diǎn)清晰，并在借閱登記簿上準(zhǔn)時注銷。

3.4.5凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。

3.4.6底圖一般不予外借。

3.5檔案銷毀

對于過期并失去保存價值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。

3.6檔案統(tǒng)計

3.6.1銷毀隱秘公文，應(yīng)進(jìn)展登記，有2人監(jiān)視，保證不喪失、不漏銷。

3.6.2要準(zhǔn)時對檔案數(shù)量、鑒定狀況、利用狀況進(jìn)展統(tǒng)計。

3.6.3除按上級主管部門的要求準(zhǔn)時填報統(tǒng)計資料外，還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計的根底工作。

3.6.4統(tǒng)計數(shù)字要精確真實。

3.6.5對永久、長期、短期保存的文件資料分別進(jìn)展統(tǒng)計，以便反映檔案的不同價值和庫存進(jìn)展趨勢。

3.7檔案保密

3.7.1檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

3.7.2不得傳播、談?wù)撚嘘P(guān)機(jī)密問題。

3.7.3檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場所。

公司文件檔案治理制度3

一、目的

加強(qiáng)文件檔案治理，標(biāo)準(zhǔn)公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、精確性和系統(tǒng)性。供應(yīng)符合公司需求和保證治理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

二、適用范圍

適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

三、術(shù)語和定義

1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)治理、宣傳等活

動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦

盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實物、證件等不同形式的歷史記錄。

2、檔案治理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、供應(yīng)利用等活動。

四、職責(zé)

1、行政人事部：

1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中治理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)催促指導(dǎo)部門檔案治理；

2）建立健全公司檔案治理制度，指導(dǎo)、監(jiān)視和檢查執(zhí)行狀況；

3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案