檔案管理制度

檔案管理制度

檔案管理制度一、總則為了規(guī)范全公司的檔案管理，充分、合理利用檔案資料為公司服務(wù)，特制訂本管理制度。本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。本制度最終解釋權(quán)歸公司綜合部，綜合部負(fù)責(zé)本制度的修訂完善。二、檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求（一）檔案劃分及管理部門檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、科學(xué)技術(shù)、企業(yè)文化等活動中形成的對公司有保持價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。公司設(shè)立檔案室，隸屬于綜合管理部，并設(shè)置檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理人員崗位職責(zé)，檔案管理人員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類，有規(guī)范的檔案編號和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。（二）各部門資料管理公司所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門檔案管理，實(shí)行部門檔案與公司檔案歸口管理。各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合公司級檔案管理辦法，實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類管理。檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。三、檔案分類（一）檔案質(zhì)量檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整、清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理。檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒有題名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。檔案盒封面應(yīng)注明立卷人、審核人、立卷時間。（二）立檔檔案文件材料按照批復(fù)在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后?？缒甓鹊恼埵九c批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無批復(fù)的放在請示年立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結(jié)放在最后一年立卷。檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙?jiān)谇?，收文在后；?nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。（三）分類對于檔案的分類，公司應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、用途、歷史價(jià)值等因素，制定科學(xué)合理的分類方法，確保檔案的整齊有序、易于查找。檔案分類應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確、合理、易于操作。分類標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)參照國家有關(guān)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。1.檔案分類應(yīng)該有統(tǒng)一的名稱，簡明扼要地表達(dá)檔案內(nèi)容的性質(zhì)，同時也應(yīng)該限定范圍，不能籠統(tǒng)含糊。例如，可以分類為證照類、制度類、文件類、合同類等。2.公司檔案可以大致分為以下幾類：證照類、文件類、制度類、合同類、計(jì)劃總結(jié)類、會議紀(jì)要類等。3.檔案應(yīng)該歸口存放在相應(yīng)的部門，例如公司各類批文、合同、協(xié)議、證照等應(yīng)該存放于綜合管理部，財(cái)務(wù)資料和稅務(wù)資料應(yīng)該存放于財(cái)務(wù)部，有關(guān)工程的圖紙和技術(shù)資料應(yīng)該由工程部和研發(fā)部負(fù)責(zé)保管，銷售合同應(yīng)該由市場營銷部負(fù)責(zé)保管。4.為方便管理和查找，所有檔案盒應(yīng)該按照規(guī)定進(jìn)行編號，包括公司名稱、部門名稱、文件類別和檔案盒號碼等。5.歸檔的文件資料應(yīng)該按照自然形成和歷史聯(lián)系的原則進(jìn)行歸檔，并按照保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期保存的期限根據(jù)文件材料的保持價(jià)值分為1年、5年和15年，而永久保存的文件包括公司章程、股東名簿、股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要、公司證照、各級批文、印鑒、公司年度經(jīng)營計(jì)劃和總結(jié)、年度財(cái)務(wù)報(bào)表、重要技術(shù)資料、不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其它債權(quán)憑證、人事資料、大型活動的圖片、音像資料等。2、公司需要保存會計(jì)憑證和其他經(jīng)核定需要保存十五年的文件，其他財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3、公司需要保存期滿或解除的合同、協(xié)議、完工后的項(xiàng)目方案和其他經(jīng)核定需要保存五年的文件。4、公司需要保存部門工作計(jì)劃和總結(jié)、完成后的部門請求報(bào)告和無長期保存必要的文件，保存期限為一年。5、公司的規(guī)章和制度由綜合管理部視其有效期予以保存。6、結(jié)案后無長期保存必要的文件，保存期限為一年以下。（三）公司可以根據(jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。（四）歸檔的文件資料種類、份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件均不得分開。（五）按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。五、檔案日常管理（一）借閱1、借閱手續(xù)（1）總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)等公司高管借閱非密級檔案可直接通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。（2）其他人員需借閱非密級檔案時，由部門負(fù)責(zé)人辦理《借閱檔案申請表》并送達(dá)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核批。（3）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時，應(yīng)由其部門負(fù)責(zé)人出示經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意借閱的書面《檔案資料借閱登記表》向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。（4）檔案管理人員接到《檔案資料借閱登記表》，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。（5）檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。2、檔案借閱審批權(quán)限（1）證照類：包括營業(yè)執(zhí)照及各類證照、注冊資料、年檢資料、公司章程等。該類檔案資料的借閱由綜合部審批后交由公司常務(wù)副總審批。（2）文件類：分為外來文件（政府職能部門的往來文件）和內(nèi)部文件。該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批。財(cái)務(wù)文件、法律文書等重要文件的借閱須由常務(wù)副總及總經(jīng)理批準(zhǔn)。（3）制度類：包括管理制度匯編。該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批。（4）合同類：分為內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批后交由公司常務(wù)副總審批。（5）計(jì)劃總結(jié)類：包括年度計(jì)劃及總結(jié)等。該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批后交由公司常務(wù)副總審批。（6）會議紀(jì)要類：包括辦公例會紀(jì)要等。該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批。公司機(jī)要檔案中的絕密檔案一般不允許借閱，只有在特殊情況下，經(jīng)總經(jīng)理和董事長審批后方可借閱。機(jī)密檔案的借閱需經(jīng)常務(wù)副總和總經(jīng)理審批，秘密檔案的借閱需經(jīng)綜合管理部和常務(wù)副總審批。借閱人在借閱檔案時不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，并且不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改。未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。如果借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需向借閱部門負(fù)責(zé)人書面請示，并經(jīng)綜合管理部和常務(wù)副總批準(zhǔn)。借閱人需在檔案室內(nèi)完成對檔案的借閱，嚴(yán)禁私自帶出檔案室。如因工作需要或特殊情況需帶出檔案室，需在填寫《檔案資料借閱登記表》并獲得審批時按要求注明相關(guān)事宜。借閱期限到期后需歸還所借檔案資料，借閱人不得私自授受。如果需要續(xù)借，需填寫《檔案資料續(xù)借申請單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可續(xù)借。借用重要檔案當(dāng)日必須歸還，其他檔案資料借用時間不得超過七天。如果到期不能歸還，又未辦理續(xù)借手續(xù)，檔案管理人員將出具《閱檔催還單》，借用人在收到《閱檔催還單》三天內(nèi)，應(yīng)及時歸還檔案。如果愈期仍未歸還，將強(qiáng)制歸還檔案，并給予相應(yīng)處分。如果丟失政府下達(dá)的重要文件，應(yīng)主動去政府部門補(bǔ)辦文件，同時應(yīng)承擔(dān)補(bǔ)辦手續(xù)費(fèi)和影響、拖延他人辦事的損失費(fèi)。如果丟失文件者補(bǔ)辦不齊，將處以500元至3000元的罰款。如果文件丟失，給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失者，將根據(jù)實(shí)際情況和公司規(guī)定進(jìn)行處罰。如果丟失技術(shù)變更單或其他單據(jù)，造成公司經(jīng)濟(jì)損失者，將處以損失費(fèi)用2倍的罰款。任何個人或部門非經(jīng)允許和批準(zhǔn)不得銷毀公司檔案資料。每年保管期限已滿的檔案需由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀審批表》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀。在銷毀前需按清冊清點(diǎn)，銷毀后需在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。《檔案銷毀審批表》需永久保管，一式兩份，綜合管理部和申請部門各留存一份。在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理或綜合管理部指定專人監(jiān)督銷毀。保管期限已滿但無法銷毀的檔案有四種情況：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)、未了事項(xiàng)、正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值的檔案。這些檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，并保留至事項(xiàng)完結(jié)為止。移交檔案需要編制《檔案移交登記表》，由檔案員報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定監(jiān)交人后進(jìn)行?！稒n案移交登記表》需要注明移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間和移交原因。移交前需要清點(diǎn)清冊，移交后需要在清冊上簽字。《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，并主動提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案室。檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，主動、準(zhǔn)確、迅速地為利用者提供檔案資料。檔案室的設(shè)施設(shè)備需要得到愛護(hù)，任何人未經(jīng)許可不得使用或隨意翻動。機(jī)要檔案分為三級：絕密、機(jī)密、秘密。絕密檔案包括公司發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在1000萬元以上的重大合同。機(jī)密檔案包括財(cái)務(wù)資料、公司重要會議紀(jì)要、公司經(jīng)營情況、人事檔案、薪資檔案、勞動合同、技術(shù)資料、金額在100－1000萬元的合同。秘密檔案包括重要項(xiàng)目資料、項(xiàng)目合同或協(xié)議。公司各部門可以根據(jù)實(shí)際狀況制訂更為具體的實(shí)施細(xì)則，但不得與本制度發(fā)生沖突。本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。檔案管理人員的職責(zé)包括收集、統(tǒng)計(jì)、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案，并積極開展檔案的提供利用工作。他們應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，防止蟲蛀腐朽。對于破損或褪色的資料，應(yīng)及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。裝訂部分過窄或有字跡的資料，